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Termo de Autorização de Fretamento (TAF) e Número de Registro Estadual – Tudo que você precisa saber

A legislação brasileira exige documentos específicos para qualquer empresa que presta serviços de transporte, um deles é o Termo de Autorização de Fretamento — TAF e o Número de Registro Estadual, registros necessários para empresas que desejam prestar o serviço de transporte passageiros, seja para viagens estaduais, interestaduais ou internacionais.

Como se trata de documentos obrigatórios, trouxemos este artigo que explica como funciona o TAF e em que se diferencia do Número de Registro Estadual, entre outros tópicos importantes sobre o assunto. Boa leitura!

Qual é a finalidade do Termo de Autorização de Fretamento — TAF?

O objetivo do TAF é permitir que as pessoas jurídicas legalmente constituídas transportem pessoas em regime de fretamento.

A emissão desse documento é um ato de Diretoria Colegiada da ANTT, que será publicado no Diário Oficial da União (DOU). Isso significa que todos poderão consultar se uma determinada empresa tem essa autorização.

De acordo com a Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), o TAF ainda permite que a empresa consiga a licença de viagem para fretamento turístico, eventual ou contínuo.

Qual é a diferença entre TAF e Número de Registro Estadual?

O número de registro estadual pode ser obtido junto ao órgão regulador de trânsito do seu Estado. Ele deverá ser informado no ato do preenchimento do Conhecimento de Transporte eletrônico para Outros Serviços (CTe OS).

Ele é obrigatório somente nos casos em que o serviço é prestado dentro do mesmo Estado. Por exemplo, se um transportador leva pessoas de um município para outro dentro de Minas Gerais, ele deverá conseguir o registro estadual perante órgão de regularização de transporte do Estado.

Como solicitar o TAF e qual é a documentação necessária?

A ANTT traz um amplo rol de documentos e exigências para emissão do TAF. Veja quais são eles nos tópicos abaixo.

Requerimento e documentos da empresa

Primeiro, a empresa de transportes deverá preencher o “Modelo de Requerimento para Cadastros e Obtenção de Termos de Autorização” disponível no portal oficial da ANTT e encaminhá-lo ao órgão junto aos seguintes documentos:

cópia do contrato ou estatuto social da empresa atualizado e com objeto social compatível com fretamento;
cópia do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) com atividade econômica principal ou secundária de transporte coletivo (são os CNAEs 4929-9/02 ou 4929-9/04);
certidões negativas (ou positivas com efeitos negativos) de débitos tributários, de débitos da Secretaria Municipal da Fazenda e de débitos trabalhistas;
certificado de regularidade do FGTS.

Caso a empresa deseje fazer fretamento turístico, ela deverá apresentar o certificado de cadastro no Ministério do Turismo.

Documentos dos sócios

Os sócios da empresa de transporte devem apresentar:

cópia do RG, CPF, CNH e título de eleitor;
prova de regularidade de votação;
certidão de antecedentes criminais federais e estaduais.

Requisitos e documentos dos veículos

Ainda será necessário que a frota cumpra alguns requisitos. São eles:

os veículos devem ser do tipo ônibus ou micro-ônibus e atender aos requisitos do CONTRAN para transporte coletivo de passageiros;
micro-ônibus devem ter idade de fabricação de até 15 anos;
ônibus podem ter qualquer idade de fabricação e devem seguir a Resolução ANTT n.º 4.130/13.

Se os veículos preenchem as exigências acima, o transportador devera apresentar os seguintes documentos:

cópia autenticada do Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV) do exercício atual ou anterior, emitido pelo DETRAN do seu Estado;
anuência expressa do órgão responsável por restrições no CRLV, se houver;
certificados de segurança veicular (CSV), expedidos para os veículos inspecionados pela ANTT;
apólices dos seguros de responsabilidade civil em nome da empresa cadastrada e vigentes.

Ressalta-se que não será exigido o envio do CSV para veículos novos (zero quilômetro) pelo período de um ano, contado da data de aquisição dos veículos. Nesse caso, o transportador deverá apresentar cópia autenticada da nota fiscal do chassi para cadastrar o veículo.

Encaminhamento

O transportador deverá enviar os documentos à ANTT, que encaminhará a documentação à Gerência de Habilitação de Transporte de Passageiros (GEHAB/SUPAS), localizada no Distrito Federal, em Brasília. A análise documental será feita dentro de 45 dias úteis a partir do recebimento pela ANTT.

Caso haja qualquer pendência para o cadastro, a transportadora será comunicada para resolvê-la no prazo de 60 dias úteis, contados da data de comunicação. Se a pendência não for solucionada dentro desse período, o processo será arquivado.

Cadastro dos motoristas

Essa etapa é realizada depois da publicação do TAF no DOU. A ANTT concederá à empresa acesso ao Sistema de Autorização de Viagem, página em que a empresa poderá fazer um pré-cadastro online de seus motoristas.

Após isso, a transportadora ainda deverá solicitar as certidões negativas criminais federais e estaduais de cada motorista, assim como a CNH, e enviá-las à GEHAB/SUPAS.

Os motoristas precisam estar registrados na empresa, mas o dono do negócio também pode ser o condutor, desde que tenha os cursos e a habilitação necessários para realizar o transporte de passageiros.

Como é feita a atualização do TAF?

O TAF tem um prazo de vigência indeterminado. Isso significa que não será necessário realizar todo o procedimento para obtê-lo novamente. Entretanto, é preciso renovar a documentação a cada 3 anos perante a ANTT. Isso é necessário pelo fato de que as empresas podem alterar suas frotas e seus motoristas, bem como renovar seus CRLV, CSV, seguros etc.

Quais são as penalidades pela ausência ou inadequação das informações?

Enviar informações erradas para a ANTT faz com que a empresa não consiga o TAF. Além disso, deixar de atualizar os documentos a desautorizará a prestar o serviço. Essa situação que tornará a empresa impedida de:

realizar o transporte de pessoas interestadual ou internacional de passageiros,
obter licença de viagem para fretamento turístico, eventual ou contínuo.

A organização transportar pessoas sem o TAF implicará em multas pesadas, além de poder levar à condenação com Declaração de Inidoneidade, documento que torna a empresa inabilitada para explorar serviços públicos ou ser contratada pelo Poder Público por um determinado período de tempo.

Quais as principais Mensagens de Rejeição do CTe OS?

Desde o dia 15/10/2018 a Receita Federal começou a validar os CTe OS emitidos, e rejeitando-os em alguns casos, conforme segue:

Rejeição 840: Termo de Autorização de Fretamento é obrigatório para transporte de pessoas rodoviário interestadual

Esta mensagem de rejeição é exibida quando o estado de origem é diferente do estado de destino (transporte interestadual) e não foi informado o número do TAF, que é obrigatório neste tipo de transporte.

Rejeição 839: Número do Registro Estadual é obrigatório para transporte de pessoas rodoviário nas operações internas.

Já esta mensagem de rejeição surge quando estado de origem for igual ao estado de destino (transporte intermunicipal), não foi informado o Número do Registro Estadual, que é obrigatório no transporte dentro do mesmo estado.

Conclusão

O Termo de Autorização de Fretamento — TAF é um documento basilar para a realização de transporte de pessoas, já que será a partir dele que a empresa conseguirá autorização para fazer transporte eventual, contínuo ou turístico. Em razão da sua importância, é recomendável utilizar um sistema de gestão para gerenciar a documentação da empresa e da sua frota e assegurar que ela esteja sempre atualizada.

Tem alguma dúvida sobre o TAF, Número de Registro Estadual ou outro documento para empresas de transporte? Comente sobre ela no post!

Entenda o que é 3PL, 4PL e 5PL na logística!

By: Fábio Cunha

Os provedores logísticos trazem muitas soluções interessantes aos varejistas, indústrias ao mercado em geral, além de contribuir para o desenvolvimento dos negócios, já que eles tratam das demandas de logística conforme a necessidade de cada empresa. A aplicação mais conhecida desse tipo de estratégia é denominada 3PL, sendo fundamental que o gestor entenda esse conceito para garantir a qualidade das operações logísticas de sua empresa.

Saber sobre as estratégias 3PL, 4PL e 5PL é tema importante para entender quais são melhores para satisfazer às necessidades do seu negócio.

Quer saber mais sobre o assunto? Nos tópicos abaixo, respondemos às 7 principais dúvidas que os profissionais do ramo logístico têm sobre o assunto. Confira!

1. O que é 3PL exatamente?

3PL significa Third Party Logistics ou Operador Logístico Terceirizado e se trata da contratação de uma empresa terceirizada que apoia, em várias ou todas, as etapas de operações de remessa dos contratantes. Por essa razão, são responsáveis pelos procedimentos de armazenagem, separação, expedição, transporte e distribuição em uma cadeia de negócios.

Alguns operadores são especializados em determinados segmentos do mercado, como gestão de fretes, remessas internacionais etc. Além disso, alguns deles possibilitam que o contratante acompanhe a movimentação de estoque e controle do inventário em tempo real, sendo necessário utilizar um software de gestão, desenvolvido especialmente para empresas do ramo.

2. Qual é a origem do 3PL?

Diferentes níveis de terceirização são empregados nos diversos modelos de operação logística de cada empresa no mercado. e a sigla PL é utilizada para designar o nível de terceirização dentro da cadeia logística, ou seja, o quanto de suas demandas são tratadas internamente e quais são terceirizadas, conforme segue:

1PL: fornecedor;
2PL: comprador;
3PL: operador logístico terceirizado;
4PL: gestor da cadeia de suprimentos — supply chain management.

Apesar de o operador sempre ter existido no comércio, a evolução houve a partir da necessidade de redução de níveis de estoques nas décadas de 70 e 80, e pressões naturais do mercado para a redução de custos operacionais. Isso fez com que os gestores precisassem se concentrar nas suas atividades principais e delegar atividades logísticas para os operadores terceirizados.

3. Quais são as aplicações do 3PL?

De forma geral, há quatro formas de funcionamento de empresas que prestam serviços 3PL. Entenda quais são elas:

standard (padrão): são executadas operações logísticas mais básicas, como coletas de itens, empacotamento, distribuição e armazenagem. Ressalta-se que as terceirizadas não estão restritas a essas atividades;
desenvolvimento de serviços: são realizadas atividades mais avançadas, como cross-docking e tracking (rastreamento), disponibilização de um sistema de segurança personalizado, entre outros;
adaptação ao cliente: a contratada desempenha as atividades logísticas de forma completa, melhora a logística do cliente e personaliza o serviço de acordo com as suas necessidades;
desenvolvimento do cliente: esse é o nível mais complexo que uma empresa 3PL pode alcançar. Ela também toma conta de forma completa de todas as atividades logísticas e se integra ao cliente.

4. Qual é a diferença para os outros PLs?

Neste tópico, aprofundamos mais sobre as diferenças entre o 1PL, 2PL, 3PL, 4PL e 5PL.

1PL — First-party Logistics

Também encontrado como logística primária, a empresa é responsável pela cadeia logística, ou seja, ela cuida de todas as operações e não terceiriza etapas a um provedor.

2PL — Second-party Logistics

Na secundária, a empresa terceirizada apenas entrega as mercadorias da contratante. O provedor logístico tem sua própria frota e transporta os produtos do estoque até o comprador.

3PL — Third-party Logistics

Aqui, toda a operação logística é terceirizada ao provedor, permitindo que ele atue de forma ampla. Os provedores logísticos organizam os produtos em seus armazéns, e são responsáveis por preparar a entrega e despachá-la.

4PL — Fourth-party Logistics

Esse tipo é similar ao 3PL, porém ainda mais ampla, já que o provedor logístico gerencia de forma mais completa as operações, podendo entrar em contato com os fornecedores e realizar compra de novos produtos, por exemplo.

5PL — Fifth-party Logistics

Por fim, no 5PL, os provedores logísticos atuam de forma estratégica e aplicam a tecnologia para otimizar as operações e reduzir seus custos. Os varejistas utilizam essa alternativa para que o provedor analise os procedimentos e aumente a eficiência do negócio.

5. Como escolher a melhor estratégia PL?

Geralmente, o 1PL é ideal para gigantes do mercado que têm a capacidade de gerir todos seus procedimentos (como a Amazon, por exemplo). Entretanto, isso gera custos bastante elevados e eleva a complexidade da gestão, exigindo um controle bem mais preciso de todo o negócio.

A escolha entre os demais PLs dependerá do tamanho e da complexidade do negócio. Por exemplo, se um grande varejo consegue movimentar de forma plena seus produtos, é viável terceirizar a entrega das mercadorias.

Para e-commerces e varejos médios ou pequenos, por exemplo, é recomendável optar pelo 3PL para que os gestores possam se concentrar em outras atividades e setores do negócio, como a gestão de clientes, negociação com fornecedores, criação de planejamentos etc.

6. Quais são as vantagens do 3PL?

Conhecer os benefícios específicos do 3PL é necessário para que você saiba se essa estratégia será adequada para o seu negócio. Veja quais são eles, a seguir.

Melhor desempenho do negócio

Uma empresa especializada na logística consegue padronizar seus processos e conta com tecnologias de ponta, o que também é aproveitado pela contratante e aumenta seu desempenho operacional.

Diminuição dos custos

Como o 3PL será responsável por toda a logística, a contratante economiza em diferentes custos, como:

embalagem;
armazenamento;
estoques;
pessoal para movimentação de cargas;
custos administrativos (capital humano);
frota de veículos, entre outros.

Satisfação dos clientes

Como as operações logísticas serão mais eficientes, os produtos passarão a ser entregues em prazos menores e em melhores condições, o que melhora a imagem da empresa perante o mercado.

Escalabilidade

Pode-se aumentar a carteira de clientes, o número de serviços prestados e expandir a empresa, de forma geral, sem aumentar os custos logísticos na mesma proporção.

7. Por que contratar um operador logístico 3PL?

Além de conhecer as vantagens do 3PL, é importante conhecer de forma aprofundada outras características dessa estratégia e do trabalho do operador logístico. Veja alguns dos aspectos do 3PL:

coletas e entregas programadas: as coletas e entregas são sempre planejadas e executadas conforme planejado, o que aumenta a satisfação dos clientes;
centralização: toda a operação será unificada em um único local, o que facilita a gestão e também diminui os custos;
atende a demandas oscilantes: a contratada consegue adequar os serviços prestados conforme o aumento ou a diminuição da demanda;
responsabilidade compartilhada: os reflexos de erros por parte do seu negócio são minimizados, já que o operador é responsável pela parte da logística;
integração: atualmente, as terceirizadas utilizam sistemas tecnológicos que podem se integrar com os usados no seu negócio, trazendo mais agilidade e economia.

O 3PL é uma das diversas estratégias que podem ser adotadas por uma empresa para que ela tenha um setor logístico mais competitivo. Entretanto, será necessário encontrar um operador confiável, capaz de satisfazer as necessidades do seu negócio, que proporcione um bom atendimento e, principalmente, que esteja atualizado e contem com modernos softwares de gestão logística.

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Logistica Industrial - conheça os principais desafios

Logística industrial: como lidar com os principais gargalos?

By: Fábio Cunha

Um gargalo pode ser descrito como qualquer falha, ou problema, que torne procedimentos menos produtivos, tornando assim a operação menos eficiente. É válido ressaltar que eles podem ocorrer em qualquer etapa produtiva, inclusive na logística industrial.

Levando em consideração que esse tipo de problema tende a encarecer a produção, além de torná-la menos eficiente e mais demorada, é fácil chegar à conclusão de que eles devem ser eliminados. A questão, é como fazer isso?

Você tem interesse identificar, e resolver, os principais gargalos em sua logística industrial? Veja a seguir quais são alguns dos principais e dicas para resolvê-los. Leia o artigo e tenha sucesso nesta tarefa!

Transporte de cargas

Não é exatamente uma novidade para gestores e empresários que o transporte de cargas representa um grave gargalo na logística industrial. Os motivos que criam essa situação são muitos, e como exemplos, podemos citar os seguintes:

estradas em péssimo estado de conservação;
alto custo de combustíveis;
o enorme território brasileiro;
impossibilidade de transportar cargas, em grandes centros urbanos, em determinados horários.

Embora lidar com problemas como o estado de conservação das estradas e a proibição de circulação em determinadas regiões esteja além dos limites do gestor, existem soluções para os demais problemas relacionados ao transporte de cargas.

Ao terceirizar o serviço de entregas, por exemplo, o gestor passa a contar com o apoio de um especialista nessa área de atuação, o que lhe permite cumprir prazos de entrega com maior facilidade. Além disso, ao terceirizar esse serviço, a indústria não precisa investir tanto em caminhões e sua manutenção.

Gestão de estoque

Quando pensamos na logística industrial, a gestão de estoque pode ser considerada outro gargalo. Isso porque, ao alocar produtos demais no estoque, a indústria corre o risco de manter uma elevada quantia presa nesses itens. Por outro lado, caso os produtos sejam armazenados em quantidades muito pequenas, pode ser que a indústria não seja capaz de atender a demanda de seus clientes.

Neste contexto, a solução é utilizar métodos que permitam uma observação mais apurada a respeito da demanda por cada um dos itens produzidos. A metodologia ABC, por exemplo, é capaz de cumprir isso de modo eficiente.

O método analisa fatores como representatividade de faturamento, margem de lucro e saída de mercadorias. Com base nesses indicadores, a metodologia ABC divide os itens, produzidos pela indústria, em 3 tipos diferentes.

tipo A: produtos que geram elevados retornos para indústria, devem representar ao menos 5% do estoque;
tipo B: produtos que geram um lucro médio, seu percentual médio deve ser de cerca de 30% do estoque.
tipo C: produtos que geram pouco lucro, seu percentual máximo deve ser de até 20% do estoque.

Por meio dessa apuração, o comprador pode administrar o estoque dando prioridade aos produtos que geram mais impacto sobre os resultados da indústria.

Utilize um bom Software de Gestão de Armazéns

Outra forma de gerenciar melhor os estoques é através do emprego de um Software de Gestão de Armazéns, conhecidos como Software WMS (Warehouse Management System), que possui uma série de ferramentas e recursos que facilitam em muito o controle de estoque em uma indústria, armazém geral ou operador logístico.

Software WMS para Gestão de Armazéns de Carga

Custos operacionais

Para que a logística industrial de fato ocorra, alguns gastos acabam sendo necessários. Apesar desse fato, muitos custos podem ser eliminados ou reduzidos. A grande questão é: como identificar essas oportunidades, para que a operação de logística se torne mais econômica? A logística lean surge como uma resposta para essa pergunta!

De modo simples, podemos descrever esse conceito como a prática de analisar cada um dos procedimentos, fundamentais para que a operação de logística seja realizada, em busca de gastos que podem ser eliminados ou reduzidos.

A grande vantagem da logística lean é que essa metodologia abre espaço para que o transporte de mercadorias se torne mais enxuto e barato, reduzindo assim os custos para o cliente e otimizando as vendas da indústria.

Mão de obra

Embora o Brasil seja um país enorme, a verdade é que, apesar de sua grande população, a mão de obra qualificada é um ativo escasso em muitas áreas de atuação, como a logística industrial. Uma vez que o profissional contratado para exercer determinada função não tem a especialização necessária, seu desempenho será ruim, reduzindo a eficiência dos processos.

Com a finalidade de mudar essa situação, é interessante que a própria indústria invista na capacitação de seus colaboradores ou forneça a eles o incentivo de capacitar-se. Por meio de treinamentos e cursos de reciclagem, os profissionais podem ser orientados sobre as melhores práticas e também a respeito do uso de ferramentas tecnológicas, como dispositivos eletrônicos e softwares.

Por fim, o setor de Recursos Humanos da empresa precisa desenvolver, junto a equipe de gestão, um programa de desenvolvimento que recompense a capacitação e o bom trabalho com oportunidade de crescimento. Ao tomar essa atitude, a indústria é capaz de engajar seus colaboradores, na busca por capacitação, e ainda reter seus talentos.

Integração com clientes

No mercado em que vivemos, onde a competição entre indústrias é cada vez mais acirrada, o relacionamento com o cliente e o pós-venda tem ganhado cada vez mais importância. Infelizmente, a comunicação entre a indústria e seus parceiros ainda é muito complexa, o que pode acarretar uma série de atritos e até mesmo abalar uma relação comercial.

Frente a essa situação, a implementação de soluções tecnológicas costuma ser a melhor opção. Por exemplo, ao fornecer ao cliente um sistema que lhe permita acompanhar as etapas de entrega, a indústria acaba aumentando sua confiança na operação. Afinal, ele saberá exatamente onde se encontram os produtos que encomendou.

Além disso, soluções como aplicativos de controle de entregas podem ser adotadas para garantir uma comunicação mais ágil, tanto com os clientes quanto com os responsáveis pela entrega.

APP Entreguei - Plataforma de Controle de Entregas

No fim, o importante é que a equipe de gestão conheça as ferramentas, que tem a sua disposição, e consiga utilizá-las da forma mais eficaz. Tomando esse cuidado, a relação com seus clientes tende a se tornar muito mais próxima e benéfica.

Vivemos um tempo em que grandes inovações ocorrem em períodos cada vez mais curtos. E esse boom da tecnologia cria uma série de soluções úteis, tanto para a logística quanto para as demais áreas de uma indústria, elevando também o nível do mercado.

Na prática, isso significa que empresas e indústrias que não estiverem alinhadas as novas demandas de seus consumidores vão ficar para trás, perdendo espaço. O caminho para evitar essa situação é o investimento contínuo em tecnologia e capacitação. Sem esse cuidado, dificilmente um negócio será capaz de se financiar nos anos que estão por vir.

Agora que você conhece os principais gargalos da logística industrial, e sabe como lidar com eles, que tal permitir que seus amigos adquiram esse conhecimento? Compartilhe o artigo em suas redes sociais para que eles tenham acesso a essas informações!

O que é o arquivo SOCEN no EDI de Transporte

Arquivo SOCEN: o que é e para que serve no EDI de Transporte?

By: Fábio Cunha

A tecnologia é uma grande aliada na rotina de qualquer organização, sendo que muitas inovações aumentam a produtividade de seus colaboradores ou a eficiência de suas operações. Umas delas é conhecida como arquivo SOCEN. Esse é um arquivo EDI de Transporte do Padrão Proceda que traz amplas vantagens para transportadoras e, até mesmo, aos embarcadores.

Não sabe o que significam esses conceitos, mas tem interesse em saber como eles podem beneficiar seu negócio?

Então termine esta leitura! Nela explicaremos o que exatamente são arquivos EDI, qual é o conceito do padrão de arquivo SOCEN, como ele funciona, qual é a importância e as vantagens que ele proporciona. Confira!

O que são arquivos EDI?

A sigla EDI significa Eletronic Data Interchange — ou Intercâmbio Eletrônico de Dados em português — e se trata de uma tecnologia desenvolvida para padronizar a comunicação entre sistemas criados por diferentes pessoas ou empresas.

A troca de informações entre organizações é otimizada com o seu uso, já que ele funciona como um guia que orienta a forma como os arquivos são gerados e transmitidos entre as empresas. Na prática, tudo é realizado por um sistema de gestão para transportadora, poupando os colaboradores de efetuar diversas atividades manualmente.

O que é o arquivo SOCEN?

O arquivo SOCEN consiste em uma forma de organizar e transmitir as informações de Solicitação de Coleta e Entrega referentes a uma operação de transporte. O software de gestão do embarcador cria um documento virtual e no formato de texto — arquivo.txt, por exemplo — que poderá ser utilizado pelos sistemas das empresas envolvidas na atividade.

Será necessário que as partes utilizem uma tecnologia que se integre com os clientes e usem o leiaute EDI. Os dados podem ser obtidos automaticamente pelo programa ou importados por um usuário.

Imagine que o embarcador solicitar a uma transportadora que realize uma coleta ou entrega. Basta que ele gere em seu sistema um arquivo EDI, selecione padrão proceda, layout de arquivo SOCEN e transmita à transportadora o arquivo de texto gerado pelo software. O software da transportadora preencherá os dados imediatamente em uma Ordem de Coleta ou Entrega todas as informações que constam no arquivo importado e o usuário deve apenas confirmar o lançamento do documento.

Você pode se aprofundar no assunto com o nosso artigo que explica de forma mais detalhada o conceito de EDI e PROCEDA na logística.

Para que serve o arquivo SOCEN no EDI de Transporte?

A finalidade principal do arquivo SOCEN é a de automatizar a troca de informações sobre solicitações de coletas e entregas entre as empresas, que é uma tarefa que costuma ocupar muito tempo dos colaboradores quando feita manualmente, e está suscetível a erros. Esse objetivo é possível de ser alcançado pelo fato de o arquivo incluir amplas informações das operações a serem realizadas pela transportadora, proporcionando grande ganho de tempo e segurança.

Quais os benefícios para a transportadora no uso do arquivo SOCEN?

As vantagens estão diretamente relacionadas ao ganho de agilidade e à melhoria da qualidade na operação das transportadoras, graças a troca de informações eletrônicas com outras empresas. Neste tópico listamos os principais benefícios do uso do padrão SOCEN e da transformação digital do negócio em geral.

Maior agilidade

Como o processo será feito por meio de uma plataforma especializada, o recebimento e o envio de informações referentes às cargas e documentos se torna mais ágil.

Redução de erros

Um bom sistema de gestão para logística recebe as informações do EDI SOCEN automaticamente e elimina a necessidade de digitar os dados, minimizando a possibilidade de que os documentos fiscais que contenham falhas ou dados errôneos sejam enviados ao embarcador. Também são reduzidos os riscos de insatisfação dos clientes, o que melhora a imagem da empresa e suas relações comerciais.

Aumento da produtividade

A automatização de tarefas possibilita que os colaboradores sejam melhor aproveitados, já que eles não precisarão digitar manualmente documentos, conferir dados, enviar e receber arquivos etc.

Diminuir o número de tarefas burocráticas contribui para redução do estresse na jornada de trabalho e, consequentemente, melhora o humor da equipe, maximiza a produtividade e minimiza a quantidade de erros cometidos nas outras atividades.

Melhoria da comunicação com o arquivo SOCEN

Com o arquivo SOCEN, não será preciso enviar informações sobre as operações por e-mail ou mensagem. O embarcador, a transportadora e outras empresas interessadas receberão dados de forma imediata e clara. Isso diminui a ocorrência de transmissões errôneas de informações, atrasos, esquecimentos, entre outros problemas.

E quais são as vantagens do EDI de Transporte para o embarcador?

Não é somente a empresa de transporte que se beneficia com a tecnologia, o embarcador também tem sua rotina otimizada. Entenda as vantagens abaixo.

Eficiência na auditoria de fretes

A auditoria de frete é o ato de conferir as faturas enviadas pelos transportadores com o objetivo de encontrar duplicidades e erros, bem como corrigi-los. Com o emprego do EDI, a transportadora transfere as informações automaticamente ao embarcador, menos falhas ocorrem e o tempo necessário para conferir os documentos é reduzido.

Aumento da qualidade da comunicação

A padronização da troca de informações implica na uniformização da comunicação com a transportadora, pois os sistemas das partes serão integrados e alinhados.

Isso significa que a estruturação de formulários e o compartilhamento de dados em geral serão feitos da mesma forma por ambos, trazendo mais clareza, transparência e confiança na comunicação.

Redução de custos e falhas

Assim como os transportadores, os colaboradores dos embarcadores também usufruem da automação das tarefas burocráticas. Logo, se diminui os erros de digitação e o tempo necessário para realizar certas operações.

O pessoal terá um considerável aumento de sua eficiência, agregará mais valor ao negócio e proporcionará uma redução nos custos administrativos (gastos com mão de obra).

Conclusão

O arquivo SOCEN é um recurso tecnológico que traz vários benefícios tanto ao transportador como ao embarcador. Entretanto, é importante encontrar um sistema de gestão que seja capaz de ler e trabalhar arquivos do leiaute EDI, que é a base para o padrão SOCEN.

Se precisar de ajuda para melhorar a performance da sua transportadora, fale com a nossa equipe comercial e peça uma demonstração grátis e sem compromisso do TMS Datamex!

Entenda o que é arquivo DOCCOB no EDI Proceda e quais os benefícios para o Transporte

O que é arquivo DOCCOB do EDI Proceda e quais os benefícios no Transporte?

By: Fábio Cunha

Assegurar uma boa comunicação entre as transportadoras e os embarcadores é crucial para o sucesso das operações logísticas, bem como para melhorar a eficiência do negócio e maximizar a satisfação de seus clientes. Uma das principais tecnologias que ajuda a alcançar esse objetivo é o arquivo DOCCOB.

Se você ainda não sabe o significado desse termo, continue lendo este post para entender seu conceito, que informações ele carrega, o que são arquivos EDI e qual sua ligação no assunto, qual é a finalidade do DOCCOB e sua importância para auditoria de fretes.

Boa leitura!

O que é o arquivo DOCCOB e qual é sua relação com EDI?

O Documento de Cobrança — arquivo DOCCOB — e se trata de um arquivo enviado pela transportadora para o embarcador (contratantes dos fretes), e em linhas gerais ele consiste em uma versão eletrônica da fatura de transportes. Para entender sua funcionalidade, primeiro é necessário entender o que é EDI e qual sua ligação com o arquivo.

Electronic Data Interchange — EDI ou Intercâmbio Eletrônico de Dados em português — é uma tecnologia que integra os sistemas das empresas com o objetivo de facilitar e agilizar a troca de dados. Ela reduz a intervenção humana na transmissão de informações, reduzindo custos e a ocorrência de erros.

Para que as empresas de transporte e os embarcadores aproveitassem dessa modernização, uma empresa chamada Proceda — atualmente denominada TIVIT — desenvolveu o EDI padrão PROCEDA, um leiaute que apresenta uma série de informações sobre as operações logísticas.

Na área de transportes, os padrões mais comuns de serem utilizados pelas empresas são o XML e o PROCEDA, esse último apresenta diferentes tipos de arquivos EDI e que cada um deles tem um determinado objetivo, sendo que o arquivo DOCCOB é apenas um deles.

Confira quais são os layouts de arquivos EDI contemplados no Padrão Proceda:

NOTFIS (notas fiscais): apresenta as mesmas informações das notas fiscais e é uma alternativa para o formato xml;
CONEMB (conhecimentos embarcados): traz dados sobre os Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es) ou das notas fiscais de transporte para o embarcador. Nos casos em que há redespacho, os dados são enviados de uma transportadora para outra;
OCOREN (ocorrências das entregas): sua finalidade é a de informar os clientes sobre o status das entregas de mercadorias, ele também traz informações sobre atrasos, danos, extravios e outras ocorrências;
PREFAT (pré-fatura do transporte): contém dados sobre as faturas liberadas para fazer o pagamento;
DOCCOB: é gerado a partir do PREFAT e tem o objetivo de informar quais CT-es foram conferidos e liberados para realizar o faturamento.

Ressalta-se que os documentos NOTFIS, CONEMB e OCOREM são os mais utilizados no dia a dia das comunicações eletrônicas entre transportadoras e seus clientes, enquanto o PREFAT e o DOCCOB são menos comuns, porém, muito importantes.

Além disso, para utilizar esse documento será necessário que a empresa adote um sistema de gestão completo que faça a integração entre os clientes e embarcadores por meio de EDI e com padrão PROCEDA.

Para que serve o arquivo DOCCOB?

O arquivo DOCCOB tem a finalidade de concentrar as informações relacionadas a cobrança pelo serviço de transporte prestado, ou seja, é uma espécie de fatura eletrônica de transporte, na qual o embarcador conseguirá obter os dados referentes aos CT-es ou NFS-e de Transportes emitidos pelo e cobrados pelo transportador.

Esse arquivo veio para substituir faturas que anteriormente eram enviadas em papel por notas promissórias ou duplicatas, mas agora é possível reunir as cobranças em um único arquivo digital.

Ressalta-se que o DOCCOB não substitui boletos — já que ele não tem vínculos com instituições bancárias —, não pode ser usado para fazer ações de cobranças às empresas nem consistem em documentos fiscais, portanto, não servem de prova para eventual litígio judicial.

A finalidade do arquivo é de apenas melhorar a comunicação entre os sistemas do transportador e embarcador, permitindo aproveitar as informações. Entretanto, utilizá-lo gera inúmeros benefícios para a competitividade da empresa. Veja quais são eles abaixo.

Traz mais eficiência e velocidade na troca de dados

O sistema de gestão da transportadora pode enviar o arquivo DOCCOB ao embarcador de forma automática, o que torna a comunicação com parceiros mais ágil e elimina a necessidade de enviar as faturas manualmente por e-mail.

Melhora as relações entre os clientes e parceiros

Ele aperfeiçoa o relacionamento com seus clientes e parceiros, já que traz mais transparência, bem como evita desentendimentos e confusões.

Minimiza erros

Como as informações são transmitidas eletronicamente, são eliminados eventuais erros humanos que podem causar grandes prejuízos à empresa, como falha na digitação, atrasos, falta de dados e esquecimentos.

Reduz os custos e tempo

Minimizam-se os gastos com impressões, papéis, tintas e recuperação de documentos. Também se economiza com custos administrativos, já que há uma diminuição o tempo gasto com atividades manuais e operacionais.

Aumenta a produtividade

A automatização da troca de dados permite que sua equipe se concentre nas atividades mais estratégicas da empresa. Isso reduz a carga de trabalho e o estresse dos colaboradores, tornando-os mais produtivos.

O arquivo DOCCOB ajuda a agilizar o recebimento dos fretes

Partindo do princípio que os embarcadores ganham muito tempo ao importarem em seus sistemas o arquivo DOCCOB com os dados das faturas, existe uma forte tendência nesse ganho de tempo se traduzir em um prazo menor para efetuarem o pagamento.

Qual é a importância do arquivo DOCCOB para os transportadores?

Apesar de o DOCCOB não ser um documento obrigatório por lei, isso não significa que não seja importante para os transportadores. Ele facilita a rotina de trabalho dos envolvidos nas operações de diversas formas. Veja algumas de suas vantagens:

evita problemas com a comunicação entre o contratante e o transportador;
torna a troca de informações mais eficiente e rápida;
relaciona vários CT-es em uma única fatura;
ajuda a agilizar a auditoria de frete e a liberação de pagamentos nos embarcadores;
permite o recebimento do documento automaticamente, eliminando a possibilidade de que ocorram atrasos ou esquecimentos da contratante.

O embarcador poderá visualizar claramente quais CT-e foram auditados e prontos para pagamento, podendo iniciar suas operações financeiras com mais segurança e agilidade.

Qual é a ligação do arquivo DOCCOB com a auditoria de frete?

Normalmente o arquivo DOCCOB somente será gerado depois que a auditoria de frete no embarcador for encerrada. O embarcador faz a análise das ocorrências de entrega recebidas e envia para a transportadora o arquivo PREFAT, que informa os CT-es que foram liberados para o faturamento. Após, a transportadora gera uma fatura com base nos documentos elencados no arquivo PREFAT e envia a sua versão digital, ou seja, o arquivo DOCCOB ao embarcador, informando sobre os CT-es incluídos na cobrança.

DOCCOB é um conceito logístico bastante importante para as empresas e transportadores que querem melhorar a qualidade da prestação do serviço e aumentar sua competitividade. Para isso, é preciso que a empresa implemente um bom sistema de gestão para transportadoras que integre os dados pelo padrão PROCEDA.

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O que é arquivo PREFAT no EDI Proceda, o que é e quais benefícios para o Transporte

arquivo PREFAT no EDI Proceda: como funciona e quais benefícios para o Transporte

By: Fábio Cunha

Há várias tecnologias que auxiliam na gestão e na rotina de uma transportadora. Uma delas consiste no arquivo PREFAT, ferramenta que pode trazer vários benefícios, como economia de custos, agilidade, diminuição de erros, melhor comunicação com parceiros, entre muitos outros.

Dificilmente o PREFAT é utilizado pelas empresas, já que a maioria delas prefere usar somente o arquivo DOCCOB — documento de cobrança — e os demais arquivos do padrão EDI Proceda.

Entretanto, esse pode ser um recurso tecnologia ideal para trazer maior segurança ao processo de faturamento de uma operação de transporte, dependendo do perfil da operação e das empresas envolvidas.

Quer saber mais sobre o tema? Neste artigo explicamos o que exatamente é o arquivo PREFAT, qual é sua funcionalidade no campo prático e quais são as suas vantagens. Continue a leitura!

O que é o arquivo PREFAT?

O arquivo EDI PREFAT segue o mesmo padrão de nomenclatura dos demais arquivos do Padrão Proceda, e significa “pré-fatura”, ou seja, ele traz uma espécie de espelho eletrônico da fatura que está liberada para ser cobrada.

Para entender mais sobre o assunto de forma completa e evitar confusões, primeiro é necessário saber o que são os arquivos EDI e o padrão PROCEDA, que são as tecnologias que dão a base ao advento do arquivo PREFAT. Nos tópicos seguintes explicamos cada um desses.

Leiaute EDI

Electronic Data Interchange (EDI) — ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português — trata-se de uma tecnologia que otimiza a troca de dados entre vários sistemas de informação, mesmo se foram desenvolvidos por várias empresas distintas.

Por exemplo, imagine que um embarcador e uma transportadora desejem trocar informações e utilizem seus próprios sistemas de gestão. Eles podem usar o EDI e interligar seus dados, desde que os sistemas sejam compatíveis com a tecnologia.

Ainda há muitos padrões de EDI que podem ser definidos pelo embarcador e transportadora, sendo que o mais comum de ser utilizado é denominado PROCEDA. Você pode se aprofundar ainda mais no assunto conferindo nosso artigo sobre EDI em transportes e logística.

Padrão PROCEDA

PROCEDA é um dos padrões de leiautes de documentos EDI para transporte, ou seja, a forma como ele é construído e será lido pelos programas. Ele é responsável por fazer a troca das informações nos procedimentos de transporte.

Na prática, trata-se de um registro em formato texto (por exemplo: arquivo.txt) com várias campos a serem preenchidos com informações úteis sobre um processo logístico. Esse padrão permite que cinco tipos de arquivos sejam enviados, são eles:

NOTFIS: inclui informações sobre as notas fiscais das mercadorias a serem transportadas;
OCOREN: informa mudanças na situação das cargas;
CONEMB: traz dados referentes aos conhecimentos de transporte gerados;
DOCCOB: lista os conhecimentos e transporte faturados e que deverão ser pagos pelo embarcador;
PREFAT: detalha os documentos fiscais que podem ser faturados.

Vale lembrar que não existe obrigação fiscal do uso de EDI na comunicação entre embarcadores e transportadores, mas sim uma grande adesão dos principais embarcadores ao uso do EDI, de forma que cada vez mais eles estão exigindo que as transportadoras tenham softwares de transporte compatíveis com EDI para que possam atende-los com maior qualidade. Sendo assim, ter dominar o EDI e ter um sistema compatível tem se tornado cada vez mais um pré-requisito para que as transportadoras se mantenham e cresçam no mercado.

PREFAT

PREFAT significa pré-fatura e consiste em um arquivo EDI do padrão PROCEDA. Ele é gerado pelo sistema da empresa que contratou um serviço de transporte e transmitido para a transportadora, depois que já foi recebida a confirmação da ocorrência de entrega da mercadoria.

Ele traz uma lista dos Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es) e as Notas Fiscais de Serviço Eletrônica (NFS-e) que estão liberadas para faturamento e pagamento. No arquivo também estão discriminados os valores referentes aos serviços de transporte prestados.

Quando essas informações são alocadas no PREFAT, significa que já ocorreu o transporte das cargas e os documentos podem ser faturados.

Para que serve o arquivo PREFAT?

Na prática, o embarcador coloca no PREFAT uma lista de documentos fiscais conferidos e que estão liberados para cobrança por parte da transportadora. Ele envia o arquivo à empresa de transporte que, por sua vez, poderá realizar a cobrança pelos serviços prestados.

O embarcador consegue criar o PREFAT a partir dos dados dos arquivos XML dos CTes ou do CONEMB. Portanto, podemos afirmar que o documento funciona como um espelho das faturas para que a transportadora faça as cobranças.

Quais são as vantagens do arquivo PREFAT?

Muitas empresas deixam de utilizar o PREFAT pelo fato de não ser um documento obrigatório, entretanto, suas funcionalidades trazem muitas vantagens para uma transportadora. Entenda quais são os benefícios a seguir.

Segurança nas cobranças

Se você deseja evitar que ocorram divergências no pagamento dos serviços, é necessário que os CTes sejam conferidos antes de serem faturados. O arquivo PREFAT garante à transportadora que o embarcador já analisou os fretes e, portanto, pode-se enviar a cobrança com segurança.

Eliminação de erros nos valores de pagamento

Cobrar valores errôneos prejudica o controle financeiro das empresas, traz grandes prejuízos e pode até mesmo gerar desconfiança de seus parceiros. Mas esse problema é solucionado com o emprego do arquivo PREFAT, já que todas as informações dos documentos foram conferidas antecipadamente.

Tanto o embarcador como a transportadora têm a segurança de que os preços estão corretos, sem qualquer erro de cálculo ou duplicidade.

Pagamentos dentro do prazo

Como o embarcador sabe que os valores estão corretos, ele não precisa fazer a conferência dos documentos antes de efetuar o pagamento das cobranças. Com esse benefício, a transportadora recebe os valores em dia, assegurando seu capital de giro (quantia necessária para manter suas atividades) e dinheiro em caixa.

Mais agilidade na troca de dados

Com a utilização de uma boa plataforma de gestão desenvolvida para empresas de transporte, essas podem integrar seu sistema com os embarcadores e fazer com que o PREFAT seja recebido automaticamente. A tecnologia torna a comunicação mais eficiente, ágil e segura que outros meios, como o e-mail.

Melhor relação com parceiros

O arquivo PREFAT elimina desentendimentos e a ocorrência de preços errôneos, agiliza a comunicação e traz mais transparência às negociações. Isso melhora sua relação com parceiros e beneficia a imagem da transportadora perante o mercado de forma generalizada.

Economia de tempo e dinheiro

Quando você moderniza os processos da empresa, é possível reduzir ou eliminar o uso de materiais físicos, a necessidade de armazená-los e os gastos com a recuperação deles.

Outra economia consiste nos custos administrativos, já que diminui o tempo gasto dos colaboradores com atividades burocráticas e manuais. Isso também faz com que eles concentrem seus esforços em atividades mais estratégicas ou de maior valor, maximizando sua produtividade.

O PREFAT é um arquivo que poderá aumentar a competitividade de qualquer empresa de transporte. Entretanto, é necessário implementar um sistema de gestão que utilize o leiaute EDI com padrão PROCEDA para que ela aproveite dos benefícios dessa tecnologia.

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O que é o arquivo NOTFIS do EDI Proceda e como pode otimizar a operação de transporte?

By: Fábio Cunha

O arquivo NOTFIS é um dos layouts padrão que compõe o sistema de EDI padrão Proceda, no qual constam os dados das notas fiscais dos produtos a serem transportados.

Esse arquivo é enviado pelos embarcadores, ou seja, os contratantes do frete, para o transportador, que é quem fará o frete, para que eles aproveitem os dados e agilizem a emissão dos CT-e (Conhecimentos de Transporte Eletrônicos) ou das NFS-e (no caso de transporte dentro do município).

Quer entender melhor para que serve o NOTFIS e como ele pode auxiliar o processo de comunicação? Então, continue a leitura!

O que é e para que serve o EDI?

Com o avanço da tecnologia nos últimos anos, o processo de otimização da comunicação na gestão de transporte e logística tem crescido consideravelmente, contribuindo para alcançar melhores resultados. Diante disso, surgiu o EDI, ou Eletronic Data Interchange, que significa, em português, Intercâmbio Eletrônico de Dados.

Dentro do universo do EDI, foram criados diversos padrões de comunicação, inclusive o PROCEDA, dentro do qual destaca-se o arquivo NOTFIS. Ambos têm como objetivo facilitar a troca de dados entre o embarcador e a transportadora. Essa ferramenta consiste em uma tecnologia que tem por finalidade promover uma maior facilidade de comunicação entre sistemas independentes.

Por meio do EDI, a empresa poderá estabelecer comunicação e trocar informações importantes sobre os negócios.

Para que serve o arquivo NOTFIS?

O principal objetivo do arquivo NOTFIS é facilitar a vida dos envolvidos no transporte de cargas, ou seja, tanto o embarcador quanto o transportador são beneficiados.

A principal vantagem em utilizar o NOTFIS é que isso evita erros que eram comuns no processo de digitação de dados das mercadorias a serem carregadas pelas transportadoras.

Cabe salientar que com a criação da Nota Fiscal Eletrônica, diversas empresas aderiram ao envio do arquivo XML das NF-e, ao invés de enviar os mesmos dados em arquivo NOTFIS, o que também permite aproveitar os dados contidos na Nota Fiscal e, dessa forma, evitar erros, eliminar retrabalho e agilizar consideravelmente as operações em toda a cadeia logística.

Quais problemas uma transportadora pode enfrentar por não ter sistema compatível com arquivo NOTFIS?

Como vimos anteriormente, o arquivo NOTFIS é de sua importância para evitar perda de tempo, retrabalho e erros no transporte de cargas. Conheça algumas situações que as transportadoras que não utilizam esse arquivo do padrão PROCEDA enfrentam!

Retrabalho e perda de tempo para emissão dos CT-e e MDF-e

O processo de emissão dos CT-e e MDF-e pode ser bastante trabalhoso se realizado manualmente. Afinal, é necessário cadastrar dados do remetente, do destinatário, pesos e valores das mercadorias etc. Qualquer erro nesses dados gera um grande retrabalho e perda de tempo, além de comprometer o processo de emissão dos documentos fiscais.

Em compensação, com a utilização de um software de gestão de transporte (TMS) compatível com o arquivo NOTFIS, é possível importar esses dados de forma automática e, assim, emitir os documentos fiscais eletrônicos de maneira rápida e segura.

Perda de confiança por parte dos embarcadores

Erros de digitação durante o cadastro, problemas na emissão de documentos e atrasos por falhas no preenchimento de dados são situações muito comuns, mas que, quando rotineiras, fazem com que os embarcadores percam a paciência e a confiança no trabalho da transportadora. Afinal, ao contratar um serviço, eles esperam cuidado, segurança e agilidade.

Utilizando um sistema de transporte compatível com o NOTFIS, a transportadora garante que esses pequenos erros sejam minimizados, conquistando a confiança dos clientes e prestando um serviço mais ágil e seguro.

Altos custos com mão de obra para digitação de dados

Além de problemas externos que prejudicam a transportadora, outra situação complicada é a necessidade de contratação de profissionais para um trabalho operacional, cansativo e desnecessário. Nesse sentido, a situação enfrentada é um serviço pouco escalável, uma vez que será necessário contratar um novo colaborador, de acordo com o aumento do número de clientes, o que inclusive reduz a margem de lucro do negócio.

Ao utilizar um software de transporte compatível com o arquivo do padrão PROCEDA, você minimiza a necessidade de contratação de mão de obra para serviços operacionais, e pode focar em cargos mais estratégicos para os colaboradores.

Quais os benefícios de utilizar o arquivo NOTFIS?

São diversos os benefícios proporcionados pelo uso do EDI NOTFIS.

Mais produtividade, velocidade e segurança na emissão de CT-e

O emprego do EDI Proceda, em especial do arquivo NOTFIS permite agilizar em muito e tornar mais segura a emissão dos CT-e em uma operação de transporte, uma vez que os dados das Notas Fiscais das mercadorias a serem transportadas virão dentro deste arquivo e serão importadas automaticamente pelo Software TMS da transportadora evitando digitação manual na hora de emitir os conhecimentos de transporte no dia a dia.

Desenvolver a automatização dos processos auxiliará a sua equipe, haja vista que ela poderá se concentrar ainda melhor nas tarefas que exigem mais atenção, desencadeando, assim, uma maior e melhor produtividade. Outra questão a se pontuar é que com o uso desse recurso, os erros que ocorrem no registro manual das informações acabarão.

Redução de custos operacionais e administrativos

Serão eliminados custos como: gastos com arquivamento, papel, impressão e recuperação dos documentos. Além do exposto, os gastos administrativos também diminuirão, uma vez que o tempo gasto com as ações operacionais e manuais tais como lançamentos de dados das notas fiscais para emissão de CT-e será reduzido significativamente.

Aumento da qualidade nos serviços e clientes mais satisfeitos

Pelo fato de estar desenvolvendo um melhor planejamento na sua logística e uma eliminação de digitação manual de dados, com o tempo os prazos de atendimento reduzirão notoriamente, fazendo com que os serviços prestados sejam mais eficazes; além disso, os seus clientes ficarão muito mais satisfeitos e isso contribuirá para o progresso da empresa no mercado.

Melhoria nas relações com parceiros de negócio

Utilizando o arquivo NOTFIS na sua operação de transporte, você proporcionará melhorias à sua empresa, saindo na frente de muitos concorrentes no mercado. Com isso, a qualidade de relacionamento com os seus parceiros de negócio será favorecida, pois haverá mais transparência e, consequentemente, menos desentendimentos, que são a causa da maioria dos conflitos empresariais.

Desse modo, é notório como o NOTFIS auxilia no processo de comunicação, integra informações e melhora significativamente o desempenho logístico da transportadora.

Além do que foi dito, pontuamos também que o uso de um software de gestão de transportes é imprescindível para potencializar esse recurso, auxiliando na execução de todos os processos no dia a dia e permitindo que a empresa usufrua dos benefícios que essa ferramenta EDI NOTFIS proporciona.

Quais outros impactos que o arquivo NOTFIS gera nos processos logísticos?

Esse recurso, como já foi dito, impacta positivamente nos negócios da sua empresa.

Por isso, ressaltaremos mais alguns benefícios de ter um Software compatível com EDI Proceda / NOTFIS:

uma maior agilidade nas operações;
fidelização de clientes / embarcadores;
maior facilidade para conquistar novos clientes no mercado;
diminuição nos gastos;
redução nas chances de ocorrerem erros;
ganho notório na eficiência.

Desse modo, notam-se os principais pontos positivos do arquivo NOTFIS e como esse recurso pode otimizar significativamente a operação e a gestão de transporte, facilitando tanto a vida do empreendedor quanto do cliente final.

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Entenda o que é o arquivo OCOREN dentro do Padrão EDI Proceda

Arquivo OCOREN o que é e para que serve dentro do EDI de Transporte

By: Fábio Cunha

O relacionamento entre as transportadoras e embarcadores está cada vez mais acontecendo através de meios digitais, de forma que sistemas conversam diretamente com outros sistemas, sem necessidade de intervenção humana, e dentro desse contexto surgem várias dúvidas dos profissionais, e uma delas diz respeito ao arquivo OCOREN, o que vamos esclarecer ao longo deste artigo.

O que é arquivo OCOREN ?

OCOREN é uma sigla que significa Ocorrência de Entregas e o arquivo OCOREN consiste em um arquivo eletrônico, em formato TXT, que, como seu nome sugere, traz o registro de quaisquer ocorrências (eventos) durante o processo de coleta, movimentação, estocagem e entrega. Ele é gerado pela empresa de transporte e enviado para os contratantes de fretes (que são os embarcadores).

Seu objetivo principal é o de fornecer o status (situação atual) das entregas das cargas aos clientes, informando se elas foram recebidas ou ocorreram devoluções, reentregas, cancelamentos etc. Com a adoção de uma tecnologia ou software de gestão de transporte (TMS) que seja capaz de gerar o arquivo OCOREN, a transportadora consegue enviar essas informações de forma mais rápida, transparente, segura e objetiva.

Quer saber como esse documento eletrônico pode ser vantajoso para sua empresa? Explicamos neste artigo qual é a real importância desse arquivo, o que ele traz no seu conteúdo, como gerá-lo, como ele funciona, entre outros tópicos sobre o tema. Confira a leitura!

Qual é a importância do OCOREN?

Primeiro entenda que o OCOREN é um dos arquivos EDI (Electronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português) que segue as especificações do padrão PROCEDA (forma de serem elaborados os arquivos eletrônicos para comunicação entre sistemas na área de transporte). No total, o padrão proceda traz as especificações de 5 documentos que utilizam essas tecnologias:

NOTFIS (dados das notas fiscais): é criada pelos clientes (embarcadores) e transmite ao transportador os dados das notas fiscais das mercadorias que serão transportadas;
OCOREN (ocorrência de entregas): comunica o cliente sobre o estado da mercadoria, bem como qualquer fato relevante que ocorrer durante o processo de coleta, movimentação, frete e entrega;
CONEMB (conhecimentos embarcados): traz informações sobre o Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) ou Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) emitidos;
DOCCOB (documento de cobrança): contém uma cópia das faturas emitidas em razão dos serviços prestados, e é enviado pela transportadora ao embarcador;
PREFAT (pré-fatura de serviços de transporte): é um espelho da fatura, enviado à transportadora para mostrar os documentos fiscais que estão liberados para faturamento e pagamento.

Os dois primeiros (NOTFIS e OCOREN) são os mais empregados pelas empresas, enquanto o emprego dos demais vai depender do tipo de operação que for acordado entre a transportadora e o contratante.

Entretanto, a importância do OCOREN não está em nenhuma exigência legal ou fiscal, e sim em acordo entre transportadora e seus clientes, que resolvem adotar essa tecnologia pois ela moderniza a comunicação entre as empresas e cria um rol de diferenciais competitivos, permitindo que sua transportadora se destaque no mercado. Veja os principais benefícios conquistados com o uso do arquivo OCOREN dentro do EDI de Transporte:

redução de devoluções, reentregas e cancelamentos: os clientes têm mais confiança na empresa quando acompanham a situação das entregas em tempo real.
maior satisfação dos clientes: o envio automático de ocorrências possibilita que os problemas sejam solucionados mais rapidamente;
diminuição de custos: diminui os gastos com materiais físicos, recuperação de documentos, encaminhamentos e custos administrativos (pessoal para realizar as atividades);
minimização de erros: o computador não incorre em falhas matemáticas e outros erros;
otimização de tempo: não é necessário despender horas com operações burocráticas, como digitação de valores, realização de cálculos, encaminhamentos etc.
mais produtividade: os colaboradores dedicam mais esforço e tempo nas atividades mais estratégias;
melhor imagem: uma empresa que investe na tecnologia transmite a imagem de ser modernizada.

Os embarcadores também aproveitam de diferentes benefícios quando você utiliza o EDI Proceda e o arquivo OCOREN, pois eles aumentam a eficiência na auditoria de fretes, a qualidade da comunicação e as outras vantagens listadas. Portanto, esse arquivo maximiza as suas oportunidades de mercado e permite a criação de relação mais duradoura e confiável com seus parceiros de negócios.

O que contém o arquivo OCOREN?

Esse documento inclui dados sobre quaisquer ocorrências relacionadas à entrega. Confira exemplos delas:

entrega realizada normalmente;
recusa de entrega por pedido cancelado;
falta de espaço físico no depósito do destinatário;
mercadoria em desacordo com o pedido de compra;
roubo de carga;
possível atraso na entrega por problemas no trânsito;
problema na documentação;
avaria total ou parcial — carga foi danificada;
extravio total ou parcial — carga enviada ao local errado;
apreensão fiscal da mercadoria;
entrega programada;
carga retirada para conferência.

Percebe-se que nem todas as ocorrências consistem em problemas e várias apenas informam a situação do serviço. Como há muitos eventos que podem acontecer, é necessário que transportadora e embarcador definam uma tabela de códigos de ocorrências, que contém a descrição de cada ocorrência, assim os sistemas terão um padrão de comunicação, bem como os gestores e colaboradores podem consultá-la e entender cada incidente.

O arquivo OCOREN vai seguir o layout estabelecido dentro do Padrão Proceda e traz informações sobre cada uma das ocorrências registradas em um determinado período. Entre os elementos que serão encontrados dentro do EDI OCOREN estão:

o identificador do registro;
identificação do remetente e destinatário;
o cadastro geral do contribuinte (CNPJ) e razão social da empresa emissora da nota fiscal;
a série do documento fiscal;
o código de ocorrência na tabela;
a data e a hora da ocorrência;
um texto complementar explicativo de formato livre;
espaços que serão preenchidos com brancos (também chamados de filler).

Como o OCOREN pode ser usado para monitoramento da entrega, é comum que a troca de dados tenha uma frequência bastante alta, o que não será problema se a sua empresa contar com uma boa plataforma para transportadoras que poderá enviar alertas sempre que ocorrerem problemas com alguma das cargas, fazendo com que os gestores tomem rapidamente medidas para solucioná-los, como:

avisar os clientes se acontecerem atrasos;
emitir instruções para efetuar as reentregas;
orientar colaboradores para fazer retiradas e devoluções;
como lidar com o cliente em caso de extravios e avarias.

Como gerar o arquivo OCOREN?

Todas as comunicações realizadas entre sistemas de gestão que usam padrão PROCEDA são feitas por meio de trocas de arquivos em formato de texto (.txt).

As transportadoras utilizam um software desenvolvido especialmente para empresas do ramo — que é conhecido como Transport Management System ou TMS —, que poderá gerar o arquivo OCOREN automaticamente, se for configurado para tal.

Para que você tenha uma visão mais clara sobre o funcionamento dessa tecnologia, veja quais são etapas realizadas pela transportadora desde a emissão do CT-e até o encerramento do serviço (em uma operação de exemplo):

emissão do CT-e: o transportador emite o CT-e da operação realizada;
anotação das ocorrências: qualquer incidente será inserido no arquivo OCOREN;
recebimento das ocorrências: o embarcador recebe o documento e o importa para seu sistema, que extrairá e interpretará as informações;
monitoramento: tanto o destinatário como o embarcador podem verificar o status da viagem em tempo real, sendo necessário um sistema de gestão que disponibilize essa funcionalidade;
finalização: depois da conclusão do procedimento de entrega, o transportador gera o arquivo OCOREN com uma ocorrência finalizadora (entrega realizada, por exemplo).

Percebe-se que o OCOREN é bastante útil tanto às transportadoras como aos embarcadores. Entretanto, para aproveitar todos os seus benefícios é indispensável utilizar um sistema para transportadoras que seja compatível com essa tecnologia.

Ficou em dúvida sobre o que é EDI e o PROCEDA? Veja nosso artigo sobre EDI que esclarecerá as principais dúvidas sobre o assunto!

Arquivo Conemb no EDI Proceda na área de Transporte

Arquivo CONEMB do padrão EDI Proceda: o que é e como funciona no Transporte

By: Fábio Cunha

Um tema que ainda gera muitas dúvidas entre os profissionais do ramo de transporte é o que é arquivo CONEMB, como funciona e sua aplicação, e neste artigo vamos elucidar essa e outras dúvidas relacionadas.

A sigla CONEMB significa “Conhecimentos Embarcados”. Trata-se de um documento eletrônico, na forma de um arquivo texto formatado dentro das especificações do Padrão EDI PROCEDA, que traz informações sobre os Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es) ou Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) de transporte que foram embarcados em uma operação de transporte.

Essa é uma tecnologia relevante pra qualquer transportador, pois ajuda a evitar retrabalho, agiliza e torna mais seguras as operações, bem como qualifica a comunicação com embarcadores, contribuindo para que a organização desenvolva um melhor relacionamento com seus clientes e crie vantagens competitivas que destacarão a empresa no mercado.

Para lhe ajudar a aproveitar melhor os benefícios dessa tecnologia, trazemos este conteúdo, que esclarece o que exatamente é o EDI PROCEDA, o que é arquivo CONEMB, e como ele funciona no campo prático, bem como sua importância e benefícios para sua empresa. Confira a leitura!

O que significa EDI PROCEDA?

Primeiro é necessário entender o que significa EDI e PROCEDA, que são tecnologias sobre as quais foi desenvolvido o arquivo CONEMB. O Electronic Data Interchange (EDI ou Intercâmbio Eletrônica de Dados) é uma forma através da qual os sistemas de gestão das empresas trocam informações. Pode ser utilizado para transmitir os mais diferentes tipos de informações, inclusive dados de documentos fiscais, como NFS-es, CT-es, Manifestos de Cargas etc.

O PROCEDA consiste em um padrão de leiaute dos arquivos, ou seja, a forma como eles são elaborados. Resumindo, os arquivos EDI de padrão PROCEDA são arquivos com registros no formato texto (como documento.txt), que incluem os dados referentes as operações de transporte para comunicação entre sistemas de parceiros (transportadoras, embarcadores, destinatários, etc…).

O que é o arquivo CONEMB?

O CONEMB é um arquivo EDI criado pelos sistemas das empresas de transporte e enviado para os clientes (contratantes do frete ou embarcadores). Ele é um arquivo TXT formatado dentro do padrão PROCEDA e inclui uma lista de todos os conhecimentos embarcados e informações relevantes ligadas a eles.

Na maioria dos casos, ele é emitido depois da transportadora receber o arquivo NOTFIS (que traz dados sobre as Notas Fiscais das mercadorias a serem transportadas), mas antes do arquivo OCOREN (informa o status das entregas e eventuais ocorrências).

Para que serve o arquivo CONEMB?

De forma geral, a finalidade principal das tecnologias no transporte é agilizar os procedimentos operacionais e de gestão das empresas. O arquivo EDI CONEMB ajuda muito nesse objetivo ao informar de forma mais rápida, objetiva e clara, ao embarcador, quais são as operações que estão sendo realizadas e os documentos fiscais ligados aos serviços.

Na prática, assim que os dados sobre os serviços são recebidos (informações das NF-e das mercadorias), o Software TMS (sistema de gestão específico para transportadoras) gera rapidamente os CT-es (ou as NFS-es, dependendo do tipo de transporte a ser realizado). Ao mesmo tempo, pode alocar as informações automaticamente no arquivo CONEMB e o enviar aos contratantes.

Como os dados são processados por uma plataforma especializada, não é preciso que a equipe da transportadora digite manualmente todas as informações no sistema para gerar o arquivo no leiaute PROCEDA, já que o sistema da transportadora vai aproveitar os dados recebidos, juntar com os dados gerados no momento da operação e gerar o arquivo EDI adequado.

Além disso, o CONEMB servirá como base para que o embarcador faça o seu processo de auditoria de frete, gere o arquivo PREFAT (pré-fatura do transporte). Esse é outro documento que faz parte do mesmo padrão PROCEDA e é enviado à transportadora, trazendo dados sobre as cargas liberadas para que ela efetue o seu faturamento e cobrança dos fretes.

Na hipótese da operação envolver redespacho, que ocorre quando a transportadora contrata outra para realizar o serviço ou parte dele, é possível transmitir o arquivo CONEMB para a empresa contratada. Assim, ela poderá dar continuidade ao trabalho aproveitando as informações no seu sistema e agilizando todo o processo.

Qual a importância do arquivo CONEMB no transporte de cargas?

Apesar de não haver nenhuma exigência fiscal, um número cada vez maior de embarcadores vem exigindo, como pré-requisito para pegar o serviço, que as transportadoras tenham sistemas de gestão aptos a receber e gerar arquivos EDI para agilizar e tornar mais seguras as suas operações.

E dentro desta perspectiva, o arquivo CONEMB e os demais arquivos que seguem as especificações de layouts do EDI PROCEDA se tornam fundamentais quando houver um prévio acordo de troca de informações entre as partes envolvidas.

Apesar de ser um documento condicional, o CONEMB potencializa a comunicação com seus parceiros comerciais e traz uma série de vantagens para qualquer transportadora ou empresa que tenha um departamento de transporte. Para que você entenda melhor esses benefícios, listamos seus desdobramentos nos tópicos abaixo.

Maior agilidade na troca de informações

Graças ao CONEMB, não será mais necessário enviar documentos fiscais por e-mail ou outra forma mais burocrática. Isso porque as informações serão enviadas automaticamente pelo sistema de gestão utilizado pela empresa.

Os embarcadores receberão os dados diretamente nos seus sistemas (ou manualmente, se preferirem). Percebe-se que não é exigida a interferência de pessoas nesse procedimento. Os computadores trabalham um enorme volume de informações em poucos segundos, o que torna o processo mais ágil e seguro.

Além disso, o fato de todas as informações serem aglomeradas em uma única plataforma de gestão facilita a consulta de documentos pelos gestores e colaboradores, quando necessário.

Aumento da produtividade

A automação dos processos na sua empresa diminui o tempo gasto dos colaboradores em atividades burocráticas. Também permite o maior foco em atividades mais estratégicas, agregando mais valor ao seu trabalho.

Redução de custos

Como parte relevante das operações será realizada automaticamente pelos softwares, a primeira economia observada é a redução de despesas administrativas. Ou seja, os gastos relacionados aos colaboradores destacados para efetuar as atividades.

Também serão diminuídos os custos com materiais físicos, como papéis, impressões, tintas, entre outros, bem como armazenamento, organização e recuperação de documentos que sofreram desgastes naturais com o transcorrer do tempo. Seus parceiros também são beneficiados economicamente, já que parte de seus processos são automatizados.

Diminuição de erros

Erros são comuns de ocorrer dentro de empresas com processos manuais de entrada de dados, principalmente na realização de atividades complexas e burocráticas (como o manejo de informações fiscais). Porém, os computadores conseguem trabalhar um grande volume de informações sem incorrer nas mesmas falhas que humanos. Entre os gargalos que serão eliminados com a tecnologia estão:

erros matemáticos;
falhas na digitação dos dados;
perdas e desvios de documentos;
confusão na leitura dos documentos;
esquecimentos na inserção de dados de documentos;
falhas na expedição de cargas e mercadorias.

Melhor imagem da empresa perante o mercado e relações com parceiros

De forma geral, investir em tecnologia demonstra que seu negócio está preocupado em adotar as melhores práticas para se manter sempre relevante no mercado. Também transmite a imagem de a empresa ser mais moderna e atualizada do que outras no mercado.

Além disso, quanto menor for a burocracia para trabalhar com a sua empresa, mais atrativa ela será para os parceiros comerciais. Isso porque eles sabem que a tecnologia proporciona uma comunicação mais ágil, segura e transparente.

Percebe-se que a utilização dos arquivos EDI do padrão PROCEDA podem trazer muitos benefícios para sua empresa. O arquivo CONEMB é uma tecnologia que cria grandes vantagens competitivas para sua transportadora, já que reduz seus custos, melhora a comunicação com outras empresas, aumenta a produtividade e melhora a sua imagem no mercado.

Ficou interessado nessa tecnologia e quer se aprofundar sobre o assunto? Então, leia já o nosso artigo super completo que explica com mais detalhes: O que é EDI em transpores e logística!

Como um sistema de gestão de frotas pode otimizar os processos?

By: Fábio Cunha

A gestão de frotas é uma área cujo papel vai além da parte operacional, pois cumpre função estratégica no gerenciamento dos meios de transporte e seus condutores em uma transportadora. Essa é uma atividade que envolve aspectos alguns complexos, e é fundamental implementar um bom sistema de gestão de frotas para torná-la mais eficiente, otimizada e produtiva.

Você já deve ter ouvido falar do uso da tecnologia no ramo, mas você sabe como ela funciona? Neste artigo vamos responder as suas dúvidas explicando o que é esse sistema, como ele otimiza os processos do seu negócio e, no fim, qual a melhor opção do mercado. Confira!

O que é e como funciona um sistema de gestão de frotas?

Um software ou sistema de gestão de frotas é um programa de computador desenvolvido especialmente para satisfazer as necessidades de uma transportadora ou frotista. A tecnologia é bastante ampla e permite o monitoramento dos dados de performance, resultados e planejamentos associados ao controle da frota.

Na prática, o gestor acessa um painel de controle que disponibiliza relatórios, alertas e indicadores de desempenho sobre a frota, tanto dos veículos como condutores. Várias atividades que geralmente consomem muito tempo do gestor ou colaboradores, como lançamentos e cálculo dos acertos de viagem, geração de ordens de serviço, controle do pagamento de multas, obrigações fiscais, entre outros, podem ser otimizados com um sistema de gestão de frotas.

O programa também ajuda a realizar de forma mais prática e rápida um amplo número de atividades que costumam ocupar muito tempo do gestor, como controle de médias de consumo, cálculo de acertos de viagem, rodízio de pneus, controle de abastecimentos, revisões, manutenções e muito mais.

Por fim, um bom software de gestão de frotas pode ser integrado com outras plataformas, como um software de Gestão Operacional de Transportes (TMS) e de Gestão Financeira, o que proporciona maior controle do desempenho das operações, resultados e frota.

Como o sistema de gestão de frotas otimiza os processos de um negócio?

Os benefícios listados neste tópico decorrem da automatização do controle e da integração de diversos dados em uma plataforma. Confira-os a seguir.

Controle e registro de paradas e ocorrências

Paradas inesperadas e ocorrências podem acontecer por inúmeros motivos, como acidentes nas estradas, vias perigosas, problemas mecânicos nos veículos, entre outros riscos no transporte de carga. Entretanto, essas situações acarretam atrasos nas entregas, insatisfação dos clientes e gastos desnecessários.

Apesar de algumas paradas serem inevitáveis, é fundamental que o gestor não deixe que elas saiam do controle e minimize a possibilidade de que ocorram. O programa realiza um controle preciso e constante das paradas, registrando as razões pelas quais elas ocorreram e quais foram os custos envolvidos.

Por exemplo, ao verificar que boa parte das paradas ocorrem pela falta de manutenção, o gestor saberá quais veículos têm mais contrariedades mecânicas, bem como que precisa investir em manutenções preventivas.

Acertos financeiros em viagens e serviços

Esses acertos consistem em todos os gastos adicionais que foram necessários para realizar as viagens, como:

despesas das viagens: são multas, abastecimentos, manutenção etc.;
adiantamentos: dinheiro entregue ao motorista para fazer pagamentos necessários à viagem;
devoluções: compensações ao condutor se ele precisou fazer pagamentos do próprio bolso;
acerto com motorista: é o pagamento pelo serviço realizado. O cálculo envolve adiantamentos, descontos, entre outros valores.

O aplicativo torna o controle financeiro mais prático e seguro, pois ele realiza os cálculos e a inclusão das operações no financeiro de forma automática, registra as contas a pagar e a receber etc.

Além disso, graças à tecnologia, a empresa não incorrerá em erros de cálculo, atrasos, esquecimentos e outros problemas decorrentes de trabalhos manuais.

Controle de jornada de motoristas

Controlar a jornada dos motoristas também é crucial para ter sucesso nas entregas. Normalmente essa é uma atividade difícil, mas com a implementação de um bom software o gestor poderá acompanhar efetivamente o trabalho de cada condutor, incluindo tempo de parada de cada veículo, desvios de rota, descanso, etc.

Alertas de manutenção

Para realizar a manutenção correta, os responsáveis precisam saber o momento ideal de fazer cada manutenção, bem como a quantidade exata de peças que precisam comprar, evitar compras desnecessárias e saber negociar valores melhores.

O gestor deve elaborar um plano de manutenção preventiva eficiente, em que se objetiva reduzir ou impedir falhas e quedas no desempenho de equipamentos. Isso também diminui as paradas desnecessárias, tudo isso para aumentar a vida útil dos veículos e reduzir os seus custos de manutenção.

Essa não é uma atividade fácil, além de se tornar mais difícil conforme o negócio e a frota crescem. Mas o software de gestão emitirá alertas sobre a necessidade de manutenção de acordo com os planos de manutenção de frota preestabelecidos.

Controle dos custos

Como o sistema consolida diferentes informações do negócio em uma única plataforma, o gestor terá amplo controle sobre as contas do negócio e conseguirá minimizar os gastos da empresa, principalmente da frota por diferentes formas. Alguns controles fornecidos pela tecnologia incluem:

histórico de manutenção e trocas de peças;
gastos com combustível, regulagens e lubrificantes;
custos com manutenção;
serviços realizados com frequência;
multas;
entre outros.

Controle dos pneus

Os pneus são alguns dos componentes mais importantes para o desempenho da frota, pois eles impactam na vida útil do veículo, no gasto de combustível etc. Pela relevância de controlar esse item, é fundamental que o software contratado ofereça controles como:

planejamento e controle do rodízio de pneus;
rastreabilidade por número de fogo;
controle de recapagens de pneus;
cadastro completo dos pneus, incluindo identificação dos modelos, fabricantes, histórico de posições, quilometragem etc.

Por que devo optar pelo Sistema de Gestão de Frotas da Datamex?

Datamex é uma empresa que disponibiliza modernos sistemas de gestão, com foco no mercado de logística, resultado de mais de quase duas décadas de experiência em soluções tecnológicas para este segmento. O seu software de gestão de frotas para transportadoras e frotistas é capaz fornecer todos os benefícios listados anteriormente, pois disponibiliza amplas funcionalidades e recursos, incluindo:

controle eficiente de ativos, tais como veículos leves, pesados e máquinas;
histórico de manutenção e troca de peças;
gera ordens de serviços para manutenção rapidamente;
dispara alertas de manutenções conforme seu plano;
controla uso de lubrificações e regulagens;
calcula acertos financeiros;
faz controle completo dos pneus;
controla e registra paradas e ocorrências;
controla pagamento de multas, impostos, seguros, licenciamentos etc.;
e muito mais.

O programa foi desenvolvido por especialistas em logística, assim ele apresenta diferenciais bastante vantajosos. Alguns deles são:

mobilidade: você consegue operar o site de qualquer hora e lugar, podendo ser acessado por computador, smartphone e tablet;
atendimento: suporte técnico especializado;
crescimento: são oferecidos diferentes pacotes que atendem as necessidades de pequenas, médias e grandes empresas.

A Datamex é uma organização com larga experiencia no ramo e está presente em todos os estados brasileiros e seus softwares atendem mais de 50 mil usuários.

O sistema de gestão de frotas otimiza os processos e impulsiona o desenvolvimento da transportadora de diferentes formas, mas é necessário escolher um sistema completo, bem como de uma empresa experiente, que fornece um bom suporte técnico.

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