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Monitoramento de cargas: Vantagens para transportadoras e embarcadores

Destacar-se no mercado de transporte rodoviário de cargas no Brasil é um grande desafio enfrentado pela maioria dos empreendedores deste segmento, pois de um lado os clientes demandam preços cada vez mais acessíveis, enquanto esperam contar com monitoramento de cargas e serviços de alta qualidade e profissionalismo.

Para atender a esse elevado nível de exigência, é preciso rever os seus procedimentos para melhorar a operação logística. Uma das soluções disponíveis é a adoção de soluções, aplicativos e sistemas especializados para o monitoramento de cargas. Com isso, é possível tornar as atividades de transporte mais ágeis, econômicas e seguras.

Continue com a leitura deste artigo e descubra como a tecnologia pode ser uma aliada para aumentar a produtividade e melhorar os resultados financeiros da sua transportadora!

Quais são as vantagens do monitoramento de cargas?

Acompanhamento do desempenho da frota

Um dos fundamentos do gerenciamento da operação de transportes é o acompanhamento dos resultados por meio de indicadores de desempenho. O seu objetivo é determinar se os procedimentos e atividades estão sendo realizados de maneira adequada, quais são os resultados obtidos e quais são as oportunidades de melhoria.

No caso de uma transportadora, a utilização de sistemas de monitoramento de cargas e frotas resulta em informações sobre a frota, a sua performance e os custos advindos. Com essa mensuração, o gestor tem dados concretos para apoiar o processo decisório.

Consulta da localização em tempo real

O roubo de cargas é um contratempo que assola as rodovias nacionais e representa grandes perdas para o setor de transportes. Para contornar esse problema, as empresas podem utilizar sistemas de rastreamento veicular para adicionar mais segurança ao processo de transportes de cargas.

Entre os recursos disponíveis, os programas possibilitam a consulta do veículo em tempo real, o andamento da rota de entrega, previsão de chegada e a estimativa de conclusão das remessas.

Aumento da produtividade

A produtividade de uma operação de transportes indica o seu sucesso em suprir as necessidades dos clientes. Seu impacto contribui para manter o negócio competitivo em relação à concorrência. Os sistemas de monitoramento, mais especificamente de roteirização, têm o foco nos canais de distribuição e buscam interligar fornecedores, distribuidores e clientes.

Contudo, manter o nível de produção é um desafio que exige investimentos em ferramentas tecnológicas capazes de supervisionar toda a operação. Assim, a equipe, condutores e as práticas de manutenção dos veículos devem ser envolvidos na melhoria das atividades.

Valor agregado aos serviços oferecidos

Sob o ponto de vista dos clientes, o preço que é pago por um bem ou serviço deve ser justificado pela sua qualidade e benefícios recebidos. No caso da logística, o seu valor está em garantir que os clientes recebam as suas mercadorias em perfeito estado, no prazo e no local correto.

Quanto mais vantagens adicionadas, maior será o valor agregado dos serviços que a sua empresa fornece e, assim, maior será a disposição de pagar o preço praticado. Essa é uma estratégia fundamental para aumentar o número de clientes e proporcionar o crescimento da lucratividade.

Como preparar a sua empresa para investir em tecnologias de monitoramento de cargas?

No cenário atual, as transportadoras precisam oferecer serviços com alta qualificação e fornecer soluções modernas aos clientes para permanecerem competitivas. Os sistemas de monitoramento, quando corretamente implantados, podem representar uma vantagem significativa.

Para colocar esse tipo de projeto em pleno funcionamento, o gestor deve estar preparado para atender a diversas diretrizes de origem estratégica e operacional. Veja como:

Avalie o dispêndio financeiro

O cenário econômico atual requer cuidado ao realizar grandes gastos e investimentos. Por isso, o aspecto financeiro deve ser avaliado em primeiro lugar. É preciso analisar cuidadosamente os quesitos referentes:

ao prazo estimado para o retorno;
ao prazo necessário para implantação completa;
às adaptações necessárias para que o novo sistema se encaixe no contexto da operação;
à estimativa de redução de custos e aumento das receitas.

Essa é uma grande preocupação de micro e pequenos empreendedores que querem adicionar maior segurança as suas operações, mas têm a sua capacidade restrita por falta de capital.

Busque a compatibilidade entre os sistemas

A integração é uma das palavras-chave ao buscar sistemas capazes de informatizar o monitoramento das atividades logísticas. Em outras palavras, os usuários, fornecedores e clientes devem ter acesso a informações compartilhadas sobre os processos de compra, venda e entrega.

Para que isso seja possível, os programas devem interagir entre si de forma eficiente. Existem no mercado plataformas que operam exclusivamente na web. Esse fator elimina a necessidade de instalação de software nos computadores e da manutenção de servidores dedicados ao armazenamento de arquivos.

Implemente as funcionalidades adicionais

O monitoramento não se limita somente aos sistemas capazes de indicar a posição exata de um veículo em um determinado momento. Para que o investimento seja considerado recompensador, é preciso contar com ferramentas que oferecem:

acionamento remoto de travas;
checagem das portas e da ignição;
relatórios sobre o desempenho da frota;
registro de paradas e velocidade mantida;
sinalização em caso de desvio da rota programada;
avaliação do comportamento do condutor no trânsito.

Treine a equipe

Quando um novo sistema é adquirido, a equipe que o utilizará deve ser treinada para dominar todos os recursos disponíveis. Desde os motoristas da frota, passando pela equipe administrativa até os gerentes: todos devem saber como operar a ferramenta. Os conhecimentos requeridos de cada um são distintos, porém, complementares.

A equipe de logística, por exemplo, lida com a parte operacional, acompanhando a rota e determinando o melhor trajeto. Já os gestores utilizam as ferramentas de caráter gerencial, que permitem a consulta dos resultados e geram relatórios para os indicadores de desempenho em transporte.

Contrate uma apólice de seguros

Buscar alternativas para proteger tanto o patrimônio quanto os produtos faz parte de uma estratégia consciente. Adotar medidas preventivas é um dos meios utilizados para evitar maiores perdas durante o transporte. Porém, caso os danos se concretizem, é muito vantajoso contar com a possibilidade de receber ressarcimentos pelos danos e perdas ocorridas.

Essa é uma atitude comum para minimizar os prejuízos e evitar maiores gastos com a reposição da frota e das mercadorias. Muitas seguradoras recomendam que os seguros devem ser combinados com a implantação de sistemas de monitoramento para aumentar as chances de recuperação da carga em caso de roubo.

Implante um aplicativo móvel para registro de ocorrências de transporte

A popularização e redução de custos dos smartphones, aliado aos avanços tecnológicos dos últimos tempos e a melhoria na qualidade e disponibilidade de sinal de internet móvel em todo o país, tem contribuído para que as transportadoras possam cada vez mais se utilizar de aplicativos móveis para as mais diversas finalidades no seu dia-a-dia.

Uma das aplicações mais interessantes dessas novas tecnologias é o registro de ocorrências de transporte em tempo real, através do celular dos motoristas, podendo manter a base da transportadora e os clientes informados em tempo real sobre todos eventos ocorridos com a carga, tais como saída do veículo para coleta, chegada no local para coletar, saída com a carga, paradas programadas e não programadas, chegada ao destino para aguardar descarga, descarga com sucesso, entre outras.

Por fim, é preciso considerar que os softwares monitoramento de carga são fundamentais para consolidar a estratégia da empresa e obter melhores resultados no mercado. A decisão deve ser tomada com base em quais opções são mais aconselháveis para o futuro do empreendimento.

Agora que você já conhece as vantagens dos sistemas de rastreamento e monitoramento de cargas, você sabe como a segurança nas operações de transporte é importante. Para complementar os seus conhecimento, conheça dicas certeiras de segurança para evitar roubo de carga!

Transporte intermodal e multimodal: entenda as diferenças

By: Fábio Cunha

O ramo de logística é muito amplo e nele existem várias ramificações e conceitos diferentes, e um dos conceitos importantes que todos os que trabalham na área precisam conhecer é a diferença entre transporte multimodal e transporte intermodal.

Esses dois termos consistem em operações realizadas por meio de mais de um modal de transporte. Isso significa que o trajeto entre a origem e o destino passa por dois diferentes meios de transporte, podendo ser aéreo, ferroviário, rodoviário, aquaviário, dutoviário entre outros.

Entender esses conceitos é fundamental para que um operador logístico possa oferecer a melhor solução logística aos seus clientes, e para que o gestor exerça um controle eficaz sobre sua frota, reduza custos, potencialize os ganhos, se destaque no mercado e satisfaça seus clientes.

Deseja alcançar esses objetivos? Continue a leitura deste artigo e entenda o que é transporte intermodal e o multimodal qual a diferença entre eles e as vantagens de cada um!

O que é transporte multimodal?

O transporte multimodal é uma modalidade de transporte que se caracteriza pela utilização de dois ou mais modais de transporte para transportar as mercadorias da origem até o destino final, podendo se valer de caminhões, trens, navios, aviões ou outros meios de equipamentos necessários para realizar as entregas, e com toda a operação coberta por um único documento fiscal o CTMC – Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas, o qual é emitido pelo Operador de Transporte Multimodal (OTM), empresa que assume total responsabilidade pela operação.

Em nosso país essa modalidade é constantemente utilizada para a transporte de commodities, que são produtos de origem primária como café, arroz, soja etc.

Onde encontro a legislação sobre o transporte multimodal de carga?

O transporte multimodal de carga foi instituído pela Lei 9.611/98, de 19 de Fevereiro de 1998, a qual define além da operação do Transporte Multimodal de Cargas, os papeis e as responsabilidades dos envolvidos no processo.

O que é transporte intermodal?

O transporte intermodal é uma modalidade que utiliza dois ou mais meios de transporte para levar as mercadorias da origem ao seu destino, porém também há envolvimento de mais de uma modalidade de transporte. No intermodal são emitidos documentos de transporte distintos para cada operação e também a responsabilidade é dividida entre os transportadores participantes da operação.

Sempre que houver mudança de modal, por exemplo quando a carga é transferida de um caminhão para um navio, um novo contrato é elaborado e entra em vigência. As mudanças são puramente formais, o modo de tração e o manejo de mercadorias permanecem inalterados.

O objetivo principal dessa estratégia é minimizar os custos de cada operação, fazendo com que o transporte, no geral, seja mais econômico para a empresa.

Quais as diferenças entre transporte multimodal e intermodal?

Emissão de documentos

O transporte multimodal vincula toda a operação a um único documento, o Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas (CTMC), emitido pelo OTM independentemente das variadas combinações de modais que podem ser utilizadas. Por exemplo, se iniciar o transporte com caminhões, depois transferir a carga para um navio e, por fim, para um avião, todo esse processo terá um único documento emitido pelo mesmo OTM.

Também é importante ressaltar que o CTMC é válido tanto como documento fiscal do transporte como contrato de prestação de serviços.

Já no caso da intermodalidade, toda vez que houver troca de veículos será emitido um Conhecimento de Transporte separado. Cada um desses documentos é entendido como um novo contrato.

Divisão de responsabilidade

A figura do OTM não realiza as operações de transporte, mas é o único responsável por toda a realização do serviço. Ele deve planejar e organizar como será a troca de modais, por essa razão é comum que ele exija uma verificação das mercadorias a toda transferência entre veículos.

Essa responsabilidade é acompanhada de diversas exigências, como a asseguração da existência de espaços adequados para armazenagem, procedimentos de baldeação, transbordo e todas demais atividades necessárias.

O OTM deve possuir os ativos que permitam o transporte, como carretas, trens, navios, armazéns etc. É relevante destacar que, para emitir o CTMC, o operador deve ter habilitação e registro na Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT).

Na intermodalidade a responsabilidade é dividida entre os transportadores de cada modal e trecho utilizado, especificamente o embarcador da carga. Isso significa que eles apenas respondem pelo transporte que estão realizando.

Tipos de contrato

Na multimodalidade há um único contrato entre o OTM e o cliente, e todos os procedimentos relativos a responsabilidade civil, registros, contratação dos seguros obrigatórios entre outras burocracias são debatidos entre essas duas partes.

O transporte intermodal possui uma grande quantidade de contratos, pois a cada trajeto o cliente deve realizar um novo contrato com os embarcadores separadamente, que podem ter exigências, prazos, valores e outras características diferentes.

Percebe-se que as diferenças entre as modalidades estão na parte burocrática, pois não há mudança efetiva na parte operacional e no manejo das mercadorias em si.

Qual é a modalidade mais vantajosa?

Cada uma dessas modalidades foi criada para cobrir uma necessidade do mercado, então a melhor depende da disponibilidade do transporte de cada localidade e dos custos orçados. Por essa razão é preciso analisar qual será mais benéfica à sua operação.

Vantagens do Transporte Multimodal

O sistema multimodal foi criado almejando a redução de burocracia e aumento do foco no transporte de carga. Traz conveniência e simplicidade jurídico administrativa, pois o cliente que contrata o OTM não precisa despender tempo e capital com a contratação de diferentes embarcadores.

Além disso, no caso de qualquer problema para o contratante, todos os entraves são solucionados com o OTM. Pode-se resumir as vantagens da multimodalidade nos seguintes tópicos:

combinação de diferentes modais de maneira mais eficiente, e em alguns casos até energeticamente mais eficiente;
redução de custos no processo de mudança de transporte;
possibilidade de agregar valor e oferecer mais benefícios;
facilidade na resolução de problemas por haver apenas um responsável pela carga;
melhor uso da tecnologia de informação, pois se o OTM for bem informatizado todo o processo aproveitará da informatização; e
maior proveito dos demais serviços do OTM, como armazenagem e plataformas de carga e descarga.

Vantagens do Transporte Intermodal

A intermodalidade é o modelo mais conhecido e praticado, porque permite combinar a potencialidade dos diferentes modos de transporte.

Como cada transportador busca o máximo de eficiência no serviço que presta, é possível negociar benefícios individualmente com cada um deles. Por exemplo, em alguns casos, determinado condutor de caminhão pode conceder um grande desconto, que dificilmente se obtêm em outros casos.

Essa é uma vantagem que depende das características de cada transportador, portanto nem sempre será conseguida. Confira outras vantagens desse sistema:

possibilidade de reduzir custos individualmente em cada trecho e outros serviços, como armazenagem;
menor consumo de energia;
possível redução da poluição;
minimização do tráfego rodoviário; e
maior segurança no trajeto.

Porém, é possível obter todos esses benefícios apenas se o transporte intermodal for competitivo perante o unimodal – realizado por um único meio de transporte. Dessa forma, devem ser realizados estudos e cálculos precisos para averiguar suas vantagens caso a caso.

Agora que você sabe a diferença entre transporte multimodal e intermodal e as vantagens de cada um, pode cogitar sua utilização e investigar qual a melhor para ser aplicada em sua realidade. Isso é essencial para se destacar no mercado, assegurar o faturamento e o desenvolvimento do seu negócio no ramo.

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Carga fracionada ou carga lotação: entenda as diferenças

By: Fábio Cunha

Dentro do ramo de transportes e logística, existem terminologias e conceitos que, devem ser de conhecimento de todos os profissionais, devido à sua importância no negócio. E hoje vamos falar sobre o que é carga fracionada e carga lotação, suas diferenças, benefícios e quando se aplica cada uma dessas modalidades de transporte.

Saber a aplicação prática dessas duas modalidades de transporte de cargas é importante para garantir eficiência nas operações, redução de custos e satisfação dos clientes, pois há situações práticas em que a utilização de uma é mais adequada que a outra.

Você sabe qual é a diferença entre esses termos? Confira a leitura desta publicação e entenda seus conceitos, como funcionam o transporte na prática e qual é o melhor modelo para cada situação!

O que é carga fracionada?

Carga Fracionada é a denominação dada a modalidade de transporte onde é feito o envio de mercadorias em quantidades menores, que sozinhas não ocupam toda a capacidade de carga do veículo ou equipamento utilizado para realizar o transporte. Na modalidade de Carga Fracionada é feito o agrupamento de carga de diversos tipos de mercadoria, assim como de vários remetentes e para diversos destinos em um mesmo carregamento.

Quais as vantagens do transporte de cargas fracionadas?

A partir da lógica de que o veículo ou equipamento de carga é compartilhado entre mais de um cliente, os volumes serão menores e, consequentemente, o preço do frete será menor em comparação a um carregamento exclusivo, e esse é o principal benefício desta modalidade de transporte.

Outro benefício da modalidade de transporte fracionado é a grande disponibilidade de rotas regulares através de diversas transportadoras no mercado.

Como é feito o transporte de cargas fracionadas?

Na prática o transporte fracionado costuma passar por 4 grandes etapas, são elas:

COLETA:
1. Nesta etapa os veículos urbanos de carga (VUCs) da transportadora ou de um parceiro (representante) se dirigem até as dependências do remetente para buscar as mercadorias a serem despachadas, e as levam até o armazém da transportadora ou parceiro na região.
TRIAGEM E ENCAMINHAMENTO:
1. Ao receber as mercadorias no seu armazém, a equipe operacional da transportadora se encarrega de distribuir as cargas em lotes de acordo com as rotas que elas irão seguir, por exemplo: lote 1 = cargas para SP, lote 2, cargas para RJ, lote 3 = cargas para o interior, etc.
2. Os lotes de mercadorias já separados por região são então embarcados em veículos maiores (carretas, geralmente) para seguir viagem até o Centro de Distribuição (CD) da transportadora ou de um parceiro (representante) na região de destino.
SEPARAÇÃO:
1. Ao chegar no CD (Centro de Distribuição) da transportadora ou parceiro na região de destino, o veículo de viagem (geralmente uma carreta maior) é descarregada.
2. A equipe do armazém então providencia a separação das cargas em lotes de acordo com as rotas de entrega, por exemplo: lote 1 = cargas para o interior, lote 2 = cargas para bairros a, b, c, d, lote 3 = cargas para os bairros e, f, g, etc..
3. Os lotes de cargas para entrega são então carregados nos veículos de entrega, os quais geralmente são veículos menores, que denomina-se VUCs (Veículos Urbanos de Carga).
ENTREGA:
1. Uma vez carregados os veículos de entrega (VUCs), eles seguem até o destino final para entrega.
2. Em trânsito, os veículos de entrega devem seguir o plano de viagem, cumprindo as entregas de acordo com a rota estabelecida.

Em razão de passar pelas etapas acima, o prazo de entrega tende a ser um pouco maior do que no transporte de carga lotação, porém, é possível minimizar as consequências desse problema com adoção de tecnologias que aceleram os processos e permitem maior controle das operações.

O que é o transporte de carga lotação?

A carga lotação ou carga fechada é uma modalidade em que há o preenchimento de toda a capacidade de carga de um veículo ou equipamento com a carga de apenas um cliente. E na modalidade de transporte de carga lotação há a entrega direta para um destino.

Como o veículo roda exclusivamente com a carga de um cliente, o preço do frete tende a se elevar, porém, em muitos casos é a única alternativa viável para determinados tipos de operações.

Como é executado o transporte de carga lotação?

Diferentemente da carga fracionada, no transporte de carga lotação utiliza-se um único veículo e a entrega é direta ao destinatário, sem a necessidade de ser preparada e/ou separada em um armazém. Graças à burocracia reduzida, as entregas tendem a ser mais rápidas em comparação à outra modalidade.

Por essa razão, normalmente são mais utilizadas para entregas urgentes, clientes que precisam de uma particularidade específica, mercadorias excepcionalmente volumosas ou que necessitam de equipamentos especiais para carga e descarga.

Em quais situações devo utilizar a carga fracionada ou carga lotação?

No último tópico citado, percebemos que há algumas situações em que a modalidade ideal é o transporte de carga lotação, e outras na qual a modalidade mais indicada é a carga fracionada, mas há diversos fatores que também devem ser considerados antes de determinar qual transporte utilizar. Confira, a seguir, quais são alguns desses fatores.

Abrangência da região e cobertura geográfica

Dependendo da entrega, é preciso estudar a cobertura geográfica atendida pelas transportadoras disponíveis, pois nem sempre elas prestam serviços em todas as regiões do país, fazendo com que seja necessário contratar mais de uma empresa.

Essa contratação extra pode encarecer o frete, sendo um fator relevante a ser considerado. Mesmo que haja vários destinatários, em alguns casos pode ser que seja mais econômico optar pela carga lotação ao invés da carga fracionada: tudo deve ser previamente calculado antes de tomar a decisão.

Cargas especiais

Cargas químicas e perigosas possuem normas rígidas que devem ser minuciosamente obedecidas. Normalmente, elas não podem ser transportadas junto com outras categorias de mercadorias, como alimentação e saúde.

A razão é óbvia: caso elas se misturem, isso colocará em risco a integridade física de outras pessoas. Por essa razão, às vezes o uso de carga fracionada ou carga lotação será obrigatório por lei.

Prazo de entrega e urgência

A urgência ou necessidade do um menor prazo de entrega também é um fator influenciador na decisão entre envio na modalidade de carga fracionada ou carga completa. Se ela deve ser feita urgentemente, é recomendável que opte pela carga lotação, pois não haverão as etapas de descarga, separação, fracionamento da carga e redespacho. O cliente poderá optar por pagar um frete maior em troca de uma entrega mais veloz.

Planejamento de rotas

No planejamento de rotas são consideradas diversas variáveis que influenciam no custo da entrega, no valor do frete, na segurança da estrada, riscos de erros etc. Alguns deles são:

distância a ser percorrida;
despesas com combustíveis e pedágios;
quantidade de destinos a serem atendidos;
necessidade de manutenção;
riscos presentes no trajeto;
normas locais para circulação, carga e descarga – normalmente são leis municipais.

Tudo isso influencia na escolha entre as modalidades de transporte; por exemplo, é possível que exista uma norma municipal que exija taxas ou tempo máximo de descarga para veículos excepcionalmente pesados, fazendo com que seja mais vantajoso optar pelo transporte fracionado.

Volume e frequência de cargas para o destino

Outros dois pontos muito importantes a serem considerados na hora de escolher entre carga lotação ou carga fracionada são o volume de carga para o destino e a frequência de embarques, pois em alguns casos quando a transportadora não tem rota para a região de destino, e o volume e peso da mercadoria são pequenos para justificar o envio na modalidade carga completa (fechada ou lotação), acaba sendo mais viável que se faça o envio na modalidade de carga fracionada através de uma outra transportadora parceira, reduzindo custos e permitindo oferecer um preço melhor para o seu cliente.

Entender quando utilizar carga fracionada ou carga lotação permite a maximização dos lucros para a transportadora e maior satisfação da clientela. Entretanto, percebe-se que há várias situações e variáveis a serem consideradas para fazer a decisão, o que pode ser facilmente resolvido com a ajuda de um software de gestão de transportes (TMS). que tal conhecer o TMS Datamex?

Quer saber como planejar melhor a logística na sua empresa? Confira aqui por que fazer um planejamento estratégico em transportes!

Como agilizar o faturamento de fretes na sua transportadora

By: Fábio Cunha

Entre os processos que ocupam bastante tempo no dia a dia das equipes de qualquer transportadora estão o cálculo e o faturamento de fretes. É preciso considerar diversos fatores e pequenos erros podem trazer prejuízos para a empresa e abalar a credibilidade junto aos seus clientes.

Diante disso, agilizar o faturamento de fretes pode ser um grande diferencial na produtividade das transportadoras, com economia de tempo e dinheiro.

Entretanto, fazer o processo manualmente e às pressas, como muitas empresas ainda fazem, não é o melhor caminho. É essencial que os cálculos não contenham erros, que as faturas sejam claras e fáceis de entender, e que as demais informações sobre os fretes cobrados sejam facilmente localizadas.

Todos esses problemas são eliminados quando se investem em inovações tecnológicas na área de logística. Quer saber como?

Neste artigo, você vai saber como a tecnologia elimina burocracias ao tornar os processos automáticos e ágeis. Além disso, também vai entender a importância da agilidade no faturamento de fretes. Confira!

Problemas do faturamento manual de fretes

Faturamento manual é o processo feito por um ou mais colaboradores, que separam os CTe (conhecimentos de transporte) emitidos para cada cliente no período a ser cobrado, soma seus valores, relaciona todos em uma fatura e a envia ao cliente, juntamente com os conhecimentos de transporte e se for o caso, com o respectivo boleto bancário. Executar o faturamento manual dos seus fretes pode ser arriscado, já que expõe a empresa a alguns riscos desnecessários, veja a seguir quais são.

Grande quantidade de erros

Na correria do dia-a-dia é comum que ocorra alguns erros durante o processo manual de faturamento de fretes, e dependendo do volume de trabalho, a tendência é a quantidade de erros aumentar.

Outro problema que também costuma ocorrer em empresas que possuem um processo de trabalho muito manual são os erros de emissão de CTe, que se não forem resolvidos antes do faturamento, também acabam gerando transtornos para a empresa e seus clientes, uma vez que depois que um conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) é emitido, por exemplo, ele não pode mais ser alterado, a menos que se faça uma Carta de Correção, o que também não é possível em alguns casos. Ou seja, se houver erros é necessário passar por todo o processo burocrático de cancelá-lo e substituí-lo.

Além disso, a empresa poderá ter que pagar todos os tributos do documento que não serve para aquela operação e terá que pagar também os tributos do novo CT-e posteriormente.

Desconfiança dos embarcadores

Os prejuízos ocasionados pelos erros vão além dos gastos: podem criar entraves e atrasos para embarcadores ou empresas parceiras. A constante ocorrência de falhas faz que os clientes percam a confiança na sua transportadora, e em casos extremos não queiram mais fazer negócio com a companhia e acabem buscando seus concorrentes no mercado.

Falta de agilidade

Enquanto um processo de faturamento automatizado via sistema de gestão de transportes (TMS) ocorre de forma praticamente instantânea, o trabalho manual pode demorar horas ou até dias (dependendo do volume da operação) para ser completado. Isso atrasa as demais operações e rotinas da empresa.

Por que investir em tecnologia da informação para logística

O avanço da tecnologia tem revolucionado continuamente organizações de todo o mundo — e não foi diferente com o setor de transporte. Nas últimas décadas, foram criadas grandes inovações para este segmento.

Entre elas estão os sistemas de gestão empresarial (Enterprise Resource Planner – ERP) e de gerenciamento de transporte (Transport Management System – TMS) — que surgiu para atender às necessidades das empresas desse segmento. Ou seja, é a opção mais inteligente para o ramo.

Os benefícios da implantação desse tipo de software são diversos, e eles consistem em um diferencial para que a companhia se destaque no mercado, pois agilizam integralmente seus procedimentos. Conheça, a seguir, as vantagens mais marcantes.

Otimização de processos

Vários trabalhos que seriam executados manualmente pelos colaboradores passam a ser feitos automaticamente ou de forma mais simples, precisa e rápida com o emprego do software. Existem diversas funções neste tipo de sistema, tais como emissão de documentos fiscais, controle de frota, gestão financeira, planejamento de rotas e outros.

Uma das mais úteis é a automação de cálculos e faturamento de fretes: em vez de passar horas fazendo contas, separando conhecimentos por cliente, emitindo faturas e boletos, basta selecionar no sistema TMS o(s) cliente(s) a ser(em) faturado(s) para que ele execute automaticamente a separação dos CT-e, os liste na fatura e emita os boletos bancários, podendo ainda ao fim do processo, enviar tudo para o email do setor financeiro do seu cliente.

Além disso, as informações são compartilhadas em tempo real com o seu setor financeiro, já que as faturas já aparecerão como títulos a receber no seu sistema financeiro.

Benefícios de automatizar a emissão de CT-e e o faturamento de fretes em um sistema TMS

O melhor caminho para alcançar maior eficiência no processo de faturamento de fretes em uma transportadora passa pela automação dos procedimentos de emissão de CT-e e faturas de cobrança de fretes através de um software TMS que possua esse recurso. Veja alguns benefícios a seguir.

Maior precisão dos cálculos para emissão do CT-e

Por mais competente que sejam os operadores no exercício de suas funções no dia-a-dia, é somente com o emprego de um sistema bem confiável e bem configurado que vamos conseguir atingir uma maior precisão e velocidade na emissão de documentos fiscais e no faturamento de fretes em uma transportadora. Afinal, são vários os elementos relevantes para chegar ao valor real do frete. Os mais comuns são:

características da carga: se é perecível, animal vivo, granel, líquida, perigosa, se requer cuidados especiais e outros;
características do local de destino/entrega da carga: local de difícil ou fácil acesso;
distância a ser percorrida;
peso: quais são os pesos bruto e cubado da carga;
modal de transporte: caminhão, trem, avião, navio, etc;
tipo de operação: se carga fechada ou carga fracionada;
valor da carga: preço da mercadoria a ser transportada, pois isso vai influenciar no valor do seguro de carga.

Além de todas essas variáveis, também é necessário verificar as taxas específicas para os fretes (dependendo do tipo e da entrega). São elas:

escolta armada;
devolução de mercadorias;
pedágios;
ajudantes (chapas);
reentrega;
taxa de dificuldade na entrega;
taxa de fiel depositário;
taxa de restrição do trânsito.

Qualquer erro em uma base de cálculo ou tarifa pode resultar em grande prejuízo financeiro e, consequentemente, dependendo do volume de operações com erro, a empresa poderá sofrer um grande impacto negativo em seu faturamento e lucratividade. Além disso, esse tipo de erro afeta a imagem da transportadora perante clientes e parceiros, porque transmite desorganização.

É aqui que o software de gestão demonstra sua importância, pois todas as contas são automáticas e precisas, de forma a trazer os melhores resultados para o cliente e para a empresa.

Redução no tempo necessário para realizar o faturamento de fretes

O faturamento é fundamental para manter as contas da companhia balanceadas. Quando o valor é muito alto, o cliente pode desistir da transação unicamente por esse motivo e, se ele for muito baixo, a companhia pode ter prejuízo com as operações.

Maior agilidade para receber os valores de fretes

Uma transportadora que adota a automação do faturamento de fretes consegue entregar aos embarcadores (seus clientes) as suas faturas corretas em um tempo menor do que se estivessem faturando manualmente, o que ajuda a agilizar e evitar rejeições por erros na hora da auditoria dos fretes por parte dos clientes, liberando em muitos casos mais rápido o seu pagamento.

A automação de processos, pode trazer maior agilidade no faturamento e até no recebimento de fretes, além de afetar positivamente a imagem da sua transportadora no mercado. Que tal ter todos esses e outros benefícios na sua empresa? Entre em contato conosco e conheça o software de gestão de transportes TMS Datamex!

Evento de prestação de serviço em desacordo com o informado no CT-e – Entenda como funciona

By: Fábio Cunha

Existem situações em que a prestação de serviços de transporte foi realizada de forma diferente da que está expressa no documento fiscal (CT-e ou CT-e OS) e, nesses casos, caso não fosse possível o cancelamento deste documento, dependeríamos que o tomador do serviço emitisse um documento fiscal de anulação (opção para contribuintes do ICMS) ou emitisse uma declaração solicitando a anulação (alternativa para tomador não contribuinte) para que fosse possível a correção do problema.

Entretanto, recentemente surgiu uma nova possibilidade de solução para esses casos onde é possível ao tomador do serviço, seja ele contribuinte ou não contribuinte do ICMS, registrar um evento de prestação de serviço em desacordo com o informado no CT-e junto a SEFAZ, agilizando o processo e diminuindo o trabalho dos envolvidos.”

O novo recurso trouxe mais segurança para quem contrata serviços de transporte, pois permite que os tomadores se manifestem junto ao fisco sobre divergências e evitem a escrituração errada dos documentos fiscais.

Se você não tem ideia sobre o assunto ou tem dúvidas a respeito, continue a leitura deste artigo. Aqui, explicamos seu conceito, o que a lei diz, qual seu prazo, vantagens e como proceder com relação a esse evento. Confira!

O que é a prestação de serviço em desacordo?

A prestação de serviço em desacordo é o nome dado a um novo evento que pode ser registrado em um CT-e a partir da versão 3.0. Ela consiste na possibilidade do cliente, tomador do serviço de fretes, manifestar-se quanto à discordância entre a prestação de serviço e o que está descrito no CT-e emitido pela transportadora.

É muito importante enfatizar que somente o pagador do frete possui a autoridade para realizar o registro desse evento. Outro detalhe relevante é que a operação pode ser feita tanto após a realização do serviço quanto após sua solicitação.

Que tipos de discordância podem ser registradas no evento de prestação de serviço em desacordo?

Alguns exemplos de discordâncias são o CNPJ, prazos, valores, entre outros erros. As informações serão levadas à empresa, que emitirá o CT-e de anulação e, após a autorização do fisco, outro CT-e para substituir o anterior.

Essa funcionalidade veio junto com a atualização do novo CT-e 3.0, porém, é possível utilizá-la desde o dia 01 de outubro de 2016, data em que a norma entrou em vigência.

SEFAZ já previa um procedimento similar

A Secretaria da Fazenda (SEFAZ) já autorizava a prática há alguns anos, porém o procedimento era chamado de “Manifestação Eletrônica do Destinatário”. Consistia em uma ação do destinatário da nota fiscal em que ele informava o fisco sobre a recusa ou confirmação de uma venda ou prestação de serviço.

Ambas tem como finalidade principal evitar que o CNPJ seja envolvido em alguma operação fraudulenta por meio da notificação ao fisco quanto às discordâncias entre o serviço e o CT-e.

Onde se encontram as disposições legais?

A legislação que dispõe sobre o assunto é o Ajuste SINIEF 10, de 8 de julho de 2016. Ela acrescenta diversos dispositivos, normas e observações sobre o CT-e de forma geral. Quanto ao evento de prestação de serviço em desacordo, está na cláusula primeira, inciso XXI e cláusula segunda, inciso V do texto.

Qual o prazo para informar a prestação de serviço em desacordo?

O prazo para registrar o evento de prestação de serviço em desacordo é de 45 dias, que começam a ser contados a partir da data da validação do CT-e. É preciso saber que o documento não poderá estar denegado — quando o órgão fiscalizador identifica irregularidade fiscal — ou cancelado, como também o CT-e não pode estar associado a outro de anulação ou substituição.

Quais são as vantagens para a transportadora?

Nas regras anteriores, era preciso que o tomador, caso possuísse inscrição estadual, emitisse uma nota fiscal de anulação de valores, com isso, o comprador “devolveria” o frete para a transportadora. Já, com esta nova possibilidade, a transportadora poderá gerar o CT-e de Anulação, no lugar da nota fiscal de anulação de valores emitida pelo tomador, e posteriormente o CT-e de Substituição, da mesma forma como já funcionava anteriormente para tomadores sem inscrição estadual.

O procedimento é menos burocrático e ideal para ser utilizado nos casos em que o CT-e apresenta erros e o prazo para seu cancelamento venceu, como também se o documento está vinculado a um Manifesto Eletrônico de Documentos – MDF-e que já foi encerrado ou não pode ser cancelado a tempo.

O que devo saber antes de iniciar o processo?

Antes de dar entrada ao evento, é preciso conhecer alguns detalhes sobre seu funcionamento. A principal mudança de procedimento a ser obedecida é que agora se faz necessário gerar primeiro um CT-e de Anulação, e depois gerar o CT-e de Substituição.

O segundo é que o tomador do CT-e de substituição pode ser diverso do documento original, porém ele deve ser referenciado anteriormente como destinatário, expedidor, recebedor ou remetente.

O terceiro consiste no fato de que o tomador do CT-e de substituição também pode ser um estabelecimento diferente do indicado, desde que ele esteja localizado no mesmo estado do tomador original e pertença a alguma empresa designada como destinatário, expedidor, recebedor, remetente ou tomador no documento original.

Como o cliente notifica o evento de prestação de serviço em desacordo com o informado no CT-e?

O processo funciona da seguinte forma:

1- O tomador do serviço (cliente / embarcador) identifica quais são as divergências entre o serviço prestado e o CT-e recebido da transportadora;

2- O tomador do serviço então deverá rejeitar o CT-e no seu software de auditoria de fretes, software fiscal ou através do site da SEFAZ;

3- Após registrar o evento, será gerado um arquivo XML que deverá ser enviado ao transportador.

Como o tomador pode buscar a lista de CT-e emitidos para o seu CNPJ direto na SEFAZ?

Cabe lembrar que existem duas maneiras para que o tomador (cliente / embarcador) consulte a listagem dos CT-e que as transportadoras emitiram contra o seu CNPJ, e até baixe os respectivos arquivos XML.

Os documentos fiscais eletrônicos estarão disponíveis para acesso por até 3 meses após sua recepção pelo Ambiente Nacional do CT-e.

Baixar XMLs Manualmente:

Existe a possibilidade de baixar os arquivos XML manualmente através do acesso ao site da SEFAZ com o certificado digital. Lá você poderá consultar a lista de documentos fiscais eletrônicos emitidos contra o seu CNPJ, e se estiver dentro do prazo citado acima, poderá também baixar os arquivos XML;

Baixar XMLs automaticamente:

É possível agilizar em muito o processo de verificação, download e backup de arquivos XML do SEFAZ com esta modalidade, que consiste no uso de um Software de Gestão de Documentos Fiscais como por exemplo o XML Protegido da Datamex, que regularmente monitora junto a SEFAZ se foi emitido algum documento fiscal eletrônico (CT-e, NF-e, CTe-OS), baixa os respectivos arquivos XML automaticamente e os armazena em backup, garantindo um arquivo fiscal completo e seguro.

Com esta ferramenta também é possível registrar os eventos como por exemplo o evento 610110 de rejeição por prestação de serviço em desacordo.

O que a transportadora deve fazer quando um CT-e seu for rejeitado por prestação de serviço em desacordo?

A empresa deverá realizar os seguintes passos:

1- Primeiramente, você deve entender o que ocorreu, e se for preciso, converse com o seu cliente para ter o entendimento e poder proceder de acordo;

2 – Em seguida você precisa emitir um CT-e de anulação para cada um dos documentos (CT-e) que contenham erros, fazendo referência à sua numeração e utilizando os mesmos valores totais de serviços e tributos.

De acordo com o Ajuste SINIEF, a operação deve ter a natureza de “anulação de valor relativo à prestação de serviço de transporte”, e informando o número do CT-e emitido com falhas e os motivos.

3- Depois dessa etapa, deve ser emitido o CT-e substituto, citando o documento anterior com as falhas e incluindo a sentença “este documento substitui o CT-e número (especificar o número do CT-e) e data (especificar a data de emissão do CT-e) em virtude de (especificar o motivo do erro)”. A obrigatoriedade dessa frase está presente na norma do evento.

Como a transportadora pode agilizar a emissão dos CT-e de Anulação e Substituição ?

Apesar de ser um processo que pode ser executado manualmente dentro do seu sistema, é necessário prestar atenção para não cometer nenhum erro e não esquecer de fazer as devidas referências, conforme estabelece a legislação, o que pode consumir um pouco mais de tempo para ser feito de maneira correta.

Mas se você conta com um software TMS de gestão operacional e logística, tudo pode ser ainda mais prático, pois nele você encontrará ferramentas que auxiliam neste processo, aproveitando as informações e ajudando a realizar de forma mais rápida e prática a correção.

O registro de evento de prestação de serviço em desacordo é uma das novidades da legislação fiscal que veio para facilitar e agilizar todo o processo de anulação e substituição de CT-es, porém, nem todos sabem como a empregar. Espera-se que, com a leitura deste artigo, você saiba exatamente como utilizar esse instrumento a seu favor.

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Afinal, como fazer um bom controle de pneus da frota?

By: Fábio Cunha

O controle de pneus da frota costuma ser uma das grandes preocupações da maioria dos gestores de frotas no Brasil, e a Datamex escreveu este artigo para lhe ajudar no entendimento desse assunto de grande relevância.

O transporte rodoviário é vital para a economia do nosso país. O Brasil tem dimensões continentais e precisa melhorar a infraestrutura de suas estradas afim de dar condições de escoar a produção e dar vazão ao fluxo de mercadorias comercializadas. Dessa forma, existem vários desafios na rotina de trabalho de um gestor de frota.

Esse profissional precisa acompanhar as novidades do mercado e adotar uma estratégia que reduz custos e mantém a qualidade do serviço.

O controle de pneus da frota é uma questão fundamental nessas horas. Em algumas situações, é bem comum que muitos profissionais não dediquem a devida importância para esta atividade e acabem não alcançando os resultados que desejam com a sua frota.

A Associação Brasileira de Engenharia de Produção diz que 18,7% dos custos operacionais de uma transportadora estão relacionados ao consumo de pneus.

Por causa disso, você deve realizar um bom controle de pneus da frota. Este artigo vai ajudá-lo com algumas dicas sobre o assunto. Confira a seguir!

Faça o cadastro detalhado de cada pneu

O sucesso de uma empresa, entre outros fatores, está também associado a ter um bom sistema de informações com um banco de dados atualizado com todos os processos e informações relevantes relativas às suas operações e gestão. Quem não controla essas informações corre o risco de tomar decisões equivocadas e que não condizem com a realidade do negócio, e não poderia ser diferente com o controle de pneus da frota.

Para fazer um bom controle dos pneus da sua frota você deve ter um cadastro com todas as informações de cada pneu, como:

modelo;
dimensões;
desenho e marca;
motivo da retirada;
cadastro do chassi;
chassi base;
número de identificação.

Ao conhecer essas questões, você melhora a sua visão operacional e consegue identificar problemas com mais facilidade.

Realize o rodízio

U ma estimativa da Polícia Rodoviária Federal indica que cerca de 20% dos acidentes em rodovias acontecem pela ausência de pneus de qualidade nos veículos. Apesar da condição precária das nossas estradas, é fundamental que você realize um bom controle de pneus da frota.

O rodízio de pneus é uma prática recomendada pelos fabricantes e especialistas para manter o equilíbrio no desgaste, garantir o bom funcionamento dos componentes da suspensão e reduzir o consumo de combustível da frota.

Você pode, por exemplo, trocar os pneus traseiros com os dianteiros de acordo com a rota e a carga a ser transportada. Isso faz com que as bandas de rodagem fiquem mais parecidas, melhorando o desempenho do veículo.

Não se esqueça de analisar também as características de cada de pneu. Em muitos casos, pneus do eixo motriz sofrem mais desgastes que os outros.

Treine os motoristas

A atuação de um coordenador operacional ou de um gestor de frota é muito importante para melhorar os resultados de uma empresa de transporte e logística. Alem disso, ele precisa de uma equipe sólida e experiente para auxiliá-lo em sua rotina de trabalho. Dessa forma, é essencial que você realize treinamentos para atualizá-la com as novidades do mercado, transmitir o conhecimento, normas de segurança, melhores práticas e procedimentos da empresa.

Oriente e treine os motoristas, por exemplo, para evitar freadas bruscas, dirigir com cuidado e sempre dentro da velocidade permitida. Conhecer a legislação de trânsito também é outro ponto que melhora a performance e segurança de todos e otimiza o controle de pneus da frota.

Fique atento para utilizar uma linguagem adequada e que seja facilmente compreensível por todos. Esteja também sempre preparado para tirar dúvidas e escute o que os seus colegas têm a dizer sobre as suas decisões. Nessas horas, o diálogo é a melhor ferramenta para integrar a equipe, aumentar a satisfação dos clientes e agilizar as operações do seu dia a dia.

Faça recapagens

A recapagem de pneus é uma prática que nem sempre é viável. Entretanto, ela ajuda na redução dos gastos porque permite obter um melhor retorno sobre o investimento feito na compra de pneus novos. Por isso, realize-a com empresas e profissionais especializados e que possam garantir a qualidade dos serviços.

Não hesite em comprar novos pneus caso você tenha dúvidas sobre a segurança — uma economia mal feita nessas horas pode causar danos maiores no futuro.

Fique atento às manutenções

Quem trabalha no setor logístico já está acostumado com manutenções e reparos na frota, não é mesmo? Essas atividades garantem a segurança dos veículos e condutores e devem ser realizadas de acordo com a demanda do serviço.

O pneu do veículo precisa de cuidados específicos, como a calibragem, o alinhamento e o balanceamento. Entretanto, você deve ter muito cuidado ao realizar essas funções. Executá-las de maneira errada ou desrespeitar as exigências do fabricante pode aumentar o consumo do combustível e prejudicar o controle de pneus da frota.

Tenha em mente que fazer o alinhamento a cada 10 mil quilômetros rodados é uma prática que previne acidentes e aumenta a vida útil dos pneus, por exemplo. Fique atento também ao se deparar com as seguintes situações:

desgaste irregular dos pneus;
perda de tração nas rodas;
problemas na suspensão;
vibrações e barulhos estranhos durante o transporte.

Esses sinais indicam que há algo de errado e que você precisa verificar as condições dos veículos de sua frota.

Utilize um software para o controle de pneus da frota

Provavelmente, você está lendo este conteúdo em um celular ou um computador, não é mesmo? Pois então, as tecnologias mudaram a forma com que nos relacionamos com amigos, parentes e colegas de trabalho.

Hoje em dia, qualquer pessoa pode acessar um mundo de informações com a internet e outros sistemas tecnológicos. O ramo logístico também se beneficia disso e já adota diversas ferramentas.

Um software de gestão para logística é uma solução que melhora a sua tomada de decisão e permite o controle total de sua frota. Ele pode lidar com todo o fluxo documental e garante um bom controle financeiro do negócio. Dentre os softwares de gestão para logística, podemos destacar os Sistemas de Gestão de Frota, que geralmente trazem diversas funcionalidades importantes para o setor de frota, faça uma pesquisa de mercado e encontre um sistema que tenha no mínimo os seguintes recursos:

cadastro detalhado de pneus;
cadastro de veículos e equipamentos;
controle de rodízios, recapagens e reparos de pneus;
cadastro de planos de manutenção;
controle de lubrificações e manutenções;
histórico de manutenção e emprego de peças;
controle e registro de paradas;
geração de Ordens de Serviço para manutenção;
controle de abastecimentos;
controle do consumo de combustível;
relatórios de gestão;
integração com os módulos do software utilizados nos demais setores da empresa;
mobilidade e liberdade para acessar informações de qualquer lugar.

Existem, de fato, vários benefícios para quem adota um software de gestão logística, e eles não estão relacionados apenas ao controle de pneus da frota. Por isso, adote um sistema que esteja alinhado às suas necessidades e expectativas. Além do mais, lembre-se de se manter atualizado com as inovações do mercado e esteja preparado para adotá-las em seu negócio.

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KPI Indicadores de desempenho logístico em transporte: quais os mais importantes?

By: Fábio Cunha

Você sabe exatamente quais são os fatores que estão gerando gastos desnecessários na sua empresa, qual o tempo médio de trânsito das mercadorias transportadas, qual o seu custo por km rodado ou em quais operações é preciso aumentar a eficiência?

É por meio dos indicadores de desempenho logístico em transporte que você pode enxergar precisamente esses e outros pontos relevantes para o sucesso da sua transportadora ou operador logístico e vai identificar quais setores ou atividades necessitam de algum aprimoramento.

Esse é um assunto ignorado por muitos gestores, mas se constitui como um diferencial para que empresas do ramo de logística se destaquem no mercado, principalmente quando utilizado como apoio à gestão nos níveis operacional, gerencial e estratégico.

Quer saber como esses indicadores ajudam sua transportadora? Então continue a leitura dessa publicação.

A seguir, evidenciaremos a importância desse mecanismo em uma situação real e, depois, listaremos os principais KPIs que não podem faltar na gestão de sua operação de transportes! Acompanhe.

O que é KPI ?

KPI vem do inglês: Key Performance Indicator (indicadores chave de performance). Esses indicadores de desempenho consistem em um conjunto de métricas mais importantes e que apontam o sucesso da empresa como um todo ou em um projeto, produto, serviço ou setor, entre outras iniciativas.

Os KPIs ou indicadores chave de performance (ou indicadores chave de resultado como alguns autores costumam chamar) permitem que o gestor foque em monitorar o que é mais relevante e não se perca no dia-a-dia tentando interpretar uma infinidade de relatórios e controles.

Um grande benefício dos indicadores chave de performance (KPI) é que eles ajudam o líder a se comunicar com maior clareza com os seus colaboradores, fazendo-os enxergar o seu papel e o quanto podem contribuir para o sucesso da empresa, alinhando com eles os esforços para juntos atingirem de forma mais rápida e objetiva as metas e resultados esperados pela organização.

Importância dos indicadores de desempenho logístico em transporte

Manter uma logística de qualidade é fundamental para que os embarcadores consigam fidelizar seus clientes e alcançar suas metas, e neste sentido, poder contar com a parceria de uma transportadora que tenha visão em tempo real do andamento dos principais números da sua operação é um grande diferencial que fará seus serviços alcançarem resultados muito além do que foi previamente estipulado.

Mesmo com a vontade e o esforço dos gestores, existem certos entraves que impedem o aperfeiçoamento das operações. Um deles consiste na incerteza de que determinado projeto ou operação gerou resultados positivos.

Por exemplo, a área de logística adotou uma nova forma de planejar as rotas, mas não sabe se ela realmente foi positiva, uma vez que os veículos podem passar mais tempo em trânsito em razão dos congestionamento nas novas estradas.

Outro problema consiste em não conseguir identificar onde se encontram os maiores gastos de tempo e recursos nas operações, e como otimizá-los. Ao medir os resultados dos processos da sua transportadora com indicadores de desempenho logístico, você será capaz de monitorar a realização de cada uma das atividades e apontar precisamente onde estão os problemas.

Principais KPI – indicadores de desempenho logístico em transporte

Toda a transportadora, embarcador ou operador logístico que busque melhorar os resultados com a sua logística deve ter a preocupação de abastecer os seus gestores com números reais, precisos, transparentes e atualizados, permitindo a estruturação de um planejamento estratégico mais concreto e efetivo, assim como embasando a tomada de decisões rápidas e acertadas no dia a dia.

Listamos e explicamos a seguir os KPIs para logística que são essenciais nas operações diárias de qualquer empresa de transporte. Confira!

KPI Percentual de entregas atrasadas

Compreende-se, aqui, o percentual de entregas efetuadas fora do prazo prometido ao cliente. Pegue todas as entregas realizadas em um período de tempo (ex: como um ou seis meses) e separe aquelas que chegaram ao destinatário após a data prevista.

Se o número estiver além das metas estabelecidas pela empresa, significa que existe algum problema com a gestão do transporte, como ineficiência dos terceiros (caso a atividade seja terceirizada), planejamento inadequado de rotas ou insuficiência de veículos para atender à demanda.

KPI Percentual de entregas realizadas no prazo

Assim como a métrica anterior, essa está diretamente conectada com a satisfação do cliente, pois representa o percentual das entregas que foram realizadas dentro do prazo combinado. Sendo assim busque ao máximo elevar este indicador pois do contrário a sua clientela poderá diminuir gradualmente.

KPI Percentual de entregas com não conformidade

Entende-se como não conformidade aquelas entregas que apresentaram avarias e foram rejeitadas pelo cliente, sofrendo devoluções e acarretando reentregas. Também é possível que a entrega seja feita no local errado, gerando mais problemas.

Isso gera um alto custo para a empresa, pois várias operações serão duplicadas. Essa métrica consiste em medir a quantidade de entregas que apresentam esse problema, identificando qual motorista, canal ou parceiro, mais sofre frequentemente.

Com base nos números, você identificará se as informações são passadas erroneamente e qual processo precisa de mais organização, evitando, assim, a recorrência do transtorno.

KPI Tempo de espera para resolução de problemas

É inevitável que problemas ocorram nas entregas, seja por defeitos nos veículos, impedimentos nas estradas ou clientes ausentes no local de entrega, por exemplo. Entretanto, o tempo utilizado para solucionar o problema não pode ser exagerado.

O tempo de espera aqui tratado é do ponto de vista do cliente. Com a ágil resolução dos contratempos, sua clientela e seus parceiros perceberão sua competência para lidar com problemas, o que será benéfico para a reputação do seu negócio e para a satisfação e fidelização de clientes.

KPI Acuracidade na emissão de Conhecimento de Transporte

Esse é um indicador (KPI) que busca quantificar o número de erros na emissão do Conhecimento de Transporte (CT-e). O CTe é um documento fiscal que registra a prestação de serviço de transporte de cargas.

Sua importância é comprovar a legalidade e a regularidade da atividade perante o fisco, e falhas na emissão desse documento podem gerar muitos transtornos, tais como retenção do veículo e carga em posto fiscal, além de multas e outras penalidades.

Essas falhas geram gastos desnecessários, que podem ser facilmente evitados com uma maior atenção dos usuários na emissão, ou automação do processo por meio de softwares de gestão e emissão de documentos.

Recomenda-se que sejam registrados o número de falhas por operador e o total mensal gasto com multas e outros transtornos decorrentes de tais falhas.

KPI Margem de lucro média

Para que uma operação de transporte se sustente e seja saudável para a empresa, é fundamental que os gestores observem as margens de lucro a cada frete, e que, além disso, respeitem a margem mínima estipulada pela empresa.

E nisso um bom TMS (Software de Gestão de Transportes) poderá ajudar, na medida que ajudará a impedir que se faça fretes com margem inferior a definida como saudável e desejável pela empresa.

KPI On Time & In Full – OTIF

Esse indicador de desempenho logístico monitora a performance e a qualidade na entrega das cargas. Seu objetivo é aumentar a satisfação do cliente. Portanto, é um dos mais importantes para sua transportadora. On Time significa cumprimento de prazo; enquanto In Full consiste na eficiência do processo de atendimento, ou seja, no local marcado, completo e sem erros.

Para mensurar o OTIF, é preciso ter em mãos a data e a hora do processamento do pedido; a data da previsão da entrega; manter o registro do indicador atualizado e fazer a seguinte conta:

OTIF = número de entregas / total de entregas x 100.

KPI On Time Delivery – OTD

Esse KPI é utilizado apenas para medir o percentual de pedidos entregues no prazo, independente se a carga atende às especificações exigidas ou não. Você deve medir diariamente esse indicador. É recomendável, ainda, mantê-lo sempre acima de 90%. Seu cálculo é feito da seguinte forma:

Total de entregas feitas no prazo / total de entregas x 100.

KPI Tempo de trânsito

O objetivo do KPI transit time (tempo de trânsito) é identificar o tempo médio que os veículos ficam em trânsito com as mercadorias. Para isso, é contabilizado o tempo desde quando a mercadoria deixa o armazém até que chega ao destino final.

Com essa métrica, você pode verificar se é necessário aumentar a eficiência da entrega em determinadas rotas. Isso reduzirá o total de custos com transporte, minimizará riscos de acidentes ou roubos de cargas e aumentará a credibilidade perante seus clientes.

KPI Tempo total de carga e descarga

No dia a dia de uma operação de transportes é muito interessante que se preste atenção ao indicador tempo total de carga e descarga, pois desperdício de tempo nessas etapas da operação podem indicar que há oportunidades de otimização que poderiam aumentar a eficiência do serviço, liberando os veículos mais cedo para realizar o próximo frete e contribuindo para maximizar os resultados com a frota.

KPI Tempo para liberação dos veículos

Outro indicador que pode revelar gargalos na sua operação é o kpi tempo para liberação de veículos, pois através dele você poderá identificar operadores que precisam de capacitação e até procedimentos ineficientes na sua empresa que podem estar contribuindo para o atraso na liberação dos veículos para seguir viagem.

KPI Pontualidade

Um dos indicadores fundamentais para garantir a satisfação dos clientes é a pontualidade, já que ela busca medi-la de forma geral, desde a entrega dos produtos aos clientes até a volta dos veículos ao estabelecimento de origem.

Meça a pontualidade mensalmente e tome as decisões necessárias para melhorar esse indicador e você estará no caminho certo para ganhar a preferência e admiração dos seus clientes.

KPI Reclamações de clientes

O KPI de Reclamações é um dos grandes termômetros da qualidade da sua operação, já que os atrasos nas entregas, extravios e avarias nas cargas e desvios de conduta dos motoristas costumam liderar as listas de reclamações das transportadoras.

Todo o gestor deveria ficar muito atento a esse indicador e trabalhar com a sua equipe em busca de soluções para os problemas que originaram as reclamações, contribuindo assim para a elevação da qualidade do atendimento da sua transportadora.

Motivos das reclamações

Entre os indicadores de desempenho logístico, aqueles que envolvem reclamações devem ser, minuciosamente, avaliados. Conforme o tópico acima, a opinião do cliente é de suma importância para definir mudanças e estratégias, sempre buscando melhorias. No entanto, para que isso seja possível, é imprescindível identificar as razões pelas quais surgem os principais descontentamentos.

Porém, esse indicador não deve se resumir somente ao que o cliente enxerga sobre o atendimento de sua empresa. É interessante — ou melhor, essencial — que essa analise se estenda aos motoristas, a equipe de expedição, ao faturamento e a todos os envolvidos nas operações da empresa.

Por exemplo, uma reclamação relatada por um cliente, simplesmente, pode se referir a “atraso nas entregas”. Porém, onde está, de fato, a raiz desse problema? Para que os indicadores de desempenho logístico sejam realmente úteis, é preciso que haja uma análise mais profunda dos principais motivos.

Ou seja, a reclamação em questão pode estar atrelada à demora de emissão de CT-e, devido à falta de sistemas eficientes, ou até mesmo à falta de organização no setor de armazenagem. São apenas alguns exemplos. Por isso, esse KPI é fundamental para detectar a raiz do problema, não necessariamente se baseando apenas na visão do cliente.

Pesquisa de satisfação dos clientes

Entre os diversos indicadores de desempenho logístico associados à qualidade de atendimento e à comunicação com os clientes, as pesquisas de satisfação são uma das melhores estratégias de avaliação.

Elas podem ser elaboradas das mais variadas formas e, hoje, com os meios tecnológicos, há uma grande vantagem do que tange ao custo de produção dessas pesquisas. Ou seja, há a possibilidade de criar métodos online, sem sequer fazer grandes investimentos.

O importante desse KPI é que a pesquisa aborde, de fato, questões importantes e que gerem informações uteis a serem avaliadas. Por exemplo, perguntas sobre a qualidade do atendimento, prazos, integridade da mercadoria, métodos de cobranças, entre outros. Esses dados coletados devem ser analisados, minuciosamente, pelos gestores e devem servir como base para novas estratégias.

Vale ressaltar que, mesmo que as respostas sejam positivas, é recomendado buscar melhorias e apresentar esse desempenho aos clientes, sejam eles externos, sejam internos.

Custo Operacional Total

Quando o assunto é Supply Chain, umas das principais preocupações das empresas é a redução dos custos operacionais. Sem dúvidas, o transporte é um dos fatores mais custosos, porém imprescindível dentro dessa cadeia. Sendo assim, não há muitas alternativas, a não ser a de controlar e gerir, da melhor forma, os gastos dessa área.

Por isso, é recomendado emitir relatórios, agendar reuniões, buscar melhorias, investir em novas tecnologias, entre outras estratégias capazes de gerar dados e informações úteis para análise total de tudo o que está sendo gasto e o que poderia ser evitado.

Para que todas essas informações geradas sejam exatas e confiáveis, é extremamente indicado que os gestores tenham, em mãos, sistemas de gerenciamento financeiro e logístico eficientes. Por meio deles, é possível analisar os custos totais, definir planos de redução e, consequentemente, melhorar a performance dos processos.

KPI Idade média da frota

Contar com uma frota antiga, às vezes obsoleta, é sinal de alerta ligado. Uma série de fatores pode impactar o desempenho de sua cadeia de suprimento por causa desse detalhe. Por exemplo, o atendimento pode ser prejudicado, os prazos podem ser comprometidos e, principalmente, os custos podem chegar a níveis preocupantes.

Evidentemente, substituir a frota, sempre que possível, é a solução mais recomendada. No entanto, sabemos que essa ação nem sempre é viável para todas as empresas, tendo em vista os investimentos necessários. Porém, isso não impede que os gestores estipulem metas e prazos para a troca de alguns veículos, mesmo que gradativamente.

Enquanto isso, é fundamental que haja um plano de manutenção preventiva de todos os equipamentos e frotas. Com os devidos cuidados, é possível usufruir, ao máximo, da capacidade operacional de carros e caminhões, aumentando a vida útil e evitando manutenções desnecessárias.

Além disso, as frotas devem contar com sistemas modernos de gestão, que realizem monitoramento e controle de custos, no intuito de garantirem mais eficiência e segurança nos serviços prestados, independentemente da idade dos veículos.

Condições especiais de entrega

Aquele pedido de entrega urgente pode soar como mais trabalhoso e com um aumento significativo de possíveis riscos. Porém, ao mesmo tempo, essa condição especial de entrega é sinal de mais ganhos para o transportador e para o embarcador.

Por esse motivo, é importante que você controle e analise cada pedido especial, entendendo qual o impacto que ele causa, tanto para o financeiro, como para o operacional. Com sistemas de gestão logística, você tem mais facilidade para avaliar esses casos e gerar relatórios informativos sobre entregas urgentes, embalagens especiais, romaneios noturnos, entre outros exemplos.

Sem dúvidas, esse trabalho é um dos mais importantes indicadores de desempenho logístico que devem ser levados em consideração pela empresa, mesmo que a frequência desse tipo de pedido ainda seja pequena.

O fato é que essas condições oferecem certos riscos, como prazos apertados ou carregamentos frágeis. Oferecer, cobrar mais caro e não conseguir cumprir é um problema gravíssimo, que coloca em risco a confiabilidade de sua empresa.

Controle de ociosidade de frota

Veículo parado no pátio não gera lucro e ainda aumenta custos. Se isso ocorre, alguma decisão precisa ser tomada. Para isso, sistemas de gestão podem ser a solução para você conseguir analisar e enxergar, de cima, onde estão os principais problemas dessa ociosidade.

Queda nas vendas, manutenção, aproveitamento de outras viaturas nas rotas? Os motivos podem ser diversos, mas é fundamental que sejam conhecidos. Somente assim, é possível definir as melhores estratégias sobre aquele carro parado e sem utilidades.

Após a leitura deste artigo você deve ter percebido que, com o uso correto dos indicadores de desempenho logístico em transporte, as oportunidades de melhorias ficam evidentes e de forma bastante clara aos olhos dos gestores, possibilitando que eles aperfeiçoem a prestação de serviços e, consequentemente, sua imagem no mercado.

Sem dúvidas, a transformação digital é uma grande tendência em toda a cadeia de suprimento e pode trazer grandes avanços no setor de transportes. Para que a sua transportadora atenda com excelência os embarcadores neste novo momento da economia digital, e para que você garanta lucratividade para o seu negócio é fundamental contar com sistemas de gestão modernos e eficientes, que lhe deem acesso a esses indicadores de desempenho logísticos, pois assim será possível promover a melhoria contínua da performance de seus serviços.

Gostou deste artigo? Quer conferir mais algumas dicas sobre o mercado de transporte e logística? Então, não deixe de ler também nosso artigo com dicas de como aumentar a produtividade da sua frota. Boa leitura!

Manutenção de frotas: faça melhor com essas 9 dicas

By: Fábio Cunha

A manutenção de frotas é uma tarefa inevitável, qualquer veículo sempre terá que passar por um processo de revisão para garantir o bom funcionamento e a sua conservação, portanto, a manutenção consiste em uma despesa obrigatória a qualquer empresa de transporte.

Porém, você não deve ver esse gasto apenas como uma despesa no orçamento da sua transportadora, uma manutenção bem realizada aumenta a performance operacional de cada veículo, contribui para redução do consumo de combustível, ajuda a reduzir a emissão de gases poluentes e o mantém eficiente.

Negligenciar essa atividade causará perda de produtividade, aumenta as chances de acidente e ainda afeta negativamente o controle de despesas da frota, acarretando custos muito além do esperado.

Existem estratégias específicas que são capazes de melhorar a gestão do estoque de peças, manter um excelente desempenho da frota por mais tempo e reduzir as despesas com as manutenções.

Quer saber como realizar a manutenção corretamente? Confira a leitura deste artigo e saiba exatamente qual a necessidade de fazê-la em cada tipo de veículo da frota, conheça 9 dicas essenciais para aumentar a eficiência da manutenção em todos os sentidos e, no fim, aprenda quais são os benefícios práticos para sua organização!

Necessidade de manutenção nos diferentes tipos de veículos

É possível que sua frota seja composta de vários veículos diferentes, obviamente cada um é construído com peças distintas e possui necessidades e desgastes próprios, como também um método específico de manutenção. Por isso expomos algumas informações relevantes para cada tipo de veículo. Confira quais são elas:

Manutenção de Motocicletas

São rápidas e econômicas, porém, os acidentes são extremamente perigosos para os motoristas. Por essa razão os seus componentes que devem ser revisados com frequência são:

bateria: as mais modernas não precisam de manutenção, deve-se apenas limpar seus polos. Se precisar trocar a água, o líquido deve ser destilado e é necessário utilizar ferramentas próprias;
cabos: ligam o acelerador, embreagem e o freio. Lubrificá-los e regulá-los é fundamental para evitar acidentes;
correntes: verifique no manual quantos centímetros de folga deve haver nas correntes e as mantenha lubrificadas;
filtro: alguns são descartáveis enquanto outros devem ser removidos e lavados com água e detergente neutro. Confira no manual qual tipo se encontra na moto, qual o procedimento a seguir, e qual a periodicidade de manutenção (em quilometragem percorrida e em tempo corrido);
freios: o desgaste do freio a disco pode ser analisado a olho, enquanto os de tambor devem ser removidos e estudados minuciosamente.

Manutenção de Máquinas pesadas

Consistem em empilhadeiras, guindastes, gruas, portaineres e outros equipamentos rotineiros de carga, descarga ou construção. Recomenda-se que sejam feitas inspeções diárias, e que o cronograma de manutenção preventiva seja seguido à risca, pois em caso de quebra as suas peças são muito custosas. Fique atento aos seguintes aspectos:

vazamentos: verifique os níveis de óleos e demais fluidos e se o restante do sistema hidráulico está operando corretamente, pois você pode pensar que pequenos vazamentos neste sistema não representam um problema à primeira vista, porém eles encurtam excessivamente sua vida útil, elém de poder causar acidentes com danos à carga e as pessoas ao redor – Fique atento!
ruídos: preste atenção em qualquer barulho incomum, uma peça defeituosa pode gerar desgastes excessivos e estragar outras;
manual: cada fabricante tem especificidades de uso e manutenção, é necessário ficar atento às especificações e instruções que constam no manual do fabricante, pois nem sempre o processo de manutenção será o mesmo;
alertas: o painel pode indicar sinais de problemas. Pare seu movimento tão logo seja possível e investigue, pois pequenos defeitos podem se agravar futuramente, causando prejuízos;
demais peças: fique atento ao plano de manutenção recomendado pelo fabricante, pois diversos componentes costumam ser frágeis, por isso, requerem limpeza, lubrificação e inspeções periódicas.

Manutenção de Aeronaves

As manutenções de aeronaves aprimoram a confiabilidade e aeronavegabilidade de seus sistemas, subsistemas e componentes, além de serem fundamentais para garantir a segurança do voo. Elas são diferenciadas pela duração ou tempo de intervalo entre cada uma, conheça-as:

de linha: feita entre as viagens de avião, apenas verifica se tudo está nos conformes;
de hangar: realizado quando o tempo de espera entre voos é superior a seis horas;
checks A, B e C: o check A consiste em uma revisão mensal feita durante a noite, o check B é feito com base nos dias do calendário e leva 48 horas e, por fim, o check C é efetuado a cada 12 ou 18 meses;
overhaul: o avião ou alguns de seus sistemas são totalmente desmontados para uma manutenção minuciosa, o processo é feito a cada 3 ou 4 anos.

Também é fundamental ficar atento aos alertas e status dos diversos instrumentos e sistemas da aeronave, e em caso de ocorrência que demande manutenção ou revisão, providencie a mesma imediatamente.

Manutenção de Carros

A troca das peças de carros é definida por quilometragem rodada ou pela passagem de determinado período em dias. Confira quando se deve trocar cada componente:

óleo: semanalmente, retire a vareta do óleo, limpe-a e confira se a marca está entre o “mínimo” e “máximo” indicado;
freios: o fluído deve ser trocado a cada dois anos, salvo indicação diferente do fabricante, já as pastilhas e lonas são substituídas quando estão abaixo da espessura mínima;
correia dentada: trocada a cada 30.000 e 50.000 quilômetros, ou conforme especificado pelo fabricante;
água do radiador: semanalmente você deve verificar o seu nível, que deve estar entre o “mínimo” e “máximo” apontado (muitos veículos mais modernos utilizam uma mistura de fluido e água, e outros utilizam apenas o fluido. Na dúvida consulte o manual do fabricante ou converse com seu mecânico de confiança);
velas: os modelos convencionais costumam durar entre 20.000 e 30.000 quilômetros, e a sua substituição quando desgastadas é fundamental para melhorar o desempenho, aceleração e consumo de combustível do veículo;
filtros: os de ar são limpos geralmente a cada 7.000 quilômetros, enquanto os filtros de combustível são trocados a cada 10.000, salvo indicação diferente no manual do fabricante;
pneus: devem ser calibrados a cada 15 dias, e sempre antes de viajar. Também é muito importante fazer um alinhamento e balanceamento a cada 10.000 quilômetros, o que também aumenta sua vida útil, e outro ponto importante é o rodízio de pneus;
suspensão: depende se o carro sempre atravessa piso irregular ou esburacado, por isso devem ser verificadas em oficina regularmente, pelo menos a cada 6 meses;
óleo do câmbio: alguns carros não requerem sua troca, já outros devem ser trocados a cada 30.000 quilômetros, por isso, confira a indicação do fabricante;
bateria: geralmente não exigem manutenção, apenas limpe seus cabos e os mantenha fixos, e fique atento ao indicador de vida útil que a maioria delas possui, que dependendo da cor, indica se a bateria encontra-se em bom estado e retendo carga ou não.

Manutenção de Caminhões

Por carregar cargas pesadas e passar bastante tempo na estrada, costumam sofrer um desgaste maior em suas peças e componentes, por isso um plano de manutenção de frotas bem elaborado é fundamental para prolongar a vida útil do veículo e preservar o investimento feito pela empresa. É comum que o manual traga o número de quilômetros a serem percorridos até a realização de cada manutenção. Porém, alguns itens devem ser revisados com uma maior frequência:

filtros de ar: antecipe a troca se o caminhão passou por áreas muito poluídas e/ou estradas de chão, pois nesses casos a poeira e poluição costumam contaminar os filtros e saturá-los antes do tempo normal, o que prejudica o desempenho do caminhão;
óleo do motor: cheque se o nível está correto e não apresenta sinais de contaminação sempre que possível, no mínimo 1 vez por semana;
freios: devido à importância, faça uma revisão completa, pelo menos a cada 15 mil quilômetros;
suspensão: se o caminhão passa por estradas irregulares, aumente as revisões, faça mais seguidamente, afim de evitar paradas indesejadas em viagem por problemas de suspensão;
caixa de fusíveis: a queima de fusíveis costuma gerar muitos inconvenientes quando ocorre durante uma viagem, e você não tem fusíveis reserva e está longe de um posto ou outro local para comprar. Por isso sempre tenha alguns fusíveis reserva no veículo (recomendável no mínimo 2 de cada tipo – na dúvida consulte o manual do veículo para saber os tipos de fusíveis que ele utiliza);
pneus: vistorie para identificar o desgaste, estado de conservação e calibragem antes de cada viagem, e quando estiver em uma viagem prolongada, é recomendável que no meio e no fim pelo menos seja também feita uma boa vistoria dos pneus, pois isso pode evitar prejuízos, atrasos e dores de cabeça;
direção: revise a direção em caso de desalinhamento, caso contrário também desgastará os pneus e aumentará o consumo de combustível;
quinta roda: Este componente junto com o “pino rei”, é vital para a segurança e a eles deve ser dada uma atenção especial, realizando o desengate do semi-reboque no mínimo uma vez por semana ou a cada 5 mil km para verificar as condições da quinta-roda, pino rei e demais componentes do sistema, assim como deve ser realizada a limpeza da mesa do pino-rei do semi-reboque, da base superior do equipamento e a lubrificação da base superior. Cabe observar que no caso veículo rodar em estradas não pavimentadas, as paradas para inspeção, limpeza e lubrificação deverão ocorrer em intervalos menores, de dois dias ou 2.500 km, ou conforme orientação do fabricante ou seu plano de manutenção de frotas.
sistema elétrico: devido a importância dos sistemas de iluminação e fornecimento de energia para os instrumentos do caminhão, é de suma importância que se faça uma revisão completa de funcionamento antes de cada viagem, e providencie a imediata manutenção sempre que apresentar qualquer pequeno defeito;
módulo de injeção: fique atento a qualquer alerta no painel do veículo, além disso, procure cumprir o cronograma de revisões periódicas e pare para manutenção imediatamente se ocorrer qualquer falha em viagem.

9 dicas de manutenção de frotas

É evidente que todos os tipos de veículos precisam de constante cuidado, portando, independente da composição da frota de sua empresa de transportes, haverá um constante gasto com manutenções para mantê-la rodando com eficiência e prestando um serviço de qualidade aos seus clientes. Diante desse fato, confira 9 estratégias que podem lhe ajudar nessa atividade:

1. Invista em manutenção preventiva

Existem basicamente três tipos de manutenção de frotas:

A manutenção corretiva: Feita quando o defeito se agravou e necessita de reparos, e visa restabelecer a condição de uso normal do veículo;
A manutenção preditiva: O objetivo da manutenção preditiva, como o nome já sugere, é prever quando poderá ocorrer uma falha, baseado em indicadores de desgaste, vibração, ruído, aquecimento ou outros, dependendo do tipo de equipamento, máquina ou veículo em questão, com isso evita-se paradas desnecessárias e quebras que trariam impacto negativo à produtividade.
A manutenção preventiva: Este tipo de manutenção visa reduzir os gastos excessivos com a frota, pois se baseia em programar com antecedência as paradas para ajustes, lubrificações e substituição de componentes. Seu custo costuma ser entre 30% a 40% menor que as demais modalidades, além de aumentar o prazo entre manutenções, aumentar a segurança e reduzir a probabilidade de problemas na estrada.

Para usufruir desses benefícios é necessário elaborar um plano de manutenção: em uma agenda, ou em um software de gestão de frotas aponte quais veículos e componentes serão revisados e as respectivas datas. Faça de forma que atenda à necessidade de manutenção de cada tipo de veículo, além de não deixar que a frota fique sem unidades suficientes para operar e atender a demanda da empresa e seus clientes.

2. Conheça os veículos da sua frota

Saiba todas as especificações de cada veículo da frota, isso auxiliará a estruturação do plano de manutenção de frotas mencionado anteriormente, pois você saberá as peças ideais, o momento exato e como deve ser feita a manutenção de cada um. Algumas das informações mais importantes sobre cada veículo são:

manutenções recomendadas pelo fabricante;
frequência de trocas de filtros e lubrificantes;
características de desempenho e capacidade de carga;
relação de desgaste por peso de carga;
características das rotas de suas viagens, como estradas em más condições.

3. Obtenha mão de obra qualificada para a manutenção da frota

Tão importante para as empresas quanto investir em veículos, pneus, peças e componentes de boa qualidade, é fundamental que o investimento feito seja preservado através do emprego de mão de obra qualificada para a sua condução e manutenção.

Procure evitar mecânicos e oficinas sem credenciamento ou boas referências, pois quanto mais especializado e competente for o mecânico, maior será a qualidade da manutenção prestada, o que acarretará em economia nas manutenções, maior vida útil do caminhão, menos paradas por quebras, e por consequência a lucratividade sobre a frota será maior.

Além disso, contrate profissionais conscientes e responsáveis, que saibam tomar os devidos cuidados ao dirigir o veículo, isso colabora para diminuir seu desgaste e evitar eventuais acidentes.

4. Utilize um bom software de gestão e manutenção de frotas

O uso de planilhas de controle de frota, planilhas de controle de estoque de peças e planilha de controle de manutenções em geral costuma ser bastante complicado e pouco confiável, além do fato de que elaborar e alimentar esses documentos consome muito tempo dos colaboradores. Além disso, um controle ineficaz faz com que peças desnecessárias sejam compradas, prazos de manutenções saiam do controle, falhas matemáticas ocorram, dados possam ser perdidos, entre outros problemas.

Essas complicações podem ser superadas com a simples implantação de um software de gestão e manutenção de frotas, o programa automatiza todo o processo burocrático, emite alertas de manutenção de acordo com os planos de manutenção de frotas lançados, emite relatórios mais detalhados e abrangentes, ajuda a eliminar falhas humanas, reduz a necessidade de digitação e o retrabalho e permite que os funcionários dediquem mais tempo nas suas atividades principais.

Todos esses benefícios são obtidos por um preço acessível, portanto, a relação custo-benefício é bem interessante.

5. Conheça e gerencie as rotas

Determinadas rotas exigem mais dos veículos, alguns dos fatores que acarretam um maior desgaste são:

estradas com muitas curvas, subidas e descidas: costumam exigir mais dos freios, pneus e caixa de câmbio;
estradas de má qualidade: causam um desgaste maior da suspensão e pneus;
locais poluídos ou com muita poeira: estragam mais rapidamente os filtros dos veículos.

Para economizar com manutenções, planeje as rotas de forma que os motoristas não passem por lugares com essas características sempre que possível, mesmo que aumente um pouco a quilometragem rodada.

6. Cheque os itens essenciais antes de uma viagem

Faça um checklist de viagem, contemplando todos os itens que devem ser verificados para garantir a segurança e tranquilidade em uma viagem. Como pode ser uma lista extensa, é comum deixar de verificá-los, porém essa pode ser a causa para um problema na estrada, trazendo gastos e outros transtornos que poderiam ser evitados com uma verificação e manutenção rápida.

A lista de itens varia de acordo com a empresa e tipo de veículo, porém, exemplos de elementos comuns a todas as viagens são:

verificação da calibragem e do estado de conservação dos pneus;
certificar-se de que existe a quantidade de combustível suficiente para a viagem;
nível dos fluidos, como óleo, água etc;
funcionamento das luzes, faróis e sistema elétrico, rastreador e navegação;
acessórios como macaco, chave de roda, extintores e estepe;
verificar se as manutenções estão em dia, conforme estabelecido no plano de manutenção de frotas;
verificar se a documentação de licenciamento e seguros estão em dia.

7. Acompanhe o desgaste natural das peças

Mesmo viajando por uma estrada de boa qualidade, evitando acidentes, imprevistos e tomando todo cuidado com os itens essenciais, ainda haverá o desgaste decorrente do uso regular do veículo. As principais peças que precisam do acompanhamento são: pneus, filtros, lubrificantes, limpador de para-brisa, pastilhas de freio entre outros.

Apesar da manutenção preventiva prolongar a vida útil desses componentes, é necessário que você preste atenção nos desgastes e troque sempre que for conveniente.

8. Tenha uma boa estratégia logística

Um exemplo de uma boa logística consiste em realizar entregas e coletas em locais próximos, reduzindo a necessidade de desvios ou passar repetidamente pelo mesmo caminho. Traçar rotas mais práticas também é uma medida que preserva a integridade do veículo, pois ele percorrerá menor quilometragem e consequentemente haverá menor desgaste e menos necessidade de trocas de peças.

Além disso, também promoverá a economia de combustíveis, pedágios e reduz o tempo para execução do trabalho.

Um software de gestão é uma ferramenta fundamental para que a logística seja de qualidade, pois poderá lhe auxiliar em vários aspectos para a melhoria da qualidade e produtividade da frota e da empresa como um todo.

9. Fique atento à documentação

Os documentos também fazem parte da gestão da frota, e quem trabalha com transporte sabe a importância de mantê-los regulares durante as viagens, evitando multas, retenção do veículo, confisco da carga e até problemas fiscais e judiciais, que poderiam comprometer a credibilidade da companhia.

O risco de passar por esses problemas pode ser minimizado com a adoção de um sistema de gestão e manutenção de frotas. Que cuidará automaticamente da parte documental, alertando sobre prazos de renovação para que você ande sempre com a documentação em dia, tornando as paradas em postos fiscais muito mais tranquila e rápida.

Como a manutenção de frotas garante benefícios para a transportadora

A manutenção de frotas gera benefícios para toda a empresa de transporte, se for bem executada, será um diferencial para que ela adquira mais espaço no mercado e se desenvolva rapidamente. Os benefícios mais visíveis são:

Benefícios financeiros

É de conhecimento comum que pneus carecas, faróis quebrados, falta de estepe, extintores, entre outros defeitos geram multas com valores elevados, porém esses gastos podem ser evitados com as manutenções planejadas, pois o veículo sempre estará em boas condições. Além disso, um veículo que não quebra na estrada irá rodar muito mais e sem atrasos, ajudando a satisfazer os clientes e com isso trará mais receita para a empresa.

Patrimoniais

Os benefícios patrimoniais consistem na maior valorização dos bens da companhia. Ao prolongar a vida útil das peças do veículo, a necessidade de aquisição de novas peças e veículos para reposição reduz radicalmente. Outro ponto importante é o aumento da vida útil da sua frota.

Segurança

Qualquer acidente gera danos exacerbados à companhia, aos motoristas, clientes e para eventuais vítimas da ocorrência. Em certos casos, os prejuízos podem ser incalculáveis para as partes. Com uma manutenção eficiente, a probabilidade de acidente decorrente do veículo defeituoso é minimizada.

A importância de saber fazer a manutenção de frotas é de fato muito grande. Executar o correto planejamento, controle e realização da manutenção de forma eficaz é fundamental para qualquer empresa que desejar se manter e crescer no mercado. Ao aplicar essas dicas em sua companhia, ela será capaz de crescer de forma saudável.

Tem dificuldades em organizar sua frota? Acesse nosso artigo que explica minuciosamente sobre como fazer um bom planejamento na gestão de frotas!

Cancelamento extemporâneo de CTe: o que é e como fazer corretamente?

By: Fábio Cunha

No dia a dia corrido de uma transportadora, eventualmente, podem ocorrer alguns erros na emissão de documentos fiscais, por isso uma das atividades que todo gestor ou coordenador deve saber executar é o cancelamento de CTe, porém, nem sempre essa atividade é tão simples de executar, principalmente quando se perde o prazo normal de cancelamento, fazendo com que as empresas tenham que recorrer ao pedido do cancelamento extemporâneo de CTe.

Algumas das falhas que podem motivar o cancelamento são erros nos cálculos, preenchimento indevido do CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), entre outros.

A administração tributária impôs um rito com prazos, hipóteses, formas e exigências próprias para o ato. É fundamental que o responsável pela emissão e/ou contabilização dos documentos fiscais saiba os passos desse processo e os siga corretamente, pois não corrigir irregularidades do CTe acarretará seu retorno como “uso indevido”, podendo inclusive gerar complicações e até prejuízos para a empresa.

Mas não se desespere, muitos dos seus problemas sobre o tema poderão ser solucionados com as dicas deste artigo.

Aqui procuramos expor várias informações sobre o cancelamento extemporâneo de CTe, explicamos quais são seus prazos, requisitos, como fazer o pedido, quais providências devem ser tomadas após ser aceito e como acompanhar o processo. Confira!

O que é cancelamento extemporâneo de CTe?

O cancelamento extemporâneo de CTe é um procedimento que as empresas de transporte poderão recorrer para efetuar o cancelamento de um CTe (conhecimento de transporte eletrônico) fora do prazo normal de cancelamento definido pelo estado onde o mesmo foi emitido.

Quais são os requisitos do cancelamento de CTe?

Há diferenças entre os prazos para pedido de cancelamento comum e o cancelamento extemporâneo, além disso, há situações e condições específicas para que a requisição seja aceita pela autoridade tributária.

Por isso recomendamos que se preste muita atenção no momento da emissão do CT-e e sempre que possível, solicitar sua validação junto ao seu cliente antes de dar início a viagem, pois essa operação de cancelamento após o prazo gerará custos diretos e indiretos que em boa parte dos casos pode até não valer a pena.

Prazos para efetuar o pedido de cancelamento

O atual prazo para o cancelamento de um CTe, é de 7 dias (168 horas), exceto no estado do Mato Grosso, onde o prazo é de apenas duas horas, contados a partir da data que foi emitida sua “Autorização de Uso”.

Já o cancelamento extemporâneo de CTe — que é feito após a perda do prazo para o cancelamento comum — poderá ser recebido em até 31 dias, também contados da emissão da mesma autorização.

Tanto o cancelamento normal como o extemporâneo (fora do prazo), só são possíveis quando não tenha iniciado a prestação do serviço de transporte e não tenha sido registrado nenhum evento sobre o CTe.

Caso o problema seja uma falha na sequência da numeração dos CTes, por exemplo, se o documento n.º 000.11 foi emitido antes do n.º 000.10, não será emitido o cancelamento, mas sim um Pedido de Inutilização de Número de CTe. O prazo limite desse documento vai até o 10º dia do mês seguinte daquele em que a Autorização de Uso foi concedida.

Demais condições que impedem o cancelamento do CT-e:

Algumas situações que podem impedir o cancelamento de CT-e:

Não poderá ser cancelado se for autorizado pelo Sistema SVC (Sefaz Virtual de Contingência);
Outro fator que restringe a possibilidade de cancelamento do CTe é a existência de registro de circulação de mercadorias (quando a prestação de serviço de transporte já foi iniciada);
Evento de emissão de manifesto (neste caso o manifesto deve ser cancelado também);
O CT-e não pode ter sido complementado substituído/anulado anteriormente.

Somente serão aceitos os cancelamentos de CT-e que não possam ser corrigidos por uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e). São exemplos dessas situações que não podem ser resolvidas via Carta de Correção:

Coeficientes que influenciam no valor do imposto, como alíquota, base de cálculo, diferença de preço, valor da prestação e quantidade;
Data de emissão ou de saída do CTe;
Correção de dados, informações sobre o emitente, remetente, tomador ou destinatário.

Além disso, as razões para o ato não devem se encaixar em situações em que são cabíveis outros pedidos, confira quais são eles:

anulação de CTe;
substituição de CTe;
CTe complementar.

Por fim, um CTe somente poderá ser cancelado após seu uso ter sido aprovado pelo fisco e desde que a prestação de serviço não tenha iniciado.

Como fazer o pedido de cancelamento extemporâneo de CTe ?

Para iniciar o processo, o contador responsável pela escrituração fiscal do documento, preposto ou representante legal da empresa que emitiu o CTe deve buscar pela seção do cancelamento extemporâneo de CTe acessando o domínio oficial da Secretaria da Fazenda — SEFAZ — do estado onde o serviço será prestado.

Em alguns portais, essa opção aparecerá ao consultar o status de um CTe, ao acessá-la serão requisitadas as chaves numéricas dos documentos. O sistema analisará a consistência das informações e expedirá um protocolo com a data, hora e número do CTe relativos ao cancelamento.

Também é possível realizar o rito por um software desenvolvido por uma empresa particular ou disponibilizado gratuitamente pelo fisco — se houver, pois os programas gratuitos de gestão de CTes estão sendo descontinuados.

Quais são as providências após a solicitação?

O site também expedirá um Documento de Arrecadação — DAR-1/AUT —, cuja finalidade é efetivar o pagamento da Taxa de Serviços Estaduais — TSE.

Esse é um pagamento obrigatório — cujo valor varia de acordo com cada estado — para que o cancelamento extemporâneo de cte seja autorizado. Ele poderá ser pago até o 13º dia do mês subsequente daquele em que foi concedida a Autorização de Uso do CTe a ser cancelado.

Entretanto, caso o DAR-1/AUT seja gerado no mesmo mês em que foi lançada a Autorização de Uso do CTE, o pagamento do TSE deverá ser feito até o último dia desse mês.

É permitido solicitar cinco cancelamentos de uma vez, desde que os CTes tenham sido emitidos no mesmo mês.

Na situação em que o documento tem um Manifesto Eletrônico de Documentos (MDFe) vinculado, será necessário pedir o seu cancelamento também.

ATENÇÃO: Deve-se saber que alguns estados penalizam as empresas pelo atraso no cancelamento, por exemplo, o Regulamento do ICMS/2000 do estado de São Paulo impõe uma multa equivalente a 10% do valor da operação ou prestação descrita no documento. O valor dessa sanção será de, no mínimo, 15 unidades fiscais de São Paulo (valor em reais varia anualmente).

Portanto, é essencial estudar a legislação de cada um dos estados em que a transportadora presta seus serviços.

Existem regras específicas de cancelamento extemporâneo de CTe por estado?

Alguns estados da federação estabeleceram algumas regras específicas sobre este tema, embasados no que diz o Ajuste SINIEF Cláusula 14º, §8 – “A critério de cada unidade federada poderá ser recepcionado o pedido de cancelamento de forma extemporânea”. Trazemos alguns deles a seguir:

Cancelamento extemporâneo de cte SP:

O estado de São Paulo definiu alguns parâmetros através da Decisão Normativa CAT 02, de 10-09-2015, portanto se você precisa cancelar fora do prazo um CTe emitido nesse estado, convêm a consulta do link acima, e na dúvida, converse com o seu contador.

Cancelamento extemporâneo de CTe GO:

O estado de Goiás também tem suas particularidades, como podemos observar na RCTE, Seção IV, Subseção IV, art. 141, §1º,IV e §3º, e sendo assim, se for cancelar fora do prazo um CTe emitido nesse estado, consulte o link acima, ou converse com o seu contador.

Cancelamento extemporâneo de CTe CE:

Caso o CTe a ser cancelado de forma extemporânea tenha sido emitido no estado do Ceará, vale a pena verificar a Instrução Normativa 58/2013, e caso a dúvida persista, converse com a sua contabilidade.

Cancelamento extemporâneo de CTe RJ:

E quando o CTe a ser cancelado fora do prazo foi emitido no estado do Rio de Janeiro, convêm observar a Resolução SEFAZ n.º 720/14, Parte II, Anexo III, Seção II, arts.8º e 9º, e caso a dúvida persista, procure o seu contador.

O que fazer quando o cancelamento extemporâneo do CTe for aceito?

Você sempre poderá acompanhar a situação de um CTe, se está autorizado, cancelado, anulado etc., pelo site do SEFAZ.

Ao saber que o cancelamento foi autorizado, você deve confirmá-lo até o 14º dia do mês subsequente, para isso, transmita os arquivos correspondentes utilizando o sistema emissor do documento.

Saber realizar o cancelamento de CTe é fundamental para o dia a dia de qualquer empresa de transporte. Porém, mesmo que você perca o prazo estipulado pela autoridade administrativa, é plenamente viável fazê-lo de forma extemporânea.

Apesar de algumas peculiaridades serem diferentes para cada estado, você possui uma base sólida sobre como executar essa tarefa após a leitura deste artigo.

Que tal entender ainda mais sobre os documentos fiscais? Leia nosso artigo que explica tudo sobre o Conhecimento Eletrônico para Transporte por Fretamento e Outros Serviços – CTe OS!

Saiba como funciona o transporte multimodal e suas vantagens

By: Fábio Cunha

O transporte multimodal é uma maneira eficiente, prática e econômica para locomover bens, principalmente quando se trata de longas distâncias a percorrer. Neste artigo, abordaremos sua definição — a partir da noção de modais e do tipo intermodal de locomoção de mercadorias —, seus benefícios e o papel do operador multimodal na operação.

Continue a leitura para aprender tudo isso e ficar ainda mais por dentro das questões relacionadas à logística e transporte!

Os modais de transporte

Os modais de transporte correspondem às diversas maneiras possíveis de se movimentar mercadorias, de um ponto de origem a um ponto de chegada. São eles:

Modal Rodoviário: (realizado através de rodovias, por meio de caminhões, ônibus, vans, carros e motocicletas);
Modal Ferroviário: (feito por vias férreas, em trens);
Modal Aquaviário: (por mar, rios ou lagos, utilizando barcos e navios);
Modal Aéreo: (transportados através de aeronaves, como aviões);
Modal Dutoviário: (por meio de dutos).

O transporte intermodal

Nessa modalidade, para o transporte dos bens são utilizados dois ou mais modais de transporte (intermodal = entre modais) e com contratos isolados. Ou seja, cada transportador se responsabilizará apenas pelo seu trajeto, emitirá seu próprio conhecimento de carga, cobrará seu frete e assim por diante.

Se uma firma contrata um caminhoneiro para retirar os produtos em sua sede e entregá-los num porto, onde serão embarcados num navio e conduzidos ao porto de destino, cada um desses transportadores (rodoviário e marítimo) fará seu trabalho, sem nenhum vínculo um com o outro.

O transporte multimodal

O transporte multimodal é realizado com o uso de um ou mais modais (multimodal = múltiplos ou diversos modais). Porém, diferentemente do intermodal, existirá apenas um contrato, sob responsabilidade do operador de transporte multimodal (OTM).

Desse modo, o OTM é responsável por toda a operação, desde a retirada e embarque dos produtos no ponto de origem, até a entrega deles no destinatário.

O OTM – operador de transporte multimodal

O OTM é uma empresa (pessoa jurídica) legalmente habilitada, que poderá ou não trabalhar com transportes de carga. Para desenvolver suas tarefas, ele precisa se registrar na Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) e obter a respectiva licença. Caso atue em entregas internacionais, deve requerer também uma licença junto à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB). Ambas são válidas por 10 anos.

Como mencionamos anteriormente, o OTM é o único responsável por toda a operação: retirar e embarcar as mercadorias e entregá-las ao destinatário, contratar outras transportadoras, elaborar o contrato e emitir o conhecimento de carga.

Além disso, responderá por qualquer prejuízo que seu cliente venha a sofrer, como danos ou perdas de produtos, atrasos na entrega, entre outros. É evidente que ele terá o direito de entrar com uma ação judicial contra o contratado que causou o prejuízo, por descuido, imperícia, negligência e outras causas.

Você pode consultar a Lei nº 9.611, de 1998 para saber de maiores detalhes acerca das definições, exigências e responsabilidades das partes contratantes na atividade multimodal de transporte de carga.

O funcionamento da operação de transporte multimodal

Para ilustrar a operação, imaginemos um exemplo:

Considere as cidades A, B e C. Uma empresa, situada em A, pretende entregar determinadas mercadorias para outra, localizada em C. Para tanto, deverá percorrer os seguintes caminhos: de A a B (por rodovia), de B a C (por mar) e, por fim, do porto em C até o estabelecimento do destinatário (por avenidas dentro do município).

Desse modo, o embarcador contrata um OTM, que se responsabilizará por toda a atividade. Primeiramente, ele contrata três organizações: duas empresas de transporte rodoviário e outra para a locomoção marítima. Ele ainda elabora o contrato, o qual deverá ser assinado por todas as partes envolvidas.

Feito isso, serão realizadas as seguintes operações:

um caminhão retirará as mercadorias no estabelecimento do embarcador em A, para entregá-las num porto em B;
em B, elas serão embarcadas num navio, que, por sua vez, conduzirá os produtos até o porto em C;
em C, outro caminhão retirará os bens, que por fim serão entregues ao recebedor final.

Perceba então que, em nosso exemplo, a operação envolveu mais de um modal de transporte (rodoviário e marítimo), sob a responsabilidade de um operador e mediante um único contrato. Simples, não é mesmo?

Vantagens do transporte multimodal para os participantes da operação

O transporte multimodal poderá ser benéfico para todas as partes envolvidas na negociação. Isso porque, quando realizado de forma competente e bem planejada, ele é mais vantajoso que o intermodal, tanto em termos de tempo como de custo. Vejamos:

Benefícios para o embarcador

redução de dificuldades burocráticas, na medida em que negociará com uma única empresa (o OTM);
menor preocupação com a carga, pois qualquer prejuízo que ela venha a sofrer será tratado apenas com o operador de transporte multimodal;
ganho de tempo, em razão dos menores procedimentos burocráticos;
maior economia, pelo fato de que o transporte multimodal sairá mais barato que o intermodal.

Benefícios para o operador

também ganhará com a redução dos fretes, pois terá plena liberdade para escolher os profissionais mais competentes e com menor preço;
poderá planejar a melhor estratégia logística, o que resultará em entregas mais eficientes e rápidas;
como decorrência de sua eficiência (trabalho bem feito) e eficácia (resultados satisfatórios), conquistará mais clientes, dada sua boa imagem e conceito no mercado em que opera.

Benefícios para os contratados

ampliação da oferta de trabalhos (e, portanto, de seus rendimentos), uma vez que, além dos serviços prestados a seus próprios clientes, poderá contar com as propostas do OTM;
despreocupação com a gestão logística como um todo, que ficará a cargo do contratante (o operador multimodal), que se encarregará inclusive da emissão do conhecimento de transporte (que também será um só para todo o trajeto).

E então, conseguiu entender o mecanismo do transporte multimodal? Percebeu como se trata de um modo bastante interessante de realização de transporte de carga, sobretudo para longas distâncias? Esperamos que sim!

E se você precisa de mais informações sobre logística e transporte, venha nos visitar no Facebook, no YouTube, no Twitter e no LinkedIn. Temos muitas informações, artigos e outros materiais que poderão contribuir para o desenvolvimento e aperfeiçoamento de suas atividades. Até breve!