Baixar XML de NFe e CTe e armazena-los é realmente necessário ?

A NFe (Nota Fiscal Eletrônica) e o CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) já são uma realidade na vida de todas as empresas brasileiras, e uma dúvida que surge nos departamentos contábeis e financeiros é quanto a obrigatoriedade de se baixar xml das nfe e cte, e como armazena-los, já que estavam acostumados a manter seus arquivos fiscais em papel, até porque tanto notas como conhecimentos eram impressos em formulários controlados.

Muitas opiniões divergentes surgem com relação a esta questão: É realmente necessário baixar xml das nfe e cte e guardar, ou como se tratam de arquivos eletrônicos, guardar apenas o DANFE (ou o DACTE no caso do CTe) já resolve? E como esta questão tem sido recorrente no dia-a-dia escrevemos este artigo para esclarecer os principais dúvidas dos nossos clientes

Caso você tenha dúvidas sobre o que é NF-e, DANFE, CT-e e DACTE não deixe de ler o nosso artigo que fala sobre DANFE e XML de NF-e.

Preciso guardar o arquivo XML das NF-e e CT-e que eu emitir ?

Sim, da mesma forma que você guardava uma via da Nota Fiscal ou do Conhecimento de Transporte quando emitia em formulário ou talão, agora com a Nota Eletrônica e com o Conhecimento Eletrônico é necessário guardar os arquivos XML assinados e autorizados pela SEFAZ, pois eles é que tem validade perante o fisco, já que o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) e o DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) como o próprio nome já diz, são apenas “documentos auxiliares”, impressos em papel comum a qualquer momento.

Fonte: SEFAZ – Portal NFe

É obrigatório baixar e armazenar o arquivo XML da NFe e CTe recebidos ?

Exatamente, da mesma forma que é obrigatório armazenar as notas e conhecimentos emitidos, também se faz necessário o armazenamento dos arquivo xml das NF-e e CT-e recebidos, no caso da compra e transporte, conforme estabelece a legislação vigente:

CAPITULO VI
 DA ESCRITURAÇÃO, GUARDA E ARMAZENAMENTO

Artigo 33 - O emitente e o destinatário da NF-e deverão:

I - conservar a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e 
responsabilidade, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do 
ICMS, mesmo que fora da empresa, para apresentação ao fisco quando 
solicitado; (Redação dada ao inciso pela Portaria CAT-123/10, de 
06-08-2010, DOE 07-08-2010; Efeitos a partir de 01-08-2010)

II - utilizar o código “55” na escrituração da NF-e, para identificar 
o modelo.

Fonte: SEFAZ/SP - Legislação Tributária - Portaria CAT 162/2008

Qual o prazo para guarda dos arquivos XML ?

Conforme estabelece a legislação vigente (Art 202 do RICMS), segue a mesma regra que já valia para as notas fiscais em papel, tanto para notas de entrada como notas de saída, o prazo mínimo é de 5 anos+1 (5 anos além do exercício vigente):

Artigo 202 - Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, 
guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto
deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, e, 
quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente,
até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele
prazo (Lei 6.374/89, art. 67, § 5º).

Fonte: SEFAZ/SP - Regulamento do ICMS - Artigo 202

Quem emite a NF-e ou CT-e deverá enviar o arquivo XML ao destinatário ?

Sim, conforme estabelece a portaria CAT N 162/2008, ART 13, cabe sim ao emissor do documento fiscal eletrônico, seja ele NFe ou CTe, o envio ou a disponibilização de um local para download, onde o contribuinte poderá baixar xml da nota:

§ 6º - Deverá ser encaminhado ou disponibilizado “download” do arquivo 
da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso, conforme 
padrão estabelecido por Ato COTEPE: (Redação dada ao parágrafo pela 
Portaria CAT-30/11, de 04-03-2011; DOE 05-03-2011; Efeitos a partir de
1º de julho de 2011)
1 - ao destinatário da mercadoria, pelo emitente da NF-e imediatamente
 após o recebimento da autorização de uso da NF-e;
2 - ao transportador contratado, pelo tomador do serviço antes do 
início da prestação correspondente.

Fonte: SEFAZ/SP - Legislação Tributária - Portaria CAT 162/2008

O fato é que nem sempre os fornecedores enviam os arquivos XML das notas emitidas, e quando emitem, mesmo assim no dia-a-dia muitas empresas que recebem estes arquivos não sobra tempo para organizar um arquivo fiscal com os arquivos recebidos, porém isso é muito importante para evitar penalidades!

Além de atender as exigências do fisco, existem outros benefícios em receber ou baixar XML de NFe e CTe ?

Os arquivos XML por obedecerem uma estrutura de dados padronizada oferecem diversas facilidades para as empresas, por exemplo:

1. Se o seu software estiver preparado para ler arquivos XML, você poderá baixar xml das notas de compra e aproveitar os dados contidos neles para efetuar os lançamentos de entrada em estoque sem erros e sem retrabalho;
2. Você também poderá baixar xml para dar entrada no seu contas a pagar a partir dos dados destes arquivos, evitando a redigitação, eliminando erros e agilizando os lançamentos;
3. O seu departamento contábil poderá aproveitar os arquivos XML para escrituração contábil e fiscal;
4. Se você é uma Transportadora, além dos benefícios acima, você poderá receber ou baixar XML das NFe das mercadorias a serem transportadas e aproveitar os dados eles para agilizar e tornar mais segura a emissão dos CTe e MDFe na sua empresa.

Posso fazer download do XML da NF-e se o meu fornecedor não enviar e nem disponibilizar local para baixar ?

Neste caso, você poderá utilizar uma ferramenta como o XML Protegido que baixa os arquivos xml diretamente da SEFAZ e os armazena em uma núvem segura pelo prazo que exige a legislação.

Cabe observar que só é possível baixar da SEFAZ os XML dos últimos 3 meses, então é realmente muito importante que se providencie o quanto antes o processo de armazenamento seguro destes arquivos afim de evitar penalidades. Para lhe ajudar a manter o seu arquivo fiscal em dia e evitar multas do fisco pela falta de xml, existe uma ferramenta chamada XML Protegido que além de baixar xml do SEFAZ diáriamente de forma automática, ainda faz o armazenamento seguro deles. Se você já é cliente da Datamex, entre em contato com a nossa equipe de Suporte Tecnico, e se ainda não é nosso cliente, fale com a nossa equipe Comercial para conhecer esta solução.

Sobre a Datamex

A Datamex Tecnologia é especializada no desenvolvimento de Software de Gestão Empresarial, e trabalha a mais de 11 anos com foco em Empresas de Logística, atendemos principalmente Transportadoras, Armazéns Gerais e Operadores Logísticos, e estamos à sua disposição para prestar orientações e para lhe apresentar o nosso Software TMS e Emissor de CT-e e MDF-e, RPA, Gestão Financeira e Gestão de Frotas, uma solução que já está preparada para cumprir todas exigências da legislação vigente, inclusive com integração com as principais administradoras de pagamento eletrônico de frete para pagamento do frete aos terceiros por meios homologados pela ANTT, e geração do respectivo CIOT. Entre em contato e solicite maiores informações sobre o nosso Software de Gestão para Transportadoras com RPA, CTe, MDFe, CIOT e muito mais!

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