O que é Certificado Digital ? Respostas para essa e outras dúvidas comuns no dia a dia

Publicado por Fábio Cunha em CT-e, Gestão Financeira, NF-e / NFS-e, SPED, TMS, Transporte.

Cada vez mais presente no dia a dia das empresas, profissionais e pessoas físicas, o certificado digital é hoje uma peça fundamental na dinamização da economia, na desburocratização e aceleração das transações comerciais.

No entanto, muitos profissionais ainda tem dúvidas sobre Certificação Digital, então escrevemos este artigo para ajudar a elucidar as principais dúvidas sobre o assunto. Acompanhe até o fim!

o que é certificado digital

Os certificados digitais são utilizados ​​para assinar documentos, emitir notas fiscais, criar canais seguros de comunicação e acessar sistemas de forma segura, tudo isso graças a uma forte criptografia.

O que é Certificado Digital ?

Um Certificado Digital é um arquivo digital que serve como “assinatura eletrônica” com validade jurídica, ou seja, garante proteção a documentos digitais, transações eletrônicas e outros serviços através da internet. Esta tecnologia permite que pessoas físicas e jurídicas (empresas) se identifiquem e assinem de maneira digital documentos em qualquer lugar do mundo com agilidade, economia e segurança.

A tecnologia moderna de Certificação Digital utilizada atualmente é uma das mais seguras para proteger informações e transações  no ambiente virtual. Trata-se de uma tecnologia criada especialmente para fornecer segurança dentro de seus três pilares fundamentais: integridade, autenticidade e confidencialidade. Na prática é como se o certificado digital fosse a “carteira de identidade eletrônica” de um indivíduo ou organização, e assegura a sua identidade em um negócio.

Para que serve um Certificado Digital ?

A principal função de um Certificado Digital é desburocratizar e facilitar a vida do cidadão e das empresas, evitando a perda de tempo pois permite fazer online diversas tarefas que antes só poderiam ser feitas presencialmente. Além disso tudo passa a ser mais seguro, rápido e prático com o uso da certificação digital.

Atividades antes burocráticas, caras e demoradas como reconhecimento de firmas, entrega de documentos físicos em bancos e repartições, por exemplo, agora passam a ser simples transações online com proteção das informações e garantia da autenticidade.

Com o uso de um Certificado Digital as seguintes atividades podem ser realizadas de forma segura, rápida e prática:

  • Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)
  • Emissão de Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-e)
  • Emissão de Manifestos Eletrônicos de Documentos Fiscais (MDF-e)
  • Geração de Evento de Manifestação do Destinatário relativo a aquisição de bens
  • Acesso seguro aos portais de serviços governamentais (desde que estejam preparados para esta tecnologia)
  • Acesso seguro a sistemas internos das empresas (desde que estejam preparados para esta tecnologia)
  • Assinatura e envio de contratos e outros documentos através da internet
  • Envio de declarações da empresa ao fisco através da internet
  • Realizar transações junto as instituições financeiras
  • Baixar da SEFAZ os arquivos XML das NF-e de compras e CT-e emitidos contra o seu CNPJ

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Quais os principais benefícios dos Certificados Digitais ?

Entre os diversos benefícios da adoção da certificação digital nos negócios, podemos destacar:

  • Eles garantem a validade jurídica dos documentos eletrônicos
  • Desburocratização de processos, negócios e transações já que dispensam o reconhecimento de firmas
  • Agilidade e economia de tempo
  • Mobilidade já que muitos serviços passam à poder ser realizados pela internet
  • Redução de custos em diversos processos (grande economia com reconhecimentos de firmas)
  • Redução do risco de fraudes, pois as transações passam a ser mais seguras

Quem precisa de Certificado Digital ?

No Brasil, todas as pessoas físicas e jurídicas que tenham o desejo ou necessidade de realizar certas atividades online de forma segura irão necessitar de um certificado digital.

Em alguns casos, o certificado é obrigatório, como por exemplo as empresas, que irão precisar da certificação para poder emitir documentos fiscais eletrônicos, acessar os portais eletrônicos do governo e transmitir as suas declarações. Também existe a obrigatoriedade da certificação digital para sócios administradores das empresas.

Quem controla a emissão de Certificados Digitais no Brasil ?

E emissão dos Certificados Digitais no Brasil é coordenada por uma entidade chamada ICP Brasil. Trata-se do Sistema Nacional de Certificação digital, que é uma estrutura composta de diversas empresas autorizadas pelo governo a emitir e comercializar os Certificados Digitais com a devida segurança e confiabilidade, essas empresas são denominadas de Autoridades Certificadoras – AC.

A ICP Brasil Infra-estrutura oficial brasileira de Certificação Digital foi, criada pela Medida Provisória 2200-2 de 2001, e oficializada pelo Decreto 3996 de 2001 e pela Lei 11419 de 2006.

Quais são os tipos de Certificado Digital mais utilizados ?

Para a identificação de pessoas físicas e jurídicas, assinatura eletrônica de documentos, emissão de notas fiscais, conhecimentos de transporte, manifestos de carga e outros documentos fiscais eletrônicos são empregados os certificados digitais dos seguintes tipos:

Certificado e-CPF:

Um certificado eCPF se propõe a ser a versão digital do CPF, este tipo de certificado serve para que pessoas físicas possam assinar contratos, assinar procurações eletrônicas, acessar os sistemas do governo, enviar declarações, enviar emails seguros e acessar sites e sistemas que exijam certificação digital para acesso, como por exemplo o SISCOMEX (Sistema Integrado de Comércio Exterior). Este tipo de certificado tem tornado possível o acesso a um número cada vez mais maior de sistemas e serviços em entidades públicas e privadas.

Um e-CPF pode ser emitido e armazenado de duas maneiras: A1: Arquivo no computador, ou A3: Em uma mídia criptográfica / segura (explicamos a seguir, no texto).

Certificado e-CNPJ:

O e-CNPJ é a versão eletrônica do CNPJ, criada para trazer maior segurança para as transações de pessoas jurídicas no ambiente eletrônico. Com o e-CNPJ as empresas podem fazer procurações eletrônicas e ter acesso amplo aos sistemas do governo, além de emitir NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), emitir CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) e enviar declarações ao fisco, assim como assinar documentos e contratos.

Cabe salientar que todo certificado digital emitido no Brasil é um documento intransferível e a sua utilização deve ser exclusiva do seu titular.

Outro ponto importante a observar é que por exigência da RFB – Receita Federal do Brasil, o responsável pela empresa cadastrado junto a Receita será sempre será o responsável pelo certificado e-CNPJ da mesma.

E assim como no caso do certificado e-CPF, o e-CNPJ também pode ser emitido nos modelos A1 e A3.

Quais são as formas de armazenamento de Certificado Digital mais comuns ?

No Brasil são utilizadas primordialmente duas modalidades de armazenamento de certificados digitais:

Certificado Digital A3 – Token ou cartão inteligente:

Trata-se de um tipo de Certificado que tem validade de 1 a 3 anos, dependendo da opção do cliente, que é armazenado em um dispositivo físico que pode ser um “token” ou um “cartão inteligente”.

Esse tipo de certificado apresenta a desvantagem de poder ser somente utilizado em um computador e um programa por vez, o que diminui muito a sua versatilidade e flexibilidade.

Outro fator a destacar também é que toda vez que um certificado A3 é utilizado, é necessário digitar a senha dele, e ele poderá ser bloqueado e inutilizado caso você erre a senha um determinado número de vezes (geralmente 3 vezes), o que lhe obrigará a adquirir um novo certificado.

Certificado_digital01

A3 em Token: Trata-se de um tipo de Certificado que fica armazenado em um “Token”, um dispositivo semelhante a um “pendrive”, que deverá ser conectado diretamente a uma porta USB do computador do usuário ou do servidor onde rodará o sistema. (OBS: Não é possível fazer cópia do certificado A3 em Token)

certificado digital a3 token

A3 em Cartão: Este tipo de Certificado fica armazenado em um “Smart Card”, um Cartão Inteligente, com chip, igual aos novos cartões bancários, que deverá ser conectado a uma “leitora de smartcard” que deve ficar ligada em uma porta USB do computador do usuário ou do servidor onde rodará o sistema. (OBS: Não é possível fazer cópia do certificado A3 em Cartão)

certificado a3 em cartão

 

Certificado Digital A1 – Arquivo no computador:

Um Certificado “A1” é um arquivo eletrônico gravados no computador do usuário ou no servidor onde rodará o sistema, trata-se de um arquivo que geralmente possui a extensão .PFX ou .P12, e que não necessita de tokens ou cartões para serem transportados de um lado para outro.

Uma grande vantagem do certificado A1 é que ele pode inclusive ser copiado para uso em mais de um computador e programa simultaneamente, por exemplo, você pode ter uma cópia com o seu escritório contábil e outra na empresa para uso no sistema emissor de NF-e ou CT-e, e uma cópia de segurança em casa.

certificado digital a1 em arquivo

No software XML Protegido Datamex, por exemplo, com um certificado A1 você consegue ter consultas e baixas automáticas de todas as NF-e e CT-e emitidos contra o seu CNPJ diariamente, sem precisar fazer nenhuma operação manual!

Essa modalidade de certificado A1 proporciona maior agilidade, sendo indicado para empresas que emitem grande volume de documentos fiscais, que precisem emitir em vários computadores simultaneamente, ou que tenham filiais que também precisem emitir documentos fiscais.

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Qual tipo de Certificado Digital devo comprar A1 ou A3 ?

Para adquirir o seu Certificado Digital será necessário escolher:

Primeiramente você deve definir qual o “TIPO” de Certificado precisa:

Escolha o tipo de certificado, dependendo da finalidade, e-CPF se é para a sua pessoa física ou e-CNPJ se for para a sua empresa.

Depois é preciso definir qual o “MÍDIA” do Certificado:

Escolha o A3 se o uso for apenas pessoal ou então em um computador e programa por vez, caso você precise ou tenha intensão de utilizar o certificado em mais de um computador ou acredita que mesmo no futuro vá ter essa necessidade de acessos simultâneos, a melhor opção certamente será o A1.

IMPORTANTE: Existem Softwares de Gestão Empresarial, como por exemplo o Sistema Datamex (www.datamex.com.br) que funcionam 100% via web e que podem ser utilizados por diversos usuários simultâneamente para emissão de CT-e ou NF-e, inclusive em diversos locais, neste caso, é exigido o uso de um Certificado e-CNPJ A1, que ficará instalado no servidor e com isso a empresa investirá em apenas 1 certificado digital e todos seus usuários poderão utilizar, o que representa uma grande vantagem e economia para a empresa.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Onde posso emitir/adquirir o meu Certificado Digital ?

Você deve procurar uma AC (Autoridade Certificadora) oficial, ou alguma de suas AR (Autoridades de Registro Autorizadas) segue uma relação de algumas delas:

Posso emitir/adquirir o meu Certificado Digital totalmente via internet ?

NÃO, você até pode preencher o formulário de pedido no site da Certificadora de sua preferência, pode realizar o pagamento através de Cartão de Crédito ou Boleto, mas a última fase da emissão do Certificado Digital é a “Validação Presencial”, e nesta fase o “Representante Legal” da empresa (no caso de e-CNPJ, NF-e ou CT-e) ou o titular do CPF (no caso de e-CPF) deverá comparecer pessoalmente em um posto de atendimento da certificadora, apresentar sua documentação original e com isso provar a sua identidade. Esta etapa é muito importante, por questão de segurança, evitando que alguém mal intencionado emita um certificado em nome de outra pessoa física ou jurídica e passe a emitir documentos, assinar e praticar atos em seu nome.

DICA IMPORTANTE: Caso o representante legal não possa comparecer no posto de certificação, e emitir uma procuração para que outra pessoa o represente na validação presencial, esta procuração, mesmo que dê plenos poderes, não servirá de nada, se nela não constar uma cláusula com poderes específicos para Emissão de Certificado Digital.

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Sobre a Datamex

A Datamex Tecnologia é especializada no desenvolvimento de Software de Gestão Empresarial, e trabalha a mais de 10 anos com foco em Empresas de Logística, atendemos principalmente Transportadoras, Armazéns Gerais e Operadores Logísticos, e estámos à sua disposição para prestar orientações e para lhe apresentar o nosso Software TMS e Emissor de CTe e MDFe. Conheça agora um sistema completo para gestão da sua Transportadora.


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