O que é EDI em Transportes e Logística? 10 Perguntas e Respostas

Publicado por Fábio Cunha em CT-e, EDI, MDF-e, TMS, Transporte.

EDI proceda nos transportes

Quem trabalha na área de transportes e logística certamente já se deparou com dúvidas sobre EDI Transportes, Padrão Proceda, layout proceda Ocoren, layout proceda Doccob, layout proceda Notfis, layout proceda Conemb, layout proceda Prefat, EDI XML, WEB EDI, EDI TXT, assuntos que apesar de não serem novidade, sempre causaram muitas dúvidas e dor de cabeça para os empresários e profissionais do setor, sejam eles responsáveis por transportadoras ou embarcadores.

E com o objetivo de desmistificar o tema e orientar melhor os nossos clientes e o mercado em geral é que escrevemos este artigo tratando desde os assuntos mais básicos como: o que é edi, as vantagens do sistema edi na logística, como funciona o sistema edi, como implantar o edi na empresa e outros.

 

1. O que é EDI ?

Em termos gerais EDI significa “Electronic Data Interchange” (Intercâmbio Eletrônico de Dados), que consiste em uma tecnologia cujo objetivo é  viabilizar a comunicação padronizada entre sistemas de informação diferentes, independente de quem os desenvolveu, basta para isso que os parceiros de negócios (empresas que desejam trocar informações) sigam as especificações de um padrão previamente estabelecido entre eles. e este padrão de comunicação é chamado pelo mercado de “Layout EDI”, o layout é uma espécie de manual que mostra em detalhes como devem ser gerados os arquivos a serem transmitidos. Dentre os diversos layouts existentes, no mercado de logística e transportes destaca-se o “XML” e o “padrão EDI PROCEDA”, que consiste em arquivos TXT formatados segundo um padrão pré-estabelecido no manual de integração adotado por cada embarcador.

2.  Para que serve o EDI (Transferência Eletrônica de Dados) ?

São diversas as possibilidades de uso do EDI nos mais diversos ramos de atividade empresarial, porém, todas elas acabam sendo relacionadas com ganho de agilidade, qualidade, custo e segurança na comunicação e nos processos em empresas de todos os setores e portes, pois a troca eletrônica de dados (EDI) elimina a entrada manual (digitação), pois com o emprego desta tecnologia as informações que saem de um sistema já darão entrada em outro, não dependendo de intervenção humana.

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3.  Exemplos de uso do sistema EDI em Transportes e Logística:

Abaixo são citados os principais exemplos do uso da tecnologia / sistema EDI em Transportes e Logística, visando qualificar a comunicação, baratear o e agilizar as operações  no dia-a-dia de indústrias, transportadoras, armazéns gerais ou operadores logísticos:

  • O envio de um arquivo eletrônico com o pedido de compra do sistema de uma indústria, diretamente para o sistema do seu fornecedor de matéria prima;
  • Quando o sistema do embarcador envia ao sistema de uma transportadora um arquivo contendo os dados das notas fiscais das mercadorias a serem transportadas, o que no padrão edi proceda é chamado de arquivo com layout NOTFIS;
  • Quando o sistema de uma transportadora (TMS) envia de volta ao embarcador um arquivo contendo as informações atualizadas referentes as coletas e entregas realizadas (ocorrências de transporte), no padrão proceda é chamado de arquivo com layout OCORREN;
  • O envio de um arquivo do embarcador à transportadora, contendo a “pré-fatura de transporte“, ou seja, os valores e conhecimentos que já foram liberados para faturamento, que o padrão proceda é chamado de arquivo com layout PREFAT;
  • Quando a transportadora envia ao embarcador um arquivo contendo a relação dos “conhecimentos embarcados“, que no padrão proceda é chamado de arquivo com layout CONEMB;
  • O envio de um arquivo contendo os conhecimentos faturados (fatura de transporte) da transportadora para o embarcador, que no padrão proceda chama-se arquivo com layout DOCCOB;
  • O envio de um arquivo de boletos/cobranças a serem registrados do sistema de gestão financeira de uma transportadora ao sistema de uma instituição bancária;
  • O envio de um arquivo de um armador a um terminal de containers contendo uma listagem de containers a serem recebidos no terminal;
  • Quando o proprietário de uma carga envia um arquivo de “pedido de separação” de mercadorias (picking) para o sistema de gestão de armazenagem (WMS) de um armazém geral ou operador logístico;

Solução para Edi Proceda no Transporte

 

4.  Quais os benefícios e vantagens do uso do EDI em uma Transportadora ?

Entre os inúmeros benefícios do uso do EDI (Transferência Eletrônica de Dados) em uma transportadora, podemos destacar os seguintes:

  • Agilidade no recebimento das informações de Notas Fiscais a serem transportadas
  • Evitar erros e perda de tempo na emissão dos documentos fiscais de transporte (CTe e MDFe), ao eliminar digitação manual de dados na transportadora, aproveitando as informações recebidas eletrônicamente dos embarcadores (seus clientes);
  • Melhoria na produtividade, praticidade e segurança no dia-a-dia das operações de transporte;
  • Fortalecimento da parceria entre transportadoras e embarcadores, o que favorece a fidelização dos clientes;
  • Evitar erros de entrega e insatisfação por parte dos clientes;
  • Manter seus clientes informados sobre a situação de entregas e ocorrências relativas às suas mercadorias (rastreamento de cargas);
  • Eliminar o envio de faturas em papel, economizando nos custos com correios, graças ao envio de arquivos com fatura digital;
  • Diminuição no prazo para receber os valores de frete dos seus clientes.

5.  Que benefícios e vantagens pode trazer o EDI para o Embarcador ?

Os clientes de uma transportadora (embarcadores) poderão colher diversos benefícios com o emprego da tecnologia “edi transportes”, por exemplo:

  • Facilitar e agilizar a auditoria de fretes, pois elimina a digitação manual de dados de faturas recebidas das transportadoras, eliminando erros, agilizando as operações e diminuindo o tempo de conferências dos valores de frete que constam nas faturas;
  • Melhora na comunicação e manutenção de um bom nível de qualidade nos serviços, graças a padronização da estrutura de comunicação entre sistemas computacionais na rede de parceiros;
  • Evitar erros e reduzir custos, já que através do uso da troca eletronica de dados as informações relevantes transitam na rede e passam a ser aproveitadas pelos sistemas, evitando a digitação manual que além de cara, é demorada e sujeita a erros.

6.  De que forma um Armazém Geral pode se beneficiar da troca eletrônica de dados ?

Elo muito importante na cadeia logística, os Armazéns Gerais (depósitos de mercadorias de terceiros) também podem ganhar muito na medida que adequar o seu Sistema de Gestão de Armazenagem (WMS) ao uso da tecnologia de transferência eletrônica de dados. São exemplos destes benefícios:

  • Garantir a correta reposição de estoques, por meio da minimização da chance de cometer erros de codificação das mercadorias, pois passará a receber arquivos formatados e padronizados dos clientes, contendo cadastros de produtos a serem armazenados, evitando digitação manual demorada, cara e sujeita a erros;
  • Agilizar e tornar mais segura a entrada e o processamento de pedidos de separação, através da troca de arquivos com os depositantes (seus clientes, proprietários das mercadorias), recebendo pedidos de separação (picking) e devolvendo status das separações, volumes gerados e seus respectivos pesos;
  • Sincronização de estoques com os depositantes (proprietários das mercadorias armazenadas), através da troca de arquivos formatados, contendo posição de estoque de cada SKU;
  • Viabiliza o atendimento de uma grande quantidade de pedidos  com uma equipe enxuta;
  • Qualifica a empresa a atender clientes de maior porte e com operações complexas;

7.  O que é o padrão EDI PROCEDA e para que serve ?

Devido a necessidade de criação de padrão de comunicação que facilitasse a troca de arquivos entre transportadoras e embarcadores (seus clientes) a empresa PROCEDA (hoje TIVIT) nos anos 90 criou um conjunto de formatos de arquivos (layouts edi) padronizados para troca de informações entre estas empresas, os nomeou edi transportes, e devido a sua larga adoção por parte do mercado, atualmente empresas de todo o Brasil utilizam este padrão, independente de quem forneça seus softwares, e o chamam de “edi padrão proceda”.


8.  Como funciona o EDI PROCEDA e seus formatos de mensagens ?

O padrão EDI PROCEDA estabeleceu os seguintes layouts de arquivos EDI (arquivos texto com formato específico):

Nome do arquivo / LayoutQual o conteudo do arquivo?quem envia o arquivo?(Remetente)quem recebe o arquivo? (Destinatário)Observações
NOTFIS

(Notas Fiscais)
Dados das notas ficais das mercadorias a serem transportadas.Contratantes de Fretes (Embarcadores)TransportadoraCom o advento da NFe, alguns embarcadores estão optando por enviar os arquivos XML no lugar deste arquivo, pois também possui os dados da nota fiscal eletrônica.
CONEMB

(Conhecimentos de Transporte)
Contém uma cópia eletronica dos Conhecimentos de Transporte Embarcados pela Transportadora.TransportadoraContratantes de Fretes (Embarcadores)Em algumas operações envolvendo redespacho, este arquivo e utilizado para uma transportadora enviar a outra os dados dos conhecimentos emitidos para o atendimento do processo de redespacho.
OCOREN

(Ocorrências nas Entregas)
É uma listagem das ocorrências (eventos) relacionados às mercadorias durante todo o trâmite de entrega.TransportadoraContratantes de Fretes (Embarcadores)
PREFAT

(Pré-Fatura de

Transporte)
É um "espelho de fatura" informando à transportadora quais os conhecimentos e/ou notas de serviço de transporte que estão liberados para faturamento e pagamento.Contratantes de Fretes (Embarcadores)Transportadora
DOCCOB

(Documento de Cobrança)
É a Fatura Eletrônica: contem os dados dos conhecimentos e/ou notas fiscais de serviço de transporte a serem pagos.TransportadoraContratantes de Fretes (Embarcadores)

EXEMPLO 01 – Etapas de carregamento, transporte e envio de Informações de ocorrências ao cliente:

Edi Proceda Notfis, Conemb, Ocoren

Diagrama ilustrando uma operação de transporte rodoviário de cargas com comunicação via EDI padrão PROCEDA, envolvendo os layouts NOTFIS, CONEMB, OCOREN.

EXEMPLO 02 – Etapas de descarga, auditoria de frete, envio de pré-fatura, faturamento e envio de fatura eletrônica ao cliente:

Edi Proceda - Ocoren, Prefat, Doccob

Diagrama ilustrando uma operação de transporte rodoviário de cargas com comunicação via EDI padrão PROCEDA, envolvendo os layouts OCOREN, PREFAT, DOCCOB.

 

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9.  Por que existem diversas versões dos layouts EDI PROCEDA ?

É natural que com o passar do tempo qualquer processo de trabalho sofra modificações e melhorias afim de atender melhor aos requisitos do negócio, e com os programas de computador ocorre o mesmo, ou seja, eles precisam ser adaptados para que suportem da melhor maneira possível os processos que sustentam um negócio, assim como para se adaptar aos diferentes processos de trabalho de cada embarcador. E como o objetivo primordial do EDI é viabilizar a interoperabilidade e comunicação entre sistemas distintos, foi criado o conceito de “versão” dos arquivos (ex: PROCEDA 3.0, 3.1, 5.0), para que as alterações e melhorias feitas em uma nova versão não impactem nos sistemas que já estão rodando as versões anteriores.

10.  Como implantar EDI na minha transportadora ?

Primeiramente, é importante entender que a adoção da tecnologia de troca eletrônica de dados antes de ser uma “decisão técnica” é uma “decisão de negócios entre empresas”, pois uma integração entre sistemas não é viável se não houver o comprometimento das duas empresas envolvidas (Transportadora e Embarcador), seguem alguns pontos importantes em uma integração típica entre sistemas:

  1. Definição do fluxo de informações: Quais informações serão trocadas entre os sistemas, e quem fica responsável por enviar cada tipo de arquivo;
  2. Definir layouts de arquivos: Qual versão do padrão edi proceda será utilizada, e quais os formatos de mensagens serão empregados (NOTFIS, CONEMB, DOCCOB, PREFAT, OCOREN) no projeto;
  3. Estabelecer um padrão de comunicação: Uma vez definidos os tipos de arquivos que serão trafegados, se faz necessário definir a forma de transmissão destes arquivos, que poderá ser através de:
    1. Email (bastante utilizado no mercado)
    2. FTP (largamente utilizado no mercado, e apresenta maior estabilidade do que o email para este tipo de aplicação)
    3. VAN (redes privadas para trocas de mensagens eletrônicas, que hoje em dia não estão sendo tão utilizadas como no passado)
  4. Combinar uma periodicidade: A partir da definição dos demais parâmetros acima, se faz necessário combinar entre as partes a periodicidade com a qual os dados devem ser transmitidos, para que se possa configurar as ferramentas de intercâmbio de dados de forma adequada.
  5. Configuração dos sistemas: Tanto o Embarcador como a Transportadora deverão adaptar os seus sistemas para suportar os Layouts definidos;
  6. Capacitação de usuários: Precisam ser destacados e treinados os usuários que irão operar as ferramentas de EDI, para que o processo possa transcorrer sem falhas no dia-a-dia pós implantação;
  7. Testes iniciais: Depois de tudo configurado e usuários capacitados, é hora de realizar os primeiros testes de integração afim de confirmar a correto funcionamento da comunicação entre os sistemas das duas empresas, e identificar qualquer necessidade de ajuste ou correção;
  8. Inicio da operação: Com tudo pronto e testado, já podemos iniciar a operação, acompanhar e resolver possíveis dúvidas e problemas comuns ao inicio de qualquer novo processo. 

 

Solução para Edi Proceda no Transporte

 

 


Sobre a Datamex

A Datamex Tecnologia é especializada no desenvolvimento de Software de Gestão Empresarial, e trabalha a mais de 10 anos com foco em Empresas de Logística, atendemos principalmente Transportadoras, Armazéns Gerais e Operadores Logísticos, e estámos à sua disposição para prestar orientações e para lhe apresentar o nosso Software TMS e Emissor de CT-e e MDF-e, que possui ferramenta de integração EDI e já está integrado e homologado por grandes embarcadores, indústrias, transportadoras e operadores logísticos nacionais. Entre em contato e solicite maiores informações sobre o nosso Software de Gestão para Transportadoras com EDI, CTe, MDFe e muito mais!

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