Arquivo SOCEN: o que é e para que serve no EDI de Transporte?

A tecnologia é uma grande aliada na rotina de qualquer organização, sendo que muitas inovações aumentam a produtividade de seus colaboradores ou a eficiência de suas operações. Umas delas é conhecida como arquivo SOCEN. Esse é um arquivo EDI de Transporte do Padrão Proceda que traz amplas vantagens para transportadoras e, até mesmo, aos embarcadores.

Não sabe o que significam esses conceitos, mas tem interesse em saber como eles podem beneficiar seu negócio?

Então termine esta leitura! Nela explicaremos o que exatamente são arquivos EDI, qual é o conceito do padrão de arquivo SOCEN, como ele funciona, qual é a importância e as vantagens que ele proporciona. Confira!

O que são arquivos EDI?

A sigla EDI significa Eletronic Data Interchange — ou Intercâmbio Eletrônico de Dados em português — e se trata de uma tecnologia desenvolvida para padronizar a comunicação entre sistemas criados por diferentes pessoas ou empresas.

A troca de informações entre organizações é otimizada com o seu uso, já que ele funciona como um guia que orienta a forma como os arquivos são gerados e transmitidos entre as empresas. Na prática, tudo é realizado por um sistema de gestão para transportadora, poupando os colaboradores de efetuar diversas atividades manualmente.

O que é o arquivo SOCEN?

O arquivo SOCEN consiste em uma forma de organizar e transmitir as informações de Solicitação de Coleta e Entrega referentes a uma operação de transporte. O software de gestão do embarcador cria um documento virtual e no formato de texto — arquivo.txt, por exemplo — que poderá ser utilizado pelos sistemas das empresas envolvidas na atividade.

Será necessário que as partes utilizem uma tecnologia que se integre com os clientes e usem o leiaute EDI. Os dados podem ser obtidos automaticamente pelo programa ou importados por um usuário.

Imagine que o embarcador solicitar a uma transportadora que realize uma coleta ou entrega. Basta que ele gere em seu sistema um arquivo EDI, selecione padrão proceda, layout de arquivo SOCEN e transmita à transportadora o arquivo de texto gerado pelo software. O software da transportadora preencherá os dados imediatamente em uma Ordem de Coleta ou Entrega todas as informações que constam no arquivo importado e o usuário deve apenas confirmar o lançamento do documento.

Você pode se aprofundar no assunto com o nosso artigo que explica de forma mais detalhada o conceito de EDI e PROCEDA na logística.

Para que serve o arquivo SOCEN no EDI de Transporte?

A finalidade principal do arquivo SOCEN é a de automatizar a troca de informações sobre solicitações de coletas e entregas entre as empresas, que é uma tarefa que costuma ocupar muito tempo dos colaboradores quando feita manualmente, e está suscetível a erros. Esse objetivo é possível de ser alcançado pelo fato de o arquivo incluir amplas informações das operações a serem realizadas pela transportadora, proporcionando grande ganho de tempo e segurança.

Quais os benefícios para a transportadora no uso do arquivo SOCEN?

As vantagens estão diretamente relacionadas ao ganho de agilidade e à melhoria da qualidade na operação das transportadoras, graças a troca de informações eletrônicas com outras empresas. Neste tópico listamos os principais benefícios do uso do padrão SOCEN e da transformação digital do negócio em geral.

Maior agilidade

Como o processo será feito por meio de uma plataforma especializada, o recebimento e o envio de informações referentes às cargas e documentos se torna mais ágil.

Redução de erros

Um bom sistema de gestão para logística recebe as informações do EDI SOCEN automaticamente e elimina a necessidade de digitar os dados, minimizando a possibilidade de que os documentos fiscais que contenham falhas ou dados errôneos sejam enviados ao embarcador. Também são reduzidos os riscos de insatisfação dos clientes, o que melhora a imagem da empresa e suas relações comerciais.

Aumento da produtividade

A automatização de tarefas possibilita que os colaboradores sejam melhor aproveitados, já que eles não precisarão digitar manualmente documentos, conferir dados, enviar e receber arquivos etc.

Diminuir o número de tarefas burocráticas contribui para redução do estresse na jornada de trabalho e, consequentemente, melhora o humor da equipe, maximiza a produtividade e minimiza a quantidade de erros cometidos nas outras atividades.

Melhoria da comunicação com o arquivo SOCEN

Com o arquivo SOCEN, não será preciso enviar informações sobre as operações por e-mail ou mensagem. O embarcador, a transportadora e outras empresas interessadas receberão dados de forma imediata e clara. Isso diminui a ocorrência de transmissões errôneas de informações, atrasos, esquecimentos, entre outros problemas.

E quais são as vantagens do EDI de Transporte para o embarcador?

Não é somente a empresa de transporte que se beneficia com a tecnologia, o embarcador também tem sua rotina otimizada. Entenda as vantagens abaixo.

Eficiência na auditoria de fretes

A auditoria de frete é o ato de conferir as faturas enviadas pelos transportadores com o objetivo de encontrar duplicidades e erros, bem como corrigi-los. Com o emprego do EDI, a transportadora transfere as informações automaticamente ao embarcador, menos falhas ocorrem e o tempo necessário para conferir os documentos é reduzido.

Aumento da qualidade da comunicação

A padronização da troca de informações implica na uniformização da comunicação com a transportadora, pois os sistemas das partes serão integrados e alinhados.

Isso significa que a estruturação de formulários e o compartilhamento de dados em geral serão feitos da mesma forma por ambos, trazendo mais clareza, transparência e confiança na comunicação.

Redução de custos e falhas

Assim como os transportadores, os colaboradores dos embarcadores também usufruem da automação das tarefas burocráticas. Logo, se diminui os erros de digitação e o tempo necessário para realizar certas operações.

O pessoal terá um considerável aumento de sua eficiência, agregará mais valor ao negócio e proporcionará uma redução nos custos administrativos (gastos com mão de obra).

Conclusão

O arquivo SOCEN é um recurso tecnológico que traz vários benefícios tanto ao transportador como ao embarcador. Entretanto, é importante encontrar um sistema de gestão que seja capaz de ler e trabalhar arquivos do leiaute EDI, que é a base para o padrão SOCEN.

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