Você sabe como funciona a auditoria de frete? Trata-se de um dos procedimentos mais importantes para garantir o equilíbrio dos custos no segmento logístico. Vale destacar que essa tarefa é primordial, pois ajuda os embarcadores a identificar a falhas de cobranças por parte das transportadoras, e em alguns casos até corrigir erros operacionais que poderiam acarretar prejuízos.
Tem interesse em saber mais sobre esse assunto? Neste artigo, explicaremos detalhadamente o que é a auditoria de frete, quais os benefícios para os embarcadores e transportadoras, apresentaremos e como a tecnologia se torna essencial na hora de fazer uma auditoria eficiente.
Boa leitura!
O que é a auditoria de frete?
Esse procedimento é feito pela equipe do embarcador e consiste basicamente em se fazer a conferência das faturas enviadas pelas transportadoras.
O principal objetivo da auditoria de fretes é verificar divergências entre os valores cobrados e as tabelas fechadas em contrato com as transportadoras, além de identificar cobranças em duplicidade, erros de cálculos, ou a cobrança de serviços que não foram feitos pelos transportadores contratados. Dessa forma, podemos dizer que é um modo de aumentar a segurança das operações contra fraudes, além de contribuir para o melhor encaixe do fluxo de caixa das empresas que aderem a esta prática.
Vale destacar ainda que a auditoria, assim como os custos do frete, relacionam-se diretamente com o faturamento das organizações.
Isso porque, em decorrência da análise técnica feita pela própria auditoria, podem ocorrer aumentos ou reduções nos preços dos fretes, o que afeta o lucro das companhias em um determinado período.
Como em toda a auditoria, o procedimento tem como objetivo identificar incongruências e falhas em diferentes atividades das empresas, para corrigi-las e otimizar as operações a médio e longo prazo.
Qual é a importância da auditoria das faturas de frete?
A principal função da auditoria de frete é evitar que os embarcadores paguem valores elevados ou fora do combinado pelos fretes, bem como deve pagar apenas pelo que foi efetivamente executado.
Considerando a importância desse procedimento, especialmente para as empresas que apresentam alta demanda em procedimentos logísticos, a auditoria deve ser feita diariamente com a intenção de reduzir equívocos e, assim, evitar os prejuízos.
Vale destacar que, nesse processo, a equipe logística é capaz de identificar diversos problemas e propor soluções, portanto devem executar com regularidade.
Considerando a sua importância, o ideal é fazer a auditoria assim que o CT-e é recebido. O objetivo, aqui, é verificar se o valor cobrado foi de fato o negociado. Essa questão é muito importante, pois é bastante comum que em operações de grande volume e com várias transportadoras terceirizadas, principalmente quando não existe uma boa solução de auditoria de fretes, ocorra alguma divergência. Quando ela for encontrada, deve-se acionar imediatamente a transportadora para a devida correção.
Além dos pontos destacados, é importante ressaltar que há um prazo estabelecido, que varia conforme cada Estado, para o cancelamento do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Isso aumenta ainda mais a importância da auditoria de frete. No caso das faturas, o processo pode ser mais complexo e burocrático, pois envolverá outros departamentos como controladoria, financeiro e fiscal.
Quais são os problemas que podem ser identificados com a auditoria de frete?
Destacamos anteriormente a importância desse processo logístico. A auditoria de frete é capaz de identificar diversos problemas e, por isso, ela é indispensável nas operações. Entre as principais situações que podem ser detectadas estão as cobranças em duplicidade, erros nos cálculos e cobranças por serviços não realizados.
Abordaremos todas essas questões detalhadamente na sequência. Continue lendo!
Cobrança em duplicidade
Ocorre quando a transportadora envia a cobrança de um mesmo serviço duas vezes para um embarcador. Na maior parte das vezes, isso acontece por falta de um controle eficiente sobre os serviços realizados e as faturas encaminhadas.
É bastante comum que, em situações de erros identificados na emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico, um novo documento fiscal seja gerado com as devidas correções. Isso porque essa situação pode causar prejuízo para as empresas, pois aumentam as probabilidades de elas pagarem uma quantia maior do que a devida. Por esse motivo, é fundamental dar baixa no documento errado afim de evitar o pagamento duplicado.
Erro nos cálculos
É a divergência mais comum identificada na auditoria de fretes, e pode ser identificada tanto na cotação quanto no preço realmente cobrado. Outras situações têm relação direta com a inclusão de tarifas que não correspondem à realidade.
Erros de cálculo podem ser vistos, por exemplo, em situações como a contratação de serviços de escolta ou equipamentos para a movimentação de cargas especiais.
Como um equívoco no cálculo prejudicará uma das partes, é fundamental identificar o erro o quanto antes para comunicá-lo ao prestador de serviço, que se encarregará da correção.
Além disso, é importante destacar que esse tipo de erro pode gerar desconfiança por parte do cliente. Muitas pessoas podem acreditar que a transportadora agiu de má-fé, visando lucrar mais, o que é prejudicial para o relacionamento entre as empresas parceiras.
Cobrança de serviços não realizados
Essa situação costuma ser relacionada a erros no tratamento administrativo das cobranças. Na maioria das vezes, os serviços contratados são descritos no CT-e emitido, o que facilita a verificação.
Apesar disso, há algumas situações em que os equívocos não são percebidos. Caso haja alguma dúvida sobre a fatura, o ideal é retornar a cobrança para a transportadora e solicitar o comprovante de entrega relativo ao serviço cobrado. Dessa maneira, caso a cobrança seja indevida, o profissional deve retirá-la.
Quais os benefícios da auditoria de frete?
O processo de auditoria de frete traz benefícios para todos os envolvidos na cadeia logística, dentre os quais podemos destacar:
Benefícios para os embarcadores
A implantação de um processo de auditoria de fretes é vital para o sucesso da terceirização de fretes em um embarcador, trazendo uma série de benefícios, tais como:
Economia na conta frete
Um processo de auditoria da conta frete pode contribuir em muito para economizar com o pagamento de fretes, já que assegura o cumprimento das tabelas e regras acordadas nas negociações entre os embarcadores e as suas transportadoras parceiras.
Evita erros fiscais e penalidades decorrentes
Os erros fiscais podem acarretar custos elevados, tanto no que diz respeito ao pagamento indevido de tributos, como no pagamento a menor e suas penalidades posteriores, e um bom processo de auditoria da conta frete permite identificar muitos desses erros, corrigi-los a tempo e melhorar os processos tanto do embarcador como das transportadoras parceiras, afim de ter um nível maior de compliance fiscal, que se traduz em economia para todos envolvidos.
Maior qualificação dos parceiros de transporte
Na medida que vários ciclos de auditoria são realizados, o gestor passa a ter um panorama claro sobre a qualidade do trabalho assim poderá priorizar as transportadoras que tem melhor avaliação e menor incidência de erros, elevando o nível de serviço de toda a sua cadeia logística.
Maior previsibilidade da conta frete e fluxo de caixa
Um processo bem estruturado, com sistemas e informações integrados dá ao gestor financeiro uma visão maior sobre a conta frete, permitindo planejar melhor o seu fluxo de caixa.
Benefícios da auditoria de frete para as transportadoras
Um processo de auditoria de fretes bem estruturado, contando com tecnologia e procedimentos adequados pode ajudar as transportadoras em diversos aspectos, dentre os quais citamos:
Agilidade nos pagamentos
Um processo ágil pode contribuir em muito para reduzir o prazo para pagamento dos fretes para as transportadoras envolvidas.
Concorrência mais qualificada
Outro benefício que a auditoria de fretes traz é que ela ajuda a qualificar o processo de seleção de parceiros dos embarcadores, aceitando apenas transportadoras que sustentam um bom nível de controle e qualidade em seus processos, tornando a concorrência mais saudável.
Maior fidelização dos clientes / embarcadores
Uma transportadora que apresenta um baixo índice de erros nos processos operacionais e nas auditorias feitas pelos embarcadores tende a ganhar a sua preferência, conquistando a fidelidade e até mesmo ganhando gradativamente uma fatia maior dos fretes.
Como a tecnologia é essencial para fazer uma auditoria de frete eficiente?
O investimento em ferramentas tecnológicas é essencial para garantir bons resultados com o processo de auditoria de frete. A tecnologia ajudará a empresa a ter acesso às informações relativas ao setor de forma rápida, corrigir incongruências e fazer os cálculos corretos.
Algumas ferramentas tecnológicas são importantes para promover o sucesso de um processo de auditoria de frete, são elas:
Software TMS Transportador com comunicação através de EDI
Um dos grandes desafios para a eficiência do processo de auditoria de fretes é a digitação manual dos dados dos conhecimentos e faturas recebidas, nos sistemas dos embarcadores. Os processos manuais ocasionam demora na conferência e sujeitam o processo a erros, além de estenderem de maneira desnecessária o prazo para pagamento dos fretes às transportadoras parceiras.
Neste particular, é vital que as transportadoras adotem Softwares de Gestão de Transportes (conhecidos como TMS Transportador) e que suportem o envio das informações sobre os fretes para os embarcadores por meio de troca eletrônica de dados (EDI de Transportes), evitando a digitação manual, pois assim os sistemas se comunicam diretamente, representando um grande ganho de tempo e segurança.
Software TMS Embarcador
Uma vez que as transportadoras estejam fazendo o envio eletrônico das informações sobre CT-e e Faturas de Transporte, é fundamental que o embarcador possua um sistema apto a receber e tratar essas informações, realizando o processo de auditoria de fretes de forma mais automatizada possível, e nesse particular podemos destacar a função dos softwares denominados TMS Embarcador.
APP de Controle de Entregas
Um fator que costuma atrasar bastante o processo de auditoria de frete e liberação de pagamentos às transportadoras é a demora no recebimento dos comprovantes de entrega em papel, e nesse sentido existem soluções de controle de entrega modernas como os APP de Entregas que permitem que o motorista envie em tempo real para a transportadora os comprovantes de entrega em formato digital, até mesmo permitindo em alguns casos que o destinatário assine o comprovante de entrega na tela do celular o entregador.
Sendo assim, o investimento em uma plataforma de controle de entregas ajuda a agilizar os pagamentos de frete, a auditoria e ainda permite que a equipe operacional da transportadora faça um controle muito mais assertivo e em tempo real do andamento do trabalho em campo.
Conclusão
É importante destacar que, com a redução do número de erros na cobrança dos fretes, a tendência é uma melhoria continua no relacionamento entre transportadoras e clientes, uma vez que há um aumento da confiança entre as partes. Ainda, ambos os lados serão beneficiados com a melhor previsibilidade financeira já que, com a redução dos erros, os interessados saberão com mais precisão o custo da operação.
A auditoria de frete é um procedimento fundamental nas operações referentes ao segmento logístico. Isso porque evita que as empresas recebam cobranças em duplicidade e paguem por serviços não prestados, além de diminuir os erros de cálculo. Considerando todos esses benefícios, vale muito a pena implementar essa prática na sua atividade.
Você gostou deste artigo sobre auditoria de frete? Siga-nos nas redes sociais e receba outros conteúdos interessantes. Estamos no Facebook, Twitter, LinkedIn e YouTube!