Você sabe o que é o DANFE e o XML da NFe ?

Publicado por Fábio Cunha em NF-e / NFS-e, SPED.

O XML de nota fiscal eletrônica (NF-e) é a parte mais importante desse documento. É ele que garante a validade jurídica da transação.

DANFE e XML Como Funcionam

Com a popularização da NF-e, a diferença entre o DANFE e o XML, itens que compõem a nota, e as finalidades de cada um têm gerado muitas dúvidas e mal-entendidos. Para dar fim às dúvidas dos leitores, vamos hoje abordar esse assunto e procurar responder as dúvidas mais comuns no dia a dia de empresas e clientes.

O que é NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) ?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento que existe apenas em formato digital, ou seja, é emitido e armazenado eletronicamente e substitui os antigos modelos de notas fiscais em papel, e da mesma forma serve para documentar as operações de venda, circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços ocorridas no mercado. Cabe salientar que a venda de mercadorias ou a prestação de serviços sem a emissão da respectiva nota configura crime de sonegação.

A NF-e é parte do projeto SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, desenvolvido pelo Governo Brasileiro, e foi instituída pelo Ajuste SINIEF 07/2005. Desde o fim de 2010, ela é obrigatória sempre que a empresa estiver em Estado diferente da compradora, fizer operações com a administração pública ou comércio exterior, e hoje a obrigatoriedade se extendeu para todas operações, mesmo dentro do mesmo estado ou cidade.

O que é arquivo XML da NFe ?

Como todo documento fiscal, a NF-e também possui um formato padronizado. Nesse caso, por ser um documento eletrônico, foi adotado então um formato de arquivo digital padrão que permite o reaproveitamento das informações em outros sistemas, facilitando a escrituração contábil e fiscal e agilizando a entrada dos dados em sistemas de gestão financeira, estoque e logística nas empresas, assim como também facilitando as ações do fisco.

XML significa “eXtensible Markup Language”, que nada mais é do que uma linguagem de computador, que cria um formato de arquivo com seções de dados bem definidas e facilita muito a interpretação por parte de qualquer sistema – e até mesmo para um ser humano que precise abrir diretamente o arquivo para ler o seu conteúdo.

Nos mundos do comércio e da tributação, o XML é a versão digital da NF-e. É nessa linguagem que vai o arquivo transmitido para a Receita Federal ou SEFAZ. O mesmo programa de computador pode produzir uma versão em formato PDF, mais fácil de ler para o ser humano. Mas é a versão em XML que tem validade jurídica. A versão impressa da NF-e não tem valor jurídico ou fiscal.

Para emitir esse tipo de arquivo em XML, a empresa ou o microempreendedor individual precisa de um certificado digital. Esse procedimento garante a autenticidade do documento perante a autoridade tributária municipal, estadual ou federal. Certificados digitais são fornecidos por empresas especializadas e têm validade (por exemplo, um ano A1 ou até 3 anos, A3). Depois, é preciso renová-lo para continuar emitindo notas fiscais eletrônicas.

Exemplo de Arquivo XML de NFe

Exemplo de Arquivo XML de NFe

Quais informações estão no XML de Nota Fiscal?

As principais informações presentes no XML são:

  • dados do emissor e do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço completo etc.;
  • descrição, quantidade, valor e informações tributárias dos produtos, inclusive ICMS;
  • dados sobre transporte e frete, inclusive quem é o responsável pelo transporte;
  • dados de cobrança, como endereço e forma de pagamento (se à vista, parcelado, etc.).

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E o que é o DANFE ?

Já que a NF-e existe apenas em formato digital, foi criada uma espécie de espelho padrão para acompanhar fisicamente as mercadorias. Daí então nasceu o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE, que reproduz as principais informações que constam no respectivo arquivo XML. Em regra, o DANFE é gerado em um arquivo PDF e costuma acompanhar o arquivo XML por e-mail sempre que emitimos ou recebemos uma nota fiscal eletrônica.

A emissão do DANFE é obrigatória em algumas situações:

  • sempre que houver transporte de mercadorias;
  • se o destinatário não é contribuinte credenciado para a emissão de NF-e (ou seja, pessoa física).

O DANFE contém informações como a relação de itens, valor, destinatário etc., facilitando o trabalho da fiscalização.

Exemplo / Modelo de DANFE

Exemplo de um modelo de DANFE (Apenas ilustrativo)

Como gerar o DANFE e quais informações devem constar nele?

O DANFE pode ser gerado por um software, que automatiza a produção desse documento conforme as informações do XML de nota fiscal. No caso de ser impresso (e não apenas enviado por e-mail), isso pode ser feito em papel comum, exceto papel jornal, de tamanho no mínimo A4 (210 x 297 mm) e no máximo Ofício II (230 x 330 mm). É importante garantir o contraste na impressão para permitir para a leitura do código de barras.

Acredite se quiser: as regras da Receita Federal incluem exigências sobre a tipografia do DANFe: os caracteres devem ser impressos nas fontes Times New Roman ou Courier New. A boa notícia é que elas estão em todos os computadores.

As principais informações obrigatórias do DANFE são as seguintes:

Chave de Acesso

A chave de acesso é uma parte fundamental do DANFE, já que fornece acesso ao XML de Nota Fiscal, que é o documento que realmente tem valor juridicamente. Ela possui 44 dígitos e deve ser impressa em onze blocos de quatro dígitos cada. Tem mais: a chave deve constar em todas as folhas do DANFE.

Dados do Emitente

Esse campo deve conter, no mínimo:
  • nome ou razão social;
  • endereço completo (rua, número, complemento, bairro, município, UF, CEP);
  • telefone.
Essa parte também pode incluir elementos como logotipo ou marca da empresa. O importante é que essas informações não atrapalhem a clareza dos dados obrigatórios.

Quadro Fatura/Duplicatas

Trata-se de tabela com o código dos produtos transportados, sua descrição e o código de Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). Também é obrigatório incluir nessa parte do DANFE:
  • CST (Código de Situação Tributária);
  • CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações);
  • unidade;
  • quantidade;
  • valor unitário;
  • valor total;
  • base de Cálculo do ICMS próprio;
  • valor do ICMS próprio;
  • alíquota do ICMS.

Reservado ao Fisco

Deve-se deixar no DANFE um espaço vazio de uso exclusivo da fiscalização tributária.

Quadro do Transportador

O campo “Identificação da Modalidade do Frete” deverá ser preenchido com um número, de acordo com esta tabela:

  • 0 – Emitente;
  • 1 – Dest/Rem;
  • 2 –Terceiros;
  • 9 – Sem Frete.

Isso informa à autoridade de quem é a responsabilidade pelo transporte da mercadoria (“Frete por Conta”).

Verso em branco

Até 50% do verso de qualquer folha do DANFE pode ser utilizado para continuar as informações em “Dados dos Produtos/Serviços”, “Informações Complementares”, ou uma combinação dos dois. Pelo menos metade do verso, contudo, deve ser deixada em branco.

Como funciona a emissão da NF-e ?

O processo de emissão da NFe consiste nas seguintes etapas:

  1. O Software Emissor de NF-e (ou ERP) do Contribuinte deverá gerar um arquivo XML dentro do formato estabelecido pelo manual de integração da NFe fornecido pela receita;
  2. O arquivo XML deverá ser “assinado” com um Certificado Digital padrão ICP-Brasil do contribuinte (empresa emissora);
  3. O sistema deverá transmitir o arquivo assinado para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado;
  4. A plataforma de autorização de NF-e da SEFAZ irá devolver o protocolo de autorização da NFe ou o código de erro no caso de algo ter dado errado;
  5. Uma vez que a nota tenha sido autorizada, o sistema deverá transmitir por email ou disponibilizar em portal na web para download o arquivo XML assinado e o PDF do DANFE, para o destinatário e transportador;
  6. Também poderão ser impressas quantas vias do DANFE quantas forem necessárias, tanto para acompanhar o trânsito das mercadorias, como para outras finalidades.

 

O DANFE substitui o arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica ?

Não, é muito importante ter em mente que o DANFe não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, ele apenas serve para facilitar o acesso aos dados da nota, já que traz a chave de acesso da NF-e (sequência de números abaixo do código de barras) , permitindo  que o recebedor confirme a existência e validade da nota fiscal através de uma rápida consulta via internet no site da Receita Federal ou da Secretaria da Fazenda. A chave de acesso sempre virá expressa em números e com o respectivo código de barras, permitindo a rápida leitura com um leitor apropriado.

E como fica o meu arquivo fiscal? Posso guardar apenas o DANFE das notas de compra e venda ?

Não, já que a Nota Fiscal Eletrônica é um documento eletrônico, e sendo assim torna-se obrigatória a guarda do arquivo XML no arquivo fiscal da empresa por pelo menos cinco anos, conforme estabelece a legislação. Em caso de fiscalização no seu negócio, o Fisco solicitará os arquivos XML das notas de um determinado período, os quais deverão ser apresentados, sob pena de multas por cada arquivo não apresentado.

Lembre-se de que o documento juridicamente válido, do ponto de vista da Receita Federal e das Secretarias da Fazenda, é o XML de Nota Fiscal, e não o DANFE.

Qual é a melhor forma de armazenar o XML de nota fiscal?

Manter cópias dos XML de nota fiscal nos computadores da empresa é muito arriscado. Em caso de qualquer pane ou outro tipo de problema, os arquivos podem ficar irrecuperáveis. O ideal é hospedar os arquivos fiscais “na nuvem”, ou seja, em servidores terceirizados acessíveis pela internet. As empresas fornecedoras desse serviço são especialistas em backup e segurança. Além disso, isso garante que, mesmo se ocorrer um desastre nos computadores ou instalações da empresa, os XML estarão protegidos.

O XML de nota fiscal e o DANFE são itens importantes para quem trabalha com comércio ou transporte. Conhecer como esses documentos funcionam e quais informações devem constar neles permite estar em dia com as obrigações tributárias. Se os requisitos são muitos, também não há dúvidas de que a NF-e tornou todo o processo mais simplificado, especialmente no transporte de carga. As informações ficam armazenadas de forma completa e segura em um único arquivo digital, transmitido diretamente para a Receita (SEFAZ), garantindo a validade jurídica da transação.

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