Gestor de frota: veja agora como melhorar seu desempenho

Publicado por Fábio Cunha em Gestão de Frota, Qualidade, Transporte.

A logística tem se tornado, a cada dia, mais estratégica para a maioria das empresas. Nesse contexto, a disponibilidade e o bom funcionamento das frotas têm papel central no alcance de resultados. Por isso, o gestor de frota tem importância fundamental na garantia da disponibilidade e da durabilidade da frota, bem como na economia com manutenções e, consequentemente, na geração de resultados positivos para a empresa.

gestor de frota como melhorar o seu desempenho

O setor de gestão de frota administra os veículos da organização, para dimensionar a quantidade e especificar os mais adequados para o atendimento da demanda. Para isso, apura os custos envolvidos e age sempre em busca do aumento de produtividade, com o objetivo de oferecer qualidade e segurança no transporte.

Quer entender melhor como funciona esse trabalho? Neste artigo, explicamos como o gestor de frota opera na companhia e quais são as principais competências que ele deve ter para que seu trabalho tenha um impacto positivo nos resultados corporativos. Acompanhe!

O que faz o gestor de frota?

O gestor de frota é o profissional que garante a disponibilidade dos veículos na empresa. Para isso, é fundamental que ele tenha acesso fácil aos recursos disponíveis que permitam a liberação desses equipamentos.

No dia a dia, é ele quem analisa, controla e planeja os gastos relacionados aos veículos da organização, bem como administra a manutenção e monitora a eficiência dos veículos. Em outras palavras, esse profissional é a peça-chave para garantir o bom desempenho da frota da empresa.

Algumas das principais atividades que o gestor de frota desempenha na rotina diária de trabalho são:

  • o gerenciamento dos processos de manutenções corretiva e preventiva de veículos e equipamentos;
  • a emissão de relatórios de consumo de combustíveis, paradas para manutenções, custos e produtividade de cada veículo;
  • a análise dos indicadores-chave de desempenho (Key Performance Indicators — KPIs) da frota para, a partir deles, tomar decisões ou recomendar medidas para a otimização de custos e a melhoria de resultados;
  • a interação com todos os profissionais envolvidos na operação, como motoristas, mecânicos, chefes de oficina e até gerentes e colaboradores de outras áreas, com o objetivo de obter o melhor aproveitamento da frota;
  • o contato com fornecedores de peças, suprimentos, lubrificantes, combustíveis e outros;
  • o controle do uso, do desgaste, dos consertos, dos rodízios e das recapagens de pneus;
  • a avaliação e a orientação da diretoria quanto ao momento ideal para a ampliação, a redução ou a troca de veículos e equipamentos da frota.

O que um gestor de frota precisa conhecer sobre a empresa?

Para desempenhar com excelência suas funções cotidianas, um gestor de frota deve conhecer bem a empresa na qual trabalha. Por isso, é essencial que conheça, no mínimo:

  • a estrutura organizacional da empresa e sua cadeia de decisão;
  • o tipo de negócio da companhia, seus clientes e o resultado almejado;
  • os processos, em relação ao departamento de frota;
  • os equipamentos e os veículos que compõem a frota, bem como seus parâmetros de uso;
  • o orçamento financeiro destinado à frota;
  • os profissionais que operam os processos;
  • as expectativas da direção com relação ao seu setor e quanto ao desempenho da frota;
  • os fornecedores internos e externos que garantem os recursos necessários para a gestão de frota.

Com que áreas da empresa o gestor de frota deve ser capaz de interagir?

Além disso, o gestor de frota deve interagir com diferentes setores da companhia para obter as informações, os recursos e a colaboração necessários diariamente. Veja, a seguir, quais são as áreas-chave nesse processo:

  • manutenção — que faz os serviços nos veículos conforme definido no planejamento;
  • tecnologia da informação (TI) — hardware e software fornecem informações e agilidade aos processos;
  • operação — que dimensiona a frota a ser utilizada;
  • financeiro — em que a disponibilidade dos valores definidos no orçamento é confirmada;
  • suprimentos — que confirma a chegada dos insumos para a manutenção dos veículos;
  • jurídico — para garantir o cumprimento da legislação e resolver qualquer demanda legal que venha a surgir;
  • recursos humanos (RH) — para a capacitação dos colaboradores e o fornecimento de mão de obra qualificada;
  • gestão de segurança — que cuida da segurança e da saúde dos profissionais que compõe a sua equipe.

Qual o perfil do profissional de gestão de frotas?

O gestor de frota deve, antes de tudo, garantir que os equipamentos sejam usados no melhor tempo possível e em condições adequadas. É, portanto, um profissional essencial na operação logística da empresa e deve entender que a frota é parte importante da estratégia empresarial.

Que conhecimentos específicos um gestor de frota precisa ter?

Para que faça suas tarefas com excelência e colabore com a melhoria dos resultados da empresa, é importante que o profissional tenha alguns conhecimentos específicos — que podem ser obtidos por meio de capacitação. Nesse contexto, é essencial que tenha:

  • noções básicas de legislação de trânsito;
  • conhecimentos básicos sobre mecânica e elétrica de veículos;
  • conhecimento sobre sistemas e equipamentos de rastreamento veicular;
  • capacidade de análise e solução de problemas;
  • conhecimento sobre finanças e custos;
  • deve também ter conhecimento sobre sistemas de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning — ERP), gestão de transportes (Transport Management System — TMS) e gestão de frotas;
  • saber operar sistemas de gestão de frotas.

Quais habilidades o gestor de frota deve ter?

Algumas capacidades podem auxiliar o gestor de frota na execução de suas tarefas. Para começar, ele deve ter excelente relacionamento com os colegas. Além disso, precisa saber delegar atividades e analisar os números da gestão dos processos.

Essas características podem ajudá-lo a acompanhar as atividades planejadas de forma a visualizar os problemas. Assim, ele se torna capaz de propor melhorias operacionais. Veja, a seguir, outras habilidades importantes para esse profissional!

Organização

Ser organizado é fundamental para que o gestor de frota controle os processos. Esse profissional dimensiona as especificações e o tamanho da frota, determina regras, controla custos e cria a rotina de manutenção. Sem organização, é inviável acompanhar os muitos fluxos de trabalho e cada detalhe da operação.

Capacidade de planejamento

Para planejar ações em curto, médio e longo prazos, é preciso que o profissional conheça os resultados esperados, saiba analisar e interpretar indicadores de desempenho e colete informações sobre cada processo. A partir disso, ele pode definir os passos da equipe, planejar estratégias, estabelecer ações de redução de custos e outros.

Domínio dos processos

É a visão analítica dos processos que influencia os resultados da área e permite compreender todos os aspectos que afetam o alcance dos objetivos. A partir disso, o gestor de frota é capaz de tomar decisões cada vez mais precisas.

Liderança

A habilidade de liderança é o que permite que o gestor de frota coordene o trabalho das equipes de modo a obter resultados. Por isso, é essencial que, além de ser um exemplo para o grupo, tenha um bom relacionamento com os colaboradores para conquistar mais eficiência, produtividade e agilidade.

Capacidade de motivar e desenvolver a equipe

Ter a equipe motivada ajuda a garantir que a produtividade vai ser mantida em alta. Assim, os colaboradores se tornam mais engajados com os objetivos propostos. Além disso, o profissional deve se preocupar em desenvolver a equipe, com treinamentos, cursos e outros recursos — isso aumenta o sentimento de pertencimento e de satisfação com a empresa.

Que atitudes um bom gestor de frota deve ter para alcançar resultados?

Além de conhecimentos sobre a empresa, sobre a função e habilidades específicas, um bom gestor de frota precisa ter uma atitude correta no dia a dia. Só assim, vai conseguir garantir bons resultados para a empresa e, com isso, destacar-se na profissão. Conheça as principais delas a seguir!

Foco em resultados

O gestor de frota deve agir sempre com foco em resultados. A ideia deve ser otimizar o desempenho da área e, com isso, oferecer soluções que ajudem a reduzir os custos. Afinal, a eficiência da logística depende do bom trabalho executado por ele.

Conhecimento do mercado

O profissional deve dominar os processos internos da empresa, mas é essencial que conheça as mudanças e as atualizações que ocorrem no mercado. Por isso, deve estar sempre atualizado sobre novas tendências, modificações na legislação, novidades tecnológicas e outros fatores que influenciam o trabalho e os resultados da área.

Uso da tecnologia

Diante do grande volume de informações que precisam ser controladas para garantir a gestão eficaz da frota, o gestor precisa otimizar seu tempo. Assim, utilizar um bom sistema de gestão de frotas é fundamental para garantir os resultados que a empresa busca.

Mesmo assim, um profissional qualificado é fundamental na operação da ferramenta: afinal, nem o mais moderno sistema tecnológico garante sozinho a boa gestão da frota. Quando operado corretamente, ele pode levar a resultados satisfatórios, de forma a apoiar e facilitar a gestão de frota.

Investimento na melhoria contínua

A competitividade e a busca constante pela excelência no universo corporativo fazem as empresas procurem, cada vez mais, meios de aperfeiçoar seus processos. Afinal, reduzir custos, ampliar a margem de lucro e aumentar a satisfação dos clientes devem ser objetivos de qualquer empresa que busca se manter ou crescer no mercado.

Uma das formas de garantir que isso seja feito de modo contínuo é usando o ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA). Basicamente, é uma metodologia em que se planeja, executa, verifica e age (para corrigir eventuais erros ou falhas).

Com o PDCA, então, o controle de processos e atividades se torna mais eficiente. Isso porque há a padronização de informações e, dessa forma, as chances de erro nas tomadas de decisão são minimizadas.

Em resumo, muitos aspectos precisam ser considerados para que o trabalho do gestor de frota traga os resultados almejados pela organização. Desenvolver as competências necessárias para uma boa atuação na área deve ser uma de suas maiores ambições.

E então, o que achou deste conteúdo? Quer saber mais sobre esse tema? Deixe seu comentário a seguir e conte suas experiências ou exponha suas dúvidas para participar dessa discussão conosco!

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