fbpx
Software para transportadora - Como ele pode auxiliar na sua gestão

Software para transportadora: como ele auxilia a gestão da empresa?

By: Fábio Cunha

Se você trabalha na área de transportes, com certeza já se deparou com uma grande quantidade de trabalho para que documentos fiscais sejam emitidos: uma pilha de documentos a serem organizados, com relatórios que muitas vezes não são muito claros, entre outros desafios. Esses são problemas decorrentes da falta de utilização de um software para transportadora.

A administração nesse ramo não é fácil, os gestores precisam administrar inúmeros recursos, como capital, mão de obra e tempo, como também monitorar vários processos da transportadora.

Mas os programas podem ajudar a solucionar uma grande parte dos problemas da organização, trazendo várias vantagens à gestão e garantindo seu desenvolvimento saudável. Se você quer saber o que são esses softwares, como eles beneficiarão a transportadora e qual a forma de escolher o mais adequado para o seu negócio, acompanhe a leitura deste artigo!

O que exatamente é um software para transportadora?

Esses softwares consistem em programas desenvolvidos especialmente para atender às necessidades das transportadoras de forma generalizada. Como essas empresas exercem uma ampla gama de atividades, os sistemas são divididos em diferentes categorias, que buscam auxiliar a gestão da transportadora de diversas formas específicas. A seguir, vamos explicar algumas dessas categorias.

TMS

Essa solução é conhecida como Sistema de Gerenciamento de Transporte, do inglês Transportation Management System – TMS. Trata-se de um software que permite realizar a gestão de transportes de forma integrada. Ele é bastante amplo, compreendendo a área financeira, logística, comercial, de seguros, SAC, faturamento, entre outros.

Controle de Frota

Essa é uma solução com funcionalidades focadas no controle de frota da transportadora. Ela monitora elementos relacionados aos veículos, como planejamento e controle de manutenções, consertos, rodízios e revisão de pneus, abastecimentos, revisões, troca de peças, custos das manutenções, controle de vencimento de documentação e seguros, entre inúmeras outras funções.

Gestão Financeira

Esse sistema tem a finalidade de aprimorar o controle financeiro pelo gestor, gerenciando o fluxo financeiro e o de caixas, os bancos, os pagamentos e recebimentos, as contas a pagar e a receber etc.

Outra funcionalidade é a apresentação de informações sobre as contas do negócio por meio de gráficos e relatórios claros, transparentes e de fácil entendimento, sempre integrados com os demais departamentos e aproveitando as informações do TMS e do controle de frotas, o que evita o retrabalho.

Emissor de CT-e e MDF-e

O emissor pode ser adquirido de forma integrada ao TMS ou independente, sua finalidade é a emissão dos seguintes documentos fiscais: Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e Manifesto de Documentos Fiscais (MDF-e). Emiti-los é obrigatório para os transportadores. O software gratuito do governo foi descontinuado, sendo necessária a aquisição de uma plataforma própria.

Um bom programa consegue emitir os documentos com rapidez, segurança e sem a necessidade de retrabalho nos cadastros de destinatários, remetentes, mercadorias, pesos ou valores. Isso porque o sistema importa as informações dos arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) recebidas dos clientes.

Além disso, os valores são calculados automaticamente conforme tabelas de preços por cliente e regras de frete. Todos os dados são aproveitados para minimizar o trabalho dos gestores, assim os documentos são emitidos em poucos segundos, incluindo as faturas de fretes e seus respectivos boletos.

APP de entregas mobile

Ao contratar um software mobile para entregas em dispositivos móveis, como celulares ou tablets, será possível acompanhar a viagem do veículo em tempo real, bem como eventos e ocorrências diversas, sendo necessário apenas acesso à internet móvel. São inúmeros os dados que podem ser trocados entre a equipe de campo e a base operacional da transportadora, alguns exemplos são:

  • registro dos locais de entrega pelo GPS;
  • envio de fotos dos comprovantes;
  • envio de fotos e áudios sobre as coletas e entregas;
  • informes de ocorrências em tempo real;
  • fornecimento em tempo real da localização aos clientes;
  • integração das funcionalidades ao software de gestão.

APP Entreguei - Plataforma de Controle de Entregas

Outros aplicativos e ferramentas

Ainda existem outras categorias, como o Emissor de Documentos Fiscais, que torna automático esse processo, eliminando problemas com o Fisco. Outro exemplo é o WMS que possibilita fazer o controle de estoque, e assegura uma gestão ideal no armazenamento de cargas.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Como os softwares para transportadora ajudam na gestão da empresa?

Os softwares listados podem ser adquiridos em conjunto em um pacote ou separadamente, e os seus benefícios estão ligados à operação e à gestão. Confira as vantagens a seguir.

Otimização de processos

Em diversos processos de uma transportadora, há atividades puramente burocráticas, como cálculos de frete, cubagem, emissão e organização de documentos, registro de protocolos, emissão de relatórios, etc.

Graças ao software para transportadora, a grande maioria dessas operações será automatizada. Isso reduzirá o tempo gasto nos processos. Ele integrará vários setores, como estoque, financeiro, compras, entre outros, diminuindo o tempo gasto em atividades manuais, como o relançamento de informações.

Mais controle sobre as operações da empresa

Saber a quantidade exata de recursos gastos em cada operação não é uma tarefa fácil. É preciso contabilizar tempo, capital, mão de obra, materiais gastos e elaboração manual de planilhas e relatórios. Essa questão é facilmente resolvida com os softwares, que relacionarão as informações e elaborarão relatórios e planilhas com dados precisos e reais.

Maior segurança e agilidade na emissão de documentos fiscais

A emissão de documentos fiscais, como o CT-e ou MDF-e, é uma das atividades mais burocráticas para o gestor. Quaisquer erros de cálculo ou atrasos na entrega gerarão problemas com o Fisco ou retrabalho. Um software como o Emissor de Documentos Fiscais automatizará esse processo, tornando a atividade mais segura, ágil e conforme a legislação brasileira.

Redução de custos

A minimização dos custos é alcançada de diferentes formas com a aquisição de um software para transportadora. A primeira delas consiste no armazenamento digital de documentos, que diminui o uso de pastas, tinta, papéis, canetas, impressões, estantes, entre outros materiais físicos. Além disso, também reduz eventuais gastos com transferência e envio de documentos.

Para entender como o software contribui para a redução de gastos, é preciso visualizar situações que geram prejuízos ao negócio. Uma delas consiste nos furtos e roubos de carga, que causam prejuízos excessivamente onerosos para a empresa, pois também geram atrasos e insatisfação dos clientes. Um bom programa para transportadora auxilia nessa questão ao traçar de forma rápida e automática rotas mais seguras, bem como ao monitorar o percurso dos veículos.

Cancelamentos de compras pelos clientes também geram custos, mas normalmente eles ocorrem por atrasos excessivos ou falta de informações. O software permitirá entregas mais rápidas e seguras. Ademais, também permite que o cliente se informe da entrega em tempo real, o que minimiza o índice de cancelamentos.

Outra forma de economia e redução de custos é a minimização de paradas não planejadas e acidentes na estrada. Como essas ocorrências normalmente decorrem da falta de manutenção, um bom aplicativo de controle de frota pode ajudar nesse controle e diminuir esses gastos.

Por fim, há uma significativa diminuição de extravios. Esse fenômeno pode ocorrer em diferentes pontos da cadeia logística, como:

  • no armazenamento em estoque;
  • na liberação para transporte;
  • durante o traslado;
  • na transferência de produtos entre os modais.

É bastante difícil encontrar exatamente em qual etapa se originou o extravio. Por isso, com o controle eletrônico das cargas, é possível identificar o fenômeno. Assim o gestor poderá tomar as medidas necessárias para diminuir a probabilidade que os extravios ocorram.

Contratar um software de gestão pode parecer custoso à primeira vista, mas se trata de um investimento com alto retorno em curto ou médio prazos, pois há redução de custos e aumento da produtividade, simultaneamente.

Comunicação direta

O sistema para transportadora faz com que a comunicação com os clientes seja direta, simples e rápida. Isso porque permite que os dados sejam recebidos e enviados pela tecnologia de Troca Eletrônica de Dados (EDI), que usa o padrão de comunicação mais utilizado no mercado de transporte, o “PROCEDA”. Além disso, o software ideal permite a comunicação através de webservices, e até mesmo permite que ele seja customizado para adotar padrões específicos de cada embarcador.

Aumento da produtividade

Ao reduzir as atividades burocráticas, auxiliar os colaboradores em suas atividades e integrar os setores da empresa, os programas permitirão que os colaboradores se concentrem nas suas atividades principais. Isso maximiza a produtividade, tanto dos operadores quanto dos controllers.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Auxílio na tomada de decisões

A plataforma analisa e disponibiliza informações sobre receitas, despesas, patrimônio, dívidas, entre outras contas da empresa, em relatórios e gráficos de forma precisa, real, transparente e de fácil entendimento. Assim, as decisões podem ser baseadas em dados mais completos e confiáveis.

O programa também faz constantemente uso de indicadores de desempenho (KPI) para que o gestor saiba quais são os resultados de suas ações e escolhas. Dessa forma, ele pode rapidamente mudar suas decisões, caso os resultados estejam sendo diferentes do esperado.

Minimização de erros

É comum que eventualmente as pessoas cometam erros. No dia a dia de uma empresa, trata-se de uma questão de tempo até que surjam falhas. Além disso, há atividades que são bastante estressantes e cansam mentalmente os colaboradores, aumentando as chances de equívocos.

Um bom software é capaz de realizar tarefas de forma mais rápida e precisa. Dessa forma, os processos se tornam mais seguros e minimizam as chances de erros.

Maior facilidade no monitoramento

O monitoramento é uma peça fundamental para uma gestão de frotas eficiente. O programa de controle de frotas calcula automaticamente a manutenção, o abastecimento e as despesas e trajetos de cada viagem a ser realizada. Também monitora, em tempo real, os gastos e o caminho percorrido. Alguns dos principais fatores observados com o monitoramento são:

  • cumprimento da rota de entrega pelos condutores;
  • eficiência de cada motorista;
  • taxa de extravios;
  • locais com maior índice de roubos e furtos;
  • identificação dos condutores para apurar quais têm maiores índices de acidentes;
  • percentual de atrasos ou de cumprimento de prazos;
  • índice de problemas com veículos, tanto em relação ao profissional condutor como pelo automóvel.

Isso permite que os gestores tomem as melhores decisões possíveis para realizar investimentos a curto e longo prazo. Também possibilita que eles tomem conhecimento de qualquer problema na viagem. Assim, poderão estruturar novos trajetos, comunicar atrasos ao cliente, otimizar os processos e garantir entregas rápidas.

Controle de paradas e espera

Nesse aspecto, o software fornece controle total sob duas vertentes: o número de paradas que o condutor faz durante o percurso e quanto tempo leva em cada uma delas. Com essas informações, é possível calcular o tempo para carregar e descarregar o veículo, o que permite mais precisão nos cálculos, imposição de limite para carga e descarga e criação de novos métodos de utilidade do tempo.

Otimização e controle de entrega

A finalidade principal da empresa é garantir que o destinatário receba o produto que comprou. Apesar de esse ser um objetivo básico, podem ocorrer diversos problemas que impeçam que a entrega seja bem-sucedida, como na montagem da carga no veículo, na expedição de produtos, entre outros momentos. O software ajuda a transportadora a entregar as mercadorias dentro dos prazos das seguintes formas:

  • fornece uma visão geral e faz o gerenciamento de todos os pedidos recebidos;
  • organiza os pedidos de forma que os prazos sejam atendidos;
  • auxilia na elaboração de planos de entregas para atender às demandas.

APP Entreguei - Plataforma de Controle de Entregas

Alerta de irregularidades

Irregularidades consistem em situações que fogem ao padrão estabelecido como ideal pelos gestores. Isso deve ser evitado ao máximo, mas pode ser muito difícil para os gestores identificarem essas situações no dia a dia sem a ajuda de um bom software que monitore o andamento das operações e acuse quando os parâmetros ideais não estiverem sendo respeitados.

O programa TMS envia automaticamente um alerta ao gestor quando determinados parâmetros e prazos que serão configurados no momento da implantação do sistema não forem respeitados, de forma que possam ser corrigidos os erros antes de gerarem maiores problemas para a empresa.

Agilidade na entrega

Outra dor de cabeça comum na logística é a demora de tempo para liberação dos veículos nas unidades de embarque e descarga. Isso ocorre principalmente se a comunicação entre a central e o motorista for precária. Mas com o programa, o contato será transparente e em tempo real, permitindo que se tenha exatidão quanto à execução do trabalho e o cumprimento do cronograma de coleta. Assim também fica mais fácil o agendamento ou a reprogramação para as próximas coletas.

Aumento da satisfação do cliente e melhoria da imagem da empresa

Como os processos serão mais ágeis, e vários deles até automáticos, o cliente receberá as informações que deseja com muito mais velocidade e precisão. Os softwares também aprimoram a relação com o cliente, por exemplo, com o aumento dos canais de comunicação e a própria plataforma da empresa.

Além disso, graças à redução de custos, a empresa poderá usar o capital extra para oferecer preços mais acessíveis, investir em projetos que aprimoram o serviço, formar reservas para crises, entre outras táticas.

Tudo isso maximiza as chances de fidelização dos clientes, aumenta a probabilidade de sua sobrevivência e crescimento da empresa no mercado e transmite uma imagem de profissionalismo aos parceiros, fornecedores e outras empresas em geral.

Controle financeiro

É fundamental que também seja adotado um software para ajudar na administração financeira do negócio, permitindo que os gestores tenham todos os resultados de seus serviços e retornos financeiros sem a necessidade de aguardar dias ou até semanas. O programa atualiza os dados em tempo real e gera relatórios personalizados, assim, os documentos são dotados de informações reais, transparentes e sem erros.

Qual a importância de escolher um bom software para transportadora?

Para garantir bons resultados, é fundamental que seja escolhido um software que atenda às necessidades da transportadora. O gestor não deve considerar apenas o fator preço. O elemento principal a ser observado é a satisfação das necessidades da empresa, ou seja, se o investimento será capaz de impulsionar os resultados do negócio, melhorar sua imagem, trazer economia etc.

Caso o empreendedor não tenha essa visão, não será possível aproveitar todos os benefícios listados. Além disso, o investimento resultará apenas em um gasto sem retorno concreto.

Como analisar o software que atenderá melhor às demandas da transportadora?

A fornecedora do software para transportadora deve ser experiente, conhecer as necessidades de uma empresa de transporte, ser transparente e prezar pelo bom atendimento e o desenvolvimento saudável de seus clientes. Faz-se relevante que seja escolhida uma plataforma dotada das seguintes características:

  • forneça softwares com diferentes funcionalidades, como emissor de CT-e e MDF-e, TMS, gestão financeira, aplicativo para controle de entregas, entre outras. Assim a transportadora pode escolher o pacote mais adequado às suas necessidades;
  • tenha um suporte técnico especializado;
  • que o sistema opere via web e possa ser acessado de qualquer lugar e dispositivo (como tablets e smartphones);
  • disponibilize vários pacotes que atendam às necessidades de pequenas, médias e grandes empresas;
  • apresente, em seu portal, cases de sucesso e depoimentos de clientes satisfeitos;
  • tenha bastante tempo de mercado e um considerável número de usuários satisfeitos;
  • tenha clientes operando com êxito em todos os estados brasileiros, o que é relevante especificamente para transportadoras que prestam serviços interestaduais;
  • esteja presente nas redes sociais, o que significa que é modernizada e permite vários canais de comunicação;
  • tenha os valores, missão, parceiros, responsabilidades e modelo de negócios bem definidos, pois isso demonstra que a empresa é bem estruturada e tem objetivos determinados.

Adotar um bom software para transportadora ajuda a garantir um bom suporte para facilitar o seu crescimento no mercado e o aumento da competitividade perante os concorrentes. Trata-se de um investimento que gera retorno em vários aspectos, por isso, não deixe essa questão de lado.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Quer impulsionar seu negócio e aproveitar todos os benefícios explicados? Entre em contato conosco para conhecer as nossas soluções que irão ajudar no crescimento e qualificação da sua empresa!​

[rock-convert-cta id=”1207″]

14 vantagens de implantar um software de gestão financeira em uma transportadora

14 vantagens de implantar um software de gestão financeira em uma transportadora

By: Fábio Cunha

Cuidar da gestão financeira de uma transportadora é fundamental para garantir que ela tenha um crescimento saudável. Afinal, quando os custos e as receitas não são controlados, é muito difícil se planejar. Em médio e longo prazos, a falta de gestão financeira pode comprometer o funcionamento da empresa e até levá-la à falência.

Por isso, donos e gestores de transportadoras devem se preocupar em controlar suas finanças. Uma das melhores formas de fazer isso é através de um software de gestão financeira, que agiliza e facilita as tarefas importantes do setor financeiro no dia-a-dia.

Segundo resultados de uma pesquisa do SEBRAE, em torno de 25% das empresas encerra as suas atividades dentro de até 2 anos após a sua abertura no Brasil, e um entre os vários fatores que contribuíram para o fechamento destas empresas foi a pouca atenção dada à gestão empresarial, e em especial com relação a gestão financeira.

Fazer a gestão financeira manualmente, com planilhas, além de demorado, pode ser ineficiente e sujeito a erros que, consequentemente, vão trazer transtornos e até prejuízos, além de afetar a competitividade da companhia.

Então, a melhor forma de fazer uma boa gestão financeira da sua transportadora é com uma ferramenta especializada. Um software de gestão financeira ajuda a empresa a cuidar das finanças de forma mais eficiente e precisa. Quer saber quais são as vantagens ao adotar uma ferramenta dessas? A gente conta a seguir. Acompanhe!

1. Maior simplicidade

Ganha-se muito tempo utilizando um software de gestão financeira, já que a maior parte das informações é processada pelo sistema. A partir dos dados fornecidos (fluxo de caixa, demonstrativo de resultado, relatório de contas a pagar e a receber, projeção de caixa e outros), é possível tomar decisões com base em números precisos sobre a situação financeira da organização.

2. Alto controle

Todos os dados ficam armazenados em um único local, o que torna o controle mais eficiente. Além disso, é possível determinar quem terá acesso a cada informação, trazendo maior segurança para a empresa.

Ainda, o sistema armazena e exibe as informações de forma organizada, o que deixa a visualização de todos os dados mais clara e acessível.

3. Prevenção de erros

Em planilhas manuais, erros de digitação podem comprometer o preenchimento das informações. Isso leva a falhas nos cálculos e diferenças nas informações de receitas, despesas e resultados da companhia.

Com um software de gestão financeira, ao cadastrar despesas e receitas, e ao fazer a conciliação bancária no dia-a-dia, você terá no sistema uma visão das movimentações financeiras de uma forma clara e detalhada.

4. Emissão de Boletos diretamente pelo sistema

Uma das facilidades que um bom sistema de gestão financeira oferece é a emissão de boletos bancários, e o respectivo registro das cobranças junto à rede bancária.

Essa emissão pode ser feita diretamente do sistema, evitando o retrabalho, pois não será mais necessário lançar os dados nos sites dos seus bancos para emitir os seus boletos.

5. Possibilidade de integração e aproveitamento de dados

Quando em uma empresa a gestão financeira é feita em planilhas, geralmente se precisa de uma para cada atividade, e rapidamente o gestor e sua equipe se deparam com uma miscelânea de planilhas, as quais com o tempo se tornam cada vez mais complexas e difíceis de manter atualizadas.

Com um software de gestão financeira, graças a integração com os softwares dos outros departamentos, você aproveita os dados e pode fazer a sua gestão em uma única plataforma. Isso, além de evitar o retrabalho, oferece uma visão holística da empresa de forma a contemplar todas as áreas.

6. Facilidade para avaliar a situação financeira

Com a possibilidade de visualizar todas as receitas, despesas e resultados da companhia em um único lugar, fica mais fácil se aprofundar nessas informações. Essa visão geral do financeiro permite comparar diferentes períodos e classificar os dados individualmente, de acordo com os parâmetros que se quer avaliar.

Assim, é uma ótima ferramenta para medir a produtividade da empresa como um todo, bem como da sua frota e de cada filial. Com base nisso, pode-se tomar decisões cada vez mais assertivas, identificar possibilidades de reduzir custos e realizar um planejamento voltado ao crescimento.

7. Controle das contas a pagar e a receber

As contas a pagar podem ser classificadas em fixas e variáveis e também dentro de um plano de contas e de centros de custos, dando ao gestor uma visão clara das despesas necessárias para a manutenção do seu negócio. Já os lançamentos de contas a receber podem ser automatizados, a partir da importação dos dados do faturamento, permitindo que você tenha uma visão clara das suas fontes de receitas, principais clientes e tipos de serviços mais lucrativos.

O sistema pode emitir alertas de vencimento de títulos, ajudando a evitar esquecimentos, e possíveis juros e multas deles decorrentes.

8. Projeção de fluxo de caixa

Como o sistema de gestão financeira organiza as informações de receitas, despesas, pagamentos e recebimentos, contas a pagar e a receber todas na mesma base de dados, é possível projetar e visualizar a situação do caixa em um determinado momento no tempo. Assim, a partir do registro de receitas e despesas futuras, o sistema projeta o orçamento empresarial para aquela data e assim o seu gestor poderá identificar se a empresa terá dinheiro em caixa para honrar seus compromissos.

9. Possibilidade de Integração com a Contabilidade

Desde que devidamente configurado, com o plano de contas adequado e devidamente mapeado com o seu escritório ou departamento contábil, é possível aproveitar os dados que se encontram dentro do seu sistema financeiro para evitar o retrabalho na contabilidade.

Um bom sistema de gestão financeira costuma oferecer a possibilidade de exportar lançamentos dentro dos formatos dos principais sistemas contábeis do mercado.

10. Alta segurança dos dados

É comum que planilhas fiquem armazenadas localmente nos computadores da empresa, o que significa que, em caso de incidentes como roubos, vírus ou defeitos de hardware, pode haver perda de dados. Nesse cenário, há uma dependência das máquinas ou de um servidor local, que deve funcionar sempre perfeitamente para garantir que tudo possa ser gerenciado.

Quando a empresa gerencia seu financeiro por meio de planilhas, geralmente elas podem ser acessadas livremente, e em alguns casos até por quem não deveria ter acesso. Assim, os dados financeiros cadastrados nelas podem sofrer alterações. Isso causa retrabalho, tanto de conferência quanto de inserção dos dados novamente, em caso de perda ou alterações.

Já os sistemas de gestão financeira, por sua vez, normalmente são armazenados na nuvem e operados online. Assim, podem ser acessados de qualquer dispositivo (computador, tablet ou smartphone), desde que os usuários estejam devidamente autorizados através de senhas de acesso. Além disso, evita-se preocupação com perdas de dados já que os backups são mantidos sempre em dia e à disposição do cliente quando necessário.

11. Informações para tomada de decisões e solução de problemas

Os diversos relatórios gerenciais oferecidos pelo software de gestão financeira permitem reconhecer situações críticas (e quais as despesas levaram a elas). Com esses dados em mãos, é mais fácil agir para contê-las ou resolvê-las, dependendo do caso.

A partir dos alertas, indicadores de desempenho e relatórios do sistema você poderá tomar decisões assertivas e baseadas em dados, deixando de lado o “achismo” e as suposições.

12. Flexibilidade para adaptar-se a cada empresa

Nenhuma empresa é igual à outra, nem aquelas que atuam no mesmo setor. A escolha do software de gestão passa pela possibilidade de configuração deste para atender as necessidades da empresa. Assim, é importante reconhecer os diferenciais de cada organização para que o sistema de fato os contemple.

Um software de gestão financeira pode ajudar a transportadora a manter-se sempre atenta às suas finanças. Como pode ser configurado de forma personalizada, pode ser um grande aliado na expansão da empresa e suportar suas demandas futuras.

13. Um software de gestão financeira ajuda a criar uma rotina de gestão

Para ter bons resultados com o uso de um sistema de gestão financeira, é necessário que a empresa adote uma rotina de lançamentos diários, conferências e conciliação bancária, pois só assim é que vai ser possível ter as informações corretas disponíveis para os gestores visualizarem sempre que necessário para a tomada de decisões no dia-a-dia.

Outro ponto fundamental é que ao implantar um software financeiro, a empresa precisa adotar uma padronização de plano de contas e de centros de custos, afim de lançar corretamente suas despesas e receitas, e assim ter a visão correta da sua situação financeira.

Agindo desta maneira, acaba se estabelecendo uma rotina saudável no setor financeiro da empresa, que se consolida na medida que os gestores passam a olhar com regularidade os relatórios do sistema, validando e baseando-se nas informações alimentadas pela equipe financeira para a sua tomada de decisões no dia-a-dia.

14. O software de gestão financeira ajuda no controle da inadimplência

Através de um controle preciso de contas a receber, e de uma rotina diária de verificação dos relatórios do sistema e da cobrança dos inadimplentes, é possível reduzir a inadimplência, evitando prejuízos e mantendo a saúde financeira do seu negócio.

Além disso, um bom sistema de gestão financeira poderá emitir alertas automáticos de vencimento de títulos, alertando o gestor financeiro e sua equipe sobre contas vencidas, para que sejam cobradas em tempo e não se tornem incobráveis (uma tendência quando títulos em aberto são deixados muito tempo sem cobrar).

Quer se manter ligado nesse e em outros temas afins? Assine nossa newsletter e receba nossas novidades sempre em primeira mão, diretamente no seu e-mail!

gestor de frota como melhorar o seu desempenho

Gestor de frota: veja agora como melhorar seu desempenho

By: Fábio Cunha

A logística tem se tornado, a cada dia, mais estratégica para a maioria das empresas. Nesse contexto, a disponibilidade e o bom funcionamento das frotas têm papel central no alcance de resultados. Por isso, o gestor de frota tem importância fundamental na garantia da disponibilidade e da durabilidade da frota, bem como na economia com manutenções e, consequentemente, na geração de resultados positivos para a empresa.

gestor de frota como melhorar o seu desempenho

O setor de gestão de frota administra os veículos da organização, para dimensionar a quantidade e especificar os mais adequados para o atendimento da demanda. Para isso, apura os custos envolvidos e age sempre em busca do aumento de produtividade, com o objetivo de oferecer qualidade e segurança no transporte.

Quer entender melhor como funciona esse trabalho? Neste artigo, explicamos como o gestor de frota opera na companhia e quais são as principais competências que ele deve ter para que seu trabalho tenha um impacto positivo nos resultados corporativos. Acompanhe!

O que faz o gestor de frota?

O gestor de frota é o profissional que garante a disponibilidade dos veículos na empresa. Para isso, é fundamental que ele tenha acesso fácil aos recursos disponíveis que permitam a liberação desses equipamentos.

No dia a dia, é ele quem analisa, controla e planeja os gastos relacionados aos veículos da organização, bem como administra a manutenção e monitora a eficiência dos veículos. Em outras palavras, esse profissional é a peça-chave para garantir o bom desempenho da frota da empresa.

Algumas das principais atividades que o gestor de frota desempenha na rotina diária de trabalho são:

  • o gerenciamento dos processos de manutenções corretiva e preventiva de veículos e equipamentos;
  • a emissão de relatórios de consumo de combustíveis, paradas para manutenções, custos e produtividade de cada veículo;
  • a análise dos indicadores-chave de desempenho (Key Performance Indicators — KPIs) da frota para, a partir deles, tomar decisões ou recomendar medidas para a otimização de custos e a melhoria de resultados;
  • a interação com todos os profissionais envolvidos na operação, como motoristas, mecânicos, chefes de oficina e até gerentes e colaboradores de outras áreas, com o objetivo de obter o melhor aproveitamento da frota;
  • o contato com fornecedores de peças, suprimentos, lubrificantes, combustíveis e outros;
  • o controle do uso, do desgaste, dos consertos, dos rodízios e das recapagens de pneus;
  • a avaliação e a orientação da diretoria quanto ao momento ideal para a ampliação, a redução ou a troca de veículos e equipamentos da frota.

O que um gestor de frota precisa conhecer sobre a empresa?

Para desempenhar com excelência suas funções cotidianas, um gestor de frota deve conhecer bem a empresa na qual trabalha. Por isso, é essencial que conheça, no mínimo:

  • a estrutura organizacional da empresa e sua cadeia de decisão;
  • o tipo de negócio da companhia, seus clientes e o resultado almejado;
  • os processos, em relação ao departamento de frota;
  • os equipamentos e os veículos que compõem a frota, bem como seus parâmetros de uso;
  • o orçamento financeiro destinado à frota;
  • os profissionais que operam os processos;
  • as expectativas da direção com relação ao seu setor e quanto ao desempenho da frota;
  • os fornecedores internos e externos que garantem os recursos necessários para a gestão de frota.

Com que áreas da empresa o gestor de frota deve ser capaz de interagir?

Além disso, o gestor de frota deve interagir com diferentes setores da companhia para obter as informações, os recursos e a colaboração necessários diariamente. Veja, a seguir, quais são as áreas-chave nesse processo:

  • manutenção — que faz os serviços nos veículos conforme definido no planejamento;
  • tecnologia da informação (TI) — hardware e software fornecem informações e agilidade aos processos;
  • operação — que dimensiona a frota a ser utilizada;
  • financeiro — em que a disponibilidade dos valores definidos no orçamento é confirmada;
  • suprimentos — que confirma a chegada dos insumos para a manutenção dos veículos;
  • jurídico — para garantir o cumprimento da legislação e resolver qualquer demanda legal que venha a surgir;
  • recursos humanos (RH) — para a capacitação dos colaboradores e o fornecimento de mão de obra qualificada;
  • gestão de segurança — que cuida da segurança e da saúde dos profissionais que compõe a sua equipe.

Qual o perfil do profissional de gestão de frotas?

O gestor de frota deve, antes de tudo, garantir que os equipamentos sejam usados no melhor tempo possível e em condições adequadas. É, portanto, um profissional essencial na operação logística da empresa e deve entender que a frota é parte importante da estratégia empresarial.

Que conhecimentos específicos um gestor de frota precisa ter?

Para que faça suas tarefas com excelência e colabore com a melhoria dos resultados da empresa, é importante que o profissional tenha alguns conhecimentos específicos — que podem ser obtidos por meio de capacitação. Nesse contexto, é essencial que tenha:

  • noções básicas de legislação de trânsito;
  • conhecimentos básicos sobre mecânica e elétrica de veículos;
  • conhecimento sobre sistemas e equipamentos de rastreamento veicular;
  • capacidade de análise e solução de problemas;
  • conhecimento sobre finanças e custos;
  • deve também ter conhecimento sobre sistemas de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning — ERP), gestão de transportes (Transport Management System — TMS) e gestão de frotas;
  • saber operar sistemas de gestão de frotas.

Quais habilidades o gestor de frota deve ter?

Algumas capacidades podem auxiliar o gestor de frota na execução de suas tarefas. Para começar, ele deve ter excelente relacionamento com os colegas. Além disso, precisa saber delegar atividades e analisar os números da gestão dos processos.

Essas características podem ajudá-lo a acompanhar as atividades planejadas de forma a visualizar os problemas. Assim, ele se torna capaz de propor melhorias operacionais. Veja, a seguir, outras habilidades importantes para esse profissional!

Organização

Ser organizado é fundamental para que o gestor de frota controle os processos. Esse profissional dimensiona as especificações e o tamanho da frota, determina regras, controla custos e cria a rotina de manutenção. Sem organização, é inviável acompanhar os muitos fluxos de trabalho e cada detalhe da operação.

Capacidade de planejamento

Para planejar ações em curto, médio e longo prazos, é preciso que o profissional conheça os resultados esperados, saiba analisar e interpretar indicadores de desempenho e colete informações sobre cada processo. A partir disso, ele pode definir os passos da equipe, planejar estratégias, estabelecer ações de redução de custos e outros.

Domínio dos processos

É a visão analítica dos processos que influencia os resultados da área e permite compreender todos os aspectos que afetam o alcance dos objetivos. A partir disso, o gestor de frota é capaz de tomar decisões cada vez mais precisas.

Liderança

A habilidade de liderança é o que permite que o gestor de frota coordene o trabalho das equipes de modo a obter resultados. Por isso, é essencial que, além de ser um exemplo para o grupo, tenha um bom relacionamento com os colaboradores para conquistar mais eficiência, produtividade e agilidade.

Capacidade de motivar e desenvolver a equipe

Ter a equipe motivada ajuda a garantir que a produtividade vai ser mantida em alta. Assim, os colaboradores se tornam mais engajados com os objetivos propostos. Além disso, o profissional deve se preocupar em desenvolver a equipe, com treinamentos, cursos e outros recursos — isso aumenta o sentimento de pertencimento e de satisfação com a empresa.

Que atitudes um bom gestor de frota deve ter para alcançar resultados?

Além de conhecimentos sobre a empresa, sobre a função e habilidades específicas, um bom gestor de frota precisa ter uma atitude correta no dia a dia. Só assim, vai conseguir garantir bons resultados para a empresa e, com isso, destacar-se na profissão. Conheça as principais delas a seguir!

Foco em resultados

O gestor de frota deve agir sempre com foco em resultados. A ideia deve ser otimizar o desempenho da área e, com isso, oferecer soluções que ajudem a reduzir os custos. Afinal, a eficiência da logística depende do bom trabalho executado por ele.

Conhecimento do mercado

O profissional deve dominar os processos internos da empresa, mas é essencial que conheça as mudanças e as atualizações que ocorrem no mercado. Por isso, deve estar sempre atualizado sobre novas tendências, modificações na legislação, novidades tecnológicas e outros fatores que influenciam o trabalho e os resultados da área.

Uso da tecnologia

Diante do grande volume de informações que precisam ser controladas para garantir a gestão eficaz da frota, o gestor precisa otimizar seu tempo. Assim, utilizar um bom sistema de gestão de frotas é fundamental para garantir os resultados que a empresa busca.

Mesmo assim, um profissional qualificado é fundamental na operação da ferramenta: afinal, nem o mais moderno sistema tecnológico garante sozinho a boa gestão da frota. Quando operado corretamente, ele pode levar a resultados satisfatórios, de forma a apoiar e facilitar a gestão de frota.

Investimento na melhoria contínua

A competitividade e a busca constante pela excelência no universo corporativo fazem as empresas procurem, cada vez mais, meios de aperfeiçoar seus processos. Afinal, reduzir custos, ampliar a margem de lucro e aumentar a satisfação dos clientes devem ser objetivos de qualquer empresa que busca se manter ou crescer no mercado.

Uma das formas de garantir que isso seja feito de modo contínuo é usando o ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA). Basicamente, é uma metodologia em que se planeja, executa, verifica e age (para corrigir eventuais erros ou falhas).

Com o PDCA, então, o controle de processos e atividades se torna mais eficiente. Isso porque há a padronização de informações e, dessa forma, as chances de erro nas tomadas de decisão são minimizadas.

Em resumo, muitos aspectos precisam ser considerados para que o trabalho do gestor de frota traga os resultados almejados pela organização. Desenvolver as competências necessárias para uma boa atuação na área deve ser uma de suas maiores ambições.

E então, o que achou deste conteúdo? Quer saber mais sobre esse tema? Deixe seu comentário a seguir e conte suas experiências ou exponha suas dúvidas para participar dessa discussão conosco!

[rock-convert-cta id=”1160″]

Saiba como reduzir custos na sua transportadora com ajuda de um software TMS

By: Fábio Cunha

A redução de custos logísticos em transportadoras deve ser um processo inerente à sua gestão, já que ao reduzir os custos é possível aumentar as margens de lucro, oferecer um serviço mais competitivo e, com isso, aumentar a participação da empresa no mercado.

Neste post, vamos auxiliar transportadoras apresentando algumas dicas práticas que podem ajudar os gestores e empresários na redução de custos logísticos por meio do emprego de soluções tecnológicas e de um software TMS. Confira!

O que é um software TMS?

O software TMS também conhecido como Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte é um software utilizado para integrar e melhorar processos logísticos em transporte e distribuição.

Por meio do sistema é possível além de emitir CT-es, ordens de coleta e carregamento, manifestos de carga (MDF-e), contratos de fretes, realizar e todas as operações relacionadas à operação e gestão de uma transportadora.

Geralmente, eles são desenvolvidos em módulos que podem ser adquiridos ou locados conforme a necessidade de cada cliente, e pode ser integrado a outros sistemas do tipo ERP e WMS para interligar com gestão de estoques, departamento financeiro e fiscal.

Dessa forma, é possível controlar de forma mais eficiente todas as informações relacionadas aos fretes, recebimentos, entregas, rotas, desempenho dos motoristas e veículos (consumo de combustível, tempo e local de parada, entre outros).

Qual a sua aplicabilidade?

Descrevemos algumas funcionalidades mais comuns em sistemas TMS. Acompanhe!

Cálculo de frete

Muitas informações precisam estar disponíveis para realizar uma cotação correta, que seja suficiente para cobrir despesas como combustível, pedágio, impostos, taxas de GRIS (gerenciamento de risco), por exemplo, gerar lucro para a transportadora e, ainda, ser competitiva no mercado.

Esse cálculo é ainda mais complexo porque considera dados como tipo de produto, local de origem e destino, peso e dimensões da carga, informações que são disponibilizadas de forma automatizada com ajuda do TMS.

Emissão e controle de ordens de coleta

As solicitações de coletas ficam mais organizadas, com controle mais eficiente do que foi ou não executado e que permitem, inclusive, a integração entre empresas, conferindo agilidade e a troca de informações para aumentar a qualidade dos serviços e a redução do indicador de lead time da transportadora, contribuindo para melhorar o nível de satisfação dos seus clientes.

Auxilia no gerenciamento de riscos

O GRIS é um valor que incide sobre o frete de forma variável, pois é definido a partir de dados que mudam conforme o tipo de carga, a localização da entrega e as condições das estradas utilizadas para o acesso do local, indice de risco, por exemplo, e pode ser gerenciada com mais eficiência para minimizar gargalos que poderiam atrapalhar o desempenho da transportadora.

Desse modo, para aumentar a eficácia do gerenciamento de riscos, por meio de dados disponibilizados por um software TMS, é possível mudar estrategicamente os horários das viagens com planejamento adequado da rota dos caminhões e rotina dos motoristas (paradas programadas em locais seguros para descanso e abastecimento, por exemplo).

Agendamento e rastreamento das entregas

Um software TMS possibilita o planejamento da distribuição de entregas fracionadas, o agendamento delas em calendários acessíveis aos envolvidos, e rastreamento da carga para aprimorar o fluxo de expedições e acompanhar ocorrências atípicas que possam gerar descontentamento de clientes por atrasos, avarias ou extravios por exemplo, reprogramando-as de forma mais ágil.

Quais são as vantagens desse processo?

As maiores vantagens observadas com a redução dos custos logísticos dizem respeito ao aumento da competitividade da transportadora, que pode ser evidenciada por:

  • melhoria na capacidade de organização da empresa;
  • diferenciação em relação aos concorrentes;
  • aumento da capacidade de operar a baixos custos, obtendo, assim, lucros maiores.

Além disso, observa-se o aumento do controle gerencial sobre as operações, facilitando a tomada de decisão que, por sua vez, melhora a eficiência da empresa.

Quais os principais desafios nesse processo?

Um dos maiores desafios é a condição das estradas no Brasil: a reabilitação das rodovias ou a construção de autoestradas deve ser prioridade do governo. Apesar disso, se vê pouca mobilização por parte dos órgãos competentes.

Segundo pesquisa do Instituto de Logística e Supply Chain (ILOS) em 2013 no país, os custos logísticos representaram 10,6% do PIB (Produto Interno Bruto). Se comparado aos Estados Unidos, cuja relação é de 7,7%, é possível verificar que se houvessem melhorias no modal viário, consequentemente, os custos de transporte seriam reduzidos.

Outro problema diz respeito a apuração correta de custos inerentes ao processo logístico, que ao serem reduzidos, podem aumentar o custo de outra atividade, fazendo necessário o equilíbrio entre os processos.

Como promover a redução de custos logísticos?

Faça um mapeamento de processos

Um ponto fundamental para conduzir com sucesso um processo de otimização das operações com objetivo de reduzir custos em uma empresa deve ser o entendimento e mapeamento claro dos processos e procedimentos de trabalho.

Por meio de algumas ferramentas como PDCA — Plan (planeje) Do (faça) Check (confira), Action (aja) ou 5W2H — What (o quê), Who (quem), Why (por quê), Where (onde), When (quando), How (como) e How much (quanto), por exemplo, faça uma análise dos processos logísticos para identificar gargalos e pontos de desperdício no processo operacional da empresa, a fim de realizar os cortes necessários e ajustar os procedimentos que possam aumentar a sua eficiência.

Contrate um sistema TMS

Com um software TMS é possível controlar efetivamente todo o processo logístico, desde a contratação do serviço, o fluxo financeiro, até o monitoramento das entregas. Além disso, um software, quando bem utilizado, oferece dados imprescindíveis para as análises e elaboração de planejamento estratégico.

Utilize o conceito de compartilhamento

O compartilhamento é uma tendência que entre diversas vantagens, reduz despesas em processos. Nesse sentido, é possível dividir custos firmando parcerias com empresas que complementam ou operam no mesmo ramo de negócio, para realizar compras de peças, combustível e demais insumos de manutenção de veículos, por exemplo, a fim de aumentar o poder de negociação com fornecedores e reduzir, assim, os custos de aquisição.

Controle as médias de consumo de combustível

Esse controle pode ser obtido por meio de um software de gestão de frota, que permitirá identificar as médias de consumo de cada veículo da frota, além de medir a eficiência da condução de cada motorista.

Além disso, é possível firmar convênios de descontos com as redes de postos que asseguram essas condições e avaliar, por meio do sistema, o desempenho individual dos motoristas, fato que garante a identificação daqueles que, ao dirigirem de forma errada, consomem mais combustível.

Aplique o método de frete de retorno

O método de frete de retorno consiste em programar a viagem para ir ao destino e voltar à origem com o veículo carregado.

Para isso, é preciso uma comunicação rápida entre as partes envolvidas na logística de distribuição, disponibilizada por um software TMS aliado aos websites que podem divulgar esse tipo de serviço (centrais de fretes).

Acompanhe as informações dos motoristas

Um sistema TMS associado aos dispositivos móveis dos motoristas, como celulares, smartphones e tablets, facilitam a visualização do gestor, em tempo real, de todas as informações geradas no percurso:

  • permite identificar problemas, como ocorrências policiais e sinistros;
  • melhora o fluxo de informação;
  • aumenta a segurança dos motoristas, que informam posição, paradas e demais ocorrências.

Para garantir a redução de custos logísticos é imprescindível o uso de um sistema de gerenciamento TMS e o auxílio de profissionais especializados para efetivação dos processos operacionais e logísticos da empresa.

 

Se interessou pelo assunto, quer receber mais informações sobre redução de custos logísticos e aumentar ainda mais a eficiência de seus processos? Avalie esse artigo nos dando as estrelas a seguir, e deixe o seu nome e email para entrar em nossa Lista VIP e receber em primeira mão as dicas e artigos que irão ajudar a melhorar a gestão da sua empresa!

multa por excesso de peso da carga

Como funciona a multa por excesso de peso? Veja aqui!

By: Fábio Cunha

Você já levou uma multa por excesso de peso de carga, enquanto realizava uma operação de transporte? Esse é um problema recorrente no transporte rodoviário brasileiro, por diversos fatores.

Entretanto, a sobrecarga causa diversos prejuízos, tanto para a transportadora quanto para a sociedade. Muitas vezes o erro acontece por desconhecimento dos riscos, outras vezes por erro na hora de carregar o veículo, seja por não saber como distribuir o peso por eixo ou não entender em que situações ocorrem as penalidades.

Conhecer este assunto vai ajudar o gestor da transportadora a evitar prejuízos com multas e desgaste excessivo da sua frota, e os transtornos decorrentes disso.

multa por excesso de peso da carga

Quer aproveitar esses benefícios? Continue a leitura deste artigo! Aqui você encontrará quais são exatamente os prejuízos provenientes do excesso de carga, como distribuir corretamente o peso por eixo e todos os detalhes sobre a multa, inclusive como é feito seu cálculo.

Quais são os prejuízos por excesso de peso da carga?

Diversos são os riscos que o excesso de peso de carga traz para os envolvidos, tanto embarcador como transportadora e até outros usuários das rodovias.

O excesso de peso de carga põe em risco a segurança no trânsito

A sobrecarga acelera o desgaste do veículo, consequentemente, aumenta as chances de quebra da suspensão e de falhas no sistema de freios.

Quando um caminhão passa por cima de um buraco na estrada, o peso da carga multiplica a intensidade do impacto e aumenta as chances da ocorrência de acidentes. Isso coloca em risco a vida de todos que trafegam pela rodovia.

Se os acidentes ocorrerem, a empresa perderá ou atrasará a entrega e poderá ter de arcar com indenizações elevadas para compensar os danos causados.

O excesso de peso da carga danifica o asfalto e o meio ambiente

O excesso de peso danifica o asfalto e aumenta a emissão de gases poluentes (veículo necessita de mais força para se locomover).

Muitos condutores e até gestores não se preocupam com a preservação das estradas e com as questões ambientais, mas a conscientização sobre esses temas gera benefícios para todas empresas do ramo e aumenta a qualidade de vida de todos os cidadãos.

Ele também aumenta os gastos da empresa de transporte

Os prejuízos também envolvem maior desgaste dos pneus, aumento do consumo de combustíveis, constante necessidade de manutenções e a imposição de elevadas multas quando os veículos passam pelas balanças rodoviárias.

Aqueles que transportam carga com sobrepeso esperam obter economias efetuando um volume maior de entregas em um número menor de viagens. Porém, as despesas citadas eliminam qualquer economia esperada pelo responsável. Para evitar todas as perdas mencionadas, é preciso que o veículo obedeça tanto o limite máximo legal quanto a distribuição do peso por eixo.

Como deve ser feita a distribuição do peso por eixo?

A legislação sobre os pesos e dimensões das cargas no transporte é conhecida como Lei da Balança. Ela consiste no conjunto das últimas Resoluções do CONTRAN sobre o tema, que são as de número 258/07, 526/15 e a portaria 63/09 do DENATRAN.

Confira um resumo do que seus textos estipulam quanto aos limites em toneladas para cada tipo de eixo:

  • 6 toneladas (ts) — eixo isolado com dois pneus;
  • 10 ts — eixo isolado com quatro pneus;
  • 12 ts — conjunto de dois eixos com dois pneus cada;
  • 17 ts — conjunto de dois eixos com quatro pneus cada;
  • 25,5 ts — três eixos com quatro pneus por eixo.

A partir dessa configuração, é possível calcular o peso a ser distribuído por caminhão. Por exemplo, um trucado que contém um eixo isolado com dois pneus na parte frontal (máximo de 6ts) e um conjunto de dois eixos com quatro pneus cada na parte traseira (limite de 17ts) permite o carregamento de até 23 toneladas.

Durante a fiscalização de peso as balanças rodoviárias apresentam pequenas variações nas medidas, por essa razão são toleradas algumas discrepâncias na pesagem sem que ocorram multas, são elas:

  • de 5% sobre o limite de peso bruto total (PBT) indicado pelo fabricante, por exemplo: um caminhão com capacidade de 22 ts pode levar 23.1 ts;
  • de 10% sobre o limite de peso por eixo, se um eixo possui limite de 6 ts, é permitido passar com até 6.6ts.

Como funciona a aplicação da multa por excesso de peso?

A multa é aplicada a partir da ultrapassagem das tolerâncias mencionadas acima. Caso haja excedente de 12,5% do limite de peso, haverá retenção do veículo para remanejamento ou transbordo da carga (necessidade que outro caminhão busque a carga excedente).

Por exemplo, um caminhão pode transportar até 12 toneladas, porém, há tolerância de 10% sobre o eixo (permitindo 13,2t), acima disso haverá aplicação de multa. Contudo, caso o veículo esteja transportando mais que 13,5 toneladas (12,5% acima do limite), também haverá a necessidade de realizar o transbordo da carga excedente para outro veículo para poder seguir viagem.

app de entregas Datamex - Controle de entrega de mercadorias pelo celular

De que forma a multa é calculada?

O cálculo está previsto no inciso V do artigo 321 do Código de Trânsito brasileiro (CTB). O dispositivo prevê que o excesso de carga é uma infração média, cuja penalidade são quatro pontos na carteira mais multa de R$ 130,16 (valor de 2018).

Entretanto, também se aplica outra multa crescente a cada 200kg ou fração de excesso de peso. A tabela vigente para o cálculo é:

  • até 600kg excedente — R$ 5,32;
  • entre 601kg e 800kg — R$ 10,64;
  • de 801kg a 1.001kg — R$ 21,28;
  • de 1.001kg a 3.000kg — R$ 31,91;
  • entre 3.001kg e 5.000kg — R$ 42,56;
  • acima de 5.001kg — R$ 53,20.

Na prática, divide-se o excesso total por 200kg (sempre arredondando o valor para cima) e a quantidade de frações obtida será multiplicada pelo valor previsto na lista acima.

Imagine um veículo com limite de 22 toneladas que transporta 25t. Nesse exemplo, há 3.000 kg de peso excedente, ao dividir esse valor por 200, obtém-se 15 frações.

Multiplicam-se as frações pelo valor na tabela: 15 x R$ 31,91 = R$ 478,65. Mas também é somada a multa de uma infração média: R$ 478,65 + R$ 130,16 = R$ 608,81. Essa última quantia é o montante total a ser pago.

Quem pode aplicar as penalidades?

A multa por excesso de peso pode ser imposta pela autoridade ou agente responsável pela fiscalização de cada tipo de rodovia, confira a lista:

  • rodovias federais com pedágio — Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) e a Polícia Rodoviária Federal (PRF);
  • estradas federais sem pedágio — PRF;
  • rodovias estaduais — departamento de estradas de rodagem (DER e Polícia Rodoviária Estadual);
  • vias municipais — Secretaria de Transporte da prefeitura.

Quem é responsável pelo pagamento da multa por excesso de peso da carga?

A obrigação pelo pagamento da multa por excesso de peso varia de acordo com cada caso. A legislação procura punir a pessoa que deveria conhecer o peso da carga. Nos casos em que há vários embarcadores ou um único embarcador sem peso declarado, o proprietário do veículo deve pagar a multa, pois o transportador é responsável pelo controle do peso da carga.

Quando há um embarcador com peso declarado acima do limite, a obrigação é tanto do dono do caminhão quanto do embarcador (solidária). Nessa hipótese ambos estão cientes da sobrecarga.

Por fim, somente o embarcador paga a multa quando o peso declarado por ele é inferior ao real. Esse indivíduo é responsável pela pesagem da carga, portanto, ele arcará com as consequências pelas inverdades e omissões.

A multa por excesso de peso pode ser bastante onerosa, mas os prejuízos vão ainda além e elevarão os gastos da empresa significativamente. Após entender como distribuir corretamente o peso por eixo, você poderá aumentar a vida útil dos veículos da sua frota, evitar transtornos na estrada e minimizar a possibilidade de multa por sobrepeso.

app de entregas Datamex - Controle de entrega de mercadorias pelo celular
Quer evitar outros problemas na estrada? solucione aqui todas as suas dúvidas sobre o gerenciamento de riscos no transporte de cargas!

satisfação do cliente na logística

Satisfação do cliente na logística: aprenda como medir e descubra formas de fidelizá-lo!

By: Fábio Cunha

A clientela é responsável direta por prover a receita necessária para manter o seu negócio operando e, por isso, a satisfação do cliente na logística deve ser uma prioridade para as transportadoras e demais operadores logísticos. Ao manter uma boa relação e um bom nível de serviço prestado aos seus clientes, a fidelização deles será maior e, consequentemente, o aumento da sua lucratividade.

satisfação do cliente na logística

Conforme o tempo avança, a concorrência do mercado aumenta e os clientes se tornam cada vez mais exigentes. Se a sua empresa não acompanhar as mudanças do mercado, poderá se tornar obsoleta, perder participação no mercado e junto uma boa parcela de sua receita.

Eis que surge a necessidade de o administrador entender se o seu negócio corresponde ao desejado e se está agradando os clientes. Para obter esse conhecimento, você deve utilizar métricas específicas que demonstram o nível de contentamento dos usuários com o seu serviço.

Neste artigo, você aprenderá qual a importância dessas métricas para manter seus clientes, como você pode definir indicadores a partir de uma lista de dicas práticas e, por fim, quais são as melhores táticas para fidelização de clientes. Confira!

A importância das métricas de satisfação do cliente na logística

Além das métricas para medir o desempenho dos processos do negócio, é preciso que o gestor estabeleça métricas para medir a satisfação do cliente na logística. Com isso, a empresa terá duas vantagens, onde a primeira é o cliente se sentindo valorizado, já que ele perceberá que é relevante para a empresa e os administradores se preocupam com sua satisfação.

O segundo benefício consiste na identificação precisa dos elementos que necessitam ser aprimorados no seu serviço para que atendam às demandas da clientela. O reflexo dessas ações é a fidelização e isso garantirá diversas vantagens para a empresa, que incluem:

  • maior garantia de receita;
  • segurança do negócio perante o mercado;
  • alcance de metas;
  • aumento da popularidade e reputação da sua marca;
  • redução dos custos para captação de novos clientes.

Consequências por não utilizar as métricas

Atualmente, conhecer o nível de satisfação dos clientes não se trata somente de uma estratégia para aumentar o faturamento, o conhecimento também é fundamental para a sobrevivência no mercado.

Em nosso país, 79% das empresas realizam pesquisas sobre o atendimento ao cliente e sua satisfação, enquanto 59% utilizam esses dados de forma inteligente para maximizar seus ganhos.

Essa preocupação surge decorrente do fato de que aqueles clientes fidelizados representam até 65% do faturamento de uma companhia. Caso a sua empresa ignore o assunto, poderá não ser capaz de manter a sua competitividade no mercado no médio e longo prazo.

Dicas práticas de como definir os indicadores

Sem uma orientação pode ser bastante difícil conseguir elaborar esses indicadores, pois perguntas simples como “está satisfeito com o serviço?” não são suficientes para determinar exatamente quais fatores devem ser aprimorados. Para solucionar esse problema, elaboramos alguns discas de como definir as métricas. Confira.

Identifique os segmentos dos clientes

O perfil do consumidor muda de acordo com cada ramo empresarial. Empreendimentos Business to Business — B2B (ou de empresa para empresa em português) lidarão com indivíduos com um determinado nível de instrução, enquanto clientes de outros segmentos podem ter diferentes estilos e personalidades.

Por isso, elabore uma ou mais descrições de diferentes perfis de clientes que contenha seus gostos, preferências, personalidades e outras características importantes. Será a partir desses delineamentos que você baseará sua forma de prestação de serviço.

Selecione as experiências que a empresa deseja avaliar

Nessa etapa, você definirá quais aspectos do negócio você deseja avaliar. Esse processo é importante para identificar os pontos fracos e fortes do serviço sob o ponto de vista do cliente. Alguns tópicos que devem ser considerados são:

Escolha métricas que direcionarão para a satisfação do cliente

As métricas devem ser aquelas que comparam as respostas entre os clientes e permitem um processo contínuo de melhorias. É preciso que elas sejam objetivas, pois perguntas que se abrem para amplas interpretações não possibilitarão uma boa comparação entre as respostas.

É importante que essas perguntas também sejam bem pensadas, pois caso elas sejam alteradas posteriormente, também não será possível comparar resultados de antes e depois — se houve aumento da satisfação ou não.

Crie estratégias de coleta de dados

Existem várias formas de medir a satisfação do cliente, como realizar pesquisas, solicitar suas opiniões diretamente e verificar redes sociais. A forma mais prática, econômica e completa de coletar dados é com a implementação de um questionário no seu software de gestão. Como as respostas são simples marcações de alternativas, será mais fácil para o cliente.

Esse tipo de pesquisa também elimina trabalho manual de seus colaboradores e permite que eles se concentrem na atividade-fim, além de minimizar o dispêndio de tempo e eliminar a ocorrência de erros humanos — como falhas matemáticas e perda de papel, por exemplo.

Melhores maneiras de fidelizar seus clientes

Após reunir os dados sobre a satisfação dos clientes, é hora de tomar as medidas necessárias para fidelizá-los. A seguir, você confere alguns dos métodos mais eficazes para alcançar esse objetivo.

Resolução de problemas com proatividade

Não espere que o cliente venha reclamar sobre seus problemas à empresa, pois alguns são bastante exigentes e simplesmente podem passar a optar por outro serviço — e todos seus clientes são importantes para o negócio.

Por essa razão, já solicite opiniões e pergunte se houve problemas de antemão. Assim, você terá a oportunidade de solucionar os entraves ao mesmo tempo que demonstra proatividade e seu comprometimento com ele.

Aqui, é necessário que você tenha as ferramentas necessárias para exercer uma boa comunicação com os usuários, como um aplicativo que amplia as formas de atendimento — o que inclui os dispositivos móveis.

Construção de uma relação duradoura

Criar e manter uma relação duradoura é uma tarefa que requer paciência e dedicação, porém excepcionalmente recompensadora. Quanto mais tempo ele for usuário de seus serviços, maior será a segurança do seu faturamento.

Para conseguir esse feito, instrua seus colaboradores a manter uma relação excelente com os consumidores durante a prestação de serviço. Para isso, peça que eles lembrem seus nomes e como foram prestados os serviços.

Não é preciso gerar uma relação “forçada” entre seus clientes e sua empresa. Só o fato deles saberem que são lembrados ou que tenham uma sensação de clima agradável já fará com que eles se sintam únicos e especiais.

Superação das expectativas do cliente

Após cada prestação de serviço, realize as pesquisas pós-venda e aplique as melhorias solicitadas pelos clientes. Na próxima vez que realizar negócios com seus clientes, eles se surpreenderão com os aprimoramentos.

Além disso, preveja como você pode manter a qualidade de serviço em épocas de pico como datas especiais, através das previsões de demandas, porque isso também ajudará a elevar a qualidade dos seus serviços e superará as expectativas dos clientes.

Uma relação entre o consumidor e a empresa é segredo para garantir o crescimento da companhia. Ao estabelecer indicadores de satisfação do cliente, você saberá exatamente quais medidas deve tomar para fidelizá-los e fazer com que seu negócio cresça exponencialmente.

Gostou do conteúdo do post? Ficou com alguma dúvida ou tem alguma experiência para compartilhar conosco? Então nos deixe um comentário!

Conheça as certificações para transportadoras - Iso 9000, Transqualit e Sassmaq

ISO 9001, Transqualit e SASSMAQ – Conheça as Certificações para Transportadoras

By: Fábio Cunha

As certificações para transportadoras são instrumentos importantes e eficazes para empresas que buscam se destacar da concorrência através do cumprimento de determinadas exigências e critérios estipulados por entidades da saúde, segurança do trabalho, qualidade, meio ambiente, direitos dos consumidores, entidades certificadoras, entre outras.

Elas podem trabalhar na certificação sobre a qualidade do serviço, instalações, processos, sistema de gestão aplicado, dentre outros aspectos da organização.

Conquistar essas certificações é muito vantajoso para qualquer empresa que queira expandir sua presença no mercado e conquistar grandes embarcadores.

Infelizmente, não são todos os empreendedores que dão a devida importância ao assunto, seja por não entenderem o processo de certificação, seja por não conhecerem seus benefícios.

Neste artigo, vamos mostrar as vantagens das certificações para as empresas de transporte, além de fornecer orientações para implementar as mais importantes certificações do ramo. Boa leitura!

A importância das Certificações para Transportadoras

Nas transportadoras e operadores logísticos, as certificações vão ajudar a comprovar para o mercado que a empresa está estruturada e organizada para garantir que o serviço seja prestado de maneira segura, rápida, eficiente e com qualidade.

Qualquer que seja a modalidade do transporte — por vias terrestres, marítimas ou aéreas —, os processos de entrega, coleta, movimentação e descarga podem ser perigosos, principalmente quando há envolvimento de produtos químicos.

Além de causar danos ao meio ambiente, a ocorrência de acidentes pode prejudicar a saúde e a integridade física dos seus colaboradores. Isso pode trazer consequências onerosas ou fazer com que a carga seja perdida ou danificada. Ambas situações podem causar grandes prejuízos para a empresa, principalmente no que tange o desgaste da sua imagem junto ao mercado.

Uma das melhores formas de evitar problemas é obter as certificações para empresas de transporte. E cabe destacar que elas não são simples papéis entregues por entidades certificadoras, para se certificar, a sua organização passará por um rigoroso processo de auditoria. Esse procedimento estabelecerá requisitos para que tudo seja planejado, executado, avaliado e melhorado permanentemente.

As mudanças aplicadas no seu negócio podem tornar os serviços mais seguros, eficazes e organizados. Isso ajuda a manter seu negócio mais competitivo, pois minimiza a probabilidade de acidentes, diminui custos, reduz o tempo necessário nos processos, aumenta a produtividade e passa maior credibilidade para o mercado.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Transmissão de credibilidade

Essa é uma das principais vantagens das certificações para transportadoras: elas mostram que seus serviços são de qualidade e transmitem segurança aos clientes e ao governo.

O cliente saberá que os serviços prestados obedecem rígidos padrões de qualidade estabelecidos pelas normas. Desse modo, estará tranquilo em contratar a sua marca, o que facilita a decisão de compra, e muitas vezes pode ser o fator decisivo entre procurar a sua transportadora ou outra que não possua a certificação.

Por fim, seu negócio evitará maiores problemas com órgãos fiscalizadores do governo, pois as exigências das certificações incluem medidas de segurança, preservação do meio ambiente, saúde dos colaboradores e adequação às demais normas fiscais e legais vigentes no país.

São três as principais certificações que ajudam a obter os benefícios explicados: ISO 9000 / ISO 9001, Transqualit e SASSMAQ. A seguir, apresentaremos os detalhes de cada um.

Normas da Série ABNT NBR ISO 9000

Trata-se de um conjunto de normas criadas pela International Organization for Standardization (ISO). No português, esse nome se traduz para Organização Internacional de Padronização, e no Brasil a norma é chamada ABNT NBR ISO 9000.

Essa entidade criou uma série composta por várias normas técnicas que estabelecem padrões para aumentar a qualidade e certificar um sistema de gestão. Algumas delas são:

ISO 9001

A norma ABNT NBR ISO 9001:2015 é a norma na qual se faz a certificação da série ISO 9000. Nela são estabelecidos os requisitos do SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade, para adequação dos processos de trabalho da empresa que busca passar pelo processo de certificação;

ISO 9004

Prevê os fatores administrativos, humanos e técnicos que podem afetar a qualidade do serviço. Sua função é contribuir para o aumento da satisfação do cliente e para a melhoria contínua do SGQ;

ISO 19011

Esta é considerada uma norma guia para a condução das auditorias internas, para conferir as práticas de gerenciamento do negócio e preparar a empresa para passar na auditoria externa e obter a certificação.

Há outras normas ISO dentro dessa certificação, porém, nem todas são úteis para empresas de transporte. A ISO 9002, por exemplo, é destinada aos processos industriais.

É necessário contratar uma empresa de consultoria especializada no tema ou organizar uma equipe de profissionais para realizar a adaptação da organização para que a mesma entre em conformidade com as normas escolhidas.

Para obter a certificação em si, é preciso que sua empresa atenda a requisitos mínimos estabelecidos e que seja realizada uma auditoria interna por profissionais qualificados e posteriormente uma auditoria externa feita por uma empresa certificadora, a qual após certificar que a sua empresa está atendendo os requisitos irá lhe conceder o certificado publicamente reconhecido.

Confira as etapas necessárias para alcançar esse objetivo:

  • adquira um exemplar da norma junto a ABNT;
  • trabalhe a cultura organizacional em sua empresa demonstrando a importância da qualidade, do engajamento de todos na conquista dos certificados e incentivando as mudanças na companhia;
  • determine o método de implementação e a equipe responsável por fazê-la;
  • diagnostique e planeje as mudanças;
  • adeque os seus processos de acordo com os requisitos da norma;
  • realize uma auditoria interna para averiguar se as adequações estão de acordo com os requisitos;
  • contrate uma auditoria especializada para receber a certificação.

Transqualit

Essa certificação tem como base a ISO 9000 e também aglomera um conjunto de normas técnicas. No entanto, é voltada para empresas do segmento de transporte de cargas e logística.

A norma foi desenvolvida pela ABNT, Fundação Carlos Alberto Vanzolini (FCAV) e Associação Nacional do Transporte de Cargas e Logística (NTC & Logística) e recebe o nome de NBR 14884. Seu objetivo é garantir a qualidade em toda a cadeia de entrega aos clientes.

A Transqualit tem validade de um ano, devendo ser renovada anualmente, e é destinada ao transporte em geral; porém, há cargas que necessitam de cuidados especiais. Por essa razão, ela foi dividida em quatro categorias:

  • Transqualit Green: destinada a produtos que apresentam risco ao meio ambiente, saúde e segurança;
  • Transqualit Frigo: diz respeito ao transporte frigorificado ou que necessita de controle da temperatura;
  • Transqualit Farma: dispõe sobre o transporte de produtos farmacêuticos;
  • Transqualit Aéreo: relaciona-se ao transporte de carga aérea.

Para obtê-la, a empresa de transporte deve contratar auditores com conhecimentos técnicos sobre as normas, adequar seus sistemas e procedimentos e requerer uma auditoria externa para recebê-la, conforme passos explicados no tópico anterior.

SASSMAQ

SASSMAQ é uma abreviação para Sistema de Avaliação de Saúde, Segurança, Meio Ambiente e Qualidade, e resume-se em uma avaliação criada pela Associação Brasileira de Indústrias Químicas (ABIQUIM), destinada ao ramo logístico.

Essa certificação diz respeito ao transporte de produtos químicos, e seu objetivo é minimizar os riscos envolvidos na distribuição desse tipo de mercadoria. As ferramentas utilizadas para isso são aplicadas de maneira contínua, dessa forma, seus processos serão constantemente aprimorados.

Como se trata de uma carga excepcionalmente perigosa, obter essa certificação trará aos seus clientes a garantia de que o transporte será feito da maneira mais segura possível, o que causa uma impactante valorização na imagem da empresa.

Todas as companhias que são aprovadas no processo de avaliação da SASSMAQ recebem, por adição, a certificação Transqualit Green, pois ambas almejam proteger o meio ambiente e a saúde das pessoas.

A própria empresa deve implementar uma variedade de práticas exigidas pelo SASSMAQ, requisitar uma auditoria interna de um profissional especializado na certificação e, por fim, receber a avaliação externa de uma instituição certificadora.

É necessário investimento, planejamento e adaptabilidade para obter as certificações para empresas de transporte. Afinal, são chancelas capazes de criar um diferencial competitivo para seu negócio. A credibilidade garantirá destaque no mercado e, consequentemente, aumento de sua lucratividade!

Software de Gestão de Frotas

Outra forma de assegurar o crescimento do empreendimento é realizando o planejamento estratégico em transportes! Confira neste artigo por que fazê-lo!

Controle de multas da frota

Saiba como fazer um controle de multas eficiente para a sua frota

By: Fábio Cunha

Fazer um controle de multas inteligente é uma atividade fundamental para evitar prejuízos desnecessários, independentemente do tamanho da empresa. Esse tipo de penalidade pode ser muito prejudicial para uma operação de transportes, pois reduzem a lucratividade da frota.

Essas situações ocorrerão mesmo com a conscientização dos colaboradores e regularização de seus documentos, pois falhas humanas podem eventualmente ocorrer em qualquer processo — é preciso ir além e utilizar a tecnologia a seu favor.

Neste artigo, esclarecemos o que é o controle de multas, depois expomos o papel do software nessa atividade e, no fim, respondemos as dúvidas mais comuns sobre o assunto. Boa leitura!

O que exatamente é o controle de multas de trânsito

Empresas de transporte possuem um grande número de veículos e constantemente multas são impostas aos motoristas, esse é um fato esperado e previsto pelos gestores, porém é preciso muita organização e acompanhamento para saber de onde surgiram cada uma dessas infrações.

Quando um condutor é flagrado cometendo uma infração de trânsito, seja por agentes ou radares, o fato é comunicado ao órgão responsável, que prepara uma notificação de autuação por infração que é entregue pelos correios no endereço do proprietário do veículo.

Nessa etapa a multa ainda não foi gerada, mas aqui é possível iniciar um controle sobre ela. Se a notificação estiver incompleta ou com falhas, é possível solicitar o cancelamento da infração, a sua conversão em advertência ou entrar com um recurso junto ao órgão de trânsito atuador.

Cada multa dá origem a processos administrativos, com diferentes prazos e etapas, caso o administrador não se organize perderá a oportunidade de recorrer de forma fundamentada e com isso diminui as suas chances de conseguir extinguir a multa. Por isso esse controle é um aspecto básico de uma boa gestão de frotas.

Como um software de gestão ajuda no controle de multas da frota

É inviável anotar e atualizar manualmente todos os dados sobre as multas, o andamento dos processos administrativos, atualizar dados dos motoristas, valores etc. Fazê-lo manualmente tende a tomar muito tempo do gestor, fazendo-o desfocar de sua atividade principal.

Como também o trabalho poderá estressá-lo e sobrecarregá-lo, acarretando falhas e no pagamento de multas que poderiam ser evitadas. Uma das soluções é contratar um colaborador exclusivamente para lidar com a tarefa, mas, ainda assim, consiste em um grande aumento de despesas, o que nem sempre é viável para as empresas de transporte.

A resposta mais econômica, eficiente e de fácil implantação é a utilização de um software de gestão de frotas com recurso de controle de multas. Como são várias as vantagens oferecidas por esse tipo de sistema, separamos tópicos para explicar algumas delas:

Eleva a eficiência

Esse programa automatiza várias tarefas puramente burocráticas. Basta que você cadastre as informações do motorista, do veículo, da infração entre outros dados uma única vez. Deste controle as informações já serão enviadas ao módulo de Gestão Financeira, evitando retrabalho e mantendo atualizado o controle de despesas da frota.

As infrações também passarão a integrar o histórico do motorista, assim, você saberá exatamente qual motorista gerou determinada multa.

Por exemplo, um motorista mudou de veículo, se o supervisor ou gerente fez a anotação no sistema, você poderá facilmente identificar qual colaborador é responsável por determinada multa, quantas ele gerou em determinado espaço de tempo, entre outros relatórios.

Diminui o prejuízo

Você não perderá a oportunidade de cancelar as multas passíveis do ato. A infração pode vir com dados que não batem, como cor, placa, tipo do veículo etc, essas informações poderiam passar despercebidas tanto pelo agente do trânsito quanto do funcionário responsável pelo controle.

Outro ponto importante é que o sistema poderá emitir alertas informando quanto aos prazos de recursos e pagamentos.

Preserva os ativos da empresa

O programa permite que você realize o controle de cada veículo. Assim, você saberá exatamente a rota percorrida pelos motoristas, se os seus documentos estão dentro do prazo de validade, quando há necessidade de trocar extintores entre outros.

Haverão alertas avisando sobre a necessidade de manutenção e, precisamente, de qual parte do veículo será necessária, eliminando eventuais multas ocasionadas por falhas mecânicas.

Além disso, a vida útil dos veículos se estenderão graças aos controles mais rigorosos, maximizando o aproveitamento desses ativos e aumentando a lucratividade da frota.

Principais dúvidas referentes a multas

É inegável que o software é uma ferramenta fundamental para o controle de multas, porém, para um controle efetivo, há algumas questões que devem ser de conhecimento do gestor. Elas também são as principais dúvidas em relação ao tema, confira-as a seguir.

Quem deve pagar a multa

O proprietário do veículo é sempre quem arca pelo pagamento da multa, como o bem estará em nome da empresa, será ela quem arcará com as despesas.

É possível descontar o valor do salário do motorista, mas a Consolidação das Leis do Trabalho – CLT somente permite a prática se houver concordância prévia do colaborador ou se houver dolo – se cometeu a infração propositalmente.

O dolo é uma intenção de difícil comprovação e a citada concordância deve estar prevista no contrato de trabalho, portanto, fique atento na redação do acordo com o funcionário, para evitar problemas na justiça posteriormente.

Possibilidade de recorrer

A legislação brasileira garante o direito de recorrer de qualquer multa, seja uma pessoa física ou jurídica, apresentando defesas e recursos em duas instâncias, ou seja, pode reclamar da decisão a um órgão superior duas vezes.

Destinação dos pontos de infração

Os pontos da infração é registrada na CNH do motorista, se ele não for identificado no momento da autuação, a empresa deverá indicar quem estava no volante em 15 dias, caso contrário, ela receberá a multa comum e a multa NIC (Não Identificação do Condutor).

Esse último tipo de multa possui o mesmo valor da originária, mas multiplicado pela quantidade de infrações iguais cometidas em doze meses.

Por exemplo, se o motorista ultrapassou a velocidade e não foi identificado, a empresa receberá a multa mais a multa NIC; se ele cometer a infração novamente em menos de 12 meses, será enviada a comum e a NIC com o dobro do valor e assim por diante.

Lembrando que a nossa legislação prevê que, quando o motorista alcança 14 pontos na habilitação, ele pode realizar um curso preventivo de reciclagem que elimina esses pontos, mas se ele ainda somar 20 pontos em 12 meses, perderá sua carteira.

Exercer um bom controle de multas é fundamental para minimizar gastos da transportadora, e para ser capaz de identificar precisamente quais infrações são cometidas frequentemente e por quais motoristas. Entretanto, esse controle se torna muito mais fácil com a ajuda de um programa especializado.

Tem interesse em diminuir as despesas com multas de sua empresa? Entre em contato conosco e conheça nosso software de gestão de frotas!

o que é averbação de cargas para seguro de transporte

O que é averbação de cargas e qual sua importância no transporte?

By: Fábio Cunha

A averbação de cargas é um procedimento obrigatório segundo a legislação vigente, através do qual o responsável pela contratação do seguro da carga deve informar eletronicamente à companhia seguradora os detalhes do frete e da mercadoria transportada, para que em caso de ocorrência de um sinistro com a carga, a mesma tenha a cobertura contratada na apólice de seguro.

E você sabe o que é averbação de cargas? Gostaria de saber como automatizar as averbações de seguro de cargas e ganhar segurança no dia-a-dia da sua transportadora?

Então leia até o fim este artigo onde vamos tirar as suas principais dúvidas sobre o assunto!

Como gestor você certamente busca evitar prejuízos e também está sempre em busca de oportunidades para controlar e reduzir gastos.

O transporte é um dos principais custos logísticos, principalmente quando existe alto índice de sinistro ou roubo de cargas. Por isso, é muito importante fazer averbação para transporte de cargas, garantindo cobertura em caso de acidentes e minimizando os riscos.

O que é averbação de cargas?

A averbação é o ato de informar à companhia seguradora os dados referentes às notas fiscais e as características das mercadorias que foram embarcadas para transporte, para que tenham a devida cobertura em caso de sinistro. Dessa forma, os prejuízos aos envolvidos são minimizados.

Além disso, a portaria 247 da Superintendência de Seguros Privados (SUSEP) estabelece que as transportadoras devem averbar todos os conhecimentos, sem exceção, diariamente e antes do início da viagem.

Caso ocorra um sinistro e existam documentos não averbados (ou averbados após a viagem), a seguradora tem o direito de recusar a indenização.

A importância da apólice de seguro RCTR-C

Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga (RCTR-C) é o nome do seguro obrigatório do transportador. Esse é o seguro por meio do qual ele pode solicitar o reembolso à seguradora em caso de prejuízo.

Na prática, a RCTR-C é a garantia de ressarcimento do embarcador — e é depois reembolsado pela seguradora até o valor limite da garantia fixada na apólice.

Além de ser uma forma de proteger as partes envolvidas no negócio, a averbação é necessária para o cumprimento da legislação, inclusive com a adoção do MDFe 3.0.

Ou seja, nenhuma carga deve ser transportada sem que todos os conhecimentos tenham sido informados à seguradora.

Principais dados informados em uma averbação de cargas

Para realizar o processo de averbação de seguro de carga no transporte é preciso informar para a seguradora uma série de dados. Veja, a seguir, quais são os principais deles:

  • o valor total da carga transportada;
  • o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e sua chave de acesso;
  • os dados do veículo de carga;
  • a identificação da apólice de seguro;
  • os dados do motorista.

O valor é o principal item a ser destacado. Isso porque as apólices de seguros têm limites de cobertura e, caso o valor ultrapasse esse teto, a carga não pode ser coberta. Outro fator é que esse valor será usado como base para o ressarcimento e, se ele não estiver informado, a seguradora não tem a responsabilidade de arcar com as perdas.

Os dados do CT-e são fundamentais para comprovar a rota a ser seguida, bem como quais são as mercadorias transportadas. Assim, é possível identificar produtos perecíveis, frágeis, químicos, perigosos e outros.

Já os dados do motorista e do veículo são necessários para comprovar que o condutor e o veículo são realmente os que constam no seguro. Por esse motivo, é essencial fazer a averbação com os dados corretos e completos do motorista que seguirá com a carga.

No caso da apólice, ela é importante para confirmar que a carga foi averbada e tornar possível a obtenção do seguro e do reembolso, caso necessário.

Como executar a averbação de cargas?

A averbação de cargas pode ser realizada de duas maneiras, ou seja, tanto de forma manual através do site da companhia seguradora, quanto de forma eletrônica por meio da integração do sistema de gestão de transportes (TMS) da transportadora com o sistema da seguradora.

Como fazer a averbação manual de cargas

No processo manual de averbação do seguro de cargas, a transportadora precisa repassar os dados de cada carga a ser transportada para a seguradora. Geralmente, esse processo é realizado com o auxílio de planilhas ou arquivos de texto ou até feito manualmente em um formulário no site da seguradora.

Em muitos casos, é preciso entrar em contato com a empresa para confirmar os valores dos prêmios. Vale destacar, ainda, que o tempo necessário para fazer o processo de forma manual é muito maior. Isso reduz a produtividade da equipe e aumenta o custo operacional.

Riscos da averbação manual de seguro de cargas

Apesar de sua importância e obrigatoriedade de se averbar as cargas antes de realizar o transporte, é comum que muitas transportadoras que optaram pela averbação manual de cargas acabem negligenciando essa atividade (muitas vezes pela correria do dia a dia). O resultado é que, elas acabam expostas a um grande risco, pois em caso de sinistro poderão ter a indenização negada pela companhia.

Nesse caso, as chances de erro são significativas, visto que são exigidas várias informações que podem ser facilmente trocadas, esquecidas ou inseridas com erros. Se isso acontecer, a empresa também poderá ficar descoberta e ter de arcar com todos os prejuízos em caso de sinistro.

Outro ponto muito importante que cabe destacar é o fato de que se o operador na transportadora esquecer de averbar uma carga no meio do mês, e ocorrer um sinistro com uma outra carga, mesmo que a carga sinistrada tenha sido averbada, existe grande chance de a companhia seguradora negar a indenização, sob alegação de risco de fraude, o que está respaldado pela legislação vigente, e sendo assim, não aconselhamos a averbação manual e indicamos fortemente que as empresas optem pela averbação eletrônica de cargas.

Como realizar a averbação eletrônica de cargas

O processo de averbação eletrônica do seguro de cargas traz mais segurança às transportadoras, pois evita erros de digitação, uma vez que os dados saem diretamente do sistema TMS da transportadora para o sistema da seguradora.

O primeiro passo é conhecer o layoute EDI utilizado pela companhia seguradora, que contém todas as informações necessárias para a averbação de transporte de cargas. Este arquivo é fornecido pela própria seguradora.

Com ele em mãos, o próximo passo é adaptar o sistema da sua transportadora para criar o arquivo de averbação — ou seja, um documento com as informações contidas no leiaute, que são capturadas de forma automática pelo sistema. Após a emissão do CT-e ou MDF-e, o arquivo é gerado.

OBSERVAÇÃO: Clientes que utilizam o TMS Datamex já tem a sua disposição as integrações prontas com todas as companhias seguradoras do mercado nacional.

Pode ser que a seguradora também solicite o arquivo XML. Nesse caso você tem duas alternativas:

  • configurar o software para enviá-lo por e-mail sempre que for criado um novo CT-e ou MDF-e;
  • juntar os arquivos de um determinado período e enviar em lote ou em um arquivo compactado à seguradora.

Como automatizar o processo

Para evitar erros, esquecimentos e garantir a segurança e a produtividade no processo de averbação para transporte de cargas, é recomendável o uso de um sistema de gestão de transportes (TMS) que possua capacidade de integração e transmissão automática de dados via EDI dentro dos padrões estabelecidos pelas seguradoras, um exemplo desse tipo de sistema é o Emissor de CT-e e MDF-e do TMS Datamex. Dessa forma, o processo fica automatizado de ponta a ponta, o que garante a segurança dos dados, a confiabilidade e a velocidade da operação.

Depois que o sistema for devidamente configurado, ele carrega os dados automaticamente e, passará a realizar de forma automatizada as averbações do seguro de cargas a cada frete.

Para garantir máxima segurança e produtividade para a transportadora e seus clientes, siga as dicas apresentadas e utilize um sistema para automatizar o processo. Agora que você já sabe como funciona a averbação, descubra 7 dicas certeiras de segurança para evitar roubo de carga.

Fim do emissor gratuito de mdfe da SEFAZ

Fim do Emissor Gratuito de MDFe da SEFAZ em Outubro de 2018 – Prepare-se

By: Fábio Cunha

No dia 28/03/2018 a SEFAZ de SP (Secretaria Estadual da Fazenda do Estado de São Paulo), responsável pelo desenvolvimento e suporte ao Programa Emissor Gratuito de Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, em âmbito nacional, informou o fim do emissor gratuito de MDFe em 01/10/2018, data na qual não será mais possível fazer o download do programa na página da SEFAZ, e não serão mais lançadas atualizações de versão e nem correções.

Fim do emissor gratuito de mdfe da SEFAZ

Os usuários e empresas que tiverem o emissor gratuito de mdfe instalado em seus computadores poderão seguir utilizando até que novas regras de validação sejam lançadas e impeçam o seu correto funcionamento, já que este emissor não possuirá mais suporte e nem atualizações.

A SEFAZ recomenda que as empresas providenciem o quanto antes a aquisição de soluções no mercado, evitando assim que fiquem sem suporte e tenham suas operações prejudicadas por erros quando sair uma nova atualização das regras de validação de mdf-e no ambiente de autorização do lado do fisco, o que poderá ocorrer a qualquer momento a partir da data de descontinuidade do emissor grátis de mdfe.

O MDF-e

O MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) é um documento fiscal eletrônico cuja finalidade é identificar a unidade de carga utilizada e demais características do transporte, agilizando o registro e a fiscalização em lote dos documentos fiscais em trânsito.

Ele deve ser emitido pelas transportadoras nos fretes com mais de um conhecimento de transporte ou pelas demais empresas nas operações de transporte em veículos próprios, arrendados, ou nas contratações de TACs (transportadores autônomos de cargas), com mais de uma nota fiscal.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Qual a base legal desta notícia ?

A notícia foi publicada no site oficial do MDFe da SEFAZ São Paulo :

Noticia fim do emissor gratuito de MDF-e SEFAZ/SP

Acesso em 05/05/2018 as 09:10

A SEFAZ Minas Gerais também publicou a notícia no seu site oficial do MDF-e:

Notifica do fim do emissor gratis de MDF-e SEFAZ/MG

Acesso em 05/05/2018 as 09:10

Afinal, quais as razões da descontinuidade do emissor grátis de MDFe ?

Da mesma maneira que aconteceu com os emissores gratuitos de CTe e NFe, com o passar do tempo os emissores gratuitos de MDFe fornecidos pelo governo, por serem limitados apenas a emissão dos documentos, e não possuirem um suporte mais efetivo para os dúvidas dos usuários no dia-a-dia, acabaram sendo gradativamente substituídos por emissores pagos de MDFe, e até mesmo por sistemas completos de gestão de transportes, que vão muito além da simples emissão do mdfe, abrangendo outras necessidades dos usuários no dia-a-dia, e oferecendo suporte ágil e especializado.

Existe um conjunto de razões mais relevantes tanto para o fisco como para as empresas desistirem do emissor gratuito de MDFe, são elas:

Por que a SEFAZ resolveu descontinuar o emissor gratuito de MDFe?

Como as equipes de TI do Fisco fazem um acompanhamento constante da utilização da sua plataforma, foi possível perceber que, com a gradual adesão das empresas a outros sistemas, a grande maioria dos MDFe e demais documentos fiscais eletrônicos não são mais gerados pelo emissor gratuito oferecido pela Secretaria da Fazenda.

Do total de MDF-e’s processados pela Fazenda, 93% das emissões são feitas por softwares próprios dos contribuintes, ou seja, apenas 7% dos MDFe são gerados pelo emissor gratuito.

Resumindo, o pequeno número de empresas que ainda usam a plataforma do governo, não justificou mais manter a estrutura de desenvolvimento para manter a mesma, o que acabou tornando o projeto inviável para a Secretaria da Fazenda.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Por que as empresas tem abandonado o emissor gratuito de MDFe?

O emissor gratuito é limitado

A principal razão pela qual as empresas tem abandonado em massa os emissores gratuitos de MDFe, é o mesmo que as levou a abandonar os emissores gratuitos de CTe e NFe, ou seja, a sua limitação que é oferecer apenas a emissão do documento fiscal eletrônico, o que não é mais suficiente para sustentar o dia-a-dia das operações das empresas e transportadoras, que possuem uma série de outras necessidades de controle e gestão que não são atendidas por esses emissores gratis.

O nível de segurança de dados locais do emissor gratuito é baixo

Outro motivo é o fato de que o emissor gratuito de MDFe é instalado na máquina local do usuário, e no caso de qualquer problema com o computador (exemplo: vírus, defeito no hd, falha no sistema operacional, problemas com o java) geralmente a operação da empresa acaba sendo interrompida ou prejudicada, e em casos extremos quando não existe um bom backup de dados, os dados dos documentos emitidos podem até ser perdidos.

Ele não oferece um arquivo fiscal organizado

Uma limitação também presente no emissor gratuito de mdfe é que ele não oferece uma forma de arquivar de forma organizada os arquivos XML dos documentos fiscais emitidos, obrigando as empresas a contratar e pagar por sistemas específicos para armazenamento e gerenciamento dos arquivos XML, pois o fisco exige das empresas que elas guardem os documentos fiscais por no mínimo 5 anos a partir da sua emissão, afim de apresentar prontamente à fiscalização caso solicitado.

O emissor gratuito não oferece suporte para dúvidas dos usuários no dia-a-dia

Um grande problema para os usuários do emissor gratuito no dia-a-dia é que não é oferecido um suporte para as dúvidas comuns do dia-a-dia relacionadas a operação do sistema, sempre que acontece alguma atualização é normal que os usuários e contadores tenham dúvidas sobre como se adaptar às novas regras do fisco, necessitando de um atendimento especializado, o qual não é disponibilizado pelo governo.

Em resumo, os usuários do emissor gratuito de mdfe acabam sozinhos, sem suporte e apoio, desde o download e implantação do sistema nas suas empresas, até a emissão dos mdf-e no dia-a-dia, operando o sistema sem apoio nem orientações e tendo que perder tempo e correr atrás de soluções no caso de problemas.

Diante de todos esses problemas e dificuldades, foi questão de pouco tempo para que as empresas enxergassem que precisavam implantar novas ferramentas disponíveis no mercado, que mesmo pagas, teriam o seu pequeno custo mensal justificado, na medida que não sofreriam mais com as limitações do emissor gratuito e ainda poderiam usufruir de um suporte técnico ágil e com possibilidade de utilizar mais recursos do sistema para melhorar e agilizar as operações e gestão da empresa.

O que fazer agora, com o fim do emissor gratuito de MDFe ?

Como já aconteceu quando a SEFAZ descontinuou os emissores grátis de CTe e NFe fornecidos pelo governo, agora com o fim do emissor grátis de MDFe da SEFAZ, as empresas que ainda estão se utilizando dele para emitir seus Manifestos Eletrônicos de Documentos Fiscais (MDFe) terão de buscar no mercado um novo sistema para atender a sua necessidade.

Uma vantagem da utilização de um outro Sistema para Emissão de CT-e, CC-e e MDF-e é que os sistemas comerciais costumam ir além da simples emissão dos documentos fiscais, incorporando funções de controle e gestão, auxiliando o empresário no dia-a-dia, evitando erros, agilizando a emissão dos documentos fiscais e as operações e dando maior visão sobre seus resultados.

Outro ponto importante a ser destacado no caso das soluções comerciais para emissão de CTe, MDFe e NFe como a oferecida pela Datamex é que estas oferecem Suporte Técnico tanto na implantação como no dia-a-dia dos seus clientes.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Porque eu deveria implantar um Sistema de Gestão de Transportes (TMS) na minha transportadora ?

São muitos os benefícios e vantagens que a sua empresa passará a dispor ao adotar um Sistema de Gestão de Transportadoras (TMS), vejamos algumas delas:

Melhoria nas operações de vários setores da empresa

Um Software de Gestão de Transportadoras é pensado e projetado para atender de forma integrada (aproveitamento e compartilhamento dos dados entre setores, evitando a redigitação e retrabalho) e simples as diversas demandas e desafios que surgem no dia-a-dia das transportadoras, com uma série de funções e recursos que envolvem no mínimo as seguintes ferramentas:

  • Operação de Transportes
    • Configuração de tabelas de preços de frete padronizadas
    • Cálculos automáticos de valores de frete para emissão dos CTe, evitando retrabalho, agilizando a emissão e minimizando erros
    • Emissão de RPA / Contratos de Frete com cálculo automático de impostos
    • Pagamento Eletrônico de Frete através das administradoras autorizadas pela ANTT e geração de CIOT
    • Emissão de MDFe com recursos de configuração de rotas padronizadas
    • Possibilidade de importação de dados de NFe a serem transportadas, para evitar digitação de dados e erros na emissão dos CT-e
    • Averbação automática e online de seguros
    • Comunicação com clientes e embarcadores através de EDI
    • Rastreamento de Cargas (Followup) via WEB e Email para seus clientes
    • Gestão Comercial (Cotações de Frete)
    • Controle de Pedidos de Frete
    • Relatórios Operacionais e de Resultados
  • Operação e Gestão Financeira:
    • Emissão de Faturas de Cobrança
    • Emissão de Boletos de Cobrança Registrada
    • Controle de Contas a Pagar
    • Controle de Contas a Receber
    • Conciliação Bancária
    • Relatórios Financeiros e de Resultados
    • Relatórios Gerenciais
  • Gestão de Frota:
    • Controle de Adiantamentos
    • Controle de Despesas
    • Acertos de Viagem
    • Controle de Comissionamento de Motoristas e Operadores
    • Controle de Manutenção
    • Controle de Abastecimentos e Médias
    • Controle de Pneus e Recapagens

Segurança nas atualizações

É normal que em várias vezes por ano, o governo estabeleça novas regras e as publique por meio de “notas técnicas”, e é fundamental que os sistemas se mantenham atualizados e aptos a operar de acordo com as novas regras, sendo então uma  obrigação das empresas que desenvolvem sistemas manter seus sistemas emissores atualizados e em conformidade com as novas regras.

Na Datamex todas as atualizações são feitas pela nossa equipe e disponibilizadas gratuitamente aos nossos clientes.

Mais segurança e organização para os seus dados

Um sistema de Gestão completo com o TMS Datamex já faz o arquivamento e backups diários de todos os arquivos XML dos CTe, NFe e MDFe emitidos, de forma organizada e pronto para disponibilizar ao cliente a qualquer momento.

Como o TMS Datamex roda em plataforma WEB na nuvem, você precisa apenas de um computador com acesso a internet para usar o sistema, e no caso de qualquer problema que necessite formatar ou substituir o computador, os seus dados estão a salvo no sistema.

Suporte técnico ágil e especializado

Com o Software Emissor de MDFe do TMS Datamex você terá todo o apoio de uma equipe especializada desde a implantação até a sua operação diária, estamos sempre à disposição para tirar as suas dúvidas e resolver eventuais problemas que possam surgir no dia-a-dia.

Está esperando o que para conhecer agora mesmo o Emissor de MDFe do TMS Datamex ?

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Especial para você!