O que é averbação de cargas e qual sua importância no transporte?
A averbação de cargas é um procedimento obrigatório segundo a legislação vigente, através do qual o responsável pela contratação do seguro da carga deve informar eletronicamente à companhia seguradora os detalhes do frete e da mercadoria transportada, para que em caso de ocorrência de um sinistro com a carga, a mesma tenha a cobertura contratada na apólice de seguro.
E você sabe o que é averbação de cargas? Gostaria de saber como automatizar as averbações de seguro de cargas e ganhar segurança no dia-a-dia da sua transportadora? Então leia até o fim este artigo onde vamos tirar as suas principais dúvidas sobre o assunto.
Como gestor você certamente busca evitar prejuízos e também está sempre em busca de oportunidades para controlar e reduzir gastos.
O transporte é um dos principais custos logísticos, principalmente quando existe alto índice de sinistro ou roubo de cargas. Por isso, é muito importante fazer averbação para transporte de cargas, garantindo cobertura em caso de acidentes e minimizando os riscos.
O que é averbação de cargas?
A averbação é o ato de informar à companhia seguradora os dados referentes às notas fiscais e as características das mercadorias que foram embarcadas para transporte, para que tenham a devida cobertura em caso de sinistro. Dessa forma, os prejuízos aos envolvidos são minimizados.
Além disso, a portaria 247 da Superintendência de Seguros Privados (SUSEP) estabelece que as transportadoras devem averbar todos os conhecimentos, sem exceção, diariamente e antes do início da viagem. Caso ocorra um sinistro e existam documentos não averbados (ou averbados após a viagem), a seguradora tem o direito de recusar a indenização.
A importância da apólice de seguro RCTR-C
Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga (RCTR-C) é o nome do seguro obrigatório do transportador. Esse é o seguro por meio do qual ele pode solicitar o reembolso à seguradora em caso de prejuízo.
Na prática, a RCTR-C é a garantia de ressarcimento do embarcador — e é depois reembolsado pela seguradora até o valor limite da garantia fixada na apólice.
Além de ser uma forma de proteger as partes envolvidas no negócio, a averbação é necessária para o cumprimento da legislação, inclusive com a adoção do MDFe 3.0. Ou seja, nenhuma carga deve ser transportada sem que todos os conhecimentos tenham sido informados à seguradora.
Principais dados informados em uma averbação de cargas
Para realizar o processo de averbação de seguro de carga no transporte é preciso informar para a seguradora uma série de dados. Veja, a seguir, quais são os principais deles:
- o valor total da carga transportada;
- o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e sua chave de acesso;
- os dados do veículo de carga;
- a identificação da apólice de seguro;
- os dados do motorista.
O valor é o principal item a ser destacado. Isso porque as apólices de seguros têm limites de cobertura e, caso o valor ultrapasse esse teto, a carga não pode ser coberta. Outro fator é que esse valor será usado como base para o ressarcimento e, se ele não estiver informado, a seguradora não tem a responsabilidade de arcar com as perdas.
Os dados do CT-e são fundamentais para comprovar a rota a ser seguida, bem como quais são as mercadorias transportadas. Assim, é possível identificar produtos perecíveis, frágeis, químicos, perigosos e outros.
Já os dados do motorista e do veículo são necessários para comprovar que o condutor e o veículo são realmente os que constam no seguro. Por esse motivo, é essencial fazer a averbação com os dados corretos e completos do motorista que seguirá com a carga.
No caso da apólice, ela é importante para confirmar que a carga foi averbada e tornar possível a obtenção do seguro e do reembolso, caso necessário.
Como executar a averbação de cargas?
A averbação de cargas pode ser realizada de duas maneiras, ou seja, tanto de forma manual através do site da companhia seguradora, quanto de forma eletrônica por meio da integração do sistema de gestão de transportes (TMS) da transportadora com o sistema da seguradora.
Como fazer a averbação manual de cargas
No processo manual de averbação do seguro de cargas, a transportadora precisa repassar os dados de cada carga a ser transportada para a seguradora. Geralmente, esse processo é realizado com o auxílio de planilhas ou arquivos de texto ou até feito manualmente em um formulário no site da seguradora.
Em muitos casos, é preciso entrar em contato com a empresa para confirmar os valores dos prêmios. Vale destacar, ainda, que o tempo necessário para fazer o processo de forma manual é muito maior. Isso reduz a produtividade da equipe e aumenta o custo operacional.
Riscos da averbação manual de seguro de cargas
Apesar de sua importância e obrigatoriedade de se averbar as cargas antes de realizar o transporte, é comum que muitas transportadoras que optaram pela averbação manual de cargas acabem negligenciando essa atividade (muitas vezes pela correria do dia a dia). O resultado é que, elas acabam expostas a um grande risco, pois em caso de sinistro poderão ter a indenização negada pela companhia.
Nesse caso, as chances de erro são significativas, visto que são exigidas várias informações que podem ser facilmente trocadas, esquecidas ou inseridas com erros. Se isso acontecer, a empresa também poderá ficar descoberta e ter de arcar com todos os prejuízos em caso de sinistro.
Outro ponto muito importante que cabe destacar é o fato de que se o operador na transportadora esquecer de averbar uma carga no meio do mês, e ocorrer um sinistro com uma outra carga, mesmo que a carga sinistrada tenha sido averbada, existe grande chance de a companhia seguradora negar a indenização, sob alegação de risco de fraude, o que está respaldado pela legislação vigente, e sendo assim, não aconselhamos a averbação manual e indicamos fortemente que as empresas optem pela averbação eletrônica de cargas.
Como realizar a averbação eletrônica de cargas
O processo de averbação eletrônica do seguro de cargas traz mais segurança às transportadoras, pois evita erros de digitação, uma vez que os dados saem diretamente do sistema TMS da transportadora para o sistema da seguradora.
O primeiro passo é conhecer o layoute EDI utilizado pela companhia seguradora, que contém todas as informações necessárias para a averbação de transporte de cargas. Este arquivo é fornecido pela própria seguradora.
Com ele em mãos, o próximo passo é adaptar o sistema da sua transportadora para criar o arquivo de averbação — ou seja, um documento com as informações contidas no leiaute, que são capturadas de forma automática pelo sistema. Após a emissão do CT-e ou MDF-e, o arquivo é gerado.
OBSERVAÇÃO: Clientes que utilizam o TMS Datamex já tem a sua disposição as integrações prontas com todas as companhias seguradoras do mercado nacional.
Pode ser que a seguradora também solicite o arquivo XML. Nesse caso você tem duas alternativas:
- configurar o software para enviá-lo por e-mail sempre que for criado um novo CT-e ou MDF-e;
- juntar os arquivos de um determinado período e enviar em lote ou em um arquivo compactado à seguradora.
Como automatizar o processo
Para evitar erros, esquecimentos e garantir a segurança e a produtividade no processo de averbação para transporte de cargas, é recomendável o uso de um sistema de gestão de transportes (TMS) que possua capacidade de integração e transmissão automática de dados via EDI dentro dos padrões estabelecidos pelas seguradoras, um exemplo desse tipo de sistema é o Emissor de CT-e e MDF-e do TMS Datamex. Dessa forma, o processo fica automatizado de ponta a ponta, o que garante a segurança dos dados, a confiabilidade e a velocidade da operação.
Depois que o sistema for devidamente configurado, ele carrega os dados automaticamente e, passará a realizar de forma automatizada as averbações do seguro de cargas a cada frete.
Para garantir máxima segurança e produtividade para a transportadora e seus clientes, siga as dicas apresentadas e utilize um sistema para automatizar o processo. Agora que você já sabe como funciona a averbação, descubra 7 dicas certeiras de segurança para evitar roubo de carga.