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conheça principais erros no gerenciamento de riscos em transporte e logística

Conheça os 6 principais erros do gerenciamento de riscos na logística de transportes

No mundo corporativo, as maiores preocupações dos gestores são aumentar as vendas, reduzir os custos e atender melhor os clientes para fidelizá-los. Entretanto, no setor de transportes é fundamental que as empresas invistam no gerenciamento de riscos e executem o GRIS para que o negócio sobreviva a longo prazo, já que o ramo está suscetível a diversos riscos excessivamente prejudiciais.

Se você é do setor de transportes deve ter ouvido sobre esse conceito, já que é essencial no transporte de carga. Entretanto, muitas empresas do ramo continuam tendo perdas elevadas com riscos que comprometem o equilíbrio financeiro do negócio.

Neste artigo discorremos sobre a importância desse gerenciamento, listamos os 6 principais erros cometidos na atividade e como evitá-los. Confira!

A importância do gerenciamento de riscos e o GRIS

O gerenciamento de riscos em transporte é um procedimento em que se planeja, organiza e controla toda a cadeia de movimentação da empresa, incluindo o transporte, a distribuição e o armazenamento das cargas. A sua finalidade é evitar ao máximo que a empresa arque com prejuízos decorrentes dos riscos, que podem decorrer de incidentes como:

atrasos;
riscos sistêmicos;
roubos e furtos;
multas;
interrupção da cadeia de suprimentos.

É necessário que a empresa crie medidas que protegerão as cargas da transportadora, que evitarão problemas jurídicos ou fiscais e que até mesmo garantirão o pleno funcionamento das atividades da empresa.

Neste sentido, existem duas taxas específicas que formam o preço do frete: a Ad Valorem, que é o seguro para mercadorias que transfere a responsabilidade para a transportadora; e o GRIS, que incide sobre o valor da nota fiscal e busca cobrir os custos sobre ações contra roubo de cargas.

Os erros mais comuns na logística do setor de transportes

Apesar das medidas tomadas para gerenciar os riscos, diversos erros estão presentes nesse gerenciamento e inviabilizam a minimização dos riscos. Nos tópicos abaixo listamos os 6 principais deles e explicamos por que eles ocorrem, como é possível solucioná-los, bem como não cometê-los novamente. Entenda-os a seguir.

1. Desconhecer as condições da frota

Para que o plano de gerenciamento de riscos seja eficiente, é necessário que haja conhecimento amplo sobre as condições da frota. Muitas empresas ignoram mecanismos e controles básicos para conhecimento e otimização da gestão das suas frotas e acabam se expondo a riscos desnecessários, os quais acabam colocando em risco as operações relacionadas à entrega de mercadorias.

Por exemplo, não conhecer as condições da frota faz com que o gestor não saiba quando um veículo não está em condições de sair do estabelecimento e, consequentemente, será feita uma parada forçada na estrada, o que atrasa as entregas e ainda o deixa suscetível a roubos ou acidentes.

Por essa razão, é necessário utilizar ferramentas que monitorem os seguintes aspectos dos veículos da frota:

quilometragem;
quantidade de entregas diárias realizadas por cada veículo;
datas das manutenções preventivas realizadas;
rodízio de pneus;
médias de gastos com combustível;
pagamento de taxas e impostos;
pagamento de multas e razões dessas sanções.

2. Negligenciar possíveis riscos ou riscos menores

Comumente as pessoas acreditam que somente os fatos mais danosos ou perigosos são considerados riscos que devem ser gerenciados. Todos os fatores que podem gerar consequências negativas para a empresa devem ser considerados, sejam eles físicos, organizacionais e procedimentais. O responsável deve analisar cada risco individualmente e buscar soluções para os problemas.

Nesse caso, é recomendável investir na comunicação interna e solicitar feedbacks e sugestões dos colaboradores da empresa. Eles indicarão riscos imperceptíveis por quem não trabalha em seus setores, tornando possível que o gestor tome medidas para evitá-los.

3. Não documentar as incidências e ocorrências

Os administradores, gestores, controllers, operadores e outros colaboradores devem estar sempre atentos quando os riscos acontecerem. É importante identificar e registrar quando, como e por que cada risco aconteceu.

Deixar de se atentar a isso pode fazer com que a análise de riscos seja distorcida, pois o responsável não terá as informações necessárias para evitá-los, fazendo com a decisão tomada não seja a mais apropriada.

Pode-se afirmar que não registrar um risco é tão grave quanto não documentar uma não conformidade, já que eles omitem evidências do que acontece na realidade da empresa.

4. Deixar de analisar os riscos periodicamente

Após a primeira análise de riscos há uma grande possibilidade de os riscos serem esquecidos. Muitos gestores finalizam o processo nas primeiras fases e não conseguem obter resultados efetivos da gestão de riscos.

A forma adequada de realizar a análise é efetuar um constante gerenciamento, por exemplo: se a probabilidade de um risco ocorrer hoje for de 30%, depois de um tempo ela pode aumentar para 70%, o que altera completamente as estratégias a serem analisadas pela empresa.

Uma boa prática é estruturar um cronograma para realizar as análises, sempre revisitando os riscos que foram deixados em segundo plano, já que eles podem ter se tornado relevantes no presente. É preciso que o gerenciamento de riscos faça parte da rotina da empresa, como um processo essencial para o seu desenvolvimento.

5. Não investir na capacitação de profissionais

Todos os envolvidos no negócio têm grande responsabilidade no que diz respeito a qualidade e segurança do trabalho realizado, em especial no tocante a evitar riscos desnecessários, portanto é fundamental que os gestores invistam em ciclos periódicos de capacitação da sua equipe.

O aperfeiçoamento das competências, habilidades e atitudes do time contribui em muito para o sucesso de um plano de gerenciamento de riscos em transporte e logística, portanto o investimento na capacitação da equipe deve ser encarado com um dos itens fundamentais dentro da previsão orçamentária no um sistema de gestão das empresas de transporte que desejem ter êxito no mercado.

6. Não sistematizar os processos

Como mencionamos, riscos podem surgir nos processos rotineiros das empresas, podendo ser falhas, gargalos, perdas de documentos ou prazos etc. Eles podem gerar retrabalho, multas, atrasos e gastos desnecessários.

Em muitos casos, isso ocorre por falta de padronização no controle das transportadoras, já que cada indivíduo realiza as operações de forma diferente e por não ser realizado um controle de qualidade.

Para solucionar esse problema automatize diversas operações, treine os colaboradores e os façam utilizar a mesma plataforma, assim é garantida a padronização dos processos, minimização dos erros, qualidade constante no processo produtivo e boas práticas nas relações com fornecedores.

O gerenciamento de riscos não deve ser limitado às atividades mais perigosas ou à cobrança de taxas como o GRIS, para maximizar a lucratividade e o desenvolvimento da empresa. Por isso se faz fundamental seguir as dicas explicadas para evitar os erros listados neste post.

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O que é romaneio de carga e como fazer? Aprenda aqui!

By: Fábio Cunha

Quem trabalha no segmento de logística, além de lidar com a necessidade de adotar uma infraestrutura e procedimentos bastante eficientes, também deve contar com um bom conhecimento sobre as regras e orientações estipuladas em lei.

Somados a isso, os gestores e profissionais acabam se deparando com alguns termos técnicos no seu dia a dia, como o romaneio de carga. Nesse sentido, a falta de conhecimento de determinadas expressões pode comprometer as boas práticas na prestação do serviço.

E você, está por dentro do que é o romaneio, e todas as suas implicações? Para ajudá-lo, elaboramos um artigo com alguns detalhes que um bom gestor do ramo de transportes precisa saber. Continue a leitura e descubra!

O que é romaneio de carga?

O romaneio de carga consiste no documento no qual fica registrado a lista das mercadorias que estão sendo transportadas, ou seja, uma relação dos itens enviados para entrega, com a descrição do que contém em cada volume.

Ele funciona como um resumo de todo o conteúdo que está sendo embarcado em determinado veículo, a fim de facilitar o processo de conferência tanto na saída quanto na chegada da carga, bem como na etapa de fiscalização.

Via de regra não existe um modelo padrão de romaneio adotado pelas empresas, mas é comum que eles apresentem as seguintes informações:

quantidade total de embalagens;
características das embalagens;
peso de cada volume (líquido, bruto);
marcação dos volumes;
identificação por ordem numérica;
dimensões unitárias;
volume total da carga.

Para que serve o romaneio de carga e por que ele é importante?

O romaneio é um documento de fundamental importância para agilizar as operações, evitar erros e outros problemas que possam surgir durante o trajeto. Ademais, ele também é usado para o desembaraço aduaneiro no comércio internacional.

Seu objetivo consiste em identificar qualquer produto dentro de um lote. Sem esse tipo de controle, a empresa perde a sua capacidade de organização e fica mais propensa a furtos, extravios e roubos de carga, além de transmitir uma imagem negativa da marca para os seus clientes.

Enfim, são detalhes que, aos poucos, vão desgastando a relação com os clientes e comprometendo a sobrevivência do negócio.

Como fazer o romaneio de carga?

O romaneio pode ser feito de maneira simples por meio da emissão de planilhas, contendo as informações essenciais para um controle eficiente, a exemplo dos elementos mencionados acima. Dessa forma, cada negócio pode adotar uma personalização que supra suas necessidades de trabalho.

No entanto, levando em consideração a competitividade do mercado e a exigência da prestação de serviços com maior grau de perfeição, o investimento para automatizar esse processo pode trazer mais agilidade e precisão para as suas operações logísticas.

Ainda no que diz respeito à emissão do romaneio, embora não haja um modelo padrão oficial em operações no mercado interno, o gestor deve saber que quando empregado no comércio exterior o documento é regido por duas legislações específicas: a Instrução Normativa SRF 680 e o Regulamento Aduaneiro.

Como um sistema de gestão pode ajudar na emissão do romaneio de carga?

Ao incorporar um software de gestão, o romaneio estará integrado com as demais etapas do processo logístico, aumentando a confiança no compartilhamento de dados e sendo gerado rapidamente e sem retrabalho.

Outro ponto positivo do alinhamento com as tecnologias é a redução significativa dos erros de lançamento, sem deixar de mencionar a exposição às perdas de mercadorias e falhas na entrega. O resultado é a economia de tempo, dinheiro e o ganho em produtividade, e consequentemente, o aumento da satisfação dos clientes.

Quais são os benefícios que o romaneio de carga proporciona para o negócio?

Além das vantagens já mencionadas, a emissão do romaneio de carga também é capaz de refletir em diversos outros benefícios para o empreendimento, dentre eles:

Auxilia na prestação de contas por parte dos motoristas

O romaneio também é uma ferramenta muito utilizada para a prestação de contas pelos motoristas. Uma vez que os produtos são despachados, passa a ser deles a responsabilidade sobre a carga. Assim, ter um documento que especifique e comprove tudo o que foi enviado gera mais segurança para ambas as partes.

Em vista disso, a maioria das empresas emitem o documento em duas vias — uma para ficar arquivada na empresa e a outra para ser entregue ao motorista. Ao final, ele traz a sua via assinada por todos os destinatários para fazer a conferências das entregas.

Resguarda a empresa diante de um eventual sinistro

Por melhores que sejam os procedimentos de segurança da empresa e a capacitação dos seus motoristas, imprevistos acontecem e eventualmente o gestor pode se deparar com alguma situação de acidente.

Nesse contexto, em regra, as transportadoras costumam contar com um seguro de carga, e para que a seguradora autorize o pagamento da indenização dos itens que sofreram avarias é exigido o envio de uma cópia do romaneio para que a extensão do dano seja calculada.

Facilita o acesso às informações pelos clientes

O romaneio emitido e gerenciado através de um bom sistema de gestão promove um aspecto muito importante para o fortalecimento da credibilidade da empresa: a transparência na comunicação com os seus clientes, sendo uma peça-chave para o rastreamento de envios.

A partir dessa lógica de funcionamento, os próprios clientes podem acompanhar todas as atualizações de status da carga, bastando acessar o site da empresa a qualquer momento.

Agiliza a conferência dos comprovantes de entrega

Como explicado, na via do romaneio de carga que acompanha o motorista durante o transporte deve haver o registro da assinatura de cada destinatário, ou uma justificativa para o retorno da mercadoria.

Logo, a tarefa de conferência acontece de forma muito mais ágil, organizada e com menores chances de falhas. A equipe responsável por esse monitoramento tem em mãos um resumo do que aconteceu em cada operação, bem como a consciência da sequência de procedimentos a ser adotada.

Como pudemos observar, a emissão do romaneio de carga é uma medida indispensável para os negócios que buscam aumentar o controle sobre os envios das suas mercadorias. Trata-se de um documento que, inclusive, dispõe de previsões legais, e que garante muitas vantagens para o alcance da excelência da prestação dos serviços de logística.

Agora que você já sabe a importância do romaneio de carga e como aplicá-lo da melhor forma na sua empresa, aproveite para expandir os seus conhecimentos em logística e entender as vantagens e desvantagens do dropshipping.

Carta de correção eletrônica de CTe e NFe – Saiba o que é e como ela funciona

By: Fábio Cunha

Com a correria do dia a dia e um grande volume de trabalho, é inevitável que eventualmente possam ocorrer alguns erros na emissão de documentos fiscais, o que se não for tratado, pode colocar em risco o trânsito de cargas do seu estabelecimento ou a entrega de alguma mercadoria aos seus clientes.

Nesse contexto, surge a importância da carta de correção eletrônica. Ela é um documento acessório que surgiu juntamente com a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) e hoje está presente em diversos tipos de documentos fiscais eletrônicos, como o CT-e, por exemplo.

Mas, você já sabe utilizar essa alternativa? No artigo de hoje, mostraremos como essa ferramenta funciona e quando ela pode ser utilizada para corrigir documentos fiscais em sua empresa. Acompanhe!

O que é e qual o objetivo da carta de correção eletrônica?

A Carta de Correção eletrônica (CC-e) é um documento que surgiu para corrigir os dados de um documento fiscal emitido erroneamente. Ela passou a existir a partir da criação dos famosos documentos eletrônicos, como a NF-e, CT-e, NFC-e, entre outros.

Para entender a necessidade da carta de correção, é preciso conhecer o motivo pelo qual ela foi criada. Sabemos que esses tipos de documentos fiscais não podem ser cancelados facilmente após o prazo de 24 horas contadas da sua autorização por parte da SEFAZ do seu estado.

Além disso, não é permitido o cancelamento de um CT-e ou uma NF-e ou outro documento fiscal relacionado após a circulação de mercadorias, ou seja, depois da saída do veículo com os produtos para transporte, seja ele rodoviário ou por outro modal, tanto dentro das cidades como em zonas rurais.

Sendo assim, para evitar problemas e transtornos para as empresas, a Legislação permite que o emissor do documento fiscal emita uma carta de correção eletrônica (CC-e) com o objetivo de retificar alguns dados da nota fiscal de origem.

Entretanto, é importante ter em mente que a CC-e não promoverá nenhum tipo de alteração no arquivo XML original. Ou seja, ela funcionará como um documento adicional à nota fiscal ou conhecimento de transporte eletrônico de origem, passando a fazer parte dele e acompanhará durante todo o processo até a entrega da mercadoria ao cliente.

Também é importante ressaltar que, diferentemente dos demais documentos fiscais eletrônicos, a carta de correção não tem um padrão tão rígido de preenchimento. Sendo assim, é possível escrever um texto livre, limitado a apenas 1.000 caracteres. Todavia, alguns sistemas podem oferecer um layout específico para essa finalidade.

Quando a carta de correção eletrônica pode ser emitida?

Agora que você entendeu o que é a Carta de Correção eletrônica, mostraremos quando ela poderá ser emitida. É importante conhecer essas causas para que você não cometa um erro ao emitir uma CC-e para corrigir algum dado que não pode ser alterado.

O que pode ser corrigido pela carta de correção eletrônica ?

Para você entender de forma mais clara, vamos deixar uma lista de dados que podem ser modificados por meio de uma carta de correção. Continue lendo!

o Código Fiscal de Operações (CFOP), contando que não altere a natureza dos tributos do documento fiscal;
a descrição das mercadorias que constam na nota;
alguns códigos fiscais, como o Código de Situação Tributária (CST) — entretanto não pode haver alterações nos valores de tributos;
não interferindo no valor e na quantidade, no peso, no acondicionamento e no volume, por exemplo, alterar de 1 unidade para 1 fardo;
a data de emissão ou saída — entretanto, essa alteração não pode ficar fora do período de apuração do ICMS;
alguns dados do transportador, desde que a alteração não modifique a empresa em sua totalidade;
alguns dados do destinatário — entretanto, seguindo o mesmo critério do ponto anterior, sem que seja alterada a empresa;
alguma falha de interpretação na fundamentação legal que deu amparo à saída de produtos com benefícios fiscais;
para incluir dados adicionais ao documento fiscal, como nome do vendedor, pedido, bem como outras informações importantes para o cliente.

O que não pode ser corrigido pela carta de correção eletrônica?

Exatamente, existem alguns pontos de um documento fiscal eletrônico que não podem ser modificados por meio de carta de correção. Exemplificando de uma forma bem simples, dados que alteram a base de cálculo do tributo, como valor unitário e alíquota, não devem ser modificados.

Quanto a mudanças de dados cadastrais que informamos em alguns tópicos, é importante ter muito cuidado para não alterar informações que indiquem a empresa. Por exemplo, você não pode alterar o CNPJ a fim de modificar o cliente ou prestador de serviços constante no documento fiscal.

O que pode ser alterado são algumas partes do endereço ou, até mesmo, a razão social, caso estejam efetivamente incorretos.

Como emitir uma carta de correção?

Agora, mostraremos para você como fazer a emissão de uma carta de correção da forma correta.

Quanto tempo posso fazer uma carta de correção?

Inicialmente, é necessário ter atenção ao prazo. Você pode emitir uma CC-e até 720 horas (30 dias) após a autorização do documento original.

Quantas cartas de correção posso emitir para um mesmo documento fiscal eletrônico?

É importante que você saiba que é possível emitir até 20 correções de um único documento fiscal. Contudo, a última deve comportar todas as alterações que foram feitas nas 19 CC-e anteriores.

E como se faz uma carta de correção eletrônica?

Quanto ao procedimento de emissão, isso dependerá do seu sistema. Cada um tem um procedimento específico que, geralmente, é muito simples de ser efetuado e pode ser transmitido facilmente utilizando um certificado digital.

O que você verdadeiramente precisa entender é quando a carta de correção pode ser emitida e as situações em que ela é vedada, bem como os prazos e as quantidades de alterações por documento fiscal.

É muito importante ter cuidado com esse procedimento, pois, durante muitos anos, quando as notas eram emitidas em blocos manuais, algumas empresas se utilizavam dessa ferramenta para realizar fraudes, como reduzir a tributação e trocar empresas, o que é uma prática condenável, e certamente não condiz com a sua forma de trabalho.

Com a criação da NF-e, bem como de suas ramificações, esse tipo de questão foi reduzido. Entretanto, você precisa ter atenção na hora de emitir uma CC-e para que um eventual erro não seja interpretado de forma equivocada pelo Fisco, e assim evitar ter de prestar esclarecimentos.

Por fim, podemos concluir que a carta de correção é uma ferramenta importantíssima para a gestão de uma transportadora. Sendo assim, é fundamental que você saiba como emiti-la, bem como os momentos corretos em que ela poderá ser utilizada. Dessa forma, você evita problemas com fiscalizações e entrega de mercadorias.

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Logística integrada: saiba como implantar esse conceito na sua transportadora

By: Fábio Cunha

Em decorrência de boa parte dos avanços tecnológicos e da atual competitividade das empresas, as transportadoras precisaram se adaptar às necessidades do mercado, tornar seus processos mais ágeis, econômicos, com maior qualidade e fornecer melhor experiência ao cliente. É diante desse cenário que a logística integrada se destaca como diferencial competitivo.

Esse é um conceito que pode ser aproveitado pelas transportadoras para que consigam potencializar seu desenvolvimento. Assim, preparamos este artigo, no qual explicaremos o que exatamente é esse termo, como montar um plano de logística integrada e aplicá-lo. Então, continue a leitura!

O que é logística integrada?

Tempos atrás, a logística se limitava às atividades relacionadas ao armazenamento e transporte de carga, mas com a evolução do mercado de transportes, o ramo se ampliou e, hoje, há diversas variáveis dentro do negócio. Isso ocorreu pelo fato de existir maior necessidade de interagir com os fornecedores, clientes, suprimentos etc.

É graças ao avanço tecnológico que foi possível realizar a interação, pois consegue-se definir e desempenhar a atividade de forma mais ágil e eficiente. A partir dessa lógica, pode-se conceituar a logística integrada como a integração de todos os processos que se relacionam com o transporte, desde a pré-produção do produto — como a compra de matérias e relacionamento com fornecedores — até a entrega efetiva da mercadoria ao cliente.

Isso garante uma ampla gama de benefícios à empresa, gerando vantagens competitivas. Faz-se importante saber que o conceito está intrinsecamente ligado à gestão de processo, o que torna necessário aprimorar a comunicação interna e utilizar ferramentas digitais para monitorar essa interatividade.

Quais são os principais benefícios da logística integrada para transportadora?

Organização de processos

Quanto mais pessoas e departamentos estão envolvidos no procedimento, maior será a sua complexidade e mais elevados serão os riscos.

Na logística integrada, é importante que todos os processos estejam organizados e alinhados, fazendo com que o fluxo de informações seja harmônico e constante. Por isso, torna-se relevante adotar controles complementares com a finalidade de detectar falhas e realizar melhorias nos processos envolvidos.

Uma das formas mais inteligentes de garantir isso e organizar os procedimentos é investindo em sistemas de gestão. Essa tecnologia faz com que os colaboradores acessem a mesma plataforma, permitindo que os diferentes departamentos, como o financeiro, operacional, contábil e fiscal, sejam integrados. Assim, os processos seguem os mesmos ritos, têm melhor comunicação, menos erros, e evitam retrabalho.

Agilidade na área de produção

Graças a um sistema de logística integrado, os diferentes setores da empresa terão mais agilidade em seus processos. Isso ocorre devido a maior previsibilidade das etapas, o que torna a adaptação mais veloz perante o aumento repentino de demandas, por exemplo.

A comunicação estratégica desenvolvida entre as etapas também tornará a tomada de decisões mais ágil, pois o gestor terá uma visão geral de toda a cadeia logística. Ainda, as pessoas se envolvem mais e assim evitam interrupções por falta de informações de outras fases ou falha de sincronia entre colaboradores. Isso poupa o tempo necessário para estudar o processo e chegar a decisões mais vantajosas.

Redução de custos logísticos

Como o gestor conseguirá gerenciar os processos de uma forma integrada, será viabilizada uma estrutura mais eficiente das fases de armazenamento, distribuição e circulação de cargas. O que evita que se sofra com erros.

A visão estratégica e ampla permite que o planejamento operacional seja feito para obtenção custos reduzidos, pois se cria um ambiente mais produtivo e eficiente, no qual inconsistências e falhas são mais raras. Ressalta-se também que as etapas têm a função de otimizar os processos e reduzir custos com desperdício de recursos simultaneamente.

Aumento da lucratividade

Com os benefícios explicados, torna-se plenamente viável ampliar a lucratividade da transportadora. O método de produção seguido pelos gestores também proporciona uma melhoria na qualidade do serviço oferecido, assim, a busca pela marca e as taxas de conversão são elevadas, o que diminui perdas de produtos e aumenta os lucros.

Com a ajuda de um software de gestão, também são concedidas funcionalidades que aprimoram a gestão financeira, da frota, do operacional e outras formas de administração, o que beneficia ainda mais os ganhos.

Novas oportunidades de negócio

A integração e o gerenciamento da cadeia logística é uma necessidade crescente no meio industrial e comercial, e as transportadoras e operadores logísticos que investirem em se estruturar para prestarem serviços de logística integrada podem passar a prestar serviços de maior valor agregado aos seus clientes, fugindo da guerra de preço pelos fretes com margens cada vez mais apertadas.

Como montar um plano de logística integrada?

Para desenvolver um plano de logística integrada, é preciso planejar e implementar mecanismos que permitam realizar o controle de todo o fluxo logístico, possibilitando a organização e coordenação de uma série de tarefas. Também, é necessário determinar precisamente quais serão as atividades a serem realizadas, as pessoas físicas e jurídicas envolvidas, seus respectivos responsáveis e indicadores de desempenho.

Com o objetivo de auxiliá-lo no desenvolvimento desse plano, a seguir listamos e explicamos como se pode dividir o procedimento!.

Fluxo de materiais

Essa área é responsável pelo fluxo de matérias-primas na empresa, por exemplo, ele será responsável por tratar do relacionamento com os fornecedores, bem como assegurar as compras e a estocagem dos materiais. Os colaboradores incumbidos do setor devem negociar os melhores preços, providenciar o transporte para buscar os materiais, organizar o armazenamento e garantir que tudo esteja em bom estado.

Também, será buscado o aproveitamento desses materiais, a minimização de desperdícios e controle de estoque, que deve estar sempre disponível para o trabalho. Isso garantirá ao negócio o controle do tempo de entrega, evitando atrasos no procedimento.

Circulação das matérias-primas

Quando a matéria-prima chegam ao estabelecimento, a responsabilidade passa a ser da área de circulação de materiais. A sua função é fornecer insumos que auxiliem o processo de produção de forma generalizada, garantindo que não ocorram atrasos na cadeia de produção, desperdícios ou danos.

Transporte e distribuição

Essa é a parte final da sequência dos procedimentos determinados. Essa etapa deve garantir o transporte dos produtos finalizados aos departamentos de distribuição. O resultado poderá ser enviado ao ponto de distribuição ou de forma direta aos pontos de venda, que é onde os produtos serão vendidos diretamente ao cliente final.

Assim como as outras áreas, a de distribuição e transporte deve zelar pela boa condição do produto, sempre garantindo que ele chegue com a devida qualidade ao cliente.

Gerenciamento e controle logístico

O bom andamento dos processos e uma boa prestação de serviços de logística integrada dependem em muito de um eficiente processo de monitoramento e controle de cada etapa, o que pode ser obtido com maior facilidade através das seguintes medidas:

Desenho dos processos, suas fases e definição de responsáveis
Definição dos KPIs – Indicadores de Desempenho em cada etapa dos processos
Designação de um gerente de contas para ser o responsável pelo relacionamento e gestão de cada cliente
Emprego de sistemas de gestão logística (TMS / WMS)
Implantação de Painéis de Indicadores de Desempenho – KPIs Logísticos
Estabelecimento de processo de envio automático de informações de acompanhamento (followup) de status de cargas aos clientes via sistema

Conclusão

Ao observar esse processo, percebe-se que a logística integrada pode trazer oportunidades de negócio para as transportadoras ampliarem o seu portfólio de serviços prestados, já que ela é uma evolução nos procedimentos normalmente trabalhados nas transportadoras. O conceito trabalha a logística de uma forma mais ampla, eficiente e otimizada, aprimorando todos os seus pontos relacionados.

Por fim, cabe destacar que a logística integrada está intimamente ligada com o conceito moderno de logística 4.0, para o qual temos um artigo especialmente preparado para que você entenda o que é logística 4.0 e como aplicar na sua empresa.

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Entenda como fazer o controle de redespacho na sua transportadora

By: Fábio Cunha

O mercado do transporte de cargas está cada vez mais competitivo. Com isso, as empresas pensam em soluções e alternativas com a intenção de garantir mais eficiência nas operações e, assim, otimizar a produtividade e garantir melhores resultados. Nesse cenário, muitas transportadoras estão aderindo à prática do redespacho.

Você está interessado em saber mais sobre o assunto? Neste post explicaremos detalhadamente o que é o redespacho, abordaremos a importância de fazer esse processo de forma correta e informaremos sobre os fatores que devem ser considerados no momento de executar a tarefa. Acompanhe a seguir!

O que é o redespacho?

Esse procedimento acontece quando uma transportadora é contratada para fazer um serviço específico e ela opta por fazer uma parte dele, ou seja, ela faz um percentual da viagem programada e, portanto, não faz o trajeto completo. A outra parcela da tarefa é repassada a outra empresa e ela ficará encarregada por percorrer o trajeto até o destino final. A divisão do trabalho é realizada em duas ou mais partes:

contratante ou redespachante — se responsabiliza pela carga perante o embarcador. Ele também se encarrega de entregar a mercadoria ou produto até o destino final;
contratada ou redespachada — essa companhia tem ligação somente com a empresa que a contratou. Dessa maneira, ela não tem responsabilidade em relação ao embarcador (pessoa que contratou o transporte).

Qual a importância de fazer o redespacho de forma correta?

Um dos principais fatores que contribuem para que essa ação seja comum é o tamanho do nosso território. O Brasil é um país de grandes dimensões territoriais. Nos casos de entregas de longas distâncias (um exemplo disso seria uma mercadoria que sai de São Paulo e vai até Belém), mais de uma transportadora podem participar do processo de entrega da mercadoria ao cliente.

Essa prática assegura uma maior produtividade às transportadoras. Primeiramente, isso acontece porque ela poderá fazer mais rotas em menos tempo e, consequentemente, conseguirá realizar um número maior de entregas de produtos ou mercadorias. Além disso, o consumo de combustível e as despesas com manutenção cairão.

Dessa maneira, podemos afirmar que, com a adoção dessa prática, as transportadoras conseguem fazer mais com menos. Isso é muito importante a qualquer empresa, pois ela aumenta a produção, gera valor e aumenta a receita. Ao mesmo tempo, a organização diminui os gastos na execução dos serviços necessários, o que contribui para aumentar o lucro da transportadora.

Em quais ocasiões se costuma fazer redespacho?

As transportadoras fazem o procedimento de redespacho com a intenção de se tornarem mais competitivas. Isso porque elas poderão ampliar a região de atendimento e, consequentemente, terão a chance de conquistar novos clientes.Além disso, com a consolidação dessas parcerias, diminuem as chances de as empresas perderem contratações por causa da limitação da área de atuação. Forma-se também uma rede forte de transportadoras e, se o transporte for eficiente, os clientes ficarão satisfeitos e as organizações conseguirão fidelizá-lo.

Vale destacar que essa prática é muito comum quando uma loja atinge várias regiões do país (um e-commerce, por exemplo, pode contar com operações que abrangem todo o Brasil).

Nessa situação, aumenta-se as probabilidades de uma determinada transportadora não atender uma região específica. Dessa forma, ela opta por formar parcerias que possam ajudar a expandir os seus serviços.

Esse processo de expansão é muito benéfico à transportadora, pois ela conseguirá atender um público variado de clientes, ou seja, atenderá mais pessoas. Dessa maneira, o estabelecimento de parcerias sólidas é um dos principais fatores para as empresas de sucesso. A prática garante escalabilidade e eficiência à companhia.

Considerando os benefícios proporcionados pela prática do redespacho, vale muito a pena investir em parcerias para a sua transportadora que conseguirá, ao mesmo tempo, diminuir os custos ao poder fazer rotas menos longas (seja com combustível, manutenção da frota, entre outros) e aumentar as receitas, pois atenderá mais clientes.

O que deve ser considerado no momento de fazer o redespacho?

Alguns fatores precisam ser considerados para que o redespacho seja feito de maneira adequada e otimize a produção das transportadoras. Entre eles estão o correto preenchimento das informações no Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), o tempo de entrega, o custo de frete e o controle de ocorrências de transporte.

Caso a sua transportadora siga essas questões, ela não terá problema com os órgãos fiscalizadores, atenderá melhor os seus clientes e lucrará mais. Considerando a importância desses fatores, abordaremos cada um deles na sequência do post. Continue lendo!

Informação no CTe

Primeiramente, verifique se as informações presentes no Conhecimento de Transporte Eletrônico estão corretas. Entre elas estão os dados do emissor do CT-e, origem e destino da carga, destinatário, data do lançamento do documento, valor do serviço com impostos, nome da companhia contratada ou redespachada etc.

Com a adoção dessa prática, a sua transportadora evitará problemas com os órgãos fiscalizadores e poderá fazer as rotas necessárias tranquilamente. Além disso, vale destacar que a correta emissão desse tipo de documento fiscal ajuda a agilizar a fiscalização, liberando rapidamente o veículo, o que contribui para otimizar a produtividade da empresa.

Tempo de entrega

Também é muito importante levar em consideração o prazo que foi acordado com o cliente, e fazer acordos com os parceiros de redespacho para que cumpram também os prazos estipulados. É fundamental que a transportadora planeje as rotas de forma adequada para que evite atrasos nos envios das mercadorias e, assim, consiga entregar todas elas dentro do tempo estabelecido.

Sem dúvida, esse é um dos principais diferenciais das empresas que trabalham com eficiência. As transportadoras que cumprem todos os prazos têm mais probabilidade de fidelizar clientes e parcerias e, assim, se destacar no mercado.

Custo do frete

Algumas vezes, o valor da entrega já está incluso no preço total de determinado produto. Quando isso acontece, é necessário ficar atento para não deixar que a operação de redespacho encareça o transporte e gere prejuízos, o que ninguém deseja, não é mesmo?

Em outras situações, a cobrança é feita de forma separada. Nesse momento, é importante pensar em estratégias com o intuito de diminuir os gastos do redespacho, assim será possível fazer com que o custo da operação não seja muito oneroso ao cliente.

Controle de Ocorrências de Transporte

A satisfação dos clientes é um elemento fundamental para a sobrevivência e crescimento de uma transportadora no mercado, e quando um trecho é terceirizado (redespacho) com uma outra transportadora parceira podem surgir problemas eventualmente, que se não forem gerenciados e resolvidos em tempo podem acabar abalando a credibilidade da transportadora no mercado.

A solução neste caso é investir em controlar todas as ocorrências durante o transporte, estabelecendo acordo com as transportadoras parceiras, para que informem imediatamente qualquer acontecimento relevante relacionado com a carga, para que possa alimentar seu sistema TMS e manter seus clientes informados do início ao fim do percurso, ou seja, da coleta até a entrega no destino final.

O controle de redespacho é uma das operações mais importantes para as transportadoras, pois a prática ajuda a assegurar uma maior produtividade por parte da empresa e também contribui para reduzir custos. Diante dessa importância, vale muito a pena implementar esse procedimento na organização.

Você está com alguma dúvida sobre como funciona o redespacho? Entre já em contato com a gente. Ajudaremos a responder às suas dúvidas em relação ao tema.

O que é tabela CFOP e como utilizá-la na sua transportadora

By: Fábio Cunha

A tabela CFOP é uma ferramenta que faz parte da rotina de todas as pessoas jurídicas que emitem notas fiscais ou conhecimentos de transporte. Isso ocorre pelo fato de que o imposto sobre mercadorias comercializadas, transportadas e recebidas pelas empresas é definido de acordo com a tabela.

Por essa razão, é um instrumento que todo gestor deve entender como utilizar para evitar problemas fiscais.

Diante da relevância do assunto, apresentamos esta publicação que traz exatamente o que é essa tabela, qual a sua origem, sua composição, aplicação prática e exemplos, sua relação com notas fiscais, conhecimentos e a sua importância para a empresa. Acompanhe!

O que é a tabela CFOP?

A tabela CFOP traz uma listagem de códigos de operações que são de suma importância no dia a dia do departamento fiscal das empresas. A sigla CFOP significa Código Fiscal de Operações e Prestações e é uma sequência de quatro números que identificam a natureza da circulação de mercadorias (interestadual ou intermunicipal) ou de prestação de serviços em todo Brasil e no exterior. Portanto, saber utilizá-la é um requisito para emissão correta de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e).

Sua finalidade principal é a de garantir mais segurança e precisão na emissão de documentos fiscais, e dar maior transparência para o fisco com relação as operações de compra, venda e transporte feitas pelas empresas, fazendo com que os tributos sejam cobrados corretamente. Para as empresas, a tabela CFOP também pode ser utilizada para parametrizar o software de gestão (ERP, TMS e WMS) permitindo o tratamento correto para as operações envolvendo controle dos produtos em estoque, pedidos realizados e fretes.

Qual a origem da tabela CFOP?

A tabela CFOP foi criada pelo Convênio S/Nº/70: são mais de 500 códigos e todos eles e seus respectivos significados podem ser conferidos em um Anexo da norma. Inicialmente o código só tinha três dígitos, mas com a evolução da legislação houve dezenas de atualizações para que ela se tornasse adequada às necessidades do Fisco e do mercado, o que acabou estendendo o código e deixando-o com o aspecto que tem hoje.

Como funciona a tabela CFOP e qual a sua aplicação prática?

Cada código da tabela CFOP é formado por quatro números, sendo que o primeiro dígito (da esquerda para direita) tem a finalidade específica de indicar se a operação é de entrada ou saída. Confira abaixo os significados do primeiro dígito e suas respectivas operações:

1: entrada ou aquisição de serviços dentro do próprio estado;
2: entrada ou aquisição de serviços de outro estado (interestadual);
3: entrada ou aquisição de serviços do exterior (internacional);
5: saída ou prestação de serviços dentro do próprio estado;
6: saída ou prestação de serviços para outro estado (interestadual);
7: saída ou prestação de serviços para o exterior (internacional).

Percebe-se que o código 4 não é utilizado na codificação do primeiro dígito. Em relação ao restante dos três dígitos, são mais de 500 números que se traduzem para diferentes tipos de operações. Vamos usar como exemplo o número 103, que consiste na venda de produção do estabelecimento, efetuada fora dele.

Caso o número seja 5.103, ele indica que houve uma venda de produção do estabelecimento fora dele, porém, ocorreu dentro do próprio estado. Se o número for 6.103, a diferença será que a operação foi realizada em um estado diferente do estabelecimento. Não existe o número 7.103 na tabela, ou seja, não há operação para saídas ou prestações internacionais.

Entretanto, é importante ter em mente que as operações podem ser diferentes dependendo se a natureza é de entrada ou saída. Por exemplo, o número 101 para entradas consiste em “compra para industrialização ou produção rural”; enquanto para saídas consiste na “venda de produção do estabelecimento”. Entenda melhor:

2.101: compra para industrialização ou produção rural (101) de outro estado (2);
5.101: venda de produção do estabelecimento (101) para outro estado (5).

Confira alguns exemplos de códigos mais comuns nas operações de transporte:

1.206: anulação de valor relativo à prestação de serviço de transporte;
5.351: prestação de serviços de transporte para execução de serviço de mesma natureza;
5.352: prestação de serviços de transporte para indústria;
5.353: prestação de serviços de transporte para comércio;
5.357: prestação de serviços de transporte a não contribuinte;
7.358: prestação de serviços de transporte destinado a estabelecimentos no exterior.

Qual a relação entre a nota fiscal e a tabela CFOP?

Enquanto houver entradas e saídas de mercadorias, bem como aquisição de serviços ou bens, os códigos devem ser indicados obrigatoriamente em todos os documentos fiscais da organização:

notas fiscais;
livros fiscais;
arquivos magnéticos;
conhecimento de transporte;
entre outros obrigatórios por lei.

É na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) que os responsáveis devem ter maior atenção, pois colocar o código errado pode gerar o recolhimento errado do Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), o que provoca prejuízos significativos e até mesmo multas elevadas.

Além disso, caso os códigos estejam errados a nota fiscal não será aceita. Por exemplo, se a empresa realiza compra de mercadorias e os responsáveis emitirem o documento com código cfop iniciando com números 5 ou 6, o sistema não aceitará os cadastros das notas fiscais.

Imagine que uma empresa realiza uma entrega mensal de uma grande quantidade de produtos, é plenamente possível que ocorram erros que gerem devoluções. Será necessário emitir NF-es para cada um deles nessa hipótese, entretanto, os códigos utilizados serão diferentes dos anteriores por se tratar de devoluções.

Os responsáveis devem ter muito cuidado no preenchimento da nota ou na emissão de conhecimentos de transporte, caso contrário poderá ter problemas com o Fisco. Recomenda-se que seja utilizado um software emissor que seja parametrizável e facilite a identificação dos códigos corretos na tabela CFOP afim de facilitar o trabalho e evitar dores de cabeça.

Qual a importância da tabela CFOP para a empresa?

Apesar de complexa num primeiro momento, a tabela CFOP não deve ser vista como mera burocracia ou como um entrave para o desenvolvimento da empresa, mas sim um instrumento vantajoso que proporciona maior segurança e permite fazer uma melhor gestão empresarial. A necessidade de inserir os códigos pode ser aproveitada para facilitar o controle das operações de estoque assim como dos pedidos realizados pelos clientes, o que minimiza os riscos de perdas.

Além disso, quando aliada a um bom aplicativo de gestão, é uma ferramenta útil para evitar que a empresa arque com impostos além do necessário. Inserir o código correto também mantém a empresa regularizada, o que evita a incidência de multas pela falta de recolhimento de tributos.

Entender como funciona a tabela CFOP no inicio pode ser um pouco trabalhoso, mas é muito importante que a empresa insira todos os códigos corretamente, caso contrário, poderá ser preciso cancelar documentos fiscais, arcar com multas, pagamentos inadequados de impostos e outros problemas fiscais.

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Roteirização de carga: Entenda a importância dela para o negócio

By: Fábio Cunha

A logística sempre esteve presente dentro do âmbito das operações das empresas, assim como das demais organizações civis e militares, e hoje ela tem ganho um lugar de destaque pois afinal, ela é a principal responsável por disponibilizar os produtos para os clientes no local e no tempo necessários. Quando não é bem gerida, ela pode vir a ser uma das áreas mais custosas em um negócio.

Sendo assim, os gestores modernos vêm buscando tecnologias para que possam otimizar ao máximo a logística nas suas empresas. Um bom exemplo que representa uma tendência no mercado para otimização operacional é a roteirização de carga.

A seguir, entenda do que exatamente se trata esse processo e qual é o seu impacto para as empresas. Boa leitura!

O que é roteirização de carga?

O planejamento de rotas é uma das principais atividades executadas no dia a dia das empresas no ramo de transportes. Selecionar a melhor rota e informar um prazo preciso de entrega aos clientes são fatores que afetam diretamente no custo do serviço e na satisfação do cliente.

Em muitas empresas tal atividade é feita de forma manual, diminuindo tanto a precisão da informação quanto a possibilidade de otimização dos custos operacionais, tornando-os maiores.

A roteirização de carga tem como objetivo selecionar a rota melhor e mais otimizada para determinado frete. Buscando maior eficiência operacional, diversas empresas optam pela utilização de um software que auxilia na tomada de decisão estratégica sobre as rotas.

Quais são as vantagens da roteirização de carga?

Segundo pesquisa realizada pela CNT, no ano de 2017 a frota de transportadores de cargas no Brasil era composta por 1.088.358 veículos, o que mostra que há muitos concorrentes no mercado oferecendo serviços similares. Portanto, os clientes buscarão empresas que ofereçam diferenciais, agreguem valor ao serviço prestado e que mesmo assim tenham o menor custo.

A roteirização de carga oferece benefícios que geram valor para o cliente, e por consequência, trazem vantagem competitiva. Veja abaixo algumas das vantagens que a utilização de um sistema inteligente de roteirização pode trazer.

Otimização no planejamento de entregas

Planejar a sequência de diversas entregas a serem feitas em um mesmo dia de forma manual é uma tarefa difícil. Com o roteirizador, ao atribuir os dados de coleta e destino, a cadeia de entregas será planejada de forma automática, o que possibilita fazer mais entregas em um mesmo dia. Assim, os custos serão divididos em um maior volume, barateando os fretes e trazendo vantagens para a empresa e para o cliente.

Redução de custos

Escolher uma rota a partir de informações concretas e geradas de forma automática com um sistema de roteirização gerará quilometragens menores. Isso tem efeito direto no consumo de combustível e na necessidade de manutenção do veículo, e indireto na redução de emissão de poluentes.

Além disso, com o sistema é possível selecionar as estradas em melhores condições, diminuindo o risco de acidentes e aumentando a segurança durante as viagens. Cargas especiais de maior valor agregado podem ter rotas diferenciadas, evitando caminhos que tenham altos índices de assaltos, por exemplo.

Aumento da precisão da informação

Ao contratar um frete, o cliente espera que a carga seja entregue de forma íntegra, sem avarias e dentro do prazo combinado. Atrasos nas entregas geram grande insatisfação e uma falha que uma transportadora não pode deixar ocorrer.

Com a roteirização de carga feita de forma correta, a escolha da melhor rota determinará tempos de entrega mais precisos e maior velocidade nas entregas.

Como aplicar a roteirização de carga na minha empresa?

É importante estar ciente que um sistema não trabalha sozinho. A tecnologia só terá influência sobre a empresa se a equipe estiver capacitada. Também é importante que ela seja aplicada da forma correta e coerente, da forma como os negócios são geridos.

Para tanto, antes de pensar em adquirir um sistema de roteirização de cargas, a estrutura da empresa deve estar de acordo com a tecnologia. Separamos algumas dicas de como organizar a empresa para aplicação do conceito de roteirização.

Defina a estratégia de transportes de sua empresa

A definição da estratégia do negócio é essencial para a boa aplicação de um roteirizador de cargas. Neste momento, a empresa precisa deixar claro quais nichos do mercado deseja atingir, qual serão os modais oferecidos e o valor que a empresa quer apresentar aos clientes.

Conheça a operação

Para responder os questionamentos feitos acima e encontrar a otimização dos processos é preciso conhecer os detalhes de uma operação, descobrir aonde se encontram os gargalos e as formas de eliminá-los. Um sistema não resolverá problemas que a empresa tem com eficiência de entrega se as pessoas responsáveis pela tomada de decisão desconhecerem os processos.

Otimize toda a cadeia

A visão do todo é indispensável quando se trata de otimização e redução de custos. Muitas vezes falhas no começo da cadeia geram consequências no último processo a ser desempenhado. Trabalhar para a melhoria geral dos processos é a melhor forma de reduzir custos e eliminar retrabalhos.

A roteirização de carga não funcionará se dos dados de origem e destino estiverem incorretos, por exemplo. Entender a influência de cada informação do processo fará com que a empresa se torne eficiente em todos os departamentos e funções que a equipe exerce.

Capacite sua equipe

Novas tecnologias tendem a ser um fator de mudança de cultura dentro de uma empresa. Saber como a ferramenta funciona e quais aspectos serão influenciados por ela é fundamental para que os benefícios citados se tornem realidade.

Os custos com capacitação devem ser considerados como investimento para um negócio, pois os recursos humanos são o grande diferencial das empresas. Um roteirizador de carga é uma tecnologia que pode ser adquirida por qualquer organização, a forma como ele será utilizado, porém, será a vantagem competitiva que a empresa terá.

Afinal, qual é o software que mais combina com a minha empresa?

Cada sistema de gestão oferecerá recursos e benefícios diferentes. Ao contratar um software a empresa deverá avaliar se o mesmo atende plenamente as suas necessidades operacionais.

No momento de escolha do sistema de roteirização de carga, alguns questionamentos deverão ser feitos:

Quais necessidades ele deve atender?
Quais problemas devem ser resolvidos por meio do sistema?
O que a empresa quer automatizar?

Assim, sabendo das reais necessidades da empresa e dos objetivos que ela deve atingir, a escolha do software pode ser feita de forma mais precisa.

Aproveitar de ferramentas tecnológicas vem se tornando uma imposição do mercado para empresas que querem ter vantagens competitivas e fidelizar clientes. A roteirização de carga é um exemplo excelente de investimento que gera benefícios de forma rápida e certeira, contanto que seja bem aplicado. Investir em tecnologia é um dos principais fatores de sucesso para um negócio dar certo.

Quer aplicar a roteirização de carga na sua empresa? Entre em contato com a gente e veja como podemos ajudar!

Como melhorar a comunicação com embarcadores na sua transportadora ou operação logística

Saiba como melhorar a comunicação com embarcadores na sua transportadora

By: Fábio Cunha

Manter uma cadeia logística eficiente depende muito de informações trocadas corretamente entre as empresas envolvidas. Equipes que trabalham em sinergia e priorizam a boa comunicação com embarcadores são essenciais para que não haja falhas no processo.

Se o relacionamento não for bem administrado, as falhas ou a falta de comunicação podem trazer diversos impactos negativos. O principal deles é o não atendimento da demanda do cliente final e por consequência a insatisfação e reclamações que podem levar a perda da conta.

Ao contratar uma transportadora, o embarcador está depositando nela a confiança de ter um serviço prestado com qualidade e segurança para as cargas a serem transportadas. Ambos devem trabalhar como um time, e não como duas empresas separadas com objetivos diferentes. Afinal, o propósito deve ser o mesmo: atender às expectativas dos clientes finais.

Qualquer falha na comunicação entre esses elementos da cadeia de suprimentos poderá trazer efeitos negativos, tanto para o embarcador quanto para a transportador. Continue lendo e descubra quais são os impactos e como evitá-los!

Impactos das falhas de comunicação na cadeia logística

Para os embarcadores, o objetivo de terceirizar os transportes de suas mercadorias é a contratação de uma empresa especializada no setor, que proporcionará um aumento na qualidade e também a redução de custos.

A transportadora torna-se, então, o elo entre o embarcador e o cliente final, ou seja, o principal responsável pelas entregas. Porém, caso ocorra qualquer falha, a responsabilidade será dividida. O cliente reclama com o embarcador, e a transportadora também é penalizada. Logo, a comunicação perfeita com embarcadores é essencial para que todos tenham sucesso nas operações.

Entre os principais impactos que podem ser citados, estão:

não entrega dos produtos para os clientes finais;
atrasos nas entregas;
custos com reentregas;
erros na emissão da documentação fiscal de transportes;
confusão durante entregas (mercadorias entregues no cliente errado).

Seguindo o propósito de facilitar a comunicação com embarcadores, a tecnologia surge como uma das melhores aliadas. Hoje existem no mercado ferramentas que gerenciam as operações e as informações de forma eficiente, evitando erros comuns da rotina diária dos transportadores.

Investir nesses recursos faz com que a empresa aumente sua eficiência e possa proporcionar aos seus parceiros e clientes um serviço com um alto nível de qualidade. Veja abaixo alguns exemplos de soluções que podem ser utilizadas para melhorar o nível de informação e a qualidade da comunicação das transportadoras com os embarcadores.

Soluções para melhorar a comunicação com embarcadores na sua empresa

Rastreamento de carga online

Buscar ferramentas que busquem atender o cliente final de forma rápida agrega valor ao serviço prestado e diferencia a empresa dos concorrentes. O rastreamento de cargas online é um exemplo de tecnologia que se tornou fundamental para a manutenção da comunicação com embarcadores e com os clientes finais.

O rastreamento ocorre da seguinte forma: os status da carga são atualizados a cada etapa do transporte, até que a mercadoria chegue nas mãos do cliente final. Assim, todos os que tiverem acesso ao código de rastreio poderão acompanhar a carga online via internet, sem a necessidade de solicitar a informação para a transportadora, economizando tempo tanto para o cliente como para a transportadora.

Sistema de geolocalização

A geolocalização é uma ferramenta que aumenta a precisão de informações sobre localização dos pontos de entrega e coleta, fazendo com que a transportadora não precise gastar tempo e atrasar entregas por não encontrar o endereço correto.

Porém, para que a tecnologia funcione, é preciso a utilização de dispositivos móveis com conexão de rede que disponham de algum aplicativo com capacidade de ler coordenadas e indicar caminhos. Hoje temos uma boa gama de opções que oferecem esta facilidade. Você já utilizou o Google Maps ou Waze para chegar em determinado lugar, certo? Eles são bons exemplos da aplicação da geolocalização.

Informações sobre rotas

Ter as rotas previamente planejadas, além de trazer reduções de custos relacionados à quilometragem de cada viagem, como gastos com combustível e manutenção da frota, oferece aos clientes informações mais precisas de tempo de entrega.

Utilizar um roteirizador no planejamento das rotas dos fretes pode ajudar a empresa a encontrar os caminhos mais otimizados, as estradas mais seguras, custos mais precisos e a informação de tempo e prazos de entrega mais precisas, melhorando os níveis de confiança dos embarcadores no trabalho da sua transportadora.

Integração via EDI com embarcadores

A sigla EDI significa Electronic Data Interchange, em português, Intercâmbio Eletrônico de Dados, e é uma ferramenta que tem como objetivo a conexão de sistemas para troca de informações padronizadas, de modo a deixar a comunicação mais segura e eficiente. O EDI torna a operação mais rápida e confiável, uma vez que a ferramenta automatiza a troca de dados, eliminando as entradas manuais.

A troca de dados eletrônica faz com que a produtividade da equipe aumente tanto nas transportadoras, que não perderão mais tempo digitando informações para emissão dos documentos, por exemplo. Também é possível melhorar a eficiência nos embarcadores, eliminando a necessidade do lançamento manual das faturas recebidas pelas transportadoras, reduzindo o nível de erros, agilizando o pagamento dos fretes e otimizando o processo como um todo.

Investimento em novas tecnologias

Estar de mãos dadas com a tecnologia é essencial para qualquer empresa atualmente. Não apenas para melhorar a comunicação com embarcadores, as empresas responsáveis pelo transporte podem ter grandes melhorias e ganhos, aumentando o nível de qualidade de serviço de forma geral e em diversos aspectos.

Uma das maiores tendências que se vê hoje no mercado é a utilização de apps para melhorar a comunicação da cadeia logística, o relacionamento com os clientes e oferecer respostas rápidas. Assim, não há necessidade da interação direta da transportadora com os embarcadores ou clientes finais, o que dispensa mais gastos com mão de obra ou com centrais de atendimento.

Com um app de entregas, por exemplo, a atualização do status da carga será transmitido em tempo real das equipes de campo para a central da transportadora. Tanto o embarcador quando o cliente final, poderão fazer consultas online no site da transportadora quando precisarem.

Uma boa comunicação com embarcadores é fundamental para a fidelização dos clientes e para o bom funcionamento de todos os elos da cadeia logística. Apostar em boas práticas de relacionamento faz com que a empresa tenha uma imagem profissional e de qualidade no mercado.

Quando trabalham em sinergia, embarcadores e transportadoras trazem eficiência para a operação inteira, fazendo com que todos os envolvidos colham benefícios concretos.

Gostou do conteúdo? Ficou interessado nas tecnologias apresentadas? Então, entre em contato com a gente e conheça as soluções que a Datamex pode oferecer para melhorar a comunicação da sua empresa com seus clientes!

BI em transportadoras (business intelligence)

BI em transportadoras: saiba como utilizar e quais os benefícios

By: Fábio Cunha

Sabe o que significa BI em transportadoras? Realmente, trata-se de um conceito relativamente novo, e muitas empresas ainda não se adaptaram a esta nova realidade, tão importante dentro do contexto da Logística 4.0.

Por outro lado, os empreendimentos e em especial as transportadoras e operadores logísticos que contam com boas estratégias de negócio costumam se destacar no mercado, conquistar mais clientes e, consequentemente, vender mais.

A sigla BI faz referência a um termo em inglês, denominado Business Intelligence. Traduzindo, significa Inteligência de Negócios. Trata-se de um conjunto de sistemas integrados que possibilitam coletar, analisar e armazenar uma grande quantidade de dados. Isso permite que o gestor tenha um melhor entendimento de todas as atividades e consiga gerar ideias para desenvolver novas soluções, otimizar processos, cortar custos e aumentar seu lucro.

Está interessado em saber mais sobre o assunto? Neste artigo, abordaremos os benefícios de usar essa ferramenta em transportadoras e mostraremos como implementar as práticas de Business Intelligence na sua empresa. Vamos lá?

Quais são os benefícios de usar BI em transportadoras?

O uso de práticas de Inteligência de Negócios traz várias vantagens competitivas para as empresas. Entre elas, estão:

apurar os reais custos de operação
identificação de falhas,
otimização da logística,
melhores decisões,
redução de custos e
possibilidade de analisar os dados com mais rapidez.

Abordaremos sobre esses pontos na sequência deste artigo. Continue lendo!

Apurar os reais custos da operação

Identificar os custos reais dos fretes e demais serviços prestados não é uma tarefa simples. E por isso, muitas transportadoras e operadores logísticos acabam baseando a sua precificação em tentativa e erro ou apenas acompanhando os preços praticados pela concorrência. Através de uma solução de BI é possível modificar totalmente esta situação, já que com esta ferramenta é possível analisar as principais informações em minutos e assim entender os fatores que influenciam na composição do preço final.

Identificar falhas e otimizar a logística

Quem trabalha em transportadora sabe que uma simples alteração na rota pode diminuir os custos e aumentar a produtividade. Como o Business Intelligence para transportadoras coleta e analisa várias informações, fica mais fácil definir onde estão as falhas do processo logístico. Com a identificação do problema, você conseguirá elaborar um plano de ação, eliminar os gargalos e melhorar os resultados.

Um exemplo disso é a possibilidade de realizar uma auditoria de faturamento, identificando se existem fretes sem faturar, ou então traçar uma curva de tempo entre prestação de serviço e faturamento / cobrança, visando estabelecer prazos saudáveis para o fluxo de caixa e saúde financeira da sua transportadora.

Ainda é possível avaliar a quantidade de fretes que tiveram algum problema em relação ao total (número de ocorrências x total da frota) e, dessa forma, verificar se houve alguma falha na estratégia de entrega de mercadorias aos destinatários finais.

O BI ajuda gestores a melhorar a sua tomada de decisões

Todas as decisões que envolvem os custos e a política de atendimento ao cliente são fundamentais para o funcionamento de uma empresa. O sistema de análise de dados possibilita a avaliação das informações da companhia de forma rápida e prática, garantindo a qualidade, um bom nível de serviço e a lucratividade adequada.

Isso evitará a repetição de erros ou problemas em alguns procedimentos corriqueiros (por exemplo, emissão de conhecimentos de fretes com margens de lucro inferiores as ideais). Você também terá certeza de que nenhum dado da companhia será desperdiçado e todas as informações serão utilizadas na composição das estratégias do negócio.

Com o emprego do BI em transportadoras é possível diminuir custos

Outra vantagem do uso de BI em transportadoras é a diminuição dos custos. A análise das informações permite que você avalie os fretes que mais geram devoluções e reentregas e se elas são viáveis para a empresa.

Isso pode ser feito por meio da definição de indicadores de desempenho logísticos (KPIs), que serão acompanhados pelos gestores. Dessa forma, torna-se possível avaliar a possibilidade de mudar a estratégia operacional de transporte, com o objetivo de reduzir os gastos com devoluções e/ou reentregas.

O BI em logística ajuda a elevar a eficiência da estratégia

É muito importante atuar com eficiência nas transportadoras e operadores logísticos. Para isso, são desenvolvidas estratégias de negócios que visam alcançar resultados positivos.

A análise rápida e eficiente das informações facilita bastante o planejamento e o desenvolvimento de estratégias da empresa. Por meio dos dados coletados, é possível saber o que está funcionando e identificar os pontos de melhoria.

Na área de logística, ainda é possível utilizar um TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte) com a intenção de fazer a gestão da empresa e explorar os recursos de BI.

Uma solução de BI pode centralizar os dados gerados pelos sistemas TMS, Financeiro, Gestão de Frota e WMS, cruzando as informações e relacionando os valores nos últimos meses, e a partir daí apresentar a base para que o gestor tenha insights para melhorar as suas operações. Dessa forma, a transportadora poderá entrar em um ciclo de melhoria contínua dos seus resultados a partir das estratégias desenvolvidas.

O BI colabora para o controle financeiro

Quando a transportadora faz o uso dos dados de BI, ela consegue ter acesso a informações amplas e vastas sobre as operações e finanças da empresa. Esse conhecimento permite melhor entendimento de todas as despesas e custos envolvidos nas diversas atividades do negócio.

Diante disso, será possível identificar as oportunidades de cortar gastos, sem que isso acarrete uma perda da eficiência dos processos. Isso possibilitará, portanto, o melhor direcionamento dos investimentos, a otimização dos resultados da empresa e o aumento dos lucros da transportadora.

Facilita a geração de ideias novas

Melhorar é sempre uma necessidade nas transportadoras. A otimização dos processos, diminuição de gastos e a agilidade nas tarefas depende muito da análise de dados confiáveis. Por meio deles, é possível identificar os gargalos nas empresas, verificar o que está funcionando bem ou não e direcionar os investimentos com o intuito de otimizar os resultados do negócio.

Esse conhecimento ajudará os gestores a encontrarem os pontos de melhoria e a trabalharem para resolver os problemas. Além disso, eles conseguirão gerar ideias novas que possam contribuir para a competitividade da transportadora no mercado.

Como implementar a Inteligência de Negócios na sua transportadora?

Uma implantação típica de uma solução de BI convencional envolve muito trabalho. Afinal de contas, muitos dados precisam ser coletados e é necessário contar com uma equipe organizada e capacitada para realizar as tarefas referentes à busca de informações de diversos setores da transportadora, configurar o software de BI e faze-lo apresentar as informações em um formato que seja coerente e que dê as respostas que cada setor da empresa necessita para tomar as melhores decisões.

Mas não se assuste, pois existem soluções de inteligência de negócios (BI) bem mais simples e específicas para determinados segmentos, cuja implantação é mais fácil e rápida, como é o caso da solução de Painéis de Gestão Datamex, que apresentaremos logo a seguir.

Diferenciais da solução de Inteligência de Negócios da Datamex para a sua transportadora ou operador logístico

Diferente das soluções de BI genéricas existentes no mercado, a solução de inteligência de negócios chamada Painéis de Gestão Datamex é muito mais simples já que é uma ferramenta específica para o segmento de logística, que elimina a complexidade e oferece ao usuários dashboards (painéis) padronizados com a visão das principais informações necessárias para monitorar as operações e tomar as melhores decisões no dia-a-dia. Esta solução apresenta uma série de benefícios:

Implantação rápida e fácil

A solução de Painéis de Gestão Datamex é diferente das soluções de inteligência de negócios convencionais, pois já vem totalmente configurada pela nossa equipe para que o cliente não perca tempo criando consultas e visões complexas.

Desta maneira os Painéis de Gestão , o que a torna 100% funcional logo após a contratação, permitindo que o cliente que a contratar já usufrua dos seus benefícios rapidamente.

A sua empresa adotará as melhores práticas do mercado

Esta solução traz prontos dezenas de dashboards (painéis) de informações e indicadores de desempenho (KPI), com informações consistentes para tomada de decisões nas áreas operacional de transporte, financeiro, frota, armazém e comercial. Desta forma será muito mais fácil dar um salto de qualidade na sua gestão em um curto espaço de tempo.

Custo acessível

Todo o trabalho pesado de análise, desenvolvimento e configuração já foi feito pela nossa equipe, então a implantação consiste basicamente na ativação da ferramenta integrada ao sistema do cliente e treinamento para ensinar o cliente a utiliza-la no dia-a-dia, reduzindo em muito o custo envolvido e viabilizando o emprego desta solução tecnologicamente avançada em empresas de todos os portes.

A Inteligência de Negócios traz vários benefícios às transportadoras e operadores logísticos. Entre eles, estão: informações precisas com facilidade, redução de erros, diminuição de custos, rapidez na análise dos dados e, ainda, facilidade na tomada de decisões no dia-a-dia. Considerando um mercado cada vez mais competitivo e concorrido, as ferramentas de Business Intelligence podem ser um grande diferencial ao seu negócio.

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Como um app de entregas e um software de gestão de transportes podem revolucionar o seu controle de entregas?

By: Fábio Cunha

O rápido desenvolvimento da informática e principalmente dos dispositivos móveis tem trazido várias oportunidades de melhoria de processos operacionais e de gestão para as empresas. Porém, muitas delas tem deixado de aproveitar esse potencial trazido pelas novas tecnologias e sistemas como os app de entregas e sistemas tms, seja por desconhecimento ou por medo dos custos envolvidos ou até por conta das incertezas trazidas por cenários de instabilidade econômica.

A informatização e a automação são mais do que uma tendência mundial e já se tornaram uma realidade no dia-a-dia de empresas de todos os portes e segmentos. Estamos vivendo a era da Logística 4.0, na qual as empresas mais do que nunca estão se baseando em informações atualizadas em tempo real para a tomada de decisões, e sendo assim, é possível obter inúmeras vantagens utilizando um software de gestão para logística, principalmente no controle de entregas da empresa, quando operando em conjunto com um app de entregas.

Se você enfrenta dificuldades para controlar as suas coletas e entregas, e passa trabalho para fornecer informações sobre as cargas aos seus clientes e quer resolver essa situação, então, você acessou o artigo certo!

Todas essas dificuldades podem ser superadas com a adoção de TMS (Software de Gestão de Transportes) que possua integrado um aplicativo de entregas. Quer saber como isso funciona? Neste artigo, você encontrará tudo que você precisa sobre o tema. Acompanhe!

Como posso aprimorar o controle de entregas na transportadora?

A melhor forma de melhorar o controle de entregas é implantando um processo e um software que garanta o cumprimento e o registro de todas as etapas do processo logístico, desde a recepção por meio de EDI (troca eletrônica de dados) da solicitação de coleta e entrega por parte do embarcador (cliente), passando por todas as etapas de definição de rotas, emissão dos documentos fiscais, e registro das tentativas de coleta e entrega em campo, em tempo real, através de aplicativos de entregas instalados nos telefones celulares da equipe de campo.

Em uma operação de transportes com grande movimento, torna-se inviável aguardar o retorno dos veículos à base da transportadora para então lançar no sistema as ocorrências de coleta e entrega e informar os clientes, pois eles estão a cada dia mais exigentes, e fazendo questão de receber as atualizações no menor espaço de tempo possível.

É por essa razão que todas as companhias bem-sucedidas do mercado buscam pela informatização do seu controle de entregas. Confira, a seguir, quais são as principais vantagens de se utilizar um aplicativo para controle de entregas.

Quais as vantagens de utilizar um app de entregas?

Um app de entregas integrado com um bom TMS (software de gestão de transportes) traz diversos recursos que facilitarão o planejamento das coletas e entregas. Dentre elas, está a organização das rotas para os entregadores, o acompanhamento em tempo real das atividades de cada equipe em campo, o rastreamento de cada veículo, além de manter os clientes informados com maior precisão e agilidade, e o que é melhor, sem retrabalho!

Vejamos a seguir mais alguns benefícios de se utilizar um app de entregas integrado com o seu software tms na transportadora:

Melhoria no planejamento das entregas

A recepção dos pedidos de coletas e entrega podem ser feitas por meio eletrônico, já que um bom software tms possui interface para receber e enviar arquivos EDI dentro dos formatos proceda e outros padrão dentro do mercado, evitando retrabalho, acelerando a entrada de dados no sistema, a emissão dos respectivos documentos fiscais, e evitando erros.

Informações atualizadas em tempo real para os embarcadores

Graças ao uso do aplicativo de entregas integrado ao software de gestão de transportes, as informações serão atualizadas instantaneamente, já que todo o registro das ocorrências de transporte é feito em tempo real pela equipe de campo. Essa interatividade traz um grande diferencial, pois permite que a equipe da transportadora realize o acompanhamento em tempo real da forma como está sendo prestado o serviço, bem como a verificação da localização do veículo de entrega.

Todas essas facilidades permitem um aperfeiçoamento do controle de entregas, tornando-o fácil, seguro e sem burocracias, e a partir daí os clientes (embarcadores) poderão receber acesso a uma interface web para acompanhar a situação das suas cargas, assim como também poderão receber notificações do sistema de forma automática, por e-mail, a cada ocorrência.

Redução de atrasos e reentregas

Com o acompanhamento em tempo real através de um aplicativo de entregas, a tendência é ocorrer uma grande redução nos atrasos e necessidade de novas tentativas de entrega, o que aumenta a satisfação dos clientes e resulta em grande economia com combustíveis e manutenção da frota.

Roteirização simplificada

Graças à realização de cálculos de forma automática, poderá ser feito um rápido replanejamento do percurso, caso haja necessidade de alteração de rotas. Com essa função, poderá ser garantida a pontualidade nas entregas, gerando uma maior satisfação da clientela e o alcance de metas pelo entregador.

Melhora na gestão operacional e planejamento estratégico

Esse aprimoramento é possível graças aos KPIs disponíveis no programa. Essa sigla é uma abreviação de Indicadores-Chave de Desempenho (Key Performance Indicator, em inglês), que consistem em métricas destinadas ao monitoramento do desempenho do setor de forma completa.

O software, ao longo do tempo, indicará se houve alteração na produtividade, na velocidade de entrega, nos custos ou, até mesmo, na lucratividade. Com esses dados, será possível identificar, precisamente, quais medidas adotadas pelo administrador foram positivas para a empresa e quais não resultaram em resultados significativos, fornecendo subsídios importantes para embasar o planejamento de melhorias na empresa.

Rapidez na tomada de decisões

Graças a mobilidade proporcionada pelo app de entregas que funciona instalado nos telefones celulares da equipe de campo, as informações são enviadas em tempo real para a equipe da transportadora, que em caso de problemas, poderão tomar decisões rápidas e orientar melhor os entregadores.

Segurança na informação prestada ao cliente

É comum que arquivos físicos se percam, estraguem ou se deteriorem com o tempo; do mesmo modo que os arquivos de computador guardados na forma usual poderão ser corrompidos ou danificados devido à ação da natureza ou a acidentes imprevisíveis, gerando grande transtorno para a empresa e dores de cabeça aos gestores, caso algum cliente venha a solicitar alguma informação sobre comprovantes de entrega ou alguma ocorrência e a transportadora não tenha para fornecer.

Com o aplicativo, as informações estarão sempre atualizadas e resguardadas por backups rotineiros, realizados dentro da plataforma. Dessa forma, o sistema traz tranquilidade para os envolvidos, pois todos terão certeza de que nenhum dado essencial será perdido e, caso ocorra, há vários backups para garantir a segurança das informações.

Redução de custos

A redução dos gastos engloba vários aspectos. O primeiro é a economia com tinta, impressões, xerox e manutenção com impressoras, e a redução do uso de papéis, pois todas as informações poderão ser acessadas eletronicamente.

Além disso, a automatização dos cálculos, o rápido acesso à informação e a redução da burocracia reduzirão significativamente o tempo gasto pelos colaboradores em atividades rotineiras, economizando tempo e custos com horas adicionais de trabalho para lançamento de canhotos de notas ficais, comprovantes de entregas e ocorrências na base da transportadora, já que os lançamentos serão feitos diretamente pelas equipes de campo, por meio do uso do app de entregas.

Diminuição de falhas e erros

Qualquer falha na entrega pode gerar consequências financeiras graves, porém, por mais competente que seja o responsável, é muito comum que ocorram erros eventualmente em algum ponto do processo, já que controlar entregas exige concentração integral do funcionário, além de revisões manuais para conferir se tudo está fluindo conforme o esperado.

Todo esse cansaço e estresse tornam impossível a execução do trabalho com perfeição em longo prazo e com um grande volume de serviço.

Capacidade de atender grandes embarcadores

Como as entregas se tornarão muito mais fáceis, econômicas e eficientes, os administradores poderão firmar contratos complexos, habilitando a sua transportadora a atender grandes embarcadores, o que normalmente seria mais difícil de atender de forma satisfatória sem o apoio da tecnologia.

Consequentemente, o número de parceiros e vendas da empresa crescerá, fazendo com que a empresa se destaque perante seus concorrentes e torne-se uma das líderes do seu mercado.

Registre coordenadas e ocorrências de transporte no app de entregas

Cada ocorrência de transporte registrada através do aplicativo de entregas é transmitido para a plataforma juntamente com o registro de data, hora e coordenadas geográficas do local, obtidas do GPS do telefone, dando maior segurança nas informações para efeito de comprovação junto aos seus clientes.

Registre fotos dos comprovantes no app de entregas

Através do app de entregas a equipe de campo poderá tirar fotos dos comprovantes de entrega assinados, fotos de avarias de carga ou de outros documentos que forem importantes para a sua operação. Estes arquivos de fotos são transmitidos em tempo real para a plataforma de gestão, serão armazenados de forma segura, e ficarão disponíveis para a equipe da transportadora e clientes acessarem.

O controle de entregas não é uma tarefa fácil. Quanto mais a empresa cresce, maior será a quantidade de informações que devem ser manejadas pela equipe e pelo gestor. Haverá um momento em que será inviável realizar lançamentos e controles manualmente, e é por isso que um bom software é um dos elementos essenciais para o crescimento da sua transportadora no mercado.

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