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Cte 4.0

CTe 4.0: quais as mudanças implementadas? 

By: Fábio Cunha

A constante atualização das legislações tributárias, particularmente aquelas vinculadas aos documentos digitais, reflete o esforço contínuo para tornar os processos mais seguros, eficientes e claros. 

Neste contexto, a nova versão do CTe 4.0 introduz mudanças significativas no âmbito logístico, promovendo alterações na forma como transportadoras e companhias de carga lidam com suas obrigações fiscais. 

Você está ciente das novidades trazidas pela versão 4.0 do CTe? A mudança para esta nova edição vai além de uma simples atualização de software; representa um avanço estratégico destinado a simplificar as atividades diárias de transporte. 

Veja as principais modificações, suas consequências e como se adaptar a essas novidades. 

Antes de tudo, o que é CTe? 

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é um documento fiscal eletrônico que formaliza, para fins fiscais, a prestação de serviços de transporte de cargas, seja ele realizado por vias terrestres, aéreas, ferroviárias, aquaviárias ou dutoviárias.  

Dessa forma, o uso do desse documento visa trazer maior agilidade, segurança e eficiência administrativa às operações de transporte, além de integrar as informações fiscais entre os contribuintes e a administração tributária.  

Explorando o CTe 4.0 

Como dito, o CTe é um documento digital que oficializa o serviço de transporte de cargas, abrangendo modais, substituindo o antigo formato em papel. 

A versão 4.0, estabelecida pelo Ato Cotepe ICMS nº 123/2022 e publicada no Diário Oficial da União em 6 de dezembro de 2022, busca otimizar o procedimento de emissão e preenchimento do documento. 

Novidades da Versão 4.0 do CTe 

Se ainda não está por dentro das inovações, veja a seguir: 

Fim da obrigação de inutilização de numeração do CTe 

A norma anterior exigia notificar a Sefaz sobre qualquer interrupção na sequência numérica dos CTe emitidos. 

Com a nova legislação, tal obrigação foi eliminada, uma vez que a numeração não usada e não vinculada a documentos emitidos não necessita mais ser oficialmente descartada, graças ao controle aprimorado da Sefaz sobre os documentos expedidos. 

Eliminação do CTe de Anulação 

Anteriormente, até 26 de junho de 2023, era possível emitir um CTe de Anulação para ajustar informações sobre valor ou destinatário no CTe original. Esta opção foi descontinuada. 

Agora, o transportador deve emitir um CTe de Substituição, caso o destinatário registre um evento de Discrepância na Prestação de Serviço, seguindo o procedimento já existente. 

Emissão simplificada do CTe de Substituição 

Desde a atualização, para emitir um CTe de Substituição, basta o registro de um evento de Discrepância na Prestação de Serviço pelo destinatário. 

Uma novidade relevante é que agora, seja o destinatário pessoa física ou jurídica, ele pode registrar tal evento, facilitando o acesso ao processo de substituição. 

Maior flexibilidade no uso do CTe Complementar 

As novas diretrizes permitem que o emitente complemente os valores de até dez CTe simultaneamente, melhorando a administração de documentos fiscais que precisam de ajustes de valor, tornando o processo mais eficiente para o emitente. 

Cadastro obrigatório do Código de Regime Tributário (CRT) 

Antes de emitir um CTe, é essencial registrar o Código de Regime Tributário (CRT) da empresa emissora. 

Esta exigência facilita a transição para o novo formato do CTe 4.0, que demanda o CRT registrado previamente. Este registro é único e necessário apenas uma vez. 

Para identificar o CRT da sua empresa, o processo inclui: 

  • Acessar o site do Sintegra, selecionar o estado de registro da empresa, usar o CNPJ para localizar o cadastro da empresa e verificar o campo do Regime para determinar o CRT adequado. 
  • Caso o CRT não esteja claro, recomenda-se consultar o departamento contábil da empresa. 
  • Existem quatro categorias principais de CRT, cada uma adaptada a diferentes perfis de negócios. 

Qual foi o prazo limite para adotar o 4.0?  

A data limite para a transição para o CTe 4.0 foi 31 de janeiro de 2024. Até essa data, a SEFAZ continuou aceitando a versão CT-e 3.0. 

Entretanto, algumas mudanças mencionadas anteriormente foram aplicadas antes, incluindo a descontinuação da inutilização da CT-e e a remoção do status “denegado”. 

Vantagens do CTe 4.0 

O CTe 4.0, nova versão do Conhecimento de Transporte Eletrônico, traz diversas vantagens e melhorias em relação às versões anteriores, com o objetivo de simplificar e tornar mais eficiente o processo de documentação eletrônica no setor de transporte de cargas.  

Aqui estão algumas das principais vantagens: 

  • Padronização e simplificação:  

A versão 4.0 busca padronizar e simplificar processos, tornando o sistema mais seguro, intuitivo e fácil de usar para os emissores. 

  • Atualização de regras de validação:  

Com a nova versão, as regras de validação foram atualizadas, reduzindo erros no preenchimento e na emissão dos documentos, o que contribui para um processo mais ágil e menos suscetível a rejeições. 

  • Compatibilidade com novas obrigatoriedades legais:  

A nova versão está alinhada com as últimas obrigatoriedades legais e fiscais, garantindo que as empresas estejam em conformidade com a legislação vigente. 

  • Preparação para futuras atualizações:  

A adoção do CTe 4.0 prepara as empresas para futuras atualizações e mudanças tecnológicas no setor de transporte, garantindo que permaneçam atualizadas e competitivas. 

Adotar o CTe 4.0 não apenas coloca as empresas em conformidade com a legislação, mas oferece uma série de melhorias operacionais e estratégicas que podem resultar em economia de tempo e recursos, além de otimizar a gestão de transporte e logística. 

Onde emitir CTe 4.0? 

Caso você já emita CTe com a Datamex, não se preocupe. Nosso sistema já está atulizado de acordo com as regras da Sefaz.  

cte globalizado tire aqui as suas duvidas

CTe globalizado: Tire aqui as suas dúvidas

By: Fábio Cunha

O CTe Globalizado é um tipo de conhecimento que pode ser emitido por um transportador quando ele presta um serviço que envolve vários destinatários ou remetentes, mas apenas um tomador. Ele foi criado para facilitar as operações do transportador e deve seguir as disposições do Manual de Integração do CTe 3.0 e também da Resolução n.º 2.833/17 do SEFAZ.

Tem alguma dúvida sobre o tema? Então continue a leitura deste artigo em que trazemos as principais informações sobre o CTe Globalizado e, no fim, qual é a melhor forma de emiti-lo!

Qual é a diferença entre o CTe Globalizado e o CTe comum?

O CTe Globalizado tem o mesmo objetivo e funciona igual ao CTe comum. A diferença está no fato que o primeiro traz um indicador que possibilita incluir várias notas fiscais destinadas a uma única entrega ou que decorreram de uma mesma coleta em apenas um conhecimento de transporte.

Quais as vantagens do CTe Globalizado?

Os principais vantagens que o CTe Globalizado traz para a operação das transportadoras estão relacionados com a maior agilidade na emissão, e também com a economia, já que em operações de entrega, mesmo com o envolvimento de muitos remetentes, ou muitos destinatários, será emitido apenas um CTe na entrega.

Quem pode emitir o CTe Globalizado?

Qualquer empresa que está habilitada para emitir o CTe comum pode fazê-lo. Entretanto, a legislação traz alguns requisitos a serem preenchidos para emitir o CTe Globalizado:

  • restrito a transporte estadual: toda a operação de transporte precisa ser feita dentro dos limites de um mesmo estado, o que inclui o carregamento da carga, o trajeto feito pelo veículo e o descarregamento no local de destino;
  • envolver 5 ou mais NF-es: as cargas transportadas devem ter vinculadas, no mínimo, 5 Notas Fiscais eletrônicas (NF-es). É importante saber que a operação deve ter apenas um remetente ou destinatário;
  • tomador é remetente ou destinatário: o tomador do serviço de transporte deve ser um dos remetentes ou destinatários que está vinculado ao CTe Globalizado.

Mercadorias sem nota fiscal podem constar no CTe Globalizado?

Não. É obrigatória a existência de NF-e, bem como a informação da sua chave de acesso no campo correspondente no conhecimento.

Quais são as partes do CTe Globalizado?

Se você não está familiarizado com os atores que envolvem o CTe, leia a definição dos principais deles:

  • emitente: empresa que emite o CTe Comum ou Globalizado. Deve estar presente em todos os documentos relacionados ao transporte e, na maior parte das vezes, é a transportadora que gerencia a operação;
  • remetente: realiza o envio da mercadoria e pode ser o emissor da NF-e — salvo quando a operação é feita por redespacho;
  • destinatário: quem recebe a mercadoria com o final do trajeto de transporte. Ele pode ser tanto uma pessoa jurídica como física;
  • tomador: quem paga o frete da operação de transporte. Ele pode ser qualquer outro ator explicado anteriormente ou uma terceira empresa que não está informada no CTe.
  • recebedor: quem recebe a mercadoria do transportador. É um intermediário entre o emitente e o destinatário final. Ele é informado quando há serviços de redespacho ou transporte multimodal;
  • expedidor: faz a entrega da carga ao transportador se o envio não for realizado pelo remetente. Ele pode ser uma empresa de logística ou de transporte que intermediará a operação, por exemplo.

Como é feita a emissão do CTe Globalizado?

Primeiro, deve-se iniciar o mesmo procedimento realizado para emitir um CTe Comum. Durante o processo, você se deparará com o novo campo “CTe Globalizado” (que passou a existir a partir o CT-e 3.0), que deve ser marcado para informar ao Fisco que esse tipo de CTe está sendo emitido.

Atente-se aos demais campos para ter a certeza de que os seus requisitos estão sendo preenchidos. As UFs de origem e destino precisam ser iguais, além de anexar 5 NF-es de empresas diferentes.

Só existem duas situações em que um CTe Globalizado pode ser usado. Trazemos cada uma abaixo e explicamos os detalhes a serem observados na emissão do documento.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Várias coletas para um mesmo destinatário

Ocorre quando a empresa de transporte recebe mercadorias de 5 ou mais remetentes para, após, entregá-las a um destinatário em comum. Isso acontece quando um único estabelecimento recebe produtos de diferentes fornecedores, por exemplo.

Essa é a situação mais comum de ocorrer e o tomador sempre será o destinatário das cargas. Durante o preenchimento das informações no CTe, os dados da transportadora deverão ser inseridos nos dados do remetente, mas usando como razão social a palavra “Diversos”.

Se uma das mercadorias que estão sendo transportadas tiver o tomador como remetente, este último não poderá ser incluído no CTe Globalizado e deverá ter um CTe comum separado.

Diferentes entregas originadas de um mesmo remetente

Aqui a transportadora coleta ou recebe mercadorias de um único remetente e as entrega para, no mínimo, 5 destinatários diferentes. Um exemplo prático dessa situação é quando um fornecedor envia seus produtos para diferentes empresas.

Nessa hipótese o tomador do CTe deverá ser o remetente. As informações da empresa de transporte devem ser colocadas no destinatário antes de emitir o CTe e a razão social também deve ser alterada para “Diversos”.

Imagine que uma transportadora colete mercadorias de um remetente e as entregue para, no mínimo, 5 destinatários diferentes. Nesses casos é permitida a geração de CTes Globalizados. Caso exista uma NF-e em que o tomador é destinatário no transporte, deverá ser feita um CTe comum separado para ela.

O que é CTe 3.0?

Periodicamente o Governo atualiza o leiaute de seus documentos digitais com o objetivo de aplicar suas funcionalidades, corrigir problemas e facilitar a utilização pelos usuários. A versão 3.0 do CTe entrou em operação no ano de 2016 e trouxe o campo opcional, no qual o emissor pode informar se o CTe é globalizado ou não.

Antes de 2017, apenas os estados de São Paulo, Rio de Janeiro e Minas Gerais permitiam a geração de CTes com diferentes destinatários. Com o advento do CTe 3.0, todas as UFs podem emitir esse tipo de conhecimento.

Qual é a melhor forma de emitir o CTe Globalizado?

O emissor de CTe da Datamex é uma das melhores alternativas do mercado para emitir o CTe Globalizado. A tecnologia garante maior segurança e agilidade na emissão desse documento, realizando o processo em poucos segundos e evitando erros.

A Datamex mantém as suas soluções sempre atualizadas, e possibilita a integração com outros sistemas de gestão. Todo armazenamento de informações utiliza tecnologia em nuvem, com alta disponibilidade e backups diários para maior segurança e conveniência.

A empresa também oferece sistema de gestão para transportadoras — o TMS Datamex —, que traz recursos completos para empresas do ramo. Como se não bastasse, a Datamex está presente em todos os estados Brasileiros, disponibiliza suporte técnico especializado, tem mais de 12 anos de mercado e conta com milhares de usuários satisfeitos operando seus softwares no dia a dia.

O gestor pode aproveitar do CTe globalizado para agilizar sua rotina de emissão de documentos. Mas é importante usar uma tecnologia especializada para evitar erros no preenchimento do documento e garantir que os requisitos legais sejam respeitados.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Quer otimizar essa operação e outras atividades do seu negócio? Entre em contato com a Datamex para conhecer nossos planos e entender como nossas soluções ajudarão a sua empresa!

o que é dt-e documento eletrônico de transporte

O que é DT-e (Documento Eletrônico de Transporte) ?

By: Fábio Cunha

O Governo Federal lançou em 27 de Maio de 2019, o projeto piloto do DT-e (Documento Eletrônico de Transporte) com a fase de testes iniciando no estado do Espírito Santo, conforme anunciou ministro da Infraestrutura, Tarcísio Gomes de Freitas.

O DT-e é um dos ítens que entrou no marco regulatório do transporte de 20 de junho de 2018, a partir de reivindicações dos caminhoneiros, com o objetivo de facilitar a fiscalização e garantir o cumprimento da tabela de fretes mínimos.

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A quantidade de documentos que precisa ser portada pelo motorista durante o transporte de cargas já é grande, e desde o anuncio da criação deste novo dispositivo, o assunto passou a ser do interesse de motoristas, transportadoras e embarcadores, que se mostraram interessados em saber como se dará essa nova forma de fiscalização.

A proposta deste projeto é justamente auxiliar na desburocratização das operações de transporte de carga, e se você deseja entender como o DT-e pode ajudar e facilitar a rotina dos motoristas e transportadoras, prossiga na leitura deste artigo.

O que é o DT-e (Documento Eletrônico de Transporte)?

O DT-e é um novo modelo de documento fiscal eletrônico de transporte que faz parte do projeto 3i – Rede Brasil Inteligente, lançado em 2016, que trata do emprego de diversas tecnologias para aperfeiçoar diversos setores da economia, entre eles a educação, infraestrutura dos municípios, e até mesmo a logística multimodal em todo o Brasil.

Este novo documento eletrônico pretende acabar com a necessidade de os motoristas portarem a versão impressa de diversos documentos fiscais, tais como DACTE, DAMDFE e DANFE, que hoje são exigidos nas operações de transporte de cargas no país.

Todos os documentos relativos às operações de transporte de cargas, como o CT-e, CIOT, MDF-e, RNTRC, Informações de Seguro e Vale Pedágio Obrigatório serão relacionadas no DT-e, consolidando as informações e facilitando a fiscalização do cumprimento de todas as obrigações legais, inclusive com relação a tabela de frete mínimo.

Como funciona o DT-e?

Por se tratar ainda de uma novidade que encontra-se em fase de projeto piloto, o governo está realizando uma série de testes e validações do modelo, porém, conforme consta no vídeo disponibilizado pelo Ministério da Infraestrutura, o novo documento será emitido pelo transportador e o motorista terá acesso através de um aplicativo que será integrado com as transportadoras e embarcadores.

Este aplicativo terá todas habilitações e autorizações necessárias para o inicio do transporte de cargas ou de passageiros, e também possibilitará o agendamento de embarques e desembarques nos portos, integrando-se a plataforma Porto sem Papel e outras do tipo.

O projeto piloto será realizado através do sistema de monitoramento eletrônico conhecido como “Canal Verde Brasil”, que já funciona em 55 pontos em todo o país. Este sistema é regulado pela ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres) e através do emprego de balanças eletrônicas realiza a pesagem em movimento em pontos instalados pela ANTT em rodovias.

Conforme informado pelo Governo Federal, o DT-e consolidará e apresentará os dados de em torno de 20 documentos através do aplicativo. Porém, até o momento não foram especificados quais são e nem detalhes sobre os 20 documentos citados.

Uma TAG (chip RFID) instalada no veículo possibilitará a leitura dos dados através de antenas instaladas nos pontos de fiscalização, permitindo que o  motorista siga viagem sem a necessidade de paradas para apresentação de documentos impressos

A leitura destes dados será feita por intermédio de um chip atrelado ao veículo, e que após ser lido pelo equipamento presente nos pontos de fiscalização, permitirá que o condutor siga com a viagem sem que seja necessário realizar paradas para apresentar documentos impressos, ou seja, precisará parar apenas nos casos onde seja constatada alguma situação irregular.

Quando entra em vigor o DT-e?

Não foi divulgada ainda uma previsão para inicio da vigência em definitivo do DT-e, no entanto o governo está realizando uma série de testes e melhorias e deverá em breve divulgar um prazo oficial, assim como a documentação de integração com seus manuais e respectivos layouts e modelo de comunicação, possibilitando então que as empresas desenvolvedoras de software possam integrar os sistemas das transportadoras com esta nova plataforma do Documento Eletrônico de Transporte.

A Datamex está atenta a todo este movimento e manterá seus clientes informados sobre quaisquer novidades que surgirem neste sentido.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Como posso me preparar para o DT-e?

Cabe destacar que os documentos fiscais eletrônicos hoje utilizados no transporte, tais como CT-e, MDF-e, NF-e, PEF / CIOT, bem como outras obrigações como a Averbação de Seguros e Vale Pedágio Obrigatório não serão descontinuados com a entrada do DT-e, pelo contrário, seguem existindo e serão integrados ao DT-e e facilitarão a fiscalização no sentido de assegurar o seu cumprimento.

Salientamos que é fundamental que os gestores de transportadoras revisem os seus procedimentos de trabalho e assegurem, desde já, o cumprimento de todas obrigações citadas anteriormente, afim de evitar autuações por eventual descumprimento de alguma delas.

Quanto ao prazo de obrigatoriedade do DT-e, a questão é que até o presente momento não foram divulgadas as notas técnicas nem prazos de obrigatoriedade, de forma que resta ao mercado permanecer atento aos avanços e novidades e aguardar pelo próximo pronunciamento do governo.

A equipe da Datamex sempre atenta a todas mudanças no mercado de transporte e logística, está acompanhando este projeto e todos seus desdobramentos, e manteremos os nossos clientes informados sobre quaisquer novidades que surgirem, informando sobre prazos e mudanças que possam ocorrer.

Você pode contar conosco, e se quiser se manter informado e receber as novidades assim que surgirem, assine a nossa newsletter.

entenda como fazer o credenciamento sefaz

Credenciamento SEFAZ: entenda como fazer passo a passo

By: Fábio Cunha

Credenciar-se para emitir o CT-e requer informar à SEFAZ que a transportadora tem o objetivo de emitir os conhecimentos de transporte de forma eletrônica. Vale ressaltar que cada região brasileira tem o seu procedimento específico de credenciamento SEFAZ.

Dessa maneira, um dos principais requisitos a serem cumpridos pelas transportadoras para obter autorização para emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é fazer o credenciamento na Secretaria de Fazenda (SEFAZ).

Preparamos este artigo para evidenciar algumas peculiaridades sobre o credenciamento SEFAZ e ensinar a você como fazê-lo. Continue a leitura e confira!

Quais são os requisitos e documentos necessários para fazer o credenciamento SEFAZ?

São vários os requisitos e os documentos que são pedidos na hora de fazer o credenciamento SEFAZ. Então, mostraremos abaixo os passos necessários.

Obter a inscrição estadual (cadastro na Receita Estadual)

Existe a incidência do ICMS nas operações de transporte intermunicipal e interestadual. Diante disso, é de suma importância que o contribuinte faça o registro no cadastro do ICMS da Receita Estadual.

Adquirir o certificado digital

É a assinatura eletrônica feita com o certificado digital do emissor que garante a validade do documento fiscal eletrônico. Logo, os certificados que são aceitos, sujeitos à legislação brasileira, integram a cadeia de certificação ICP Brasil.

As instituições e entidades que podem viabilizar a emissão e a comercialização dos certificados digitais são conhecidas como autoridades certificadoras.

Para que o emissor possa adquirir o certificado digital, é necessário entrar em contato com alguma autoridade certificadora.

Solicitar o credenciamento para emissão em homologação

Esse passo depende muito do estado em que o emissor se encontra, uma vez que os requisitos variam de região para região. Porém, na maioria dos casos, esse procedimento consiste em preencher um formulário que está presente no site da Secretaria da Fazenda.

Para obter todas as informações em detalhes, é preciso consultar a SEFAZ da sua região ou o seu contador.

Selecionar o software para emissão de Conhecimento de Transporte Eletrônico

Esse procedimento é a parte mais relevante e importante de todo o processo. A empresa deverá verificar e analisar todos os softwares de emissão disponíveis, avaliando qual está mais adequado às características exigidas e qual oferece mais vantagens.

Nos últimos anos, muitas empresas de todo o Brasil têm optado pelo sistema Emissor de CT-e Datamex, que é caracterizado por ser muito simples, veloz e seguro.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Efetuar a emissão de CT-e em ambiente de homologação

Alguns estados exigem que, antes mesmo de haver a liberação da emissão de CT-e com validade fiscal, o contribuinte realize a emissão no ambiente correto de homologação. Sendo, assim, os CT-es que serão emitidos deverão ser solicitados e validados no momento que ocorrer a liberação do ambiente correto de produção.

Entretanto, alguns estados não exigem a execução desse procedimento, possibilitando a liberação em produção diretamente.

Solicitar o credenciamento para emissão em produção

Por fim, esse último procedimento baseia-se em realizar a solicitação do credenciamento em produção. Esse ato deve ser realizado pelo seu contador, junto a SEFAZ do seu estado.

Depois de ocorrer o deferimento do credenciamento, a sua empresa estará apta para realizar a emissão de maneira efetiva dos CT-e com validade fiscal.

Quais são as peculiaridades e as diferenças de procedimento de acordo com as regiões brasileiras?

Diversas são as peculiaridades. Por isso, explicaremos a seguir como o procedimento funciona em algumas regiões brasileiras para que você note as diferenças.

Credenciamento no Acre

O credenciamento nessa região é aberto para qualquer transportadora que deseja emitir CT-e. As empresas que forem obrigadas pela legislação serão credenciadas automaticamente, de ofício, por intermédio da SEFAZ-AC.

Já as outras empresas que não tiverem essa obrigação por força legal, poderão realizar o credenciamento por meio do preenchimento do requerimento e, logo após, efetivar a sua entrada por processos nas agências localizadas em Rio Branco.

Credenciamento CT-e em Alagoas

Para realizar o credenciamento CT-e em Alagoas, deverão ser realizados dois processos: um para homologação e outro para produção.

Procedimento para emissão em homologação

  • regularizar na SEFAZ-AL a sua situação cadastral;
  • fazer a solicitação do credenciamento no endereço [email protected];
  • esperar o recebimento do e-mail confirmando a autorização;
  • se organizar para o início dos testes.

Procedimento para emissão em produção

  • é preciso que o contribuinte tenha emitido no mínimo dez CT-e de acordo com as atividades que acontecem na transportadora diariamente;
  • imprimir alguns Documentos Auxiliares de Conhecimento Transporte Eletrônico (DACTE) e depois conferir todas as informações;
  • enviar um e-mail com o assunto “CT-E PARA EMISSÃO EM PRODUÇÃO” para [email protected]. Anexar a esse e-mail as cópias do DACTE que foram emitidos em ambientes de homologação;
  • esperar o recebimento do e-mail confirmando a autorização;
  • começar as emissões que estão em produção.

Credenciamento CT-e na Bahia

O credenciamento nessa região é aberto para qualquer transportadora que deseja emitir CT-e. Sendo assim, para efetuá-lo de maneira correta, é necessário seguir alguns passos:

  • realizar o preenchimento do requerimento de adesão voluntária;
  • enviar em anexo o requerimento ao e-mail [email protected].

A SEFAZ da Bahia viabiliza que os contribuintes presentes em quadro de obrigatoriedade já estejam credenciados por ofício.

Além disso, ela informa que, após a data de obrigatoriedade, não será fornecido AIDF aos contribuintes que estão em quadro de obrigatoriedade do Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Credenciamento CT-e no Distrito Federal

O credenciamento no Distrito Federal também é aberto para qualquer transportadora que deseja emitir CT-e. Para fazê-lo corretamente, é necessário acessar o site da SEFAZ e preencher o requerimento presente na opção “Requerimento”.

Esse credenciamento será útil tanto para as emissões CT-e em ambientes de homologação como para aquelas realizadas em ambientes de produção.

A SEFAZ do Distrito Federal informa aos contribuintes que em até um dia útil será realizada a liberação do ambiente, seja ele homologação ou produção, para o início das emissões.

Logo, o contribuinte do Distrito Federal poderá acompanhar pelo site o seu status de credenciamento.

Vê-se, assim, que em cada região a solicitação do credenciamento SEFAZ é diferente, uma vez que cada uma tem suas particularidades e exigências.

Neste post, apresentamos os principais passos para fazer o credenciamento de CT-e na SEFAZ, bem como os requisitos que devem ser cumpridos para realizar esse procedimento.

Além disso, mostramos no final como o credenciamento SEFAZ é efetuado em algumas regiões, deixando explícita a variação desse procedimento nas regiões brasileiras.

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Carta de correção eletrônica

Carta de correção eletrônica de CTe e NFe – Saiba o que é e como ela funciona

By: Fábio Cunha

Com a correria do dia a dia e um grande volume de trabalho, é inevitável que eventualmente possam ocorrer alguns erros na emissão de documentos fiscais, o que se não for tratado, pode colocar em risco o trânsito de cargas do seu estabelecimento ou a entrega de alguma mercadoria aos seus clientes.

Nesse contexto, surge a importância da carta de correção eletrônica. Ela é um documento acessório que surgiu juntamente com a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) e hoje está presente em diversos tipos de documentos fiscais eletrônicos, como o CT-e, por exemplo.

Mas, você já sabe utilizar essa alternativa? No artigo de hoje, mostraremos como essa ferramenta funciona e quando ela pode ser utilizada para corrigir documentos fiscais em sua empresa. Acompanhe!

O que é e qual o objetivo da carta de correção eletrônica?

A Carta de Correção eletrônica (CC-e) é um documento que surgiu para corrigir os dados de um documento fiscal emitido erroneamente. Ela passou a existir a partir da criação dos famosos documentos eletrônicos, como a NF-e, CT-e, NFC-e, entre outros.

Para entender a necessidade da carta de correção, é preciso conhecer o motivo pelo qual ela foi criada. Sabemos que esses tipos de documentos fiscais não podem ser cancelados facilmente após o prazo de 24 horas contadas da sua autorização por parte da SEFAZ do seu estado.

Além disso, não é permitido o cancelamento de um CT-e ou uma NF-e ou outro documento fiscal relacionado após a circulação de mercadorias, ou seja, depois da saída do veículo com os produtos para transporte, seja ele rodoviário ou por outro modal, tanto dentro das cidades como em zonas rurais.

Sendo assim, para evitar problemas e transtornos para as empresas, a Legislação permite que o emissor do documento fiscal emita uma carta de correção eletrônica (CC-e) com o objetivo de retificar alguns dados da nota fiscal de origem.

Entretanto, é importante ter em mente que a CC-e não promoverá nenhum tipo de alteração no arquivo XML original. Ou seja, ela funcionará como um documento adicional à nota fiscal ou conhecimento de transporte eletrônico de origem, passando a fazer parte dele e acompanhará durante todo o processo até a entrega da mercadoria ao cliente.

Também é importante ressaltar que, diferentemente dos demais documentos fiscais eletrônicos, a carta de correção não tem um padrão tão rígido de preenchimento. Sendo assim, é possível escrever um texto livre, limitado a apenas 1.000 caracteres. Todavia, alguns sistemas podem oferecer um layout específico para essa finalidade.

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Quando a carta de correção eletrônica pode ser emitida?

Agora que você entendeu o que é a Carta de Correção eletrônica, mostraremos quando ela poderá ser emitida. É importante conhecer essas causas para que você não cometa um erro ao emitir uma CC-e para corrigir algum dado que não pode ser alterado.

O que pode ser corrigido pela carta de correção eletrônica ?

Para você entender de forma mais clara, vamos deixar uma lista de dados que podem ser modificados por meio de uma carta de correção. Continue lendo!

  • o Código Fiscal de Operações (CFOP), contando que não altere a natureza dos tributos do documento fiscal;
  • a descrição das mercadorias que constam na nota;
  • alguns códigos fiscais, como o Código de Situação Tributária (CST) — entretanto não pode haver alterações nos valores de tributos;
  • não interferindo no valor e na quantidade, no peso, no acondicionamento e no volume, por exemplo, alterar de 1 unidade para 1 fardo;
  • a data de emissão ou saída — entretanto, essa alteração não pode ficar fora do período de apuração do ICMS;
  • alguns dados do transportador, desde que a alteração não modifique a empresa em sua totalidade;
  • alguns dados do destinatário — entretanto, seguindo o mesmo critério do ponto anterior, sem que seja alterada a empresa;
  • alguma falha de interpretação na fundamentação legal que deu amparo à saída de produtos com benefícios fiscais;
  • para incluir dados adicionais ao documento fiscal, como nome do vendedor, pedido, bem como outras informações importantes para o cliente.

O que não pode ser corrigido pela carta de correção eletrônica?

Exatamente, existem alguns pontos de um documento fiscal eletrônico que não podem ser modificados por meio de carta de correção. Exemplificando de uma forma bem simples, dados que alteram a base de cálculo do tributo, como valor unitário e alíquota, não devem ser modificados.

Quanto a mudanças de dados cadastrais que informamos em alguns tópicos, é importante ter muito cuidado para não alterar informações que indiquem a empresa. Por exemplo, você não pode alterar o CNPJ a fim de modificar o cliente ou prestador de serviços constante no documento fiscal.

O que pode ser alterado são algumas partes do endereço ou, até mesmo, a razão social, caso estejam efetivamente incorretos.

Como emitir uma carta de correção?

Agora, mostraremos para você como fazer a emissão de uma carta de correção da forma correta.

Quanto tempo posso fazer uma carta de correção?

Inicialmente, é necessário ter atenção ao prazo. Você pode emitir uma CC-e até 720 horas (30 dias) após a autorização do documento original.

Quantas cartas de correção posso emitir para um mesmo documento fiscal eletrônico?

É importante que você saiba que é possível emitir até 20 correções de um único documento fiscal. Contudo, a última deve comportar todas as alterações que foram feitas nas 19 CC-e anteriores.

E como se faz uma carta de correção eletrônica?

Quanto ao procedimento de emissão, isso dependerá do seu sistema. Cada um tem um procedimento específico que, geralmente, é muito simples de ser efetuado e pode ser transmitido facilmente utilizando um certificado digital.

O que você verdadeiramente precisa entender é quando a carta de correção pode ser emitida e as situações em que ela é vedada, bem como os prazos e as quantidades de alterações por documento fiscal.

É muito importante ter cuidado com esse procedimento, pois, durante muitos anos, quando as notas eram emitidas em blocos manuais, algumas empresas se utilizavam dessa ferramenta para realizar fraudes, como reduzir a tributação e trocar empresas, o que é uma prática condenável, e certamente não condiz com a sua forma de trabalho.

Com a criação da NF-e, bem como de suas ramificações, esse tipo de questão foi reduzido. Entretanto, você precisa ter atenção na hora de emitir uma CC-e para que um eventual erro não seja interpretado de forma equivocada pelo Fisco, e assim evitar ter de prestar esclarecimentos.

Por fim, podemos concluir que a carta de correção é uma ferramenta importantíssima para a gestão de uma transportadora. Sendo assim, é fundamental que você saiba como emiti-la, bem como os momentos corretos em que ela poderá ser utilizada. Dessa forma, você evita problemas com fiscalizações e entrega de mercadorias.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

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Software para transportadora - Como ele pode auxiliar na sua gestão

Software para transportadora: como ele auxilia a gestão da empresa?

By: Fábio Cunha

Se você trabalha na área de transportes, com certeza já se deparou com uma grande quantidade de trabalho para que documentos fiscais sejam emitidos: uma pilha de documentos a serem organizados, com relatórios que muitas vezes não são muito claros, entre outros desafios. Esses são problemas decorrentes da falta de utilização de um software para transportadora.

A administração nesse ramo não é fácil, os gestores precisam administrar inúmeros recursos, como capital, mão de obra e tempo, como também monitorar vários processos da transportadora.

Mas os programas podem ajudar a solucionar uma grande parte dos problemas da organização, trazendo várias vantagens à gestão e garantindo seu desenvolvimento saudável. Se você quer saber o que são esses softwares, como eles beneficiarão a transportadora e qual a forma de escolher o mais adequado para o seu negócio, acompanhe a leitura deste artigo!

O que exatamente é um software para transportadora?

Esses softwares consistem em programas desenvolvidos especialmente para atender às necessidades das transportadoras de forma generalizada. Como essas empresas exercem uma ampla gama de atividades, os sistemas são divididos em diferentes categorias, que buscam auxiliar a gestão da transportadora de diversas formas específicas. A seguir, vamos explicar algumas dessas categorias.

TMS

Essa solução é conhecida como Sistema de Gerenciamento de Transporte, do inglês Transportation Management System – TMS. Trata-se de um software que permite realizar a gestão de transportes de forma integrada. Ele é bastante amplo, compreendendo a área financeira, logística, comercial, de seguros, SAC, faturamento, entre outros.

Controle de Frota

Essa é uma solução com funcionalidades focadas no controle de frota da transportadora. Ela monitora elementos relacionados aos veículos, como planejamento e controle de manutenções, consertos, rodízios e revisão de pneus, abastecimentos, revisões, troca de peças, custos das manutenções, controle de vencimento de documentação e seguros, entre inúmeras outras funções.

Gestão Financeira

Esse sistema tem a finalidade de aprimorar o controle financeiro pelo gestor, gerenciando o fluxo financeiro e o de caixas, os bancos, os pagamentos e recebimentos, as contas a pagar e a receber etc.

Outra funcionalidade é a apresentação de informações sobre as contas do negócio por meio de gráficos e relatórios claros, transparentes e de fácil entendimento, sempre integrados com os demais departamentos e aproveitando as informações do TMS e do controle de frotas, o que evita o retrabalho.

Emissor de CT-e e MDF-e

O emissor pode ser adquirido de forma integrada ao TMS ou independente, sua finalidade é a emissão dos seguintes documentos fiscais: Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e Manifesto de Documentos Fiscais (MDF-e). Emiti-los é obrigatório para os transportadores. O software gratuito do governo foi descontinuado, sendo necessária a aquisição de uma plataforma própria.

Um bom programa consegue emitir os documentos com rapidez, segurança e sem a necessidade de retrabalho nos cadastros de destinatários, remetentes, mercadorias, pesos ou valores. Isso porque o sistema importa as informações dos arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) recebidas dos clientes.

Além disso, os valores são calculados automaticamente conforme tabelas de preços por cliente e regras de frete. Todos os dados são aproveitados para minimizar o trabalho dos gestores, assim os documentos são emitidos em poucos segundos, incluindo as faturas de fretes e seus respectivos boletos.

APP de entregas mobile

Ao contratar um software mobile para entregas em dispositivos móveis, como celulares ou tablets, será possível acompanhar a viagem do veículo em tempo real, bem como eventos e ocorrências diversas, sendo necessário apenas acesso à internet móvel. São inúmeros os dados que podem ser trocados entre a equipe de campo e a base operacional da transportadora, alguns exemplos são:

  • registro dos locais de entrega pelo GPS;
  • envio de fotos dos comprovantes;
  • envio de fotos e áudios sobre as coletas e entregas;
  • informes de ocorrências em tempo real;
  • fornecimento em tempo real da localização aos clientes;
  • integração das funcionalidades ao software de gestão.

APP Entreguei - Plataforma de Controle de Entregas

Outros aplicativos e ferramentas

Ainda existem outras categorias, como o Emissor de Documentos Fiscais, que torna automático esse processo, eliminando problemas com o Fisco. Outro exemplo é o WMS que possibilita fazer o controle de estoque, e assegura uma gestão ideal no armazenamento de cargas.

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Como os softwares para transportadora ajudam na gestão da empresa?

Os softwares listados podem ser adquiridos em conjunto em um pacote ou separadamente, e os seus benefícios estão ligados à operação e à gestão. Confira as vantagens a seguir.

Otimização de processos

Em diversos processos de uma transportadora, há atividades puramente burocráticas, como cálculos de frete, cubagem, emissão e organização de documentos, registro de protocolos, emissão de relatórios, etc.

Graças ao software para transportadora, a grande maioria dessas operações será automatizada. Isso reduzirá o tempo gasto nos processos. Ele integrará vários setores, como estoque, financeiro, compras, entre outros, diminuindo o tempo gasto em atividades manuais, como o relançamento de informações.

Mais controle sobre as operações da empresa

Saber a quantidade exata de recursos gastos em cada operação não é uma tarefa fácil. É preciso contabilizar tempo, capital, mão de obra, materiais gastos e elaboração manual de planilhas e relatórios. Essa questão é facilmente resolvida com os softwares, que relacionarão as informações e elaborarão relatórios e planilhas com dados precisos e reais.

Maior segurança e agilidade na emissão de documentos fiscais

A emissão de documentos fiscais, como o CT-e ou MDF-e, é uma das atividades mais burocráticas para o gestor. Quaisquer erros de cálculo ou atrasos na entrega gerarão problemas com o Fisco ou retrabalho. Um software como o Emissor de Documentos Fiscais automatizará esse processo, tornando a atividade mais segura, ágil e conforme a legislação brasileira.

Redução de custos

A minimização dos custos é alcançada de diferentes formas com a aquisição de um software para transportadora. A primeira delas consiste no armazenamento digital de documentos, que diminui o uso de pastas, tinta, papéis, canetas, impressões, estantes, entre outros materiais físicos. Além disso, também reduz eventuais gastos com transferência e envio de documentos.

Para entender como o software contribui para a redução de gastos, é preciso visualizar situações que geram prejuízos ao negócio. Uma delas consiste nos furtos e roubos de carga, que causam prejuízos excessivamente onerosos para a empresa, pois também geram atrasos e insatisfação dos clientes. Um bom programa para transportadora auxilia nessa questão ao traçar de forma rápida e automática rotas mais seguras, bem como ao monitorar o percurso dos veículos.

Cancelamentos de compras pelos clientes também geram custos, mas normalmente eles ocorrem por atrasos excessivos ou falta de informações. O software permitirá entregas mais rápidas e seguras. Ademais, também permite que o cliente se informe da entrega em tempo real, o que minimiza o índice de cancelamentos.

Outra forma de economia e redução de custos é a minimização de paradas não planejadas e acidentes na estrada. Como essas ocorrências normalmente decorrem da falta de manutenção, um bom aplicativo de controle de frota pode ajudar nesse controle e diminuir esses gastos.

Por fim, há uma significativa diminuição de extravios. Esse fenômeno pode ocorrer em diferentes pontos da cadeia logística, como:

  • no armazenamento em estoque;
  • na liberação para transporte;
  • durante o traslado;
  • na transferência de produtos entre os modais.

É bastante difícil encontrar exatamente em qual etapa se originou o extravio. Por isso, com o controle eletrônico das cargas, é possível identificar o fenômeno. Assim o gestor poderá tomar as medidas necessárias para diminuir a probabilidade que os extravios ocorram.

Contratar um software de gestão pode parecer custoso à primeira vista, mas se trata de um investimento com alto retorno em curto ou médio prazos, pois há redução de custos e aumento da produtividade, simultaneamente.

Comunicação direta

O sistema para transportadora faz com que a comunicação com os clientes seja direta, simples e rápida. Isso porque permite que os dados sejam recebidos e enviados pela tecnologia de Troca Eletrônica de Dados (EDI), que usa o padrão de comunicação mais utilizado no mercado de transporte, o “PROCEDA”. Além disso, o software ideal permite a comunicação através de webservices, e até mesmo permite que ele seja customizado para adotar padrões específicos de cada embarcador.

Aumento da produtividade

Ao reduzir as atividades burocráticas, auxiliar os colaboradores em suas atividades e integrar os setores da empresa, os programas permitirão que os colaboradores se concentrem nas suas atividades principais. Isso maximiza a produtividade, tanto dos operadores quanto dos controllers.

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Auxílio na tomada de decisões

A plataforma analisa e disponibiliza informações sobre receitas, despesas, patrimônio, dívidas, entre outras contas da empresa, em relatórios e gráficos de forma precisa, real, transparente e de fácil entendimento. Assim, as decisões podem ser baseadas em dados mais completos e confiáveis.

O programa também faz constantemente uso de indicadores de desempenho (KPI) para que o gestor saiba quais são os resultados de suas ações e escolhas. Dessa forma, ele pode rapidamente mudar suas decisões, caso os resultados estejam sendo diferentes do esperado.

Minimização de erros

É comum que eventualmente as pessoas cometam erros. No dia a dia de uma empresa, trata-se de uma questão de tempo até que surjam falhas. Além disso, há atividades que são bastante estressantes e cansam mentalmente os colaboradores, aumentando as chances de equívocos.

Um bom software é capaz de realizar tarefas de forma mais rápida e precisa. Dessa forma, os processos se tornam mais seguros e minimizam as chances de erros.

Maior facilidade no monitoramento

O monitoramento é uma peça fundamental para uma gestão de frotas eficiente. O programa de controle de frotas calcula automaticamente a manutenção, o abastecimento e as despesas e trajetos de cada viagem a ser realizada. Também monitora, em tempo real, os gastos e o caminho percorrido. Alguns dos principais fatores observados com o monitoramento são:

  • cumprimento da rota de entrega pelos condutores;
  • eficiência de cada motorista;
  • taxa de extravios;
  • locais com maior índice de roubos e furtos;
  • identificação dos condutores para apurar quais têm maiores índices de acidentes;
  • percentual de atrasos ou de cumprimento de prazos;
  • índice de problemas com veículos, tanto em relação ao profissional condutor como pelo automóvel.

Isso permite que os gestores tomem as melhores decisões possíveis para realizar investimentos a curto e longo prazo. Também possibilita que eles tomem conhecimento de qualquer problema na viagem. Assim, poderão estruturar novos trajetos, comunicar atrasos ao cliente, otimizar os processos e garantir entregas rápidas.

Controle de paradas e espera

Nesse aspecto, o software fornece controle total sob duas vertentes: o número de paradas que o condutor faz durante o percurso e quanto tempo leva em cada uma delas. Com essas informações, é possível calcular o tempo para carregar e descarregar o veículo, o que permite mais precisão nos cálculos, imposição de limite para carga e descarga e criação de novos métodos de utilidade do tempo.

Otimização e controle de entrega

A finalidade principal da empresa é garantir que o destinatário receba o produto que comprou. Apesar de esse ser um objetivo básico, podem ocorrer diversos problemas que impeçam que a entrega seja bem-sucedida, como na montagem da carga no veículo, na expedição de produtos, entre outros momentos. O software ajuda a transportadora a entregar as mercadorias dentro dos prazos das seguintes formas:

  • fornece uma visão geral e faz o gerenciamento de todos os pedidos recebidos;
  • organiza os pedidos de forma que os prazos sejam atendidos;
  • auxilia na elaboração de planos de entregas para atender às demandas.

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Alerta de irregularidades

Irregularidades consistem em situações que fogem ao padrão estabelecido como ideal pelos gestores. Isso deve ser evitado ao máximo, mas pode ser muito difícil para os gestores identificarem essas situações no dia a dia sem a ajuda de um bom software que monitore o andamento das operações e acuse quando os parâmetros ideais não estiverem sendo respeitados.

O programa TMS envia automaticamente um alerta ao gestor quando determinados parâmetros e prazos que serão configurados no momento da implantação do sistema não forem respeitados, de forma que possam ser corrigidos os erros antes de gerarem maiores problemas para a empresa.

Agilidade na entrega

Outra dor de cabeça comum na logística é a demora de tempo para liberação dos veículos nas unidades de embarque e descarga. Isso ocorre principalmente se a comunicação entre a central e o motorista for precária. Mas com o programa, o contato será transparente e em tempo real, permitindo que se tenha exatidão quanto à execução do trabalho e o cumprimento do cronograma de coleta. Assim também fica mais fácil o agendamento ou a reprogramação para as próximas coletas.

Aumento da satisfação do cliente e melhoria da imagem da empresa

Como os processos serão mais ágeis, e vários deles até automáticos, o cliente receberá as informações que deseja com muito mais velocidade e precisão. Os softwares também aprimoram a relação com o cliente, por exemplo, com o aumento dos canais de comunicação e a própria plataforma da empresa.

Além disso, graças à redução de custos, a empresa poderá usar o capital extra para oferecer preços mais acessíveis, investir em projetos que aprimoram o serviço, formar reservas para crises, entre outras táticas.

Tudo isso maximiza as chances de fidelização dos clientes, aumenta a probabilidade de sua sobrevivência e crescimento da empresa no mercado e transmite uma imagem de profissionalismo aos parceiros, fornecedores e outras empresas em geral.

Controle financeiro

É fundamental que também seja adotado um software para ajudar na administração financeira do negócio, permitindo que os gestores tenham todos os resultados de seus serviços e retornos financeiros sem a necessidade de aguardar dias ou até semanas. O programa atualiza os dados em tempo real e gera relatórios personalizados, assim, os documentos são dotados de informações reais, transparentes e sem erros.

Qual a importância de escolher um bom software para transportadora?

Para garantir bons resultados, é fundamental que seja escolhido um software que atenda às necessidades da transportadora. O gestor não deve considerar apenas o fator preço. O elemento principal a ser observado é a satisfação das necessidades da empresa, ou seja, se o investimento será capaz de impulsionar os resultados do negócio, melhorar sua imagem, trazer economia etc.

Caso o empreendedor não tenha essa visão, não será possível aproveitar todos os benefícios listados. Além disso, o investimento resultará apenas em um gasto sem retorno concreto.

Como analisar o software que atenderá melhor às demandas da transportadora?

A fornecedora do software para transportadora deve ser experiente, conhecer as necessidades de uma empresa de transporte, ser transparente e prezar pelo bom atendimento e o desenvolvimento saudável de seus clientes. Faz-se relevante que seja escolhida uma plataforma dotada das seguintes características:

  • forneça softwares com diferentes funcionalidades, como emissor de CT-e e MDF-e, TMS, gestão financeira, aplicativo para controle de entregas, entre outras. Assim a transportadora pode escolher o pacote mais adequado às suas necessidades;
  • tenha um suporte técnico especializado;
  • que o sistema opere via web e possa ser acessado de qualquer lugar e dispositivo (como tablets e smartphones);
  • disponibilize vários pacotes que atendam às necessidades de pequenas, médias e grandes empresas;
  • apresente, em seu portal, cases de sucesso e depoimentos de clientes satisfeitos;
  • tenha bastante tempo de mercado e um considerável número de usuários satisfeitos;
  • tenha clientes operando com êxito em todos os estados brasileiros, o que é relevante especificamente para transportadoras que prestam serviços interestaduais;
  • esteja presente nas redes sociais, o que significa que é modernizada e permite vários canais de comunicação;
  • tenha os valores, missão, parceiros, responsabilidades e modelo de negócios bem definidos, pois isso demonstra que a empresa é bem estruturada e tem objetivos determinados.

Adotar um bom software para transportadora ajuda a garantir um bom suporte para facilitar o seu crescimento no mercado e o aumento da competitividade perante os concorrentes. Trata-se de um investimento que gera retorno em vários aspectos, por isso, não deixe essa questão de lado.

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Fim do emissor gratuito de mdfe da SEFAZ

Fim do Emissor Gratuito de MDFe da SEFAZ em Outubro de 2018 – Prepare-se

By: Fábio Cunha

No dia 28/03/2018 a SEFAZ de SP (Secretaria Estadual da Fazenda do Estado de São Paulo), responsável pelo desenvolvimento e suporte ao Programa Emissor Gratuito de Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, em âmbito nacional, informou o fim do emissor gratuito de MDFe em 01/10/2018, data na qual não será mais possível fazer o download do programa na página da SEFAZ, e não serão mais lançadas atualizações de versão e nem correções.

Fim do emissor gratuito de mdfe da SEFAZ

Os usuários e empresas que tiverem o emissor gratuito de mdfe instalado em seus computadores poderão seguir utilizando até que novas regras de validação sejam lançadas e impeçam o seu correto funcionamento, já que este emissor não possuirá mais suporte e nem atualizações.

A SEFAZ recomenda que as empresas providenciem o quanto antes a aquisição de soluções no mercado, evitando assim que fiquem sem suporte e tenham suas operações prejudicadas por erros quando sair uma nova atualização das regras de validação de mdf-e no ambiente de autorização do lado do fisco, o que poderá ocorrer a qualquer momento a partir da data de descontinuidade do emissor grátis de mdfe.

O MDF-e

O MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) é um documento fiscal eletrônico cuja finalidade é identificar a unidade de carga utilizada e demais características do transporte, agilizando o registro e a fiscalização em lote dos documentos fiscais em trânsito.

Ele deve ser emitido pelas transportadoras nos fretes com mais de um conhecimento de transporte ou pelas demais empresas nas operações de transporte em veículos próprios, arrendados, ou nas contratações de TACs (transportadores autônomos de cargas), com mais de uma nota fiscal.

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Qual a base legal desta notícia ?

A notícia foi publicada no site oficial do MDFe da SEFAZ São Paulo :

Noticia fim do emissor gratuito de MDF-e SEFAZ/SP

Acesso em 05/05/2018 as 09:10

A SEFAZ Minas Gerais também publicou a notícia no seu site oficial do MDF-e:

Notifica do fim do emissor gratis de MDF-e SEFAZ/MG

Acesso em 05/05/2018 as 09:10

Afinal, quais as razões da descontinuidade do emissor grátis de MDFe ?

Da mesma maneira que aconteceu com os emissores gratuitos de CTe e NFe, com o passar do tempo os emissores gratuitos de MDFe fornecidos pelo governo, por serem limitados apenas a emissão dos documentos, e não possuirem um suporte mais efetivo para os dúvidas dos usuários no dia-a-dia, acabaram sendo gradativamente substituídos por emissores pagos de MDFe, e até mesmo por sistemas completos de gestão de transportes, que vão muito além da simples emissão do mdfe, abrangendo outras necessidades dos usuários no dia-a-dia, e oferecendo suporte ágil e especializado.

Existe um conjunto de razões mais relevantes tanto para o fisco como para as empresas desistirem do emissor gratuito de MDFe, são elas:

Por que a SEFAZ resolveu descontinuar o emissor gratuito de MDFe?

Como as equipes de TI do Fisco fazem um acompanhamento constante da utilização da sua plataforma, foi possível perceber que, com a gradual adesão das empresas a outros sistemas, a grande maioria dos MDFe e demais documentos fiscais eletrônicos não são mais gerados pelo emissor gratuito oferecido pela Secretaria da Fazenda.

Do total de MDF-e’s processados pela Fazenda, 93% das emissões são feitas por softwares próprios dos contribuintes, ou seja, apenas 7% dos MDFe são gerados pelo emissor gratuito.

Resumindo, o pequeno número de empresas que ainda usam a plataforma do governo, não justificou mais manter a estrutura de desenvolvimento para manter a mesma, o que acabou tornando o projeto inviável para a Secretaria da Fazenda.

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Por que as empresas tem abandonado o emissor gratuito de MDFe?

O emissor gratuito é limitado

A principal razão pela qual as empresas tem abandonado em massa os emissores gratuitos de MDFe, é o mesmo que as levou a abandonar os emissores gratuitos de CTe e NFe, ou seja, a sua limitação que é oferecer apenas a emissão do documento fiscal eletrônico, o que não é mais suficiente para sustentar o dia-a-dia das operações das empresas e transportadoras, que possuem uma série de outras necessidades de controle e gestão que não são atendidas por esses emissores gratis.

O nível de segurança de dados locais do emissor gratuito é baixo

Outro motivo é o fato de que o emissor gratuito de MDFe é instalado na máquina local do usuário, e no caso de qualquer problema com o computador (exemplo: vírus, defeito no hd, falha no sistema operacional, problemas com o java) geralmente a operação da empresa acaba sendo interrompida ou prejudicada, e em casos extremos quando não existe um bom backup de dados, os dados dos documentos emitidos podem até ser perdidos.

Ele não oferece um arquivo fiscal organizado

Uma limitação também presente no emissor gratuito de mdfe é que ele não oferece uma forma de arquivar de forma organizada os arquivos XML dos documentos fiscais emitidos, obrigando as empresas a contratar e pagar por sistemas específicos para armazenamento e gerenciamento dos arquivos XML, pois o fisco exige das empresas que elas guardem os documentos fiscais por no mínimo 5 anos a partir da sua emissão, afim de apresentar prontamente à fiscalização caso solicitado.

O emissor gratuito não oferece suporte para dúvidas dos usuários no dia-a-dia

Um grande problema para os usuários do emissor gratuito no dia-a-dia é que não é oferecido um suporte para as dúvidas comuns do dia-a-dia relacionadas a operação do sistema, sempre que acontece alguma atualização é normal que os usuários e contadores tenham dúvidas sobre como se adaptar às novas regras do fisco, necessitando de um atendimento especializado, o qual não é disponibilizado pelo governo.

Em resumo, os usuários do emissor gratuito de mdfe acabam sozinhos, sem suporte e apoio, desde o download e implantação do sistema nas suas empresas, até a emissão dos mdf-e no dia-a-dia, operando o sistema sem apoio nem orientações e tendo que perder tempo e correr atrás de soluções no caso de problemas.

Diante de todos esses problemas e dificuldades, foi questão de pouco tempo para que as empresas enxergassem que precisavam implantar novas ferramentas disponíveis no mercado, que mesmo pagas, teriam o seu pequeno custo mensal justificado, na medida que não sofreriam mais com as limitações do emissor gratuito e ainda poderiam usufruir de um suporte técnico ágil e com possibilidade de utilizar mais recursos do sistema para melhorar e agilizar as operações e gestão da empresa.

O que fazer agora, com o fim do emissor gratuito de MDFe ?

Como já aconteceu quando a SEFAZ descontinuou os emissores grátis de CTe e NFe fornecidos pelo governo, agora com o fim do emissor grátis de MDFe da SEFAZ, as empresas que ainda estão se utilizando dele para emitir seus Manifestos Eletrônicos de Documentos Fiscais (MDFe) terão de buscar no mercado um novo sistema para atender a sua necessidade.

Uma vantagem da utilização de um outro Sistema para Emissão de CT-e, CC-e e MDF-e é que os sistemas comerciais costumam ir além da simples emissão dos documentos fiscais, incorporando funções de controle e gestão, auxiliando o empresário no dia-a-dia, evitando erros, agilizando a emissão dos documentos fiscais e as operações e dando maior visão sobre seus resultados.

Outro ponto importante a ser destacado no caso das soluções comerciais para emissão de CTe, MDFe e NFe como a oferecida pela Datamex é que estas oferecem Suporte Técnico tanto na implantação como no dia-a-dia dos seus clientes.

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Porque eu deveria implantar um Sistema de Gestão de Transportes (TMS) na minha transportadora ?

São muitos os benefícios e vantagens que a sua empresa passará a dispor ao adotar um Sistema de Gestão de Transportadoras (TMS), vejamos algumas delas:

Melhoria nas operações de vários setores da empresa

Um Software de Gestão de Transportadoras é pensado e projetado para atender de forma integrada (aproveitamento e compartilhamento dos dados entre setores, evitando a redigitação e retrabalho) e simples as diversas demandas e desafios que surgem no dia-a-dia das transportadoras, com uma série de funções e recursos que envolvem no mínimo as seguintes ferramentas:

  • Operação de Transportes
    • Configuração de tabelas de preços de frete padronizadas
    • Cálculos automáticos de valores de frete para emissão dos CTe, evitando retrabalho, agilizando a emissão e minimizando erros
    • Emissão de RPA / Contratos de Frete com cálculo automático de impostos
    • Pagamento Eletrônico de Frete através das administradoras autorizadas pela ANTT e geração de CIOT
    • Emissão de MDFe com recursos de configuração de rotas padronizadas
    • Possibilidade de importação de dados de NFe a serem transportadas, para evitar digitação de dados e erros na emissão dos CT-e
    • Averbação automática e online de seguros
    • Comunicação com clientes e embarcadores através de EDI
    • Rastreamento de Cargas (Followup) via WEB e Email para seus clientes
    • Gestão Comercial (Cotações de Frete)
    • Controle de Pedidos de Frete
    • Relatórios Operacionais e de Resultados
  • Operação e Gestão Financeira:
    • Emissão de Faturas de Cobrança
    • Emissão de Boletos de Cobrança Registrada
    • Controle de Contas a Pagar
    • Controle de Contas a Receber
    • Conciliação Bancária
    • Relatórios Financeiros e de Resultados
    • Relatórios Gerenciais
  • Gestão de Frota:
    • Controle de Adiantamentos
    • Controle de Despesas
    • Acertos de Viagem
    • Controle de Comissionamento de Motoristas e Operadores
    • Controle de Manutenção
    • Controle de Abastecimentos e Médias
    • Controle de Pneus e Recapagens

Segurança nas atualizações

É normal que em várias vezes por ano, o governo estabeleça novas regras e as publique por meio de “notas técnicas”, e é fundamental que os sistemas se mantenham atualizados e aptos a operar de acordo com as novas regras, sendo então uma  obrigação das empresas que desenvolvem sistemas manter seus sistemas emissores atualizados e em conformidade com as novas regras.

Na Datamex todas as atualizações são feitas pela nossa equipe e disponibilizadas gratuitamente aos nossos clientes.

Mais segurança e organização para os seus dados

Um sistema de Gestão completo com o TMS Datamex já faz o arquivamento e backups diários de todos os arquivos XML dos CTe, NFe e MDFe emitidos, de forma organizada e pronto para disponibilizar ao cliente a qualquer momento.

Como o TMS Datamex roda em plataforma WEB na nuvem, você precisa apenas de um computador com acesso a internet para usar o sistema, e no caso de qualquer problema que necessite formatar ou substituir o computador, os seus dados estão a salvo no sistema.

Suporte técnico ágil e especializado

Com o Software Emissor de MDFe do TMS Datamex você terá todo o apoio de uma equipe especializada desde a implantação até a sua operação diária, estamos sempre à disposição para tirar as suas dúvidas e resolver eventuais problemas que possam surgir no dia-a-dia.

Está esperando o que para conhecer agora mesmo o Emissor de MDFe do TMS Datamex ?

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carga fracionada ou carga lotação

Carga fracionada ou carga lotação: entenda as diferenças

By: Fábio Cunha

Dentro do ramo de transportes e logística, existem terminologias e conceitos que, devem ser de conhecimento de todos os profissionais, devido à sua importância no negócio. E hoje vamos falar sobre o que é carga fracionada e carga lotação, suas diferenças, benefícios e quando se aplica cada uma dessas modalidades de transporte.

Saber a aplicação prática dessas duas modalidades de transporte de cargas é importante para garantir eficiência nas operações, redução de custos e satisfação dos clientes, pois há situações práticas em que a utilização de uma é mais adequada que a outra.

Você sabe qual é a diferença entre esses termos? Confira a leitura desta publicação e entenda seus conceitos, como funcionam o transporte na prática e qual é o melhor modelo para cada situação!

O que é carga fracionada?

Carga Fracionada é a denominação dada a modalidade de transporte onde é feito o envio de mercadorias em quantidades menores, que sozinhas não ocupam toda a capacidade de carga do veículo ou equipamento utilizado para realizar o transporte. Na modalidade de Carga Fracionada é feito o agrupamento de carga de diversos tipos de mercadoria, assim como de vários remetentes e para diversos destinos em um mesmo carregamento.

Quais as vantagens do transporte de cargas fracionadas?

A partir da lógica de que o veículo ou equipamento de carga é compartilhado entre mais de um  cliente, os volumes serão menores e, consequentemente, o preço do frete será menor em comparação a um carregamento exclusivo, e esse é o principal benefício desta modalidade de transporte.

Outro benefício da modalidade de transporte fracionado é a grande disponibilidade de rotas regulares através de diversas transportadoras no mercado.

Como é feito o transporte de cargas fracionadas?

Na prática o transporte fracionado costuma passar por 4 grandes etapas, são elas:

  1. COLETA:
    1. Nesta etapa os veículos urbanos de carga (VUCs) da transportadora ou de um parceiro (representante) se dirigem até as dependências do remetente para buscar as mercadorias a serem despachadas, e as levam até o armazém da transportadora ou parceiro na região.
  2. TRIAGEM E ENCAMINHAMENTO:
    1. Ao receber as mercadorias no seu armazém, a equipe operacional da transportadora se encarrega de distribuir as cargas em lotes de acordo com as rotas que elas irão seguir, por exemplo: lote 1 = cargas para SP, lote 2, cargas para RJ, lote 3 = cargas para o interior, etc.
    2. Os lotes de mercadorias já separados por região são então embarcados em veículos maiores (carretas, geralmente) para seguir viagem até o Centro de Distribuição (CD) da transportadora ou de um parceiro (representante) na região de destino.
  3. SEPARAÇÃO:
    1. Ao chegar no CD (Centro de Distribuição) da transportadora ou parceiro na região de destino, o veículo de viagem (geralmente uma carreta maior) é descarregada.
    2. A equipe do armazém então providencia a separação das cargas em lotes de acordo com as rotas de entrega, por exemplo: lote 1 = cargas para o interior, lote 2 = cargas para bairros a, b, c, d, lote 3 = cargas para os bairros e, f, g, etc..
    3. Os lotes de cargas para entrega são então carregados nos veículos de entrega, os quais geralmente são veículos menores, que denomina-se VUCs (Veículos Urbanos de Carga).
  4. ENTREGA:
    1. Uma vez carregados os veículos de entrega (VUCs), eles seguem até o destino final para entrega.
    2. Em trânsito, os veículos de entrega devem seguir o plano de viagem, cumprindo as entregas de acordo com a rota estabelecida.

Em razão de passar pelas etapas acima, o prazo de entrega tende a ser um pouco maior do que no transporte de carga lotação, porém, é possível minimizar as consequências desse problema com adoção de tecnologias que aceleram os processos e permitem maior controle das operações.

O que é o transporte de carga lotação?

A carga lotação ou carga fechada é uma modalidade em que há o preenchimento de toda a capacidade de carga de um veículo ou equipamento com a carga de apenas um cliente. E na modalidade de transporte de carga lotação há a entrega direta para um destino.

Como o veículo roda exclusivamente com a carga de um cliente, o preço do frete tende a se elevar, porém, em muitos casos é a única alternativa viável para determinados tipos de operações.

Como é executado o transporte de carga lotação?

Diferentemente da carga fracionada, no transporte de carga lotação utiliza-se um único veículo e a entrega é direta ao destinatário, sem a necessidade de ser preparada e/ou separada em um armazém. Graças à burocracia reduzida, as entregas tendem a ser mais rápidas em comparação à outra modalidade.

Por essa razão, normalmente são mais utilizadas para entregas urgentes, clientes que precisam de uma particularidade específica, mercadorias excepcionalmente volumosas ou que necessitam de equipamentos especiais para carga e descarga.

Em quais situações devo utilizar a carga fracionada ou carga lotação?

No último tópico citado, percebemos que há algumas situações em que a modalidade ideal é o transporte de carga lotação, e outras na qual a modalidade mais indicada é a carga fracionada, mas há diversos fatores que também devem ser considerados antes de determinar qual transporte utilizar. Confira, a seguir, quais são alguns desses fatores.

Abrangência da região e cobertura geográfica

Dependendo da entrega, é preciso estudar a cobertura geográfica atendida pelas transportadoras disponíveis, pois nem sempre elas prestam serviços em todas as regiões do país, fazendo com que seja necessário contratar mais de uma empresa.

Essa contratação extra pode encarecer o frete, sendo um fator relevante a ser considerado. Mesmo que haja vários destinatários, em alguns casos pode ser que seja mais econômico optar pela carga lotação ao invés da carga fracionada: tudo deve ser previamente calculado antes de tomar a decisão.

Cargas especiais

Cargas químicas e perigosas possuem normas rígidas que devem ser minuciosamente obedecidas. Normalmente, elas não podem ser transportadas junto com outras categorias de mercadorias, como alimentação e saúde.

A razão é óbvia: caso elas se misturem, isso colocará em risco a integridade física de outras pessoas. Por essa razão, às vezes o uso de carga fracionada ou carga lotação será obrigatório por lei.

Prazo de entrega e urgência

A urgência ou necessidade do um menor prazo de entrega também é um fator influenciador na decisão entre envio na modalidade de carga fracionada ou carga completa. Se ela deve ser feita urgentemente, é recomendável que opte pela carga lotação, pois não haverão as etapas de descarga, separação, fracionamento da carga e redespacho. O cliente poderá optar por pagar um frete maior em troca de uma entrega mais veloz.

Planejamento de rotas

No planejamento de rotas são consideradas diversas variáveis que influenciam no custo da entrega, no valor do frete, na segurança da estrada, riscos de erros etc. Alguns deles são:

  • distância a ser percorrida;
  • despesas com combustíveis e pedágios;
  • quantidade de destinos a serem atendidos;
  • necessidade de manutenção;
  • riscos presentes no trajeto;
  • normas locais para circulação, carga e descarga – normalmente são leis municipais.

Tudo isso influencia na escolha entre as modalidades de transporte; por exemplo, é possível que exista uma norma municipal que exija taxas ou tempo máximo de descarga para veículos excepcionalmente pesados, fazendo com que seja mais vantajoso optar pelo transporte fracionado.

Volume e frequência de cargas para o destino

Outros dois pontos muito importantes a serem considerados na hora de escolher entre carga lotação ou carga fracionada são o volume de carga para o destino e a frequência de embarques, pois em alguns casos quando a transportadora não tem rota para a região de destino, e o volume e peso da mercadoria são pequenos para justificar o envio na modalidade carga completa (fechada ou lotação), acaba sendo mais viável que se faça o envio na modalidade de carga fracionada através de uma outra transportadora parceira, reduzindo custos e permitindo oferecer um preço melhor para o seu cliente.

Entender quando utilizar carga fracionada ou carga lotação permite a maximização dos lucros para a transportadora e maior satisfação da clientela. Entretanto, percebe-se que há várias situações e variáveis a serem consideradas para fazer a decisão, o que pode ser facilmente resolvido com a ajuda de um software de gestão de transportes (TMS). que tal conhecer o TMS Datamex?

Quer saber como planejar melhor a logística na sua empresa? Confira aqui por que fazer um planejamento estratégico em transportes!

cancelamento extemporâneo de cte

Cancelamento extemporâneo de CTe: o que é e como fazer corretamente?

By: Fábio Cunha

No dia a dia corrido de uma transportadora, eventualmente, podem ocorrer alguns erros na emissão de documentos fiscais, por isso uma das atividades que todo gestor ou coordenador deve saber executar é o cancelamento de CTe, porém, nem sempre essa atividade é tão simples de executar, principalmente quando se perde o prazo normal de cancelamento, fazendo com que as empresas tenham que recorrer ao pedido do cancelamento extemporâneo de CTe.

Algumas das falhas que podem motivar o cancelamento são erros nos cálculos, preenchimento indevido do CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), entre outros.

A administração tributária impôs um rito com prazos, hipóteses, formas e exigências próprias para o ato. É fundamental que o responsável pela emissão e/ou contabilização dos documentos fiscais saiba os passos desse processo e os siga corretamente, pois não corrigir irregularidades do CTe acarretará seu retorno como “uso indevido”, podendo inclusive gerar complicações e até prejuízos para a empresa.

Mas não se desespere, muitos dos seus problemas sobre o tema poderão ser solucionados com as dicas deste artigo.

Aqui procuramos expor várias informações sobre o cancelamento extemporâneo de CTe, explicamos quais são seus prazos, requisitos, como fazer o pedido, quais providências devem ser tomadas após ser aceito e como acompanhar o processo. Confira!

O que é cancelamento extemporâneo de CTe?

O cancelamento extemporâneo de CTe é um procedimento que as empresas de transporte poderão recorrer para efetuar o cancelamento de um CTe (conhecimento de transporte eletrônico) fora do prazo normal de cancelamento definido pelo estado onde o mesmo foi emitido.

Quais são os requisitos do cancelamento de CTe?

Há diferenças entre os prazos para pedido de cancelamento comum e o cancelamento extemporâneo, além disso, há situações e condições específicas para que a requisição seja aceita pela autoridade tributária.

Por isso recomendamos que se preste muita atenção no momento da emissão do CT-e e sempre que possível, solicitar sua validação junto ao seu cliente antes de dar início a viagem, pois essa operação de cancelamento após o prazo gerará custos diretos e indiretos que em boa parte dos casos pode até não valer a pena.

Prazos para efetuar o pedido de cancelamento

O atual prazo para o cancelamento de um CTe, é de 7 dias (168 horas), exceto no estado do Mato Grosso, onde o prazo é de apenas duas horas, contados a partir da data que foi emitida sua “Autorização de Uso”.

Já o cancelamento extemporâneo de CTe — que é feito após a perda do prazo para o cancelamento comum — poderá ser recebido em até 31 dias, também contados da emissão da mesma autorização.

Tanto o cancelamento normal como o extemporâneo (fora do prazo), só são possíveis quando não tenha iniciado a prestação do serviço de transporte e não tenha sido registrado nenhum evento sobre o CTe.

Caso o problema seja uma falha na sequência da numeração dos CTes, por exemplo, se o documento n.º 000.11 foi emitido antes do n.º 000.10, não será emitido o cancelamento, mas sim um Pedido de Inutilização de Número de CTe. O prazo limite desse documento vai até o 10º dia do mês seguinte daquele em que a Autorização de Uso foi concedida.

Demais condições que impedem o cancelamento do CT-e:

Algumas situações que podem impedir o cancelamento de CT-e:

  • Não poderá ser cancelado se for autorizado pelo Sistema SVC (Sefaz Virtual de Contingência);
  • Outro fator que restringe a possibilidade de cancelamento do CTe é a existência de registro de circulação de mercadorias (quando a prestação de serviço de transporte já foi iniciada);
  • Evento de emissão de manifesto (neste caso o manifesto deve ser cancelado também);
  • O CT-e não pode ter sido complementado substituído/anulado anteriormente.

Somente serão aceitos os cancelamentos de CT-e que não possam ser corrigidos por uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e). São exemplos dessas situações que não podem ser resolvidas via Carta de Correção:

  • Coeficientes que influenciam no valor do imposto, como alíquota, base de cálculo, diferença de preço, valor da prestação e quantidade;
  • Data de emissão ou de saída do CTe;
  • Correção de dados, informações sobre o emitente, remetente, tomador ou destinatário.

Além disso, as razões para o ato não devem se encaixar em situações em que são cabíveis outros pedidos, confira quais são eles:

  • anulação de CTe;
  • substituição de CTe;
  • CTe complementar.

Por fim, um CTe somente poderá ser cancelado após seu uso ter sido aprovado pelo fisco e desde que a prestação de serviço não tenha iniciado.

Como fazer o pedido de cancelamento extemporâneo de CTe ?

Para iniciar o processo, o contador responsável pela escrituração fiscal do documento, preposto ou representante legal da empresa que emitiu o CTe deve buscar pela seção do cancelamento extemporâneo de CTe acessando o domínio oficial da Secretaria da Fazenda — SEFAZ — do estado onde o serviço será prestado.

Em alguns portais, essa opção aparecerá ao consultar o status de um CTe, ao acessá-la serão requisitadas as chaves numéricas dos documentos. O sistema analisará a consistência das informações e expedirá um protocolo com a data, hora e número do CTe relativos ao cancelamento.

Também é possível realizar o rito por um software desenvolvido por uma empresa particular ou disponibilizado gratuitamente pelo fisco — se houver, pois os programas gratuitos de gestão de CTes estão sendo descontinuados.

Quais são as providências após a solicitação?

O site também expedirá um Documento de Arrecadação — DAR-1/AUT —, cuja finalidade é efetivar o pagamento da Taxa de Serviços Estaduais — TSE.

Esse é um pagamento obrigatório — cujo valor varia de acordo com cada estado — para que o cancelamento extemporâneo de cte seja autorizado. Ele poderá ser pago até o 13º dia do mês subsequente daquele em que foi concedida a Autorização de Uso do CTe a ser cancelado.

Entretanto, caso o DAR-1/AUT seja gerado no mesmo mês em que foi lançada a Autorização de Uso do CTE, o pagamento do TSE deverá ser feito até o último dia desse mês.

É permitido solicitar cinco cancelamentos de uma vez, desde que os CTes tenham sido emitidos no mesmo mês.

Na situação em que o documento tem um Manifesto Eletrônico de Documentos (MDFe) vinculado, será necessário pedir o seu cancelamento também.

ATENÇÃO: Deve-se saber que alguns estados penalizam as empresas pelo atraso no cancelamento, por exemplo, o Regulamento do ICMS/2000 do estado de São Paulo impõe uma multa equivalente a 10% do valor da operação ou prestação descrita no documento. O valor dessa sanção será de, no mínimo, 15 unidades fiscais de São Paulo (valor em reais varia anualmente).

Portanto, é essencial estudar a legislação de cada um dos estados em que a transportadora presta seus serviços.

Existem regras específicas de cancelamento extemporâneo de CTe por estado?

Alguns estados da federação estabeleceram algumas regras específicas sobre este tema, embasados no que diz o Ajuste SINIEF  Cláusula 14º, §8 – “A critério de cada unidade federada poderá ser recepcionado o pedido de cancelamento de forma extemporânea”. Trazemos alguns deles a seguir:

Cancelamento extemporâneo de cte SP:

O estado de São Paulo definiu alguns parâmetros através da Decisão Normativa CAT 02, de 10-09-2015, portanto se você precisa cancelar fora do prazo um CTe emitido nesse estado, convêm a consulta do link acima, e na dúvida, converse com o seu contador.

Cancelamento extemporâneo de CTe GO:

O estado de Goiás também tem suas particularidades, como podemos observar na RCTE, Seção IV, Subseção IV, art. 141, §1º,IV e §3º, e sendo assim, se for cancelar fora do prazo um CTe emitido nesse estado, consulte o link acima, ou converse com o seu contador.

Cancelamento extemporâneo de CTe CE:

Caso o CTe a ser cancelado de forma extemporânea tenha sido emitido no estado do Ceará, vale a pena verificar a Instrução Normativa 58/2013, e caso a dúvida persista, converse com a sua contabilidade.

Cancelamento extemporâneo de CTe RJ:

E quando o CTe a ser cancelado fora do prazo foi emitido no estado do Rio de Janeiro, convêm observar a Resolução SEFAZ n.º 720/14, Parte II, Anexo III, Seção II, arts.8º e 9º, e caso a dúvida persista, procure o seu contador.

O que fazer quando o cancelamento extemporâneo do CTe for aceito?

Você sempre poderá acompanhar a situação de um CTe, se está autorizado, cancelado, anulado etc., pelo site do SEFAZ.

Ao saber que o cancelamento foi autorizado, você deve confirmá-lo até o 14º dia do mês subsequente, para isso, transmita os arquivos correspondentes utilizando o sistema emissor do documento.

Saber realizar o cancelamento de CTe é fundamental para o dia a dia de qualquer empresa de transporte. Porém, mesmo que você perca o prazo estipulado pela autoridade administrativa, é plenamente viável fazê-lo de forma extemporânea.

Apesar de algumas peculiaridades serem diferentes para cada estado, você possui uma base sólida sobre como executar essa tarefa após a leitura deste artigo.

Que tal entender ainda mais sobre os documentos fiscais? Leia nosso artigo que explica tudo sobre o Conhecimento Eletrônico para Transporte por Fretamento e Outros Serviços – CTe OS!

gestão de transporte de cargas

Gestão de transporte de cargas: 11 dicas para melhorar o controle

By: Fábio Cunha

Quem trabalha com gestão de transporte de cargas sabe o quanto as boas práticas no processo logístico são importantes para uma imagem de sucesso de qualquer empresa no mercado. É essencial, portanto, que seja realizada com eficiência e objetividade.

Os desafios nas operações do dia a dia são muitos, então, os profissionais dessa área devem estar antenados para buscar metodologias que fomentem um crescimento sustentável da atividade, tendo sempre em mente a inovação e o aproveitamento máximos dos recursos.

Entretanto, existem muitas variáveis e gargalos que às vezes levam os gestores a decisões equivocadas, fatores internos e externos que acabam prejudicando o desempenho da empresa.

Pensando nesses obstáculos, selecionamos neste post 11 dicas para lhe mostrar como é possível aumentar a produtividade e minimizar os erros. Boa leitura!

Como melhorar a gestão de transporte de cargas?

Confira agora dicas de para fazer a gestão correta de transporte de cargas e alavancar o seu negócio.

1. Determine metas

O estabelecimento de metas é uma ótima maneira de motivar a equipe, além de traçar um caminho para o sucesso do negócio. É possível definir o futuro com indicadores de desempenho sólidos, acompanhando e ajustando as ações conforme os resultados obtidos.

Mas, para ter maior possibilidade de sucesso, é preciso seguir um método. Dessa forma, quando se trata de metas, o modelo SMART é a melhor referência. De acordo com essa abordagem, a meta tem que ser:

  • específica: detalhar ao máximo o objetivo, de forma que qualquer pessoa que o veja consiga entendê-lo e não tenha dúvidas do resultado desejado;
  • mensurável: é o indicador escolhido para acompanhar o percentual de atingimento. Pode ser número (quantidade de fretes realizados por filial), percentual (% de entregas realizadas no prazo) ou tempo (tempo máximo de espera para resolução de problemas) etc;
  • atingível: não há muito sentido em criar desafios que não são alcançáveis, já que eles apenas desmotivam os colaboradores. Encontrar um ponto de equilíbrio é importante para impulsionar os resultados na sua gestão de transporte de cargas;
  • relevante: precisam fazer sentido para quem as executa e trazer resultados significativos. Caso o colaborador perceba que a meta não levará a lugar algum, poderá se desmotivar e deixá-la de lado;
  • temporal: precisa ter uma data específica para ser finalizada ou entregue.

Observe que as metas devem ser viáveis e precisam estimular a equipe a sair da zona de conforto. Além disso, devem ser escritas de forma positiva e não negativa. Por fim, é importante verificar regularmente se as ações estão sendo realizadas, se estão sendo efetivas ou se precisam de ajustes.

2. Faça um bom planejamento

Planejar é uma atividade comumente presente na rotina de trabalho de vários profissionais. Ter um plano nos permite traçar um caminho para evitar ou solucionar problemas e determinar maneiras para alcançar metas.

Assim, um elemento fundamental para realizar um bom planejamento é ter disponível dados relevantes. Entre as informações básicas que toda transportadora precisa saber estão:

  • o faturamento médio de cada de cliente;
  • o ticket médio dos fretes;
  • o custo com combustível;
  • as médias de consumo dos veículos da sua frota.

Outro aspecto relevante é saber o momento de fazer revisões, trocar e realizar o rodízio de pneus, fazer outros acertos, enfim, questões que serão influenciadas pelas características de atuação da empresa.

Saber quais os 20% dos clientes que representam aproximadamente 80% do seu faturamento também pode ser decisivo para analisar muito bem os recursos que você tem em mãos, como o número de funcionários, a quantidade de veículos e o capital disponível. Também é importante para criar planos de ação de curto, médio e longo prazo, a fim de garantir o sucesso das suas operações.

O bom planejamento é essencial na gestão de transporte de cargas para garantir uma boa produtividade, racionalizar custos e manter uma alta taxa de nível de serviço.

3. Defina uma boa estratégia de entregas

O sucesso no resultado das operações logísticas não depende exclusivamente de entregas rápidas, dentro do prazo previsto, mas sim de todo um conjunto de ações que levam à relação de melhor custo-benefício.

Não adianta, por exemplo, que o cliente tenha a expectativa de receber sua encomenda em 24 horas, mas que o produto chegue estragado, pois não foi acondicionado da forma correta, no modal mais adequado para esse tipo de entrega.

Ainda nesse sentido, se a empresa investe na modernização da frota ou demais componentes da sua estrutura, mas não capacita os colaboradores, o desempenho continuará abaixo das expectativas.

Todos esses fatores convergem para o seguinte ponto — as grandes conquistas e o aprimoramento constante dependem necessariamente de boas estratégias. Cada tipo de negócio vai ter características próprias e, com isso, diferentes demandas.

É preciso ter bem definido os métodos ideais de armazenamento, separação dos pedidos, preparo para o envio e as melhores rotas de transporte.

Resumindo, as estratégias são o guia para elevar não somente a qualidade na prestação do serviço, como também os lucros do negócio, por isso devem estar documentadas de forma clara e objetiva para o conhecimento de todos os envolvidos.
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4. Conheça o mercado

O mercado passa por constantes transformações, e um procedimento ou tecnologia utilizada hoje em dia pode se tornar obsoleta quando menos se espera. Quem não acompanha essas mudanças pode estar arriscando o futuro do seu negócio.

Por isso, mantenha-se antenado com as novidades, como a Logística 4.0, que traz muitos desafios e oportunidades para transportadoras e operadores logísticos, e adote o que há de mais moderno na gestão de transporte de cargas. Participe de congressos e acompanhe os noticiários e as decisões políticas que afetam o seu segmento.

Isso pode parecer óbvio, mas muitos profissionais ficam limitados às suas atividades rotineiras e se esquecem dos fatores que podem interferir no rumo dos seus negócios.

Faça cursos de aperfeiçoamento e mostre que está preparado para superar obstáculos e encontrar soluções adequadas às exigências do mercado. Conhecer a sua área de atuação é um dos primeiros passos para conseguir se posicionar entre os melhores players.

5. Tenha controle total dos gastos

Um bom gestor de logística deve desempenhar bem várias funções e ter conhecimento sobre inúmeras áreas — entre elas, a financeira. O orçamento de uma transportadora, em alguns casos, pode ser apertado. Porém, isso não pode limitar sua atuação.

É essencial conhecer todos os custos envolvidos nas operações e encontrar os gargalos que atrapalham seu funcionamento. Invista tempo em descobrir as causas desses problemas e encontrar soluções.

Ter disciplina é fundamental nesse processo. Evite ao máximo o uso de dinheiro ou reembolso com notas ou recibos, optando por sistemas que permitam o controle e rastreamento, como cartões de combustível e alimentação.

Em casos extremos, o motorista poderá pagar e solicitar o reembolso. Quando isso ocorrer, solicite imediatamente os comprovantes e os registre no seu software de gerenciamento.

As despesas com manutenção e combustíveis podem tirar suas noites de sono. Veículos novos, um bom plano de manutenções, o uso de rotas mais eficientes e um bom gerenciamento de pneus são apenas algumas ideias que podem ajudar a solucionar essas dificuldades, otimizar o trabalho e melhorar os resultados.

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6. Faça a gestão de riscos e perdas no transporte

O gerenciamento de riscos no transporte nada mais é do que um conjunto de medidas que envolvem planejamento, porém, ele não foca nas formas de execução das atividades, mas sim tem por objetivo prever adversidades que possam surgir durante o trajeto, como acidentes, problemas mecânicos e roubos de cargas.

Além disso, é importante ter em mente que, sobre o setor do transporte, incidem diversas normas e burocracias — se o carregamento ultrapassa os limites de peso estipulados para determinado veículo, por exemplo, a empresa será penalizada com multa.

Então, um bom gerenciamento de riscos deve ser feito de ponta a ponta: começando pelo armazenamento e passando pela distribuição e por todos os demais processos até chegar na fase de entrega. Assim, a otimização de custos e a eficiência na prestação do serviço acontecerão naturalmente, pois:

  • evita falhas básicas com a documentação das mercadorias;
  • ajuda na escolha do veículo adequado, levando em consideração as características dos produtos;
  • melhora a qualidade das técnicas;
  • previne os gastos com a troca de peças estragadas, dentre outros benefícios.

Para fazer um planejamento de riscos e perdas eficaz, o gestor deve começar pelo cuidado no recrutamento dos colaboradores e investir sempre nos treinamentos. Ademais, uma análise interna criteriosa da sua estrutura também será fundamental para identificar os erros que precisam ser corrigidos.

Se existem casos frequentes de extravios, avarias ou roubos de cargas em determinada rota, o planejamento vai direcionar o gestor a buscar novos caminhos, ou seja, alternativas para superar esse obstáculo que está causando prejuízo.

7. Saiba planejar manutenções preventivas

Responda à seguinte pergunta: é melhor resolver um problema ou evitá-lo? Independentemente da situação em que esse questionamento seja feito, a manutenção preventiva ajuda a garantir a qualidade, a longevidade e a lucratividade da frota.

Com ela, é possível fazer a troca de peças e equipamentos antes mesmo que eles falhem. Além disso, esse tipo de manutenção ajuda a conhecer a situação real dos recursos e como isso influencia os resultados obtidos.

Outra ação importante é trocar os fluidos dos seus veículos dentro dos prazos e quilometragens estabelecidas pelos fabricantes. Além disso, é essencial considerar a marca e o modelo de cada um deles na hora de montar o seu plano de manutenções periódicas.

Determine a realização de vistorias e checklists nos veículos e os mantenha em bom estado de funcionamento. Quando um problema é descoberto com antecedência (e até mesmo evitado), não é preciso paralisar a frota nem colocar em risco a entrega de pedidos, o que contribui, inclusive, para manter a lucratividade da empresa e um bom nível de satisfação dos clientes.

8. Treine a equipe

O desempenho de um coordenador operacional é crucial para o sucesso da empresa. Porém, ele nunca age sozinho e precisa de uma equipe preparada. Ou seja, é fundamental investir em treinamento para capacitar os funcionários, de modo a mostrar a eles as melhores técnicas e, com isso, otimizar a operação.

Assim, antes de cada viagem, os motoristas devem fazer um checklist nos veículos e solicitar o reparo caso algum problema seja identificado. Com isso, aumenta-se a segurança da gestão de transporte de cargas, a incidência de sinistros é reduzida e protege-se a integridade dos profissionais e das mercadorias transportadas.

Muitos veículos têm tecnologias que são pouco utilizadas pelos motoristas, mas que podem ajudar a identificar falhas ou orientar a melhor forma de atingir uma performance mais eficiente. Por isso, apresentar essas inovações, a sua importância e como utilizá-las, certamente gerará bons resultados.

Além desses fatores, um treinamento que não pode deixar de ser realizado de forma regular é o de segurança. Afinal, o capital humano da empresa é muito mais importante do que todas as máquinas e sistemas utilizados. Realize os diálogos diários de segurança (DDS) e compartilhe as melhores práticas e as situações potencialmente perigosas.

É crucial saber dialogar com a equipe nos treinamentos e sempre estar preparado para responder dúvidas. Assim, você pode preparar os colaboradores para dar o melhor atendimento possível aos clientes. Lembre-se de que a tendência é que seus funcionários cuidem tão bem dos seus clientes quanto você cuida deles.

9. Use a tecnologia para melhorar a gestão de transporte de cargas

O investimento em soluções tecnológicas é uma excelente estratégia para aumentar o nível de precisão no momento de organizar e executar as tarefas, bem como para a eficiência na prestação dos serviços de um modo geral.

Isso acontece porque, além de ampliarem a visibilidade dos pontos fracos que devem ser melhorados na organização, ao reduzir a intervenção humana em determinadas ações, ou seja, automatizar certos segmentos da logística, a empresa fica menos suscetível a falhas.

Dentre as inúmeras vantagens proporcionadas por essas ferramentas, é importante destacar a capacidade de monitoramento em tempo real — o gestor tem a possibilidade de identificar o que está errado enquanto a atividade está sendo desenvolvida e pode propor soluções ágeis

Com o auxílio das tecnologias, também se economiza tempo e dinheiro com o retrabalho de processos mal-executados e evita-se surpresas desagradáveis com a quebra de peças, pois os cronogramas de revisões são programados com antecedência.

Portanto, elas garantem mais segurança e agilidade no compartilhamento de informações, permitindo uma visão ampla do negócio para a tomada das melhores decisões e a implementação dos procedimentos mais adequados às peculiaridades da empresa. Assim, é possível moldar os seus métodos de funcionamento para extrair o máximo de desempenho.

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10. Invista em um software de gestão de transporte de cargas

As tecnologias da informação e comunicações mudaram a forma como interagimos com familiares, amigos e colegas de trabalho. Alteraram também a maneira que as empresas fazem negócios e desempenham seu papel no dia a dia.

Por isso, é importante fazer o melhor uso possível da tecnologia na gestão de transporte de cargas. Existem várias opções atualmente e a adoção de um software adequado às necessidades da companhia já não é mais um diferencial, é uma premissa básica para o sucesso.

Em matéria de TMS (Software de Gestão de Transportes), procure optar por soluções que ofereçam no mínimo os seguintes recursos:

11. Escute o feedback dos clientes

Os principais objetivos de uma empresa de logística, em geral, estão relacionados à entrega de pedidos com segurança, qualidade e dentro dos prazos. O lema “o cliente sempre tem razão” pode ajudar a alcançá-los.

É muito importante escutar o que os usuários têm a dizer após cada serviço realizado. Quando o feedback for positivo, mantenha a estratégia e encontre pontos a aprimorar. Se for negativo, não desanime e aproveite para aprender com os erros, veja como é possível melhorar o atendimento e instrua melhor a sua equipe a respeito.

Naturalmente, a maior parte dos seus clientes só entrarão em contato para reclamar, principalmente nas situações mais críticas. Por isso, é importante agir de forma proativa e criar uma agenda para ligar, visitar ou até acompanhar a operação de parceiros estratégicos.

Lembre-se de que um cliente satisfeito pode indicar sua empresa, mas um insatisfeito pode falar mal do seu trabalho e fechar muitas portas. Ficar atento ao que o mercado tem a dizer, portanto, é fundamental, e é um dos pilares de uma boa gestão de transporte de cargas.

Quais os principais desafios para alcançar o sucesso na gestão de transporte de cargas?

Acompanhe quais são os principais problemas que podem ocorrer na gestão de transporte de cargas e entenda como evitá-los.

Atrasos por questões externas

Eliminar o atraso nas entregas é um grande desafio para quem atua no segmento de distribuição. Hoje, mesmo com o crescimento exponencial do setor, muito influenciado pela expansão dos e-commerces, o nosso sistema de transporte ainda é essencialmente rodoviário, e o estado de conservação das estradas não costuma ajudar nesse deslocamento.

Esse é, consequentemente, um dos principais fatores externos que influenciam negativamente o cronograma da empresa. Mas somado a isso, os gestores logísticos ainda precisam lidar com a restrição de circulação nos grandes centros, engarrafamentos, entre outros imprevistos.

Então, uma das possíveis soluções é adotar o uso de tecnologias capazes de otimizar as rotas de entregas e aplicativos que informem sobre a situação do trânsito em tempo real e apontem os caminhos mais rápidos, sem deixar de mencionar os recursos de rastreamento por parte dos gestores.

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Roubos de carga

Infelizmente, não é apenas com a má conservação da malha viária que o setor de transporte sofre, a insegurança nas estradas brasileiras também é desanimadora e representa um grande prejuízo, já que os índices de roubo de carga são bastante elevados.

Nesse contexto, uma das práticas mais eficientes para evitar esse tipo de perda é adotar estratégias que reforcem o gerenciamento de riscos, como estruturar novas rotas, investir no seguro de cargas etc.

Vida útil dos pneus

Os pneus representam um dos maiores gastos com uma frota de transporte de cargas no Brasil, e isso se justifica pelos seguintes fatores:

  • excesso de peso;
  • negligência com os cuidados na condução dos veículos;
  • péssimas condições das estradas;
  • desequilíbrio na distribuição das cargas;
  • excesso de velocidade.

Por mais desenvolvidas que estejam as tecnologias, nem todas as empresas estão alinhadas com o que há de mais moderno para estruturar toda a prestação do serviço de transporte, inclusive, não é raro a ausência de sistemas de rastreamento e controle de velocidade à distância.

Em vista disso, um dos melhores caminhos, além do investimento em recursos tecnológicos, é a capacitação dos motoristas, de modo que eles se conscientizem da importância do cumprimento das normas, dos cuidados com a conservação da frota e da importância de prestar um trabalho alinhado com as diretrizes da empresa.

Existem, de fato, vários fatores que influenciam a obtenção de resultados na gestão de transporte de cargas. Por isso, é fundamental realizar uma autoanálise para entender quais as carências da sua empresa e o quem tem a impedido de alcançar os resultados desejados. A busca pelo sucesso não é uma missão fácil, porém, com dedicação e o emprego das técnicas adequadas, tudo se torna realizável.

Gostou das dicas? Agora, que você já sabe como melhorar a gestão do seu transporte de cargas, entre em contato conosco e descubra as melhores soluções tecnológicas para o seu negócio!

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