Software para transportadora: como ele auxilia a gestão da empresa?

Publicado por Fábio Cunha em Gestão de Frota, TMS, Transporte.

Se você trabalha na área de transportes, com certeza já se deparou com uma grande quantidade de trabalho para que documentos fiscais sejam emitidos: uma pilha de documentos a serem organizados, com relatórios que muitas vezes não são muito claros, entre outros desafios. Esses são problemas decorrentes da falta de utilização de um software para transportadora.

A administração nesse ramo não é fácil, os gestores precisam administrar inúmeros recursos, como capital, mão de obra e tempo, como também monitorar vários processos da transportadora.

Software para transportadora - Como ele pode auxiliar na sua gestão

Mas os programas podem ajudar a solucionar uma grande parte dos problemas da organização, trazendo várias vantagens à gestão e garantindo seu desenvolvimento saudável. Se você quer saber o que são esses softwares, como eles beneficiarão a transportadora e qual a forma de escolher o mais adequado para o seu negócio, acompanhe a leitura deste artigo!

O que exatamente é um software para transportadora?

Esses softwares consistem em programas desenvolvidos especialmente para atender às necessidades das transportadoras de forma generalizada. Como essas empresas exercem uma ampla gama de atividades, os sistemas são divididos em diferentes categorias, que buscam auxiliar a gestão da transportadora de diversas formas específicas. A seguir, vamos explicar algumas dessas categorias.

TMS

Essa solução é conhecida como Sistema de Gerenciamento de Transporte, do inglês Transportation Management System – TMS. Trata-se de um software que permite realizar a gestão de transportes de forma integrada. Ele é bastante amplo, compreendendo a área financeira, logística, comercial, de seguros, SAC, faturamento, entre outros.

Controle de Frota

Essa é uma solução com funcionalidades focadas no controle de frota da transportadora. Ela monitora elementos relacionados aos veículos, como planejamento e controle de manutenções, consertos, rodízios e revisão de pneus, abastecimentos, revisões, troca de peças, custos das manutenções, controle de vencimento de documentação e seguros, entre inúmeras outras funções.

Gestão Financeira

Esse sistema tem a finalidade de aprimorar o controle financeiro pelo gestor, gerenciando o fluxo financeiro e o de caixas, os bancos, os pagamentos e recebimentos, as contas a pagar e a receber etc.

Outra funcionalidade é a apresentação de informações sobre as contas do negócio por meio de gráficos e relatórios claros, transparentes e de fácil entendimento, sempre integrados com os demais departamentos e aproveitando as informações do TMS e do controle de frotas, o que evita o retrabalho.

Emissor de CT-e e MDF-e

O emissor pode ser adquirido de forma integrada ao TMS ou independente, sua finalidade é a emissão dos seguintes documentos fiscais: Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e Manifesto de Documentos Fiscais (MDF-e). Emiti-los é obrigatório para os transportadores. O software gratuito do governo foi descontinuado, sendo necessária a aquisição de uma plataforma própria.

Um bom programa consegue emitir os documentos com rapidez, segurança e sem a necessidade de retrabalho nos cadastros de destinatários, remetentes, mercadorias, pesos ou valores. Isso porque o sistema importa as informações dos arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) recebidas dos clientes.

Além disso, os valores são calculados automaticamente conforme tabelas de preços por cliente e regras de frete. Todos os dados são aproveitados para minimizar o trabalho dos gestores, assim os documentos são emitidos em poucos segundos, incluindo as faturas de fretes e seus respectivos boletos.

APP de entregas mobile

Ao contratar um software mobile para entregas em dispositivos móveis, como celulares ou tablets, será possível acompanhar a viagem do veículo em tempo real, bem como eventos e ocorrências diversas, sendo necessário apenas acesso à internet móvel. São inúmeros os dados que podem ser trocados entre a equipe de campo e a base operacional da transportadora, alguns exemplos são:

  • registro dos locais de entrega pelo GPS;
  • envio de fotos dos comprovantes;
  • envio de fotos e áudios sobre as coletas e entregas;
  • informes de ocorrências em tempo real;
  • fornecimento em tempo real da localização aos clientes;
  • integração das funcionalidades ao software de gestão.

Outros aplicativos e ferramentas

Ainda existem outras categorias, como o Emissor de Documentos Fiscais, que torna automático esse processo, eliminando problemas com o Fisco. Outro exemplo é o WMS que possibilita fazer o controle de estoque, e assegura uma gestão ideal no armazenamento de cargas.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Como os softwares para transportadora ajudam na gestão da empresa?

Os softwares listados podem ser adquiridos em conjunto em um pacote ou separadamente, e os seus benefícios estão ligados à operação e à gestão. Confira as vantagens a seguir.

Otimização de processos

Em diversos processos de uma transportadora, há atividades puramente burocráticas, como cálculos de frete, cubagem, emissão e organização de documentos, registro de protocolos, emissão de relatórios, etc.

Graças ao software para transportadora, a grande maioria dessas operações será automatizada. Isso reduzirá o tempo gasto nos processos. Ele integrará vários setores, como estoque, financeiro, compras, entre outros, diminuindo o tempo gasto em atividades manuais, como o relançamento de informações.

Mais controle sobre as operações da empresa

Saber a quantidade exata de recursos gastos em cada operação não é uma tarefa fácil. É preciso contabilizar tempo, capital, mão de obra, materiais gastos e elaboração manual de planilhas e relatórios. Essa questão é facilmente resolvida com os softwares, que relacionarão as informações e elaborarão relatórios e planilhas com dados precisos e reais.

Maior segurança e agilidade na emissão de documentos fiscais

A emissão de documentos fiscais, como o CT-e ou MDF-e, é uma das atividades mais burocráticas para o gestor. Quaisquer erros de cálculo ou atrasos na entrega gerarão problemas com o Fisco ou retrabalho. Um software como o Emissor de Documentos Fiscais automatizará esse processo, tornando a atividade mais segura, ágil e conforme a legislação brasileira.

Redução de custos

A minimização dos custos é alcançada de diferentes formas com a aquisição de um software para transportadora. A primeira delas consiste no armazenamento digital de documentos, que diminui o uso de pastas, tinta, papéis, canetas, impressões, estantes, entre outros materiais físicos. Além disso, também reduz eventuais gastos com transferência e envio de documentos.

Para entender como o software contribui para a redução de gastos, é preciso visualizar situações que geram prejuízos ao negócio. Uma delas consiste nos furtos e roubos de carga, que causam prejuízos excessivamente onerosos para a empresa, pois também geram atrasos e insatisfação dos clientes. Um bom programa para transportadora auxilia nessa questão ao traçar de forma rápida e automática rotas mais seguras, bem como ao monitorar o percurso dos veículos.

Cancelamentos de compras pelos clientes também geram custos, mas normalmente eles ocorrem por atrasos excessivos ou falta de informações. O software permitirá entregas mais rápidas e seguras. Ademais, também permite que o cliente se informe da entrega em tempo real, o que minimiza o índice de cancelamentos.

Outra forma de economia e redução de custos é a minimização de paradas não planejadas e acidentes na estrada. Como essas ocorrências normalmente decorrem da falta de manutenção, um bom aplicativo de controle de frota pode ajudar nesse controle e diminuir esses gastos.

Por fim, há uma significativa diminuição de extravios. Esse fenômeno pode ocorrer em diferentes pontos da cadeia logística, como:

  • no armazenamento em estoque;
  • na liberação para transporte;
  • durante o traslado;
  • na transferência de produtos entre os modais.

É bastante difícil encontrar exatamente em qual etapa se originou o extravio. Por isso, com o controle eletrônico das cargas, é possível identificar o fenômeno. Assim o gestor poderá tomar as medidas necessárias para diminuir a probabilidade que os extravios ocorram.

Contratar um software de gestão pode parecer custoso à primeira vista, mas se trata de um investimento com alto retorno em curto ou médio prazos, pois há redução de custos e aumento da produtividade, simultaneamente.

Comunicação direta

O sistema para transportadora faz com que a comunicação com os clientes seja direta, simples e rápida. Isso porque permite que os dados sejam recebidos e enviados pela tecnologia de Troca Eletrônica de Dados (EDI), que usa o padrão de comunicação mais utilizado no mercado de transporte, o “PROCEDA”. Além disso, o software ideal permite a comunicação através de webservices, e até mesmo permite que ele seja customizado para adotar padrões específicos de cada embarcador.

Aumento da produtividade

Ao reduzir as atividades burocráticas, auxiliar os colaboradores em suas atividades e integrar os setores da empresa, os programas permitirão que os colaboradores se concentrem nas suas atividades principais. Isso maximiza a produtividade, tanto dos operadores quanto dos controllers.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Auxílio na tomada de decisões

A plataforma analisa e disponibiliza informações sobre receitas, despesas, patrimônio, dívidas, entre outras contas da empresa, em relatórios e gráficos de forma precisa, real, transparente e de fácil entendimento. Assim, as decisões podem ser baseadas em dados mais completos e confiáveis.

O programa também faz constantemente uso de indicadores de desempenho (KPI) para que o gestor saiba quais são os resultados de suas ações e escolhas. Dessa forma, ele pode rapidamente mudar suas decisões, caso os resultados estejam sendo diferentes do esperado.

Minimização de erros

É comum que eventualmente as pessoas cometam erros. No dia a dia de uma empresa, trata-se de uma questão de tempo até que surjam falhas. Além disso, há atividades que são bastante estressantes e cansam mentalmente os colaboradores, aumentando as chances de equívocos.

Um bom software é capaz de realizar tarefas de forma mais rápida e precisa. Dessa forma, os processos se tornam mais seguros e minimizam as chances de erros.

Maior facilidade no monitoramento

monitoramento é uma peça fundamental para uma gestão de frotas eficiente. O programa de controle de frotas calcula automaticamente a manutenção, o abastecimento e as despesas e trajetos de cada viagem a ser realizada. Também monitora, em tempo real, os gastos e o caminho percorrido. Alguns dos principais fatores observados com o monitoramento são:

  • cumprimento da rota de entrega pelos condutores;
  • eficiência de cada motorista;
  • taxa de extravios;
  • locais com maior índice de roubos e furtos;
  • identificação dos condutores para apurar quais têm maiores índices de acidentes;
  • percentual de atrasos ou de cumprimento de prazos;
  • índice de problemas com veículos, tanto em relação ao profissional condutor como pelo automóvel.

Isso permite que os gestores tomem as melhores decisões possíveis para realizar investimentos a curto e longo prazo. Também possibilita que eles tomem conhecimento de qualquer problema na viagem. Assim, poderão estruturar novos trajetos, comunicar atrasos ao cliente, otimizar os processos e garantir entregas rápidas.

Controle de paradas e espera

Nesse aspecto, o software fornece controle total sob duas vertentes: o número de paradas que o condutor faz durante o percurso e quanto tempo leva em cada uma delas. Com essas informações, é possível calcular o tempo para carregar e descarregar o veículo, o que permite mais precisão nos cálculos, imposição de limite para carga e descarga e criação de novos métodos de utilidade do tempo.

Otimização e controle de entrega

A finalidade principal da empresa é garantir que o destinatário receba o produto que comprou. Apesar de esse ser um objetivo básico, podem ocorrer diversos problemas que impeçam que a entrega seja bem-sucedida, como na montagem da carga no veículo, na expedição de produtos, entre outros momentos. O software ajuda a transportadora a entregar as mercadorias dentro dos prazos das seguintes formas:

  • fornece uma visão geral e faz o gerenciamento de todos os pedidos recebidos;
  • organiza os pedidos de forma que os prazos sejam atendidos;
  • auxilia na elaboração de planos de entregas para atender às demandas.

Alerta de irregularidades

Irregularidades consistem em situações que fogem ao padrão estabelecido como ideal pelos gestores. Isso deve ser evitado ao máximo, mas pode ser muito difícil para os gestores identificarem essas situações no dia a dia sem a ajuda de um bom software que monitore o andamento das operações e acuse quando os parâmetros ideais não estiverem sendo respeitados.

O programa TMS envia automaticamente um alerta ao gestor quando determinados parâmetros e prazos que serão configurados no momento da implantação do sistema não forem respeitados, de forma que possam ser corrigidos os erros antes de gerarem maiores problemas para a empresa.

Agilidade na entrega

Outra dor de cabeça comum na logística é a demora de tempo para liberação dos veículos nas unidades de embarque e descarga. Isso ocorre principalmente se a comunicação entre a central e o motorista for precária. Mas com o programa, o contato será transparente e em tempo real, permitindo que se tenha exatidão quanto à execução do trabalho e o cumprimento do cronograma de coleta. Assim também fica mais fácil o agendamento ou a reprogramação para as próximas coletas.

Aumento da satisfação do cliente e melhoria da imagem da empresa

Como os processos serão mais ágeis, e vários deles até automáticos, o cliente receberá as informações que deseja com muito mais velocidade e precisão. Os softwares também aprimoram a relação com o cliente, por exemplo, com o aumento dos canais de comunicação e a própria plataforma da empresa.

Além disso, graças à redução de custos, a empresa poderá usar o capital extra para oferecer preços mais acessíveis, investir em projetos que aprimoram o serviço, formar reservas para crises, entre outras táticas.

Tudo isso maximiza as chances de fidelização dos clientes, aumenta a probabilidade de sua sobrevivência e crescimento da empresa no mercado e transmite uma imagem de profissionalismo aos parceiros, fornecedores e outras empresas em geral.

Controle financeiro

É fundamental que também seja adotado um software para ajudar na administração financeira do negócio, permitindo que os gestores tenham todos os resultados de seus serviços e retornos financeiros sem a necessidade de aguardar dias ou até semanas. O programa atualiza os dados em tempo real e gera relatórios personalizados, assim, os documentos são dotados de informações reais, transparentes e sem erros.

Qual a importância de escolher um bom software para transportadora?

Para garantir bons resultados, é fundamental que seja escolhido um software que atenda às necessidades da transportadora. O gestor não deve considerar apenas o fator preço. O elemento principal a ser observado é a satisfação das necessidades da empresa, ou seja, se o investimento será capaz de impulsionar os resultados do negócio, melhorar sua imagem, trazer economia etc.

Caso o empreendedor não tenha essa visão, não será possível aproveitar todos os benefícios listados. Além disso, o investimento resultará apenas em um gasto sem retorno concreto.

Como analisar o software que atenderá melhor às demandas da transportadora?

A fornecedora do software para transportadora deve ser experiente, conhecer as necessidades de uma empresa de transporte, ser transparente e prezar pelo bom atendimento e o desenvolvimento saudável de seus clientes. Faz-se relevante que seja escolhida uma plataforma dotada das seguintes características:

  • forneça softwares com diferentes funcionalidades, como emissor de CT-e e MDF-e, TMS, gestão financeira, aplicativo para controle de entregas, entre outras. Assim a transportadora pode escolher o pacote mais adequado às suas necessidades;
  • tenha um suporte técnico especializado;
  • que o sistema opere via web e possa ser acessado de qualquer lugar e dispositivo (como tablets e smartphones);
  • disponibilize vários pacotes que atendam às necessidades de pequenas, médias e grandes empresas;
  • apresente, em seu portal, cases de sucesso e depoimentos de clientes satisfeitos;
  • tenha bastante tempo de mercado e um considerável número de usuários satisfeitos;
  • tenha clientes operando com êxito em todos os estados brasileiros, o que é relevante especificamente para transportadoras que prestam serviços interestaduais;
  • esteja presente nas redes sociais, o que significa que é modernizada e permite vários canais de comunicação;
  • tenha os valores, missão, parceiros, responsabilidades e modelo de negócios bem definidos, pois isso demonstra que a empresa é bem estruturada e tem objetivos determinados.

Adotar um bom software para transportadora ajuda a garantir um bom suporte para facilitar o seu crescimento no mercado e o aumento da competitividade perante os concorrentes. Trata-se de um investimento que gera retorno em vários aspectos, por isso, não deixe essa questão de lado.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

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