Você sabe exatamente quais são os fatores que estão gerando gastos desnecessários na sua empresa, qual o tempo médio de trânsito das mercadorias transportadas, qual o seu custo por km rodado ou em quais operações é preciso aumentar a eficiência?
É por meio dos indicadores de desempenho logístico em transporte que você pode enxergar precisamente esses e outros pontos relevantes para o sucesso da sua transportadora ou operador logístico e vai identificar quais setores ou atividades necessitam de algum aprimoramento.
Esse é um assunto ignorado por muitos gestores, mas se constitui como um diferencial para que empresas do ramo de logística se destaquem no mercado, principalmente quando utilizado como apoio à gestão nos níveis operacional, gerencial e estratégico.
Quer saber como esses indicadores ajudam sua transportadora? Então continue a leitura dessa publicação.
A seguir, evidenciaremos a importância desse mecanismo em uma situação real e, depois, listaremos os principais KPIs que não podem faltar na gestão de sua operação de transportes! Acompanhe.
O que é KPI ?
KPI vem do inglês: Key Performance Indicator (indicadores chave de performance). Esses indicadores de desempenho consistem em um conjunto de métricas mais importantes e que apontam o sucesso da empresa como um todo ou em um projeto, produto, serviço ou setor, entre outras iniciativas.
Os KPIs ou indicadores chave de performance (ou indicadores chave de resultado como alguns autores costumam chamar) permitem que o gestor foque em monitorar o que é mais relevante e não se perca no dia-a-dia tentando interpretar uma infinidade de relatórios e controles.
Um grande benefício dos indicadores chave de performance (KPI) é que eles ajudam o líder a se comunicar com maior clareza com os seus colaboradores, fazendo-os enxergar o seu papel e o quanto podem contribuir para o sucesso da empresa, alinhando com eles os esforços para juntos atingirem de forma mais rápida e objetiva as metas e resultados esperados pela organização.
Importância dos indicadores de desempenho logístico em transporte
Manter uma logística de qualidade é fundamental para que os embarcadores consigam fidelizar seus clientes e alcançar suas metas, e neste sentido, poder contar com a parceria de uma transportadora que tenha visão em tempo real do andamento dos principais números da sua operação é um grande diferencial que fará seus serviços alcançarem resultados muito além do que foi previamente estipulado.
Mesmo com a vontade e o esforço dos gestores, existem certos entraves que impedem o aperfeiçoamento das operações. Um deles consiste na incerteza de que determinado projeto ou operação gerou resultados positivos.
Por exemplo, a área de logística adotou uma nova forma de planejar as rotas, mas não sabe se ela realmente foi positiva, uma vez que os veículos podem passar mais tempo em trânsito em razão dos congestionamento nas novas estradas.
Outro problema consiste em não conseguir identificar onde se encontram os maiores gastos de tempo e recursos nas operações, e como otimizá-los. Ao medir os resultados dos processos da sua transportadora com indicadores de desempenho logístico, você será capaz de monitorar a realização de cada uma das atividades e apontar precisamente onde estão os problemas.
Principais KPI – indicadores de desempenho logístico em transporte
Toda a transportadora, embarcador ou operador logístico que busque melhorar os resultados com a sua logística deve ter a preocupação de abastecer os seus gestores com números reais, precisos, transparentes e atualizados, permitindo a estruturação de um planejamento estratégico mais concreto e efetivo, assim como embasando a tomada de decisões rápidas e acertadas no dia a dia.
Listamos e explicamos a seguir os KPIs para logística que são essenciais nas operações diárias de qualquer empresa de transporte. Confira!
KPI Percentual de entregas atrasadas
Compreende-se, aqui, o percentual de entregas efetuadas fora do prazo prometido ao cliente. Pegue todas as entregas realizadas em um período de tempo (ex: como um ou seis meses) e separe aquelas que chegaram ao destinatário após a data prevista.
Se o número estiver além das metas estabelecidas pela empresa, significa que existe algum problema com a gestão do transporte, como ineficiência dos terceiros (caso a atividade seja terceirizada), planejamento inadequado de rotas ou insuficiência de veículos para atender à demanda.
KPI Percentual de entregas realizadas no prazo
Assim como a métrica anterior, essa está diretamente conectada com a satisfação do cliente, pois representa o percentual das entregas que foram realizadas dentro do prazo combinado. Sendo assim busque ao máximo elevar este indicador pois do contrário a sua clientela poderá diminuir gradualmente.
KPI Percentual de entregas com não conformidade
Entende-se como não conformidade aquelas entregas que apresentaram avarias e foram rejeitadas pelo cliente, sofrendo devoluções e acarretando reentregas. Também é possível que a entrega seja feita no local errado, gerando mais problemas.
Isso gera um alto custo para a empresa, pois várias operações serão duplicadas. Essa métrica consiste em medir a quantidade de entregas que apresentam esse problema, identificando qual motorista, canal ou parceiro, mais sofre frequentemente.
Com base nos números, você identificará se as informações são passadas erroneamente e qual processo precisa de mais organização, evitando, assim, a recorrência do transtorno.
KPI Tempo de espera para resolução de problemas
É inevitável que problemas ocorram nas entregas, seja por defeitos nos veículos, impedimentos nas estradas ou clientes ausentes no local de entrega, por exemplo. Entretanto, o tempo utilizado para solucionar o problema não pode ser exagerado.
O tempo de espera aqui tratado é do ponto de vista do cliente. Com a ágil resolução dos contratempos, sua clientela e seus parceiros perceberão sua competência para lidar com problemas, o que será benéfico para a reputação do seu negócio e para a satisfação e fidelização de clientes.
KPI Acuracidade na emissão de Conhecimento de Transporte
Esse é um indicador (KPI) que busca quantificar o número de erros na emissão do Conhecimento de Transporte (CT-e). O CTe é um documento fiscal que registra a prestação de serviço de transporte de cargas.
Sua importância é comprovar a legalidade e a regularidade da atividade perante o fisco, e falhas na emissão desse documento podem gerar muitos transtornos, tais como retenção do veículo e carga em posto fiscal, além de multas e outras penalidades.
Essas falhas geram gastos desnecessários, que podem ser facilmente evitados com uma maior atenção dos usuários na emissão, ou automação do processo por meio de softwares de gestão e emissão de documentos.
Recomenda-se que sejam registrados o número de falhas por operador e o total mensal gasto com multas e outros transtornos decorrentes de tais falhas.
KPI Margem de lucro média
Para que uma operação de transporte se sustente e seja saudável para a empresa, é fundamental que os gestores observem as margens de lucro a cada frete, e que, além disso, respeitem a margem mínima estipulada pela empresa.
E nisso um bom TMS (Software de Gestão de Transportes) poderá ajudar, na medida que ajudará a impedir que se faça fretes com margem inferior a definida como saudável e desejável pela empresa.
KPI On Time & In Full – OTIF
Esse indicador de desempenho logístico monitora a performance e a qualidade na entrega das cargas. Seu objetivo é aumentar a satisfação do cliente. Portanto, é um dos mais importantes para sua transportadora. On Time significa cumprimento de prazo; enquanto In Full consiste na eficiência do processo de atendimento, ou seja, no local marcado, completo e sem erros.
Para mensurar o OTIF, é preciso ter em mãos a data e a hora do processamento do pedido; a data da previsão da entrega; manter o registro do indicador atualizado e fazer a seguinte conta:
OTIF = número de entregas / total de entregas x 100.
KPI On Time Delivery – OTD
Esse KPI é utilizado apenas para medir o percentual de pedidos entregues no prazo, independente se a carga atende às especificações exigidas ou não. Você deve medir diariamente esse indicador. É recomendável, ainda, mantê-lo sempre acima de 90%. Seu cálculo é feito da seguinte forma:
Total de entregas feitas no prazo / total de entregas x 100.
KPI Tempo de trânsito
O objetivo do KPI transit time (tempo de trânsito) é identificar o tempo médio que os veículos ficam em trânsito com as mercadorias. Para isso, é contabilizado o tempo desde quando a mercadoria deixa o armazém até que chega ao destino final.
Com essa métrica, você pode verificar se é necessário aumentar a eficiência da entrega em determinadas rotas. Isso reduzirá o total de custos com transporte, minimizará riscos de acidentes ou roubos de cargas e aumentará a credibilidade perante seus clientes.
KPI Tempo total de carga e descarga
No dia a dia de uma operação de transportes é muito interessante que se preste atenção ao indicador tempo total de carga e descarga, pois desperdício de tempo nessas etapas da operação podem indicar que há oportunidades de otimização que poderiam aumentar a eficiência do serviço, liberando os veículos mais cedo para realizar o próximo frete e contribuindo para maximizar os resultados com a frota.
KPI Tempo para liberação dos veículos
Outro indicador que pode revelar gargalos na sua operação é o kpi tempo para liberação de veículos, pois através dele você poderá identificar operadores que precisam de capacitação e até procedimentos ineficientes na sua empresa que podem estar contribuindo para o atraso na liberação dos veículos para seguir viagem.
KPI Pontualidade
Um dos indicadores fundamentais para garantir a satisfação dos clientes é a pontualidade, já que ela busca medi-la de forma geral, desde a entrega dos produtos aos clientes até a volta dos veículos ao estabelecimento de origem.
Meça a pontualidade mensalmente e tome as decisões necessárias para melhorar esse indicador e você estará no caminho certo para ganhar a preferência e admiração dos seus clientes.
KPI Reclamações de clientes
O KPI de Reclamações é um dos grandes termômetros da qualidade da sua operação, já que os atrasos nas entregas, extravios e avarias nas cargas e desvios de conduta dos motoristas costumam liderar as listas de reclamações das transportadoras.
Todo o gestor deveria ficar muito atento a esse indicador e trabalhar com a sua equipe em busca de soluções para os problemas que originaram as reclamações, contribuindo assim para a elevação da qualidade do atendimento da sua transportadora.
Motivos das reclamações
Entre os indicadores de desempenho logístico, aqueles que envolvem reclamações devem ser, minuciosamente, avaliados. Conforme o tópico acima, a opinião do cliente é de suma importância para definir mudanças e estratégias, sempre buscando melhorias. No entanto, para que isso seja possível, é imprescindível identificar as razões pelas quais surgem os principais descontentamentos.
Porém, esse indicador não deve se resumir somente ao que o cliente enxerga sobre o atendimento de sua empresa. É interessante — ou melhor, essencial — que essa analise se estenda aos motoristas, a equipe de expedição, ao faturamento e a todos os envolvidos nas operações da empresa.
Por exemplo, uma reclamação relatada por um cliente, simplesmente, pode se referir a “atraso nas entregas”. Porém, onde está, de fato, a raiz desse problema? Para que os indicadores de desempenho logístico sejam realmente úteis, é preciso que haja uma análise mais profunda dos principais motivos.
Ou seja, a reclamação em questão pode estar atrelada à demora de emissão de CT-e, devido à falta de sistemas eficientes, ou até mesmo à falta de organização no setor de armazenagem. São apenas alguns exemplos. Por isso, esse KPI é fundamental para detectar a raiz do problema, não necessariamente se baseando apenas na visão do cliente.
Pesquisa de satisfação dos clientes
Entre os diversos indicadores de desempenho logístico associados à qualidade de atendimento e à comunicação com os clientes, as pesquisas de satisfação são uma das melhores estratégias de avaliação.
Elas podem ser elaboradas das mais variadas formas e, hoje, com os meios tecnológicos, há uma grande vantagem do que tange ao custo de produção dessas pesquisas. Ou seja, há a possibilidade de criar métodos online, sem sequer fazer grandes investimentos.
O importante desse KPI é que a pesquisa aborde, de fato, questões importantes e que gerem informações uteis a serem avaliadas. Por exemplo, perguntas sobre a qualidade do atendimento, prazos, integridade da mercadoria, métodos de cobranças, entre outros. Esses dados coletados devem ser analisados, minuciosamente, pelos gestores e devem servir como base para novas estratégias.
Vale ressaltar que, mesmo que as respostas sejam positivas, é recomendado buscar melhorias e apresentar esse desempenho aos clientes, sejam eles externos, sejam internos.
Custo Operacional Total
Quando o assunto é Supply Chain, umas das principais preocupações das empresas é a redução dos custos operacionais. Sem dúvidas, o transporte é um dos fatores mais custosos, porém imprescindível dentro dessa cadeia. Sendo assim, não há muitas alternativas, a não ser a de controlar e gerir, da melhor forma, os gastos dessa área.
Por isso, é recomendado emitir relatórios, agendar reuniões, buscar melhorias, investir em novas tecnologias, entre outras estratégias capazes de gerar dados e informações úteis para análise total de tudo o que está sendo gasto e o que poderia ser evitado.
Para que todas essas informações geradas sejam exatas e confiáveis, é extremamente indicado que os gestores tenham, em mãos, sistemas de gerenciamento financeiro e logístico eficientes. Por meio deles, é possível analisar os custos totais, definir planos de redução e, consequentemente, melhorar a performance dos processos.
KPI Idade média da frota
Contar com uma frota antiga, às vezes obsoleta, é sinal de alerta ligado. Uma série de fatores pode impactar o desempenho de sua cadeia de suprimento por causa desse detalhe. Por exemplo, o atendimento pode ser prejudicado, os prazos podem ser comprometidos e, principalmente, os custos podem chegar a níveis preocupantes.
Evidentemente, substituir a frota, sempre que possível, é a solução mais recomendada. No entanto, sabemos que essa ação nem sempre é viável para todas as empresas, tendo em vista os investimentos necessários. Porém, isso não impede que os gestores estipulem metas e prazos para a troca de alguns veículos, mesmo que gradativamente.
Enquanto isso, é fundamental que haja um plano de manutenção preventiva de todos os equipamentos e frotas. Com os devidos cuidados, é possível usufruir, ao máximo, da capacidade operacional de carros e caminhões, aumentando a vida útil e evitando manutenções desnecessárias.
Além disso, as frotas devem contar com sistemas modernos de gestão, que realizem monitoramento e controle de custos, no intuito de garantirem mais eficiência e segurança nos serviços prestados, independentemente da idade dos veículos.
Condições especiais de entrega
Aquele pedido de entrega urgente pode soar como mais trabalhoso e com um aumento significativo de possíveis riscos. Porém, ao mesmo tempo, essa condição especial de entrega é sinal de mais ganhos para o transportador e para o embarcador.
Por esse motivo, é importante que você controle e analise cada pedido especial, entendendo qual o impacto que ele causa, tanto para o financeiro, como para o operacional. Com sistemas de gestão logística, você tem mais facilidade para avaliar esses casos e gerar relatórios informativos sobre entregas urgentes, embalagens especiais, romaneios noturnos, entre outros exemplos.
Sem dúvidas, esse trabalho é um dos mais importantes indicadores de desempenho logístico que devem ser levados em consideração pela empresa, mesmo que a frequência desse tipo de pedido ainda seja pequena.
O fato é que essas condições oferecem certos riscos, como prazos apertados ou carregamentos frágeis. Oferecer, cobrar mais caro e não conseguir cumprir é um problema gravíssimo, que coloca em risco a confiabilidade de sua empresa.
Controle de ociosidade de frota
Veículo parado no pátio não gera lucro e ainda aumenta custos. Se isso ocorre, alguma decisão precisa ser tomada. Para isso, sistemas de gestão podem ser a solução para você conseguir analisar e enxergar, de cima, onde estão os principais problemas dessa ociosidade.
Queda nas vendas, manutenção, aproveitamento de outras viaturas nas rotas? Os motivos podem ser diversos, mas é fundamental que sejam conhecidos. Somente assim, é possível definir as melhores estratégias sobre aquele carro parado e sem utilidades.
Após a leitura deste artigo você deve ter percebido que, com o uso correto dos indicadores de desempenho logístico em transporte, as oportunidades de melhorias ficam evidentes e de forma bastante clara aos olhos dos gestores, possibilitando que eles aperfeiçoem a prestação de serviços e, consequentemente, sua imagem no mercado.
Sem dúvidas, a transformação digital é uma grande tendência em toda a cadeia de suprimento e pode trazer grandes avanços no setor de transportes. Para que a sua transportadora atenda com excelência os embarcadores neste novo momento da economia digital, e para que você garanta lucratividade para o seu negócio é fundamental contar com sistemas de gestão modernos e eficientes, que lhe deem acesso a esses indicadores de desempenho logísticos, pois assim será possível promover a melhoria contínua da performance de seus serviços.
Gostou deste artigo? Quer conferir mais algumas dicas sobre o mercado de transporte e logística? Então, não deixe de ler também nosso artigo com dicas de como aumentar a produtividade da sua frota. Boa leitura!
