Organizações de qualquer ramo desejam minimizar seus gastos, mas no setor logístico e de transportes, saber como reduzir gastos com frota é um dos fatores principais para transportadoras sobreviverem diante de um mercado competitivo e cenário econômico difícil.

Entretanto, a redução deve ser realizada de forma equilibrada e bem pensada, caso contrário, poderá ocasionar perdas na qualidade dos serviços, insatisfação dos clientes, entre outros prejuízos. Mas é plenamente possível diminuir custos e manter a qualidade da frota simultaneamente.

Para alcançar esse objetivo, é necessário estudar a empresa e aprimorar a sua gestão. Você quer saber como fazê-lo? Então continue a leitura desta publicação para entender a importância da gestão adequada e suas vantagens, além de 7 dicas mais eficazes para reduzir gastos com frota!

O papel de uma gestão de frota adequada e as suas vantagens

Gestão de frotas consiste na administração de todas as operações que envolvam os veículos da empresa, incluindo informações completas sobre os mesmos, seus usuários e atividades. O objetivo é arquitetar estratégias que alcancem as metas da empresa.

Para conseguir criar um plano de redução de custos corretamente, é importante que o gestor compreenda sua empresa, entenda as categorias de custos e as monitore de maneira integral, além de fazer análises aprofundadas separadamente. Entre os custos abrangidos pela frota estão:

• em manutenção;
• com motoristas;
• com trocas de peças;
• com combustíveis e lubrificantes;
• em viagens.

Dentro desses elementos, o administrador deve mapear a quantidade de veículos e condutores, perfis dos motoristas, gastos mensais com salários, abastecimento, troca de peças, manutenções etc. Somente com uma representação precisa e real das contas será possível identificar onde é viável minimizar custos.

O trabalho deve ser realizado com cuidado para não cortar custos fundamentais para a prestação de serviço e causar o efeito contrário: aumentar ainda mais os gastos.

Um exemplo é o simples adiamento de manutenções necessárias. Isso ocasionará acidentes e quebras de peças na estrada, eventos bastante prejudiciais.

Existem sistemas de gestão desenvolvidos especificamente para trabalhar com a gestão da frota. Eles lidam com cálculos complexos e monitoram os inúmeros recursos presentes no dia a dia dos colaboradores de uma empresa de transporte.

O auxílio da tecnologia é muito vantajoso sobre o trabalho manual, e entre os principais benefícios estão:

• redução de custos: com papéis, tintas, canetas, envelopes, impressões, entre outros;
• manutenção correta: o programa evidencia precisamente quando será mais vantajoso realizar manutenções;
• diminuição de burocracias: o software realiza processos puramente burocráticos, como cálculos e organização de documentos;
• eliminação de erros humanos: evita erros matemáticos, atrasos, entre outras falhas humanas inevitáveis;
• maior eficiência na tomada de decisões: o programa gera vários relatórios úteis sobre o negócio, permitindo melhor tomada de gestão pelos administradores.

O software também vai auxiliar o gestor a separar os tipos de gastos na frota, calculá-los, monitorá-los e pontuar onde podem ser reduzidos. Com um bom programa em mãos, listamos as 7 principais dicas de como minimizar seus custos a seguir.

Dicas para reduzir gastos com frota

1. Qualificar motoristas

Esse é um importante fator que muitos gestores enxergam apenas como um gasto desnecessário. Entretanto, a forma como o condutor opera o veículo é relevante para reduzir o consumo de combustível, minimizar o desgaste do veículo, diminuir riscos de acidente e tornar a viagem mais rápida.

O treinamento dos motoristas consiste em técnicas de boa condução, evitando que acelerem demais ou pisem de forma brusca nos freios, de forma que aprendam a manejar melhor o veículo e planejem a viagem para reduzir a distância percorrida.

De acordo com dados divulgados pela Ford, cerca de 33% do uso de combustível pode ser reduzido com uma direção mais suave, e dirigir na velocidade adequada diminui o consumo em 25%, por essa razão, o treinamento dos condutores é relevante para reduzir gastos com combustíveis e com a manutenção da frota.

2. Otimizar as rotas

O caminho percorrido também consiste em um custo para a empresa, pois quanto maior o trajeto, maiores serão os gastos com combustível, tempo de viagem e desgaste dos pneus, caminhão etc. Quando a otimização é eficiente, há economia em todos esses aspectos e uma maior satisfação do cliente.

Projetar trajeto é uma tarefa árdua, são inúmeros caminhos que podem ser percorridos, e nem todos poderão ser acessados pelo condutor. Esse problema será resolvido com a utilização de softwares de roteirização que ajudem na elaboração das rotas.

Além de indicar o melhor caminho a ser seguido, o aplicativo também permite monitoramento dos veículos em tempo real e alerta qualquer problema encontrado nos veículos.

3. Fazer as manutenções preventivas

Muitas vezes as manutenções preventivas são esquecidas ou evitadas para economizar recursos financeiros. Porém, evitá-las ocasiona grandes prejuízos. Por exemplo, não realizar a troca de óleos e dos filtros do veículo no momento certo aumenta o risco de quebra e pode trazer grandes prejuízos, além do descontentamento do destinatário e mais gastos com conserto em oficinas caras.

Com ajuda de um bom software de gestão de frotas, você poderá criar um plano de manutenção para cada veículo, e receber alertas automáticos para não esquecer nenhuma manutenção programada.

4. Tenha uma rotina de acompanhamento dos gastos e médias dos veículos

Os sistemas de gestão de frotas incluem controle de abastecimentos de cada veículo da frota, além do controle de despesas com manutenções, pneus e viagens. Uma prática muito importante para ajudar no controle e na redução de custos com os veículos da frota é o acompanhamento, através dos relatórios do sistema, dos gastos de cada veículo, confrontando com o seu plano orçamentário e com as metas estabelecidas pela empresa.

É fundamental que o gestor da frota se esforce ao máximo para dedicar ao menos duas horas semanais ao acompanhamento dos gastos e das médias dos veículos que compõe a sua frota.

5. Monitorar o andamento de todas operações

Utilize a tecnologia a seu favor e monitore todas as viagens da sua frota e também os terceiros (se tiver). Utilize tanto os dispositivos de rastreamento veicular e seus recursos, como aplicativos de registro de ocorrências de transporte, pois assim você vai poder acompanhar não só a localização de cada veículo, como também será informado sobre o que está sendo feito em cada veículo, ou seja, em que etapa da viagem ele se encontra, se está aguardando para carregar, se já carregou, se está saindo para entrega, se aguarda descarregar, se está retornando, etc.

Estes recursos tecnológicos melhoram a comunicação entre a equipe de controle logístico da transportadora e o motorista, permitindo acompanhar a viagem em tempo real, reportar aos clientes a situação atualizada do transporte da carga, além de oferecer suporte operacional e logístico.

6. Negociar convênios com redes de postos de combustíveis

Combustível em nosso país é um custo exageradamente alto, e é um dos maiores custos das empresas que possuem frotas. Porém, há diversas formas de minimizar seu custo e uma delas é o estabelecimento de convênios para obter descontos.

Faça pesquisas de mercado, compare preços e identifique os postos que ofereçam plano de fidelização aos seus clientes. Converse com os responsáveis pela empresa e faça parceiras em busca de um desconto vantajoso. A economia a médio e longo prazo vai ser bastante vantajosa.

6. Invista em segurança

Esta é uma medida muito conhecida, mas não podemos deixar de citar, já que ações criminosas como furtos e roubos causam prejuízos bastante altos, por isso, é preciso que o administrador invista na segurança tanto do motorista quanto da carga transportada.

Instale equipamentos de segurança como bloqueadores, rastreadores via GPS e um sistema de monitoramento no veículo. Isso vai fazer com que os criminosos não consigam subtrair a carga, como também o gestor poderá acionar a polícia caso perceba algo suspeito pelo sistema de acompanhamento.

7. Use produtos de qualidade

Lembre-se do ditado “o barato sairá caro” e mantenha sua frota abastecida com peças e óleos lubrificantes de qualidade. Esse último item é fundamental para minimizar a necessidade de consertos de peças do motor.

8. Tenha um planejamento orçamentário de gastos com a frota

Um bom gestor de frota sabe trabalhar em conjunto com o setor financeiro e com a direção da empresa para criar um plano orçamentário que permitirá definir os limites de cada tipo de gastos com a sua frota, de forma que no dia-a-dia possa identificar possíveis desvios e excessos, e trabalhar para sana-los, evitando que venham a comprometer a lucratividade da empresa.

Além disso, uma boa prática é a apresentação do planejamento orçamentário, a cada 3 ou 6 meses com a direção da empresa, afim de mostrar o andamento, os desvios e traçar estratégias para restaurar a normalidade.

9. Crie políticas de metas de economia e premiações para melhores motoristas

Reconhecer aqueles motoristas que estão ajudando a economizar e manter os gastos dentro ou até abaixo do orçamento previsto é uma prática excelente, que traz resultados diretos na motivação destes colaboradores, e até na percepção de qualidade por parte dos clientes.

Empresas com gestores inteligentes utilizam bem esta prática de desenvolver as suas equipes através do reconhecimento e premiação pelas atitudes positivas, ao invés de apenas punir os comportamentos e atitudes negativas.

10. Analise o desempenho e defina o momento de renovar a frota

Tão importante quanto controlar médias e gastos dos veículos e monitorar o seu desempenho é a decisão de até que ponto vale a pena seguir dando manutenção em cada veículo na frota, e quando se torna mais vantajoso investir na renovação da frota.

Veículos novos, com mais tecnologia, menos poluentes e mais adequados ao terreno e tipo de serviço a ser realizado tendem a consumir menos combustível, dar menos gastos com manutenção e assim dão maior lucratividade para a empresa.

O administrador pode reduzir gastos com frota de diversas formas diferentes, porém, todas as mudanças devem ser feitas de forma inteligente e cuidadosa, senão, podem ocasionar o aumento dos custos. Por essa razão, a plataforma de gestão é o elemento-chave para a economia e melhoria da frota.

Um bom plano faz toda a diferença no desenvolvimento da empresa no mercado. Confira aqui por que fazer um planejamento estratégico em transportes!