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o que é certificado digital

O que é Certificado Digital ? Respostas para essa e outras dúvidas comuns no dia a dia

By: Fábio Cunha

Cada vez mais presente no dia a dia das empresas, profissionais e pessoas físicas, o certificado digital é hoje uma peça fundamental na dinamização da economia, na desburocratização e aceleração das transações comerciais.

No entanto, muitos profissionais ainda tem dúvidas sobre Certificação Digital, então escrevemos este artigo para ajudar a elucidar as principais dúvidas sobre o assunto. Acompanhe até o fim!

o que é certificado digital

Os certificados digitais são utilizados ​​para assinar documentos, emitir notas fiscais, criar canais seguros de comunicação e acessar sistemas de forma segura, tudo isso graças a uma forte criptografia.

O que é Certificado Digital ?

Um Certificado Digital é um arquivo digital que serve como “assinatura eletrônica” com validade jurídica, ou seja, garante proteção a documentos digitais, transações eletrônicas e outros serviços através da internet. Esta tecnologia permite que pessoas físicas e jurídicas (empresas) se identifiquem e assinem de maneira digital documentos em qualquer lugar do mundo com agilidade, economia e segurança.

A tecnologia moderna de Certificação Digital utilizada atualmente é uma das mais seguras para proteger informações e transações  no ambiente virtual. Trata-se de uma tecnologia criada especialmente para fornecer segurança dentro de seus três pilares fundamentais: integridade, autenticidade e confidencialidade. Na prática é como se o certificado digital fosse a “carteira de identidade eletrônica” de um indivíduo ou organização, e assegura a sua identidade em um negócio.

Para que serve um Certificado Digital ?

A principal função de um Certificado Digital é desburocratizar e facilitar a vida do cidadão e das empresas, evitando a perda de tempo pois permite fazer online diversas tarefas que antes só poderiam ser feitas presencialmente. Além disso tudo passa a ser mais seguro, rápido e prático com o uso da certificação digital.

Atividades antes burocráticas, caras e demoradas como reconhecimento de firmas, entrega de documentos físicos em bancos e repartições, por exemplo, agora passam a ser simples transações online com proteção das informações e garantia da autenticidade.

Com o uso de um Certificado Digital as seguintes atividades podem ser realizadas de forma segura, rápida e prática:

  • Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)
  • Emissão de Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-e)
  • Emissão de Manifestos Eletrônicos de Documentos Fiscais (MDF-e)
  • Geração de Evento de Manifestação do Destinatário relativo a aquisição de bens
  • Acesso seguro aos portais de serviços governamentais (desde que estejam preparados para esta tecnologia)
  • Acesso seguro a sistemas internos das empresas (desde que estejam preparados para esta tecnologia)
  • Assinatura e envio de contratos e outros documentos através da internet
  • Envio de declarações da empresa ao fisco através da internet
  • Realizar transações junto as instituições financeiras
  • Baixar da SEFAZ os arquivos XML das NF-e de compras e CT-e emitidos contra o seu CNPJ

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Quais os principais benefícios dos Certificados Digitais ?

Entre os diversos benefícios da adoção da certificação digital nos negócios, podemos destacar:

  • Eles garantem a validade jurídica dos documentos eletrônicos
  • Desburocratização de processos, negócios e transações já que dispensam o reconhecimento de firmas
  • Agilidade e economia de tempo
  • Mobilidade já que muitos serviços passam à poder ser realizados pela internet
  • Redução de custos em diversos processos (grande economia com reconhecimentos de firmas)
  • Redução do risco de fraudes, pois as transações passam a ser mais seguras

Quem precisa de Certificado Digital ?

No Brasil, todas as pessoas físicas e jurídicas que tenham o desejo ou necessidade de realizar certas atividades online de forma segura irão necessitar de um certificado digital.

Em alguns casos, o certificado é obrigatório, como por exemplo as empresas, que irão precisar da certificação para poder emitir documentos fiscais eletrônicos, acessar os portais eletrônicos do governo e transmitir as suas declarações. Também existe a obrigatoriedade da certificação digital para sócios administradores das empresas.

Quem controla a emissão de Certificados Digitais no Brasil ?

E emissão dos Certificados Digitais no Brasil é coordenada por uma entidade chamada ICP Brasil. Trata-se do Sistema Nacional de Certificação digital, que é uma estrutura composta de diversas empresas autorizadas pelo governo a emitir e comercializar os Certificados Digitais com a devida segurança e confiabilidade, essas empresas são denominadas de Autoridades Certificadoras – AC.

A ICP Brasil Infra-estrutura oficial brasileira de Certificação Digital foi, criada pela Medida Provisória 2200-2 de 2001, e oficializada pelo Decreto 3996 de 2001 e pela Lei 11419 de 2006.

Quais são os tipos de Certificado Digital mais utilizados ?

Para a identificação de pessoas físicas e jurídicas, assinatura eletrônica de documentos, emissão de notas fiscais, conhecimentos de transporte, manifestos de carga e outros documentos fiscais eletrônicos são empregados os certificados digitais dos seguintes tipos:

Certificado e-CPF:

Um certificado eCPF se propõe a ser a versão digital do CPF, este tipo de certificado serve para que pessoas físicas possam assinar contratos, assinar procurações eletrônicas, acessar os sistemas do governo, enviar declarações, enviar emails seguros e acessar sites e sistemas que exijam certificação digital para acesso, como por exemplo o SISCOMEX (Sistema Integrado de Comércio Exterior). Este tipo de certificado tem tornado possível o acesso a um número cada vez mais maior de sistemas e serviços em entidades públicas e privadas.

Um e-CPF pode ser emitido e armazenado de duas maneiras: A1: Arquivo no computador, ou A3: Em uma mídia criptográfica / segura (explicamos a seguir, no texto).

Certificado e-CNPJ:

O e-CNPJ é a versão eletrônica do CNPJ, criada para trazer maior segurança para as transações de pessoas jurídicas no ambiente eletrônico. Com o e-CNPJ as empresas podem fazer procurações eletrônicas e ter acesso amplo aos sistemas do governo, além de emitir NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), emitir CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) e enviar declarações ao fisco, assim como assinar documentos e contratos.

Cabe salientar que todo certificado digital emitido no Brasil é um documento intransferível e a sua utilização deve ser exclusiva do seu titular.

Outro ponto importante a observar é que por exigência da RFB – Receita Federal do Brasil, o responsável pela empresa cadastrado junto a Receita será sempre será o responsável pelo certificado e-CNPJ da mesma.

E assim como no caso do certificado e-CPF, o e-CNPJ também pode ser emitido nos modelos A1 e A3.

Quais são as formas de armazenamento de Certificado Digital mais comuns ?

No Brasil são utilizadas primordialmente duas modalidades de armazenamento de certificados digitais:

Certificado Digital A3 – Token ou cartão inteligente:

Trata-se de um tipo de Certificado que tem validade de 1 a 3 anos, dependendo da opção do cliente, que é armazenado em um dispositivo físico que pode ser um “token” ou um “cartão inteligente”.

Esse tipo de certificado apresenta a desvantagem de poder ser somente utilizado em um computador e um programa por vez, o que diminui muito a sua versatilidade e flexibilidade.

Outro fator a destacar também é que toda vez que um certificado A3 é utilizado, é necessário digitar a senha dele, e ele poderá ser bloqueado e inutilizado caso você erre a senha um determinado número de vezes (geralmente 3 vezes), o que lhe obrigará a adquirir um novo certificado.

Certificado_digital01

A3 em Token: Trata-se de um tipo de Certificado que fica armazenado em um “Token”, um dispositivo semelhante a um “pendrive”, que deverá ser conectado diretamente a uma porta USB do computador do usuário ou do servidor onde rodará o sistema. (OBS: Não é possível fazer cópia do certificado A3 em Token)

certificado digital a3 token

A3 em Cartão: Este tipo de Certificado fica armazenado em um “Smart Card”, um Cartão Inteligente, com chip, igual aos novos cartões bancários, que deverá ser conectado a uma “leitora de smartcard” que deve ficar ligada em uma porta USB do computador do usuário ou do servidor onde rodará o sistema. (OBS: Não é possível fazer cópia do certificado A3 em Cartão)

certificado a3 em cartão

Certificado Digital A1 – Arquivo no computador:

Um Certificado “A1” é um arquivo eletrônico gravados no computador do usuário ou no servidor onde rodará o sistema, trata-se de um arquivo que geralmente possui a extensão .PFX ou .P12, e que não necessita de tokens ou cartões para serem transportados de um lado para outro.

Uma grande vantagem do certificado A1 é que ele pode inclusive ser copiado para uso em mais de um computador e programa simultaneamente, por exemplo, você pode ter uma cópia com o seu escritório contábil e outra na empresa para uso no sistema emissor de NF-e ou CT-e, e uma cópia de segurança em casa.

certificado digital a1 em arquivo

No software XML Protegido Datamex, por exemplo, com um certificado A1 você consegue ter consultas e baixas automáticas de todas as NF-e e CT-e emitidos contra o seu CNPJ diariamente, sem precisar fazer nenhuma operação manual!

Essa modalidade de certificado A1 proporciona maior agilidade, sendo indicado para empresas que emitem grande volume de documentos fiscais, que precisem emitir em vários computadores simultaneamente, ou que tenham filiais que também precisem emitir documentos fiscais.

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Qual tipo de Certificado Digital devo comprar A1 ou A3 ?

Para adquirir o seu Certificado Digital será necessário escolher:

Primeiramente você deve definir qual o “TIPO” de Certificado precisa:

Escolha o tipo de certificado, dependendo da finalidade, e-CPF se é para a sua pessoa física ou e-CNPJ se for para a sua empresa.

Depois é preciso definir qual o “MÍDIA” do Certificado:

Escolha o A3 se o uso for apenas pessoal ou então em um computador e programa por vez, caso você precise ou tenha intensão de utilizar o certificado em mais de um computador ou acredita que mesmo no futuro vá ter essa necessidade de acessos simultâneos, a melhor opção certamente será o A1.

IMPORTANTE: Existem Softwares de Gestão Empresarial, como por exemplo o Sistema Datamex que funcionam 100% via web e que podem ser utilizados por diversos usuários simultâneamente para emissão de CT-e ou NF-e, inclusive em diversos locais, neste caso, é exigido o uso de um Certificado e-CNPJ A1, que ficará instalado no servidor e com isso a empresa investirá em apenas 1 certificado digital e todos seus usuários poderão utilizar, o que representa uma grande vantagem e economia para a empresa.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Onde posso emitir/adquirir o meu Certificado Digital ?

Você deve procurar uma AC (Autoridade Certificadora) oficial, ou alguma de suas AR (Autoridades de Registro Autorizadas) segue uma relação de algumas delas:

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Sobre a Datamex

A Datamex Tecnologia é especializada no desenvolvimento de Software de Gestão Empresarial, e trabalha a mais de 10 anos com foco em Empresas de Logística, atendemos principalmente Transportadoras, Armazéns Gerais e Operadores Logísticos, e estámos à sua disposição para prestar orientações e para lhe apresentar o nosso Software TMS e Emissor de CTe e MDFe. Conheça agora um sistema completo para gestão da sua Transportadora.

Atenção ao fim da isenção do ICMS no transporte de cargas no RS a partir de 01/01/2016

By: Fábio Cunha

 

 

Fique atento ao fim da isenção do ICMS no transporte de cargas no RS a partir de 01/01/2016

Foi promulgado pelo Estado do Rio Grande do Sul o decreto 52.392 que alterou a legislação do ICMS, extinguindo a isenção tributária ao Transporte Rodoviário de Cargas.

A partir da referida alteração, a isenção prevista no artigo 10, inciso IX do livro I do RICMS, direcionada à contratação do transporte de cargas realizada por contribuinte inscrito, terá vigência apenas até 31 de dezembro de 2015.

Dessa forma, são necessários adequações nos sistemas de emissão  e em sua contabilidade a fim de evitar potenciais prejuízos e litígios fiscais.

Lembramos ainda que existem situações especiais de transporte que devem ser averiguadas de acordo com a realidade na qual o transporte será realizado.

Verifique junto a sua contabilidade:

a) Qual base de cálculo de ICMS será utilizada apartir de 01/01/2016 e que rubricas vão compor a base de cálculo ( Frete, Pedagio, Seguro, etc).
b) Quais novas observações deverão ser colocadas no conhecimento em casos de aliquota zero e maior que zero
c) Existe alguma outra necessidade apartir da mudança da legislação?

Como mencionamos anteriormente, existem diversas modalidades de transporte e formas de cobrança. Dessa forma, não podemos determinar a configuração/ajuste de
maneira automatizada, sendo fundamental seu contato.

Sendo assim, orientamos que você contate com urgência seu departamento fiscal, para que análisem a mudança da lei e juntos possamos realizar as
adequações na emissão do CT-e, antes do dia 01/01/2016, deixando o sistema preparado para a mudança.

Ainda como referência, segue notícia e orientaçõoes veiculadas pelo SETCERTGS.

http://www.setcergs.com.br/site/default.asp?TroncoID=715160&SecaoID=605394&SubsecaoID=0&Template=../artigosnoticias/user_exibir.asp&ID=828244

 

Fonte: SETCERGS

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Porto Alegre/RS    Rio Grande/RS     São Paulo/SP        Caxias do Sul/RS
(51) 4063-8343      (53) 3035-0202     (11) 4063-8395       (54) 4062-9320

Itajaí/SC               Paranaguá/PR     Rio de Janeiro/RJ   B. Horizonte/MG
(47) 4054-9320      (41) 4064-9110     (21) 4063-8395       (31) 4063-8310

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Atenção: Mudanças na emissão do CT-e

By: Fábio Cunha

Alterações nas regras do CT-e

 

 

 

 

 

 

Mudanças na emissão do CT-e

Fique atento, pois as novas regras entrarão em vigor entre os dias 01/06/2015 e 01/08/2015. Este prazo depende do Sefaz de cada estado.

A Sefaz Nacional publicou recentemente a Nota Técnica 2015/001 que trata de mudanças nas validações de emissão de CT-e e ajustes na impressão do DACTE

Abaixo detalhamos as mudanças previstas que poderão causar impactos nas suas operações de transporte:

CFOP específico para operações iniciadas em UF diferente do UF do emissor do CT-e:
Em operações onde o transporte inicia em UF diferente da UF do emissor do conhecimento o CFOP a ser utilizado deverá ser o 5932 ou 6932, sem exceções. Cabe ressaltar que o sistema está sendo ajustado para permitir apenas estes CFOPs nas operações acima citadas e não permitirá o seu uso em qualquer outro tipo de operação.

Campo Forma de Pagamento (Pago / A Pagar):
O Sefaz recomenda a retirada do campo FORMA DE PAGAMENTO do XML e DACTE, pois o mesmo será retirado em versão futura. A Datamex vai retirá-lo no mês de junho de 2015, conforme orientação recebida.

DACTE:
No quadro de informações relativas ao imposto passaremos a apresentar informações de ICMS Substituição Tributária e ICMS devido a outras UFs. Neste caso pedimos que revise com sua contabilidade o uso de CST 60 (substituição tributária) e CST 90 (início em outra UF) em suas operações pois passará a apresentar valores do ICMS incidentes nestes casos nos Dactes gerados.

Caso você tenha operações relacionadas com as questões acima citadas acione seu setor fiscal, verifique os impactos nas suas operações.

Para consultar na integra a nota técnica da SEFAZ acesse o link abaixo:
CT-e Conhecimento de Transporte Eletronico

Nossa Equipe de Suporte estará à disposição dos nossos clientes caso necessitem de ajuda ou maiores esclarecimentos, por sua parte ou de seu departamento fiscal.

 

Sobre a Datamex

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mdfe manifesto eletronico de documentos fiscais

MDFe – Tire suas dúvidas sobre o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

By: Fábio Cunha

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Este artigo tem a função de esclarecer as dúvidas comuns do dia-a-dia das transportadoras e embarcadores quanto ao MDFe (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), e é mantido atualizado pela equipe da Datamex Tecnologia, afim de servir de referência para todo o mercado de logística.

1. O que é o MDFe ?

O MDFe ou Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é um documento digital que veio para substituir o “Manifesto de Carga Modelo 25”.

No MDF-e são listados todos os documentos fiscais (Notas Fiscais e Conhecimentos de Transporte) que estão sendo transportados em um veículo de carga.

Ao emitir o MDF-e no sistema, o usuário deve realizar a transmissão dele para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado, que autorizará on-line e então será gerado um documento chamado “DAMDFE” (Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos), que deverá acompanhar as mercadorias até o destino, juntamente com os DACTE dos CTe e os DANFE das NF-e.

2. Qual é a finalidade do MDFe ?

Dentre as diversas finalidades do Manifesto Eletrônico, podemos destacar as seguintes:

  • Consolidar as informações sobre as cargas acobertadas por vários CTe ou NF-e transportados em um mesmo veículo de carga;
  • Proporcionar maior agilidade ao registro em lote dos documentos fiscais que estão sendo transportados;
  • Permitir a identificação do responsável pelo transporte a cada trecho durante o percurso;
  • Registrar as alterações/substituições das unidades de transporte ou de carga e seus condutores;
  • Registrar o início e fim de cada operação de transporte e permitir o rastreamento da circulação física da carga;
  • Facilitar e agilizar o trabalho nos postos de fiscalização;

3. Qual é a legislação que rege o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais ?

A obrigatoriedade da emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais já está em vigor em todo o território nacional, conforme aprovado por todos os estados da federação e especificado pelo Ajuste SINIEF 21/2010.

4. A emissão do MDFe é obrigatória em todos os casos ?

CARGA FRACIONADA:

É obrigatória a emissão do o MDFe pelos contribuintes emitentes de CTe, no transporte de carga fracionada (mais de um conhecimento de transporte no mesmo veículo de carga) ou pelos contribuintes emitentes de NFe no transporte de bens ou mercadorias acobertadas por mais de uma NFe, realizado em veículos próprios ou arrendados, ou mediante contratação de TACs (Transportador Autônomo de Cargas).

CARGA FECHADA:

Conforme determina o Ajuste SINIEF 09/2015, a partir de 04/04/2016 passa a ser exigida a emissão do MDF-e também, no transporte interestadual de carga lotação (um único conhecimento de transporte por veículo de carga), e no transporte interestadual de bens ou mercadorias acobertadas por uma única NF-e, realizado em veículos próprios do emitente ou arrendados, ou mediante contratação de Transportador Autônomo de Cargas (TAC).

emissor de mdfe e cte

5. O que é Encerramento de MDFe  ?

Ao final da operação de transporte, o emitente do manifesto de carga deverá realizar em seu sistema o procedimento de “encerramento do mdf-e”, para sinalizar a SEFAZ que a operação está concluída, e as placas envolvidas estão liberadas para emissão de novos manifestos.

IMPORTANTE: A empresa emitente é obrigada a encerrar o MDFe no final do percurso. Enquanto houver MDF-e pendente de encerramento não será possível autorizar novo MDFe, para o mesmo par UF de carregamento e UF de descarregamento, para o mesmo veículo.

Se no decorrer do transporte houver qualquer alteração nas informações do MDFe (veículos, carga, documentação, etc.), ou quando houver redespacho, subcontratação ou retensão imprevista de parte da carga transportada, ou nos casos de inclusão de novas mercadorias para a mesma UF de descarga, o manifesto deverá ser encerrado e deverá ser emitido um novo MDF-e com a nova configuração.

6. Quais são os requisitos para uma empresa poder emitir o MDFe ?

Para emitir o MDFe a empresa deverá tomar as seguintes providências:

  • A empresa precisa estar credenciada como Emissor de CTe ou NFe junto a SEFAZ (Secretaria Estadual da Fazenda) do seu estado; (O seu contador poderá fazer esta solicitação)
  • Adquirir um Certificado Digital (que será utilizado para dar validade jurídica ao documento eletrônico, já que não existe mais formulário com AIDF). Se tiver dúvidas sobre Certificação Digital, veja este outro post do nosso Blog, que trata do assunto: Respostas para 5 dúvidas comuns sobre certificado digital.
  • Contratar um Software Emissor de Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico (MDFe): Uma vez Credenciado no SEFAZ do seu estado, e de posse do Certificado Digital, você poderá contratar um sistema específico para emissão do MDF-e.

7. Um MDFe pode ser cancelado após ter sido transmitido para o SEFAZ ?

O cancelamento do MDFe só pode ser feito em até 24 horas, e no caso de ainda não ter ocorrido o fato gerador, ou seja, não tenha sido iniciado o transporte.

8. É possível emitir o MDFe antes de carregar a mercadoria ?

O Manifesto Eletrônico só poderá ser emitido após serem conhecidos os documentos fiscais que acobertam as mercadorias a serem transportadas (NFe, CTe, enfim, qualquer documento permitido pela legislação vigente para acompanhar a circulação e documentar a prestação de serviço anterior, relativa a carga que estará sendo movimentada no transporte que irá iniciar).
programa emissor de mdfe

9. É possível alterar o MDFe ?

O MDFe poderá ser alterado à vontade, antes da sua transmissão para a SEFAZ, após este evento, não será mais possível alterar o manifesto, se durante o transporte houver necessidade de qualquer alteração nas informações do MDFe (veículos, carga, documentação, etc.), este manifesto deverá ser encerrado para então ser emitido um novo MDFe com a nova situação.

A única excessão é a inclusão de motoristas, para a qual existe um método específico, que será tratado adiante neste texto.

10. Quem deverá emitir o MDFe no caso de Subcontratação ?

Quando a modalidade da operação for de Subcontratação, quem deve emitir o MDFe é exclusivamente o transportador responsável pelo gerenciamento desta operação, pois ele é quem detem todas as informações da carga, motorista e veículo envolvido na mesma.

11. Quem deverá emitir o MDFe no caso de Redespacho ?

No caso do redespacho, onde o transportador contratado originalmente para fazer o frete decide redespachar um ou mais trechos do frete para um ou mais transportadores,
todos transportadores envolvidos estão obrigados a emitir cada um o seu MDFe referente ao trecho que ele for transportar.

12. Se a minha empresa emite a NF-e mas contrata uma transportadora para realizar o frete, preciso emitir MDFe ?

Neste caso a responsabilidade sobre a emisão do manifesto eletrônico recai sobre a transportadora contratada, ela deverá emitir o seu CTe e o MDFe para acompanharem a NFe durante todo o trajeto.

13. Se a minha empresa emite NF-e e contrata um TAC (Transportador Autônomo de Cargas) para realizar o frete, preciso emitir MDFe ?

Nos casos de contratação de Motoristas Autônomos (TACs) a responsabilidade sobre a emissão do manifesto eletrônico recai sobre a empresa contratante (seja ela o remetente ou destinatário).

IMPORTANTE: A contratação de autônomos possui diversas peculiaridades, como a necessidade de emissão de CIOT e o pagamento do frete através de um meio de pagamento homologado pela ANTT, e para não violar a legislação vigente, recomendamos que leia as orientações do nosso artigo específico que trata deste assunto: CIOT e Pagamento Eletrônico de Frete – Perguntas e Respostas

14. Se a minha empresa emite NF-e e não é transportadora, apenas realiza o frete com veículo próprio, preciso emitir MDFe ?

Sim, a responsabilidade sobre a emissão do manifesto eletrônico é sempre de quem está realizando o transporte. Caso o destinatário opte por transportar a mercadoria, ele ficará responsável pela emissão do manifesto.

software para emitir mdfe

15. Se eu tiver várias entregas para realizar, quantos MDFe devo emitir ?

Deverá ser emitido um manifesto eletrônico para cada UF (estado) de descarregamento (ou transbordo), cada um deles contendo apenas os dados das mercadorias que serão entregues ou descarregadas (mesmo que para transbordo) no respectivo estado.

Cabe salientar que não poderá ter mais de um MDFe para a mesma UF/Estado de descarregamento, independente da quantidade de descarregamentos realizados naquele estado (mesmo que haja descarregamentos em mais de um município no mesmo estado de descarregamento).

16. Posso incluir ou substituir motoristas no MDFe durante o trajeto ?

Sim, é possível realizar a inclusão ou substituição de condutores no manifesto eletrônico após iniciado o transporte, e esta operação deverá ser feita através do evento “Inclusão de Condutor”, antes do evento de “Encerramento do MDF-e”, através do seu Sistema Emissor de MDFe.

Cabe salientar que durante a emissão do MDFe, poderão ser informados até 10 condutores em cada manifesto.

Sobre a Datamex

A Datamex Tecnologia é especializada no desenvolvimento de Software de Gestão Empresarial, e trabalha a mais de 10 anos com foco em Empresas de Logística, atendemos principalmente Transportadoras, Armazéns Gerais e Operadores Logísticos, e estámos à sua disposição para prestar orientações e para lhe apresentar o nosso Software TMS, uma solução completa para a gestão da sua transportadora e para Emissão de MDF-e e CTe): Emissor MDFe e CTe Datamex, conheça agora.

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Como funciona o conhecimento de transporte eletrônico CTe

Como funciona o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) ?

By: Fábio Cunha

Se o seu trabalho possui alguma ligação com o transporte rodoviário ou de cargas, com certeza já ouviu falar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Esse é um documento fiscal de emissão obrigatória e de grande importância, tanto para o Fisco quanto para as transportadoras.

Deixar de emiti-lo ou preenchê-lo incorretamente pode ocasionar multas excepcionalmente onerosas ou apreensões de mercadorias durante as fiscalizações intra ou interestaduais. Esses eventos atrasam entregas e elevam as despesas da empresa, entre outros prejuízos.

Se você deseja realizar suas operações com tranquilidade, garantir maior segurança nas receitas, assegurar a regularidade da sua empresa perante o Fisco e evitar os problemas mencionados, continue lendo este artigo. Esta publicação traz muita informação sobre o CT-e!

Como funciona o conhecimento de transporte eletrônico CTe

Aqui expomos seu conceito, sua finalidade, ensinamos como emiti-lo, quais informações ele deve conter, quais são e como evitar os erros mais comuns de serem cometidos! Boa leitura!

O que é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) ?

O Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) é o novo modelo de Documento Fiscal Eletrônico, instituído pelo AJUSTE SINIEF 09/2007, que veio para substituir os seguintes documentos fiscais:

• Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC), modelo 8;
• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas (CTAC), modelo 9;
• Conhecimento de Transporte Aéreo, modelo 10;
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

Conhecimento de Transporte Eletrônico

O CT-e é um documento de existência apenas digital, o qual consiste em um arquivo no formato XML, que deverá ser gerado pelo sistema, assinado com o Certificado Digital da empresa, e enviado para SEFAZ, para autorização.

Devido à modernização do fisco, atualmente o seu controle é feito de forma completamente digital, não há mais necessidade de lidar com inúmeros papéis físicos.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Como funciona o processo de emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) ?

A cada operação de transporte deve ser emitido um CT-e, que documenta e armazena todos os dados sobre o serviço prestado para fins fiscais.

Somente após a SEFAZ autorizar o uso do CT-e que será emitido o DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico), quando então o transporte poderá ser iniciado.

Diagrama de funcionamento do CT-e

Sua emissão possui validade em todos os estados e o Distrito Federal, além de incluir a incidência de impostos, como ICMS, PIS, COFINS e IR (incidências e percentuais variam de acordo com o regime tributário da empresa).

Qual a finalidade do CT-e e por que ele é requisitado?

O seu objetivo principal é acobertar a prestação de serviço de transporte de cargas (em qualquer um dos modais: aéreo, aquaviário, dutoviário, ferroviário ou rodoviário). A emissão correta certifica que a transportadora está informando ao fisco sobre a operação de transporte que está sendo realizada, tal qual exige a legislação vigente.

Quanto à obrigatoriedade do formato eletrônico, ela possui a finalidade facilitar e agilizar a emissão do CTe no dia-a-dia, além de aprimorar a fiscalização dos órgãos reguladores. Graças à tecnologia, os fiscais e seus auxiliares não precisam analisar cada um dos papéis físicos que eram emitidos pelas transportadoras.

Benefícios do CT-e para o Fisco

O CT-e faz parte do projeto Sistema Público de Escrituração Digital — SPED, que é um conjunto de estratégias para informatizar os sistemas governamentais.

Como grande parte do trabalho burocrático será feito por sistemas e computadores, o controle fiscal foi aperfeiçoado de forma geral, trazendo benefícios como:

  • redução de custos do controle;
  • facilidade na identificação de operações irregulares;
  • simplificação para a imposição de multas a empresas irregulares;
  • minimização da sonegação;
  • ampla visão sobre o fluxo de mercadorias no país, permitindo melhor planejamento logístico e fiscal;
  • aumento da arrecadação sem elevar a carga tributária; e
  • melhor compartilhamento de informações entre os órgãos fiscalizadores.

Vantagens do Conhecimento de Transporte Eletrônico para as Transportadoras

A informatização e a digitalização dos documentos fiscais de transporte não devem ser vistos apenas como burocracia ou como um entrave ao negócio, já que trazem diversos benefícios à transportadora se utilizado de forma inteligente. Os principais são:

  • reduz as chances de erros de emissão;
  • facilita o cumprimento das obrigações acessórias;
  • minimiza custos com tintas, papéis e impressões;
  • reduz gastos com armazenamento de documentos fiscais;
  • agiliza e reduz o tempo necessário para o embarcador realizar a auditoria e conferência de fretes, podendo agilizar a liberação dos pagamentos;
  • minimiza tempo de espera no processo de fiscalização;
  • reprime a concorrência desleal e aumenta a competitividade entre as empresas regulares; e
  • potencializa o desenvolvimento da empresa que utilizar um software de gestão operacional e logística ou financeira.

Benefícios do Conhecimento de Transporte Eletrônico para os Embarcadores

Além do fisco e das transportadoras, os embarcadores ou tomadores de serviço também se beneficiam da emissão do CT-e, já os documentos fiscais eletrônicos lhes trazem trazem diversos benefícios, dentre eles podemos destacar:

  • reduz as chances de erros no pagamento de fretes, pois os arquivos XML dos CT-e podem ser importados no sistema de auditoria de fretes de forma rápida e prática;
  • redução do tempo e de erros de digitação, devido a importação dos arquivos XML em sistemas ERP/Financeiro para programação dos pagamentos;
  • diminui o tempo e o custo no processo de auditoria e conferência de fretes, graças ao aproveitamento das informações eletrônicas;
  • garantia de autenticidade do documento, pois está assinado com certificado digital e autorizado pela SEFAZ.

Qual o passo a passo para uma empresa poder emitir o CT-e?

Emitir o CT-e é uma atividade que faz parte da rotina diária de qualquer transportadora. A atividade será bastante simples se você possuir os requisitos básicos para fazê-lo e se contar com o auxílio de um software específico para isso. Nos tópicos seguintes expomos as ferramentas necessárias para realizar a emissão.

Obtenha um serviço de internet

Esse é um requisito básico. É importante entender que as atividades como emissão, consulta, cancelamento e correções serão feitas online. Atualmente, obter uma conexão de internet veloz e com grande largura de banda é plenamente viável economicamente, em qualquer ponto do país.

O serviço também garante outros proveitos, um deles é a utilização de armazenamento em nuvem, que possibilita o acesso e o envio de informações de qualquer localidade, utilizando dispositivos móveis, como celulares, tablets e notebooks, bastando apenas ter acesso à internet.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Efetue o credenciamento na SEFAZ

Solicite o credenciamento (habilitação) do CNPJ e inscrições estaduais da companhia perante a Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) dos estados nos quais a sua empresa for estabelecer a matriz e suas filiais (se for o caso). Ela permitirá que a empresa se torne uma emissora de CT-e.

Para fazer o credenciamento, entre em contato com o seu setor ou escritório contábil e solicite que faça o pedido.

Neste ponto cabe salientar que em alguns estados, a SEFAZ exige que ao efetuar o credenciamento de uma empresa como emissora de documentos fiscais eletrônicos, seja informado o CNPJ da empresa fornecedora do software emissor utilizado, e o fornecedor deverá aceitar o vínculo para que o processo de credenciamento seja efetivado.

Adquira o Certificado Digital

Os Certificados Digitais são instrumentos que assinam os documentos eletrônicos, fornecendo a mesma validade jurídica dos físicos para fins fiscais, dando maior proteção a todos envolvidos nas operações.

Essa tecnologia substituiu os antigos formulários AIDF (Autorização para Impressão de Documentos Fiscais). Ela utiliza chaves criptografadas, que são estruturas matemáticas de difícil falsificação. Por essa razão são consideradas de altíssima segurança.

Existem dois tipos de certificados, um deles é a A3, que consiste no uso de tokens (dispositivos parecidos com pendrives) e smartcards acompanhados de senhas de acesso. Eles são inseridos nos computadores para que o titular assine digitalmente.

O outro é o A1, que consiste em softwares que são instalados em diversos computadores, permitindo que vários usuários efetuam a assinatura simultaneamente.

Se quiser saber mais e esclarecer todas as suas dúvidas sobre qual tipo de certificado digital é melhor para o seu caso, acesse o nosso artigo completo: Certificado Digital: Respostas para as 5 dúvidas mais comuns no dia-a-dia

Informatize a empresa e adapte-se a esta nova realidade

Instale computadores com capacidades mínimas para utilizar o sistema e informatize os setores da empresa. É relevante implementar uma cultura da modernização. Todos os colaboradores devem entender a importância de estar regularizado com o Fisco e os benefícios da emissão do CT-e.

Faça toda a configuração necessária para que a empresa emita corretamente o documento, como optar pelo regime tributário mais benéfico (simples nacional, lucro presumido ou real), e conhecer as alíquotas e regras gerais de ICMS.

Implemente um bom sistema emissor de CT-e

A precisão e agilidade do trabalho de uma transportadora no dia-a-dia depende muito da qualidade do sistema que ela utiliza para controlar as suas operações e emitir CT-e e demais documentos fiscais. E hoje existem no mercado os Softwares de Gestão de Transporte (TMS) que entre outras funcionalidades possuem o Emissor de CT-e.

Somente após emissão e autorização online do CT-e que será emitido o DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico), quando então o transporte poderá ser iniciado.

Um bom programa para transportadoras disponibiliza um amplo leque de funcionalidades. Algumas delas são:

  • importa dados das NF-e das mercadorias a serem transportadas, diretamente do SEFAZ, evitando erros de digitação e agilizando o trabalho;
  • efetua cálculos de forma precisa, instantânea e automática;
  • emite CT-e e MDF-e nos perfeitos ditames legais;
  • realiza o faturamento de fretes com agilidade;
  • emite contratos de frete/RPA;
  • possui integração para geração de CIOT e Pagamento Eletrônico de Frete (PEF);
  • permite comunicação eletrônica direta com clientes através de EDI;
  • disponibiliza o rastreamento de cargas online para os clientes;
  • auxilia a gestão comercial, permitindo cadastro de clientes, tabelas de frete, condições de pagamento etc;
  • possibilita o acesso à plataforma por dispositivos móveis;
  • registra e controla abastecimentos, pneus, manutenção, a rotina financeira, controle de cargas e pedidos de frete;
  • entre outros serviços.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Sobre a Datamex

A Datamex Tecnologia é especializada no desenvolvimento de Software de Gestão Empresarial, e trabalha a mais de 12 anos com foco em Empresas de Logística, atendemos principalmente Transportadoras, Armazéns Gerais e Operadores Logísticos, e estamos à sua disposição para prestar orientações e para lhe apresentar o nosso Software TMS e Emissor de CT-e.

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