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Software para transportadora - Como ele pode auxiliar na sua gestão

Software para transportadora: como ele auxilia a gestão da empresa?

By: Fábio Cunha

Se você trabalha na área de transportes, com certeza já se deparou com uma grande quantidade de trabalho para que documentos fiscais sejam emitidos: uma pilha de documentos a serem organizados, com relatórios que muitas vezes não são muito claros, entre outros desafios. Esses são problemas decorrentes da falta de utilização de um software para transportadora.

A administração nesse ramo não é fácil, os gestores precisam administrar inúmeros recursos, como capital, mão de obra e tempo, como também monitorar vários processos da transportadora.

Mas os programas podem ajudar a solucionar uma grande parte dos problemas da organização, trazendo várias vantagens à gestão e garantindo seu desenvolvimento saudável. Se você quer saber o que são esses softwares, como eles beneficiarão a transportadora e qual a forma de escolher o mais adequado para o seu negócio, acompanhe a leitura deste artigo!

O que exatamente é um software para transportadora?

Esses softwares consistem em programas desenvolvidos especialmente para atender às necessidades das transportadoras de forma generalizada. Como essas empresas exercem uma ampla gama de atividades, os sistemas são divididos em diferentes categorias, que buscam auxiliar a gestão da transportadora de diversas formas específicas. A seguir, vamos explicar algumas dessas categorias.

TMS

Essa solução é conhecida como Sistema de Gerenciamento de Transporte, do inglês Transportation Management System – TMS. Trata-se de um software que permite realizar a gestão de transportes de forma integrada. Ele é bastante amplo, compreendendo a área financeira, logística, comercial, de seguros, SAC, faturamento, entre outros.

Controle de Frota

Essa é uma solução com funcionalidades focadas no controle de frota da transportadora. Ela monitora elementos relacionados aos veículos, como planejamento e controle de manutenções, consertos, rodízios e revisão de pneus, abastecimentos, revisões, troca de peças, custos das manutenções, controle de vencimento de documentação e seguros, entre inúmeras outras funções.

Gestão Financeira

Esse sistema tem a finalidade de aprimorar o controle financeiro pelo gestor, gerenciando o fluxo financeiro e o de caixas, os bancos, os pagamentos e recebimentos, as contas a pagar e a receber etc.

Outra funcionalidade é a apresentação de informações sobre as contas do negócio por meio de gráficos e relatórios claros, transparentes e de fácil entendimento, sempre integrados com os demais departamentos e aproveitando as informações do TMS e do controle de frotas, o que evita o retrabalho.

Emissor de CT-e e MDF-e

O emissor pode ser adquirido de forma integrada ao TMS ou independente, sua finalidade é a emissão dos seguintes documentos fiscais: Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e Manifesto de Documentos Fiscais (MDF-e). Emiti-los é obrigatório para os transportadores. O software gratuito do governo foi descontinuado, sendo necessária a aquisição de uma plataforma própria.

Um bom programa consegue emitir os documentos com rapidez, segurança e sem a necessidade de retrabalho nos cadastros de destinatários, remetentes, mercadorias, pesos ou valores. Isso porque o sistema importa as informações dos arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) recebidas dos clientes.

Além disso, os valores são calculados automaticamente conforme tabelas de preços por cliente e regras de frete. Todos os dados são aproveitados para minimizar o trabalho dos gestores, assim os documentos são emitidos em poucos segundos, incluindo as faturas de fretes e seus respectivos boletos.

APP de entregas mobile

Ao contratar um software mobile para entregas em dispositivos móveis, como celulares ou tablets, será possível acompanhar a viagem do veículo em tempo real, bem como eventos e ocorrências diversas, sendo necessário apenas acesso à internet móvel. São inúmeros os dados que podem ser trocados entre a equipe de campo e a base operacional da transportadora, alguns exemplos são:

  • registro dos locais de entrega pelo GPS;
  • envio de fotos dos comprovantes;
  • envio de fotos e áudios sobre as coletas e entregas;
  • informes de ocorrências em tempo real;
  • fornecimento em tempo real da localização aos clientes;
  • integração das funcionalidades ao software de gestão.

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Outros aplicativos e ferramentas

Ainda existem outras categorias, como o Emissor de Documentos Fiscais, que torna automático esse processo, eliminando problemas com o Fisco. Outro exemplo é o WMS que possibilita fazer o controle de estoque, e assegura uma gestão ideal no armazenamento de cargas.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Como os softwares para transportadora ajudam na gestão da empresa?

Os softwares listados podem ser adquiridos em conjunto em um pacote ou separadamente, e os seus benefícios estão ligados à operação e à gestão. Confira as vantagens a seguir.

Otimização de processos

Em diversos processos de uma transportadora, há atividades puramente burocráticas, como cálculos de frete, cubagem, emissão e organização de documentos, registro de protocolos, emissão de relatórios, etc.

Graças ao software para transportadora, a grande maioria dessas operações será automatizada. Isso reduzirá o tempo gasto nos processos. Ele integrará vários setores, como estoque, financeiro, compras, entre outros, diminuindo o tempo gasto em atividades manuais, como o relançamento de informações.

Mais controle sobre as operações da empresa

Saber a quantidade exata de recursos gastos em cada operação não é uma tarefa fácil. É preciso contabilizar tempo, capital, mão de obra, materiais gastos e elaboração manual de planilhas e relatórios. Essa questão é facilmente resolvida com os softwares, que relacionarão as informações e elaborarão relatórios e planilhas com dados precisos e reais.

Maior segurança e agilidade na emissão de documentos fiscais

A emissão de documentos fiscais, como o CT-e ou MDF-e, é uma das atividades mais burocráticas para o gestor. Quaisquer erros de cálculo ou atrasos na entrega gerarão problemas com o Fisco ou retrabalho. Um software como o Emissor de Documentos Fiscais automatizará esse processo, tornando a atividade mais segura, ágil e conforme a legislação brasileira.

Redução de custos

A minimização dos custos é alcançada de diferentes formas com a aquisição de um software para transportadora. A primeira delas consiste no armazenamento digital de documentos, que diminui o uso de pastas, tinta, papéis, canetas, impressões, estantes, entre outros materiais físicos. Além disso, também reduz eventuais gastos com transferência e envio de documentos.

Para entender como o software contribui para a redução de gastos, é preciso visualizar situações que geram prejuízos ao negócio. Uma delas consiste nos furtos e roubos de carga, que causam prejuízos excessivamente onerosos para a empresa, pois também geram atrasos e insatisfação dos clientes. Um bom programa para transportadora auxilia nessa questão ao traçar de forma rápida e automática rotas mais seguras, bem como ao monitorar o percurso dos veículos.

Cancelamentos de compras pelos clientes também geram custos, mas normalmente eles ocorrem por atrasos excessivos ou falta de informações. O software permitirá entregas mais rápidas e seguras. Ademais, também permite que o cliente se informe da entrega em tempo real, o que minimiza o índice de cancelamentos.

Outra forma de economia e redução de custos é a minimização de paradas não planejadas e acidentes na estrada. Como essas ocorrências normalmente decorrem da falta de manutenção, um bom aplicativo de controle de frota pode ajudar nesse controle e diminuir esses gastos.

Por fim, há uma significativa diminuição de extravios. Esse fenômeno pode ocorrer em diferentes pontos da cadeia logística, como:

  • no armazenamento em estoque;
  • na liberação para transporte;
  • durante o traslado;
  • na transferência de produtos entre os modais.

É bastante difícil encontrar exatamente em qual etapa se originou o extravio. Por isso, com o controle eletrônico das cargas, é possível identificar o fenômeno. Assim o gestor poderá tomar as medidas necessárias para diminuir a probabilidade que os extravios ocorram.

Contratar um software de gestão pode parecer custoso à primeira vista, mas se trata de um investimento com alto retorno em curto ou médio prazos, pois há redução de custos e aumento da produtividade, simultaneamente.

Comunicação direta

O sistema para transportadora faz com que a comunicação com os clientes seja direta, simples e rápida. Isso porque permite que os dados sejam recebidos e enviados pela tecnologia de Troca Eletrônica de Dados (EDI), que usa o padrão de comunicação mais utilizado no mercado de transporte, o “PROCEDA”. Além disso, o software ideal permite a comunicação através de webservices, e até mesmo permite que ele seja customizado para adotar padrões específicos de cada embarcador.

Aumento da produtividade

Ao reduzir as atividades burocráticas, auxiliar os colaboradores em suas atividades e integrar os setores da empresa, os programas permitirão que os colaboradores se concentrem nas suas atividades principais. Isso maximiza a produtividade, tanto dos operadores quanto dos controllers.

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Auxílio na tomada de decisões

A plataforma analisa e disponibiliza informações sobre receitas, despesas, patrimônio, dívidas, entre outras contas da empresa, em relatórios e gráficos de forma precisa, real, transparente e de fácil entendimento. Assim, as decisões podem ser baseadas em dados mais completos e confiáveis.

O programa também faz constantemente uso de indicadores de desempenho (KPI) para que o gestor saiba quais são os resultados de suas ações e escolhas. Dessa forma, ele pode rapidamente mudar suas decisões, caso os resultados estejam sendo diferentes do esperado.

Minimização de erros

É comum que eventualmente as pessoas cometam erros. No dia a dia de uma empresa, trata-se de uma questão de tempo até que surjam falhas. Além disso, há atividades que são bastante estressantes e cansam mentalmente os colaboradores, aumentando as chances de equívocos.

Um bom software é capaz de realizar tarefas de forma mais rápida e precisa. Dessa forma, os processos se tornam mais seguros e minimizam as chances de erros.

Maior facilidade no monitoramento

O monitoramento é uma peça fundamental para uma gestão de frotas eficiente. O programa de controle de frotas calcula automaticamente a manutenção, o abastecimento e as despesas e trajetos de cada viagem a ser realizada. Também monitora, em tempo real, os gastos e o caminho percorrido. Alguns dos principais fatores observados com o monitoramento são:

  • cumprimento da rota de entrega pelos condutores;
  • eficiência de cada motorista;
  • taxa de extravios;
  • locais com maior índice de roubos e furtos;
  • identificação dos condutores para apurar quais têm maiores índices de acidentes;
  • percentual de atrasos ou de cumprimento de prazos;
  • índice de problemas com veículos, tanto em relação ao profissional condutor como pelo automóvel.

Isso permite que os gestores tomem as melhores decisões possíveis para realizar investimentos a curto e longo prazo. Também possibilita que eles tomem conhecimento de qualquer problema na viagem. Assim, poderão estruturar novos trajetos, comunicar atrasos ao cliente, otimizar os processos e garantir entregas rápidas.

Controle de paradas e espera

Nesse aspecto, o software fornece controle total sob duas vertentes: o número de paradas que o condutor faz durante o percurso e quanto tempo leva em cada uma delas. Com essas informações, é possível calcular o tempo para carregar e descarregar o veículo, o que permite mais precisão nos cálculos, imposição de limite para carga e descarga e criação de novos métodos de utilidade do tempo.

Otimização e controle de entrega

A finalidade principal da empresa é garantir que o destinatário receba o produto que comprou. Apesar de esse ser um objetivo básico, podem ocorrer diversos problemas que impeçam que a entrega seja bem-sucedida, como na montagem da carga no veículo, na expedição de produtos, entre outros momentos. O software ajuda a transportadora a entregar as mercadorias dentro dos prazos das seguintes formas:

  • fornece uma visão geral e faz o gerenciamento de todos os pedidos recebidos;
  • organiza os pedidos de forma que os prazos sejam atendidos;
  • auxilia na elaboração de planos de entregas para atender às demandas.

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Alerta de irregularidades

Irregularidades consistem em situações que fogem ao padrão estabelecido como ideal pelos gestores. Isso deve ser evitado ao máximo, mas pode ser muito difícil para os gestores identificarem essas situações no dia a dia sem a ajuda de um bom software que monitore o andamento das operações e acuse quando os parâmetros ideais não estiverem sendo respeitados.

O programa TMS envia automaticamente um alerta ao gestor quando determinados parâmetros e prazos que serão configurados no momento da implantação do sistema não forem respeitados, de forma que possam ser corrigidos os erros antes de gerarem maiores problemas para a empresa.

Agilidade na entrega

Outra dor de cabeça comum na logística é a demora de tempo para liberação dos veículos nas unidades de embarque e descarga. Isso ocorre principalmente se a comunicação entre a central e o motorista for precária. Mas com o programa, o contato será transparente e em tempo real, permitindo que se tenha exatidão quanto à execução do trabalho e o cumprimento do cronograma de coleta. Assim também fica mais fácil o agendamento ou a reprogramação para as próximas coletas.

Aumento da satisfação do cliente e melhoria da imagem da empresa

Como os processos serão mais ágeis, e vários deles até automáticos, o cliente receberá as informações que deseja com muito mais velocidade e precisão. Os softwares também aprimoram a relação com o cliente, por exemplo, com o aumento dos canais de comunicação e a própria plataforma da empresa.

Além disso, graças à redução de custos, a empresa poderá usar o capital extra para oferecer preços mais acessíveis, investir em projetos que aprimoram o serviço, formar reservas para crises, entre outras táticas.

Tudo isso maximiza as chances de fidelização dos clientes, aumenta a probabilidade de sua sobrevivência e crescimento da empresa no mercado e transmite uma imagem de profissionalismo aos parceiros, fornecedores e outras empresas em geral.

Controle financeiro

É fundamental que também seja adotado um software para ajudar na administração financeira do negócio, permitindo que os gestores tenham todos os resultados de seus serviços e retornos financeiros sem a necessidade de aguardar dias ou até semanas. O programa atualiza os dados em tempo real e gera relatórios personalizados, assim, os documentos são dotados de informações reais, transparentes e sem erros.

Qual a importância de escolher um bom software para transportadora?

Para garantir bons resultados, é fundamental que seja escolhido um software que atenda às necessidades da transportadora. O gestor não deve considerar apenas o fator preço. O elemento principal a ser observado é a satisfação das necessidades da empresa, ou seja, se o investimento será capaz de impulsionar os resultados do negócio, melhorar sua imagem, trazer economia etc.

Caso o empreendedor não tenha essa visão, não será possível aproveitar todos os benefícios listados. Além disso, o investimento resultará apenas em um gasto sem retorno concreto.

Como analisar o software que atenderá melhor às demandas da transportadora?

A fornecedora do software para transportadora deve ser experiente, conhecer as necessidades de uma empresa de transporte, ser transparente e prezar pelo bom atendimento e o desenvolvimento saudável de seus clientes. Faz-se relevante que seja escolhida uma plataforma dotada das seguintes características:

  • forneça softwares com diferentes funcionalidades, como emissor de CT-e e MDF-e, TMS, gestão financeira, aplicativo para controle de entregas, entre outras. Assim a transportadora pode escolher o pacote mais adequado às suas necessidades;
  • tenha um suporte técnico especializado;
  • que o sistema opere via web e possa ser acessado de qualquer lugar e dispositivo (como tablets e smartphones);
  • disponibilize vários pacotes que atendam às necessidades de pequenas, médias e grandes empresas;
  • apresente, em seu portal, cases de sucesso e depoimentos de clientes satisfeitos;
  • tenha bastante tempo de mercado e um considerável número de usuários satisfeitos;
  • tenha clientes operando com êxito em todos os estados brasileiros, o que é relevante especificamente para transportadoras que prestam serviços interestaduais;
  • esteja presente nas redes sociais, o que significa que é modernizada e permite vários canais de comunicação;
  • tenha os valores, missão, parceiros, responsabilidades e modelo de negócios bem definidos, pois isso demonstra que a empresa é bem estruturada e tem objetivos determinados.

Adotar um bom software para transportadora ajuda a garantir um bom suporte para facilitar o seu crescimento no mercado e o aumento da competitividade perante os concorrentes. Trata-se de um investimento que gera retorno em vários aspectos, por isso, não deixe essa questão de lado.

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multa por excesso de peso da carga

Como funciona a multa por excesso de peso? Veja aqui!

By: Fábio Cunha

Você já levou uma multa por excesso de peso de carga, enquanto realizava uma operação de transporte? Esse é um problema recorrente no transporte rodoviário brasileiro, por diversos fatores.

Entretanto, a sobrecarga causa diversos prejuízos, tanto para a transportadora quanto para a sociedade. Muitas vezes o erro acontece por desconhecimento dos riscos, outras vezes por erro na hora de carregar o veículo, seja por não saber como distribuir o peso por eixo ou não entender em que situações ocorrem as penalidades.

Conhecer este assunto vai ajudar o gestor da transportadora a evitar prejuízos com multas e desgaste excessivo da sua frota, e os transtornos decorrentes disso.

multa por excesso de peso da carga

Quer aproveitar esses benefícios? Continue a leitura deste artigo! Aqui você encontrará quais são exatamente os prejuízos provenientes do excesso de carga, como distribuir corretamente o peso por eixo e todos os detalhes sobre a multa, inclusive como é feito seu cálculo.

Quais são os prejuízos por excesso de peso da carga?

Diversos são os riscos que o excesso de peso de carga traz para os envolvidos, tanto embarcador como transportadora e até outros usuários das rodovias.

O excesso de peso de carga põe em risco a segurança no trânsito

A sobrecarga acelera o desgaste do veículo, consequentemente, aumenta as chances de quebra da suspensão e de falhas no sistema de freios.

Quando um caminhão passa por cima de um buraco na estrada, o peso da carga multiplica a intensidade do impacto e aumenta as chances da ocorrência de acidentes. Isso coloca em risco a vida de todos que trafegam pela rodovia.

Se os acidentes ocorrerem, a empresa perderá ou atrasará a entrega e poderá ter de arcar com indenizações elevadas para compensar os danos causados.

O excesso de peso da carga danifica o asfalto e o meio ambiente

O excesso de peso danifica o asfalto e aumenta a emissão de gases poluentes (veículo necessita de mais força para se locomover).

Muitos condutores e até gestores não se preocupam com a preservação das estradas e com as questões ambientais, mas a conscientização sobre esses temas gera benefícios para todas empresas do ramo e aumenta a qualidade de vida de todos os cidadãos.

Ele também aumenta os gastos da empresa de transporte

Os prejuízos também envolvem maior desgaste dos pneus, aumento do consumo de combustíveis, constante necessidade de manutenções e a imposição de elevadas multas quando os veículos passam pelas balanças rodoviárias.

Aqueles que transportam carga com sobrepeso esperam obter economias efetuando um volume maior de entregas em um número menor de viagens. Porém, as despesas citadas eliminam qualquer economia esperada pelo responsável. Para evitar todas as perdas mencionadas, é preciso que o veículo obedeça tanto o limite máximo legal quanto a distribuição do peso por eixo.

Como deve ser feita a distribuição do peso por eixo?

A legislação sobre os pesos e dimensões das cargas no transporte é conhecida como Lei da Balança. Ela consiste no conjunto das últimas Resoluções do CONTRAN sobre o tema, que são as de número 258/07, 526/15 e a portaria 63/09 do DENATRAN.

Confira um resumo do que seus textos estipulam quanto aos limites em toneladas para cada tipo de eixo:

  • 6 toneladas (ts) — eixo isolado com dois pneus;
  • 10 ts — eixo isolado com quatro pneus;
  • 12 ts — conjunto de dois eixos com dois pneus cada;
  • 17 ts — conjunto de dois eixos com quatro pneus cada;
  • 25,5 ts — três eixos com quatro pneus por eixo.

A partir dessa configuração, é possível calcular o peso a ser distribuído por caminhão. Por exemplo, um trucado que contém um eixo isolado com dois pneus na parte frontal (máximo de 6ts) e um conjunto de dois eixos com quatro pneus cada na parte traseira (limite de 17ts) permite o carregamento de até 23 toneladas.

Durante a fiscalização de peso as balanças rodoviárias apresentam pequenas variações nas medidas, por essa razão são toleradas algumas discrepâncias na pesagem sem que ocorram multas, são elas:

  • de 5% sobre o limite de peso bruto total (PBT) indicado pelo fabricante, por exemplo: um caminhão com capacidade de 22 ts pode levar 23.1 ts;
  • de 10% sobre o limite de peso por eixo, se um eixo possui limite de 6 ts, é permitido passar com até 6.6ts.

Como funciona a aplicação da multa por excesso de peso?

A multa é aplicada a partir da ultrapassagem das tolerâncias mencionadas acima. Caso haja excedente de 12,5% do limite de peso, haverá retenção do veículo para remanejamento ou transbordo da carga (necessidade que outro caminhão busque a carga excedente).

Por exemplo, um caminhão pode transportar até 12 toneladas, porém, há tolerância de 10% sobre o eixo (permitindo 13,2t), acima disso haverá aplicação de multa. Contudo, caso o veículo esteja transportando mais que 13,5 toneladas (12,5% acima do limite), também haverá a necessidade de realizar o transbordo da carga excedente para outro veículo para poder seguir viagem.

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De que forma a multa é calculada?

O cálculo está previsto no inciso V do artigo 321 do Código de Trânsito brasileiro (CTB). O dispositivo prevê que o excesso de carga é uma infração média, cuja penalidade são quatro pontos na carteira mais multa de R$ 130,16 (valor de 2018).

Entretanto, também se aplica outra multa crescente a cada 200kg ou fração de excesso de peso. A tabela vigente para o cálculo é:

  • até 600kg excedente — R$ 5,32;
  • entre 601kg e 800kg — R$ 10,64;
  • de 801kg a 1.001kg — R$ 21,28;
  • de 1.001kg a 3.000kg — R$ 31,91;
  • entre 3.001kg e 5.000kg — R$ 42,56;
  • acima de 5.001kg — R$ 53,20.

Na prática, divide-se o excesso total por 200kg (sempre arredondando o valor para cima) e a quantidade de frações obtida será multiplicada pelo valor previsto na lista acima.

Imagine um veículo com limite de 22 toneladas que transporta 25t. Nesse exemplo, há 3.000 kg de peso excedente, ao dividir esse valor por 200, obtém-se 15 frações.

Multiplicam-se as frações pelo valor na tabela: 15 x R$ 31,91 = R$ 478,65. Mas também é somada a multa de uma infração média: R$ 478,65 + R$ 130,16 = R$ 608,81. Essa última quantia é o montante total a ser pago.

Quem pode aplicar as penalidades?

A multa por excesso de peso pode ser imposta pela autoridade ou agente responsável pela fiscalização de cada tipo de rodovia, confira a lista:

  • rodovias federais com pedágio — Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) e a Polícia Rodoviária Federal (PRF);
  • estradas federais sem pedágio — PRF;
  • rodovias estaduais — departamento de estradas de rodagem (DER e Polícia Rodoviária Estadual);
  • vias municipais — Secretaria de Transporte da prefeitura.

Quem é responsável pelo pagamento da multa por excesso de peso da carga?

A obrigação pelo pagamento da multa por excesso de peso varia de acordo com cada caso. A legislação procura punir a pessoa que deveria conhecer o peso da carga. Nos casos em que há vários embarcadores ou um único embarcador sem peso declarado, o proprietário do veículo deve pagar a multa, pois o transportador é responsável pelo controle do peso da carga.

Quando há um embarcador com peso declarado acima do limite, a obrigação é tanto do dono do caminhão quanto do embarcador (solidária). Nessa hipótese ambos estão cientes da sobrecarga.

Por fim, somente o embarcador paga a multa quando o peso declarado por ele é inferior ao real. Esse indivíduo é responsável pela pesagem da carga, portanto, ele arcará com as consequências pelas inverdades e omissões.

A multa por excesso de peso pode ser bastante onerosa, mas os prejuízos vão ainda além e elevarão os gastos da empresa significativamente. Após entender como distribuir corretamente o peso por eixo, você poderá aumentar a vida útil dos veículos da sua frota, evitar transtornos na estrada e minimizar a possibilidade de multa por sobrepeso.

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Quer evitar outros problemas na estrada? solucione aqui todas as suas dúvidas sobre o gerenciamento de riscos no transporte de cargas!

o que é averbação de cargas para seguro de transporte

O que é averbação de cargas e qual sua importância no transporte?

By: Fábio Cunha

A averbação de cargas é um procedimento obrigatório segundo a legislação vigente, através do qual o responsável pela contratação do seguro da carga deve informar eletronicamente à companhia seguradora os detalhes do frete e da mercadoria transportada, para que em caso de ocorrência de um sinistro com a carga, a mesma tenha a cobertura contratada na apólice de seguro.

E você sabe o que é averbação de cargas? Gostaria de saber como automatizar as averbações de seguro de cargas e ganhar segurança no dia-a-dia da sua transportadora? Então leia até o fim este artigo onde vamos tirar as suas principais dúvidas sobre o assunto.

Como gestor você certamente busca evitar prejuízos e também está sempre em busca de oportunidades para controlar e reduzir gastos.

O transporte é um dos principais custos logísticos, principalmente quando existe alto índice de sinistro ou roubo de cargas. Por isso, é muito importante fazer averbação para transporte de cargas, garantindo cobertura em caso de acidentes e minimizando os riscos.

O que é averbação de cargas?

A averbação é o ato de informar à companhia seguradora os dados referentes às notas fiscais e as características das mercadorias que foram embarcadas para transporte, para que tenham a devida cobertura em caso de sinistro. Dessa forma, os prejuízos aos envolvidos são minimizados.

Além disso, a portaria 247 da Superintendência de Seguros Privados (SUSEP) estabelece que as transportadoras devem averbar todos os conhecimentos, sem exceção, diariamente e antes do início da viagem. Caso ocorra um sinistro e existam documentos não averbados (ou averbados após a viagem), a seguradora tem o direito de recusar a indenização.

A importância da apólice de seguro RCTR-C

Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga (RCTR-C) é o nome do seguro obrigatório do transportador. Esse é o seguro por meio do qual ele pode solicitar o reembolso à seguradora em caso de prejuízo.

Na prática, a RCTR-C é a garantia de ressarcimento do embarcador — e é depois reembolsado pela seguradora até o valor limite da garantia fixada na apólice.

Além de ser uma forma de proteger as partes envolvidas no negócio, a averbação é necessária para o cumprimento da legislação, inclusive com a adoção do MDFe 3.0. Ou seja, nenhuma carga deve ser transportada sem que todos os conhecimentos tenham sido informados à seguradora.

Principais dados informados em uma averbação de cargas

Para realizar o processo de averbação de seguro de carga no transporte é preciso informar para a seguradora uma série de dados. Veja, a seguir, quais são os principais deles:

  • o valor total da carga transportada;
  • o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e sua chave de acesso;
  • os dados do veículo de carga;
  • a identificação da apólice de seguro;
  • os dados do motorista.

O valor é o principal item a ser destacado. Isso porque as apólices de seguros têm limites de cobertura e, caso o valor ultrapasse esse teto, a carga não pode ser coberta. Outro fator é que esse valor será usado como base para o ressarcimento e, se ele não estiver informado, a seguradora não tem a responsabilidade de arcar com as perdas.

Os dados do CT-e são fundamentais para comprovar a rota a ser seguida, bem como quais são as mercadorias transportadas. Assim, é possível identificar produtos perecíveis, frágeis, químicos, perigosos e outros.

Já os dados do motorista e do veículo são necessários para comprovar que o condutor e o veículo são realmente os que constam no seguro. Por esse motivo, é essencial fazer a averbação com os dados corretos e completos do motorista que seguirá com a carga.

No caso da apólice, ela é importante para confirmar que a carga foi averbada e tornar possível a obtenção do seguro e do reembolso, caso necessário.

Como executar a averbação de cargas?

A averbação de cargas pode ser realizada de duas maneiras, ou seja, tanto de forma manual através do site da companhia seguradora, quanto de forma eletrônica por meio da integração do sistema de gestão de transportes (TMS) da transportadora com o sistema da seguradora.

Como fazer a averbação manual de cargas

No processo manual de averbação do seguro de cargas, a transportadora precisa repassar os dados de cada carga a ser transportada para a seguradora. Geralmente, esse processo é realizado com o auxílio de planilhas ou arquivos de texto ou até feito manualmente em um formulário no site da seguradora.

Em muitos casos, é preciso entrar em contato com a empresa para confirmar os valores dos prêmios. Vale destacar, ainda, que o tempo necessário para fazer o processo de forma manual é muito maior. Isso reduz a produtividade da equipe e aumenta o custo operacional.

Riscos da averbação manual de seguro de cargas

Apesar de sua importância e obrigatoriedade de se averbar as cargas antes de realizar o transporte, é comum que muitas transportadoras que optaram pela averbação manual de cargas acabem negligenciando essa atividade (muitas vezes pela correria do dia a dia). O resultado é que, elas acabam expostas a um grande risco, pois em caso de sinistro poderão ter a indenização negada pela companhia.

Nesse caso, as chances de erro são significativas, visto que são exigidas várias informações que podem ser facilmente trocadas, esquecidas ou inseridas com erros. Se isso acontecer, a empresa também poderá ficar descoberta e ter de arcar com todos os prejuízos em caso de sinistro.

Outro ponto muito importante que cabe destacar é o fato de que se o operador na transportadora esquecer de averbar uma carga no meio do mês, e ocorrer um sinistro com uma outra carga, mesmo que a carga sinistrada tenha sido averbada, existe grande chance de a companhia seguradora negar a indenização, sob alegação de risco de fraude, o que está respaldado pela legislação vigente, e sendo assim, não aconselhamos a averbação manual e indicamos fortemente que as empresas optem pela averbação eletrônica de cargas.

Como realizar a averbação eletrônica de cargas

O processo de averbação eletrônica do seguro de cargas traz mais segurança às transportadoras, pois evita erros de digitação, uma vez que os dados saem diretamente do sistema TMS da transportadora para o sistema da seguradora.

O primeiro passo é conhecer o layoute EDI utilizado pela companhia seguradora, que contém todas as informações necessárias para a averbação de transporte de cargas. Este arquivo é fornecido pela própria seguradora.

Com ele em mãos, o próximo passo é adaptar o sistema da sua transportadora para criar o arquivo de averbação — ou seja, um documento com as informações contidas no leiaute, que são capturadas de forma automática pelo sistema. Após a emissão do CT-e ou MDF-e, o arquivo é gerado.

OBSERVAÇÃO: Clientes que utilizam o TMS Datamex já tem a sua disposição as integrações prontas com todas as companhias seguradoras do mercado nacional.

Pode ser que a seguradora também solicite o arquivo XML. Nesse caso você tem duas alternativas:

  • configurar o software para enviá-lo por e-mail sempre que for criado um novo CT-e ou MDF-e;
  • juntar os arquivos de um determinado período e enviar em lote ou em um arquivo compactado à seguradora.

Como automatizar o processo

Para evitar erros, esquecimentos e garantir a segurança e a produtividade no processo de averbação para transporte de cargas, é recomendável o uso de um sistema de gestão de transportes (TMS) que possua capacidade de integração e transmissão automática de dados via EDI dentro dos padrões estabelecidos pelas seguradoras, um exemplo desse tipo de sistema é o Emissor de CT-e e MDF-e do TMS Datamex. Dessa forma, o processo fica automatizado de ponta a ponta, o que garante a segurança dos dados, a confiabilidade e a velocidade da operação.

Depois que o sistema for devidamente configurado, ele carrega os dados automaticamente e, passará a realizar de forma automatizada as averbações do seguro de cargas a cada frete.

Para garantir máxima segurança e produtividade para a transportadora e seus clientes, siga as dicas apresentadas e utilize um sistema para automatizar o processo. Agora que você já sabe como funciona a averbação, descubra 7 dicas certeiras de segurança para evitar roubo de carga.

dicas de segurança para evitar roubo de carga

7 dicas certeiras de segurança para evitar roubo de carga

By: Fábio Cunha

O roubo de carga de caminhões vem crescendo assustadoramente na última década. No Brasil, esse tipo de incidente causou um prejuízo equivalente a mais de R$6,1 bilhões entre os anos de 2011 e 2016.

A situação é tão grave que, no estado do Rio de Janeiro, onde é mais frequente as ocorrências de assaltos, a NTC (Associação Nacional das Empresas de Transporte e Logística) estabeleceu a cobrança de uma taxa de emergência excepcional.

Com tudo isso, os gestores da área de transporte precisam desenvolver estratégias para diminuir ao máximo os danos causados pelo roubo de carga.

No post de hoje, apresentaremos 7 dicas de segurança para te ajudar a se prevenir contra os roubos de carga. Acompanhe as dicas logo abaixo!

1. Treine os motoristas

Primeiramente, é bom deixar claro que treinar motoristas não significa transformar os condutores em especialistas de combate ao crime. Logicamente, a prioridade sempre será a segurança dos colaboradores.

Treinar os motoristas significa orientá-los quanto às atitudes preventivas que devem ser tomadas para diminuir as chances de roubo da carga.

Algumas dicas importantes que podem ser passadas para os motoristas são:

  • se atentar ao perigo de falsas blitz;
  • não falar com pessoas estranhas sobre a carga que está carregando ou o trajeto de entrega;
  • se manter vigilante caso algum veículo aparente seguir o caminhão;
  • comunicar à polícia rodoviária se perceber atitudes suspeitas.

Além da orientação e dicas de segurança, é importante passar para os motoristas informações sobre as rotas mais críticas, em que o índice de assaltos tende a ser mais elevado.

2. Trabalhe com rotas variadas

Um alvo que segue sempre o mesmo trajeto é mais vulnerável do que aquele que pratica alternância. Assim também acontece nos assaltos nas estradas.

Depois que as quadrilhas conseguem analisar a frequência de rota de caminhões específicos, fica muito mais fácil à ação de abordagem. Dessa forma, é de suma importância realizar um planejamento detalhado para alternar as rotas e as datas para cargas específicas.

É essencial também que seja praticado o rodízio de locais que são utilizados para abastecimento, descanso, alimentação, entre outros.

Todas essas ações são de caráter preventivo, por isso, devem ser adotadas pelos gestores em parceria com motoristas e com a ajuda de dados fornecidos pelos órgãos competentes.

3. Diminua o tempo de carga em repouso

Além de alternar os locais de descanso, é preciso trabalhar para que o tempo em repouso da carga seja menor. Nesse contexto, é importante que todos os motoristas tenham em mente que uma carga em repouso é também uma carga em risco.

Isso acontece porque, nas paradas, os caminhões não estão em movimento e, normalmente, não há ninguém vigiando a mercadoria transportada. Furtos de cargas nesse cenário são muito comuns.

Mas é preciso atenção. Toda orientação deve ser baseada nas leis trabalhistas, sempre respeitando o tempo de descanso e alimentação previstos por lei.

4. Dê preferência ao transporte diurno

Grande parte do roubo de cargas acontece durante a noite, quando a visibilidade é menor, o trânsito nas estradas não é tão intenso e os motoristas já estão mais cansados. Sendo assim, é importante que se dê preferência ao transporte diurno.

Trabalhar com comboios de caminhões também é uma alternativa para a prevenção, ainda que escureça, uma quantidade maior de caminhões dificulta a ação de criminosos.

Além disso, independentemente do horário, a comunicação entre a empresa e os motoristas deve ser constante.

5. Adote um programa de gerenciamento de riscos

O PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos) é um conceito de gestão organizacional que tem como objetivo monitorar, prevenir e reduzir os riscos relacionados aos trabalhos desenvolvidos pelas organizações.

De modo geral, o PGR trabalha para auxiliar as empresas de transporte e distribuição a seguir medidas preventivas relacionadas à segurança dos seus motoristas e cargas.

Com base em dados e informações fornecidos por órgãos públicos e associações relacionadas ao setor, o programa define estratégias e dicas para aperfeiçoar as medidas contra os assaltos nas estradas, pontos de parada e nos locais de entrega de mercadorias.

Contudo, vale ressaltar que o PGR precisa de programas automatizados para ser eficaz no gerenciamento das rotas e caminhões.

6. Invista em automação

Como citado no tópico anterior, a automação é essencial para que estratégias de gerenciamento funcionem corretamente.

Com aparelhos automatizados que funcionam por meio de satélites, é possível repassar dados constantes sobre a localização dos caminhões, condições das estradas e anormalidades que estejam ocorrendo no trajeto.

Uma empresa de logística, atualmente, não consegue desenvolver um trabalho com excelência sem o auxílio da tecnologia. Os softwares disponibilizados no mercado otimizam atividades que vão desde o controle de estoque até o acompanhamento de cargas.

Todos os dados recolhidos pelos softwares são importantes para montar as estratégias de segurança. Dessa forma, os motoristas podem trabalhar sempre de forma preventiva e segura.

7. Estude a necessidade de escolta armada

Em situações de extrema urgência, medidas mais radicais de segurança devem ser avaliadas. Uma delas é a escolta armada.

Esta possibilidade deve ser considerada em regiões com altos índices de assaltos registrados ou quando o valor da carga a ser transportada é muito alta ou visada. Ela também pode ser vista como uma última opção, ou seja, quando nenhuma outra medida preventiva está surtindo efeito.

Antes de colocar em prática a escolta armada, faça uma pesquisa e certifique-se que a empresa tem experiência em situações de risco; além de possuir um bom histórico no cumprimento de prazos e entregas.

Para obter sucesso com as dicas de prevenção contra o roubo de carga, é de vital importância ter um sistema integrado e automatizado de gerenciamento.

Além disso, não basta apenas que o gestor estabeleça as diretrizes, é preciso que todos os colaboradores estejam alinhados com as boas práticas de segurança.

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Gerenciamento de Riscos em Transporte e Logística

Gerenciamento de riscos no transporte de cargas: tire aqui suas dúvidas

By: Fábio Cunha

O transporte rodoviário responde por cerca de 60% da movimentação de carga no Brasil. Com baixo investimento governamental em infraestrutura logística (o que eleva os custos de manutenção dos caminhões), alto índice de roubo nas rodovias e defasagem no valor do frete ― 24,83% na carga lotação e 11,77% na carga fracionada, em 2017 ―, o gerenciamento de riscos no transporte de cargas se tornou estratégia chave para a sobrevivência das empresas do setor.

Em momentos de crise, não há espaço para correções no frete. Paralelamente, os aumentos nos preços dos combustíveis, a elevação da sinistralidade do segmento (que aumenta o prêmio dos seguros) e os altos custos com manutenção pressionam os demonstrativos de resultados das transportadoras, exigindo aumento da margem de lucro a partir da mitigação dos riscos.

Uma transportadora que não faz gestão de riscos tem poucas chances de se manter de portas abertas no médio prazo. Se você é coordenador operacional/gerente logístico, este artigo vai ser seu miniguia para aprender a otimizar sua gestão por meio de um gerenciamento de riscos preventivo e eficiente!

O que é gerenciamento inteligente de riscos no transporte de cargas?

Trata-se do processo de aplicação de tecnologia para diminuir riscos em todas as etapas operacionais da transportadora. Envolve todos os processos logísticos das empresas do setor, como armazenamento, movimentação, transporte e distribuição.

Esse gerenciamento, essencial em um país cujo custo logístico consome 12,7% do PIB, é feito aliando planejamento à Ciência de Dados para otimização de processos. Quer um exemplo?

Imagine como sua rotina seria mais simples se você tivesse uma solução de gestão de frota automatizada (com disparo de alertas de manutenção, gestão eletrônica do ciclo de vida dos pneus e histórico detalhado dos veículos).

E se, além disso, essa mesma solução ainda oferecesse módulo TMS para rastreamento de carga (fortalecimento da segurança), emissão facilitada de CTe, MDFe, CIOT e EDI, além de importação automática de dados para dar mais agilidade no faturamento de seus fretes?

Na era dos negócios digitais, é preciso que também as transportadoras sejam digitais.

Por que é importante ter um plano de gestão de riscos?

O volume de riscos a que uma transportadora está sujeita é extremamente variado, passando por um oceano de questões:

  • se sua empresa não possui soluções em inteligência logística para rastrear carga, as possibilidades de interceptação do veículo sem posterior localização são muito maiores;
  • os frequentes roubos de carga podem levar a empresa ao colapso financeiro, especialmente pela mácula na credibilidade diante do mercado;
  • avarias e extravios de carga também podem manchar a imagem de sua transportadora de forma irreparável;
  • não conhecer a legislação do setor resulta em multas e apreensões das mercadorias ou do próprio caminhão.

Trabalhar todas essas variáveis para reduzir as possibilidades de ocorrências impactam seus resultados financeiros e pode ser a diferença entre sucesso e estagnação no setor. Isso passa, evidentemente, pelo investimento em tecnologia.

Quais os principais riscos no transporte de cargas?

Roubo de cargas

A interceptação provoca prejuízos anuais de R$ 6,1 bilhões no Brasil, segundo dados da Federação das Indústrias do Estado do Rio de Janeiro. O pior é que os assaltos chegam a aumentar em até 20% o preço dos produtos transportados.

Altos custos de manutenção dos veículos

O desalinhamento das rodas do caminhão aumenta o consumo dos pneus e também do combustível. Se o filtro do óleo de sua frota não for trocado no tempo correto, partículas podem entrar no motor estragando cilindros, pistões, anéis e válvulas.

Há a possibilidade, inclusive, de o motor fundir completamente em função dessa negligência. Todos esses custos podem ser mitigados por meio de sistemas eletrônicos de manutenção.

Avarias e extravios

Os casos de indenizações altíssimas fixadas em juízo às transportadoras que entregam as mercadorias com avarias (ou deixam de efetuar a entrega integral por causa de extravios) são vastos.

Multas e apreensões

A legislação brasileira é extensa quanto à regulamentação do transporte de carga. Isso quer dizer que as possibilidades de multas são grandes quando não há nenhum conhecedor do tema em sua transportadora. A simples ausência dos documentos obrigatórios na movimentação de carga, por exemplo o CIOT, gera multa de R$ 550.

A mesma multa incide se o Conhecimento de Transporte (CTe) não estiver com as informações obrigatórias. Já aos veículos não cadastrados no RNTRC, cabe multa de R$ 1.500,00.

Como fazer um gerenciamento de riscos eficiente

Diante dessa imensidão de riscos possíveis, como se prevenir? Eis algumas ações fundamentais:

Controle de cargas e pedidos de frete

Reduzir riscos é ter controle sobre todas as operações. Existem sistemas de gestão para transportadoras com módulo de controle total para as suas cargas: processos de coleta, entrega e transferências entre filiais. Esses sistemas evitam erros por desencontro de informações e extravios.

Uso de inteligência embarcada para monitoramento a distância

Em uma era de tecnologias de geolocalização, é imprescindível que sua frota seja monitorada a distância. Muitos dos sistemas que oferecem essa tecnologia de rastreamento realizam também planejamento inteligente de rotas, evitando que o caminhão retorne vazio e considerando os índices de roubo em cada trajeto.

Realização de mapeamento das cargas

Fazer um mapeamento completo das cargas é essencial para reduzir riscos de avarias, uma vez que cada entrega enseja embalagem, veículo e formas de armazenamento específicos.

Controle eletrônico da manutenção da frota

Os melhores sistemas de Inteligência Logística citados neste artigo possuem também controle de pneus automatizado e de médias de abastecimento, além de gerenciamento eletrônico de manutenção.

O disparo de alertas para a realização de cada reparo ou troca ajuda a diminuir os custos com a gestão da frota e a evitar o desgaste precoce dos veículos, além de panes e paradas em locais indesejados e de alto risco de roubos ou acidentes.

Estudo de gerenciamento de risco em transporte de cargas (específico para cada cliente)

Cada carga e cada cliente apresentam riscos diferentes para serem controlados. Por isso, o ideal é que o coordenador operacional/gerente logístico tenha um plano personalizado para cada um, em vez de um procedimento padrão. Alguns passos para desenhar esse projeto:

  • Conhecer o cliente e os detalhes de sua operação. Mapeamento de pontos críticos e oportunidades.
  • Conhecer as especificidades da carga a ser transportada (índice de roubos, cuidados específicos no transporte, eventual regulamentação sobre sua movimentação).
  • Elaborar um projeto customizado a partir das informações coletadas. Agir previamente e implementar ações corretivas e preventivas.
  • Retroação: avaliar os resultados e efetivar ajustes para os próximos pedidos do cliente.

Realizar um bom processo de seleção de motoristas e colaboradores

Uma boa estratégia de gestão de riscos em transporte e logística começa no processo de seleção de motoristas e colaboradores. A escolha acertada do profissional no processo seletivo, reduz em muito as preocupações, os problemas e os prejuízos em função de má conduta e/ou o não cumprimento das orientações da empresa e dos processos de gerenciamento de riscos.

Um profissional consciente e com a postura adequada ajuda a diminuir os riscos de roubos e sinistros nas operações de transporte da cargas, e para isso é altamente recomendável que se cumpra no mínimo as seguintes etapas:

  • Testes psicológicos;
  • Testes práticos de direção e habilidades operacionais;
  • Treinamento de integração na cultura da empresa;
  • treinamento de integração nos procedimentos e plano de gerenciamento de riscos da empresa;
  • Designar um “tutor” que irá acompanhar as primeiras viagens.

Ter um ciclo constante de treinamentos e atualização para motoristas e demais colaboradores

Tão importante quanto selecionar bem e dar orientações iniciais, é também o processo de atualização constante do profissional, mantendo-o integrado e comprometido com a cultura e estratégia da empresa, assim como fomentando o seu aperfeiçoamento e desenvolvimento pessoal e profissional.

Este é um ponto que muitos gestores acabam não investindo por achar caro, porém é muito mais caro conviver com colaboradores despreparados e desmotivados, portanto o investimento em treinamentos quando bem feito, tende a retornar à empresa em um curto espaço de tempo através da diminuição da sinistralidade e também do aumento da satisfação dos clientes.

Conhecimento da legislação básica de transporte de cargas

Ter conhecimento sobre a legislação de transporte e logística é fundamental para evitar multas e apreensões de carga. Alguns normativos que você, gerente logístico ou coordenador operacional, precisa dominar:

  • Lei Federal nº 9.503/1997 (Código de Trânsito Brasileiro – CTB)
  • Lei Federal nº 11.442/2007: dispõe sobre as regras gerais para o transporte rodoviário de cargas.
  • Resolução CONTRAM nº 210/2006: define limites de peso e dimensões para veículos que transitem por vias terrestres.
  • Resolução CONTRAM nº 128/2001: fixa a obrigatoriedade de uso de instrumentos de segurança para melhorar a visibilidade diurna/noturna nos veículos de transporte.
  • Lei 13.103/2015: dispõe sobre o exercício da profissão de motorista.
  • Decreto nº 49.487/2008: regulamenta o trânsito de caminhões na cidade de São Paulo.
  • Legislação geral ANTT.

Contratar e manter em dia suas apólices de seguro

O objetivo primordial do trabalho de gerenciamento de riscos é evitar o sinistro, porém, em alguns casos, apesar de todas as medidas de segurança tomadas os problemas ainda podem acontecer, e neste momento é de vital importância que se tenha as devidas apólices de seguros, que irão limitar os prejuízos e garantir a continuidade das operações da empresa.

É fundamental que se tenha em mente que a averbação do seguro de carga deve ser feita antes do inicio da operação, e para isso um bom software TMS poderá realizar a averbação de forma integrada e automática, evitando esquecimentos e garantindo a cobertura em caso de sinistro.

Utilizar os serviços de consulta motoristas em uma companhia gerenciadora de riscos

Hoje em dia muitos embarcadores exigem das transportadoras que carregam suas cargas, que os motoristas tenham cadastro aprovado em uma gerenciadora de riscos, e isso constitui um fator muito importante para diminuir a probabilidade da incidência de roubos ou acidentes, já que na consulta à gerenciadora de riscos diversos aspectos são avaliados por ela antes de emitir um parecer positivo sobre o motorista para realizar a operação em questão.

Outro ponto que pode ser otimizado é o cadastro e consultas na gerenciadora de riscos, que com um bom sistema para transportadoras (TMS), este processo pode ser feito de forma integrada, economizando tempo e evitando retrabalho, esquecimento e erros.

Sua gestão de transporte de cargas incluía, até este momento, algumas das ações, estratégias e ferramentas citadas neste artigo? Deixe seu comentário aqui no post!

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