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Como um sistema de gestão de frotas pode otimizar os processos?

A gestão de frotas é uma área cujo papel vai além da parte operacional, pois cumpre função estratégica no gerenciamento dos meios de transporte e seus condutores em uma transportadora. Essa é uma atividade que envolve aspectos alguns complexos, e é fundamental implementar um bom sistema de gestão de frotas para torná-la mais eficiente, otimizada e produtiva.

Você já deve ter ouvido falar do uso da tecnologia no ramo, mas você sabe como ela funciona? Neste artigo vamos responder as suas dúvidas explicando o que é esse sistema, como ele otimiza os processos do seu negócio e, no fim, qual a melhor opção do mercado. Confira!

O que é e como funciona um sistema de gestão de frotas?

Um software ou sistema de gestão de frotas é um programa de computador desenvolvido especialmente para satisfazer as necessidades de uma transportadora ou frotista. A tecnologia é bastante ampla e permite o monitoramento dos dados de performance, resultados e planejamentos associados ao controle da frota.

Na prática, o gestor acessa um painel de controle que disponibiliza relatórios, alertas e indicadores de desempenho sobre a frota, tanto dos veículos como condutores. Várias atividades que geralmente consomem muito tempo do gestor ou colaboradores, como lançamentos e cálculo dos acertos de viagem, geração de ordens de serviço, controle do pagamento de multas, obrigações fiscais, entre outros, podem ser otimizados com um sistema de gestão de frotas.

O programa também ajuda a realizar de forma mais prática e rápida um amplo número de atividades que costumam ocupar muito tempo do gestor, como controle de médias de consumo, cálculo de acertos de viagem, rodízio de pneus, controle de abastecimentos, revisões, manutenções e muito mais.

Por fim, um bom software de gestão de frotas pode ser integrado com outras plataformas, como um software de Gestão Operacional de Transportes (TMS) e de Gestão Financeira, o que proporciona maior controle do desempenho das operações, resultados e frota.

Como o sistema de gestão de frotas otimiza os processos de um negócio?

Os benefícios listados neste tópico decorrem da automatização do controle e da integração de diversos dados em uma plataforma. Confira-os a seguir.

Controle e registro de paradas e ocorrências

Paradas inesperadas e ocorrências podem acontecer por inúmeros motivos, como acidentes nas estradas, vias perigosas, problemas mecânicos nos veículos, entre outros riscos no transporte de carga. Entretanto, essas situações acarretam atrasos nas entregas, insatisfação dos clientes e gastos desnecessários.

Apesar de algumas paradas serem inevitáveis, é fundamental que o gestor não deixe que elas saiam do controle e minimize a possibilidade de que ocorram. O programa realiza um controle preciso e constante das paradas, registrando as razões pelas quais elas ocorreram e quais foram os custos envolvidos.

Por exemplo, ao verificar que boa parte das paradas ocorrem pela falta de manutenção, o gestor saberá quais veículos têm mais contrariedades mecânicas, bem como que precisa investir em manutenções preventivas.

Acertos financeiros em viagens e serviços

Esses acertos consistem em todos os gastos adicionais que foram necessários para realizar as viagens, como:

despesas das viagens: são multas, abastecimentos, manutenção etc.;
adiantamentos: dinheiro entregue ao motorista para fazer pagamentos necessários à viagem;
devoluções: compensações ao condutor se ele precisou fazer pagamentos do próprio bolso;
acerto com motorista: é o pagamento pelo serviço realizado. O cálculo envolve adiantamentos, descontos, entre outros valores.

O aplicativo torna o controle financeiro mais prático e seguro, pois ele realiza os cálculos e a inclusão das operações no financeiro de forma automática, registra as contas a pagar e a receber etc.

Além disso, graças à tecnologia, a empresa não incorrerá em erros de cálculo, atrasos, esquecimentos e outros problemas decorrentes de trabalhos manuais.

Controle de jornada de motoristas

Controlar a jornada dos motoristas também é crucial para ter sucesso nas entregas. Normalmente essa é uma atividade difícil, mas com a implementação de um bom software o gestor poderá acompanhar efetivamente o trabalho de cada condutor, incluindo tempo de parada de cada veículo, desvios de rota, descanso, etc.

Alertas de manutenção

Para realizar a manutenção correta, os responsáveis precisam saber o momento ideal de fazer cada manutenção, bem como a quantidade exata de peças que precisam comprar, evitar compras desnecessárias e saber negociar valores melhores.

O gestor deve elaborar um plano de manutenção preventiva eficiente, em que se objetiva reduzir ou impedir falhas e quedas no desempenho de equipamentos. Isso também diminui as paradas desnecessárias, tudo isso para aumentar a vida útil dos veículos e reduzir os seus custos de manutenção.

Essa não é uma atividade fácil, além de se tornar mais difícil conforme o negócio e a frota crescem. Mas o software de gestão emitirá alertas sobre a necessidade de manutenção de acordo com os planos de manutenção de frota preestabelecidos.

Controle dos custos

Como o sistema consolida diferentes informações do negócio em uma única plataforma, o gestor terá amplo controle sobre as contas do negócio e conseguirá minimizar os gastos da empresa, principalmente da frota por diferentes formas. Alguns controles fornecidos pela tecnologia incluem:

histórico de manutenção e trocas de peças;
gastos com combustível, regulagens e lubrificantes;
custos com manutenção;
serviços realizados com frequência;
multas;
entre outros.

Controle dos pneus

Os pneus são alguns dos componentes mais importantes para o desempenho da frota, pois eles impactam na vida útil do veículo, no gasto de combustível etc. Pela relevância de controlar esse item, é fundamental que o software contratado ofereça controles como:

planejamento e controle do rodízio de pneus;
rastreabilidade por número de fogo;
controle de recapagens de pneus;
cadastro completo dos pneus, incluindo identificação dos modelos, fabricantes, histórico de posições, quilometragem etc.

Por que devo optar pelo Sistema de Gestão de Frotas da Datamex?

Datamex é uma empresa que disponibiliza modernos sistemas de gestão, com foco no mercado de logística, resultado de mais de quase duas décadas de experiência em soluções tecnológicas para este segmento. O seu software de gestão de frotas para transportadoras e frotistas é capaz fornecer todos os benefícios listados anteriormente, pois disponibiliza amplas funcionalidades e recursos, incluindo:

controle eficiente de ativos, tais como veículos leves, pesados e máquinas;
histórico de manutenção e troca de peças;
gera ordens de serviços para manutenção rapidamente;
dispara alertas de manutenções conforme seu plano;
controla uso de lubrificações e regulagens;
calcula acertos financeiros;
faz controle completo dos pneus;
controla e registra paradas e ocorrências;
controla pagamento de multas, impostos, seguros, licenciamentos etc.;
e muito mais.

O programa foi desenvolvido por especialistas em logística, assim ele apresenta diferenciais bastante vantajosos. Alguns deles são:

mobilidade: você consegue operar o site de qualquer hora e lugar, podendo ser acessado por computador, smartphone e tablet;
atendimento: suporte técnico especializado;
crescimento: são oferecidos diferentes pacotes que atendem as necessidades de pequenas, médias e grandes empresas.

A Datamex é uma organização com larga experiencia no ramo e está presente em todos os estados brasileiros e seus softwares atendem mais de 50 mil usuários.

O sistema de gestão de frotas otimiza os processos e impulsiona o desenvolvimento da transportadora de diferentes formas, mas é necessário escolher um sistema completo, bem como de uma empresa experiente, que fornece um bom suporte técnico.

Quer aproveitar todos os benefícios de um software de gestão de frotas? Entre em contato conosco e vamos conversar sobre como a Datamex pode ajudar a melhorar os resultados da sua empresa.

Data driven: entenda como as empresas estão se adaptando a esta realidade

By: Fábio Cunha

O data driven é um conceito fundamental na gestão moderna, já que através dele as empresas conseguem gerir com maior precisão, baseando a sua tomada de decisões em informações atualizadas, bem como podem elaborar melhores planos para o desenvolvimento do seu negócio.

Essa estratégia é parte da inteligência corporativa que pode ser aplicada em empresas de qualquer tamanho e ramo — incluindo transportadoras que queiram modernizar a sua gestão e se alinhar com a logística 4.0.

Como se trata de uma inovação capaz de transformar o seu modelo de gestão e até mesmo impulsionar o negócio à liderança do mercado, não perca a leitura deste artigo e entenda melhor seu conceito, funcionamento e objetivo, benefícios fornecidos ao aplicá-la, como ela funciona na prática e muito mais. Confira!

O que é gestão data driven e como ela funciona?

Um modelo de gestão de negócio data driven (data driven business) se utiliza de conceitos de inteligência de negócios (BI), aplicativos de gestão e painéis de gestão à vista para dar aos gestores ferramentas que possibilitem fazer análises de dados financeiros, operacionais, de frota, mercado e comercial, para avaliar aspectos internos e externos do seu negócio e assim direcionar a melhor tomada de decisões e a estruturação de planos de ação e planejamento estratégico.

Essa forma de gestão permite analisar as informações relevantes para encontrar respostas com mais exatidão e velocidade, além de otimizar os seus processos internos.

Apesar de utilizar a tecnologia a seu favor, não se trata apenas da instalação de um software na empresa, mas de uma filosofia de gestão, pois transforma a maneira como os gestores tomam decisões em seus negócios.

Qual é o objetivo do data driven?

O principal objetivo do data driven é o de potencializar o gestor, fornecendo uma melhor visão sobre os dados e informações do negócio para que ele possa qualificar a sua gestão e realizar projetos com mais assertividade, bem como ter mais segurança na tomada de decisão.

Graças às informações obtidas com a metodologia data driven, as empresas compreenderão melhor a dinâmica das suas atividades e terão um ganho qualitativo na tomada de decisões, bem como atingirão uma maior efetividade nos seus planejamentos, pois as informações coletadas trarão respostas às questões que fundamentam as decisões importantes do negócio, como:

Quais são os pontos fracos da empresa que precisam ser aprimorados?
Qual é a capacidade produtiva da minha empresa?
Quais são os problemas que devem ser antecipados?
Quais são os objetivos, metas e resultados a serem alcançados?
Como se destacar perante a concorrência?

Quais são as vantagens da gestão data driven para as transportadoras?

Maior agilidade e assertividade na tomada de decisões

A melhoria na coleta e análise de informações proporcionada pelo modelo data driven aumenta a efetividade e agilidade das decisões, tornando-as menos subjetivas e mais lógicas. Isso se aplica às operações, gestão de projetos, negociação com fornecedores e parceiros, entre outras decisões.

Ajuda no desenvolvimento do negócio no longo prazo

Muitas empresas tomam decisões visando apenas os ganhos no curto prazo, o que pode gerar problemas futuros. Entretanto, a gestão data driven permite projetar resultados a curto, médio e longo prazo, contribuindo para sua sobrevivência e crescimento no futuro.

Maior confiabilidade no mercado

A transportadora conseguirá transmitir mais profissionalismo e melhorar sua imagem perante o mercado, entre clientes, parceiros e fornecedores, o que permite o estabelecimento de negócios mais benéficos e a longo prazo.

Bancos e instituições financeiras terão maior confiabilidade no negócio, oferecendo linhas de crédito melhores e maiores e juros menores.

Vantagem competitiva

A maioria dos negócios brasileiros ainda não implementou o data driven em seus processos, o que significa que se trata de um diferencial competitivo bastante vantajoso para sua empresa em relação às demais no mercado.

Como funciona a aplicação do conceito data driven na prática?

Para aplicar a filosofia data driven completamente, você deverá estruturar certos aspectos na empresa a fim de ter sucesso na atividade. Confira-os a seguir.

Pessoas

É importante que todos os gestores e colaboradores entendam a filosofia e utilidade do data driven para aproveitar de seus benefícios no dia a dia, tornando a sua rotina mais produtiva, simples e assertiva.

Além disso, é recomendável contar com o apoio de colaboradores especializados no assunto, sendo que o profissional ideal para isso é o Chief Data Officer (CDO ou diretor executivo de dados em português), que será o profissional responsável por organizar as visões de dados a serem disponibilizadas em cada setor, para apoiar as decisões de cada gestor e as operações de cada equipe.

Processos

O trabalho deve ser integrado entre todos os setores e colaboradores, ou seja, as informações coletadas devem ser disponibilizadas em uma plataforma cujo acesso é permitido para todos da empresa. Além disso, os processos devem ser estruturados de forma que se apoiem nos dados, eliminando as decisões empíricas e subjetivas.

Dados

É importante que as informações do negócio sejam coletadas e disponibilizadas aos colaboradores de forma online, para que as decisões sempre sejam tomadas com base em dados, e não no “achismo”.

Assets (ativos)

É fundamental que o data driven não atrase os processos do negócio, sendo preciso que a velocidade dos sites, sistemas e aplicativos, ou seja, a plataforma utilizada pela empresa e seus canais para troca de informações e outros sistemas ou acessos sejam ágeis.

Tecnologia

Embora seja possível fazer uma gestão baseada em dados, ou data driven, sem o uso de software, esta se tornaria extremamente lenta e burocrática, então temos que esta metodologia de gestão está diretamente ligada e dependente das novas tecnologias. Serão utilizadas formas eletrônicas de coletar e apresentar os dados dos diferentes setores e canais do negócio, bem como usar um sistema para transportadoras para gerar relatórios e dashboards de gestão à vista para o negócio.

Como as empresas podem se adaptar a essa nova realidade?

O primeiro passo para isso é planejar o processo antes de implementar o método que irá coletar e exibir os dados em cada um dos setores. Após, siga os passos que serão explicados nos tópicos abaixo.

Alinhe os objetivos do negócio

Antes de montar os diversos dashboards com suas tabelas, gráficos e relatórios, defina os objetivos e metas em que se embasará a implementação do data driven. Alguns exemplos são a melhoria na tomada de decisão, maior garantia de faturamento, minimização de erros, riscos e custos etc.

Mapeie as métricas

Defina os indicadores-chave de desempenho (KPIs) que o ajudarão a medir os resultados obtidos pela adoção do data driven. Explore o máximo de métricas, colete sugestões e aplique as que forem mais adequadas para atingir os seus objetivos.

Avalie a maturidade dos dados

Estudar o nível de maturidade dos dados consiste em avaliar sua utilidade para a empresa. Nesse momento é preciso verificar como as informações coletadas se alinham às expectativas, aos objetivos e KPIs.

Neste particular chamamos especial atenção para o fato de que a empresa não deve se basear em “métricas de vaidade”, ou seja, não vale a pena exibir dados que não terão nenhuma utilidade prática para a rápida tomada de decisões em cada setor, pois estes só servirão para confundir e atrasar os processos.

Planeje a execução

Por fim, é preciso elaborar um bom planejamento de como será feita a coleta e análise de dados, como serão gerados relatórios, qual plataforma será utilizada entre outros detalhes.

Quais foram os impactos reais do data driven nas empresas mundo afora?

De acordo com os dados coletados pelo BI-Survey (Business Intelligence Survey), 40% das organizações com maior performance no mercado tomam suas decisões baseadas nas informações coletadas pela gestão data-driven.

Além disso, é possível perceber que esta já é uma forte tendência no mercado, já que os dados demostram que modelos de gestão baseados em dados (data-driven) serão excepcionalmente relevantes para a tomada de decisões para 67% (48% dos gestores atuais mais 19% dos futuros) das empresas.

Qual é a real importância da inovação em logística?

A logística é uma área que está em constante atualização e mudança, sendo que cada inovação pode gerar grandes impactos positivos ao negócio.

Os gestores que pesquisam e usam essas inovações de forma inteligente criarão um efeito em cadeia em seus processos e multiplicarão seus resultados. Além disso, você poderá estar sempre um passo a frente dos seus concorrentes quando adota tendências no ramo.

É inegável que o data driven pode trazer amplas vantagens ao seu negócio, mas essa é uma filosofia cuja aceitação pode ser difícil em uma empresa, sendo necessário conscientizar os gestores e colaboradores sobre sua importância e criar uma cultura de inovação na transportadora.

Para que você consiga aproveitar as inovações logísticas e se destacar no mercado, leia gora mesmo nosso artigo que traz as Inovação em Logística: 6 melhores dicas para você implementar com sucesso na sua empresa!

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4 dicas essenciais para o transporte de cargas fracionadas

By: Fábio Cunha

O setor de logística tem um papel estratégico para que as empresas conquistem uma posição de destaque no mercado — o seu bom funcionamento é um dos grandes responsáveis pelos níveis de satisfação dos clientes. Nesse cenário, dominar o conceito de cargas fracionadas é indispensável para uma gestão inteligente dos serviços de transporte e, consequentemente, melhorar a relação de custo-benefício dos fretes.

Então, para ajudar você a entender a prática da carga fracionada e como empregá-la de maneira correta no seu negócio, elaboramos este artigo com 4 dicas preciosas sobre esse modelo de trabalho. Continue a leitura e confira!

O que é o transporte de cargas fracionadas?

O transporte de cargas fracionadas consiste na operação logística que se encarrega do transporte de pequenas remessas. Isto é, diante da necessidade do envio de uma quantidade menor de mercadorias, a empresa tem a alternativa de embarcá-la com o custo do frete individualizado, em vez de contratar um veículo para a entrega de uma única encomenda.

Nesse caso, a transportadora reúne várias encomendas e traça uma rota inteligente a fim de otimizar os custos com a operação. Como resultado, os valores cobrados dos clientes são mais atrativos e contribuem para uma maior margem de lucro do negócio de ambos.

Como funciona o transporte de cargas fracionadas?

A ideia do transporte na modalidade de frete fracionado (LCL) é compartilhar a capacidade máxima de carga de um veículo com mercadorias de diversos clientes, com destinos em uma mesma região.

O custo de contratação do frete é mais em conta para o cliente final do que se fosse contratar um frete de uma carga completa (FCL), e a transportadora também consegue reduzir os seus gastos com a atividade.

Assim, se um contratante deseja levar suas mercadorias para São Paulo, mas elas ocupam apenas 70% de espaço do modal de transporte, o volume remanescente pode ser ocupado com produtos de diferentes empresas, otimizando a operação e melhorando a margem de lucro da transportadora.

Trata-se de uma dinâmica que facilitou bastante o fluxo logístico de produtos, sobretudo para empreendimentos do varejo e negócios de menor porte. Se for preciso o envio de um único item, isso é plenamente possível com tarifas módicas e um serviço de entrega de qualidade.

Quais as principais dicas para quem trabalha com as cargas fracionadas?

1. Estruture o processo de acondicionamento das cargas nos veículos

A forma como os produtos são organizados nos veículos tem um papel significativo nas operações logísticas de cargas fracionadas. Nesse contexto, o planejamento ideal é não reunir cargas grandes e pequenas na mesma viagem. Isso porque, além das mercadorias pesadas demandarem mais esforços e tempo, elas ainda podem danificar as menores e mais frágeis.

Para facilitar o processo, recomenda-se que as entregas sejam organizadas de acordo com as áreas de atuação dos clientes. Por exemplo, reunir apenas os equipamentos eletrônicos, ou as bebidas e alimentos, ou os artigos de vestuário. Isso aumenta a segurança do transporte.

2. Elabore um cronograma eficiente

Uma das grandes preocupações das empresas ao contratar serviços logísticos é o cumprimento dos prazos prometidos aos consumidores. Então, considerando que na carga fracionada, por atender diversos clientes e destinos, o tempo de entrega seja mais demorado, a transportadora deve contar com um cronograma bem alinhado às suas demandas, além de estratégias e ferramentas que tragam eficiência a sua rotina.

3. Otimize as rotas de entrega

O objetivo das cargas fracionadas é facilitar a logística de entrega das empresas e, principalmente, gerar economia. Contudo, de nada adianta ter uma excelente estrutura, com os equipamentos e técnicas mais modernas, planejar o cronograma de atividades, mas não pensar no impacto que a escolha das rotas pode causar nos resultados.

Quando um veículo é carregado com produtos de rotas desconexas, naturalmente haverá:

maior consumo de combustível;
maior demora na entrega;
maior número de manutenções.

Enfim, além de tornar o processo mais caro, a má definição das rotas é capaz de gerar insatisfação e prejudicar a credibilidade da empresa no mercado.

4. Tenha um bom cadastro e controle de fretes feitos para cada cliente

O cadastro e o controle preciso de todos fretes feitos para os clientes que operam com cargas fracionadas permite que o gestor tenha uma estimativa do intervalo de tempo em que cada um deles realiza seus pedidos — semanalmente, de quinze em quinze dias, mensalmente, etc.

Sabendo a frequência com que utilizarão seus serviços, é possível calcular melhor os prazos de entrega e oferecer condições mais vantajosas de frete, bem como executar as atividades da transportadora com um maior grau de precisão, proporcionando uma melhor experiência para o cliente, o que contribui para a sua fidelização.

Qual a importância de um bom software para a gestão das cargas fracionadas?

Além de experiência e o uso de procedimentos já consagrados entre as boas práticas do setor logístico, o apoio das tecnologias mais modernas dentro desse segmento é fundamental para se obter um bom desempenho, excelência no atendimento e assim ganhar competitividade no mercado.

Para otimizar a gestão e as operações de transportadoras de cargas fracionadas é altamente recomendável que se invista em sistemas capazes de lidar com:

definição de rotas de entrega;
rastreamento de cargas via web;
gerenciamento de armazéns e centros de distribuição;
gestão de frotas e manutenção;
emissão de documentos fiscais de transporte;
controle de coletas e entregas, entre outras funcionalidades.

Nesse sentido, os softwares de gestão consistem em grandes aliados para que as transportadoras racionalizem os seus processos logísticos. Primeiramente porque tais sistemas integram o fluxo de informações em um único ambiente, permitido aos gestores o acompanhamento do seu negócio em tempo real.

Ademais, a comunicação interna também é potencializada e a automatização de tarefas repetitivas ajuda a reduzir os índices de falhas. Sem deixar de mencionar que os colaboradores são melhor aproveitados para ações mais importantes.

Como a Datamex pode ajudar?

A Datamex é uma empresa que desenvolve e implanta aplicações e softwares voltados para a gestão logística, sempre focada na otimização de recursos como vantagem competitiva.

Seu sistema apresenta como principais aspectos: gestão comercial, agilidade no faturamento dos fretes, controle por relatórios gerenciais, controle da rotina financeira, entre outras funcionalidades importantes para o segmento.

Com mais de 12 anos de experiência nesse mercado, a Datamex conta com uma equipe composta de profissionais altamente qualificados e os mais avançados recursos em Tecnologia da Informação para que o seu negócio alcance a excelência em gestão de transportes.

Por todo o exposto, foi possível entender o que é o transporte de cargas fracionadas e qual o seu papel nas operações logísticas de uma organização. Assim como nas cargas completas, existem desafios para se atingir uma performance satisfatória e segura, mas com a aplicação das estratégias adequadas e recursos que potencializem suas atividades, é possível conquistar os resultados desejados.

Gostou das dicas? Agora que você aprendeu sobre o transporte de cargas fracionadas, aproveite para entrar em contato conosco e conhecer as soluções personalizadas que temos a oferecer para o seu negócio!

Gestão de frete: confira 7 etapas que podem ser automatizadas

By: Fábio Cunha

O frete é um elemento muito impactante na decisão de compra dos clientes, fazendo com que os embarcadores busquem no mercado sempre as transportadoras que ofereçam os melhores valores de frete, aliados com um bom nível de informações atualizadas para seus clientes. Por isso é fundamental que a transportadora exerça uma boa gestão de frete para manter e expandir a sua participação no mercado. Essa atividade consiste no controle de todas as etapas de entrega de um produto. Quanto maior for a sua organização, mais competitiva será a empresa.

A automação dessa gestão é uma estratégia eficiente para otimizar os fretes, trazendo amplas vantagens para a transportadora.

A seguir, vamos explicar por que você deve automatizar as etapas da gestão de fretes e, depois, listamos as 7 etapas que podem ser melhor realizadas com ajuda de um bom sistema de gestão. Confira!

Por que automatizar os processos de gestão de frete?

Se você trabalha com transportes já sabe que a gestão dos fretes envolve um grande volume de informações, controle de prazos, comunicação constante com os motoristas e equipe de campo, entre outros fatores, tratando-se de uma atividade que exige muito tempo da equipe operacional, para ser bem feita e contentar os clientes.

Os transtornos da atividade podem ser amenizados ao usar sistemas para cuidar de boa parte da burocracia. Bons softwares são capazes de automatizar diversas tarefas e ajudar a evitar falhas humanas, como erros de cálculos dos fretes. Veja abaixo mais alguns exemplos de como a automação auxilia a gestão de frete.

Centralização das informações

Quando os principais dados relacionados com as operações da empresa são concentrados em um único sistema ocorre um ganho de velocidade já que as buscas serão mais velozes e os compartilhamentos ou verificações mais fáceis.

Além disso, se o sistema adotado for em nuvem — pode ser acessado de qualquer lugar e hora — os gestores podem conferir, editar, atualizar informações ou gerar novos fretes mais facilmente.

Redução de custos

A redução de custos e riscos para as transportadoras atinge a empresa de forma geral. As principais economias em relação aos fretes são:

realização de cálculos mais precisos, evitando multas por erros na emissão de documentos fiscais;
aumento da produtividade na gestão de fretes, reduzindo horas usadas pelo pessoal para fazê-lo;
comunicação mais ágil;
melhora na quantidade e qualidade das informações passadas aos clientes;
informações atualizadas para tomada de decisões no dia a dia;
indicação do veículo mais adequado para fazer cada frete.

Isso permite que a empresa lucre mais com os fretes ou forneça preços mais atraentes aos clientes, aumentando sua força no mercado e sua taxa de fidelização. Por essa razão o software não deve ser visto como um custo, mas um investimento com retornos a curto ou médio prazo.

Melhoria do controle sobre os processos

Como várias etapas do processo operacional e de gestão de frete serão automatizadas, o responsável poderá se concentrar em atividades mais estratégicas. Por exemplo, ele acompanhará a qualidade do trabalho oferecido pelos setores, podendo visualizar de forma ampla os prazos, ocorrência de extravios, taxas de cancelamentos, entre outros indicadores de desempenho relacionados à gestão do frete.

O gestor poderá tomar as medidas para minimizar os problemas, solucionar pontos fracos da empresa e potencializar os fortes. Além disso, se a empresa utiliza um bom Software TMS, todos os setores serão unificados em uma plataforma, permitindo que ele visualize os reflexos dos fretes em todo o negócio.

Quais são as 7 etapas que podem ser automatizadas na gestão de frete?

1. Cotações de Frete

Uma boa ferramenta para realizar as cotações de fretes é indispensável para agilizar o trabalho da área comercial da empresa. Nessa etapa é preciso padronizar as cotações, gerando-as com facilidade e agilidade, bem como acompanhar o seu status até a decisão final do cliente. Geralmente o problema está no controle dessas cotações, já que há um grande volume de dados envolvidos.

O software permite o cadastro, envio e controle de suas cotações de fretes. Como se não bastasse, ele ainda faz o mesmo processo com os clientes e tabelas de frete, condições de pagamento, limites de crédito e com vendedores e suas comissões.

2. Cálculos de fretes

Para calcular os fretes adequadamente e evitar prejuízos é preciso considerar diversos fatores. Alguns deles são:

frete de retorno;
frete peso e valor;
distância percorrida;
características do destinatário;
modal de transporte;
taxa de restrição do trânsito (TRT);
taxa de dificuldade na entrega (TDE);
taxa de reentrega;
taxa de coleta e entrega;
gerenciamento de risco (GRIS);
pedágios e tributos;
seguro ad valorem.

Além disso, a atualização desses números deve ser comunicada o mais rápido possível para os demais setores, a fim de evitar incongruências nas contas e registros. A gestão eletrônica executa os cálculos automaticamente, reduzindo a possibilidade de erros ou esquecimentos, como também faz atualização instantânea.

3. Rateio dos valores

Fazer o rateio de valores manualmente abre margem para muitos erros, principalmente nas operações com muitos dados e itens. Isso prejudica eventuais análises e tomada de decisões futuras. Com o rateio automático, o valor do frete individual para cada produto será alocado corretamente nos documentos fiscais. Além disso, o armazenamento das informações será mais ágil e os cálculos realizados de forma instantânea.

4. Faturamento

As faturas de fretes são outros documentos que precisam de muito cuidado. Mas você pode utilizar um bom emissor de CTe, que utilizará as informações já trabalhadas para que as faturas sejam emitidas diretamente do sistema, junto com os boletos, tudo pronto para ser impresso ou enviado via e-mail ao cliente, evitando retrabalho e agilizando o recebimento.

5. Emissão de CT-e e MDF-e

A emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) será mais prática e rápida. Basta configurar o sistema com suas tabelas de preços por clientes e colocar as regras de frete que o programa calculará os fretes automaticamente. Depois de emitir o CT-e, o sistema aproveitará as informações para emitir o MDF-e em poucos segundos.

6. Gestão de despacho

Os processos de coleta, entrega e transferência entre filiais também influencia no valor dos fretes praticados. Ter que realizar os cálculos e retrabalho a cada uma dessas operações é uma burocracia que pode ser evitada com a automação da gestão de frete com um bom software de gestão para transportadoras.

7. Contrato de Frete

A automação inclui a emissão de contratos de frete (RPA) e cadastro do código identificador da operação de transportes (CIOT) de acordo com a resolução 3.658 da ANTT. Um bom sistema ainda calcula os principais tributos incidentes na contratação de serviços autônomos, como IRRF, INSS, SEST/SENAT e outros.

Há diferença entre gestão e operação?

Para evitar confusões sobre o assunto é importante que o gestor saiba diferenciar os conceitos de gestão de frete das operações logísticas. O primeiro consiste em um conjunto de ações que têm o objetivo de tornar a distribuição e circulação de mercadorias mais otimizada.

Já uma operação logística é responsável por promover recursos, informações e equipamentos para execução das atividades da transportadora. A automação da gestão trará mais economia ao necessitar de menos recursos para realizar a operação, bem como melhorará a comunicação.

Muitas etapas da gestão de frete podem ser automatizadas, o que torna o processo muito mais eficiente, mais econômico, produtivo e menos arriscado. Porém, é fundamental contar com um software que permita a automação das etapas listadas.

Entre em contato conosco agora mesmo para conhecer nossas soluções e garantir diferenciais competitivos ao seu negócio!

8 motivos para usar aplicativo de transporte de carga agora mesmo

By: Fábio Cunha

A tecnologia está cada vez mais presente no dia a dia corporativo, e no ramo da logística não é diferente, já que as transportadoras que não têm um bom aplicativo de transporte de carga poderão perder espaço até se tornarem obsoletas no mercado. Isso ocorre pelo amplo número de diferenciais competitivos, economia e outros benefícios garantidos por esse sistema.

Quer saber como esse aplicativo pode fazer tanta diferença na rotina de sua empresa? Continue lendo para ver quais são as funções e benefícios desse tipo de software para transportadoras, como também para entender quais são os 8 motivos pelos quais a implementação dessa tecnologia é vantajosa.

Como funciona um aplicativo de transporte de carga?

Basicamente, esse aplicativo é instalado nos smartphones do pessoal de campo, ou seja, os entregadores, com o objetivo de possibilitar a troca de informações mais ágil com a central e vice-versa. Isso permite que os gestores acompanhem o trabalho da equipe de forma mais eficiente.

Tudo é integrado a um software de gestão de transportes (como o TMS Datamex), portanto os dados são atualizados imediatamente e sem a necessidade de esperar o retorno do colaborador à base da transportadora. Confira uma lista das suas principais utilidades:

troca de informações e registro de ocorrências em tempo real por meio dos celulares dos entregadores;
registro das coordenadas dos locais de entrega e coleta pelo GPS;
envio de áudios e fotos sobre as entregas efetuadas;
fornecimento de dados em tempo real aos clientes. É possível informar quando está próximo do ponto de entrega ou horário de entrega, por exemplo;
integração à plataforma de gestão, permitindo integração rápida de dados com os embarcadores.

Quais são os 8 motivos pelos quais as empresas devem adotar esses aplicativos?

1. Redução de custos e aumento dos ganhos

Entre os principais e maiores benefícios estão a redução dos custos, já que isso é fornecido de diferentes formas:

diminuição do índice de cancelamentos: pois é possível notificar o cliente rapidamente se ocorrer um atraso;
redução de extravios: fica mais fácil identificar em qual ponto durante a entrega ocorreu o desvio, permitindo sua recuperação;
minimização de roubos e furtos: caso alguma rota seja perigosa, o gestor poderá alertar imediatamente o entregador para tomar outro caminho.

Esses benefícios aumentam a efetivação das entregas e minimizam perdas, o que também maximiza os ganhos da transportadora. A empresa se torna mais bem-sucedida e terá capital extra para realizar investimentos, estabelecer metas mais ambiciosas etc.

2. Otimização da rotina

O fato de as informações poderem ser enviadas a qualquer hora e de qualquer lugar otimiza significativamente a rotina da empresa, já que não será preciso se deslocar a um local físico para fazê-lo.

Além disso, os dados são trabalhados imediatamente pelo sistema de gestão de transporte que a empresa adota, o que ajuda na rotina nos demais setores da empresa, como o financeiro, de vendas etc.

3. Planejamento de rotas

Um bom aplicativo de transportes permite a realização do planejamento de rotas de coletas e entregas mais efetivas. O motorista não precisará mais se preocupar em encontrar o melhor trajeto por conta própria, já que ele receberá o trajeto que considera os seguintes fatores:

vias com melhores condições;
trajetos com melhor trânsito;
caminhos mais seguros;
melhor veículo para cada transporte.

Para o condutor também ficará mais fácil passar por lugares nos quais ele nunca esteve antes, já que tudo estará indicado no GPS. Caso ocorram imprevistos, como acidente ou obra na estrada, ele poderá informar a transportadora para que ela trace outra rota.

A roteirização também considera as limitações de peso e cubagem, fatores que impactam na velocidade do veículo, no consumo de combustível e desgastes das peças. Por fim, o programa também pode contar com o mapeamento de oficinas, postos de combustível e paradas para descanso, o que ajuda na organização da viagem e no cumprimento dos prazos.

4. Fácil operação

É possível que ocorram falhas em algum momento do transporte de cargas, como na troca de informações, na usabilidade de um programa etc. Isso é comum pelo fato de que controlar entregas exige muita concentração do colaborador.

Mas bons desenvolvedores de aplicativos de transporte de cargas criam interfaces ergonômicas, ou seja, o aplicativo é intuitivo, agradável e mais fácil de ser utilizado pelos usuários, minimizando a ocorrência de falhas, confusões ou demora para navegação.

5. Escalabilidade

Como toda a operação de transporte será mais eficiente, econômica e fácil, a transportadora terá capacidade de atender mais clientes e firmar contratos mais complexos. Ela poderá começar um planejamento para atender grandes embarcadores e expandir a sua abrangência sem aumentar muito os custos do negócio.

6. Maior satisfação dos clientes

A transparência e a boa comunicação com o cliente são fatores cruciais para melhorar sua experiência com a empresa. Graças ao software ele terá à sua disposição um rastreamento mais preciso da mercadoria, além de ser informado imediatamente se ocorrer um atraso.

Isso faz com que ele se sinta mais importante para a empresa, e terá mais confiança em firmar novos negócios, o que contribui com a fidelização dos clientes e melhora sua imagem no mercado de forma geral. Outro benefício é a diminuição da necessidade de atendimento, já que o cliente pode ter a informação que deseja à sua disposição a qualquer momento.

7. Informações em tempo real para gestão das entregas

A própria transportadora também aproveita a agilidade na troca de informações em tempo real para fiscalizar o processo, identificar discordâncias e tomar medidas para evitar que problemas ocorram. Por exemplo, se um motorista está atrasado para finalizar uma entrega pela falta de uma determinada informação, a empresa pode entrar em contato, identificar o problema e solucioná-lo imediatamente.

8. Inovação

Esse é um benefício que não é visualizado por muitos gestores, mas a adoção de um software de gestão de transporte de cargas contribuirá para a implantação de uma cultura de inovação na transportadora. Quando os colaboradores e os administradores observarem os benefícios práticos do aplicativo, eles estarão mais abertos para utilizar outras tecnologias, acompanhar a evolução tecnológica e modernizar o seu negócio.

São vários os motivos para implementar um aplicativo de transporte de carga. Trata-se de um investimento com grandes retornos para a transportadora, destacando a sua posição no mercado.

Entre em contato conosco para conhecer o APP e a Plataforma Entreguei e aproveite de todos os benefícios dessa tecnologia!

Inovação em logística: veja 6 dicas para implementar na sua empresa

By: Fábio Cunha

A inovação em logística é um tema muito debatido nas organizações, afinal, é uma área que, cada vez mais, fundamenta-se em métodos modernos e avanços tecnológicos. Assim, nada mais estratégico do que procurar essas ideias e, principalmente, inseri-las no cotidiano da empresa.

Dessa forma, buscar conhecer tais inovações tecnológicas e aplicá-las em seu negócio consiste em uma das melhores formas de manter seu empreendimento produtivo e competitivo, visto que estamos em um período de elevada concorrência, e conquistar a preferência de um cliente exige métodos cada vez mais inteligentes.

Vale destacar que a inovação tecnológica ocasiona um aumento da produtividade e a eficiência de toda a cadeia logística. Em virtude disso, diversos contratempos na organização são reduzidos e, consequentemente, ocorre elevação da lucratividade e da otimização dos processos. Continue a leitura e veja 6 dicas de como implementar inovação tecnológica no seu negócio!

1. Invista em tecnologia

É impossível que ocorra a inovação em logística sem o uso da tecnologia. Atualmente, existe uma grande quantidade de ferramentas tecnológicas específicas para os processos logísticos. Isso não se limita a determinado setor da empresa, já que, toda a gestão administrativa precisa contar com o auxilio de um bom software.

Sistemas de avaliação de processos também podem ser um instrumento muito útil, com seus dashboards e relatórios. É importante frisar que a tecnologia de rastreamento de cargas pode atestar mais segurança, além de revelar a qualidade dos atendimentos empresariais.

Nesse contexto, o investimento em tecnologia ocasiona a modernização das operações, o que otimiza as atividades e contribui para a tomada de decisões. A inovação surge por meio do controle dos processos, que auxilia na identificação dos pontos fracos e, além disso, é possível corrigi-los e achar oportunidades de melhorias.

2. Utilize aplicativos no processo de entrega

Um aplicativo de controle de coletas e entregas na logística, além de proporcionar a localização dos entregadores e a identificação do tempo restante para que a carga chegue ao lugar desejado, também é capaz de gerenciar as rotas e o sequenciamento de entrega.

Isso é muito fácil e cômodo, afinal, o entregador saberá qual a rota que deve realizar para que economize combustível e por onde iniciar suas entregas.

Umas das funções mais utilizadas é a coleta da assinatura do recebedor do produto em um celular do entregador munido do APP de Entregas.

Desse modo, o gestor da operação logística acaba sabendo, em tempo real, se ocorreu algum tipo de problema na entrega ou na rota e, assim, é possível agir rápido para resolver o problema, cuidar da segurança do motorista se for o caso, e garantir a satisfação do cliente final. A mobilidade é essencial para a eficácia dos processos logísticos.

3. Automatize os processos

Hoje em dia, a logística pode ser amparada por um conjunto de instrumentos digitais, que tornam a maioria dos processos mais eficientes e ágeis e proporcionam economia e boa produtividade para a empresa.

Os gestores têm, à sua disposição, desde sistemas especialmente elaborados para a área logística, por exemplo, programas de gerenciamento de transportadoras (TMS), de controle de estoque (WMS), planejamento de rotas, painéis de Informações de Gestão (Dashboards Logísticos) até sistemas que servem igualmente a todos os departamentos da empresa, como gestão Financeira, gestão de Frota e outras ferramentas de gestão mobile.

Esse tipo de investimento não beneficia somente a organização, mas também os clientes e a sociedade como um todo, que passam a contar com produtos e serviços cada vez mais eficientes. Dessa forma, a automatização dos processos proporciona maior integridade e velocidade na troca de dados, pois o gestor conseguirá todas as informações de que necessita de forma rápida.

4. Utilize metodologias Lean

A metodologia Lean, que pode ser traduzida para “enxuto”, é baseada na simplificação dos processos operacionais e gerenciais com o propósito de acabar com o desperdício de tempo e de recursos.

Essa proposta abrange todas as fases que compõem a cadeia produtiva, desde a fabricação das mercadorias até o transporte e entrega, determinando padrões para a realização de cada atividade.

O intuito principal é conseguir fazer a logística funcionar de forma exata, preparada para atender especificamente às exigências estabelecidas no planejamento estratégico de maneira rápida e eficaz.

Desse modo, a satisfação dos clientes aumenta, uma vez que o índice de atraso ou outra adversidade nas entregas é praticamente zerado.

Por sua vez, a empresa eleva significativamente o seu faturamento, por causa da fidelização de clientes, e percebe a diminuição de gastos, graças à economia de recursos ocasionada pela metodologia Lean.

5. Use um software integrado

A escolha de um software integrado é um dos pontos mais fundamentais para realizar uma boa gestão. Desse modo, é preciso buscar por um software completo, integrado e que atenda os principais setores envolvidos na operação da empresa.

Normalmente, utilizar um software integrado garante uma maior eficiência e agilidade nos processos, além de minimizar possíveis falhas humanas e situações inesperadas.

6. Utilize a Gestão à Vista

Você viajaria em um carro sem um painel de instrumentos que indicasse no mínimo a velocidade, a quantidade de combustível no tanque, temperatura do motor? E viajaria para algum lugar sem conhecer o caminho e sem no mínimo placas indicativas na estrada para saber se está no caminho certo?

O problema é que essa é a forma que muitos empresários fazem a gestão das suas empresas, sem ter indicadores claros que demonstrem se a empresa está indo bem ou mal, se a sua estratégia está dando certo, alguns chegam a desconhecer números básicos do seu negócio, como:

volume de vendas ou fretes mês a mês
tamanho da sua inadimplência
quem são seus principais clientes
quais as médias de consumo da sua frota
percentual de entregas no prazo
quanto de caixa será necessário para honrar as contas a pagar da próxima semana

É fato que essas informações estão disponíveis em relatórios na maioria dos sistemas de gestão de transportadoras, porém, o entrave muitas vezes é a rotina corrida dos gestores, que acabam muitas vezes deixando para olhar os relatórios quando as situações já se tornaram críticas e viraram problemas. E neste sentido, as ferramentas de dashboards ou painéis de gestão à vista vieram para dar visibilidade em tempo real às informações que são essenciais para tomada rápida de decisões que visem assegurar a segurança e o crescimento do negócio.

Quer saber mais sobre como a Gestão à vista e os Dashboards podem ajudar a sua empresa? veja este artigo que preparamos para você:

Gestão à vista: entenda como ela se aplica na logística

Concluindo, a inovação em logística abordada no decorrer do texto tem a finalidade de tornar o setor mais eficiente e produtivo. Todo gestor que pretende melhorar o rendimento de seus colaboradores e, assim, proporcionar bons resultados para o negócio precisa ficar atento a essas tendências e avaliar as formas de integrá-las no cotidiano dos processos empresariais. Afinal, a principal finalidade da tecnologia é contribuir para as tarefas do dia a dia.

Nosso artigo foi esclarecedor e útil para você? Ficou com alguma dúvida ou gostaria de ter mais informações a respeito? Então, entre em contato conosco! Será um prazer atendê-lo!

O que é DT-e (Documento Eletrônico de Transporte) ?

By: Fábio Cunha

O Governo Federal lançou em 27 de Maio de 2019, o projeto piloto do DT-e (Documento Eletrônico de Transporte) com a fase de testes iniciando no estado do Espírito Santo, conforme anunciou ministro da Infraestrutura, Tarcísio Gomes de Freitas.

O DT-e é um dos ítens que entrou no marco regulatório do transporte de 20 de junho de 2018, a partir de reivindicações dos caminhoneiros, com o objetivo de facilitar a fiscalização e garantir o cumprimento da tabela de fretes mínimos.

A quantidade de documentos que precisa ser portada pelo motorista durante o transporte de cargas já é grande, e desde o anuncio da criação deste novo dispositivo, o assunto passou a ser do interesse de motoristas, transportadoras e embarcadores, que se mostraram interessados em saber como se dará essa nova forma de fiscalização.

A proposta deste projeto é justamente auxiliar na desburocratização das operações de transporte de carga, e se você deseja entender como o DT-e pode ajudar e facilitar a rotina dos motoristas e transportadoras, prossiga na leitura deste artigo.

O que é o DT-e (Documento Eletrônico de Transporte)?

O DT-e é um novo modelo de documento fiscal eletrônico de transporte que faz parte do projeto 3i – Rede Brasil Inteligente, lançado em 2016, que trata do emprego de diversas tecnologias para aperfeiçoar diversos setores da economia, entre eles a educação, infraestrutura dos municípios, e até mesmo a logística multimodal em todo o Brasil.

Este novo documento eletrônico pretende acabar com a necessidade de os motoristas portarem a versão impressa de diversos documentos fiscais, tais como DACTE, DAMDFE e DANFE, que hoje são exigidos nas operações de transporte de cargas no país.

Todos os documentos relativos às operações de transporte de cargas, como o CT-e, CIOT, MDF-e, RNTRC, Informações de Seguro e Vale Pedágio Obrigatório serão relacionadas no DT-e, consolidando as informações e facilitando a fiscalização do cumprimento de todas as obrigações legais, inclusive com relação a tabela de frete mínimo.

Como funciona o DT-e?

Por se tratar ainda de uma novidade que encontra-se em fase de projeto piloto, o governo está realizando uma série de testes e validações do modelo, porém, conforme consta no vídeo disponibilizado pelo Ministério da Infraestrutura, o novo documento será emitido pelo transportador e o motorista terá acesso através de um aplicativo que será integrado com as transportadoras e embarcadores.

Este aplicativo terá todas habilitações e autorizações necessárias para o inicio do transporte de cargas ou de passageiros, e também possibilitará o agendamento de embarques e desembarques nos portos, integrando-se a plataforma Porto sem Papel e outras do tipo.

O projeto piloto será realizado através do sistema de monitoramento eletrônico conhecido como “Canal Verde Brasil”, que já funciona em 55 pontos em todo o país. Este sistema é regulado pela ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres) e através do emprego de balanças eletrônicas realiza a pesagem em movimento em pontos instalados pela ANTT em rodovias.

Conforme informado pelo Governo Federal, o DT-e consolidará e apresentará os dados de em torno de 20 documentos através do aplicativo. Porém, até o momento não foram especificados quais são e nem detalhes sobre os 20 documentos citados.

Uma TAG (chip RFID) instalada no veículo possibilitará a leitura dos dados através de antenas instaladas nos pontos de fiscalização, permitindo que o motorista siga viagem sem a necessidade de paradas para apresentação de documentos impressos

A leitura destes dados será feita por intermédio de um chip atrelado ao veículo, e que após ser lido pelo equipamento presente nos pontos de fiscalização, permitirá que o condutor siga com a viagem sem que seja necessário realizar paradas para apresentar documentos impressos, ou seja, precisará parar apenas nos casos onde seja constatada alguma situação irregular.

Quando entra em vigor o DT-e?

Não foi divulgada ainda uma previsão para inicio da vigência em definitivo do DT-e, no entanto o governo está realizando uma série de testes e melhorias e deverá em breve divulgar um prazo oficial, assim como a documentação de integração com seus manuais e respectivos layouts e modelo de comunicação, possibilitando então que as empresas desenvolvedoras de software possam integrar os sistemas das transportadoras com esta nova plataforma do Documento Eletrônico de Transporte.

A Datamex está atenta a todo este movimento e manterá seus clientes informados sobre quaisquer novidades que surgirem neste sentido.

Como posso me preparar para o DT-e?

Cabe destacar que os documentos fiscais eletrônicos hoje utilizados no transporte, tais como CT-e, MDF-e, NF-e, PEF / CIOT, bem como outras obrigações como a Averbação de Seguros e Vale Pedágio Obrigatório não serão descontinuados com a entrada do DT-e, pelo contrário, seguem existindo e serão integrados ao DT-e e facilitarão a fiscalização no sentido de assegurar o seu cumprimento.

Salientamos que é fundamental que os gestores de transportadoras revisem os seus procedimentos de trabalho e assegurem, desde já, o cumprimento de todas obrigações citadas anteriormente, afim de evitar autuações por eventual descumprimento de alguma delas.

Quanto ao prazo de obrigatoriedade do DT-e, a questão é que até o presente momento não foram divulgadas as notas técnicas nem prazos de obrigatoriedade, de forma que resta ao mercado permanecer atento aos avanços e novidades e aguardar pelo próximo pronunciamento do governo.

A equipe da Datamex sempre atenta a todas mudanças no mercado de transporte e logística, está acompanhando este projeto e todos seus desdobramentos, e manteremos os nossos clientes informados sobre quaisquer novidades que surgirem, informando sobre prazos e mudanças que possam ocorrer.

Você pode contar conosco, e se quiser se manter informado e receber as novidades assim que surgirem, assine a nossa newsletter.

entenda como fazer o credenciamento sefaz

Credenciamento SEFAZ: entenda como fazer passo a passo

By: Fábio Cunha

Credenciar-se para emitir o CT-e requer informar à SEFAZ que a transportadora tem o objetivo de emitir os conhecimentos de transporte de forma eletrônica. Vale ressaltar que cada região brasileira tem o seu procedimento específico de credenciamento SEFAZ.

Dessa maneira, um dos principais requisitos a serem cumpridos pelas transportadoras para obter autorização para emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é fazer o credenciamento na Secretaria de Fazenda (SEFAZ).

Preparamos este artigo para evidenciar algumas peculiaridades sobre o credenciamento SEFAZ e ensinar a você como fazê-lo. Continue a leitura e confira!

Quais são os requisitos e documentos necessários para fazer o credenciamento SEFAZ?

São vários os requisitos e os documentos que são pedidos na hora de fazer o credenciamento SEFAZ. Então, mostraremos abaixo os passos necessários.

Obter a inscrição estadual (cadastro na Receita Estadual)

Existe a incidência do ICMS nas operações de transporte intermunicipal e interestadual. Diante disso, é de suma importância que o contribuinte faça o registro no cadastro do ICMS da Receita Estadual.

Adquirir o certificado digital

É a assinatura eletrônica feita com o certificado digital do emissor que garante a validade do documento fiscal eletrônico. Logo, os certificados que são aceitos, sujeitos à legislação brasileira, integram a cadeia de certificação ICP Brasil.

As instituições e entidades que podem viabilizar a emissão e a comercialização dos certificados digitais são conhecidas como autoridades certificadoras.

Para que o emissor possa adquirir o certificado digital, é necessário entrar em contato com alguma autoridade certificadora.

Solicitar o credenciamento para emissão em homologação

Esse passo depende muito do estado em que o emissor se encontra, uma vez que os requisitos variam de região para região. Porém, na maioria dos casos, esse procedimento consiste em preencher um formulário que está presente no site da Secretaria da Fazenda.

Para obter todas as informações em detalhes, é preciso consultar a SEFAZ da sua região ou o seu contador.

Selecionar o software para emissão de Conhecimento de Transporte Eletrônico

Esse procedimento é a parte mais relevante e importante de todo o processo. A empresa deverá verificar e analisar todos os softwares de emissão disponíveis, avaliando qual está mais adequado às características exigidas e qual oferece mais vantagens.

Nos últimos anos, muitas empresas de todo o Brasil têm optado pelo sistema Emissor de CT-e Datamex, que é caracterizado por ser muito simples, veloz e seguro.

Efetuar a emissão de CT-e em ambiente de homologação

Alguns estados exigem que, antes mesmo de haver a liberação da emissão de CT-e com validade fiscal, o contribuinte realize a emissão no ambiente correto de homologação. Sendo, assim, os CT-es que serão emitidos deverão ser solicitados e validados no momento que ocorrer a liberação do ambiente correto de produção.

Entretanto, alguns estados não exigem a execução desse procedimento, possibilitando a liberação em produção diretamente.

Solicitar o credenciamento para emissão em produção

Por fim, esse último procedimento baseia-se em realizar a solicitação do credenciamento em produção. Esse ato deve ser realizado pelo seu contador, junto a SEFAZ do seu estado.

Depois de ocorrer o deferimento do credenciamento, a sua empresa estará apta para realizar a emissão de maneira efetiva dos CT-e com validade fiscal.

Quais são as peculiaridades e as diferenças de procedimento de acordo com as regiões brasileiras?

Diversas são as peculiaridades. Por isso, explicaremos a seguir como o procedimento funciona em algumas regiões brasileiras para que você note as diferenças.

Credenciamento no Acre

O credenciamento nessa região é aberto para qualquer transportadora que deseja emitir CT-e. As empresas que forem obrigadas pela legislação serão credenciadas automaticamente, de ofício, por intermédio da SEFAZ-AC.

Já as outras empresas que não tiverem essa obrigação por força legal, poderão realizar o credenciamento por meio do preenchimento do requerimento e, logo após, efetivar a sua entrada por processos nas agências localizadas em Rio Branco.

Credenciamento CT-e em Alagoas

Para realizar o credenciamento CT-e em Alagoas, deverão ser realizados dois processos: um para homologação e outro para produção.

Procedimento para emissão em homologação

regularizar na SEFAZ-AL a sua situação cadastral;
fazer a solicitação do credenciamento no endereço [email protected];
esperar o recebimento do e-mail confirmando a autorização;
se organizar para o início dos testes.

Procedimento para emissão em produção

é preciso que o contribuinte tenha emitido no mínimo dez CT-e de acordo com as atividades que acontecem na transportadora diariamente;
imprimir alguns Documentos Auxiliares de Conhecimento Transporte Eletrônico (DACTE) e depois conferir todas as informações;
enviar um e-mail com o assunto “CT-E PARA EMISSÃO EM PRODUÇÃO” para [email protected]. Anexar a esse e-mail as cópias do DACTE que foram emitidos em ambientes de homologação;
esperar o recebimento do e-mail confirmando a autorização;
começar as emissões que estão em produção.

Credenciamento CT-e na Bahia

O credenciamento nessa região é aberto para qualquer transportadora que deseja emitir CT-e. Sendo assim, para efetuá-lo de maneira correta, é necessário seguir alguns passos:

realizar o preenchimento do requerimento de adesão voluntária;
enviar em anexo o requerimento ao e-mail [email protected].

A SEFAZ da Bahia viabiliza que os contribuintes presentes em quadro de obrigatoriedade já estejam credenciados por ofício.

Além disso, ela informa que, após a data de obrigatoriedade, não será fornecido AIDF aos contribuintes que estão em quadro de obrigatoriedade do Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Credenciamento CT-e no Distrito Federal

O credenciamento no Distrito Federal também é aberto para qualquer transportadora que deseja emitir CT-e. Para fazê-lo corretamente, é necessário acessar o site da SEFAZ e preencher o requerimento presente na opção “Requerimento”.

Esse credenciamento será útil tanto para as emissões CT-e em ambientes de homologação como para aquelas realizadas em ambientes de produção.

A SEFAZ do Distrito Federal informa aos contribuintes que em até um dia útil será realizada a liberação do ambiente, seja ele homologação ou produção, para o início das emissões.

Logo, o contribuinte do Distrito Federal poderá acompanhar pelo site o seu status de credenciamento.

Vê-se, assim, que em cada região a solicitação do credenciamento SEFAZ é diferente, uma vez que cada uma tem suas particularidades e exigências.

Neste post, apresentamos os principais passos para fazer o credenciamento de CT-e na SEFAZ, bem como os requisitos que devem ser cumpridos para realizar esse procedimento.

Além disso, mostramos no final como o credenciamento SEFAZ é efetuado em algumas regiões, deixando explícita a variação desse procedimento nas regiões brasileiras.

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sistemas para transportadoras entenda a importancia deles para o negócio

Sistemas para transportadoras: Entenda porque vale a pena implantar

By: Fábio Cunha

Qualquer empresa que desenvolve atividades no ramo de transporte envolve uma rotina de operações bastante corrida — são vários documentos a serem emitidos, cálculos envolvidos, dados e processos a serem controlados. É por essa razão que as empresas que implementam sistemas para transportadoras a fim de automatizar suas tarefas conseguem melhores resultados e destacam-se no mercado perante os concorrentes.

Neste artigo, vamos explicar qual é o objetivo a ser conquistado ao utilizar sistemas para transportadoras, bem como qual a importância prática da automação para empresas do ramo. No decorrer da leitura, também listaremos os principais benefícios de se investir na tecnologia e, no fim, informaremos como identificar a hora de contratar o software para sua transportadora. Boa leitura!

Qual é o objetivo de um sistema de gestão e qual é a importância da automação?

Basicamente, o que se busca ao adquirir um sistema para transportadoras é a automação de diversas tarefas realizadas pelos colaboradores. Isso significa que, em vez de os funcionários e administradores realizarem operações manualmente, eles deixam suas execuções a cargo dos softwares, com significativo ganho de produtividade e precisão nas operações.

No atual contexto corporativo, todos os gastos e erros devem ser minimizados ao máximo, pois quaisquer falhas ou decisões equivocadas podem colocar o negócio em risco, e nas transportadoras não é diferente. Por isso que deve ser automatizada a maior quantidade possível de atividades. Assim, as empresas conseguem maximizar o aproveitamento dos benefícios dos softwares, que serão explicados nos tópicos seguintes, além de evitar prejuízos com erros e falhas na emissão de documentos fiscais.

Quais são os benefícios de investir em sistemas para transportadoras?

Maior controle das operações

Os softwares de gestão são compostos por uma série de módulos que são implementados de acordo com a necessidade de cada empresa. Eles centralizam os dados e as informações da empresa e permitem que os gestores tenham uma visão geral sobre os processos da transportadora.

Assim, é possível visualizar os pontos fortes e fracos da empresa, identificando as áreas que exigem investimentos, melhorias e maior dedicação no momento. No campo prático, a plataforma de gestão aprimora o controle dos processos logísticos ao fornecer:

administração mais precisa sobre os fretes realizados;
controle das viagens efetuadas;
informações mais claras e precisas sobre as contas e realidade financeira do negócio;
acompanhamento e estabelecimento automático das tabelas de fretes;
controle sobre a verificação de vencimentos e orçamentos dos documentos e contratos.

Conformidade com a legislação

São inúmeras as obrigações fiscais e tributárias que devem ser cumpridas pelas transportadoras e, em razão da complexidade da legislação, pode ser bastante difícil, para as empresas, manter a regularização. O sistema de transporte auxilia os gestores nesse aspecto ao melhorar o controle sobre os processos, minimizando a ocorrência de penalidades, como multas, embargos ou suspensão das atividades.

Além disso, a automação das atividades permite que boa parte das obrigações fiscais sejam feitas de forma automática, o que reduz a possibilidade de erros. O programa emite documentos fiscais, auxilia no armazenamento dos arquivos XML e no registro e gera os arquivos para facilitar o SPED. Entre os documentos emitidos, estão:

nota fiscal eletrônica (NF-e);
nota fiscal de serviço eletrônico (NFS-e);
conhecimento de transporte eletrônico (CT-e);
conhecimento de transporte eletrônico para outros serviços (CT-e OS);
manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e);
contrato de frete / recibo de pagamento de autônomo (RPA);
código identificador da operação de transportes (CIOT).

Melhor relacionamento com motoristas

O relacionamento com os motoristas é um elemento chave para o sucesso do negócio, já que são os colaboradores que desempenharão uma das principais atividades da empresa, realizarão o atendimento e terão contato com os clientes.

Ao investir na plataforma para transportadoras, a relação de confiança com todos os colaboradores é fortalecida, pois a automação dos cálculos dos valores a serem pagos aos motoristas evita erros e torna a comunicação e a troca de dados mais transparentes e confiáveis.

O software considera diversos fatores — como quilômetros rodados nas entregas —, torna possível fazer acertos específicos com os funcionários, monitora a data de vencimento da Carteira Nacional de Habilitação (CNH) do motorista, entre outras questões relativas. Isso minimiza erros e elimina eventuais desconfianças de ambas as partes.

Mais facilidade nos cadastros

A base de dados de uma transportadora é significativamente volumosa e complexa, incluindo uma grande quantidade de dados necessários ao desempenho das operações e ajudam nas tomadas de decisões do negócio.

O sistema de gestão para transportadora desempenha um importante papel nessa relação, já que a automação da inclusão e do gerenciamento de dados minimiza as tarefas manuais repetitivas que agregam pouco valor ao negócio. O sistema permite importar dados através de arquivos XML e EDI para realização de cadastros automático de:

veículos;
clientes;
fornecedores;
motoristas, entre outras.

Ganho de produtividade

O ganho de produtividade é conquistado ao reduzir o número necessário de tarefas burocráticas a serem realizadas pelos colaboradores. Muitas atividades cansativas, burocráticas e que tomam muito tempo são automatizadas por um sistema para transportadora. Alguns exemplos delas são:

cálculo de fretes;
controle de pedidos e lotes de carga;
emissão de contratos de frete;
emissão de documentos fiscais;
controle de contas a pagar e a receber;
fluxo de caixa;
planejamento e controle de manutenções;
gestão completa dos custos de manutenção;
rastreamento de cargas online; entre inúmeras outras atividades.

Quando esses trabalhos são deixados a cargo dos computadores, são reduzidos o estresse e a carga sobre os colaboradores, de modo que eles terão mais disposição e tempo hábil para focar nas atividades mais produtivas e que geram impactos na empresa. Esse aumento na produtividade multiplica os resultados e evita a ocorrência de erros ou retrabalhos.

Aumento dos ganhos financeiros

Adquirir um software para transportadoras consiste em um investimento com potencial de grandes e expressivos retornos financeiros. O aumento do resultado financeiro mensal é reflexo de todos os demais benefícios, como a minimização dos custos, o aumento da produtividade, a diminuição de retrabalho e de pagamento de multas etc.

Além disso, o programa melhora a tomada de decisões dos gestores do negócio, já que há módulos destinados à gestão financeira, elaborando relatórios, como fluxo de caixa, controle de contas, planejamento e controle orçamentário, relatórios gerenciais etc.

Os dados são gerados rapidamente e atualizados em tempo real, sem que seja necessário esperar dias ou semanas para receber o relatório. Isso permite que as melhores decisões possíveis para aumentar os ganhos financeiros sejam tomadas rapidamente.

Como identificar a hora de contratar um software para transportadora?

Como o programa fornece uma ampla gama de funcionalidades e benefícios à transportadora, os gestores podem identificar sinais que indicam a necessidade de implementação do software. São eles:

falta de visão ou controle financeiro;
falta de dados e relatórios confiáveis sobre a empresa;
baixa produtividade;
constantes erros e retrabalhos;
desalinhamento e comunicação precária entre setores;
diminuição do aproveitamento da rota;
dificuldade de prestar informações aos clientes; e mais.

Os sistemas para transportadoras oferecem benefícios que impactam positivamente a transportadora em diferentes aspectos, como a lucratividade, a produtividade, o faturamento, a redução de riscos etc. Porém, é necessário encontrar um software que possua módulos adequados para atender às necessidades do seu negócio.

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Emissor de CTe: por que se preocupar com sua emissão?

By: Fábio Cunha

Você sabe para que serve o emissor de CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico)? Basicamente, ele é o sistema que faz a emissão desse tipo de documento fiscal eletrônico. Essa categoria de documento fiscal é de suma importância no cotidiano das empresas de transporte. Vale destacar que esta modalidade de documento eletrônico apresenta a vantagem de ser emitido e armazenado digitalmente, o que contribui ativamente para a melhoria da agilidade e redução dos custos nas empresas.

Está interessado em saber mais sobre o emissor de CTe? Neste artigo, esclareceremos o seu conceito, destacaremos a importância de emitir tal documento aos clientes, apresentaremos os benefícios da emissão e esclareceremos quem está obrigado a emitir, além de explicar como pode ser emitido.

Continue a leitura!

O que é o emissor de CTe?

Antes de explicar com mais detalhes sobre a emissão correta e a importância de contar com um sistema para fazer tal tarefa, é necessário entender o significado de CTe, que faz referência ao Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Esse documento é utilizado nas empresas que fazem o transporte de cargas, passageiros ou bagagens, independente do modal utilizado. Ele pode ser feito em trens (modal ferroviário), rodovias (modal rodoviário), rios (modal aquaviário) ou por meio aéreo (modal aéreo).

Quando for fazer a emissão do conhecimento, é muito importante estar atento às informações acerca do remetente e do destinatário, uma vez que elas precisam ser cadastrados corretamente. Confira também as características da mercadoria, preço, volume do produto e o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) que será pago, quando for o caso. Todos os dados devem estar corretos para que a sua empresa não tenha problema com os órgãos fiscalizadores.

Quais os tipos de emissor de CTe existem?

Para o transporte de cargas é emitido o CTe, e para o transporte de passageiros (fretamento), valores e excesso de bagagens existe o emissor de CTe OS modelo 67.

Os emissores de CTe ou de CTe OS podem ser softwares independentes, que são mais simples e acessíveis, ou então podem ser parte integrante de um sistema TMS (Software de Gestão de Transportes), que além da emissão do documento fiscal também trazem inúmeras funções de controle, tanto na parte operacional como financeira e de frota, sendo assim uma solução completa para gestão de transportadoras.

Qual a importância de emitir o CTe ?

A emissão adequada do Conhecimento de Transporte Eletrônico além de cumprir a obrigação legal, garantirá uma maior transparência nas operações de compra e venda, facilitará o controle por parte de todos os envolvidos, inclusive o fisco.

Além disso, o após a emissão do CTe é importante que a transportadora envie o respectivo arquivo XML ao seu cliente, para facilitar a escrituração fiscal e para que o mesmo possa cumprir a obrigação de armazenar o XML pelo prazo legal de 5 anos.

Quais os benefícios de emitir o CTe?

A emissão do conhecimento eletrônico proporciona inúmeros benefícios para as transportadoras. O primeiro deles faz referência à diminuição de gastos com a impressão e o armazenamento físico de documentos, já que todo esses arquivos passam a ser digitais.

Outro aspecto positivo do CTe é a redução do tempo de parada dos caminhões nos postos fiscais de fronteiras. Sem dúvida, a simplificação da fiscalização de mercadorias é um grande diferencial, principalmente nas viagens mais longas. Isso possibilita que o motorista faça a rota em menos tempo, de modo a aumentar a produtividade e o lucro da transportadora.

Além disso, o preenchimento digital contribui para a redução do número de erros na escrituração, além de favorecer a obtenção de dados por parte dos sistemas de gestão, o que facilita substancialmente a administração da transportadora.

Quem é obrigado a emitir o CTe?

Desde 2012, as transportadoras dos segmentos rodoviário, ferroviário, aquaviário, dutoviário e aéreo estão obrigadas a emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico.

A partir de 02/10/2017 o transporte de pessoas realizado por transportador ou agência de viagem, tanto intermunicipal, interestadual ou internacional, em veículo próprio ou afretado, deverá emitir o CTe OS.

Como o CTe pode ser emitido?

O documento pode ser emitido por meio de um sistema de gestão que possua o módulo emissor de CTe. Vale destacar que, para fazer a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico de forma adequada, é necessário cumprir alguns requisitos. Entre eles, podemos citar:

credenciamento na Secretaria de Fazenda do seu estado;
não ter débitos com a Receita Federal e a Sefaz;
possuir um certificado digital válido;
possuir um sistema emissor de CTe.

Vale ressaltar que, caso a sua companhia tenha filiais em diferentes estados e elas também fizerem a emissão de conhecimento, será necessário realizar o cadastro de cada uma nos sistemas da Secretaria da Fazenda Estadual.

Como o sistema de gestão da Datamex pode ajudá-lo?

De fato, o processo para emissão do CTe é bastante simples, porém, é imprescindível cumprir uma série de requisitos, sendo que a maior dificuldade costuma ser a necessidade de lidar com muitos dados. Dessa maneira, o mais indicado é contar com um bom sistema emissor de CTe, como o da Datamex.

Isso porque ele ajudará a lidar melhor com as informações e garantirá eficiência na atividade, uma vez que os dados em relação às cargas e aos clientes serão importados diretamente dos arquivos XML das NFe das cargas, e armazenados automaticamente no software, além de realizar os cálculos de tributos de forma automática, de modo a eliminar retrabalho, garantir maior confiabilidade nas informações e contribuir para automatizar o processo de emissão.

Com isso, a chance de erro é reduzida drasticamente, além do processo se tornar mais rápido, praticamente instantâneo.

Dessa forma, você perderá menos tempo e não precisará se preocupar tanto na execução das tarefas burocráticas da sua transportadora. Consequentemente, os gestores poderão focar nos aspectos mais relevantes do negócio e terão mais tempo para pensar em estratégias que possam ajudar a empresa a crescer e ganhar cada vez mais espaço no mercado.

A emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico é uma das principais obrigações das transportadoras. Caso esse procedimento seja feito de forma adequada, os clientes se beneficiarão pela maior transparência na aquisição do produto e as empresas gastarão menos. Por esse e vários outros motivos, vale muito a pena contar com um bom emissor de CTe para realizar o procedimento com mais eficiência.

Agora que você sabe como funciona o emissor de CTe, aprofunde seus conhecimentos vendo também como se dá o cancelamento extemporâneo desse tipo de documento fiscal e entenda como esse procedimento pode ser feito.