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Entenda o que é arquivo DOCCOB no EDI Proceda e quais os benefícios para o Transporte

O que é arquivo DOCCOB do EDI Proceda e quais os benefícios no Transporte?

Assegurar uma boa comunicação entre as transportadoras e os embarcadores é crucial para o sucesso das operações logísticas, bem como para melhorar a eficiência do negócio e maximizar a satisfação de seus clientes. Uma das principais tecnologias que ajuda a alcançar esse objetivo é o arquivo DOCCOB.

Se você ainda não sabe o significado desse termo, continue lendo este post para entender seu conceito, que informações ele carrega, o que são arquivos EDI e qual sua ligação no assunto, qual é a finalidade do DOCCOB e sua importância para auditoria de fretes.

Boa leitura!

O que é o arquivo DOCCOB e qual é sua relação com EDI?

O Documento de Cobrança — arquivo DOCCOB — e se trata de um arquivo enviado pela transportadora para o embarcador (contratantes dos fretes), e em linhas gerais ele consiste em uma versão eletrônica da fatura de transportes. Para entender sua funcionalidade, primeiro é necessário entender o que é EDI e qual sua ligação com o arquivo.

Electronic Data Interchange — EDI ou Intercâmbio Eletrônico de Dados em português — é uma tecnologia que integra os sistemas das empresas com o objetivo de facilitar e agilizar a troca de dados. Ela reduz a intervenção humana na transmissão de informações, reduzindo custos e a ocorrência de erros.

Para que as empresas de transporte e os embarcadores aproveitassem dessa modernização, uma empresa chamada Proceda — atualmente denominada TIVIT — desenvolveu o EDI padrão PROCEDA, um leiaute que apresenta uma série de informações sobre as operações logísticas.

Na área de transportes, os padrões mais comuns de serem utilizados pelas empresas são o XML e o PROCEDA, esse último apresenta diferentes tipos de arquivos EDI e que cada um deles tem um determinado objetivo, sendo que o arquivo DOCCOB é apenas um deles.

Confira quais são os layouts de arquivos EDI contemplados no Padrão Proceda:

NOTFIS (notas fiscais): apresenta as mesmas informações das notas fiscais e é uma alternativa para o formato xml;
CONEMB (conhecimentos embarcados): traz dados sobre os Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es) ou das notas fiscais de transporte para o embarcador. Nos casos em que há redespacho, os dados são enviados de uma transportadora para outra;
OCOREN (ocorrências das entregas): sua finalidade é a de informar os clientes sobre o status das entregas de mercadorias, ele também traz informações sobre atrasos, danos, extravios e outras ocorrências;
PREFAT (pré-fatura do transporte): contém dados sobre as faturas liberadas para fazer o pagamento;
DOCCOB: é gerado a partir do PREFAT e tem o objetivo de informar quais CT-es foram conferidos e liberados para realizar o faturamento.

Ressalta-se que os documentos NOTFIS, CONEMB e OCOREM são os mais utilizados no dia a dia das comunicações eletrônicas entre transportadoras e seus clientes, enquanto o PREFAT e o DOCCOB são menos comuns, porém, muito importantes.

Além disso, para utilizar esse documento será necessário que a empresa adote um sistema de gestão completo que faça a integração entre os clientes e embarcadores por meio de EDI e com padrão PROCEDA.

Para que serve o arquivo DOCCOB?

O arquivo DOCCOB tem a finalidade de concentrar as informações relacionadas a cobrança pelo serviço de transporte prestado, ou seja, é uma espécie de fatura eletrônica de transporte, na qual o embarcador conseguirá obter os dados referentes aos CT-es ou NFS-e de Transportes emitidos pelo e cobrados pelo transportador.

Esse arquivo veio para substituir faturas que anteriormente eram enviadas em papel por notas promissórias ou duplicatas, mas agora é possível reunir as cobranças em um único arquivo digital.

Ressalta-se que o DOCCOB não substitui boletos — já que ele não tem vínculos com instituições bancárias —, não pode ser usado para fazer ações de cobranças às empresas nem consistem em documentos fiscais, portanto, não servem de prova para eventual litígio judicial.

A finalidade do arquivo é de apenas melhorar a comunicação entre os sistemas do transportador e embarcador, permitindo aproveitar as informações. Entretanto, utilizá-lo gera inúmeros benefícios para a competitividade da empresa. Veja quais são eles abaixo.

Traz mais eficiência e velocidade na troca de dados

O sistema de gestão da transportadora pode enviar o arquivo DOCCOB ao embarcador de forma automática, o que torna a comunicação com parceiros mais ágil e elimina a necessidade de enviar as faturas manualmente por e-mail.

Melhora as relações entre os clientes e parceiros

Ele aperfeiçoa o relacionamento com seus clientes e parceiros, já que traz mais transparência, bem como evita desentendimentos e confusões.

Minimiza erros

Como as informações são transmitidas eletronicamente, são eliminados eventuais erros humanos que podem causar grandes prejuízos à empresa, como falha na digitação, atrasos, falta de dados e esquecimentos.

Reduz os custos e tempo

Minimizam-se os gastos com impressões, papéis, tintas e recuperação de documentos. Também se economiza com custos administrativos, já que há uma diminuição o tempo gasto com atividades manuais e operacionais.

Aumenta a produtividade

A automatização da troca de dados permite que sua equipe se concentre nas atividades mais estratégicas da empresa. Isso reduz a carga de trabalho e o estresse dos colaboradores, tornando-os mais produtivos.

O arquivo DOCCOB ajuda a agilizar o recebimento dos fretes

Partindo do princípio que os embarcadores ganham muito tempo ao importarem em seus sistemas o arquivo DOCCOB com os dados das faturas, existe uma forte tendência nesse ganho de tempo se traduzir em um prazo menor para efetuarem o pagamento.

Qual é a importância do arquivo DOCCOB para os transportadores?

Apesar de o DOCCOB não ser um documento obrigatório por lei, isso não significa que não seja importante para os transportadores. Ele facilita a rotina de trabalho dos envolvidos nas operações de diversas formas. Veja algumas de suas vantagens:

evita problemas com a comunicação entre o contratante e o transportador;
torna a troca de informações mais eficiente e rápida;
relaciona vários CT-es em uma única fatura;
ajuda a agilizar a auditoria de frete e a liberação de pagamentos nos embarcadores;
permite o recebimento do documento automaticamente, eliminando a possibilidade de que ocorram atrasos ou esquecimentos da contratante.

O embarcador poderá visualizar claramente quais CT-e foram auditados e prontos para pagamento, podendo iniciar suas operações financeiras com mais segurança e agilidade.

Qual é a ligação do arquivo DOCCOB com a auditoria de frete?

Normalmente o arquivo DOCCOB somente será gerado depois que a auditoria de frete no embarcador for encerrada. O embarcador faz a análise das ocorrências de entrega recebidas e envia para a transportadora o arquivo PREFAT, que informa os CT-es que foram liberados para o faturamento. Após, a transportadora gera uma fatura com base nos documentos elencados no arquivo PREFAT e envia a sua versão digital, ou seja, o arquivo DOCCOB ao embarcador, informando sobre os CT-es incluídos na cobrança.

DOCCOB é um conceito logístico bastante importante para as empresas e transportadores que querem melhorar a qualidade da prestação do serviço e aumentar sua competitividade. Para isso, é preciso que a empresa implemente um bom sistema de gestão para transportadoras que integre os dados pelo padrão PROCEDA.

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O que é arquivo PREFAT no EDI Proceda, o que é e quais benefícios para o Transporte

arquivo PREFAT no EDI Proceda: como funciona e quais benefícios para o Transporte

By: Fábio Cunha

Há várias tecnologias que auxiliam na gestão e na rotina de uma transportadora. Uma delas consiste no arquivo PREFAT, ferramenta que pode trazer vários benefícios, como economia de custos, agilidade, diminuição de erros, melhor comunicação com parceiros, entre muitos outros.

Dificilmente o PREFAT é utilizado pelas empresas, já que a maioria delas prefere usar somente o arquivo DOCCOB — documento de cobrança — e os demais arquivos do padrão EDI Proceda.

Entretanto, esse pode ser um recurso tecnologia ideal para trazer maior segurança ao processo de faturamento de uma operação de transporte, dependendo do perfil da operação e das empresas envolvidas.

Quer saber mais sobre o tema? Neste artigo explicamos o que exatamente é o arquivo PREFAT, qual é sua funcionalidade no campo prático e quais são as suas vantagens. Continue a leitura!

O que é o arquivo PREFAT?

O arquivo EDI PREFAT segue o mesmo padrão de nomenclatura dos demais arquivos do Padrão Proceda, e significa “pré-fatura”, ou seja, ele traz uma espécie de espelho eletrônico da fatura que está liberada para ser cobrada.

Para entender mais sobre o assunto de forma completa e evitar confusões, primeiro é necessário saber o que são os arquivos EDI e o padrão PROCEDA, que são as tecnologias que dão a base ao advento do arquivo PREFAT. Nos tópicos seguintes explicamos cada um desses.

Leiaute EDI

Electronic Data Interchange (EDI) — ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português — trata-se de uma tecnologia que otimiza a troca de dados entre vários sistemas de informação, mesmo se foram desenvolvidos por várias empresas distintas.

Por exemplo, imagine que um embarcador e uma transportadora desejem trocar informações e utilizem seus próprios sistemas de gestão. Eles podem usar o EDI e interligar seus dados, desde que os sistemas sejam compatíveis com a tecnologia.

Ainda há muitos padrões de EDI que podem ser definidos pelo embarcador e transportadora, sendo que o mais comum de ser utilizado é denominado PROCEDA. Você pode se aprofundar ainda mais no assunto conferindo nosso artigo sobre EDI em transportes e logística.

Padrão PROCEDA

PROCEDA é um dos padrões de leiautes de documentos EDI para transporte, ou seja, a forma como ele é construído e será lido pelos programas. Ele é responsável por fazer a troca das informações nos procedimentos de transporte.

Na prática, trata-se de um registro em formato texto (por exemplo: arquivo.txt) com várias campos a serem preenchidos com informações úteis sobre um processo logístico. Esse padrão permite que cinco tipos de arquivos sejam enviados, são eles:

NOTFIS: inclui informações sobre as notas fiscais das mercadorias a serem transportadas;
OCOREN: informa mudanças na situação das cargas;
CONEMB: traz dados referentes aos conhecimentos de transporte gerados;
DOCCOB: lista os conhecimentos e transporte faturados e que deverão ser pagos pelo embarcador;
PREFAT: detalha os documentos fiscais que podem ser faturados.

Vale lembrar que não existe obrigação fiscal do uso de EDI na comunicação entre embarcadores e transportadores, mas sim uma grande adesão dos principais embarcadores ao uso do EDI, de forma que cada vez mais eles estão exigindo que as transportadoras tenham softwares de transporte compatíveis com EDI para que possam atende-los com maior qualidade. Sendo assim, ter dominar o EDI e ter um sistema compatível tem se tornado cada vez mais um pré-requisito para que as transportadoras se mantenham e cresçam no mercado.

PREFAT

PREFAT significa pré-fatura e consiste em um arquivo EDI do padrão PROCEDA. Ele é gerado pelo sistema da empresa que contratou um serviço de transporte e transmitido para a transportadora, depois que já foi recebida a confirmação da ocorrência de entrega da mercadoria.

Ele traz uma lista dos Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es) e as Notas Fiscais de Serviço Eletrônica (NFS-e) que estão liberadas para faturamento e pagamento. No arquivo também estão discriminados os valores referentes aos serviços de transporte prestados.

Quando essas informações são alocadas no PREFAT, significa que já ocorreu o transporte das cargas e os documentos podem ser faturados.

Para que serve o arquivo PREFAT?

Na prática, o embarcador coloca no PREFAT uma lista de documentos fiscais conferidos e que estão liberados para cobrança por parte da transportadora. Ele envia o arquivo à empresa de transporte que, por sua vez, poderá realizar a cobrança pelos serviços prestados.

O embarcador consegue criar o PREFAT a partir dos dados dos arquivos XML dos CTes ou do CONEMB. Portanto, podemos afirmar que o documento funciona como um espelho das faturas para que a transportadora faça as cobranças.

Quais são as vantagens do arquivo PREFAT?

Muitas empresas deixam de utilizar o PREFAT pelo fato de não ser um documento obrigatório, entretanto, suas funcionalidades trazem muitas vantagens para uma transportadora. Entenda quais são os benefícios a seguir.

Segurança nas cobranças

Se você deseja evitar que ocorram divergências no pagamento dos serviços, é necessário que os CTes sejam conferidos antes de serem faturados. O arquivo PREFAT garante à transportadora que o embarcador já analisou os fretes e, portanto, pode-se enviar a cobrança com segurança.

Eliminação de erros nos valores de pagamento

Cobrar valores errôneos prejudica o controle financeiro das empresas, traz grandes prejuízos e pode até mesmo gerar desconfiança de seus parceiros. Mas esse problema é solucionado com o emprego do arquivo PREFAT, já que todas as informações dos documentos foram conferidas antecipadamente.

Tanto o embarcador como a transportadora têm a segurança de que os preços estão corretos, sem qualquer erro de cálculo ou duplicidade.

Pagamentos dentro do prazo

Como o embarcador sabe que os valores estão corretos, ele não precisa fazer a conferência dos documentos antes de efetuar o pagamento das cobranças. Com esse benefício, a transportadora recebe os valores em dia, assegurando seu capital de giro (quantia necessária para manter suas atividades) e dinheiro em caixa.

Mais agilidade na troca de dados

Com a utilização de uma boa plataforma de gestão desenvolvida para empresas de transporte, essas podem integrar seu sistema com os embarcadores e fazer com que o PREFAT seja recebido automaticamente. A tecnologia torna a comunicação mais eficiente, ágil e segura que outros meios, como o e-mail.

Melhor relação com parceiros

O arquivo PREFAT elimina desentendimentos e a ocorrência de preços errôneos, agiliza a comunicação e traz mais transparência às negociações. Isso melhora sua relação com parceiros e beneficia a imagem da transportadora perante o mercado de forma generalizada.

Economia de tempo e dinheiro

Quando você moderniza os processos da empresa, é possível reduzir ou eliminar o uso de materiais físicos, a necessidade de armazená-los e os gastos com a recuperação deles.

Outra economia consiste nos custos administrativos, já que diminui o tempo gasto dos colaboradores com atividades burocráticas e manuais. Isso também faz com que eles concentrem seus esforços em atividades mais estratégicas ou de maior valor, maximizando sua produtividade.

O PREFAT é um arquivo que poderá aumentar a competitividade de qualquer empresa de transporte. Entretanto, é necessário implementar um sistema de gestão que utilize o leiaute EDI com padrão PROCEDA para que ela aproveite dos benefícios dessa tecnologia.

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O que é o arquivo NOTFIS do EDI Proceda e como pode otimizar a operação de transporte?

By: Fábio Cunha

O arquivo NOTFIS é um dos layouts padrão que compõe o sistema de EDI padrão Proceda, no qual constam os dados das notas fiscais dos produtos a serem transportados.

Esse arquivo é enviado pelos embarcadores, ou seja, os contratantes do frete, para o transportador, que é quem fará o frete, para que eles aproveitem os dados e agilizem a emissão dos CT-e (Conhecimentos de Transporte Eletrônicos) ou das NFS-e (no caso de transporte dentro do município).

Quer entender melhor para que serve o NOTFIS e como ele pode auxiliar o processo de comunicação? Então, continue a leitura!

O que é e para que serve o EDI?

Com o avanço da tecnologia nos últimos anos, o processo de otimização da comunicação na gestão de transporte e logística tem crescido consideravelmente, contribuindo para alcançar melhores resultados. Diante disso, surgiu o EDI, ou Eletronic Data Interchange, que significa, em português, Intercâmbio Eletrônico de Dados.

Dentro do universo do EDI, foram criados diversos padrões de comunicação, inclusive o PROCEDA, dentro do qual destaca-se o arquivo NOTFIS. Ambos têm como objetivo facilitar a troca de dados entre o embarcador e a transportadora. Essa ferramenta consiste em uma tecnologia que tem por finalidade promover uma maior facilidade de comunicação entre sistemas independentes.

Por meio do EDI, a empresa poderá estabelecer comunicação e trocar informações importantes sobre os negócios.

Para que serve o arquivo NOTFIS?

O principal objetivo do arquivo NOTFIS é facilitar a vida dos envolvidos no transporte de cargas, ou seja, tanto o embarcador quanto o transportador são beneficiados.

A principal vantagem em utilizar o NOTFIS é que isso evita erros que eram comuns no processo de digitação de dados das mercadorias a serem carregadas pelas transportadoras.

Cabe salientar que com a criação da Nota Fiscal Eletrônica, diversas empresas aderiram ao envio do arquivo XML das NF-e, ao invés de enviar os mesmos dados em arquivo NOTFIS, o que também permite aproveitar os dados contidos na Nota Fiscal e, dessa forma, evitar erros, eliminar retrabalho e agilizar consideravelmente as operações em toda a cadeia logística.

Quais problemas uma transportadora pode enfrentar por não ter sistema compatível com arquivo NOTFIS?

Como vimos anteriormente, o arquivo NOTFIS é de sua importância para evitar perda de tempo, retrabalho e erros no transporte de cargas. Conheça algumas situações que as transportadoras que não utilizam esse arquivo do padrão PROCEDA enfrentam!

Retrabalho e perda de tempo para emissão dos CT-e e MDF-e

O processo de emissão dos CT-e e MDF-e pode ser bastante trabalhoso se realizado manualmente. Afinal, é necessário cadastrar dados do remetente, do destinatário, pesos e valores das mercadorias etc. Qualquer erro nesses dados gera um grande retrabalho e perda de tempo, além de comprometer o processo de emissão dos documentos fiscais.

Em compensação, com a utilização de um software de gestão de transporte (TMS) compatível com o arquivo NOTFIS, é possível importar esses dados de forma automática e, assim, emitir os documentos fiscais eletrônicos de maneira rápida e segura.

Perda de confiança por parte dos embarcadores

Erros de digitação durante o cadastro, problemas na emissão de documentos e atrasos por falhas no preenchimento de dados são situações muito comuns, mas que, quando rotineiras, fazem com que os embarcadores percam a paciência e a confiança no trabalho da transportadora. Afinal, ao contratar um serviço, eles esperam cuidado, segurança e agilidade.

Utilizando um sistema de transporte compatível com o NOTFIS, a transportadora garante que esses pequenos erros sejam minimizados, conquistando a confiança dos clientes e prestando um serviço mais ágil e seguro.

Altos custos com mão de obra para digitação de dados

Além de problemas externos que prejudicam a transportadora, outra situação complicada é a necessidade de contratação de profissionais para um trabalho operacional, cansativo e desnecessário. Nesse sentido, a situação enfrentada é um serviço pouco escalável, uma vez que será necessário contratar um novo colaborador, de acordo com o aumento do número de clientes, o que inclusive reduz a margem de lucro do negócio.

Ao utilizar um software de transporte compatível com o arquivo do padrão PROCEDA, você minimiza a necessidade de contratação de mão de obra para serviços operacionais, e pode focar em cargos mais estratégicos para os colaboradores.

Quais os benefícios de utilizar o arquivo NOTFIS?

São diversos os benefícios proporcionados pelo uso do EDI NOTFIS.

Mais produtividade, velocidade e segurança na emissão de CT-e

O emprego do EDI Proceda, em especial do arquivo NOTFIS permite agilizar em muito e tornar mais segura a emissão dos CT-e em uma operação de transporte, uma vez que os dados das Notas Fiscais das mercadorias a serem transportadas virão dentro deste arquivo e serão importadas automaticamente pelo Software TMS da transportadora evitando digitação manual na hora de emitir os conhecimentos de transporte no dia a dia.

Desenvolver a automatização dos processos auxiliará a sua equipe, haja vista que ela poderá se concentrar ainda melhor nas tarefas que exigem mais atenção, desencadeando, assim, uma maior e melhor produtividade. Outra questão a se pontuar é que com o uso desse recurso, os erros que ocorrem no registro manual das informações acabarão.

Redução de custos operacionais e administrativos

Serão eliminados custos como: gastos com arquivamento, papel, impressão e recuperação dos documentos. Além do exposto, os gastos administrativos também diminuirão, uma vez que o tempo gasto com as ações operacionais e manuais tais como lançamentos de dados das notas fiscais para emissão de CT-e será reduzido significativamente.

Aumento da qualidade nos serviços e clientes mais satisfeitos

Pelo fato de estar desenvolvendo um melhor planejamento na sua logística e uma eliminação de digitação manual de dados, com o tempo os prazos de atendimento reduzirão notoriamente, fazendo com que os serviços prestados sejam mais eficazes; além disso, os seus clientes ficarão muito mais satisfeitos e isso contribuirá para o progresso da empresa no mercado.

Melhoria nas relações com parceiros de negócio

Utilizando o arquivo NOTFIS na sua operação de transporte, você proporcionará melhorias à sua empresa, saindo na frente de muitos concorrentes no mercado. Com isso, a qualidade de relacionamento com os seus parceiros de negócio será favorecida, pois haverá mais transparência e, consequentemente, menos desentendimentos, que são a causa da maioria dos conflitos empresariais.

Desse modo, é notório como o NOTFIS auxilia no processo de comunicação, integra informações e melhora significativamente o desempenho logístico da transportadora.

Além do que foi dito, pontuamos também que o uso de um software de gestão de transportes é imprescindível para potencializar esse recurso, auxiliando na execução de todos os processos no dia a dia e permitindo que a empresa usufrua dos benefícios que essa ferramenta EDI NOTFIS proporciona.

Quais outros impactos que o arquivo NOTFIS gera nos processos logísticos?

Esse recurso, como já foi dito, impacta positivamente nos negócios da sua empresa.

Por isso, ressaltaremos mais alguns benefícios de ter um Software compatível com EDI Proceda / NOTFIS:

uma maior agilidade nas operações;
fidelização de clientes / embarcadores;
maior facilidade para conquistar novos clientes no mercado;
diminuição nos gastos;
redução nas chances de ocorrerem erros;
ganho notório na eficiência.

Desse modo, notam-se os principais pontos positivos do arquivo NOTFIS e como esse recurso pode otimizar significativamente a operação e a gestão de transporte, facilitando tanto a vida do empreendedor quanto do cliente final.

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Entenda o que é o arquivo OCOREN dentro do Padrão EDI Proceda

Arquivo OCOREN o que é e para que serve dentro do EDI de Transporte

By: Fábio Cunha

O relacionamento entre as transportadoras e embarcadores está cada vez mais acontecendo através de meios digitais, de forma que sistemas conversam diretamente com outros sistemas, sem necessidade de intervenção humana, e dentro desse contexto surgem várias dúvidas dos profissionais, e uma delas diz respeito ao arquivo OCOREN, o que vamos esclarecer ao longo deste artigo.

O que é arquivo OCOREN ?

OCOREN é uma sigla que significa Ocorrência de Entregas e o arquivo OCOREN consiste em um arquivo eletrônico, em formato TXT, que, como seu nome sugere, traz o registro de quaisquer ocorrências (eventos) durante o processo de coleta, movimentação, estocagem e entrega. Ele é gerado pela empresa de transporte e enviado para os contratantes de fretes (que são os embarcadores).

Seu objetivo principal é o de fornecer o status (situação atual) das entregas das cargas aos clientes, informando se elas foram recebidas ou ocorreram devoluções, reentregas, cancelamentos etc. Com a adoção de uma tecnologia ou software de gestão de transporte (TMS) que seja capaz de gerar o arquivo OCOREN, a transportadora consegue enviar essas informações de forma mais rápida, transparente, segura e objetiva.

Quer saber como esse documento eletrônico pode ser vantajoso para sua empresa? Explicamos neste artigo qual é a real importância desse arquivo, o que ele traz no seu conteúdo, como gerá-lo, como ele funciona, entre outros tópicos sobre o tema. Confira a leitura!

Qual é a importância do OCOREN?

Primeiro entenda que o OCOREN é um dos arquivos EDI (Electronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português) que segue as especificações do padrão PROCEDA (forma de serem elaborados os arquivos eletrônicos para comunicação entre sistemas na área de transporte). No total, o padrão proceda traz as especificações de 5 documentos que utilizam essas tecnologias:

NOTFIS (dados das notas fiscais): é criada pelos clientes (embarcadores) e transmite ao transportador os dados das notas fiscais das mercadorias que serão transportadas;
OCOREN (ocorrência de entregas): comunica o cliente sobre o estado da mercadoria, bem como qualquer fato relevante que ocorrer durante o processo de coleta, movimentação, frete e entrega;
CONEMB (conhecimentos embarcados): traz informações sobre o Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) ou Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) emitidos;
DOCCOB (documento de cobrança): contém uma cópia das faturas emitidas em razão dos serviços prestados, e é enviado pela transportadora ao embarcador;
PREFAT (pré-fatura de serviços de transporte): é um espelho da fatura, enviado à transportadora para mostrar os documentos fiscais que estão liberados para faturamento e pagamento.

Os dois primeiros (NOTFIS e OCOREN) são os mais empregados pelas empresas, enquanto o emprego dos demais vai depender do tipo de operação que for acordado entre a transportadora e o contratante.

Entretanto, a importância do OCOREN não está em nenhuma exigência legal ou fiscal, e sim em acordo entre transportadora e seus clientes, que resolvem adotar essa tecnologia pois ela moderniza a comunicação entre as empresas e cria um rol de diferenciais competitivos, permitindo que sua transportadora se destaque no mercado. Veja os principais benefícios conquistados com o uso do arquivo OCOREN dentro do EDI de Transporte:

redução de devoluções, reentregas e cancelamentos: os clientes têm mais confiança na empresa quando acompanham a situação das entregas em tempo real.
maior satisfação dos clientes: o envio automático de ocorrências possibilita que os problemas sejam solucionados mais rapidamente;
diminuição de custos: diminui os gastos com materiais físicos, recuperação de documentos, encaminhamentos e custos administrativos (pessoal para realizar as atividades);
minimização de erros: o computador não incorre em falhas matemáticas e outros erros;
otimização de tempo: não é necessário despender horas com operações burocráticas, como digitação de valores, realização de cálculos, encaminhamentos etc.
mais produtividade: os colaboradores dedicam mais esforço e tempo nas atividades mais estratégias;
melhor imagem: uma empresa que investe na tecnologia transmite a imagem de ser modernizada.

Os embarcadores também aproveitam de diferentes benefícios quando você utiliza o EDI Proceda e o arquivo OCOREN, pois eles aumentam a eficiência na auditoria de fretes, a qualidade da comunicação e as outras vantagens listadas. Portanto, esse arquivo maximiza as suas oportunidades de mercado e permite a criação de relação mais duradoura e confiável com seus parceiros de negócios.

O que contém o arquivo OCOREN?

Esse documento inclui dados sobre quaisquer ocorrências relacionadas à entrega. Confira exemplos delas:

entrega realizada normalmente;
recusa de entrega por pedido cancelado;
falta de espaço físico no depósito do destinatário;
mercadoria em desacordo com o pedido de compra;
roubo de carga;
possível atraso na entrega por problemas no trânsito;
problema na documentação;
avaria total ou parcial — carga foi danificada;
extravio total ou parcial — carga enviada ao local errado;
apreensão fiscal da mercadoria;
entrega programada;
carga retirada para conferência.

Percebe-se que nem todas as ocorrências consistem em problemas e várias apenas informam a situação do serviço. Como há muitos eventos que podem acontecer, é necessário que transportadora e embarcador definam uma tabela de códigos de ocorrências, que contém a descrição de cada ocorrência, assim os sistemas terão um padrão de comunicação, bem como os gestores e colaboradores podem consultá-la e entender cada incidente.

O arquivo OCOREN vai seguir o layout estabelecido dentro do Padrão Proceda e traz informações sobre cada uma das ocorrências registradas em um determinado período. Entre os elementos que serão encontrados dentro do EDI OCOREN estão:

o identificador do registro;
identificação do remetente e destinatário;
o cadastro geral do contribuinte (CNPJ) e razão social da empresa emissora da nota fiscal;
a série do documento fiscal;
o código de ocorrência na tabela;
a data e a hora da ocorrência;
um texto complementar explicativo de formato livre;
espaços que serão preenchidos com brancos (também chamados de filler).

Como o OCOREN pode ser usado para monitoramento da entrega, é comum que a troca de dados tenha uma frequência bastante alta, o que não será problema se a sua empresa contar com uma boa plataforma para transportadoras que poderá enviar alertas sempre que ocorrerem problemas com alguma das cargas, fazendo com que os gestores tomem rapidamente medidas para solucioná-los, como:

avisar os clientes se acontecerem atrasos;
emitir instruções para efetuar as reentregas;
orientar colaboradores para fazer retiradas e devoluções;
como lidar com o cliente em caso de extravios e avarias.

Como gerar o arquivo OCOREN?

Todas as comunicações realizadas entre sistemas de gestão que usam padrão PROCEDA são feitas por meio de trocas de arquivos em formato de texto (.txt).

As transportadoras utilizam um software desenvolvido especialmente para empresas do ramo — que é conhecido como Transport Management System ou TMS —, que poderá gerar o arquivo OCOREN automaticamente, se for configurado para tal.

Para que você tenha uma visão mais clara sobre o funcionamento dessa tecnologia, veja quais são etapas realizadas pela transportadora desde a emissão do CT-e até o encerramento do serviço (em uma operação de exemplo):

emissão do CT-e: o transportador emite o CT-e da operação realizada;
anotação das ocorrências: qualquer incidente será inserido no arquivo OCOREN;
recebimento das ocorrências: o embarcador recebe o documento e o importa para seu sistema, que extrairá e interpretará as informações;
monitoramento: tanto o destinatário como o embarcador podem verificar o status da viagem em tempo real, sendo necessário um sistema de gestão que disponibilize essa funcionalidade;
finalização: depois da conclusão do procedimento de entrega, o transportador gera o arquivo OCOREN com uma ocorrência finalizadora (entrega realizada, por exemplo).

Percebe-se que o OCOREN é bastante útil tanto às transportadoras como aos embarcadores. Entretanto, para aproveitar todos os seus benefícios é indispensável utilizar um sistema para transportadoras que seja compatível com essa tecnologia.

Ficou em dúvida sobre o que é EDI e o PROCEDA? Veja nosso artigo sobre EDI que esclarecerá as principais dúvidas sobre o assunto!

Arquivo Conemb no EDI Proceda na área de Transporte

Arquivo CONEMB do padrão EDI Proceda: o que é e como funciona no Transporte

By: Fábio Cunha

Um tema que ainda gera muitas dúvidas entre os profissionais do ramo de transporte é o que é arquivo CONEMB, como funciona e sua aplicação, e neste artigo vamos elucidar essa e outras dúvidas relacionadas.

A sigla CONEMB significa “Conhecimentos Embarcados”. Trata-se de um documento eletrônico, na forma de um arquivo texto formatado dentro das especificações do Padrão EDI PROCEDA, que traz informações sobre os Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es) ou Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) de transporte que foram embarcados em uma operação de transporte.

Essa é uma tecnologia relevante pra qualquer transportador, pois ajuda a evitar retrabalho, agiliza e torna mais seguras as operações, bem como qualifica a comunicação com embarcadores, contribuindo para que a organização desenvolva um melhor relacionamento com seus clientes e crie vantagens competitivas que destacarão a empresa no mercado.

Para lhe ajudar a aproveitar melhor os benefícios dessa tecnologia, trazemos este conteúdo, que esclarece o que exatamente é o EDI PROCEDA, o que é arquivo CONEMB, e como ele funciona no campo prático, bem como sua importância e benefícios para sua empresa. Confira a leitura!

O que significa EDI PROCEDA?

Primeiro é necessário entender o que significa EDI e PROCEDA, que são tecnologias sobre as quais foi desenvolvido o arquivo CONEMB. O Electronic Data Interchange (EDI ou Intercâmbio Eletrônica de Dados) é uma forma através da qual os sistemas de gestão das empresas trocam informações. Pode ser utilizado para transmitir os mais diferentes tipos de informações, inclusive dados de documentos fiscais, como NFS-es, CT-es, Manifestos de Cargas etc.

O PROCEDA consiste em um padrão de leiaute dos arquivos, ou seja, a forma como eles são elaborados. Resumindo, os arquivos EDI de padrão PROCEDA são arquivos com registros no formato texto (como documento.txt), que incluem os dados referentes as operações de transporte para comunicação entre sistemas de parceiros (transportadoras, embarcadores, destinatários, etc…).

O que é o arquivo CONEMB?

O CONEMB é um arquivo EDI criado pelos sistemas das empresas de transporte e enviado para os clientes (contratantes do frete ou embarcadores). Ele é um arquivo TXT formatado dentro do padrão PROCEDA e inclui uma lista de todos os conhecimentos embarcados e informações relevantes ligadas a eles.

Na maioria dos casos, ele é emitido depois da transportadora receber o arquivo NOTFIS (que traz dados sobre as Notas Fiscais das mercadorias a serem transportadas), mas antes do arquivo OCOREN (informa o status das entregas e eventuais ocorrências).

Para que serve o arquivo CONEMB?

De forma geral, a finalidade principal das tecnologias no transporte é agilizar os procedimentos operacionais e de gestão das empresas. O arquivo EDI CONEMB ajuda muito nesse objetivo ao informar de forma mais rápida, objetiva e clara, ao embarcador, quais são as operações que estão sendo realizadas e os documentos fiscais ligados aos serviços.

Na prática, assim que os dados sobre os serviços são recebidos (informações das NF-e das mercadorias), o Software TMS (sistema de gestão específico para transportadoras) gera rapidamente os CT-es (ou as NFS-es, dependendo do tipo de transporte a ser realizado). Ao mesmo tempo, pode alocar as informações automaticamente no arquivo CONEMB e o enviar aos contratantes.

Como os dados são processados por uma plataforma especializada, não é preciso que a equipe da transportadora digite manualmente todas as informações no sistema para gerar o arquivo no leiaute PROCEDA, já que o sistema da transportadora vai aproveitar os dados recebidos, juntar com os dados gerados no momento da operação e gerar o arquivo EDI adequado.

Além disso, o CONEMB servirá como base para que o embarcador faça o seu processo de auditoria de frete, gere o arquivo PREFAT (pré-fatura do transporte). Esse é outro documento que faz parte do mesmo padrão PROCEDA e é enviado à transportadora, trazendo dados sobre as cargas liberadas para que ela efetue o seu faturamento e cobrança dos fretes.

Na hipótese da operação envolver redespacho, que ocorre quando a transportadora contrata outra para realizar o serviço ou parte dele, é possível transmitir o arquivo CONEMB para a empresa contratada. Assim, ela poderá dar continuidade ao trabalho aproveitando as informações no seu sistema e agilizando todo o processo.

Qual a importância do arquivo CONEMB no transporte de cargas?

Apesar de não haver nenhuma exigência fiscal, um número cada vez maior de embarcadores vem exigindo, como pré-requisito para pegar o serviço, que as transportadoras tenham sistemas de gestão aptos a receber e gerar arquivos EDI para agilizar e tornar mais seguras as suas operações.

E dentro desta perspectiva, o arquivo CONEMB e os demais arquivos que seguem as especificações de layouts do EDI PROCEDA se tornam fundamentais quando houver um prévio acordo de troca de informações entre as partes envolvidas.

Apesar de ser um documento condicional, o CONEMB potencializa a comunicação com seus parceiros comerciais e traz uma série de vantagens para qualquer transportadora ou empresa que tenha um departamento de transporte. Para que você entenda melhor esses benefícios, listamos seus desdobramentos nos tópicos abaixo.

Maior agilidade na troca de informações

Graças ao CONEMB, não será mais necessário enviar documentos fiscais por e-mail ou outra forma mais burocrática. Isso porque as informações serão enviadas automaticamente pelo sistema de gestão utilizado pela empresa.

Os embarcadores receberão os dados diretamente nos seus sistemas (ou manualmente, se preferirem). Percebe-se que não é exigida a interferência de pessoas nesse procedimento. Os computadores trabalham um enorme volume de informações em poucos segundos, o que torna o processo mais ágil e seguro.

Além disso, o fato de todas as informações serem aglomeradas em uma única plataforma de gestão facilita a consulta de documentos pelos gestores e colaboradores, quando necessário.

Aumento da produtividade

A automação dos processos na sua empresa diminui o tempo gasto dos colaboradores em atividades burocráticas. Também permite o maior foco em atividades mais estratégicas, agregando mais valor ao seu trabalho.

Redução de custos

Como parte relevante das operações será realizada automaticamente pelos softwares, a primeira economia observada é a redução de despesas administrativas. Ou seja, os gastos relacionados aos colaboradores destacados para efetuar as atividades.

Também serão diminuídos os custos com materiais físicos, como papéis, impressões, tintas, entre outros, bem como armazenamento, organização e recuperação de documentos que sofreram desgastes naturais com o transcorrer do tempo. Seus parceiros também são beneficiados economicamente, já que parte de seus processos são automatizados.

Diminuição de erros

Erros são comuns de ocorrer dentro de empresas com processos manuais de entrada de dados, principalmente na realização de atividades complexas e burocráticas (como o manejo de informações fiscais). Porém, os computadores conseguem trabalhar um grande volume de informações sem incorrer nas mesmas falhas que humanos. Entre os gargalos que serão eliminados com a tecnologia estão:

erros matemáticos;
falhas na digitação dos dados;
perdas e desvios de documentos;
confusão na leitura dos documentos;
esquecimentos na inserção de dados de documentos;
falhas na expedição de cargas e mercadorias.

Melhor imagem da empresa perante o mercado e relações com parceiros

De forma geral, investir em tecnologia demonstra que seu negócio está preocupado em adotar as melhores práticas para se manter sempre relevante no mercado. Também transmite a imagem de a empresa ser mais moderna e atualizada do que outras no mercado.

Além disso, quanto menor for a burocracia para trabalhar com a sua empresa, mais atrativa ela será para os parceiros comerciais. Isso porque eles sabem que a tecnologia proporciona uma comunicação mais ágil, segura e transparente.

Percebe-se que a utilização dos arquivos EDI do padrão PROCEDA podem trazer muitos benefícios para sua empresa. O arquivo CONEMB é uma tecnologia que cria grandes vantagens competitivas para sua transportadora, já que reduz seus custos, melhora a comunicação com outras empresas, aumenta a produtividade e melhora a sua imagem no mercado.

Ficou interessado nessa tecnologia e quer se aprofundar sobre o assunto? Então, leia já o nosso artigo super completo que explica com mais detalhes: O que é EDI em transpores e logística!

Como um sistema de gestão de frotas pode otimizar os processos?

By: Fábio Cunha

A gestão de frotas é uma área cujo papel vai além da parte operacional, pois cumpre função estratégica no gerenciamento dos meios de transporte e seus condutores em uma transportadora. Essa é uma atividade que envolve aspectos alguns complexos, e é fundamental implementar um bom sistema de gestão de frotas para torná-la mais eficiente, otimizada e produtiva.

Você já deve ter ouvido falar do uso da tecnologia no ramo, mas você sabe como ela funciona? Neste artigo vamos responder as suas dúvidas explicando o que é esse sistema, como ele otimiza os processos do seu negócio e, no fim, qual a melhor opção do mercado. Confira!

O que é e como funciona um sistema de gestão de frotas?

Um software ou sistema de gestão de frotas é um programa de computador desenvolvido especialmente para satisfazer as necessidades de uma transportadora ou frotista. A tecnologia é bastante ampla e permite o monitoramento dos dados de performance, resultados e planejamentos associados ao controle da frota.

Na prática, o gestor acessa um painel de controle que disponibiliza relatórios, alertas e indicadores de desempenho sobre a frota, tanto dos veículos como condutores. Várias atividades que geralmente consomem muito tempo do gestor ou colaboradores, como lançamentos e cálculo dos acertos de viagem, geração de ordens de serviço, controle do pagamento de multas, obrigações fiscais, entre outros, podem ser otimizados com um sistema de gestão de frotas.

O programa também ajuda a realizar de forma mais prática e rápida um amplo número de atividades que costumam ocupar muito tempo do gestor, como controle de médias de consumo, cálculo de acertos de viagem, rodízio de pneus, controle de abastecimentos, revisões, manutenções e muito mais.

Por fim, um bom software de gestão de frotas pode ser integrado com outras plataformas, como um software de Gestão Operacional de Transportes (TMS) e de Gestão Financeira, o que proporciona maior controle do desempenho das operações, resultados e frota.

Como o sistema de gestão de frotas otimiza os processos de um negócio?

Os benefícios listados neste tópico decorrem da automatização do controle e da integração de diversos dados em uma plataforma. Confira-os a seguir.

Controle e registro de paradas e ocorrências

Paradas inesperadas e ocorrências podem acontecer por inúmeros motivos, como acidentes nas estradas, vias perigosas, problemas mecânicos nos veículos, entre outros riscos no transporte de carga. Entretanto, essas situações acarretam atrasos nas entregas, insatisfação dos clientes e gastos desnecessários.

Apesar de algumas paradas serem inevitáveis, é fundamental que o gestor não deixe que elas saiam do controle e minimize a possibilidade de que ocorram. O programa realiza um controle preciso e constante das paradas, registrando as razões pelas quais elas ocorreram e quais foram os custos envolvidos.

Por exemplo, ao verificar que boa parte das paradas ocorrem pela falta de manutenção, o gestor saberá quais veículos têm mais contrariedades mecânicas, bem como que precisa investir em manutenções preventivas.

Acertos financeiros em viagens e serviços

Esses acertos consistem em todos os gastos adicionais que foram necessários para realizar as viagens, como:

despesas das viagens: são multas, abastecimentos, manutenção etc.;
adiantamentos: dinheiro entregue ao motorista para fazer pagamentos necessários à viagem;
devoluções: compensações ao condutor se ele precisou fazer pagamentos do próprio bolso;
acerto com motorista: é o pagamento pelo serviço realizado. O cálculo envolve adiantamentos, descontos, entre outros valores.

O aplicativo torna o controle financeiro mais prático e seguro, pois ele realiza os cálculos e a inclusão das operações no financeiro de forma automática, registra as contas a pagar e a receber etc.

Além disso, graças à tecnologia, a empresa não incorrerá em erros de cálculo, atrasos, esquecimentos e outros problemas decorrentes de trabalhos manuais.

Controle de jornada de motoristas

Controlar a jornada dos motoristas também é crucial para ter sucesso nas entregas. Normalmente essa é uma atividade difícil, mas com a implementação de um bom software o gestor poderá acompanhar efetivamente o trabalho de cada condutor, incluindo tempo de parada de cada veículo, desvios de rota, descanso, etc.

Alertas de manutenção

Para realizar a manutenção correta, os responsáveis precisam saber o momento ideal de fazer cada manutenção, bem como a quantidade exata de peças que precisam comprar, evitar compras desnecessárias e saber negociar valores melhores.

O gestor deve elaborar um plano de manutenção preventiva eficiente, em que se objetiva reduzir ou impedir falhas e quedas no desempenho de equipamentos. Isso também diminui as paradas desnecessárias, tudo isso para aumentar a vida útil dos veículos e reduzir os seus custos de manutenção.

Essa não é uma atividade fácil, além de se tornar mais difícil conforme o negócio e a frota crescem. Mas o software de gestão emitirá alertas sobre a necessidade de manutenção de acordo com os planos de manutenção de frota preestabelecidos.

Controle dos custos

Como o sistema consolida diferentes informações do negócio em uma única plataforma, o gestor terá amplo controle sobre as contas do negócio e conseguirá minimizar os gastos da empresa, principalmente da frota por diferentes formas. Alguns controles fornecidos pela tecnologia incluem:

histórico de manutenção e trocas de peças;
gastos com combustível, regulagens e lubrificantes;
custos com manutenção;
serviços realizados com frequência;
multas;
entre outros.

Controle dos pneus

Os pneus são alguns dos componentes mais importantes para o desempenho da frota, pois eles impactam na vida útil do veículo, no gasto de combustível etc. Pela relevância de controlar esse item, é fundamental que o software contratado ofereça controles como:

planejamento e controle do rodízio de pneus;
rastreabilidade por número de fogo;
controle de recapagens de pneus;
cadastro completo dos pneus, incluindo identificação dos modelos, fabricantes, histórico de posições, quilometragem etc.

Por que devo optar pelo Sistema de Gestão de Frotas da Datamex?

Datamex é uma empresa que disponibiliza modernos sistemas de gestão, com foco no mercado de logística, resultado de mais de quase duas décadas de experiência em soluções tecnológicas para este segmento. O seu software de gestão de frotas para transportadoras e frotistas é capaz fornecer todos os benefícios listados anteriormente, pois disponibiliza amplas funcionalidades e recursos, incluindo:

controle eficiente de ativos, tais como veículos leves, pesados e máquinas;
histórico de manutenção e troca de peças;
gera ordens de serviços para manutenção rapidamente;
dispara alertas de manutenções conforme seu plano;
controla uso de lubrificações e regulagens;
calcula acertos financeiros;
faz controle completo dos pneus;
controla e registra paradas e ocorrências;
controla pagamento de multas, impostos, seguros, licenciamentos etc.;
e muito mais.

O programa foi desenvolvido por especialistas em logística, assim ele apresenta diferenciais bastante vantajosos. Alguns deles são:

mobilidade: você consegue operar o site de qualquer hora e lugar, podendo ser acessado por computador, smartphone e tablet;
atendimento: suporte técnico especializado;
crescimento: são oferecidos diferentes pacotes que atendem as necessidades de pequenas, médias e grandes empresas.

A Datamex é uma organização com larga experiencia no ramo e está presente em todos os estados brasileiros e seus softwares atendem mais de 50 mil usuários.

O sistema de gestão de frotas otimiza os processos e impulsiona o desenvolvimento da transportadora de diferentes formas, mas é necessário escolher um sistema completo, bem como de uma empresa experiente, que fornece um bom suporte técnico.

Quer aproveitar todos os benefícios de um software de gestão de frotas? Entre em contato conosco e vamos conversar sobre como a Datamex pode ajudar a melhorar os resultados da sua empresa.

Data driven: entenda como as empresas estão se adaptando a esta realidade

By: Fábio Cunha

O data driven é um conceito fundamental na gestão moderna, já que através dele as empresas conseguem gerir com maior precisão, baseando a sua tomada de decisões em informações atualizadas, bem como podem elaborar melhores planos para o desenvolvimento do seu negócio.

Essa estratégia é parte da inteligência corporativa que pode ser aplicada em empresas de qualquer tamanho e ramo — incluindo transportadoras que queiram modernizar a sua gestão e se alinhar com a logística 4.0.

Como se trata de uma inovação capaz de transformar o seu modelo de gestão e até mesmo impulsionar o negócio à liderança do mercado, não perca a leitura deste artigo e entenda melhor seu conceito, funcionamento e objetivo, benefícios fornecidos ao aplicá-la, como ela funciona na prática e muito mais. Confira!

O que é gestão data driven e como ela funciona?

Um modelo de gestão de negócio data driven (data driven business) se utiliza de conceitos de inteligência de negócios (BI), aplicativos de gestão e painéis de gestão à vista para dar aos gestores ferramentas que possibilitem fazer análises de dados financeiros, operacionais, de frota, mercado e comercial, para avaliar aspectos internos e externos do seu negócio e assim direcionar a melhor tomada de decisões e a estruturação de planos de ação e planejamento estratégico.

Essa forma de gestão permite analisar as informações relevantes para encontrar respostas com mais exatidão e velocidade, além de otimizar os seus processos internos.

Apesar de utilizar a tecnologia a seu favor, não se trata apenas da instalação de um software na empresa, mas de uma filosofia de gestão, pois transforma a maneira como os gestores tomam decisões em seus negócios.

Qual é o objetivo do data driven?

O principal objetivo do data driven é o de potencializar o gestor, fornecendo uma melhor visão sobre os dados e informações do negócio para que ele possa qualificar a sua gestão e realizar projetos com mais assertividade, bem como ter mais segurança na tomada de decisão.

Graças às informações obtidas com a metodologia data driven, as empresas compreenderão melhor a dinâmica das suas atividades e terão um ganho qualitativo na tomada de decisões, bem como atingirão uma maior efetividade nos seus planejamentos, pois as informações coletadas trarão respostas às questões que fundamentam as decisões importantes do negócio, como:

Quais são os pontos fracos da empresa que precisam ser aprimorados?
Qual é a capacidade produtiva da minha empresa?
Quais são os problemas que devem ser antecipados?
Quais são os objetivos, metas e resultados a serem alcançados?
Como se destacar perante a concorrência?

Quais são as vantagens da gestão data driven para as transportadoras?

Maior agilidade e assertividade na tomada de decisões

A melhoria na coleta e análise de informações proporcionada pelo modelo data driven aumenta a efetividade e agilidade das decisões, tornando-as menos subjetivas e mais lógicas. Isso se aplica às operações, gestão de projetos, negociação com fornecedores e parceiros, entre outras decisões.

Ajuda no desenvolvimento do negócio no longo prazo

Muitas empresas tomam decisões visando apenas os ganhos no curto prazo, o que pode gerar problemas futuros. Entretanto, a gestão data driven permite projetar resultados a curto, médio e longo prazo, contribuindo para sua sobrevivência e crescimento no futuro.

Maior confiabilidade no mercado

A transportadora conseguirá transmitir mais profissionalismo e melhorar sua imagem perante o mercado, entre clientes, parceiros e fornecedores, o que permite o estabelecimento de negócios mais benéficos e a longo prazo.

Bancos e instituições financeiras terão maior confiabilidade no negócio, oferecendo linhas de crédito melhores e maiores e juros menores.

Vantagem competitiva

A maioria dos negócios brasileiros ainda não implementou o data driven em seus processos, o que significa que se trata de um diferencial competitivo bastante vantajoso para sua empresa em relação às demais no mercado.

Como funciona a aplicação do conceito data driven na prática?

Para aplicar a filosofia data driven completamente, você deverá estruturar certos aspectos na empresa a fim de ter sucesso na atividade. Confira-os a seguir.

Pessoas

É importante que todos os gestores e colaboradores entendam a filosofia e utilidade do data driven para aproveitar de seus benefícios no dia a dia, tornando a sua rotina mais produtiva, simples e assertiva.

Além disso, é recomendável contar com o apoio de colaboradores especializados no assunto, sendo que o profissional ideal para isso é o Chief Data Officer (CDO ou diretor executivo de dados em português), que será o profissional responsável por organizar as visões de dados a serem disponibilizadas em cada setor, para apoiar as decisões de cada gestor e as operações de cada equipe.

Processos

O trabalho deve ser integrado entre todos os setores e colaboradores, ou seja, as informações coletadas devem ser disponibilizadas em uma plataforma cujo acesso é permitido para todos da empresa. Além disso, os processos devem ser estruturados de forma que se apoiem nos dados, eliminando as decisões empíricas e subjetivas.

Dados

É importante que as informações do negócio sejam coletadas e disponibilizadas aos colaboradores de forma online, para que as decisões sempre sejam tomadas com base em dados, e não no “achismo”.

Assets (ativos)

É fundamental que o data driven não atrase os processos do negócio, sendo preciso que a velocidade dos sites, sistemas e aplicativos, ou seja, a plataforma utilizada pela empresa e seus canais para troca de informações e outros sistemas ou acessos sejam ágeis.

Tecnologia

Embora seja possível fazer uma gestão baseada em dados, ou data driven, sem o uso de software, esta se tornaria extremamente lenta e burocrática, então temos que esta metodologia de gestão está diretamente ligada e dependente das novas tecnologias. Serão utilizadas formas eletrônicas de coletar e apresentar os dados dos diferentes setores e canais do negócio, bem como usar um sistema para transportadoras para gerar relatórios e dashboards de gestão à vista para o negócio.

Como as empresas podem se adaptar a essa nova realidade?

O primeiro passo para isso é planejar o processo antes de implementar o método que irá coletar e exibir os dados em cada um dos setores. Após, siga os passos que serão explicados nos tópicos abaixo.

Alinhe os objetivos do negócio

Antes de montar os diversos dashboards com suas tabelas, gráficos e relatórios, defina os objetivos e metas em que se embasará a implementação do data driven. Alguns exemplos são a melhoria na tomada de decisão, maior garantia de faturamento, minimização de erros, riscos e custos etc.

Mapeie as métricas

Defina os indicadores-chave de desempenho (KPIs) que o ajudarão a medir os resultados obtidos pela adoção do data driven. Explore o máximo de métricas, colete sugestões e aplique as que forem mais adequadas para atingir os seus objetivos.

Avalie a maturidade dos dados

Estudar o nível de maturidade dos dados consiste em avaliar sua utilidade para a empresa. Nesse momento é preciso verificar como as informações coletadas se alinham às expectativas, aos objetivos e KPIs.

Neste particular chamamos especial atenção para o fato de que a empresa não deve se basear em “métricas de vaidade”, ou seja, não vale a pena exibir dados que não terão nenhuma utilidade prática para a rápida tomada de decisões em cada setor, pois estes só servirão para confundir e atrasar os processos.

Planeje a execução

Por fim, é preciso elaborar um bom planejamento de como será feita a coleta e análise de dados, como serão gerados relatórios, qual plataforma será utilizada entre outros detalhes.

Quais foram os impactos reais do data driven nas empresas mundo afora?

De acordo com os dados coletados pelo BI-Survey (Business Intelligence Survey), 40% das organizações com maior performance no mercado tomam suas decisões baseadas nas informações coletadas pela gestão data-driven.

Além disso, é possível perceber que esta já é uma forte tendência no mercado, já que os dados demostram que modelos de gestão baseados em dados (data-driven) serão excepcionalmente relevantes para a tomada de decisões para 67% (48% dos gestores atuais mais 19% dos futuros) das empresas.

Qual é a real importância da inovação em logística?

A logística é uma área que está em constante atualização e mudança, sendo que cada inovação pode gerar grandes impactos positivos ao negócio.

Os gestores que pesquisam e usam essas inovações de forma inteligente criarão um efeito em cadeia em seus processos e multiplicarão seus resultados. Além disso, você poderá estar sempre um passo a frente dos seus concorrentes quando adota tendências no ramo.

É inegável que o data driven pode trazer amplas vantagens ao seu negócio, mas essa é uma filosofia cuja aceitação pode ser difícil em uma empresa, sendo necessário conscientizar os gestores e colaboradores sobre sua importância e criar uma cultura de inovação na transportadora.

Para que você consiga aproveitar as inovações logísticas e se destacar no mercado, leia gora mesmo nosso artigo que traz as Inovação em Logística: 6 melhores dicas para você implementar com sucesso na sua empresa!

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4 dicas essenciais para o transporte de cargas fracionadas

By: Fábio Cunha

O setor de logística tem um papel estratégico para que as empresas conquistem uma posição de destaque no mercado — o seu bom funcionamento é um dos grandes responsáveis pelos níveis de satisfação dos clientes. Nesse cenário, dominar o conceito de cargas fracionadas é indispensável para uma gestão inteligente dos serviços de transporte e, consequentemente, melhorar a relação de custo-benefício dos fretes.

Então, para ajudar você a entender a prática da carga fracionada e como empregá-la de maneira correta no seu negócio, elaboramos este artigo com 4 dicas preciosas sobre esse modelo de trabalho. Continue a leitura e confira!

O que é o transporte de cargas fracionadas?

O transporte de cargas fracionadas consiste na operação logística que se encarrega do transporte de pequenas remessas. Isto é, diante da necessidade do envio de uma quantidade menor de mercadorias, a empresa tem a alternativa de embarcá-la com o custo do frete individualizado, em vez de contratar um veículo para a entrega de uma única encomenda.

Nesse caso, a transportadora reúne várias encomendas e traça uma rota inteligente a fim de otimizar os custos com a operação. Como resultado, os valores cobrados dos clientes são mais atrativos e contribuem para uma maior margem de lucro do negócio de ambos.

Como funciona o transporte de cargas fracionadas?

A ideia do transporte na modalidade de frete fracionado (LCL) é compartilhar a capacidade máxima de carga de um veículo com mercadorias de diversos clientes, com destinos em uma mesma região.

O custo de contratação do frete é mais em conta para o cliente final do que se fosse contratar um frete de uma carga completa (FCL), e a transportadora também consegue reduzir os seus gastos com a atividade.

Assim, se um contratante deseja levar suas mercadorias para São Paulo, mas elas ocupam apenas 70% de espaço do modal de transporte, o volume remanescente pode ser ocupado com produtos de diferentes empresas, otimizando a operação e melhorando a margem de lucro da transportadora.

Trata-se de uma dinâmica que facilitou bastante o fluxo logístico de produtos, sobretudo para empreendimentos do varejo e negócios de menor porte. Se for preciso o envio de um único item, isso é plenamente possível com tarifas módicas e um serviço de entrega de qualidade.

Quais as principais dicas para quem trabalha com as cargas fracionadas?

1. Estruture o processo de acondicionamento das cargas nos veículos

A forma como os produtos são organizados nos veículos tem um papel significativo nas operações logísticas de cargas fracionadas. Nesse contexto, o planejamento ideal é não reunir cargas grandes e pequenas na mesma viagem. Isso porque, além das mercadorias pesadas demandarem mais esforços e tempo, elas ainda podem danificar as menores e mais frágeis.

Para facilitar o processo, recomenda-se que as entregas sejam organizadas de acordo com as áreas de atuação dos clientes. Por exemplo, reunir apenas os equipamentos eletrônicos, ou as bebidas e alimentos, ou os artigos de vestuário. Isso aumenta a segurança do transporte.

2. Elabore um cronograma eficiente

Uma das grandes preocupações das empresas ao contratar serviços logísticos é o cumprimento dos prazos prometidos aos consumidores. Então, considerando que na carga fracionada, por atender diversos clientes e destinos, o tempo de entrega seja mais demorado, a transportadora deve contar com um cronograma bem alinhado às suas demandas, além de estratégias e ferramentas que tragam eficiência a sua rotina.

3. Otimize as rotas de entrega

O objetivo das cargas fracionadas é facilitar a logística de entrega das empresas e, principalmente, gerar economia. Contudo, de nada adianta ter uma excelente estrutura, com os equipamentos e técnicas mais modernas, planejar o cronograma de atividades, mas não pensar no impacto que a escolha das rotas pode causar nos resultados.

Quando um veículo é carregado com produtos de rotas desconexas, naturalmente haverá:

maior consumo de combustível;
maior demora na entrega;
maior número de manutenções.

Enfim, além de tornar o processo mais caro, a má definição das rotas é capaz de gerar insatisfação e prejudicar a credibilidade da empresa no mercado.

4. Tenha um bom cadastro e controle de fretes feitos para cada cliente

O cadastro e o controle preciso de todos fretes feitos para os clientes que operam com cargas fracionadas permite que o gestor tenha uma estimativa do intervalo de tempo em que cada um deles realiza seus pedidos — semanalmente, de quinze em quinze dias, mensalmente, etc.

Sabendo a frequência com que utilizarão seus serviços, é possível calcular melhor os prazos de entrega e oferecer condições mais vantajosas de frete, bem como executar as atividades da transportadora com um maior grau de precisão, proporcionando uma melhor experiência para o cliente, o que contribui para a sua fidelização.

Qual a importância de um bom software para a gestão das cargas fracionadas?

Além de experiência e o uso de procedimentos já consagrados entre as boas práticas do setor logístico, o apoio das tecnologias mais modernas dentro desse segmento é fundamental para se obter um bom desempenho, excelência no atendimento e assim ganhar competitividade no mercado.

Para otimizar a gestão e as operações de transportadoras de cargas fracionadas é altamente recomendável que se invista em sistemas capazes de lidar com:

definição de rotas de entrega;
rastreamento de cargas via web;
gerenciamento de armazéns e centros de distribuição;
gestão de frotas e manutenção;
emissão de documentos fiscais de transporte;
controle de coletas e entregas, entre outras funcionalidades.

Nesse sentido, os softwares de gestão consistem em grandes aliados para que as transportadoras racionalizem os seus processos logísticos. Primeiramente porque tais sistemas integram o fluxo de informações em um único ambiente, permitido aos gestores o acompanhamento do seu negócio em tempo real.

Ademais, a comunicação interna também é potencializada e a automatização de tarefas repetitivas ajuda a reduzir os índices de falhas. Sem deixar de mencionar que os colaboradores são melhor aproveitados para ações mais importantes.

Como a Datamex pode ajudar?

A Datamex é uma empresa que desenvolve e implanta aplicações e softwares voltados para a gestão logística, sempre focada na otimização de recursos como vantagem competitiva.

Seu sistema apresenta como principais aspectos: gestão comercial, agilidade no faturamento dos fretes, controle por relatórios gerenciais, controle da rotina financeira, entre outras funcionalidades importantes para o segmento.

Com mais de 12 anos de experiência nesse mercado, a Datamex conta com uma equipe composta de profissionais altamente qualificados e os mais avançados recursos em Tecnologia da Informação para que o seu negócio alcance a excelência em gestão de transportes.

Por todo o exposto, foi possível entender o que é o transporte de cargas fracionadas e qual o seu papel nas operações logísticas de uma organização. Assim como nas cargas completas, existem desafios para se atingir uma performance satisfatória e segura, mas com a aplicação das estratégias adequadas e recursos que potencializem suas atividades, é possível conquistar os resultados desejados.

Gostou das dicas? Agora que você aprendeu sobre o transporte de cargas fracionadas, aproveite para entrar em contato conosco e conhecer as soluções personalizadas que temos a oferecer para o seu negócio!

Gestão de frete: confira 7 etapas que podem ser automatizadas

By: Fábio Cunha

O frete é um elemento muito impactante na decisão de compra dos clientes, fazendo com que os embarcadores busquem no mercado sempre as transportadoras que ofereçam os melhores valores de frete, aliados com um bom nível de informações atualizadas para seus clientes. Por isso é fundamental que a transportadora exerça uma boa gestão de frete para manter e expandir a sua participação no mercado. Essa atividade consiste no controle de todas as etapas de entrega de um produto. Quanto maior for a sua organização, mais competitiva será a empresa.

A automação dessa gestão é uma estratégia eficiente para otimizar os fretes, trazendo amplas vantagens para a transportadora.

A seguir, vamos explicar por que você deve automatizar as etapas da gestão de fretes e, depois, listamos as 7 etapas que podem ser melhor realizadas com ajuda de um bom sistema de gestão. Confira!

Por que automatizar os processos de gestão de frete?

Se você trabalha com transportes já sabe que a gestão dos fretes envolve um grande volume de informações, controle de prazos, comunicação constante com os motoristas e equipe de campo, entre outros fatores, tratando-se de uma atividade que exige muito tempo da equipe operacional, para ser bem feita e contentar os clientes.

Os transtornos da atividade podem ser amenizados ao usar sistemas para cuidar de boa parte da burocracia. Bons softwares são capazes de automatizar diversas tarefas e ajudar a evitar falhas humanas, como erros de cálculos dos fretes. Veja abaixo mais alguns exemplos de como a automação auxilia a gestão de frete.

Centralização das informações

Quando os principais dados relacionados com as operações da empresa são concentrados em um único sistema ocorre um ganho de velocidade já que as buscas serão mais velozes e os compartilhamentos ou verificações mais fáceis.

Além disso, se o sistema adotado for em nuvem — pode ser acessado de qualquer lugar e hora — os gestores podem conferir, editar, atualizar informações ou gerar novos fretes mais facilmente.

Redução de custos

A redução de custos e riscos para as transportadoras atinge a empresa de forma geral. As principais economias em relação aos fretes são:

realização de cálculos mais precisos, evitando multas por erros na emissão de documentos fiscais;
aumento da produtividade na gestão de fretes, reduzindo horas usadas pelo pessoal para fazê-lo;
comunicação mais ágil;
melhora na quantidade e qualidade das informações passadas aos clientes;
informações atualizadas para tomada de decisões no dia a dia;
indicação do veículo mais adequado para fazer cada frete.

Isso permite que a empresa lucre mais com os fretes ou forneça preços mais atraentes aos clientes, aumentando sua força no mercado e sua taxa de fidelização. Por essa razão o software não deve ser visto como um custo, mas um investimento com retornos a curto ou médio prazo.

Melhoria do controle sobre os processos

Como várias etapas do processo operacional e de gestão de frete serão automatizadas, o responsável poderá se concentrar em atividades mais estratégicas. Por exemplo, ele acompanhará a qualidade do trabalho oferecido pelos setores, podendo visualizar de forma ampla os prazos, ocorrência de extravios, taxas de cancelamentos, entre outros indicadores de desempenho relacionados à gestão do frete.

O gestor poderá tomar as medidas para minimizar os problemas, solucionar pontos fracos da empresa e potencializar os fortes. Além disso, se a empresa utiliza um bom Software TMS, todos os setores serão unificados em uma plataforma, permitindo que ele visualize os reflexos dos fretes em todo o negócio.

Quais são as 7 etapas que podem ser automatizadas na gestão de frete?

1. Cotações de Frete

Uma boa ferramenta para realizar as cotações de fretes é indispensável para agilizar o trabalho da área comercial da empresa. Nessa etapa é preciso padronizar as cotações, gerando-as com facilidade e agilidade, bem como acompanhar o seu status até a decisão final do cliente. Geralmente o problema está no controle dessas cotações, já que há um grande volume de dados envolvidos.

O software permite o cadastro, envio e controle de suas cotações de fretes. Como se não bastasse, ele ainda faz o mesmo processo com os clientes e tabelas de frete, condições de pagamento, limites de crédito e com vendedores e suas comissões.

2. Cálculos de fretes

Para calcular os fretes adequadamente e evitar prejuízos é preciso considerar diversos fatores. Alguns deles são:

frete de retorno;
frete peso e valor;
distância percorrida;
características do destinatário;
modal de transporte;
taxa de restrição do trânsito (TRT);
taxa de dificuldade na entrega (TDE);
taxa de reentrega;
taxa de coleta e entrega;
gerenciamento de risco (GRIS);
pedágios e tributos;
seguro ad valorem.

Além disso, a atualização desses números deve ser comunicada o mais rápido possível para os demais setores, a fim de evitar incongruências nas contas e registros. A gestão eletrônica executa os cálculos automaticamente, reduzindo a possibilidade de erros ou esquecimentos, como também faz atualização instantânea.

3. Rateio dos valores

Fazer o rateio de valores manualmente abre margem para muitos erros, principalmente nas operações com muitos dados e itens. Isso prejudica eventuais análises e tomada de decisões futuras. Com o rateio automático, o valor do frete individual para cada produto será alocado corretamente nos documentos fiscais. Além disso, o armazenamento das informações será mais ágil e os cálculos realizados de forma instantânea.

4. Faturamento

As faturas de fretes são outros documentos que precisam de muito cuidado. Mas você pode utilizar um bom emissor de CTe, que utilizará as informações já trabalhadas para que as faturas sejam emitidas diretamente do sistema, junto com os boletos, tudo pronto para ser impresso ou enviado via e-mail ao cliente, evitando retrabalho e agilizando o recebimento.

5. Emissão de CT-e e MDF-e

A emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) será mais prática e rápida. Basta configurar o sistema com suas tabelas de preços por clientes e colocar as regras de frete que o programa calculará os fretes automaticamente. Depois de emitir o CT-e, o sistema aproveitará as informações para emitir o MDF-e em poucos segundos.

6. Gestão de despacho

Os processos de coleta, entrega e transferência entre filiais também influencia no valor dos fretes praticados. Ter que realizar os cálculos e retrabalho a cada uma dessas operações é uma burocracia que pode ser evitada com a automação da gestão de frete com um bom software de gestão para transportadoras.

7. Contrato de Frete

A automação inclui a emissão de contratos de frete (RPA) e cadastro do código identificador da operação de transportes (CIOT) de acordo com a resolução 3.658 da ANTT. Um bom sistema ainda calcula os principais tributos incidentes na contratação de serviços autônomos, como IRRF, INSS, SEST/SENAT e outros.

Há diferença entre gestão e operação?

Para evitar confusões sobre o assunto é importante que o gestor saiba diferenciar os conceitos de gestão de frete das operações logísticas. O primeiro consiste em um conjunto de ações que têm o objetivo de tornar a distribuição e circulação de mercadorias mais otimizada.

Já uma operação logística é responsável por promover recursos, informações e equipamentos para execução das atividades da transportadora. A automação da gestão trará mais economia ao necessitar de menos recursos para realizar a operação, bem como melhorará a comunicação.

Muitas etapas da gestão de frete podem ser automatizadas, o que torna o processo muito mais eficiente, mais econômico, produtivo e menos arriscado. Porém, é fundamental contar com um software que permita a automação das etapas listadas.

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gestão de logística com o uso da tecnologia

Como a tecnologia é aliada da gestão de logística para transportadora?

By: Fábio Cunha

A boa gestão de logística para transportadora é um dos pilares para obtenção de sucesso nesse mercado.

Mas essa é uma atividade bastante complexa e de difícil gerenciamento, já que envolve um grande fluxo de informações, procedimentos diversos e muitos outros elementos. Os responsáveis devem buscar todos os meios necessários para superar seus desafios se querem manter sua competitividade no mercado.

Nesta leitura, você entenderá quais são alguns dos principais desafios da gestão logística, por quais razões é importante buscar a eficiência nesse processo e, por fim, quais são os benefícios e reflexos práticos da utilização da tecnologia nesse tipo de gestão. Continue a leitura para saber como aumentar o desempenho do seu trabalho!

Quais são os principais desafios da gestão de logística para transportadora?

Os principais desafios da gestão logística estão ligados ao transporte, ao pessoal e à gestão. Entenda-os melhor a seguir:

roubo de cargas: a falta de segurança aumenta o índice de assaltos e roubos, o que prejudica o transporte de cargas e a integridade dos condutores;
condições precárias das vias: isso aumenta as chances de acidentes e desgasta os veículos, elevando em muito os custos com manutenção;
tráfego: maior quantidade de tráfego e falta de planejamento de rotas pode causar atrasos nas entregas e até mesmo aumentar a possibilidade de acidentes;
profissionais qualificados: motoristas capacitados minimizam chance de acidentes, garantem entrega mais ágil e se engajam melhor com a equipe, mas são difíceis de serem encontrados no mercado;
altos custos: os preços dos combustíveis e das peças para manutenção dos veículos é elevado, o que costuma pressionar as margens de lucro das transportadoras;
preços de frete: há uma defasagem no valor do frete e aumento dos custos simultaneamente, o que também exerce uma pressão negativa sobre as margens de lucro das transportadoras;
concorrência: trata-se de um ramo bastante concorrido, no qual muitos dos concorrentes estão se modernizando para aumentar sua competitividade, portanto é fundamental que a empresa busque inovações para aumentar a sua eficiência;
complexidade: a atividade da gestão é bastante complexa, envolvendo controle da frota e do pessoal, o planejamento de rotas, controle das contas, dos recursos etc.

Por que é essencial investir em uma gestão de logística mais eficiente?

Muitos gestores se preocupam apenas com as vendas e negociações com clientes, porém uma gestão eficiente pode ser o que o seu negócio precisa para equilibrar suas contas, aumentar os lucros e criar diferenciais competitivos. Veja abaixo alguns exemplos de como uma boa gestão de logística pode impactar o seu negócio.

Evitar erros

Uma transportadora realiza um grande número de operações bastante complexas, e elas exigem muita precisão e dedicação dos colaboradores. Um exemplo é o cálculo de frete, que envolve peso, dimensões, categoria do produto, peculiaridades do destinatário, pedágios e taxas, custos pós-envio etc.

Muitos erros gerenciais, por menores que sejam, podem causar grandes prejuízos à empresa. Erros no cálculo do frete, por exemplo, podem fazer com que a transportadora pague para prestar um serviço. Por outro lado, uma boa gestão deixará claro qual o valor do frete necessário para conseguir ter uma boa margem de lucro.

Otimizar processos

As atividades de gestão ocupam bastante tempo dos colaboradores, já que é preciso coletar várias informações, garantir que elas estejam corretas e relacioná-las. Uma gestão eficiente envolve o aumento de velocidade na execução desse tipo de atividade e outras operações burocráticas.

Melhorar os resultados

A boa gestão traz economia nos custos, reduz tempo para realizar atividades, minimiza riscos, aumenta a produtividade dos colaboradores, os lucros e maximiza a satisfação dos clientes. Consequentemente, a empresa pode estabelecer metas mais ambiciosas e conquistar melhores resultados.

Como a tecnologia auxilia na gestão de logística para transportadora?

Com um bom e completo software TMS, todos os desafios listados são amenizados e são capazes de tornar a gestão mais eficiente. Entenda como a tecnologia auxilia nessa gestão.

Economia de tempo

Com a tecnologia, várias das atividades burocráticas poderão ser automatizadas e otimizadas. Dessa forma, a economia de tempo é conquistada de várias formas:

geração rápida de relatórios: dados do negócio são gerados e disponibilizados de forma instantânea;
cálculo de fretes: o programa considera todos os fatores que impactam no valor do frete e realiza os cálculos automaticamente, conforme tabelas e parâmetros estabelecidos pela empresa;
controle de frotas: facilita a gestão da sua frota, incluindo cronograma de manutenção das peças, do veículo, rodízio de pneus, custos e mais;
emissão de documentos: emissão de CTe e MDFe, RPA / Contratos de Frete, CIOT, e outros documentos de forma ágil e fácil.

Um software processa um grande volume de dados em um curto período de tempo e ajuda a evitar erros de cálculos. Isso permite que os colaboradores se concentrem nas atividades mais estratégicas do negócio, como negociações, contratos, atendimento ao cliente e expansão da transportadora.

Maior controle

Como a quantidade de dados gerada por um negócio do ramo logístico é muito grande, é praticamente impossível realizar o acompanhamento e controle de todos os processos de forma manual. A falta de controle gera desequilíbrio das contas, desorganização na manutenção, nas cobranças dos clientes, no cumprimento das obrigações fiscais (gerando multas), excesso de gastos de materiais etc.

Porém, uma plataforma digital de gestão automatiza diversas atividades da gestão operacional, financeira, comercial e de frota. Todas as informações serão fornecidas de forma clara e objetiva ao gestor, permitindo controle amplo em todas essas áreas.

Integração dos setores

A integração consiste em aproveitar as informações geradas por cada setor para agilizar a operação nos demais setores da empresa, graças ao fato de o sistema operar todo em uma única plataforma. Assim, o fluxo de informação será fluido e a troca de dados acontecerá em tempo real.

Um exemplo desta integração é quando ocorre uma alteração no valor do frete e o sistema atualizará imediatamente as projeções de lucros nos relatórios financeiros da empresa.

Redução de custos

Um dos principais benefícios adquiridos é a redução de custos do negócio. Isso é obtido a partir da:

minimização de desperdícios;
elevação da produtividade;
maior agilidade na realização das operações;
redução de erros e retrabalho;
diminuição de riscos de acidentes;
aumento da vida útil dos veículos (obtido com maior controle da manutenção);
entre outras formas de economia.

Diferencial competitivo

Todas as vantagens apontadas melhoram a tomada de decisões e geram diferenciais competitivos para a transportadora. Ela conseguirá oferecer serviços com maior agilidade e qualidade, oferecer preços menores, expandir sua área de atuação, efetuar melhores atendimentos etc.

Qual o primeiro passo para implementar a tecnologia na transportadora?

O primeiro passo é procurar por um software especializado para atender as necessidades de uma transportadora. É importante que a tecnologia envolva a gestão operacional e financeira, a emissão de CTe, o controle de frotas e a área comercial. Recomenda-se que a empresa contratada ainda:

ofereça suporte especializado;
tenha experiência de mercado comprovada;
atenda em todos os estados brasileiros;
forneça um sistema web em nuvem, assim ele pode ser acessado de qualquer lugar e por diferentes dispositivos, como computador, tablet e smartphone.

Porém, um dos aspectos mais difíceis na implementação de inovações em logística consiste na mudança cultural da própria empresa. É preciso que os colaboradores e gestores estejam abertos às novidades e aceitem utilizar a tecnologia para ajudar em suas rotinas.

Investir em uma tecnologia desenvolvida especialmente para a gestão de logística para transportadora é fundamental na superação dos desafios, geração de diferenciais competitivos e crescimento no mercado.

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