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O que é cubagem de carga, peso cubado e fator de cubagem

O que é cubagem de carga e como ela influencia no cálculo do frete?

By: Fábio Cunha

No segmento de logística, em especial na área de transportes, o termo cubagem de carga é amplamente utilizado no dia-a-dia dos operadores da área. Entretanto, muitos gestores ainda não entendem o que é cubagem e qual a sua importância para a operação da sua transportadora.

Saber o que é a cubagem, sua importância, impacto no frete e, principalmente, como calculá-lo é essencial para o bom funcionamento das operações de transporte, para a lucratividade do negócio e o sucesso do planejamento em logística. Neste artigo trazemos tudo o que você precisa saber para calcular a cubagem das cargas a serem transportadas pela sua transportadora. Confira!

O que é cubagem de carga?

A cubagem da carga é definida como a relação entre o peso de uma mercadoria e o espaço que ela ocupará dentro do veículo de carga ou espaço onde será armazenada. Essa relação é calculada utilizando o fator de cubagem, que será explicado a seguir neste artigo.

A importância da cubagem de carga

O objetivo de se calcular a cubagem no segmento de transportes é aproveitar ao máximo a capacidade de carga de cada modal a ser utilizado, tanto em função do espaço a ser ocupado quanto do peso das mercadorias.

Resumidamente, a cubagem garante o equilíbrio no transporte de cargas. Caso esse cálculo não seja feito, o veículo poderá transportar cargas cujo peso estão acima de sua capacidade, carregar muito peso em um pequeno volume ou ocupar um grande volume com cargas leves.

Isso ajuda as empresas a elevarem a eficiência do carregamento de cargas e se planejarem melhor financeiramente, pois a precificação do frete será mais justa e adequada.

Exemplo prático da cubagem

Um bom exemplo prático da importância da cubagem é a diferença entre transportar 10 toneladas de algodão e 10 toneladas de metal. No primeiro caso, 10 toneladas de algodão ocuparão um volume muito maior do que 10 toneladas de metal, o que torna necessário uma quantidade de caminhões maior para realizar o transporte.

Por outro lado, embora o volume da carga de metal seja menor, ela não deveria ser transportada por somente um veículo, pois poderia ultrapassar seu limite de peso e comprometer seu estado, como também o espaço não seria aproveitado adequadamente.

O ideal neste caso seria realizar viagens de carga mista, e o cálculo da cubagem neste caso ajudaria a promover a melhor distribuição das cargas, fazendo com que a relação de volume e peso seja mais adequada para cada operação de transporte.

Como calcular a cubagem de carga

Para calcular a cubagem da carga, primeiramente, é preciso saber o significado dos termos que se desdobram a cubagem, são eles o fator de cubagem e o peso cubado.

O que é fator de cubagem?

Trata-se de uma constante que demonstra a cubagem ideal do veículo de transporte. Ele equivale a capacidade de peso por metro cúbico (m³) dentro do espaço do veículo. Sua fórmula é a seguinte:

Fator de cubagem = capacidade em kg / volume em m³

Por exemplo, imagine uma frota de caminhões com capacidade de 15 mil quilos e 50 metros cúbicos. O fator de cubagem nesse caso será de 300 kg/m³.

Como cada modal retrata diferentes capacidades e volumes, esse número deverá ser calculado de acordo com o veículo. De acordo com a Associação Nacional do Transporte de Cargas e Logística (NTC & Logística), alguns exemplos de constantes dos modais de transporte são:

  • rodoviário: 300 kg/m³;
  • aéreo: 166,7 kg/m³;
  • marítimo: 1.000 kg/m³.

O que é peso cubado?

Retrata um valor (em quilos) que considera o volume que uma mercadoria ocupa no veículo. Ele é usado para determinar o frete peso, pois compara o peso físico com o cubado. Seu cálculo consiste na seguinte forma:

  • comprimento x largura x altura x fator cubagem.

Por exemplo, o cálculo de uma caixa com as dimensões 70cm x 50cm x 40cm transportada por um caminhão é o seguinte: 0,70 x 0,50 x 0,40 x 300 = 42kg. Esse valor é altamente relevante para o cálculo do frete.

Os conceitos acima podem gerar dúvidas na prática, como nas operações em que é feito transporte de cargas fracionadas — que são aquelas de produtos com diferentes formatos e destinos — e o transporte de cargas líquidas, em que as mercadorias são transportadas em tanques.

Como calcular a cubagem de cargas fracionadas

No caso de cargas fracionadas, o fator cubagem não é regra: é recomendado que sejam utilizadas estimativas menores. Por exemplo, no caso do transporte rodoviário, utilizar a densidade média de 250 kg/m³ ou 200 kg/m³ em vez do valor padrão de 300 kg/m³.

Isso ocorre pelo fato de que as cargas das mais variadas dimensões e formatos são impossíveis de serem perfeitamente organizadas dentro de um mesmo veículo: elas deixarão espaços vazios, que devem ser considerados no cálculo da cubagem.

E como tratar a cubagem de cargas líquidas

Nas hipóteses de cargas líquidas, recomenda-se que os tanques estejam praticamente cheios com o líquido. Dessa forma, as dimensões dos tanques consideram a densidade real dos produtos.

Isso garantirá uma maior estabilidade do veículo, dispensando o fato de cubagem. Entretanto, se a carga for de menor densidade, é preciso utilizar o fator de cubagem sobre o frete para compensar o preço.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Influência da cubagem no frete

Basear a cobrança da entrega somente de acordo com as dimensões ou peso de uma carga acarretará um frete de valor inadequado. É fundamental considerar o peso cubado e basear o preço do frete naquele que for maior (entre o preso real e o cubado).

Imagine uma carga relativamente leve, porém com grandes dimensões. Nesse caso, serão utilizados vários veículos para transportá-la e a transportadora acabará arcando com prejuízos, pois o frete não será suficiente para cobrir os seus custos.

Se a mercadoria do exemplo acima tem o peso cubado de 43,2kg, porém o peso físico de 10 kg, deve-se utilizar o valor maior na cotação do frete, pois o valor considerará também o volume.

O contrário também se aplica: imagine mercadorias com peso cubado de 4 kg/m³, mas com peso bruto de 18kg. Ao encher o caminhão com uma carga muito pesada, porém pouco volumosa, fará com que o espaço não seja aproveitado.

Como também, se o seu peso máximo for ultrapassado, ocorrerá maior desgaste do veículo. Essa é outra situação que o valor do frete não compensará os custos do envio. Com os exemplos acima, percebe-se que a cubagem compensa ser usada em cargas volumosas.

A forma mais adequada de realizar o cálculo da cubagem no dia-a-dia da transportadora é deixando todos cálculos por conta de um software de gestão de transportes de cargas. Utilizando um programa desenvolvido especialmente para controlar as operações de transporte, eventuais erros, retrabalho e perdas com frete serão eliminados.

Pode-se concluir que realizar os cálculos de cubagem de carga é muito relevante para cobrar corretamente os valores de frete, como também para maximizar o aproveitamento dos veículos, reduzindo a ociosidade de frota, necessidade de manutenção, entre outros problemas.

Outro fator importante para o desenvolvimento de uma transportadora é o controle de contas. Acesse nosso artigo que ensina a melhor forma de realizá-lo!

Qual a importancia do controle de jornada de motoristas

Qual a importância do controle de jornada de motoristas?

By: Fábio Cunha

Durante muito tempo, o controle de jornada de motoristas era tido como algo incerto — ele era, basicamente, um acordo verbal entre empregadores e empregados. Assim, por não existir supervisão e pouca fiscalização, aconteciam exageros de ambas as partes.

Porém, a partir da Lei n° 13.103/2015, sancionada em março de 2015, tudo mudou. Os motoristas tiveram seus direitos e deveres relacionados à jornada regulamentados. Essa foi uma pauta amplamente discutida, pois os motoristas sofriam trabalhando de forma ininterrupta — ou com intervalos muito curtos.

Quer saber quais são os novos direitos dos motoristas, qual é a importância de ter o controle de jornada e quais são as melhores medidas para fazer esse controle? Confira este artigo e veja a resposta de todas essas perguntas! Boa leitura!

A lei sobre o controle de jornada de motoristas

Na prática, a Lei de 2015 complementou a já existente Lei n°12.619/2012. A competência de 2015 explicitou as exigências sobre o controle de jornada de motoristas, algo que antes ficava bastante subentendido e muitas vezes era ignorado ou negligenciado em acordos feitos entre empregadores e empregados.

Assim, a jornada de trabalho passou a ter especificidades como:

Classificação

A classificação teórica da jornada de trabalho é considerada levando em conta o tempo de duração, o período do dia em que o serviço será prestado, as condições físicas do motorista, a remuneração acordada, a fonte fixada e a flexibilidade ou rigidez do horário.

Além disso, é importante frisar que a jornada de trabalho pode ser classificada de duas formas: jornada normal e jornada extraordinária de trabalho.

Duração

A duração da jornada de trabalho pode ser normal ou ordinária. A atribuição de qual modalidade foi efetuada será feita considerando o desenvolvimento de cada uma de acordo com os limites colocados pelas normas jurídicas.

Abrangência

A nova lei também deixou claro a quem as novas regras se aplicam. Dessa forma, todos os trabalhadores que exercem a profissão de motorista de transporte rodoviário — seja de passageiros, seja de cargas — estão cobertos pelos direitos e deveres citados.

Obrigatoriedade

Tornou-se obrigatório o controle da jornada de trabalho dos motoristas. Não são mais permitidos acordos que fogem da legislação ou aplicações de meio termo.

Entendendo que jornada significa o tempo em que o trabalhador está à disposição da empresa — o que inclui o tempo de direção —, torna-se uma exigência a supervisão de toda essa etapa de trabalho. Para que fique claro, o tempo de direção significa o período no qual o motorista está controlando o veículo pelo trajeto determinado.

A importância de controlar a jornada dos motoristas

O fator-chave para efetuar o controle de jornada de motoristas é que o não cumprimento da lei acarretará punições severas e poderá trazer consequências bastante negativas para o infrator. Isso vale tanto para as transportadoras quanto para os motoristas.

Outro fator está ligado à segurança e ao bem-estar dos motoristas. Os principais pontos reclamados pelos motoristas era o tempo que precisavam estar disponíveis para as empresas — muitas vezes esperando por horas até que a carga fosse carregada e, em seguida, saindo imediatamente para realizar a entrega.

A nova jornada garante um descanso mínimo depois de um período de trabalho e depois da conclusão da jornada diária.

Além disso, o controle de jornada oferece garantia jurídica para todas as partes. Esse era, sem dúvidas, um dos maiores problemas enfrentados, pois não havia documentação para provar o tempo trabalhado.

Ao realizar o controle, tanto a empresa quanto o colaborador estão assegurados e, em caso de ação judicial, este terá como provar a sua real jornada.

Formas de controlar a jornada

Ainda que a lei seja bem específica nas obrigatoriedades, ela não é tão clara quando se trata da forma de controle da jornada dos motoristas. No entanto, isso não chega a ser um problema, pois existem diversas maneiras eficazes de cumprir essa etapa.

A supervisão pode ser feita por meio de ferramentas digitais, por papel e até pelos dois juntos. Veja abaixo algumas possibilidades.

Controle de jornada digital

O meio digital é o mais abrangente: existem, no mercado, dezenas de softwares e soluções que se propõe a fazer o controle da jornada dos motoristas. Porém, é sempre importante verificar se a solução implantada é aceita pelos tribunais como prova para o controle da jornada antes da instalação da ferramenta.

Uma das tecnologias mais utilizadas e aceitas são as que se baseiam no rastreador do caminhão, que recebe as coordenadas fornecidas por um GPS embarcado. Essa ferramenta é capaz de acompanhar o caminhão por todo o trajeto e transmitir a posição correta para o sistema e para as pessoas responsáveis na base da transportadora.

Assim, é possível verificar se o veículo está cumprindo a rota programada, além de confirmar se ele está parado ou em movimento. Outro tipo de ferramenta que vem sendo adotada recentemente são os aplicativos de controle de jornada de motoristas, que são instalados nos telefones celulares do funcionário. O seu funcionamento é bem parecido com o dos rastreadores, porém com o acréscimo de algumas funções.

Controle de jornada em papel

Também conhecido como diário ou controle de bordo, o controle de jornada por papel é exclusivo para os motoristas e são anotações que o trabalhador faz durante todo o trajeto. As anotações são importantes, pois é a maneira que o motorista tem de informar para a empresa tudo o que aconteceu no período de trabalho.

É essencial anotar sobre as paradas obrigatórias, o tempo de alimentação, o tempo de descanso e qualquer ocorrência fora do normal. As anotações devem ser entregues com os tacógrafos dos caminhões para que sirvam como provas do controle da jornada de trabalho.

Controle de jornada digital em conjunto com controle de jornada em papel

Essa é a forma mais segura de fazer o controle da jornada. É muito importante que o empregador tenha o seu acompanhamento por meio digital e que o motorista faça suas anotações a bordo. Assim, as informações podem ser comparadas e eventuais dúvidas podem ser esclarecidas de forma mais simples e ágil.

Portanto, é essencial que ambas as partes — empregadores e empregados — tenham consciência da importância do controle de jornada de motoristas. Se cada um cumprir a sua parte, todos saem ganhando: o colaborador com mais qualidade de vida e a empresa com menos processos e menos riscos de acidentes de trabalho.

Gostou de saber mais sobre o controle de jornadas? Tem alguma dúvida ou sugestão? Deixe abaixo o seu comentário!

Sistema para transportadora

Sistema para transportadora: 8 sinais que indicam que é hora de implantar

By: Fábio Cunha

Um sistema para transportadora é uma das ferramentas mais importantes para garantir o bom andamento das operações e para assegurar que os processos principais estejam em pleno funcionamento e em conformidade com a legislação vigente.

Em outras palavras, os diversos aspectos que compõe as operações e a gestão das empresas requerem a utilização de programas especializados. Eles servem para agilizar as operações e tornar as informações mais confiáveis, auxiliando no acompanhamento de resultados financeiros e operacionais.

Essa decisão exige que o gestor reflita bastante antes de tomar uma decisão. Ele deverá selecionar o software com as melhores e mais úteis funcionalidades e com a melhor relação custo x benefício.

Parece difícil? Quer saber se está realmente na hora de adquirir um sistema para aprimorar suas operações? Então confira os 7 sinais e veja se o alarme já está soando para a sua empresa.

1. Falta de visão e descontrole financeiro

Tanto pequenos empreendimentos quanto grandes corporações podem estar sujeitas à falta de visão sobre os resultados financeiros. Em outras palavras, as receitas entram, mas muitas vezes é difícil saber exatamente para quais áreas os recursos são destinados.

Isso também ocorre com empresas que não acompanham os seus gastos de maneira precisa e não planejam devidamente o seu fluxo de caixa. Em geral, esse é um problema comum a muitas empresas, e que exige análises profundas para identificar a causa e implementar soluções.

Com o pagamento dos impostos sobre os fretes, taxas, despesas com pessoal, frota, contratação de serviços de escolta, entre outras despesas e custos, as finanças podem ficar apertadas no dia a dia. O que motiva o investimento em sistemas para a apuração e controle dos custos e funciona como base para o estabelecimento de políticas de frete e formas de trabalho mais lucrativas.

A maior visibilidade beneficia todo o negócio, em especial a área financeira, que muitas vezes pode estar sujeita à falta de controles eficientes. Portanto, a utilização de recursos informatizados representa um passo importante em direção às metas que se desejam alcançar.

2. Não ter dados e nem relatórios confiáveis na sua transportadora

No cotidiano de um gestor, a capacidade de tomar decisões acertadas e avaliar a repercussão de cada escolha depende de informações sobre a situação e dos números importantes da empresa. Isso quer dizer que, é preciso possuir dados sobre todas as transações realizadas para poder tomar decisões sobre os resultados obtidos.

Quando essas informações são escassas ou imprecisas, torna-se mais difícil mensurar o desempenho dos diversos setores da empresa, identificar gargalos e implementar soluções.

Essa é uma situação grave, quando ocorre, indica que não há visibilidade sobre o que está realmente acontecendo no ambiente interno e externo. Para suprir essa necessidade é preciso implementar indicadores (KPIs) sobre aspectos importantes da gestão como:

  • faturamento por filial;
  • faturamento por cliente;
  • fluxo de caixa;
  • faturas a receber em atraso;
  • contas a vencer no período;
  • produtividade de cada unidade;
  • custos operacionais;
  • média de consumo de combustível de cada veículo da frota;
  • gastos com manutenção dos veículos da frota;
  • satisfação dos clientes.

3. Retrabalho e baixa produtividade

No âmbito da logística, o retrabalho assume diversas formas como:

  • a devolução de mercadorias por avarias;
  • o retorno de pedidos enviados com erros;
  • os danos causados durante o manuseio na etapa de armazenagem;
  • as mercadorias que são entregues com atraso e devolvidas pelos clientes.

Todas essas situações representam falhas que geram desperdício de recursos produtivos e retrabalho para a equipe que tem que executar as correções necessárias.

Por isso, o acompanhamento da operação por intermédio dos sistemas de gestão funciona para aumentar a produtividade, diminuir a incidência de falhas e prevenir o retrabalho por parte da equipe.

Para superar esse obstáculo, é recomendado realizar investimentos em sistemas de rastreamento e roteirização, sistemas de gestão de frotas, sistemas de gestão de transportes e sistemas de gestão financeira que são capazes de controlar a produtividade nos diversos setores da empresa.

4. Desalinhamento e falhas de comunicação entre setores

Na gestão de uma transportadora, é fundamental garantir que as áreas ligadas ao envio das mercadorias atuem em conjunto e compartilhem documentos e registros pertinentes ao processo.

Desse modo, a equipe de armazém pode controlar a entrada e saída de itens, a expedição consolidar as cargas de acordo com a disponibilidade de veículos e a área operacional acompanha as cargas que se encontram em rota.

Essa é uma funcionalidade que evita as ocorrências de retrabalho e a realização de tarefas redundantes. Em geral, quando uma empresa opta por implementar um software é recomendado que os processos de trabalho sejam mapeados para realizar as customizações necessárias.

Essa etapa permite avaliar o fluxo e eliminar etapas que são dispensáveis, garantindo maior eficiência e economia de tempo dos profissionais.

5. Queda do aproveitamento da frota

Uma empresa transportadora está tendo perdas quando o veículo parte carregado e retorna vazio, ou com carga muito abaixo da capacidade máxima do veículo, pois os custos com combustível e pedágio são desembolsados mesmo que não haja o atendimento ao cliente no decorrer da rota de retorno.

Uma solução desse problema é utilizar sistemas de roteirização que planejam o trajeto do motorista para otimizar o atendimento de mais destinos em menos tempo. Com isso, pode-se organizar um itinerário que contemple a carga e descarga de mercadorias.

Outra solução interessante é utilizar-se de centrais de frete online que possam proporcionar oportunidades de frete de retorno, evitando que o caminhão retorne vazio.

6. Problemas e erros na emissão de documentos (CT-e, MDF-e e CIOT)

Durante a execução de suas atividades, uma transportadora é responsável por emitir diversos documentos relativos aos fretes que demonstram a procedência da carga, o pagamento dos tributos referentes ao serviço, comprovam o recebimento por parte do destinatário e o cumprimento dos procedimentos legais.

Entre os exemplos mais comuns, podemos citar:

  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
  • Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACT-e);
  • Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
  • Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDF-e);
  • RPA / Contrato de Frete com Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT).

Se uma empresa permite que uma carga trafegue sem a devida documentação, a transportadora fica sujeita à multas, autuação e apreensão das mercadorias.

Por esse motivo, a adoção de um sistema de gestão contribui para evitar retrabalho, erros de digitação, agilizar a emissão de documentos e assegurar que o recolhimento de impostos esteja correto, evitando transtornos para a tansportadora e seus clientes.

7. Dificuldade em prestar informações aos clientes

Esse aspecto tem relação com a falta de ferramentas que permitem o rastreamento da frota e o acompanhamento das ocorrências relacionadas com os fretes em tempo real. Quando os sistemas estão ausentes, o gestor tem que entrar em contato com os motoristas por telefone para identificar a sua localização atual.

Essa situação não é ideal, pois o motorista tem que atender ao telefone enquanto dirige, a região pode não ter sinal e as informações não são precisas.

Esse é o tipo de funcionalidade que os clientes esperam das transportadoras contratadas, pois há o interesse em saber onde a carga está durante o percurso e qual é a previsão de entrega.

Com essas informações disponíveis prontamente, o destinatário pode verificar a sua janela de entrega, preparar os equipamentos necessários para realizar a descarga das embalagens e separar espaço no armazém.

O mercado de transportes de carga é bastante competitivo, contudo, está longe de ser estagnado. Há espaço para empresas que investem em inovação e que buscam oferecer serviços cada vez mais aprimorados.

Uma das formas de obter destaque perante um grande número de concorrentes é investir na contratação de um sistema para transportadora. Desse modo, você pode alcançar o aumento da qualidade, eliminando erros e processos manuais, e disponibilizando informações online em tempo real via internet para os seus clientes.

8. Dificuldade para atender grandes embarcadores

Esse desafio está muito ligado com o anterior, já que uma exigência comum dos grandes embarcadores para contratar transportadoras é que elas tenham informações atualizadas em tempo real e as transmitam eletronicamente para seus sistemas. Além disso, os grandes embarcadores buscam se relacionar de forma eletrônica e automatizada, enviando pedidos de coleta e entrega em formato eletrônico diretamente dos seus sistemas para os sistemas das transportadoras que os atendem.

Com um sistema de gestão de transportes (TMS), você poderá se comunicar com seus clientes através de EDI (troca eletrônica de dados), mantendo-os atualizados com quanto a situação das suas cargas.

Essa nova forma de trocar informações entre embarcadores e transportadoras traz desafios para o mercado, mas traz também grandes oportunidades para as transportadoras que resolvem investir na tecnologia para elevar a qualidade e o desempenho das suas operações e conquistar bons clientes.

Você quer conhecer quais são as melhores soluções no mercado para transportadoras? Acesse o nosso site e conheça o que há de mais moderno em software de gestão para empresas de logística.

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cancelamento e anulação de CT-e

Entenda as diferenças entre o cancelamento e anulação de CT-e

By: Fábio Cunha

Certamente você já enfrentou alguma situação que comprometesse um CT-e (conhecimento de transporte eletrônico) já emitido. Então, nesse momento, pode surgir a dúvida de qual processo escolher entre cancelamento e anulação de CT-e. Essas duas ações têm ou não o mesmo objetivo? Elas podem ser utilizadas nos mesmos tipos de situações? Quais as medidas a serem tomadas após o procedimento?

Alguns desses questionamentos são comuns devido ao fato de que, na maioria dos dicionários nacionais, os dois termos são tratados como sinônimos, porém, quando estamos falando de documentos fiscais que são usados nas transportadoras, as duas palavras têm significados bem diferentes.

Por isso, o objetivo deste artigo é explicar para você as diferenças entre o cancelamento e a anulação de CT-e. Para isso, vamos explicar cada um desses processos, abordando também o CT-e de substituição, explicando quando esse documento é usado e como é realizado esse processo.

Interessado em saber mais sobre o assunto? Então, continue com a gente até o final!

Cancelamento de CT-e

O cancelamento de um CT-e é feito antes do início da prestação do serviço de transporte e é indicado quando ocorre algum erro na origem, que é identificado no local, em seguida da sua emissão. Dessa forma, esse processo somente pode ser realizado antes de iniciar uma viagem ou, então, quando ainda não houve nenhum tipo de impedimento, como passagens por barreiras ou postos de fiscalização.

É muito importante salientar que é preciso ter atenção aos possíveis erros antes do início da operação, pois, com a melhora e com o aumento das ferramentas utilizadas na fiscalização, o tempo disponível para correção e até mesmo cancelamento de documentos fiscais está cada vez mais curto.

Assim, o prazo atual para fazer o cancelamento de um CT-e é de até sete dias, com exceção do estado do Mato Grosso, que tem um prazo de duas horas apenas, que começa a ser contado a partir da data e da hora em que o CT-e teve sua autorização de uso emitida.

É importante, ainda, saber que, para cancelar um CT-e que já está associado a um MDF-e (manifesto eletrônico de documentos fiscais), os obstáculos aumentam. Nesse caso, é necessário cancelar primeiramente o manifesto, o qual tem, como prazo máximo de cancelamento, 24 horas após a sua emissão.

Devem ser observadas, por fim, algumas condições que interferem no cancelamento de um CT-e. Dentre as mais comuns, estão:

  • a existência de registro de circulação de mercadorias, devido ao fato de o transporte já ter sido iniciado;
  • o evento de emissão de manifesto. Como vimos, para o cancelamento, nesse caso, o manifesto também deve ser cancelado;
  • o CT-e não pode ter sido substituído ou anulado antes de um cancelamento;
  • O CT-e complementado pode ser cancelado desde que ainda esteja no prazo para isso e o complementar for cancelado primeiro.

Portanto, é fundamental conhecer algumas situações que não podem ser corrigidas por meio de uma carta de correção. Veja:

  • retificação de coeficientes que influenciam no valor do imposto, como alíquota, base de cálculo, diferença de preço, valor da prestação e quantidade;
  • correção na data de emissão ou de saída do CTe;
  • inserção ou correção de dados, informações sobre o emitente, remetente, tomador ou destinatário.

Anulação de CT-e

Caso a viagem já tenha sido iniciada e, na conferência e verificação, sejam identificados erros nos valores de um documento, que não podem ser corrigidos com a utilização de um complemento de CT-e, existe ainda a possibilidade de anulação dos valores.

Diferentemente do cancelamento, a anulação de um CT-e pode ser realizada durante o processo do frete ou até 60 dias depois da emissão do CT-e na qual se deseja anular. Um ponto importante a ser tocado é que o processo de anulação é diferente para os requisitantes que contribuem e os que não contribuem com o ICMS.

Quando o requisitante não contribui com o ICMS, ele deve emitir uma declaração na qual conste a data de emissão documento que deve ser anulado, explicitando o erro que levou à sua anulação. Tendo essa declaração, em mãos a transportadora poderá emitir um CT-e de anulação, com os mesmos valores dos serviços e dos tributos, apontando a natureza: “Anulação de valor relativo à prestação de serviço de transporte”. Com isso, um CT-e de substituição será emitido destacando os erros do antigo CT-e com a seguinte informação no campo de observação: “Este documento substitui o CT-e [número e data] em virtude de [especificar o motivo do erro]”.

Na segunda situação, quando o requerente é contribuinte do ICMS, o processo passa por pequenas mudanças devido ao CT-e 3.0. Conforme o antigo formato, existe a emissão de uma NF-e de anulação, mas também existe uma opção de acionar o desacordo em um evento, fato que exige que a transportadora emita um CT-e de anulação.

Substituição de CT-e

O CT-e de substituição ou substituto é aplicado em ambos os casos, isto é, seja o tomador do serviço contribuinte ou não do ICMS. Para a geração de um CT-e substituto quando o tomador do serviço for contribuinte do ICMS é necessário solicitar ao mesmo uma nota fiscal de anulação de valores, pois na emissão do Conhecimento de substituição essa nota deverá ser mencionada. Já para os casos em que o tomador do serviço não for contribuinte do ICMS, será preciso adotar o procedimento informado anteriormente.

Esse procedimento é utilizado para corrigir valores e até mesmo o tomador do serviço (pagador do frete), sendo que para essa última alteração é necessária a geração do evento “Prestação do serviço em desacordo”. O prazo para emissão desse documento é de 90 dias contados a partir da data de emissão do CT-e original, que será substituído.

Substituição, cancelamento e anulação de CT-e são três alternativas disponibilizadas para fazer correções nesse documento. A principal dica é, esteja sempre em alerta a cada tipo de ação e a quando cada uma deve ser utilizada, assim, sempre que se deparar com algum erro, você saiba tomar a decisão mais correta em um menor tempo.

E aí, gostou do nosso post? Conseguiu entender melhor o assunto? Então, não deixe de compartilhar este artigo em suas redes sociais. Quem sabe assim você também não ajuda alguém que tenha dúvidas sobre esse tema?

Logística 4.0

Logística 4.0: como as transportadoras podem se preparar para as mudanças que estão por vir?

By: Fábio Cunha

Logística 4.0 é uma expressão que representa uma nova fase da logística, ultra conectada e que atende aos requisitos de velocidade, ganho de eficiência, redução de custos e disponibilidade de informações impostos pela indústria 4.0.

Desde a primeira Revolução Industrial, em meados do século XVIII, na Inglaterra, o setor industrial vem na esteira das evoluções, sempre buscando se reinventar. A indústria tem grande necessidade de se adaptar aos novos requisitos e exigências do mercado. A grande novidade do momento é a Logística 4.0. Você já conhece esse conceito?

Afetando toda a ordem da economia e modificando nossa forma de fazer negócios, a chamada quarta revolução industrial transforma a sociedade e o estilo de vida dos indivíduos. Isso graças à sua combinação das maiores tendências em tecnologia: IoT (Internet das Coisas), Impressoras 3D, Big Data, Analytics, Realidade Aumentada, entre outras tecnologias recentes.

Klaus Schwab, grande economista alemão, já nos preparou para o que vem a seguir. Segundo o próprio, que cunhou o termo “quarta revolução industrial”, a mudança que estamos começando a experimentar será de tanta magnitude como nunca antes experimentamos.

Quer saber mais sobre esse conceito e como ele transforma as atividades de gestão da sua transportadora ou operador logístico? Continue a leitura deste artigo. Reunimos todas as informações mais relevantes sobre o assunto.

Entendendo as revoluções industriais e a indústria 4.0

Para compreender melhor do que se trata a Logística 4.0, é preciso voltar ao passado e analisar as revoluções industriais anteriores e as suas consequências para o setor.

Quando falamos na Indústria 1.0, nos remetemos à primeira revolução, iniciada na Inglaterra do século XVIII. A essa altura, algumas descobertas, como a força mecânica e o maquinário a vapor, modificaram e expandiram as fábricas. A mecanização do trabalho expandiu as indústrias têxteis, metalúrgicas e até mesmo o setor de transportes.

Na segunda revolução industrial, passada no século XIX, o industrialismo dominou. Com grande especialização da mão de obra e busca por qualificação, a eficiência operacional ganhou importância. A produção em massa tornou-se uma realidade, e a capacidade produtiva foi multiplicada. Os modelos fabris fordianos tiveram grande destaque com a produção em série na indústria automobilística, a exemplo do “Modelo T” da Ford.

Antecedendo a fase que agora vivemos, a terceira revolução ocorreu no século passado, ou seja, em meados do século XX e foi caracterizada pelo início da transformação digital. Avanços surgiram nas ciências, robótica e eletrônica, além da popularização da internet, junto a aplicação de softwares e dispositivos móveis.

A Indústria 4.0, na qual estamos inseridos neste momento, é um conceito nascido na Alemanha. A tendência nessa fase é a automatização completa do setor fabril e a busca constante pelo aumento da eficiência, utilizando principalmente recursos ciberfísicos, possíveis por conta da IoT (internet das coisas) e da cloud computing (computação em nuvem). O conhecimento e a comunicação são as grandes tônicas dessa revolução.

A fábrica inteligente é a nova aposta em gestão, possibilitando produção avançada e novas práticas no ambiente fabril. A revolução é capaz de potencializar os níveis de rendimento em escala global, melhorando, inclusive, a qualidade de vida da população.

Porém, cabe destacar que a indústria 4.0 traz um grande desafio para as indústrias, e para o mercado em geral, pois só será capaz de se beneficiar desta nova revolução quem se adaptar ao novo momento, investindo efetivamente em inovação e busca de um modelo de gestão baseado em dados para a tomada de decisões cada vez mais assertivas.

O que é Logística 4.0?

Logística 4.0 é uma expressão que representa uma nova fase da logística, ultra conectada e que atende aos requisitos de velocidade, ganho de eficiência, redução de custos e disponibilidade de informações impostos pela indústria 4.0.

Nela são privilegiadas as otimizações e a tomada de decisões apoiadas em dados, que em parte são produzidos dentro de cada empresa, e parte são trocados entre clientes, embarcadores, transportadoras, armazéns e demais envolvidos na cadeia logística.

A Logística 4.0 se utiliza de tecnologias modernas de informação e comunicação tais como a Computação em Nuvem, Webservices, EDI, Big Data, BI, Mobilidade e Analytics.

O que muda com a Logística 4.0?

A Indústria 4.0 não é apenas uma tendência, mas nossa atual realidade. Para ganhar a sua fatia nesse novo mercado e sair na frente das concorrentes, é preciso investir em novos recursos tecnológicos, desenvolvendo processos e equipes com alto potencial analítico. É essencial adotar Big Data e sistemas na nuvem para aumentar a eficiência e os diferenciais competitivos de sua marca.

A logística, claro, é diretamente impactada por essas mudanças. Se antes era comum manter grandes estoques e correr o risco de sofrer perdas gigantescas por conta dos prazos de validade e dificuldades de armazenamento, agora é essencial aplicar a gestão inteligente de estoques.

Controles de temperatura no centro de estocagem, lead-time reduzido, distribuição off-line obsoleta e baixa concorrência ficaram no passado! É hora de repensar as suas práticas para manter a empresa relevante no seu segmento.

Quais os benefícios da Logística 4.0?

Graças a adoção em larga escala das tecnologias da informação e comunicação, a logística 4.0 traz inúmeros benefícios para todos os envolvidos na supply chain, interligando clientes, indústrias, armazéns e transportadores para a troca de dados relevantes. Dentre os vários benefícios destacamos:

  • Maior integração entre os participantes da cadeia de suprimento
  • Prazos de entrega menores
  • Redução de estoques, evitando perdas e desperdícios
  • Otimização de espaços e de custos de armazenagem
  • Melhor aproveitamento das frotas e otimização de custos com transporte
  • Maior segurança da cadeia de fornecimento, evitando paradas em linhas de produção
  • Menor burocracia nos processos, elevando a produtividade e competitividade no mercado
  • Geração de grande massa de dados relevantes para apoiar as tomadas de decisão, cada vez mais assertivas e que possibilitam a melhoria contínua
  • Aumento das margens de lucro para as transportadoras e operadores logísticos que se engajarem nessa nova revolução
  • Aumento da satisfação dos clientes

Como preparar a minha transportadora para a Logística 4.0?

A Logística 4.0 é ultra conectada e preza pela rapidez e pela otimização tecnológica, como você já pôde perceber. Para adotá-la e não se tornar obsoleta no seu mercado, a sua transportadora ou operador logístico deve promover mudanças na cultura organizacional e em práticas diárias. Mas o que modificar em sua empresa para se inserir e aproveitar esse movimento?

Mapeie e revise os seus processos de trabalho

Para se adequar a uma nova logística que é tão rápida e conectada, mudanças corporativas são necessárias. As empresas com processos obsoletos, que insistem em modelos completamente analógicos e manuais de gestão, podem ter dificuldade para se adequar a esse novo momento.

Para o gestor que deseja potencializar os resultados da sua empresa, é muito importante que seus processos de trabalho sejam conhecidos e revisados, buscando otimizar e automatizar o máximo possível.

Invista na comunicação com seus embarcadores

Com a velocidade cada vez maior que é demanda dentro do contexto da logística 4.0, não dá mais para aceitar a troca de informações de pedidos, ocorrências de transporte e situação dos fretes por email, e o lançamento manual de informações em sistemas, então a dica é apostar em tecnologias como EDI (Troca Eletrônica de Dados), e Webservices, que são capazes de integrar os embarcadores, transportadoras e demais parceiros (inclusive os fornecedores e clientes), evitando retrabalho, reduzindo custos, evitando erros e acelerando o trabalho.

Integração é a palavra-chave para adotar as práticas logísticas mais modernas na sua empresa. Essa conectividade facilita a gestão e permite controle completo sobre os processos.

Solução para Edi Proceda no Transporte

Implante um Software de Gestão de Transportes (TMS) Completo

Ao implantar um bom TMS (Software de Gestão de Transportes) o gestor vai conseguir evitar retrabalho, aproveitar melhor as informações geradas durante as operações, integra-se com seus clientes e parceiros, e assim aproveitará melhor os seus recursos e atenderá as expectativas dos clientes.

Imagine gerenciar a empresa com planilhas, ou na ponta do lápis. Com todos os recursos que hoje temos à mão, essa prática analógica já não faz sentido. Se a empresa opta por adotar um software para gerenciamento da sua frota, por exemplo, as informações de abastecimentos podem ser importadas de bombas eletrônicas ou recebidas de postos parceiros por meio de EDI, e automaticamente registradas no sistema, sem digitação, sem perda de tempo e sem erros.

Conecte a sua frota e motoristas à base em tempo real

Se um veículo não está seguindo o trajeto planejado, o gestor pode intervir imediatamente sobre frota. Dessa mesma forma, se um determinado motorista estiver apresentando médias de consumo de combustíveis ruins, ou padrões de condução inadequados, a tecnologia dos rastreadores integrados aos sistemas de gestão de frota permite avaliá-los individualmente ou enquanto grupo por meio das análises e estatísticas.

Caso qualquer anormalidade ocorra na operação de transporte, como uma falha mecânica ou um roubo de carga, as novas tecnologias permitem não só a notificação à empresa e o monitoramento dos veículos, mas também o desligamento remoto do caminhão.

Utilize a mobilidade a favor da sua empresa

Quando seus motoristas utilizam aplicativos de registro de ocorrências de transporte, você e seus clientes ficarão informados sobre cada evento ocorrido durante a viagem, além do fato de que as melhores rotas podem ser escolhidas com facilidade, considerando a condição das estradas e a segurança do trajeto.

Os gestores também podem ser muito beneficiados pela mobilidade, já que aplicativos integrados ao Sistema de Gestão de Transportes (TMS) podem lhe fornecer em tempo real informações relevantes sobre a situação operacional e financeira da transportadora ou operador logístico.

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Crie uma rotina e cultura de gestão baseada em dados

Diante do grande volume de dados e informações que as novas tecnologias e sistemas disponibilizam, surgem as condições para que os gestores interessados possam analisar as suas empresas por diversos aspectos, e a partir disso tomar as melhores decisões, reduzindo custos, melhorando prazos de entrega e atendendo cada vez melhor os seus clientes.

Mas para isso é fundamental que seja criada na empresa a cultura de seguir uma rotina de analisar os relatórios e dados gerados pelos sistemas com frequência.

Já deu para perceber que a Logística 4.0 é aliada de um trabalho eficiente e pode potencializar inclusive a segurança de seus colaboradores, processos e bens, certo? A novidade não é uma previsão para o futuro: é uma realidade inegável que precisa ser tão bem aproveitada quanto possível pelo gestor moderno.

Gostou de saber mais sobre a Logística 4.0, sua relação com a 4ª revolução industrial e seu impacto no dia-a-dia das transportadoras e operadores logísticos? Divida essas informações com seus amigos compartilhando este post nas suas redes sociais!

Dicas para reduzir gastos com frota na transportadora

10 dicas para reduzir gastos com frota na transportadora

By: Fábio Cunha

Organizações de qualquer ramo desejam minimizar seus gastos, mas no setor logístico e de transportes, saber como reduzir gastos com frota é um dos fatores principais para transportadoras sobreviverem diante de um mercado competitivo e cenário econômico difícil.

Entretanto, a redução deve ser realizada de forma equilibrada e bem pensada, caso contrário, poderá ocasionar perdas na qualidade dos serviços, insatisfação dos clientes, entre outros prejuízos. Mas é plenamente possível diminuir custos e manter a qualidade da frota simultaneamente.

Para alcançar esse objetivo, é necessário estudar a empresa e aprimorar a sua gestão. Você quer saber como fazê-lo? Então continue a leitura desta publicação para entender a importância da gestão adequada e suas vantagens, além de 7 dicas mais eficazes para reduzir gastos com frota!

O papel de uma gestão de frota adequada e as suas vantagens

Gestão de frotas consiste na administração de todas as operações que envolvam os veículos da empresa, incluindo informações completas sobre os mesmos, seus usuários e atividades. O objetivo é arquitetar estratégias que alcancem as metas da empresa.

Para conseguir criar um plano de redução de custos corretamente, é importante que o gestor compreenda sua empresa, entenda as categorias de custos e as monitore de maneira integral, além de fazer análises aprofundadas separadamente. Entre os custos abrangidos pela frota estão:

  • em manutenção;
  • com motoristas;
  • com trocas de peças;
  • com combustíveis e lubrificantes;
  • em viagens.

Dentro desses elementos, o administrador deve mapear a quantidade de veículos e condutores, perfis dos motoristas, gastos mensais com salários, abastecimento, troca de peças, manutenções etc. Somente com uma representação precisa e real das contas será possível identificar onde é viável minimizar custos.

O trabalho deve ser realizado com cuidado para não cortar custos fundamentais para a prestação de serviço e causar o efeito contrário: aumentar ainda mais os gastos.

Um exemplo é o simples adiamento de manutenções necessárias. Isso ocasionará acidentes e quebras de peças na estrada, eventos bastante prejudiciais.

Existem sistemas de gestão desenvolvidos especificamente para trabalhar com a gestão da frota. Eles lidam com cálculos complexos e monitoram os inúmeros recursos presentes no dia a dia dos colaboradores de uma empresa de transporte.

O auxílio da tecnologia é muito vantajoso sobre o trabalho manual, e entre os principais benefícios estão:

  • redução de custos: com papéis, tintas, canetas, envelopes, impressões, entre outros;
  • manutenção correta: o programa evidencia precisamente quando será mais vantajoso realizar manutenções;
  • diminuição de burocracias: o software realiza processos puramente burocráticos, como cálculos e organização de documentos;
  • eliminação de erros humanos: evita erros matemáticos, atrasos, entre outras falhas humanas inevitáveis;
  • maior eficiência na tomada de decisões: o programa gera vários relatórios úteis sobre o negócio, permitindo melhor tomada de gestão pelos administradores.

O software também vai auxiliar o gestor a separar os tipos de gastos na frota, calculá-los, monitorá-los e pontuar onde podem ser reduzidos. Com um bom programa em mãos, listamos as 7 principais dicas de como minimizar seus custos a seguir.

Dicas para reduzir gastos com frota

1. Qualificar motoristas

Esse é um importante fator que muitos gestores enxergam apenas como um gasto desnecessário. Entretanto, a forma como o condutor opera o veículo é relevante para reduzir o consumo de combustível, minimizar o desgaste do veículo, diminuir riscos de acidente e tornar a viagem mais rápida.

O treinamento dos motoristas consiste em técnicas de boa condução, evitando que acelerem demais ou pisem de forma brusca nos freios, de forma que aprendam a manejar melhor o veículo e planejem a viagem para reduzir a distância percorrida.

De acordo com dados divulgados pela Ford, cerca de 33% do uso de combustível pode ser reduzido com uma direção mais suave, e dirigir na velocidade adequada diminui o consumo em 25%, por essa razão, o treinamento dos condutores é relevante para reduzir gastos com combustíveis e com a manutenção da frota.

2. Otimizar as rotas

O caminho percorrido também consiste em um custo para a empresa, pois quanto maior o trajeto, maiores serão os gastos com combustível, tempo de viagem e desgaste dos pneus, caminhão etc. Quando a otimização é eficiente, há economia em todos esses aspectos e uma maior satisfação do cliente.

Projetar trajeto é uma tarefa árdua, são inúmeros caminhos que podem ser percorridos, e nem todos poderão ser acessados pelo condutor. Esse problema será resolvido com a utilização de softwares de roteirização que ajudem na elaboração das rotas.

Além de indicar o melhor caminho a ser seguido, o aplicativo também permite monitoramento dos veículos em tempo real e alerta qualquer problema encontrado nos veículos.

3. Fazer as manutenções preventivas

Muitas vezes as manutenções preventivas são esquecidas ou evitadas para economizar recursos financeiros. Porém, evitá-las ocasiona grandes prejuízos. Por exemplo, não realizar a troca de óleos e dos filtros do veículo no momento certo aumenta o risco de quebra e pode trazer grandes prejuízos, além do descontentamento do destinatário e mais gastos com conserto em oficinas caras.

Com ajuda de um bom software de gestão de frotas, você poderá criar um plano de manutenção para cada veículo, e receber alertas automáticos para não esquecer nenhuma manutenção programada.

4. Tenha uma rotina de acompanhamento dos gastos e médias dos veículos

Os sistemas de gestão de frotas incluem controle de abastecimentos de cada veículo da frota, além do controle de despesas com manutenções, pneus e viagens. Uma prática muito importante para ajudar no controle e na redução de custos com os veículos da frota é o acompanhamento, através dos relatórios do sistema, dos gastos de cada veículo, confrontando com o seu plano orçamentário e com as metas estabelecidas pela empresa.

É fundamental que o gestor da frota se esforce ao máximo para dedicar ao menos duas horas semanais ao acompanhamento dos gastos e das médias dos veículos que compõe a sua frota.

5. Monitorar o andamento de todas operações

Utilize a tecnologia a seu favor e monitore todas as viagens da sua frota e também os terceiros (se tiver). Utilize tanto os dispositivos de rastreamento veicular e seus recursos, como aplicativos de registro de ocorrências de transporte, pois assim você vai poder acompanhar não só a localização de cada veículo, como também será informado sobre o que está sendo feito em cada veículo, ou seja, em que etapa da viagem ele se encontra, se está aguardando para carregar, se já carregou, se está saindo para entrega, se aguarda descarregar, se está retornando, etc.

Estes recursos tecnológicos melhoram a comunicação entre a equipe de controle logístico da transportadora e o motorista, permitindo acompanhar a viagem em tempo real, reportar aos clientes a situação atualizada do transporte da carga, além de oferecer suporte operacional e logístico.

6. Negociar convênios com redes de postos de combustíveis

Combustível em nosso país é um custo exageradamente alto, e é um dos maiores custos das empresas que possuem frotas. Porém, há diversas formas de minimizar seu custo e uma delas é o estabelecimento de convênios para obter descontos.

Faça pesquisas de mercado, compare preços e identifique os postos que ofereçam plano de fidelização aos seus clientes. Converse com os responsáveis pela empresa e faça parceiras em busca de um desconto vantajoso. A economia a médio e longo prazo vai ser bastante vantajosa.

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6. Invista em segurança

Esta é uma medida muito conhecida, mas não podemos deixar de citar, já que ações criminosas como furtos e roubos causam prejuízos bastante altos, por isso, é preciso que o administrador invista na segurança tanto do motorista quanto da carga transportada.

Instale equipamentos de segurança como bloqueadores, rastreadores via GPS e um sistema de monitoramento no veículo. Isso vai fazer com que os criminosos não consigam subtrair a carga, como também o gestor poderá acionar a polícia caso perceba algo suspeito pelo sistema de acompanhamento.

7. Use produtos de qualidade

Lembre-se do ditado “o barato sairá caro” e mantenha sua frota abastecida com peças e óleos lubrificantes de qualidade. Esse último item é fundamental para minimizar a necessidade de consertos de peças do motor.

8. Tenha um planejamento orçamentário de gastos com a frota

Um bom gestor de frota sabe trabalhar em conjunto com o setor financeiro e com a direção da empresa para criar um plano orçamentário que permitirá definir os limites de cada tipo de gastos com a sua frota, de forma que no dia-a-dia possa identificar possíveis desvios e excessos, e trabalhar para sana-los, evitando que venham a comprometer a lucratividade da empresa.

Além disso, uma boa prática é a apresentação do planejamento orçamentário, a cada 3 ou 6 meses com a direção da empresa, afim de mostrar o andamento, os desvios e traçar estratégias para restaurar a normalidade.

9. Crie políticas de metas de economia e premiações para melhores motoristas

Reconhecer aqueles motoristas que estão ajudando a economizar e manter os gastos dentro ou até abaixo do orçamento previsto é uma prática excelente, que traz resultados diretos na motivação destes colaboradores, e até na percepção de qualidade por parte dos clientes.

Empresas com gestores inteligentes utilizam bem esta prática de desenvolver as suas equipes através do reconhecimento e premiação pelas atitudes positivas, ao invés de apenas punir os comportamentos e atitudes negativas.

10. Analise o desempenho e defina o momento de renovar a frota

Tão importante quanto controlar médias e gastos dos veículos e monitorar o seu desempenho é a decisão de até que ponto vale a pena seguir dando manutenção em cada veículo na frota, e quando se torna mais vantajoso investir na renovação da frota.

Veículos novos, com mais tecnologia, menos poluentes e mais adequados ao terreno e tipo de serviço a ser realizado tendem a consumir menos combustível, dar menos gastos com manutenção e assim dão maior lucratividade para a empresa.

O administrador pode reduzir gastos com frota de diversas formas diferentes, porém, todas as mudanças devem ser feitas de forma inteligente e cuidadosa, senão, podem ocasionar o aumento dos custos. Por essa razão, a plataforma de gestão é o elemento-chave para a economia e melhoria da frota.

Software de Gestão de Frotas

Um bom plano faz toda a diferença no desenvolvimento da empresa no mercado. Confira aqui por que fazer um planejamento estratégico em transportes!

Software para transportadora - Como ele pode auxiliar na sua gestão

Software para transportadora: como ele auxilia a gestão da empresa?

By: Fábio Cunha

Se você trabalha na área de transportes, com certeza já se deparou com uma grande quantidade de trabalho para que documentos fiscais sejam emitidos: uma pilha de documentos a serem organizados, com relatórios que muitas vezes não são muito claros, entre outros desafios. Esses são problemas decorrentes da falta de utilização de um software para transportadora.

A administração nesse ramo não é fácil, os gestores precisam administrar inúmeros recursos, como capital, mão de obra e tempo, como também monitorar vários processos da transportadora.

Mas os programas podem ajudar a solucionar uma grande parte dos problemas da organização, trazendo várias vantagens à gestão e garantindo seu desenvolvimento saudável. Se você quer saber o que são esses softwares, como eles beneficiarão a transportadora e qual a forma de escolher o mais adequado para o seu negócio, acompanhe a leitura deste artigo!

O que exatamente é um software para transportadora?

Esses softwares consistem em programas desenvolvidos especialmente para atender às necessidades das transportadoras de forma generalizada. Como essas empresas exercem uma ampla gama de atividades, os sistemas são divididos em diferentes categorias, que buscam auxiliar a gestão da transportadora de diversas formas específicas. A seguir, vamos explicar algumas dessas categorias.

TMS

Essa solução é conhecida como Sistema de Gerenciamento de Transporte, do inglês Transportation Management System – TMS. Trata-se de um software que permite realizar a gestão de transportes de forma integrada. Ele é bastante amplo, compreendendo a área financeira, logística, comercial, de seguros, SAC, faturamento, entre outros.

Controle de Frota

Essa é uma solução com funcionalidades focadas no controle de frota da transportadora. Ela monitora elementos relacionados aos veículos, como planejamento e controle de manutenções, consertos, rodízios e revisão de pneus, abastecimentos, revisões, troca de peças, custos das manutenções, controle de vencimento de documentação e seguros, entre inúmeras outras funções.

Gestão Financeira

Esse sistema tem a finalidade de aprimorar o controle financeiro pelo gestor, gerenciando o fluxo financeiro e o de caixas, os bancos, os pagamentos e recebimentos, as contas a pagar e a receber etc.

Outra funcionalidade é a apresentação de informações sobre as contas do negócio por meio de gráficos e relatórios claros, transparentes e de fácil entendimento, sempre integrados com os demais departamentos e aproveitando as informações do TMS e do controle de frotas, o que evita o retrabalho.

Emissor de CT-e e MDF-e

O emissor pode ser adquirido de forma integrada ao TMS ou independente, sua finalidade é a emissão dos seguintes documentos fiscais: Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e Manifesto de Documentos Fiscais (MDF-e). Emiti-los é obrigatório para os transportadores. O software gratuito do governo foi descontinuado, sendo necessária a aquisição de uma plataforma própria.

Um bom programa consegue emitir os documentos com rapidez, segurança e sem a necessidade de retrabalho nos cadastros de destinatários, remetentes, mercadorias, pesos ou valores. Isso porque o sistema importa as informações dos arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) recebidas dos clientes.

Além disso, os valores são calculados automaticamente conforme tabelas de preços por cliente e regras de frete. Todos os dados são aproveitados para minimizar o trabalho dos gestores, assim os documentos são emitidos em poucos segundos, incluindo as faturas de fretes e seus respectivos boletos.

APP de entregas mobile

Ao contratar um software mobile para entregas em dispositivos móveis, como celulares ou tablets, será possível acompanhar a viagem do veículo em tempo real, bem como eventos e ocorrências diversas, sendo necessário apenas acesso à internet móvel. São inúmeros os dados que podem ser trocados entre a equipe de campo e a base operacional da transportadora, alguns exemplos são:

  • registro dos locais de entrega pelo GPS;
  • envio de fotos dos comprovantes;
  • envio de fotos e áudios sobre as coletas e entregas;
  • informes de ocorrências em tempo real;
  • fornecimento em tempo real da localização aos clientes;
  • integração das funcionalidades ao software de gestão.

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Outros aplicativos e ferramentas

Ainda existem outras categorias, como o Emissor de Documentos Fiscais, que torna automático esse processo, eliminando problemas com o Fisco. Outro exemplo é o WMS que possibilita fazer o controle de estoque, e assegura uma gestão ideal no armazenamento de cargas.

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Como os softwares para transportadora ajudam na gestão da empresa?

Os softwares listados podem ser adquiridos em conjunto em um pacote ou separadamente, e os seus benefícios estão ligados à operação e à gestão. Confira as vantagens a seguir.

Otimização de processos

Em diversos processos de uma transportadora, há atividades puramente burocráticas, como cálculos de frete, cubagem, emissão e organização de documentos, registro de protocolos, emissão de relatórios, etc.

Graças ao software para transportadora, a grande maioria dessas operações será automatizada. Isso reduzirá o tempo gasto nos processos. Ele integrará vários setores, como estoque, financeiro, compras, entre outros, diminuindo o tempo gasto em atividades manuais, como o relançamento de informações.

Mais controle sobre as operações da empresa

Saber a quantidade exata de recursos gastos em cada operação não é uma tarefa fácil. É preciso contabilizar tempo, capital, mão de obra, materiais gastos e elaboração manual de planilhas e relatórios. Essa questão é facilmente resolvida com os softwares, que relacionarão as informações e elaborarão relatórios e planilhas com dados precisos e reais.

Maior segurança e agilidade na emissão de documentos fiscais

A emissão de documentos fiscais, como o CT-e ou MDF-e, é uma das atividades mais burocráticas para o gestor. Quaisquer erros de cálculo ou atrasos na entrega gerarão problemas com o Fisco ou retrabalho. Um software como o Emissor de Documentos Fiscais automatizará esse processo, tornando a atividade mais segura, ágil e conforme a legislação brasileira.

Redução de custos

A minimização dos custos é alcançada de diferentes formas com a aquisição de um software para transportadora. A primeira delas consiste no armazenamento digital de documentos, que diminui o uso de pastas, tinta, papéis, canetas, impressões, estantes, entre outros materiais físicos. Além disso, também reduz eventuais gastos com transferência e envio de documentos.

Para entender como o software contribui para a redução de gastos, é preciso visualizar situações que geram prejuízos ao negócio. Uma delas consiste nos furtos e roubos de carga, que causam prejuízos excessivamente onerosos para a empresa, pois também geram atrasos e insatisfação dos clientes. Um bom programa para transportadora auxilia nessa questão ao traçar de forma rápida e automática rotas mais seguras, bem como ao monitorar o percurso dos veículos.

Cancelamentos de compras pelos clientes também geram custos, mas normalmente eles ocorrem por atrasos excessivos ou falta de informações. O software permitirá entregas mais rápidas e seguras. Ademais, também permite que o cliente se informe da entrega em tempo real, o que minimiza o índice de cancelamentos.

Outra forma de economia e redução de custos é a minimização de paradas não planejadas e acidentes na estrada. Como essas ocorrências normalmente decorrem da falta de manutenção, um bom aplicativo de controle de frota pode ajudar nesse controle e diminuir esses gastos.

Por fim, há uma significativa diminuição de extravios. Esse fenômeno pode ocorrer em diferentes pontos da cadeia logística, como:

  • no armazenamento em estoque;
  • na liberação para transporte;
  • durante o traslado;
  • na transferência de produtos entre os modais.

É bastante difícil encontrar exatamente em qual etapa se originou o extravio. Por isso, com o controle eletrônico das cargas, é possível identificar o fenômeno. Assim o gestor poderá tomar as medidas necessárias para diminuir a probabilidade que os extravios ocorram.

Contratar um software de gestão pode parecer custoso à primeira vista, mas se trata de um investimento com alto retorno em curto ou médio prazos, pois há redução de custos e aumento da produtividade, simultaneamente.

Comunicação direta

O sistema para transportadora faz com que a comunicação com os clientes seja direta, simples e rápida. Isso porque permite que os dados sejam recebidos e enviados pela tecnologia de Troca Eletrônica de Dados (EDI), que usa o padrão de comunicação mais utilizado no mercado de transporte, o “PROCEDA”. Além disso, o software ideal permite a comunicação através de webservices, e até mesmo permite que ele seja customizado para adotar padrões específicos de cada embarcador.

Aumento da produtividade

Ao reduzir as atividades burocráticas, auxiliar os colaboradores em suas atividades e integrar os setores da empresa, os programas permitirão que os colaboradores se concentrem nas suas atividades principais. Isso maximiza a produtividade, tanto dos operadores quanto dos controllers.

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Auxílio na tomada de decisões

A plataforma analisa e disponibiliza informações sobre receitas, despesas, patrimônio, dívidas, entre outras contas da empresa, em relatórios e gráficos de forma precisa, real, transparente e de fácil entendimento. Assim, as decisões podem ser baseadas em dados mais completos e confiáveis.

O programa também faz constantemente uso de indicadores de desempenho (KPI) para que o gestor saiba quais são os resultados de suas ações e escolhas. Dessa forma, ele pode rapidamente mudar suas decisões, caso os resultados estejam sendo diferentes do esperado.

Minimização de erros

É comum que eventualmente as pessoas cometam erros. No dia a dia de uma empresa, trata-se de uma questão de tempo até que surjam falhas. Além disso, há atividades que são bastante estressantes e cansam mentalmente os colaboradores, aumentando as chances de equívocos.

Um bom software é capaz de realizar tarefas de forma mais rápida e precisa. Dessa forma, os processos se tornam mais seguros e minimizam as chances de erros.

Maior facilidade no monitoramento

O monitoramento é uma peça fundamental para uma gestão de frotas eficiente. O programa de controle de frotas calcula automaticamente a manutenção, o abastecimento e as despesas e trajetos de cada viagem a ser realizada. Também monitora, em tempo real, os gastos e o caminho percorrido. Alguns dos principais fatores observados com o monitoramento são:

  • cumprimento da rota de entrega pelos condutores;
  • eficiência de cada motorista;
  • taxa de extravios;
  • locais com maior índice de roubos e furtos;
  • identificação dos condutores para apurar quais têm maiores índices de acidentes;
  • percentual de atrasos ou de cumprimento de prazos;
  • índice de problemas com veículos, tanto em relação ao profissional condutor como pelo automóvel.

Isso permite que os gestores tomem as melhores decisões possíveis para realizar investimentos a curto e longo prazo. Também possibilita que eles tomem conhecimento de qualquer problema na viagem. Assim, poderão estruturar novos trajetos, comunicar atrasos ao cliente, otimizar os processos e garantir entregas rápidas.

Controle de paradas e espera

Nesse aspecto, o software fornece controle total sob duas vertentes: o número de paradas que o condutor faz durante o percurso e quanto tempo leva em cada uma delas. Com essas informações, é possível calcular o tempo para carregar e descarregar o veículo, o que permite mais precisão nos cálculos, imposição de limite para carga e descarga e criação de novos métodos de utilidade do tempo.

Otimização e controle de entrega

A finalidade principal da empresa é garantir que o destinatário receba o produto que comprou. Apesar de esse ser um objetivo básico, podem ocorrer diversos problemas que impeçam que a entrega seja bem-sucedida, como na montagem da carga no veículo, na expedição de produtos, entre outros momentos. O software ajuda a transportadora a entregar as mercadorias dentro dos prazos das seguintes formas:

  • fornece uma visão geral e faz o gerenciamento de todos os pedidos recebidos;
  • organiza os pedidos de forma que os prazos sejam atendidos;
  • auxilia na elaboração de planos de entregas para atender às demandas.

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Alerta de irregularidades

Irregularidades consistem em situações que fogem ao padrão estabelecido como ideal pelos gestores. Isso deve ser evitado ao máximo, mas pode ser muito difícil para os gestores identificarem essas situações no dia a dia sem a ajuda de um bom software que monitore o andamento das operações e acuse quando os parâmetros ideais não estiverem sendo respeitados.

O programa TMS envia automaticamente um alerta ao gestor quando determinados parâmetros e prazos que serão configurados no momento da implantação do sistema não forem respeitados, de forma que possam ser corrigidos os erros antes de gerarem maiores problemas para a empresa.

Agilidade na entrega

Outra dor de cabeça comum na logística é a demora de tempo para liberação dos veículos nas unidades de embarque e descarga. Isso ocorre principalmente se a comunicação entre a central e o motorista for precária. Mas com o programa, o contato será transparente e em tempo real, permitindo que se tenha exatidão quanto à execução do trabalho e o cumprimento do cronograma de coleta. Assim também fica mais fácil o agendamento ou a reprogramação para as próximas coletas.

Aumento da satisfação do cliente e melhoria da imagem da empresa

Como os processos serão mais ágeis, e vários deles até automáticos, o cliente receberá as informações que deseja com muito mais velocidade e precisão. Os softwares também aprimoram a relação com o cliente, por exemplo, com o aumento dos canais de comunicação e a própria plataforma da empresa.

Além disso, graças à redução de custos, a empresa poderá usar o capital extra para oferecer preços mais acessíveis, investir em projetos que aprimoram o serviço, formar reservas para crises, entre outras táticas.

Tudo isso maximiza as chances de fidelização dos clientes, aumenta a probabilidade de sua sobrevivência e crescimento da empresa no mercado e transmite uma imagem de profissionalismo aos parceiros, fornecedores e outras empresas em geral.

Controle financeiro

É fundamental que também seja adotado um software para ajudar na administração financeira do negócio, permitindo que os gestores tenham todos os resultados de seus serviços e retornos financeiros sem a necessidade de aguardar dias ou até semanas. O programa atualiza os dados em tempo real e gera relatórios personalizados, assim, os documentos são dotados de informações reais, transparentes e sem erros.

Qual a importância de escolher um bom software para transportadora?

Para garantir bons resultados, é fundamental que seja escolhido um software que atenda às necessidades da transportadora. O gestor não deve considerar apenas o fator preço. O elemento principal a ser observado é a satisfação das necessidades da empresa, ou seja, se o investimento será capaz de impulsionar os resultados do negócio, melhorar sua imagem, trazer economia etc.

Caso o empreendedor não tenha essa visão, não será possível aproveitar todos os benefícios listados. Além disso, o investimento resultará apenas em um gasto sem retorno concreto.

Como analisar o software que atenderá melhor às demandas da transportadora?

A fornecedora do software para transportadora deve ser experiente, conhecer as necessidades de uma empresa de transporte, ser transparente e prezar pelo bom atendimento e o desenvolvimento saudável de seus clientes. Faz-se relevante que seja escolhida uma plataforma dotada das seguintes características:

  • forneça softwares com diferentes funcionalidades, como emissor de CT-e e MDF-e, TMS, gestão financeira, aplicativo para controle de entregas, entre outras. Assim a transportadora pode escolher o pacote mais adequado às suas necessidades;
  • tenha um suporte técnico especializado;
  • que o sistema opere via web e possa ser acessado de qualquer lugar e dispositivo (como tablets e smartphones);
  • disponibilize vários pacotes que atendam às necessidades de pequenas, médias e grandes empresas;
  • apresente, em seu portal, cases de sucesso e depoimentos de clientes satisfeitos;
  • tenha bastante tempo de mercado e um considerável número de usuários satisfeitos;
  • tenha clientes operando com êxito em todos os estados brasileiros, o que é relevante especificamente para transportadoras que prestam serviços interestaduais;
  • esteja presente nas redes sociais, o que significa que é modernizada e permite vários canais de comunicação;
  • tenha os valores, missão, parceiros, responsabilidades e modelo de negócios bem definidos, pois isso demonstra que a empresa é bem estruturada e tem objetivos determinados.

Adotar um bom software para transportadora ajuda a garantir um bom suporte para facilitar o seu crescimento no mercado e o aumento da competitividade perante os concorrentes. Trata-se de um investimento que gera retorno em vários aspectos, por isso, não deixe essa questão de lado.

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14 vantagens de implantar um software de gestão financeira em uma transportadora

14 vantagens de implantar um software de gestão financeira em uma transportadora

By: Fábio Cunha

Cuidar da gestão financeira de uma transportadora é fundamental para garantir que ela tenha um crescimento saudável. Afinal, quando os custos e as receitas não são controlados, é muito difícil se planejar. Em médio e longo prazos, a falta de gestão financeira pode comprometer o funcionamento da empresa e até levá-la à falência.

Por isso, donos e gestores de transportadoras devem se preocupar em controlar suas finanças. Uma das melhores formas de fazer isso é através de um software de gestão financeira, que agiliza e facilita as tarefas importantes do setor financeiro no dia-a-dia.

Segundo resultados de uma pesquisa do SEBRAE, em torno de 25% das empresas encerra as suas atividades dentro de até 2 anos após a sua abertura no Brasil, e um entre os vários fatores que contribuíram para o fechamento destas empresas foi a pouca atenção dada à gestão empresarial, e em especial com relação a gestão financeira.

Fazer a gestão financeira manualmente, com planilhas, além de demorado, pode ser ineficiente e sujeito a erros que, consequentemente, vão trazer transtornos e até prejuízos, além de afetar a competitividade da companhia.

Então, a melhor forma de fazer uma boa gestão financeira da sua transportadora é com uma ferramenta especializada. Um software de gestão financeira ajuda a empresa a cuidar das finanças de forma mais eficiente e precisa. Quer saber quais são as vantagens ao adotar uma ferramenta dessas? A gente conta a seguir. Acompanhe!

1. Maior simplicidade

Ganha-se muito tempo utilizando um software de gestão financeira, já que a maior parte das informações é processada pelo sistema. A partir dos dados fornecidos (fluxo de caixa, demonstrativo de resultado, relatório de contas a pagar e a receber, projeção de caixa e outros), é possível tomar decisões com base em números precisos sobre a situação financeira da organização.

2. Alto controle

Todos os dados ficam armazenados em um único local, o que torna o controle mais eficiente. Além disso, é possível determinar quem terá acesso a cada informação, trazendo maior segurança para a empresa.

Ainda, o sistema armazena e exibe as informações de forma organizada, o que deixa a visualização de todos os dados mais clara e acessível.

3. Prevenção de erros

Em planilhas manuais, erros de digitação podem comprometer o preenchimento das informações. Isso leva a falhas nos cálculos e diferenças nas informações de receitas, despesas e resultados da companhia.

Com um software de gestão financeira, ao cadastrar despesas e receitas, e ao fazer a conciliação bancária no dia-a-dia, você terá no sistema uma visão das movimentações financeiras de uma forma clara e detalhada.

4. Emissão de Boletos diretamente pelo sistema

Uma das facilidades que um bom sistema de gestão financeira oferece é a emissão de boletos bancários, e o respectivo registro das cobranças junto à rede bancária.

Essa emissão pode ser feita diretamente do sistema, evitando o retrabalho, pois não será mais necessário lançar os dados nos sites dos seus bancos para emitir os seus boletos.

5. Possibilidade de integração e aproveitamento de dados

Quando em uma empresa a gestão financeira é feita em planilhas, geralmente se precisa de uma para cada atividade, e rapidamente o gestor e sua equipe se deparam com uma miscelânea de planilhas, as quais com o tempo se tornam cada vez mais complexas e difíceis de manter atualizadas.

Com um software de gestão financeira, graças a integração com os softwares dos outros departamentos, você aproveita os dados e pode fazer a sua gestão em uma única plataforma. Isso, além de evitar o retrabalho, oferece uma visão holística da empresa de forma a contemplar todas as áreas.

6. Facilidade para avaliar a situação financeira

Com a possibilidade de visualizar todas as receitas, despesas e resultados da companhia em um único lugar, fica mais fácil se aprofundar nessas informações. Essa visão geral do financeiro permite comparar diferentes períodos e classificar os dados individualmente, de acordo com os parâmetros que se quer avaliar.

Assim, é uma ótima ferramenta para medir a produtividade da empresa como um todo, bem como da sua frota e de cada filial. Com base nisso, pode-se tomar decisões cada vez mais assertivas, identificar possibilidades de reduzir custos e realizar um planejamento voltado ao crescimento.

7. Controle das contas a pagar e a receber

As contas a pagar podem ser classificadas em fixas e variáveis e também dentro de um plano de contas e de centros de custos, dando ao gestor uma visão clara das despesas necessárias para a manutenção do seu negócio. Já os lançamentos de contas a receber podem ser automatizados, a partir da importação dos dados do faturamento, permitindo que você tenha uma visão clara das suas fontes de receitas, principais clientes e tipos de serviços mais lucrativos.

O sistema pode emitir alertas de vencimento de títulos, ajudando a evitar esquecimentos, e possíveis juros e multas deles decorrentes.

8. Projeção de fluxo de caixa

Como o sistema de gestão financeira organiza as informações de receitas, despesas, pagamentos e recebimentos, contas a pagar e a receber todas na mesma base de dados, é possível projetar e visualizar a situação do caixa em um determinado momento no tempo. Assim, a partir do registro de receitas e despesas futuras, o sistema projeta o orçamento empresarial para aquela data e assim o seu gestor poderá identificar se a empresa terá dinheiro em caixa para honrar seus compromissos.

9. Possibilidade de Integração com a Contabilidade

Desde que devidamente configurado, com o plano de contas adequado e devidamente mapeado com o seu escritório ou departamento contábil, é possível aproveitar os dados que se encontram dentro do seu sistema financeiro para evitar o retrabalho na contabilidade.

Um bom sistema de gestão financeira costuma oferecer a possibilidade de exportar lançamentos dentro dos formatos dos principais sistemas contábeis do mercado.

10. Alta segurança dos dados

É comum que planilhas fiquem armazenadas localmente nos computadores da empresa, o que significa que, em caso de incidentes como roubos, vírus ou defeitos de hardware, pode haver perda de dados. Nesse cenário, há uma dependência das máquinas ou de um servidor local, que deve funcionar sempre perfeitamente para garantir que tudo possa ser gerenciado.

Quando a empresa gerencia seu financeiro por meio de planilhas, geralmente elas podem ser acessadas livremente, e em alguns casos até por quem não deveria ter acesso. Assim, os dados financeiros cadastrados nelas podem sofrer alterações. Isso causa retrabalho, tanto de conferência quanto de inserção dos dados novamente, em caso de perda ou alterações.

Já os sistemas de gestão financeira, por sua vez, normalmente são armazenados na nuvem e operados online. Assim, podem ser acessados de qualquer dispositivo (computador, tablet ou smartphone), desde que os usuários estejam devidamente autorizados através de senhas de acesso. Além disso, evita-se preocupação com perdas de dados já que os backups são mantidos sempre em dia e à disposição do cliente quando necessário.

11. Informações para tomada de decisões e solução de problemas

Os diversos relatórios gerenciais oferecidos pelo software de gestão financeira permitem reconhecer situações críticas (e quais as despesas levaram a elas). Com esses dados em mãos, é mais fácil agir para contê-las ou resolvê-las, dependendo do caso.

A partir dos alertas, indicadores de desempenho e relatórios do sistema você poderá tomar decisões assertivas e baseadas em dados, deixando de lado o “achismo” e as suposições.

12. Flexibilidade para adaptar-se a cada empresa

Nenhuma empresa é igual à outra, nem aquelas que atuam no mesmo setor. A escolha do software de gestão passa pela possibilidade de configuração deste para atender as necessidades da empresa. Assim, é importante reconhecer os diferenciais de cada organização para que o sistema de fato os contemple.

Um software de gestão financeira pode ajudar a transportadora a manter-se sempre atenta às suas finanças. Como pode ser configurado de forma personalizada, pode ser um grande aliado na expansão da empresa e suportar suas demandas futuras.

13. Um software de gestão financeira ajuda a criar uma rotina de gestão

Para ter bons resultados com o uso de um sistema de gestão financeira, é necessário que a empresa adote uma rotina de lançamentos diários, conferências e conciliação bancária, pois só assim é que vai ser possível ter as informações corretas disponíveis para os gestores visualizarem sempre que necessário para a tomada de decisões no dia-a-dia.

Outro ponto fundamental é que ao implantar um software financeiro, a empresa precisa adotar uma padronização de plano de contas e de centros de custos, afim de lançar corretamente suas despesas e receitas, e assim ter a visão correta da sua situação financeira.

Agindo desta maneira, acaba se estabelecendo uma rotina saudável no setor financeiro da empresa, que se consolida na medida que os gestores passam a olhar com regularidade os relatórios do sistema, validando e baseando-se nas informações alimentadas pela equipe financeira para a sua tomada de decisões no dia-a-dia.

14. O software de gestão financeira ajuda no controle da inadimplência

Através de um controle preciso de contas a receber, e de uma rotina diária de verificação dos relatórios do sistema e da cobrança dos inadimplentes, é possível reduzir a inadimplência, evitando prejuízos e mantendo a saúde financeira do seu negócio.

Além disso, um bom sistema de gestão financeira poderá emitir alertas automáticos de vencimento de títulos, alertando o gestor financeiro e sua equipe sobre contas vencidas, para que sejam cobradas em tempo e não se tornem incobráveis (uma tendência quando títulos em aberto são deixados muito tempo sem cobrar).

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gestor de frota como melhorar o seu desempenho

Gestor de frota: veja agora como melhorar seu desempenho

By: Fábio Cunha

A logística tem se tornado, a cada dia, mais estratégica para a maioria das empresas. Nesse contexto, a disponibilidade e o bom funcionamento das frotas têm papel central no alcance de resultados. Por isso, o gestor de frota tem importância fundamental na garantia da disponibilidade e da durabilidade da frota, bem como na economia com manutenções e, consequentemente, na geração de resultados positivos para a empresa.

gestor de frota como melhorar o seu desempenho

O setor de gestão de frota administra os veículos da organização, para dimensionar a quantidade e especificar os mais adequados para o atendimento da demanda. Para isso, apura os custos envolvidos e age sempre em busca do aumento de produtividade, com o objetivo de oferecer qualidade e segurança no transporte.

Quer entender melhor como funciona esse trabalho? Neste artigo, explicamos como o gestor de frota opera na companhia e quais são as principais competências que ele deve ter para que seu trabalho tenha um impacto positivo nos resultados corporativos. Acompanhe!

O que faz o gestor de frota?

O gestor de frota é o profissional que garante a disponibilidade dos veículos na empresa. Para isso, é fundamental que ele tenha acesso fácil aos recursos disponíveis que permitam a liberação desses equipamentos.

No dia a dia, é ele quem analisa, controla e planeja os gastos relacionados aos veículos da organização, bem como administra a manutenção e monitora a eficiência dos veículos. Em outras palavras, esse profissional é a peça-chave para garantir o bom desempenho da frota da empresa.

Algumas das principais atividades que o gestor de frota desempenha na rotina diária de trabalho são:

  • o gerenciamento dos processos de manutenções corretiva e preventiva de veículos e equipamentos;
  • a emissão de relatórios de consumo de combustíveis, paradas para manutenções, custos e produtividade de cada veículo;
  • a análise dos indicadores-chave de desempenho (Key Performance Indicators — KPIs) da frota para, a partir deles, tomar decisões ou recomendar medidas para a otimização de custos e a melhoria de resultados;
  • a interação com todos os profissionais envolvidos na operação, como motoristas, mecânicos, chefes de oficina e até gerentes e colaboradores de outras áreas, com o objetivo de obter o melhor aproveitamento da frota;
  • o contato com fornecedores de peças, suprimentos, lubrificantes, combustíveis e outros;
  • o controle do uso, do desgaste, dos consertos, dos rodízios e das recapagens de pneus;
  • a avaliação e a orientação da diretoria quanto ao momento ideal para a ampliação, a redução ou a troca de veículos e equipamentos da frota.

O que um gestor de frota precisa conhecer sobre a empresa?

Para desempenhar com excelência suas funções cotidianas, um gestor de frota deve conhecer bem a empresa na qual trabalha. Por isso, é essencial que conheça, no mínimo:

  • a estrutura organizacional da empresa e sua cadeia de decisão;
  • o tipo de negócio da companhia, seus clientes e o resultado almejado;
  • os processos, em relação ao departamento de frota;
  • os equipamentos e os veículos que compõem a frota, bem como seus parâmetros de uso;
  • o orçamento financeiro destinado à frota;
  • os profissionais que operam os processos;
  • as expectativas da direção com relação ao seu setor e quanto ao desempenho da frota;
  • os fornecedores internos e externos que garantem os recursos necessários para a gestão de frota.

Com que áreas da empresa o gestor de frota deve ser capaz de interagir?

Além disso, o gestor de frota deve interagir com diferentes setores da companhia para obter as informações, os recursos e a colaboração necessários diariamente. Veja, a seguir, quais são as áreas-chave nesse processo:

  • manutenção — que faz os serviços nos veículos conforme definido no planejamento;
  • tecnologia da informação (TI) — hardware e software fornecem informações e agilidade aos processos;
  • operação — que dimensiona a frota a ser utilizada;
  • financeiro — em que a disponibilidade dos valores definidos no orçamento é confirmada;
  • suprimentos — que confirma a chegada dos insumos para a manutenção dos veículos;
  • jurídico — para garantir o cumprimento da legislação e resolver qualquer demanda legal que venha a surgir;
  • recursos humanos (RH) — para a capacitação dos colaboradores e o fornecimento de mão de obra qualificada;
  • gestão de segurança — que cuida da segurança e da saúde dos profissionais que compõe a sua equipe.

Qual o perfil do profissional de gestão de frotas?

O gestor de frota deve, antes de tudo, garantir que os equipamentos sejam usados no melhor tempo possível e em condições adequadas. É, portanto, um profissional essencial na operação logística da empresa e deve entender que a frota é parte importante da estratégia empresarial.

Que conhecimentos específicos um gestor de frota precisa ter?

Para que faça suas tarefas com excelência e colabore com a melhoria dos resultados da empresa, é importante que o profissional tenha alguns conhecimentos específicos — que podem ser obtidos por meio de capacitação. Nesse contexto, é essencial que tenha:

  • noções básicas de legislação de trânsito;
  • conhecimentos básicos sobre mecânica e elétrica de veículos;
  • conhecimento sobre sistemas e equipamentos de rastreamento veicular;
  • capacidade de análise e solução de problemas;
  • conhecimento sobre finanças e custos;
  • deve também ter conhecimento sobre sistemas de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning — ERP), gestão de transportes (Transport Management System — TMS) e gestão de frotas;
  • saber operar sistemas de gestão de frotas.

Quais habilidades o gestor de frota deve ter?

Algumas capacidades podem auxiliar o gestor de frota na execução de suas tarefas. Para começar, ele deve ter excelente relacionamento com os colegas. Além disso, precisa saber delegar atividades e analisar os números da gestão dos processos.

Essas características podem ajudá-lo a acompanhar as atividades planejadas de forma a visualizar os problemas. Assim, ele se torna capaz de propor melhorias operacionais. Veja, a seguir, outras habilidades importantes para esse profissional!

Organização

Ser organizado é fundamental para que o gestor de frota controle os processos. Esse profissional dimensiona as especificações e o tamanho da frota, determina regras, controla custos e cria a rotina de manutenção. Sem organização, é inviável acompanhar os muitos fluxos de trabalho e cada detalhe da operação.

Capacidade de planejamento

Para planejar ações em curto, médio e longo prazos, é preciso que o profissional conheça os resultados esperados, saiba analisar e interpretar indicadores de desempenho e colete informações sobre cada processo. A partir disso, ele pode definir os passos da equipe, planejar estratégias, estabelecer ações de redução de custos e outros.

Domínio dos processos

É a visão analítica dos processos que influencia os resultados da área e permite compreender todos os aspectos que afetam o alcance dos objetivos. A partir disso, o gestor de frota é capaz de tomar decisões cada vez mais precisas.

Liderança

A habilidade de liderança é o que permite que o gestor de frota coordene o trabalho das equipes de modo a obter resultados. Por isso, é essencial que, além de ser um exemplo para o grupo, tenha um bom relacionamento com os colaboradores para conquistar mais eficiência, produtividade e agilidade.

Capacidade de motivar e desenvolver a equipe

Ter a equipe motivada ajuda a garantir que a produtividade vai ser mantida em alta. Assim, os colaboradores se tornam mais engajados com os objetivos propostos. Além disso, o profissional deve se preocupar em desenvolver a equipe, com treinamentos, cursos e outros recursos — isso aumenta o sentimento de pertencimento e de satisfação com a empresa.

Que atitudes um bom gestor de frota deve ter para alcançar resultados?

Além de conhecimentos sobre a empresa, sobre a função e habilidades específicas, um bom gestor de frota precisa ter uma atitude correta no dia a dia. Só assim, vai conseguir garantir bons resultados para a empresa e, com isso, destacar-se na profissão. Conheça as principais delas a seguir!

Foco em resultados

O gestor de frota deve agir sempre com foco em resultados. A ideia deve ser otimizar o desempenho da área e, com isso, oferecer soluções que ajudem a reduzir os custos. Afinal, a eficiência da logística depende do bom trabalho executado por ele.

Conhecimento do mercado

O profissional deve dominar os processos internos da empresa, mas é essencial que conheça as mudanças e as atualizações que ocorrem no mercado. Por isso, deve estar sempre atualizado sobre novas tendências, modificações na legislação, novidades tecnológicas e outros fatores que influenciam o trabalho e os resultados da área.

Uso da tecnologia

Diante do grande volume de informações que precisam ser controladas para garantir a gestão eficaz da frota, o gestor precisa otimizar seu tempo. Assim, utilizar um bom sistema de gestão de frotas é fundamental para garantir os resultados que a empresa busca.

Mesmo assim, um profissional qualificado é fundamental na operação da ferramenta: afinal, nem o mais moderno sistema tecnológico garante sozinho a boa gestão da frota. Quando operado corretamente, ele pode levar a resultados satisfatórios, de forma a apoiar e facilitar a gestão de frota.

Investimento na melhoria contínua

A competitividade e a busca constante pela excelência no universo corporativo fazem as empresas procurem, cada vez mais, meios de aperfeiçoar seus processos. Afinal, reduzir custos, ampliar a margem de lucro e aumentar a satisfação dos clientes devem ser objetivos de qualquer empresa que busca se manter ou crescer no mercado.

Uma das formas de garantir que isso seja feito de modo contínuo é usando o ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA). Basicamente, é uma metodologia em que se planeja, executa, verifica e age (para corrigir eventuais erros ou falhas).

Com o PDCA, então, o controle de processos e atividades se torna mais eficiente. Isso porque há a padronização de informações e, dessa forma, as chances de erro nas tomadas de decisão são minimizadas.

Em resumo, muitos aspectos precisam ser considerados para que o trabalho do gestor de frota traga os resultados almejados pela organização. Desenvolver as competências necessárias para uma boa atuação na área deve ser uma de suas maiores ambições.

E então, o que achou deste conteúdo? Quer saber mais sobre esse tema? Deixe seu comentário a seguir e conte suas experiências ou exponha suas dúvidas para participar dessa discussão conosco!

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Saiba como reduzir custos na sua transportadora com ajuda de um software TMS

By: Fábio Cunha

A redução de custos logísticos em transportadoras deve ser um processo inerente à sua gestão, já que ao reduzir os custos é possível aumentar as margens de lucro, oferecer um serviço mais competitivo e, com isso, aumentar a participação da empresa no mercado.

Neste post, vamos auxiliar transportadoras apresentando algumas dicas práticas que podem ajudar os gestores e empresários na redução de custos logísticos por meio do emprego de soluções tecnológicas e de um software TMS. Confira!

O que é um software TMS?

O software TMS também conhecido como Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte é um software utilizado para integrar e melhorar processos logísticos em transporte e distribuição.

Por meio do sistema é possível além de emitir CT-es, ordens de coleta e carregamento, manifestos de carga (MDF-e), contratos de fretes, realizar e todas as operações relacionadas à operação e gestão de uma transportadora.

Geralmente, eles são desenvolvidos em módulos que podem ser adquiridos ou locados conforme a necessidade de cada cliente, e pode ser integrado a outros sistemas do tipo ERP e WMS para interligar com gestão de estoques, departamento financeiro e fiscal.

Dessa forma, é possível controlar de forma mais eficiente todas as informações relacionadas aos fretes, recebimentos, entregas, rotas, desempenho dos motoristas e veículos (consumo de combustível, tempo e local de parada, entre outros).

Qual a sua aplicabilidade?

Descrevemos algumas funcionalidades mais comuns em sistemas TMS. Acompanhe!

Cálculo de frete

Muitas informações precisam estar disponíveis para realizar uma cotação correta, que seja suficiente para cobrir despesas como combustível, pedágio, impostos, taxas de GRIS (gerenciamento de risco), por exemplo, gerar lucro para a transportadora e, ainda, ser competitiva no mercado.

Esse cálculo é ainda mais complexo porque considera dados como tipo de produto, local de origem e destino, peso e dimensões da carga, informações que são disponibilizadas de forma automatizada com ajuda do TMS.

Emissão e controle de ordens de coleta

As solicitações de coletas ficam mais organizadas, com controle mais eficiente do que foi ou não executado e que permitem, inclusive, a integração entre empresas, conferindo agilidade e a troca de informações para aumentar a qualidade dos serviços e a redução do indicador de lead time da transportadora, contribuindo para melhorar o nível de satisfação dos seus clientes.

Auxilia no gerenciamento de riscos

O GRIS é um valor que incide sobre o frete de forma variável, pois é definido a partir de dados que mudam conforme o tipo de carga, a localização da entrega e as condições das estradas utilizadas para o acesso do local, indice de risco, por exemplo, e pode ser gerenciada com mais eficiência para minimizar gargalos que poderiam atrapalhar o desempenho da transportadora.

Desse modo, para aumentar a eficácia do gerenciamento de riscos, por meio de dados disponibilizados por um software TMS, é possível mudar estrategicamente os horários das viagens com planejamento adequado da rota dos caminhões e rotina dos motoristas (paradas programadas em locais seguros para descanso e abastecimento, por exemplo).

Agendamento e rastreamento das entregas

Um software TMS possibilita o planejamento da distribuição de entregas fracionadas, o agendamento delas em calendários acessíveis aos envolvidos, e rastreamento da carga para aprimorar o fluxo de expedições e acompanhar ocorrências atípicas que possam gerar descontentamento de clientes por atrasos, avarias ou extravios por exemplo, reprogramando-as de forma mais ágil.

Quais são as vantagens desse processo?

As maiores vantagens observadas com a redução dos custos logísticos dizem respeito ao aumento da competitividade da transportadora, que pode ser evidenciada por:

  • melhoria na capacidade de organização da empresa;
  • diferenciação em relação aos concorrentes;
  • aumento da capacidade de operar a baixos custos, obtendo, assim, lucros maiores.

Além disso, observa-se o aumento do controle gerencial sobre as operações, facilitando a tomada de decisão que, por sua vez, melhora a eficiência da empresa.

Quais os principais desafios nesse processo?

Um dos maiores desafios é a condição das estradas no Brasil: a reabilitação das rodovias ou a construção de autoestradas deve ser prioridade do governo. Apesar disso, se vê pouca mobilização por parte dos órgãos competentes.

Segundo pesquisa do Instituto de Logística e Supply Chain (ILOS) em 2013 no país, os custos logísticos representaram 10,6% do PIB (Produto Interno Bruto). Se comparado aos Estados Unidos, cuja relação é de 7,7%, é possível verificar que se houvessem melhorias no modal viário, consequentemente, os custos de transporte seriam reduzidos.

Outro problema diz respeito a apuração correta de custos inerentes ao processo logístico, que ao serem reduzidos, podem aumentar o custo de outra atividade, fazendo necessário o equilíbrio entre os processos.

Como promover a redução de custos logísticos?

Faça um mapeamento de processos

Um ponto fundamental para conduzir com sucesso um processo de otimização das operações com objetivo de reduzir custos em uma empresa deve ser o entendimento e mapeamento claro dos processos e procedimentos de trabalho.

Por meio de algumas ferramentas como PDCA — Plan (planeje) Do (faça) Check (confira), Action (aja) ou 5W2H — What (o quê), Who (quem), Why (por quê), Where (onde), When (quando), How (como) e How much (quanto), por exemplo, faça uma análise dos processos logísticos para identificar gargalos e pontos de desperdício no processo operacional da empresa, a fim de realizar os cortes necessários e ajustar os procedimentos que possam aumentar a sua eficiência.

Contrate um sistema TMS

Com um software TMS é possível controlar efetivamente todo o processo logístico, desde a contratação do serviço, o fluxo financeiro, até o monitoramento das entregas. Além disso, um software, quando bem utilizado, oferece dados imprescindíveis para as análises e elaboração de planejamento estratégico.

Utilize o conceito de compartilhamento

O compartilhamento é uma tendência que entre diversas vantagens, reduz despesas em processos. Nesse sentido, é possível dividir custos firmando parcerias com empresas que complementam ou operam no mesmo ramo de negócio, para realizar compras de peças, combustível e demais insumos de manutenção de veículos, por exemplo, a fim de aumentar o poder de negociação com fornecedores e reduzir, assim, os custos de aquisição.

Controle as médias de consumo de combustível

Esse controle pode ser obtido por meio de um software de gestão de frota, que permitirá identificar as médias de consumo de cada veículo da frota, além de medir a eficiência da condução de cada motorista.

Além disso, é possível firmar convênios de descontos com as redes de postos que asseguram essas condições e avaliar, por meio do sistema, o desempenho individual dos motoristas, fato que garante a identificação daqueles que, ao dirigirem de forma errada, consomem mais combustível.

Aplique o método de frete de retorno

O método de frete de retorno consiste em programar a viagem para ir ao destino e voltar à origem com o veículo carregado.

Para isso, é preciso uma comunicação rápida entre as partes envolvidas na logística de distribuição, disponibilizada por um software TMS aliado aos websites que podem divulgar esse tipo de serviço (centrais de fretes).

Acompanhe as informações dos motoristas

Um sistema TMS associado aos dispositivos móveis dos motoristas, como celulares, smartphones e tablets, facilitam a visualização do gestor, em tempo real, de todas as informações geradas no percurso:

  • permite identificar problemas, como ocorrências policiais e sinistros;
  • melhora o fluxo de informação;
  • aumenta a segurança dos motoristas, que informam posição, paradas e demais ocorrências.

Para garantir a redução de custos logísticos é imprescindível o uso de um sistema de gerenciamento TMS e o auxílio de profissionais especializados para efetivação dos processos operacionais e logísticos da empresa.

 

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