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inovação em logística

Inovação em logística: veja 6 dicas para implementar na sua empresa

By: Fábio Cunha

A inovação em logística é um tema muito debatido nas organizações, afinal, é uma área que, cada vez mais, fundamenta-se em métodos modernos e avanços tecnológicos. Assim, nada mais estratégico do que procurar essas ideias e, principalmente, inseri-las no cotidiano da empresa.

Dessa forma, buscar conhecer tais inovações tecnológicas e aplicá-las em seu negócio consiste em uma das melhores formas de manter seu empreendimento produtivo e competitivo, visto que estamos em um período de elevada concorrência, e conquistar a preferência de um cliente exige métodos cada vez mais inteligentes.

Vale destacar que a inovação tecnológica ocasiona um aumento da produtividade e a eficiência de toda a cadeia logística. Em virtude disso, diversos contratempos na organização são reduzidos e, consequentemente, ocorre elevação da lucratividade e da otimização dos processos. Continue a leitura e veja 6 dicas de como implementar inovação tecnológica no seu negócio!

1. Invista em tecnologia

É impossível que ocorra a inovação em logística sem o uso da tecnologia. Atualmente, existe uma grande quantidade de ferramentas tecnológicas específicas para os processos logísticos. Isso não se limita a determinado setor da empresa, já que, toda a gestão administrativa precisa contar com o auxilio de um bom software.

Sistemas de avaliação de processos também podem ser um instrumento muito útil, com seus dashboards e relatórios. É importante frisar que a tecnologia de rastreamento de cargas pode atestar mais segurança, além de revelar a qualidade dos atendimentos empresariais.

Nesse contexto, o investimento em tecnologia ocasiona a modernização das operações, o que otimiza as atividades e contribui para a tomada de decisões. A inovação surge por meio do controle dos processos, que auxilia na identificação dos pontos fracos e, além disso, é possível corrigi-los e achar oportunidades de melhorias.

2. Utilize aplicativos no processo de entrega

Um aplicativo de controle de coletas e entregas na logística, além de proporcionar a localização dos entregadores e a identificação do tempo restante para que a carga chegue ao lugar desejado, também é capaz de gerenciar as rotas e o sequenciamento de entrega.

Isso é muito fácil e cômodo, afinal, o entregador saberá qual a rota que deve realizar para que economize combustível e por onde iniciar suas entregas.

Umas das funções mais utilizadas é a coleta da assinatura do recebedor do produto em um celular do entregador munido do APP de Entregas.

APP Entreguei - Plataforma de Controle de Entregas

Desse modo, o gestor da operação logística acaba sabendo, em tempo real, se ocorreu algum tipo de problema na entrega ou na rota e, assim, é possível agir rápido para resolver o problema, cuidar da segurança do motorista se for o caso, e garantir a satisfação do cliente final. A mobilidade é essencial para a eficácia dos processos logísticos.

3. Automatize os processos

Hoje em dia, a logística pode ser amparada por um conjunto de instrumentos digitais, que tornam a maioria dos processos mais eficientes e ágeis e proporcionam economia e boa produtividade para a empresa.

Os gestores têm, à sua disposição, desde sistemas especialmente elaborados para a área logística, por exemplo, programas de gerenciamento de transportadoras (TMS), de controle de estoque (WMS), planejamento de rotas, painéis de Informações de Gestão (Dashboards Logísticos) até sistemas que servem igualmente a todos os departamentos da empresa, como gestão Financeira, gestão de Frota e outras ferramentas de gestão mobile.

Esse tipo de investimento não beneficia somente a organização, mas também os clientes e a sociedade como um todo, que passam a contar com produtos e serviços cada vez mais eficientes. Dessa forma, a automatização dos processos proporciona maior integridade e velocidade na troca de dados, pois o gestor conseguirá todas as informações de que necessita de forma rápida.

4. Utilize metodologias Lean

A metodologia Lean, que pode ser traduzida para “enxuto”, é baseada na simplificação dos processos operacionais e gerenciais com o propósito de acabar com o desperdício de tempo e de recursos.

Essa proposta abrange todas as fases que compõem a cadeia produtiva, desde a fabricação das mercadorias até o transporte e entrega, determinando padrões para a realização de cada atividade.

O intuito principal é conseguir fazer a logística funcionar de forma exata, preparada para atender especificamente às exigências estabelecidas no planejamento estratégico de maneira rápida e eficaz.

Desse modo, a satisfação dos clientes aumenta, uma vez que o índice de atraso ou outra adversidade nas entregas é praticamente zerado.

Por sua vez, a empresa eleva significativamente o seu faturamento, por causa da fidelização de clientes, e percebe a diminuição de gastos, graças à economia de recursos ocasionada pela metodologia Lean.

5. Use um software integrado

A escolha de um software integrado é um dos pontos mais fundamentais para realizar uma boa gestão. Desse modo, é preciso buscar por um software completo, integrado e que atenda os principais setores envolvidos na operação da empresa.

Normalmente, utilizar um software integrado garante uma maior eficiência e agilidade nos processos, além de minimizar possíveis falhas humanas e situações inesperadas.

6. Utilize a Gestão à Vista

Você viajaria em um carro sem um painel de instrumentos que indicasse no mínimo a velocidade, a quantidade de combustível no tanque, temperatura do motor? E viajaria para algum lugar sem conhecer o caminho e sem no mínimo placas indicativas na estrada para saber se está no caminho certo?

O problema é que essa é a forma que muitos empresários fazem a gestão das suas empresas, sem ter indicadores claros que demonstrem se a empresa está indo bem ou mal, se a sua estratégia está dando certo, alguns chegam a desconhecer números básicos do seu negócio, como:

  • volume de vendas ou fretes mês a mês
  • tamanho da sua inadimplência
  • quem são seus principais clientes
  • quais as médias de consumo da sua frota
  • percentual de entregas no prazo
  • quanto de caixa será necessário para honrar as contas a pagar da próxima semana

É fato que essas informações estão disponíveis em relatórios na maioria dos sistemas de gestão de transportadoras, porém, o entrave muitas vezes é a rotina corrida dos gestores, que acabam muitas vezes deixando para olhar os relatórios quando as situações já se tornaram críticas e viraram problemas. E neste sentido, as ferramentas de dashboards ou painéis de gestão à vista vieram para dar visibilidade em tempo real às informações que são essenciais para tomada rápida de decisões que visem assegurar a segurança e o crescimento do negócio.

Quer saber mais sobre como a Gestão à vista e os Dashboards podem ajudar a sua empresa? veja este artigo que preparamos para você:

Gestão à vista: entenda como ela se aplica na logística

Concluindo, a inovação em logística abordada no decorrer do texto tem a finalidade de tornar o setor mais eficiente e produtivo. Todo gestor que pretende melhorar o rendimento de seus colaboradores e, assim, proporcionar bons resultados para o negócio precisa ficar atento a essas tendências e avaliar as formas de integrá-las no cotidiano dos processos empresariais. Afinal, a principal finalidade da tecnologia é contribuir para as tarefas do dia a dia.

Painéis de Gestão Datamex - Dashboards / BI Logístico

Nosso artigo foi esclarecedor e útil para você? Ficou com alguma dúvida ou gostaria de ter mais informações a respeito? Então, entre em contato conosco! Será um prazer atendê-lo!

Emissor de CTe

Emissor de CTe: por que se preocupar com sua emissão?

By: Fábio Cunha

Você sabe para que serve o emissor de CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico)? Basicamente, ele é o sistema que faz a emissão desse tipo de documento fiscal eletrônico. Essa categoria de documento fiscal é de suma importância no cotidiano das empresas de transporte. Vale destacar que esta modalidade de documento eletrônico apresenta a vantagem de ser emitido e armazenado digitalmente, o que contribui ativamente para a melhoria da agilidade e redução dos custos nas empresas.

Está interessado em saber mais sobre o emissor de CTe? Neste artigo, esclareceremos o seu conceito, destacaremos a importância de emitir tal documento aos clientes, apresentaremos os benefícios da emissão e esclareceremos quem está obrigado a emitir, além de explicar como pode ser emitido.

Continue a leitura!

O que é o emissor de CTe?

Antes de explicar com mais detalhes sobre a emissão correta e a importância de contar com um sistema para fazer tal tarefa, é necessário entender o significado de CTe, que faz referência ao Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Esse documento é utilizado nas empresas que fazem o transporte de cargas, passageiros ou bagagens, independente do modal utilizado. Ele pode ser feito em trens (modal ferroviário), rodovias (modal rodoviário), rios (modal aquaviário) ou por meio aéreo (modal aéreo).

Quando for fazer a emissão do conhecimento, é muito importante estar atento às informações acerca do remetente e do destinatário, uma vez que elas precisam ser cadastrados corretamente. Confira também as características da mercadoria, preço, volume do produto e o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) que será pago, quando for o caso. Todos os dados devem estar corretos para que a sua empresa não tenha problema com os órgãos fiscalizadores.

Quais os tipos de emissor de CTe existem?

Para o transporte de cargas é emitido o CTe, e para o transporte de passageiros (fretamento), valores e excesso de bagagens existe o emissor de CTe OS modelo 67.

Os emissores de CTe ou de CTe OS podem ser softwares independentes, que são mais simples e acessíveis, ou então podem ser parte integrante de um sistema TMS (Software de Gestão de Transportes), que além da emissão do documento fiscal também trazem inúmeras funções de controle, tanto na parte operacional como financeira e de frota, sendo assim uma solução completa para gestão de transportadoras.

Qual a importância de emitir o CTe ?

A emissão adequada do Conhecimento de Transporte Eletrônico além de cumprir a obrigação legal, garantirá uma maior transparência nas operações de compra e venda, facilitará o controle por parte de todos os envolvidos, inclusive o fisco.

Além disso, o após a emissão do CTe é importante que a transportadora envie o respectivo arquivo XML ao seu cliente, para facilitar a escrituração fiscal e para que o mesmo possa cumprir a obrigação de armazenar o XML pelo prazo legal de 5 anos.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Quais os benefícios de emitir o CTe?

A emissão do conhecimento eletrônico proporciona inúmeros benefícios para as transportadoras. O primeiro deles faz referência à diminuição de gastos com a impressão e o armazenamento físico de documentos, já que todo esses arquivos passam a ser digitais.

Outro aspecto positivo do CTe é a redução do tempo de parada dos caminhões nos postos fiscais de fronteiras. Sem dúvida, a simplificação da fiscalização de mercadorias é um grande diferencial, principalmente nas viagens mais longas. Isso possibilita que o motorista faça a rota em menos tempo, de modo a aumentar a produtividade e o lucro da transportadora.

Além disso, o preenchimento digital contribui para a redução do número de erros na escrituração, além de favorecer a obtenção de dados por parte dos sistemas de gestão, o que facilita substancialmente a administração da transportadora.

Quem é obrigado a emitir o CTe?

Desde 2012, as transportadoras dos segmentos rodoviário, ferroviário, aquaviário, dutoviário e aéreo estão obrigadas a emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico.

A partir de 02/10/2017 o transporte de pessoas realizado por transportador ou agência de viagem, tanto intermunicipal, interestadual ou internacional, em veículo próprio ou afretado, deverá emitir o CTe OS.

Como o CTe pode ser emitido?

O documento pode ser emitido por meio de um sistema de gestão que possua o módulo emissor de CTe. Vale destacar que, para fazer a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico de forma adequada, é necessário cumprir alguns requisitos. Entre eles, podemos citar:

  • credenciamento na Secretaria de Fazenda do seu estado;
  • não ter débitos com a Receita Federal e a Sefaz;
  • possuir um certificado digital válido;
  • possuir um sistema emissor de CTe.

Vale ressaltar que, caso a sua companhia tenha filiais em diferentes estados e elas também fizerem a emissão de conhecimento, será necessário realizar o cadastro de cada uma nos sistemas da Secretaria da Fazenda Estadual.

Como o sistema de gestão da Datamex pode ajudá-lo?

De fato, o processo para emissão do CTe é bastante simples, porém, é imprescindível cumprir uma série de requisitos, sendo que a maior dificuldade costuma ser a necessidade de lidar com muitos dados. Dessa maneira, o mais indicado é contar com um bom sistema emissor de CTe, como o da Datamex.

Isso porque ele ajudará a lidar melhor com as informações e garantirá eficiência na atividade, uma vez que os dados em relação às cargas e aos clientes serão importados diretamente dos arquivos XML das NFe das cargas, e armazenados automaticamente no software, além de realizar os cálculos de tributos de forma automática, de modo a eliminar retrabalho, garantir maior confiabilidade nas informações e contribuir para automatizar o processo de emissão.

Com isso, a chance de erro é reduzida drasticamente, além do processo se tornar mais rápido, praticamente instantâneo.

Dessa forma, você perderá menos tempo e não precisará se preocupar tanto na execução das tarefas burocráticas da sua transportadora. Consequentemente, os gestores poderão focar nos aspectos mais relevantes do negócio e terão mais tempo para pensar em estratégias que possam ajudar a empresa a crescer e ganhar cada vez mais espaço no mercado.

A emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico é uma das principais obrigações das transportadoras. Caso esse procedimento seja feito de forma adequada, os clientes se beneficiarão pela maior transparência na aquisição do produto e as empresas gastarão menos. Por esse e vários outros motivos, vale muito a pena contar com um bom emissor de CTe para realizar o procedimento com mais eficiência.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Agora que você sabe como funciona o emissor de CTe, aprofunde seus conhecimentos vendo também como se dá o cancelamento extemporâneo desse tipo de documento fiscal e entenda como esse procedimento pode ser feito.

Carta de correção eletrônica

Carta de correção eletrônica de CTe e NFe – Saiba o que é e como ela funciona

By: Fábio Cunha

Com a correria do dia a dia e um grande volume de trabalho, é inevitável que eventualmente possam ocorrer alguns erros na emissão de documentos fiscais, o que se não for tratado, pode colocar em risco o trânsito de cargas do seu estabelecimento ou a entrega de alguma mercadoria aos seus clientes.

Nesse contexto, surge a importância da carta de correção eletrônica. Ela é um documento acessório que surgiu juntamente com a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) e hoje está presente em diversos tipos de documentos fiscais eletrônicos, como o CT-e, por exemplo.

Mas, você já sabe utilizar essa alternativa? No artigo de hoje, mostraremos como essa ferramenta funciona e quando ela pode ser utilizada para corrigir documentos fiscais em sua empresa. Acompanhe!

O que é e qual o objetivo da carta de correção eletrônica?

A Carta de Correção eletrônica (CC-e) é um documento que surgiu para corrigir os dados de um documento fiscal emitido erroneamente. Ela passou a existir a partir da criação dos famosos documentos eletrônicos, como a NF-e, CT-e, NFC-e, entre outros.

Para entender a necessidade da carta de correção, é preciso conhecer o motivo pelo qual ela foi criada. Sabemos que esses tipos de documentos fiscais não podem ser cancelados facilmente após o prazo de 24 horas contadas da sua autorização por parte da SEFAZ do seu estado.

Além disso, não é permitido o cancelamento de um CT-e ou uma NF-e ou outro documento fiscal relacionado após a circulação de mercadorias, ou seja, depois da saída do veículo com os produtos para transporte, seja ele rodoviário ou por outro modal, tanto dentro das cidades como em zonas rurais.

Sendo assim, para evitar problemas e transtornos para as empresas, a Legislação permite que o emissor do documento fiscal emita uma carta de correção eletrônica (CC-e) com o objetivo de retificar alguns dados da nota fiscal de origem.

Entretanto, é importante ter em mente que a CC-e não promoverá nenhum tipo de alteração no arquivo XML original. Ou seja, ela funcionará como um documento adicional à nota fiscal ou conhecimento de transporte eletrônico de origem, passando a fazer parte dele e acompanhará durante todo o processo até a entrega da mercadoria ao cliente.

Também é importante ressaltar que, diferentemente dos demais documentos fiscais eletrônicos, a carta de correção não tem um padrão tão rígido de preenchimento. Sendo assim, é possível escrever um texto livre, limitado a apenas 1.000 caracteres. Todavia, alguns sistemas podem oferecer um layout específico para essa finalidade.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

Quando a carta de correção eletrônica pode ser emitida?

Agora que você entendeu o que é a Carta de Correção eletrônica, mostraremos quando ela poderá ser emitida. É importante conhecer essas causas para que você não cometa um erro ao emitir uma CC-e para corrigir algum dado que não pode ser alterado.

O que pode ser corrigido pela carta de correção eletrônica ?

Para você entender de forma mais clara, vamos deixar uma lista de dados que podem ser modificados por meio de uma carta de correção. Continue lendo!

  • o Código Fiscal de Operações (CFOP), contando que não altere a natureza dos tributos do documento fiscal;
  • a descrição das mercadorias que constam na nota;
  • alguns códigos fiscais, como o Código de Situação Tributária (CST) — entretanto não pode haver alterações nos valores de tributos;
  • não interferindo no valor e na quantidade, no peso, no acondicionamento e no volume, por exemplo, alterar de 1 unidade para 1 fardo;
  • a data de emissão ou saída — entretanto, essa alteração não pode ficar fora do período de apuração do ICMS;
  • alguns dados do transportador, desde que a alteração não modifique a empresa em sua totalidade;
  • alguns dados do destinatário — entretanto, seguindo o mesmo critério do ponto anterior, sem que seja alterada a empresa;
  • alguma falha de interpretação na fundamentação legal que deu amparo à saída de produtos com benefícios fiscais;
  • para incluir dados adicionais ao documento fiscal, como nome do vendedor, pedido, bem como outras informações importantes para o cliente.

O que não pode ser corrigido pela carta de correção eletrônica?

Exatamente, existem alguns pontos de um documento fiscal eletrônico que não podem ser modificados por meio de carta de correção. Exemplificando de uma forma bem simples, dados que alteram a base de cálculo do tributo, como valor unitário e alíquota, não devem ser modificados.

Quanto a mudanças de dados cadastrais que informamos em alguns tópicos, é importante ter muito cuidado para não alterar informações que indiquem a empresa. Por exemplo, você não pode alterar o CNPJ a fim de modificar o cliente ou prestador de serviços constante no documento fiscal.

O que pode ser alterado são algumas partes do endereço ou, até mesmo, a razão social, caso estejam efetivamente incorretos.

Como emitir uma carta de correção?

Agora, mostraremos para você como fazer a emissão de uma carta de correção da forma correta.

Quanto tempo posso fazer uma carta de correção?

Inicialmente, é necessário ter atenção ao prazo. Você pode emitir uma CC-e até 720 horas (30 dias) após a autorização do documento original.

Quantas cartas de correção posso emitir para um mesmo documento fiscal eletrônico?

É importante que você saiba que é possível emitir até 20 correções de um único documento fiscal. Contudo, a última deve comportar todas as alterações que foram feitas nas 19 CC-e anteriores.

E como se faz uma carta de correção eletrônica?

Quanto ao procedimento de emissão, isso dependerá do seu sistema. Cada um tem um procedimento específico que, geralmente, é muito simples de ser efetuado e pode ser transmitido facilmente utilizando um certificado digital.

O que você verdadeiramente precisa entender é quando a carta de correção pode ser emitida e as situações em que ela é vedada, bem como os prazos e as quantidades de alterações por documento fiscal.

É muito importante ter cuidado com esse procedimento, pois, durante muitos anos, quando as notas eram emitidas em blocos manuais, algumas empresas se utilizavam dessa ferramenta para realizar fraudes, como reduzir a tributação e trocar empresas, o que é uma prática condenável, e certamente não condiz com a sua forma de trabalho.

Com a criação da NF-e, bem como de suas ramificações, esse tipo de questão foi reduzido. Entretanto, você precisa ter atenção na hora de emitir uma CC-e para que um eventual erro não seja interpretado de forma equivocada pelo Fisco, e assim evitar ter de prestar esclarecimentos.

Por fim, podemos concluir que a carta de correção é uma ferramenta importantíssima para a gestão de uma transportadora. Sendo assim, é fundamental que você saiba como emiti-la, bem como os momentos corretos em que ela poderá ser utilizada. Dessa forma, você evita problemas com fiscalizações e entrega de mercadorias.

Emissor de CTe com CIOT e EDI

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NF-e 4.0 o que muda com a nova versão da nota fiscal eletrônica

NF-e 4.0 – O que muda e como se adaptar a nova versão

By: Fábio Cunha

Quem já ouviu falar na NF-e 4.0 deve saber que a partir de 02/07/2018 o layout de NF-e 3.10 será desativado e só serão aceitas pela plataforma do governo as notas fiscais eletrônicas no layout 4.0. É muito importante que você adeque com antecedência os sistemas da sua empresa para esta nova realidade, evitando a correria de última hora e garantindo que nenhum problema irá ocorrer a partir da data limite, afim de não prejudicar as suas operações.

A Secretaria da Fazenda promove constantes atualizações nos modelos de documentos fiscais eletrônicos, com o objetivo de atender as novas normas fiscais e demandas que surgem com o tempo, com isso facilita o trabalho da fiscalização e o dia a dia dos contribuintes que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e).

Então, se você emite NF-e, fique atento e leia este artigo!

Quais são as principais mudanças da NF-e 4.0?

Uma das mudanças mais relevantes é a adoção do protocolo TLS 1.2 ou superior, e a descontinuidade do uso do protocolo SSL como padrão de comunicação entre os softwares emissores de NF-e dos contribuintes e a plataforma de recepção e autorização da SEFAZ de cada estado. Com isso evita-se que vulnerabilidades do protocolo SSL pudessem comprometer a segurança das comunicações.

Outro ponto que sofreu mudanças diz respeito aos campos relativos ao Fundo de Combate à Pobreza (FCP) para operações internas ou interestaduais com Substituição Tributária (ST). No novo layout da NF-e passa a ser identificado o valor referente ao percentual de ICMS relativo ao FCP – Fundo de Combate à Pobreza, conforme previsto no artigo 82 do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias da Constituição Federal, que não são atendidas pelos campos criados no Grupo de Tributação do ICMS para o estado de destino.

Também foi objeto de mudanças o campo que indica a forma de pagamento, que passa a integrar o Grupo de Informações de Pagamento, o qual prevê o preenchimento com informação sobre o meio de pagamento utilizado (dinheiro, cheque, vale alimentação, cartão de crédito, débito, etc), assim como o valor de troco.

Outras novidades introduzidas no layout da NF-e 4.0:

  • O campo indPres (indicador de presença), no Grupo Identificação da NF-e, poderá ser preenchido com a opção 5 (operação presencial, fora do estabelecimento), que acontece quando há venda ambulante;
  • No Grupo Informações do Transporte da NF-e (Grupo X) serão criadas novas modalidades de frete (id: X02), como transporte próprio por conta do remetente ou transporte próprio por conta do destinatário;
  • O novo Grupo Rastreabilidade de Produto (Grupo I80) vai permitir rastrear qualquer produto que esteja sujeito a regulações sanitárias (embalagens, defensivos agrícolas, bebidas, água envasada, itens veterinários, odontológicos, medicamentos);
  • E quando se trata de medicamentos, existe agora um campo específico para informar o código da ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária).

Qual o prazo para a mudança para NF-e 4.0 ?

Como já citamos na introdução deste artigo, o prazo final para desativação da estrutura de validação da NF-e 3.10 é 02/07/2018, após esse prazo só serão validadas pelo fisco as NF-e 4.0, e já que são diversas as mudanças introduzidas nesta nova versão, recomendamos fortemente que as empresas se preparem e testem tudo com antecedência e assim garantam a tranquilidade para executar as suas operações na nova versão, evitando transtornos e prejuízos.

O que devo fazer para atualizar o meu sistema emissor para NF-e 4.0?

O primeiro passo é falar com a empresa desenvolvedora do seu sistema emissor de NF-e e solicitar que atualize para a nova versão.

A participação ativa do seu setor ou escritório contábil nesta atualização também se faz muito necessária, já que eles terão que validar se os documentos emitidos na nova versão estão 100% em conformidade com as novas regras, esta é uma medida que muitas empresas acabam negligenciando, mas que podem poupar prejuízos com multas e muitos transtornos para a empresa e seus clientes.

Se você já é cliente da Datamex e utiliza o nosso modulo Emissor de NF-e, estamos com tudo pronto e como de praxe, sempre que ocorrem atualizações a nossa equipe de suporte entrará em contato antes do prazo para combinar a atualização do seu sistema, mas nada impede de você se adiantar e entrar em contato conosco solicitando que adiante o processo.

Se você ainda não é cliente da Datamex, ou se utiliza algum outro software do mercado e precisar de um novo emissor com um suporte especializado e atualizado com as novas regras, fale com a nossa equipe comercial, teremos o maior prazer em atende-lo.

Prestação de serviço em desacordo

Evento de prestação de serviço em desacordo com o informado no CT-e – Entenda como funciona

By: Fábio Cunha

Existem situações em que a prestação de serviços de transporte foi realizada de forma diferente da que está expressa no documento fiscal (CT-e ou CT-e OS) e, nesses casos, caso não fosse possível o cancelamento deste documento, dependeríamos que o tomador do serviço emitisse um documento fiscal de anulação (opção para contribuintes do ICMS) ou emitisse uma declaração solicitando a anulação (alternativa para tomador não contribuinte) para que fosse possível a correção do problema.

Entretanto, recentemente surgiu uma nova possibilidade de solução para esses casos onde é possível ao tomador do serviço, seja ele contribuinte ou não contribuinte do ICMS, registrar um evento de prestação de serviço em desacordo com o informado no CT-e junto a SEFAZ, agilizando o processo e diminuindo o trabalho dos envolvidos.”

O novo recurso trouxe mais segurança para quem contrata serviços de transporte, pois permite que os tomadores se manifestem junto ao fisco sobre divergências e evitem a escrituração errada dos documentos fiscais.

Se você não tem ideia sobre o assunto ou tem dúvidas a respeito, continue a leitura deste artigo. Aqui, explicamos seu conceito, o que a lei diz, qual seu prazo, vantagens e como proceder com relação a esse evento. Confira!

O que é a prestação de serviço em desacordo?

A prestação de serviço em desacordo é o nome dado a um novo evento que pode ser registrado em um CT-e a partir da versão 3.0. Ela consiste na possibilidade do cliente, tomador do serviço de fretes, manifestar-se quanto à discordância entre a prestação de serviço e o que está descrito no CT-e emitido pela transportadora.

É muito importante enfatizar que somente o pagador do frete possui a autoridade para realizar o registro desse evento. Outro detalhe relevante é que a operação pode ser feita tanto após a realização do serviço quanto após sua solicitação.

Que tipos de discordância podem ser registradas no evento de prestação de serviço em desacordo?

Alguns exemplos de discordâncias são o CNPJ, prazos, valores, entre outros erros. As informações serão levadas à empresa, que emitirá o CT-e de anulação e, após a autorização do fisco, outro CT-e para substituir o anterior.

Essa funcionalidade veio junto com a atualização do novo CT-e 3.0, porém, é possível utilizá-la desde o dia 01 de outubro de 2016, data em que a norma entrou em vigência.

SEFAZ já previa um procedimento similar

A Secretaria da Fazenda (SEFAZ) já autorizava a prática há alguns anos, porém o procedimento era chamado de “Manifestação Eletrônica do Destinatário”. Consistia em uma ação do destinatário da nota fiscal em que ele informava o fisco sobre a recusa ou confirmação de uma venda ou prestação de serviço.

Ambas tem como finalidade principal evitar que o CNPJ seja envolvido em alguma operação fraudulenta por meio da notificação ao fisco quanto às discordâncias entre o serviço e o CT-e.

Onde se encontram as disposições legais?

A legislação que dispõe sobre o assunto é o Ajuste SINIEF 10, de 8 de julho de 2016. Ela acrescenta diversos dispositivos, normas e observações sobre o CT-e de forma geral. Quanto ao evento de prestação de serviço em desacordo, está na cláusula primeira, inciso XXI e cláusula segunda, inciso V do texto.

Qual o prazo para informar a prestação de serviço em desacordo?

O prazo para registrar o evento de prestação de serviço em desacordo é de 45 dias, que começam a ser contados a partir da data da validação do CT-e. É preciso saber que o documento não poderá estar denegado — quando o órgão fiscalizador identifica irregularidade fiscal — ou cancelado, como também o CT-e não pode estar associado a outro de anulação ou substituição.

Quais são as vantagens para a transportadora?

Nas regras anteriores, era preciso que o tomador, caso possuísse inscrição estadual, emitisse uma nota fiscal de anulação de valores, com isso, o comprador “devolveria” o frete para a transportadora. Já, com esta nova possibilidade, a transportadora poderá gerar o CT-e de Anulação, no lugar da nota fiscal de anulação de valores emitida pelo tomador, e posteriormente o CT-e de Substituição, da mesma forma como já funcionava anteriormente para tomadores sem inscrição estadual.

O procedimento é menos burocrático e ideal para ser utilizado nos casos em que o CT-e apresenta erros e o prazo para seu cancelamento venceu, como também se o documento está vinculado a um Manifesto Eletrônico de Documentos – MDF-e que já foi encerrado ou não pode ser cancelado a tempo.

O que devo saber antes de iniciar o processo?

Antes de dar entrada ao evento, é preciso conhecer alguns detalhes sobre seu funcionamento. A principal mudança de procedimento a ser obedecida é que agora se faz necessário gerar primeiro um CT-e de Anulação, e depois gerar o CT-e de Substituição.

O segundo é que o tomador do CT-e de substituição pode ser diverso do documento original, porém ele deve ser referenciado anteriormente como destinatário, expedidor, recebedor ou remetente.

O terceiro consiste no fato de que o tomador do CT-e de substituição também pode ser um estabelecimento diferente do indicado, desde que ele esteja localizado no mesmo estado do tomador original e pertença a alguma empresa designada como destinatário, expedidor, recebedor, remetente ou tomador no documento original.

Como o cliente notifica o evento de prestação de serviço em desacordo com o informado no CT-e?

O processo funciona da seguinte forma:

1- O tomador do serviço (cliente / embarcador) identifica quais são as divergências entre o serviço prestado e o CT-e recebido da transportadora;

2- O tomador do serviço então deverá rejeitar o CT-e no seu software de auditoria de fretes, software fiscal ou através do site da SEFAZ;

3- Após registrar o evento, será gerado um arquivo XML que deverá ser enviado ao transportador.

Como o tomador pode buscar a lista de CT-e emitidos para o seu CNPJ direto na SEFAZ?

Cabe lembrar que existem duas maneiras para que o tomador (cliente / embarcador) consulte a listagem dos CT-e que as transportadoras emitiram contra o seu CNPJ, e até baixe os respectivos arquivos XML.

Os documentos fiscais eletrônicos estarão disponíveis para acesso por até 3 meses após sua recepção pelo Ambiente Nacional do CT-e.

Baixar XMLs Manualmente:

Existe a possibilidade de baixar os arquivos XML manualmente através do acesso ao site da SEFAZ com o certificado digital. Lá você poderá consultar a lista de documentos fiscais eletrônicos emitidos contra o seu CNPJ, e se estiver dentro do prazo citado acima, poderá também baixar os arquivos XML;

Baixar XMLs automaticamente:

É possível agilizar em muito o processo de verificação, download e backup de arquivos XML do SEFAZ com esta modalidade, que consiste no uso de um Software de Gestão de Documentos Fiscais como por exemplo o XML Protegido da Datamex, que regularmente monitora junto a SEFAZ se foi emitido algum documento fiscal eletrônico (CT-e, NF-e, CTe-OS), baixa os respectivos arquivos XML automaticamente e os armazena em backup, garantindo um arquivo fiscal completo e seguro.

Com esta ferramenta também é possível registrar os eventos como por exemplo o evento 610110 de rejeição por prestação de serviço em desacordo.

O que a transportadora deve fazer quando um CT-e seu for rejeitado por prestação de serviço em desacordo?

A empresa deverá realizar os seguintes passos:

1- Primeiramente, você deve entender o que ocorreu, e se for preciso, converse com o seu cliente para ter o entendimento e poder proceder de acordo;

2 – Em seguida você precisa emitir um CT-e de anulação para cada um dos documentos (CT-e) que contenham erros, fazendo referência à sua numeração e utilizando os mesmos valores totais de serviços e tributos.

De acordo com o Ajuste SINIEF, a operação deve ter a natureza de “anulação de valor relativo à prestação de serviço de transporte”, e informando o número do CT-e emitido com falhas e os motivos.

3- Depois dessa etapa, deve ser emitido o CT-e substituto, citando o documento anterior com as falhas e incluindo a sentença “este documento substitui o CT-e número (especificar o número do CT-e) e data (especificar a data de emissão do CT-e) em virtude de (especificar o motivo do erro)”. A obrigatoriedade dessa frase está presente na norma do evento.

Como a transportadora pode agilizar a emissão dos CT-e de Anulação e Substituição ?

Apesar de ser um processo que pode ser executado manualmente dentro do seu sistema, é necessário prestar atenção para não cometer nenhum erro e não esquecer de fazer as devidas referências, conforme estabelece a legislação, o que pode consumir um pouco mais de tempo para ser feito de maneira correta.

Mas se você conta com um software TMS de gestão operacional e logística, tudo pode ser ainda mais prático, pois nele você encontrará ferramentas que auxiliam neste processo, aproveitando as informações e ajudando a realizar de forma mais rápida e prática a correção.

Emissor de CTe e MDFe com CIOT e RPA

O registro de evento de prestação de serviço em desacordo é uma das novidades da legislação fiscal que veio para facilitar e agilizar todo o processo de anulação e substituição de CT-es, porém, nem todos sabem como a empregar. Espera-se que, com a leitura deste artigo, você saiba exatamente como utilizar esse instrumento a seu favor.

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Ganhe tempo na emissão de documentos fiscais de transporte

Aprenda a ganhar produtividade na emissão de documentos fiscais de transporte!

By: Fábio Cunha

O transporte é um dos elos mais importantes na logística, sendo um dos principais custos da cadeia. Em virtude disso, ganhar produtividade é fundamental para se manter competitivo e gerar valor para o cliente, entregando o produto certo, no momento certo e na quantidade acordada.

Um processo chave para que isso aconteça de forma eficaz é a emissão de documentos fiscais de transporte. Este processo deve ser rápido, mas, ao mesmo tempo, efetivo. Caso contrário, pode gerar retrabalho, reduzir a produtividade ou até mesmo permitir atrasos nas operações.

Mas, será que é mesmo possível impulsionar a produtividade e reduzir custos na emissão de documentos fiscais de transporte? Posso lhe adiantar que a resposta é positiva.

Quer saber como fazer isso? Continue a leitura e confira!

O uso da tecnologia na emissão de documentos fiscais de transporte

Um dos grandes entraves e contratempos na emissão de documentos fiscais de transporte nas transportadoras é o retrabalho com digitação de dados de notas fiscais, cadastramento de clientes, motoristas, veículos e cálculos de frete.

Hoje, com a ascensão da tecnologia, conseguimos enxergar uma nova realidade para esses setores.

A implementação de softwares de gestão de transportes (TMS) de última geração, por exemplo, provocou inúmeras transformações nesse cenário. Os serviços que antes eram lentos e, muitas vezes, ineficazes, tornaram-se simples, eficientes e menos burocráticos.

Com a prática, o uso de softwares se tornou revolucionário e as vantagens que a ferramenta trouxe vão desde o aumento da produtividade até uma maior segurança jurídica dos documentos.

Além dos pontos citados, veja abaixo mais algumas vantagens que a automatização pode trazer para as empresas na emissão e organização de documentos fiscais de transporte.

Redução de custos

Quando um serviço se torna mais rápido, constante e eficiente, ele também passa a reduzir os custos do processo como um todo – afinal, tempo é dinheiro.

Além disso, com a automatização, a segurança e armazenagem de documentos fiscais se tornam muito mais fáceis e sem erros – o que, por consequência, diminui o número de multas e sanções.

É importante lembrar também que os documentos físicos necessitam de gastos com papéis e pastas para armazenagem, o que onera os custos da empresa, além, é claro, de todo espaço que precisam ocupar. Isso sem falar nas despesas com a manutenção desses espaços, o que hoje com a documentação eletrônica se consegue uma grande economia em papel, impressão e espaço físico.

Otimização de tempo

O uso de documentos digitais, por si só, reflete um ganho de tempo nos serviços aplicados. E, falando da emissão em particular, o processo se torna mais rápido, pois já existe um modelo pré-definido no sistema. Basta que os responsáveis sigam as coordenadas corretamente para que tudo funcione de forma ágil e eficiente.

Além disso, o controle de documentos fica muito mais fácil, pois pode ser aplicado um gerenciamento digital. Essa inovação melhora e agiliza a contabilidade, pois a importação dos arquivos XML evita erros e diminui bastante o tempo que seria gasto para fazer lançamentos manualmente.

Outra vantagem acontece na hora em que se faz necessário a pesquisa por uma nota ou conhecimento específico. Basta fazer uma simples busca ou filtros com palavras-chave, como nome do cliente, data ou valor e o sistema localiza e apresenta rapidamente o respectivo documento fiscal eletrônico.

Maior segurança

A automatização aumenta, consideravelmente, a segurança dos documentos, além de permitir que as etapas sejam melhores definidas e seguidas corretamente.

Além disso, hoje já existem os certificados digitais, que tornam as notas fiscais eletrônicas, os conhecimentos e manifestos eletrônicos válidos juridicamente e garantem proteção das informações.

Outro benefício nesse sentido é que, ao ser automatizado, o gerenciamento dos processos se torna mais eficaz.

O monitoramento pode ser programado para acontecer automaticamente, tornando tudo mais seguro e facilitando o trabalho no momento de fazer as devidas declarações.

Além de tudo isso, a automatização permite que exista mobilidade no gerenciamento. Se digitalizados, os documentos podem ser acessados a qualquer hora e a qualquer lugar, tudo isso com segurança e confiabilidade, pois só os colaboradores responsáveis terão a acesso a tais informações.

Importação de NF-e diretamente do SEFAZ pelos arquivos XML

Com um bom software de gestão de transportes (TMS) é possível emitir de forma ágil e segura os CT-e, sem a necessidade de preenchimento de remetentes, destinatários, entre outros, pois o sistema importa as informações dos arquivos XML das NF-e recebidas pela empresa.

Comunicação direta por meio de EDI

A comunicação com os clientes será simplificada com a adoção de um software, pois, por meio desse sistema, é possível receber e enviar informações através da Troca Eletrônica de Dados (EDI).

Os softwares utilizam os padrões mais eficientes no mercado de transportes em termos de comunicação entre transportadoras e embarcadores. Com o EDI, assim que o cliente emite a sua nota, a transportadora recebe a informação e pode dar continuidade com o seu processo, evitando erros e ganhando tempo, já que elimina a redigitação de dados.
Solução para Edi Proceda no Transporte

Maior segurança na emissão de CT-e e MDF-e

A emissão dos CT-e e MDF-e passa a ser muito mais fácil, afinal, será preciso apenas a configuração inicial do sistema com as tabelas de preço e as regras de frete, e o sistema poderá calcular os valores de forma automática para você.

Emissão de contrato de frete RPA, PEF e CIOT

Emitir o CIOT é necessário para ficar de acordo com as normas estabelecidas pelo governo, e esta tarefa pode ser simples e rápida, desde que o seu sistema de gestão de transportes possua integração com as administradoras de pagamento eletrônico de frete, para a geração automática.

Além disso, será mais simples emitir contratos de fretes e recibos de pagamento autônomo (RPA) e realizar pagamentos por meios eletrônicos de pagamento de fretes (PEF), graças ao aproveitamento de informações e as integrações automáticas.

Averbação automática de seguro de cargas

Após emitir os CT-e, antes do iniciar o transporte efetivamente, as transportadoras devem realizar o processo de Averbação do Seguro de Cargas, e um bom sistema TMS (Software de Gestão de Transportes) deve ser capaz de evitar o retrabalho, transmitindo automaticamente os dados para a seguradora, seja diretamente ou através de um gateway de averbação tipo Averbtransweb, ATM e outros.

Agilidade no faturamento dos fretes

Um bom software consegue aproveitar os dados de CT-e emitidos anteriormente para gerar as faturas de fretes, tornando o processo muito mais dinâmico. As faturas emitidas podem ser enviadas por e-mail aos seus clientes ou impressas em papel.

Como você viu, é possível ser mais produtivo e reduzir os custos na emissão de documentos fiscais. Encontrar um bom software para gerir essa atividade é fundamental, pois esta é uma atividade que pode melhorar muito a qualidade do serviço prestado pela sua transportadora.

A automatização traz mais segurança e eficácia a esse processo, além de ajudar a evitar multas e penalidades por erros. Além disso, com maior produtividade, sua empresa será mais competitiva e conseguirá aumentar sua margem de lucro.

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Emissor de CTe e MDFe com CIOT e RPA

ct-e 3.0 e mdf-e 3.0 o que muda

CT-e 3.0 e MDF-e 3.0: Saiba o que muda na nova versão

By: Fábio Cunha

O CT-e 3.0 é a nova versão do Conhecimento de Transporte Eletrônico que entra em obrigatoriedade em 2017.

Nesta nova versão, o Conhecimento Eletrônico (CT-e) passa a ter um papel fundamentalmente fiscal, e com isso os aspectos operacionais passam  a ser tratados diretamente no Manifesto Eletrônico (MDF-e). Também está prevista a possibilidade da utilização do CTe para outros tipos de serviços de transporte, através do novo documento eletrônico denominado CTe OS modelo 67.

Dentro da nova versão do CT-e 3.0 e MDF-e 3.0 foram contempladas mudanças no layout dos documentos e independente do tipo de transporte e do modal empregado, todas empresas transportadoras precisarão se atualizar e adotar a nova versão.

ct-e 3.0 e mdf-e 3.0 o que muda

Para lhe auxiliar no entendimento dessas mudanças, no que diz respeito ao modal rodoviário, preparamos o material abaixo:

O sistema Datamex já esta preparado para o CT-e 3.0 e MDF-e 3.0?

Sim, já estamos prontos para a emissão dos documentos nas novas versões, e estamos trabalhando ativamente no processo de atualização de toda a nossa base de clientes.

Se você já é cliente Datamex e a nossa área de suporte técnico ainda não entrou em contato para lhe auxiliar com o processo de atualização, ou em caso de urgência ou mesmo se quiser se adiantar ao processo, fique à vontade para entrar em contato conosco.

A partir de quando o CT-e 3.0 será obrigatório?

O prazo final para adequação do CT-e no novo layout é dia 04 de dezembro/2017.

A partir de quando o MDFe 3.0 será obrigatório?

O prazo final para adequação do MDF-e no novo layout é dia 02 de outubro/2017.

Já posso migrar agora para as novas versões do CT-e e MDF-e?

Sim, já é possível a utilização do novo layout e a Datamex já disponibiliza essa adequação no Software TMS Datamex aos seus clientes sem custos adicionais.

Emissor de CTe e MDFe com CIOT e RPA

Vou precisar mudar minha forma de emitir CT-e e MDF-e?

Nesse momento nada muda para o usuário, pois mesmo com a exclusão de informações do CT-e a tela do Conhecimento Eletrônico vai permanecer do jeito que é atualmente. Dessa forma, o usuário continua preenchendo as informações habituais e realizando seus controles de rotina com tranquilidade.

A impressão do DACTE e do DAMDFE vai mudar?

SIM. Alguns campos foram removidos do DACTE e da estrutura do CT-e. Outros campos foram retirados da estrutura do CT-e e outros passaram para o MDF-e, dentre eles alguns já constam no DAMDFE e outros não estão previstos na impressão no DAMDFE.

Campos removidos do DACTE e da estrutura do CTe:

  • Forma de pagamento (“pago” e “a pagar”);
  • Indicador de lotação;

Campos que saíram da estrutura do CTe e passaram para o MDFe:

  • Dados da seguradora e apólice;
  • Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT);
  • Dados do(s) veículos;
  • Dados do(s) motorista(s);
  • Informações sobre cargas perigosas;
  • Informações de Vale Pedágio;
  • Data de previsão da entrega da(s) mercadoria(s);
  • Local de coleta e local de entrega.

Existe algum tratamento especial para CTe Globalizado?

Sim, visando atender melhor os casos onde existe regime especial para emissão do CTe Globalizado, a versão 3.0 do CT-e inclui um campo opcional no qual pode ser informado se o CTe é Globalizado.

O que muda na Consulta de CT-e no site da SEFAZ?

A consulta do CTe passará a ser limitada em até 180 dias após a data de emissão do mesmo, isso se deve ao fato de que  de acordo com estatísticas da SEFAZ, atualmente as consultas de CT-e respondem por 30% das requisições enviadas aos seus servidores, e em muitos casos as empresas fazem as consultas repetidamente, o que acaba congestionando o webservice na SEFAZ.

O que muda com relação a subcontratação / redespacho ?

Em meio as novas validações tributárias destacamos esta que está ligada diretamente com a prestação de serviços de transporte onde o tomador do frete é também uma transportadora.

O objetivo desta nova regra de validação é garantir o cumprimento das disposições da Nota Técnica 2013.014, que está em vigência desde 10/03/2014 determinando que as empresas de transporte devem informar na emissão dos seus CT-e classificados com tipo de serviço: subcontratação, redespacho ou redespacho intermediário a chave do CT-e anterior emitido pela transportadora tomadora do serviço.

Ao emitir um CT-e no qual o tomador do serviço conste no cadastro do fisco com a atividade de “transportador de cargas”, não sendo, portanto, tomador de serviço, remetente ou destinatário da carga, será exigido que o CT-e tenha como tipo de serviço: a subcontratação, o redespacho ou redespacho intermediário, dessa forma este documento não será um CT-e Normal.

O que mudou com relação aos eventos do CTe?

Através dos eventos do CT-e, podem ser fornecidas informações complementares, como carta de correção, ou cancelamento.

Foi criado um novo evento, exclusivo para o CTe OS 67, trata-se do evento de Informações da Guia de Transporte de Valores (GTV).

E outro evento que poderá ser utilizado em ambos os modelos, 57 (CT-e) e 67 (CT-e OS), é o evento de Prestação do Serviço em Desacordo. Trata-se de um evento para uso exclusivo do tomador do serviço (pagador do frete), para que ele tenha como informar ao fisco que o CT-e emitido está em desacordo com a prestação de serviço solicitada ou finalizada.
Emissor de CTe e MDFe com CIOT e RPA

Com o quê preciso me preocupar?

Afim de evitar transtornos e correria de última hora, é fundamental que você observe os seguintes pontos:

  • Integrações com Embarcadores: Faça contato com os seus embarcadores e veja se eles estão preparados para receber os arquivos XML do CT-e 3.0, e em caso de dúvidas se precisar de ajuda, não deixe de entrar em contato conosco;
  • Integrações com Seguradoras: Algumas companhias seguradoras e corretoras de seguros realizam a averbação do seguro de carga através da importação dos arquivos XML do CTe, então é muito importante certificar-se de que a atualização para o CT-e 3.0 não irá causar impacto negativo no seu processo de averbação, em caso de dúvida, fale com o seu corretor, e se você for cliente da Datamex fale com o nosso suporte, estamos prontos para lhe auxiliar;
  • Integrações com a Contabilidade e Departamento Fiscal: Hoje em dia a maioria dos escritórios contábeis realiza a importação dos arquivos XML de CTe para agilizar os seus lançamentos, sendo assim, é muito importante que após você atualizar o seu sistema para a versão 3.0 do CTe que o contador continue podendo importar normalmente os arquivos, então fale com ele para se certificar de que a importação está ocorrendo normalmente, e caso você seja nosso cliente, podemos lhe auxiliar nesta interação.
  • Novas regras fiscais: Esta nova versão traz uma série de validações tributárias e alterações que precisam ser observadas e analisadas pelas empresas de transporte junto ao seu departamento fiscal, contábil e sistema, garantindo uma atualização tranquila dos seus sistemas de emissão de CT-e em conformidade com as novas regras de validações a serem implementadas pelos fiscos estaduais, portanto, é altamente recomendável que seja feita uma consulta junto ao seu contador para certificar-se de que a sua operação está totalmente em conformidade, evitando multas e prejuízos.
  • Não deixe nada para a última hora: É fundamental que você não deixe este processo de atualização para a última hora, pois existem diversos pontos a serem verificados e ajustados, e o nosso suporte técnico vem trabalhando a vários meses preparando a nova versão e esclarecendo dúvidas dos clientes para que você possa evitar a correria de última hora e para que você não sinta nenhum impacto negativo nas suas operações.

E você? Já está pronto para o CT-e 3.0 e MDF-e 3.0?  A Datamex está atenta a toda e qualquer mudança nesse cenário, e pronta para lhe auxiliar, se já é nosso cliente, fale com o nosso suporte técnico e vamos lhe dar toda a atenção necessária para garantir tranquilidade nas suas operações, e se ainda não for nosso cliente, entre em contato com a nossa área comercial, teremos o maior prazer em lhe apresentar o nosso software de gestão de transportes e emissor de CT-e e MDF-e que já está preparado para a emissão do CT-e e MDF-e 3.0.

Emissor de CTe e MDFe com CIOT e RPA

DANFE e XML Como Funcionam

Você sabe o que é o DANFE e o XML da NFe ?

By: Fábio Cunha

O XML de nota fiscal eletrônica (NF-e) é a parte mais importante desse documento. É ele que garante a validade jurídica da transação.

DANFE e XML Como Funcionam

Com a popularização da NF-e, a diferença entre o DANFE e o XML, itens que compõem a nota, e as finalidades de cada um têm gerado muitas dúvidas e mal-entendidos. Para dar fim às dúvidas dos leitores, vamos hoje abordar esse assunto e procurar responder as dúvidas mais comuns no dia a dia de empresas e clientes.

O que é NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) ?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento que existe apenas em formato digital, ou seja, é emitido e armazenado eletronicamente e substitui os antigos modelos de notas fiscais em papel, e da mesma forma serve para documentar as operações de venda, circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços ocorridas no mercado. Cabe salientar que a venda de mercadorias ou a prestação de serviços sem a emissão da respectiva nota configura crime de sonegação.

A NF-e é parte do projeto SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, desenvolvido pelo Governo Brasileiro, e foi instituída pelo Ajuste SINIEF 07/2005. Desde o fim de 2010, ela é obrigatória sempre que a empresa estiver em Estado diferente da compradora, fizer operações com a administração pública ou comércio exterior, e hoje a obrigatoriedade se extendeu para todas operações, mesmo dentro do mesmo estado ou cidade.

O que é arquivo XML da NFe ?

Como todo documento fiscal, a NF-e também possui um formato padronizado. Nesse caso, por ser um documento eletrônico, foi adotado então um formato de arquivo digital padrão que permite o reaproveitamento das informações em outros sistemas, facilitando a escrituração contábil e fiscal e agilizando a entrada dos dados em sistemas de gestão financeira, estoque e logística nas empresas, assim como também facilitando as ações do fisco.

XML significa “eXtensible Markup Language”, que nada mais é do que uma linguagem de computador, que cria um formato de arquivo com seções de dados bem definidas e facilita muito a interpretação por parte de qualquer sistema – e até mesmo para um ser humano que precise abrir diretamente o arquivo para ler o seu conteúdo.

Nos mundos do comércio e da tributação, o XML é a versão digital da NF-e. É nessa linguagem que vai o arquivo transmitido para a Receita Federal ou SEFAZ. O mesmo programa de computador pode produzir uma versão em formato PDF, mais fácil de ler para o ser humano. Mas é a versão em XML que tem validade jurídica. A versão impressa da NF-e não tem valor jurídico ou fiscal.

Para emitir esse tipo de arquivo em XML, a empresa ou o microempreendedor individual precisa de um certificado digital. Esse procedimento garante a autenticidade do documento perante a autoridade tributária municipal, estadual ou federal.

Certificados digitais são fornecidos por empresas especializadas e têm validade (por exemplo, um ano A1 ou até 3 anos, A3). Depois, é preciso renová-lo para continuar emitindo notas fiscais eletrônicas.

Exemplo de Arquivo XML de NFe

Exemplo de Arquivo XML de NFe

Quais informações estão no XML de Nota Fiscal?

As principais informações presentes no XML são:

  • dados do emissor e do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço completo etc.;
  • descrição, quantidade, valor e informações tributárias dos produtos, inclusive ICMS;
  • dados sobre transporte e frete, inclusive quem é o responsável pelo transporte;
  • dados de cobrança, como endereço e forma de pagamento (se à vista, parcelado, etc.).

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E o que é o DANFE ?

Já que a NF-e existe apenas em formato digital, foi criada uma espécie de espelho padrão para acompanhar fisicamente as mercadorias. Daí então nasceu o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE, que reproduz as principais informações que constam no respectivo arquivo XML. Em regra, o DANFE é gerado em um arquivo PDF e costuma acompanhar o arquivo XML por e-mail sempre que emitimos ou recebemos uma nota fiscal eletrônica.

A emissão do DANFE é obrigatória em algumas situações:

  • sempre que houver transporte de mercadorias;
  • se o destinatário não é contribuinte credenciado para a emissão de NF-e (ou seja, pessoa física).

O DANFE contém informações como a relação de itens, valor, destinatário etc., facilitando o trabalho da fiscalização.

Exemplo / Modelo de DANFE

Exemplo de um modelo de DANFE (Apenas ilustrativo)

Como gerar o DANFE e quais informações devem constar nele?

O DANFE pode ser gerado por um software, que automatiza a produção desse documento conforme as informações do XML de nota fiscal. No caso de ser impresso (e não apenas enviado por e-mail), isso pode ser feito em papel comum, exceto papel jornal, de tamanho no mínimo A4 (210 x 297 mm) e no máximo Ofício II (230 x 330 mm). É importante garantir o contraste na impressão para permitir para a leitura do código de barras.

Acredite se quiser: as regras da Receita Federal incluem exigências sobre a tipografia do DANFe: os caracteres devem ser impressos nas fontes Times New Roman ou Courier New. A boa notícia é que elas estão em todos os computadores.

As principais informações obrigatórias do DANFE são as seguintes:

Chave de Acesso

A chave de acesso é uma parte fundamental do DANFE, já que fornece acesso ao XML de Nota Fiscal, que é o documento que realmente tem valor juridicamente. Ela possui 44 dígitos e deve ser impressa em onze blocos de quatro dígitos cada. Tem mais: a chave deve constar em todas as folhas do DANFE.

Dados do Emitente

Esse campo deve conter, no mínimo:
  • nome ou razão social;
  • endereço completo (rua, número, complemento, bairro, município, UF, CEP);
  • telefone.
Essa parte também pode incluir elementos como logotipo ou marca da empresa. O importante é que essas informações não atrapalhem a clareza dos dados obrigatórios.

Quadro Fatura/Duplicatas

Trata-se de tabela com o código dos produtos transportados, sua descrição e o código de Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). Também é obrigatório incluir nessa parte do DANFE:
  • CST (Código de Situação Tributária);
  • CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações);
  • unidade;
  • quantidade;
  • valor unitário;
  • valor total;
  • base de Cálculo do ICMS próprio;
  • valor do ICMS próprio;
  • alíquota do ICMS.

Reservado ao Fisco

Deve-se deixar no DANFE um espaço vazio de uso exclusivo da fiscalização tributária.

Quadro do Transportador

O campo “Identificação da Modalidade do Frete” deverá ser preenchido com um número, de acordo com esta tabela:

  • 0 – Emitente;
  • 1 – Dest/Rem;
  • 2 –Terceiros;
  • 9 – Sem Frete.

Isso informa à autoridade de quem é a responsabilidade pelo transporte da mercadoria (“Frete por Conta”).

Verso em branco

Até 50% do verso de qualquer folha do DANFE pode ser utilizado para continuar as informações em “Dados dos Produtos/Serviços”, “Informações Complementares”, ou uma combinação dos dois. Pelo menos metade do verso, contudo, deve ser deixada em branco.

Como funciona a emissão da NF-e ?

O processo de emissão da NFe consiste nas seguintes etapas:

  1. O Software Emissor de NF-e (ou ERP) do Contribuinte deverá gerar um arquivo XML dentro do formato estabelecido pelo manual de integração da NFe fornecido pela receita;
  2. O arquivo XML deverá ser “assinado” com um Certificado Digital padrão ICP-Brasil do contribuinte (empresa emissora);
  3. O sistema deverá transmitir o arquivo assinado para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado;
  4. A plataforma de autorização de NF-e da SEFAZ irá devolver o protocolo de autorização da NFe ou o código de erro no caso de algo ter dado errado;
  5. Uma vez que a nota tenha sido autorizada, o sistema deverá transmitir por email ou disponibilizar em portal na web para download o arquivo XML assinado e o PDF do DANFE, para o destinatário e transportador;
  6. Também poderão ser impressas quantas vias do DANFE quantas forem necessárias, tanto para acompanhar o trânsito das mercadorias, como para outras finalidades.

O DANFE substitui o arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica ?

Não, é muito importante ter em mente que o DANFe não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, ele apenas serve para facilitar o acesso aos dados da nota, já que traz a chave de acesso da NF-e (sequência de números abaixo do código de barras) , permitindo  que o recebedor confirme a existência e validade da nota fiscal através de uma rápida consulta via internet no site da Receita Federal ou da Secretaria da Fazenda. A chave de acesso sempre virá expressa em números e com o respectivo código de barras, permitindo a rápida leitura com um leitor apropriado.

E como fica o meu arquivo fiscal? Posso guardar apenas o DANFE das notas de compra e venda ?

Não, já que a Nota Fiscal Eletrônica é um documento eletrônico, e sendo assim torna-se obrigatória a guarda do arquivo XML no arquivo fiscal da empresa por pelo menos cinco anos, conforme estabelece a legislação. Em caso de fiscalização no seu negócio, o Fisco solicitará os arquivos XML das notas de um determinado período, os quais deverão ser apresentados, sob pena de multas por cada arquivo não apresentado.

Lembre-se de que o documento juridicamente válido, do ponto de vista da Receita Federal e das Secretarias da Fazenda, é o XML de Nota Fiscal, e não o DANFE.

Qual é a melhor forma de armazenar o XML de nota fiscal?

Manter cópias dos XML de nota fiscal nos computadores da empresa é muito arriscado. Em caso de qualquer pane ou outro tipo de problema, os arquivos podem ficar irrecuperáveis. O ideal é hospedar os arquivos fiscais “na nuvem”, ou seja, em servidores terceirizados acessíveis pela internet.

As empresas fornecedoras desse serviço são especialistas em backup e segurança. Além disso, isso garante que, mesmo se ocorrer um desastre nos computadores ou instalações da empresa, os XML estarão protegidos.

O XML de nota fiscal e o DANFE são itens importantes para quem trabalha com comércio ou transporte. Conhecer como esses documentos funcionam e quais informações devem constar neles permite estar em dia com as obrigações tributárias.

Se os requisitos são muitos, também não há dúvidas de que a NF-e tornou todo o processo mais simplificado, especialmente no transporte de carga. As informações ficam armazenadas de forma completa e segura em um único arquivo digital, transmitido diretamente para a Receita (SEFAZ), garantindo a validade jurídica da transação.

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