Arquivo CONEMB do padrão EDI Proceda: o que é e como funciona no Transporte

Um tema que ainda gera muitas dúvidas entre os profissionais do ramo de transporte é o que é arquivo CONEMB, como funciona e sua aplicação, e neste artigo vamos elucidar essa e outras dúvidas relacionadas.

A sigla CONEMB significa “Conhecimentos Embarcados”. Trata-se de um documento eletrônico, na forma de um arquivo texto formatado dentro das especificações do Padrão EDI PROCEDA, que traz informações sobre os Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es) ou Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) de transporte que foram embarcados em uma operação de transporte.

Essa é uma tecnologia relevante pra qualquer transportador, pois ajuda a evitar retrabalho, agiliza e torna mais seguras as operações, bem como qualifica a comunicação com embarcadores, contribuindo para que a organização desenvolva um melhor relacionamento com seus clientes e crie vantagens competitivas que destacarão a empresa no mercado.

Para lhe ajudar a aproveitar melhor os benefícios dessa tecnologia, trazemos este conteúdo, que esclarece o que exatamente é o EDI PROCEDA, o que é arquivo CONEMB, e como ele funciona no campo prático, bem como sua importância e benefícios para sua empresa. Confira a leitura!

O que significa EDI PROCEDA?

Primeiro é necessário entender o que significa EDI e PROCEDA, que são tecnologias sobre as quais foi desenvolvido o arquivo CONEMB. O Electronic Data Interchange (EDI ou Intercâmbio Eletrônica de Dados) é uma forma através da qual os sistemas de gestão das empresas trocam informações. Pode ser utilizado para transmitir os mais diferentes tipos de informações, inclusive dados de documentos fiscais, como NFS-es, CT-es, Manifestos de Cargas etc.

O PROCEDA consiste em um padrão de leiaute dos arquivos, ou seja, a forma como eles são elaborados. Resumindo, os arquivos EDI de padrão PROCEDA são arquivos com registros no formato texto (como documento.txt), que incluem os dados referentes as operações de transporte para comunicação entre sistemas de parceiros (transportadoras, embarcadores, destinatários, etc…).

O que é o arquivo CONEMB?

O CONEMB é um arquivo EDI criado pelos sistemas das empresas de transporte e enviado para os clientes (contratantes do frete ou embarcadores). Ele é um arquivo TXT formatado dentro do padrão PROCEDA e inclui uma lista de todos os conhecimentos embarcados e informações relevantes ligadas a eles.

Na maioria dos casos, ele é emitido depois da transportadora receber o arquivo NOTFIS (que traz dados sobre as Notas Fiscais das mercadorias a serem transportadas), mas antes do arquivo OCOREN (informa o status das entregas e eventuais ocorrências).

Para que serve o arquivo CONEMB?

De forma geral, a finalidade principal das tecnologias no transporte é agilizar os procedimentos operacionais e de gestão das empresas. O arquivo EDI CONEMB ajuda muito nesse objetivo ao informar de forma mais rápida, objetiva e clara, ao embarcador, quais são as operações que estão sendo realizadas e os documentos fiscais ligados aos serviços.

Na prática, assim que os dados sobre os serviços são recebidos (informações das NF-e das mercadorias), o Software TMS (sistema de gestão específico para transportadoras) gera rapidamente os CT-es (ou as NFS-es, dependendo do tipo de transporte a ser realizado). Ao mesmo tempo, pode alocar as informações automaticamente no arquivo CONEMB e o enviar aos contratantes.

Como os dados são processados por uma plataforma especializada, não é preciso que a equipe da transportadora digite manualmente todas as informações no sistema para gerar o arquivo no leiaute PROCEDA, já que o sistema da transportadora vai aproveitar os dados recebidos, juntar com os dados gerados no momento da operação e gerar o arquivo EDI adequado.

Além disso, o CONEMB servirá como base para que o embarcador faça o seu processo de auditoria de frete, gere o arquivo PREFAT (pré-fatura do transporte). Esse é outro documento que faz parte do mesmo padrão PROCEDA e é enviado à transportadora, trazendo dados sobre as cargas liberadas para que ela efetue o seu faturamento e cobrança dos fretes.

Na hipótese da operação envolver redespacho, que ocorre quando a transportadora contrata outra para realizar o serviço ou parte dele, é possível transmitir o arquivo CONEMB para a empresa contratada. Assim, ela poderá dar continuidade ao trabalho aproveitando as informações no seu sistema e agilizando todo o processo.

Qual a importância do arquivo CONEMB no transporte de cargas?

Apesar de não haver nenhuma exigência fiscal, um número cada vez maior de embarcadores vem exigindo, como pré-requisito para pegar o serviço, que as transportadoras tenham sistemas de gestão aptos a receber e gerar arquivos EDI para agilizar e tornar mais seguras as suas operações.

E dentro desta perspectiva, o arquivo CONEMB e os demais arquivos que seguem as especificações de layouts do EDI PROCEDA se tornam fundamentais quando houver um prévio acordo de troca de informações entre as partes envolvidas.

Apesar de ser um documento condicional, o CONEMB potencializa a comunicação com seus parceiros comerciais e traz uma série de vantagens para qualquer transportadora ou empresa que tenha um departamento de transporte. Para que você entenda melhor esses benefícios, listamos seus desdobramentos nos tópicos abaixo.

Maior agilidade na troca de informações

Graças ao CONEMB, não será mais necessário enviar documentos fiscais por e-mail ou outra forma mais burocrática. Isso porque as informações serão enviadas automaticamente pelo sistema de gestão utilizado pela empresa.

Os embarcadores receberão os dados diretamente nos seus sistemas (ou manualmente, se preferirem). Percebe-se que não é exigida a interferência de pessoas nesse procedimento. Os computadores trabalham um enorme volume de informações em poucos segundos, o que torna o processo mais ágil e seguro.

Além disso, o fato de todas as informações serem aglomeradas em uma única plataforma de gestão facilita a consulta de documentos pelos gestores e colaboradores, quando necessário.

Aumento da produtividade

A automação dos processos na sua empresa diminui o tempo gasto dos colaboradores em atividades burocráticas. Também permite o maior foco em atividades mais estratégicas, agregando mais valor ao seu trabalho.

Redução de custos

Como parte relevante das operações será realizada automaticamente pelos softwares, a primeira economia observada é a redução de despesas administrativas. Ou seja, os gastos relacionados aos colaboradores destacados para efetuar as atividades.

Também serão diminuídos os custos com materiais físicos, como papéis, impressões, tintas, entre outros, bem como armazenamento, organização e recuperação de documentos que sofreram desgastes naturais com o transcorrer do tempo. Seus parceiros também são beneficiados economicamente, já que parte de seus processos são automatizados.

Diminuição de erros

Erros são comuns de ocorrer dentro de empresas com processos manuais de entrada de dados, principalmente na realização de atividades complexas e burocráticas (como o manejo de informações fiscais). Porém, os computadores conseguem trabalhar um grande volume de informações sem incorrer nas mesmas falhas que humanos. Entre os gargalos que serão eliminados com a tecnologia estão:

• erros matemáticos;
• falhas na digitação dos dados;
• perdas e desvios de documentos;
• confusão na leitura dos documentos;
• esquecimentos na inserção de dados de documentos;
• falhas na expedição de cargas e mercadorias.

Melhor imagem da empresa perante o mercado e relações com parceiros

De forma geral, investir em tecnologia demonstra que seu negócio está preocupado em adotar as melhores práticas para se manter sempre relevante no mercado. Também transmite a imagem de a empresa ser mais moderna e atualizada do que outras no mercado.

Além disso, quanto menor for a burocracia para trabalhar com a sua empresa, mais atrativa ela será para os parceiros comerciais. Isso porque eles sabem que a tecnologia proporciona uma comunicação mais ágil, segura e transparente.

Percebe-se que a utilização dos arquivos EDI do padrão PROCEDA podem trazer muitos benefícios para sua empresa. O arquivo CONEMB é uma tecnologia que cria grandes vantagens competitivas para sua transportadora, já que reduz seus custos, melhora a comunicação com outras empresas, aumenta a produtividade e melhora a sua imagem no mercado.

Ficou interessado nessa tecnologia e quer se aprofundar sobre o assunto? Então, leia já o nosso artigo super completo que explica com mais detalhes: O que é EDI em transpores e logística!