O que é o arquivo NOTFIS do EDI Proceda e como pode otimizar a operação de transporte?

Publicado por Fábio Cunha em EDI, Gestão de Transporte, TMS, Transporte.

O arquivo NOTFIS é um dos layouts padrão que compõe o sistema de EDI padrão Proceda, no qual constam os dados das notas fiscais dos produtos a serem transportados. Esse arquivo é enviado pelos embarcadores, ou seja, os contratantes do frete, para o transportador, que é quem fará o frete, para que eles aproveitem os dados e agilizem a emissão dos CT-e (Conhecimentos de Transporte Eletrônicos) ou das NFS-e (no caso de transporte dentro do município).

O que é o arquivo NOTFIS no EDI Proceda

Quer entender melhor para que serve o NOTFIS e como ele pode auxiliar o processo de comunicação? Então, continue a leitura!

O que é e para que serve o EDI?

Com o avanço da tecnologia nos últimos anos, o processo de otimização da comunicação na gestão de transporte e logística tem crescido consideravelmente, contribuindo para alcançar melhores resultados. Diante disso, surgiu o EDI, ou Eletronic Data Interchange, que significa, em português, Intercâmbio Eletrônico de Dados.

Dentro do universo do EDI, foram criados diversos padrões de comunicação, inclusive o PROCEDA, dentro do qual destaca-se o arquivo NOTFIS. Ambos têm como objetivo facilitar a troca de dados entre o embarcador e a transportadora. Essa ferramenta consiste em uma tecnologia que tem por finalidade promover uma maior facilidade de comunicação entre sistemas independentes.

Por meio do EDI, a empresa poderá estabelecer comunicação e trocar informações importantes sobre os negócios.

Para que serve o arquivo NOTFIS?

O principal objetivo do arquivo NOTFIS é facilitar a vida dos envolvidos no transporte de cargas, ou seja, tanto o embarcador quanto o transportador são beneficiados. A principal vantagem em utilizar o NOTFIS é que isso evita erros que eram comuns no processo de digitação de dados das mercadorias a serem carregadas pelas transportadoras.

Cabe salientar que com a criação da Nota Fiscal Eletrônica, diversas empresas aderiram ao envio do arquivo XML das NF-e, ao invés de enviar os mesmos dados em arquivo NOTFIS, o que também permite aproveitar os dados contidos na Nota Fiscal e, dessa forma, evitar erros, eliminar retrabalho e agilizar consideravelmente as operações em toda a cadeia logística.

Quais problemas uma transportadora pode enfrentar por não ter sistema compatível com arquivo NOTFIS?

Como vimos anteriormente, o arquivo NOTFIS é de sua importância para evitar perda de tempo, retrabalho e erros no transporte de cargas. Conheça algumas situações que as transportadoras que não utilizam esse arquivo do padrão PROCEDA enfrentam!

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Retrabalho e perda de tempo para emissão dos CT-e e MDF-e

O processo de emissão dos CT-e e MDF-e pode ser bastante trabalhoso se realizado manualmente. Afinal, é necessário cadastrar dados do remetente, do destinatário, pesos e valores das mercadorias etc. Qualquer erro nesses dados gera um grande retrabalho e perda de tempo, além de comprometer o processo de emissão dos documentos fiscais.

Em compensação, com a utilização de um software de gestão de transporte (TMS) compatível com o arquivo NOTFIS, é possível importar esses dados de forma automática e, assim, emitir os documentos fiscais eletrônicos de maneira rápida e segura.

Perda de confiança por parte dos embarcadores

Erros de digitação durante o cadastro, problemas na emissão de documentos e atrasos por falhas no preenchimento de dados são situações muito comuns, mas que, quando rotineiras, fazem com que os embarcadores percam a paciência e a confiança no trabalho da transportadora. Afinal, ao contratar um serviço, eles esperam cuidado, segurança e agilidade.

Utilizando um sistema de transporte compatível com o NOTFIS, a transportadora garante que esses pequenos erros sejam minimizados, conquistando a confiança dos clientes e prestando um serviço mais ágil e seguro.

Altos custos com mão de obra para digitação de dados

Além de problemas externos que prejudicam a transportadora, outra situação complicada é a necessidade de contratação de profissionais para um trabalho operacional, cansativo e desnecessário. Nesse sentido, a situação enfrentada é um serviço pouco escalável, uma vez que será necessário contratar um novo colaborador, de acordo com o aumento do número de clientes, o que inclusive reduz a margem de lucro do negócio.

Ao utilizar um software de transporte compatível com o arquivo do padrão PROCEDA, você minimiza a necessidade de contratação de mão de obra para serviços operacionais, e pode focar em cargos mais estratégicos para os colaboradores.

Quais os benefícios de utilizar o arquivo NOTFIS?

São diversos os benefícios proporcionados pelo uso do EDI NOTFIS.

Mais produtividade, velocidade e segurança na emissão de CT-e

O emprego do EDI Proceda, em especial do arquivo NOTFIS permite agilizar em muito e tornar mais segura a emissão dos CT-e em uma operação de transporte, uma vez que os dados das Notas Fiscais das mercadorias a serem transportadas virão dentro deste arquivo e serão importadas automaticamente pelo Software TMS da transportadora evitando digitação manual na hora de emitir os conhecimentos de transporte no dia a dia.

Desenvolver a automatização dos processos auxiliará a sua equipe, haja vista que ela poderá se concentrar ainda melhor nas tarefas que exigem mais atenção, desencadeando, assim, uma maior e melhor produtividade. Outra questão a se pontuar é que com o uso desse recurso, os erros que ocorrem no registro manual das informações acabarão.

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Redução de custos operacionais e administrativos

Serão eliminados custos como: gastos com arquivamento, papel, impressão e recuperação dos documentos. Além do exposto, os gastos administrativos também diminuirão, uma vez que o tempo gasto com as ações operacionais e manuais tais como lançamentos de dados das notas fiscais para emissão de CT-e será reduzido significativamente.

Aumento da qualidade nos serviços e clientes mais satisfeitos

Pelo fato de estar desenvolvendo um melhor planejamento na sua logística e uma eliminação de digitação manual de dados, com o tempo os prazos de atendimento reduzirão notoriamente, fazendo com que os serviços prestados sejam mais eficazes; além disso, os seus clientes ficarão muito mais satisfeitos e isso contribuirá para o progresso da empresa no mercado.

Melhoria nas relações com parceiros de negócio

Utilizando o arquivo NOTFIS na sua operação de transporte, você proporcionará melhorias à sua empresa, saindo na frente de muitos concorrentes no mercado. Com isso, a qualidade de relacionamento com os seus parceiros de negócio será favorecida, pois haverá mais transparência e, consequentemente, menos desentendimentos, que são a causa da maioria dos conflitos empresariais.

Desse modo, é notório como o NOTFIS auxilia no processo de comunicação, integra informações e melhora significativamente o desempenho logístico da transportadora.

Além do que foi dito, pontuamos também que o uso de um software de gestão de transportes é imprescindível para potencializar esse recurso, auxiliando na execução de todos os processos no dia a dia e permitindo que a empresa usufrua dos benefícios que essa ferramenta EDI NOTFIS proporciona.

Quais outros impactos que o arquivo NOTFIS gera nos processos logísticos?

Esse recurso, como já foi dito, impacta positivamente nos negócios da sua empresa.

Por isso, ressaltaremos mais alguns benefícios de ter um Software compatível com EDI Proceda / NOTFIS:

  • uma maior agilidade nas operações;
  • fidelização de clientes / embarcadores;
  • maior facilidade para conquistar novos clientes no mercado;
  • diminuição nos gastos;
  • redução nas chances de ocorrerem erros;
  • ganho notório na eficiência.

Desse modo, notam-se os principais pontos positivos do arquivo NOTFIS e como esse recurso pode otimizar significativamente a operação e a gestão de transporte, facilitando tanto a vida do empreendedor quanto do cliente final.

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