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Ganhe tempo na emissão de documentos fiscais de transporte

Aprenda a ganhar produtividade na emissão de documentos fiscais de transporte!

O transporte é um dos elos mais importantes na logística, sendo um dos principais custos da cadeia. Em virtude disso, ganhar produtividade é fundamental para se manter competitivo e gerar valor para o cliente, entregando o produto certo, no momento certo e na quantidade acordada.

Um processo chave para que isso aconteça de forma eficaz é a emissão de documentos fiscais de transporte. Este processo deve ser rápido, mas, ao mesmo tempo, efetivo. Caso contrário, pode gerar retrabalho, reduzir a produtividade ou até mesmo permitir atrasos nas operações.

Mas, será que é mesmo possível impulsionar a produtividade e reduzir custos na emissão de documentos fiscais de transporte? Posso lhe adiantar que a resposta é positiva.

Quer saber como fazer isso? Continue a leitura e confira!

O uso da tecnologia na emissão de documentos fiscais de transporte

Um dos grandes entraves e contratempos na emissão de documentos fiscais de transporte nas transportadoras é o retrabalho com digitação de dados de notas fiscais, cadastramento de clientes, motoristas, veículos e cálculos de frete.

Hoje, com a ascensão da tecnologia, conseguimos enxergar uma nova realidade para esses setores.

A implementação de softwares de gestão de transportes (TMS) de última geração, por exemplo, provocou inúmeras transformações nesse cenário. Os serviços que antes eram lentos e, muitas vezes, ineficazes, tornaram-se simples, eficientes e menos burocráticos.

Com a prática, o uso de softwares se tornou revolucionário e as vantagens que a ferramenta trouxe vão desde o aumento da produtividade até uma maior segurança jurídica dos documentos.

Além dos pontos citados, veja abaixo mais algumas vantagens que a automatização pode trazer para as empresas na emissão e organização de documentos fiscais de transporte.

Redução de custos

Quando um serviço se torna mais rápido, constante e eficiente, ele também passa a reduzir os custos do processo como um todo – afinal, tempo é dinheiro.

Além disso, com a automatização, a segurança e armazenagem de documentos fiscais se tornam muito mais fáceis e sem erros – o que, por consequência, diminui o número de multas e sanções.

É importante lembrar também que os documentos físicos necessitam de gastos com papéis e pastas para armazenagem, o que onera os custos da empresa, além, é claro, de todo espaço que precisam ocupar. Isso sem falar nas despesas com a manutenção desses espaços, o que hoje com a documentação eletrônica se consegue uma grande economia em papel, impressão e espaço físico.

Otimização de tempo

O uso de documentos digitais, por si só, reflete um ganho de tempo nos serviços aplicados. E, falando da emissão em particular, o processo se torna mais rápido, pois já existe um modelo pré-definido no sistema. Basta que os responsáveis sigam as coordenadas corretamente para que tudo funcione de forma ágil e eficiente.

Além disso, o controle de documentos fica muito mais fácil, pois pode ser aplicado um gerenciamento digital. Essa inovação melhora e agiliza a contabilidade, pois a importação dos arquivos XML evita erros e diminui bastante o tempo que seria gasto para fazer lançamentos manualmente.

Outra vantagem acontece na hora em que se faz necessário a pesquisa por uma nota ou conhecimento específico. Basta fazer uma simples busca ou filtros com palavras-chave, como nome do cliente, data ou valor e o sistema localiza e apresenta rapidamente o respectivo documento fiscal eletrônico.

Maior segurança

A automatização aumenta, consideravelmente, a segurança dos documentos, além de permitir que as etapas sejam melhores definidas e seguidas corretamente.

Além disso, hoje já existem os certificados digitais, que tornam as notas fiscais eletrônicas, os conhecimentos e manifestos eletrônicos válidos juridicamente e garantem proteção das informações.

Outro benefício nesse sentido é que, ao ser automatizado, o gerenciamento dos processos se torna mais eficaz.

O monitoramento pode ser programado para acontecer automaticamente, tornando tudo mais seguro e facilitando o trabalho no momento de fazer as devidas declarações.

Além de tudo isso, a automatização permite que exista mobilidade no gerenciamento. Se digitalizados, os documentos podem ser acessados a qualquer hora e a qualquer lugar, tudo isso com segurança e confiabilidade, pois só os colaboradores responsáveis terão a acesso a tais informações.

Importação de NF-e diretamente do SEFAZ pelos arquivos XML

Com um bom software de gestão de transportes (TMS) é possível emitir de forma ágil e segura os CT-e, sem a necessidade de preenchimento de remetentes, destinatários, entre outros, pois o sistema importa as informações dos arquivos XML das NF-e recebidas pela empresa.

Comunicação direta por meio de EDI

A comunicação com os clientes será simplificada com a adoção de um software, pois, por meio desse sistema, é possível receber e enviar informações através da Troca Eletrônica de Dados (EDI).

Os softwares utilizam os padrões mais eficientes no mercado de transportes em termos de comunicação entre transportadoras e embarcadores. Com o EDI, assim que o cliente emite a sua nota, a transportadora recebe a informação e pode dar continuidade com o seu processo, evitando erros e ganhando tempo, já que elimina a redigitação de dados.

Maior segurança na emissão de CT-e e MDF-e

A emissão dos CT-e e MDF-e passa a ser muito mais fácil, afinal, será preciso apenas a configuração inicial do sistema com as tabelas de preço e as regras de frete, e o sistema poderá calcular os valores de forma automática para você.

Emissão de contrato de frete RPA, PEF e CIOT

Emitir o CIOT é necessário para ficar de acordo com as normas estabelecidas pelo governo, e esta tarefa pode ser simples e rápida, desde que o seu sistema de gestão de transportes possua integração com as administradoras de pagamento eletrônico de frete, para a geração automática.

Além disso, será mais simples emitir contratos de fretes e recibos de pagamento autônomo (RPA) e realizar pagamentos por meios eletrônicos de pagamento de fretes (PEF), graças ao aproveitamento de informações e as integrações automáticas.

Averbação automática de seguro de cargas

Após emitir os CT-e, antes do iniciar o transporte efetivamente, as transportadoras devem realizar o processo de Averbação do Seguro de Cargas, e um bom sistema TMS (Software de Gestão de Transportes) deve ser capaz de evitar o retrabalho, transmitindo automaticamente os dados para a seguradora, seja diretamente ou através de um gateway de averbação tipo Averbtransweb, ATM e outros.

Agilidade no faturamento dos fretes

Um bom software consegue aproveitar os dados de CT-e emitidos anteriormente para gerar as faturas de fretes, tornando o processo muito mais dinâmico. As faturas emitidas podem ser enviadas por e-mail aos seus clientes ou impressas em papel.

Como você viu, é possível ser mais produtivo e reduzir os custos na emissão de documentos fiscais. Encontrar um bom software para gerir essa atividade é fundamental, pois esta é uma atividade que pode melhorar muito a qualidade do serviço prestado pela sua transportadora.

A automatização traz mais segurança e eficácia a esse processo, além de ajudar a evitar multas e penalidades por erros. Além disso, com maior produtividade, sua empresa será mais competitiva e conseguirá aumentar sua margem de lucro.

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Você sabe o que é o DANFE e o XML da NFe ?

By: Fábio Cunha

O XML de nota fiscal eletrônica (NF-e) é a parte mais importante desse documento. É ele que garante a validade jurídica da transação.

Com a popularização da NF-e, a diferença entre o DANFE e o XML, itens que compõem a nota, e as finalidades de cada um têm gerado muitas dúvidas e mal-entendidos. Para dar fim às dúvidas dos leitores, vamos hoje abordar esse assunto e procurar responder as dúvidas mais comuns no dia a dia de empresas e clientes.

O que é NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) ?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento que existe apenas em formato digital, ou seja, é emitido e armazenado eletronicamente e substitui os antigos modelos de notas fiscais em papel, e da mesma forma serve para documentar as operações de venda, circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços ocorridas no mercado. Cabe salientar que a venda de mercadorias ou a prestação de serviços sem a emissão da respectiva nota configura crime de sonegação.

A NF-e é parte do projeto SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, desenvolvido pelo Governo Brasileiro, e foi instituída pelo Ajuste SINIEF 07/2005. Desde o fim de 2010, ela é obrigatória sempre que a empresa estiver em Estado diferente da compradora, fizer operações com a administração pública ou comércio exterior, e hoje a obrigatoriedade se extendeu para todas operações, mesmo dentro do mesmo estado ou cidade.

O que é arquivo XML da NFe ?

Como todo documento fiscal, a NF-e também possui um formato padronizado. Nesse caso, por ser um documento eletrônico, foi adotado então um formato de arquivo digital padrão que permite o reaproveitamento das informações em outros sistemas, facilitando a escrituração contábil e fiscal e agilizando a entrada dos dados em sistemas de gestão financeira, estoque e logística nas empresas, assim como também facilitando as ações do fisco.

XML significa “eXtensible Markup Language”, que nada mais é do que uma linguagem de computador, que cria um formato de arquivo com seções de dados bem definidas e facilita muito a interpretação por parte de qualquer sistema – e até mesmo para um ser humano que precise abrir diretamente o arquivo para ler o seu conteúdo.

Nos mundos do comércio e da tributação, o XML é a versão digital da NF-e. É nessa linguagem que vai o arquivo transmitido para a Receita Federal ou SEFAZ. O mesmo programa de computador pode produzir uma versão em formato PDF, mais fácil de ler para o ser humano. Mas é a versão em XML que tem validade jurídica. A versão impressa da NF-e não tem valor jurídico ou fiscal.

Para emitir esse tipo de arquivo em XML, a empresa ou o microempreendedor individual precisa de um certificado digital. Esse procedimento garante a autenticidade do documento perante a autoridade tributária municipal, estadual ou federal.

Certificados digitais são fornecidos por empresas especializadas e têm validade (por exemplo, um ano A1 ou até 3 anos, A3). Depois, é preciso renová-lo para continuar emitindo notas fiscais eletrônicas.

Exemplo de Arquivo XML de NFe

Quais informações estão no XML de Nota Fiscal?

As principais informações presentes no XML são:

dados do emissor e do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço completo etc.;
descrição, quantidade, valor e informações tributárias dos produtos, inclusive ICMS;
dados sobre transporte e frete, inclusive quem é o responsável pelo transporte;
dados de cobrança, como endereço e forma de pagamento (se à vista, parcelado, etc.).

E o que é o DANFE ?

Já que a NF-e existe apenas em formato digital, foi criada uma espécie de espelho padrão para acompanhar fisicamente as mercadorias. Daí então nasceu o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE, que reproduz as principais informações que constam no respectivo arquivo XML. Em regra, o DANFE é gerado em um arquivo PDF e costuma acompanhar o arquivo XML por e-mail sempre que emitimos ou recebemos uma nota fiscal eletrônica.

A emissão do DANFE é obrigatória em algumas situações:

sempre que houver transporte de mercadorias;
se o destinatário não é contribuinte credenciado para a emissão de NF-e (ou seja, pessoa física).

O DANFE contém informações como a relação de itens, valor, destinatário etc., facilitando o trabalho da fiscalização.

Exemplo de um modelo de DANFE (Apenas ilustrativo)

Como gerar o DANFE e quais informações devem constar nele?

O DANFE pode ser gerado por um software, que automatiza a produção desse documento conforme as informações do XML de nota fiscal. No caso de ser impresso (e não apenas enviado por e-mail), isso pode ser feito em papel comum, exceto papel jornal, de tamanho no mínimo A4 (210 x 297 mm) e no máximo Ofício II (230 x 330 mm). É importante garantir o contraste na impressão para permitir para a leitura do código de barras.

Acredite se quiser: as regras da Receita Federal incluem exigências sobre a tipografia do DANFe: os caracteres devem ser impressos nas fontes Times New Roman ou Courier New. A boa notícia é que elas estão em todos os computadores.

As principais informações obrigatórias do DANFE são as seguintes:

Chave de Acesso

A chave de acesso é uma parte fundamental do DANFE, já que fornece acesso ao XML de Nota Fiscal, que é o documento que realmente tem valor juridicamente. Ela possui 44 dígitos e deve ser impressa em onze blocos de quatro dígitos cada. Tem mais: a chave deve constar em todas as folhas do DANFE.

Dados do Emitente

Esse campo deve conter, no mínimo:

nome ou razão social;
endereço completo (rua, número, complemento, bairro, município, UF, CEP);
telefone.

Essa parte também pode incluir elementos como logotipo ou marca da empresa. O importante é que essas informações não atrapalhem a clareza dos dados obrigatórios.

Quadro Fatura/Duplicatas

Trata-se de tabela com o código dos produtos transportados, sua descrição e o código de Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). Também é obrigatório incluir nessa parte do DANFE:

CST (Código de Situação Tributária);
CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações);
unidade;
quantidade;
valor unitário;
valor total;
base de Cálculo do ICMS próprio;
valor do ICMS próprio;
alíquota do ICMS.

Reservado ao Fisco

Deve-se deixar no DANFE um espaço vazio de uso exclusivo da fiscalização tributária.

Quadro do Transportador

O campo “Identificação da Modalidade do Frete” deverá ser preenchido com um número, de acordo com esta tabela:

0 – Emitente;
1 – Dest/Rem;
2 –Terceiros;
9 – Sem Frete.

Isso informa à autoridade de quem é a responsabilidade pelo transporte da mercadoria (“Frete por Conta”).

Verso em branco

Até 50% do verso de qualquer folha do DANFE pode ser utilizado para continuar as informações em “Dados dos Produtos/Serviços”, “Informações Complementares”, ou uma combinação dos dois. Pelo menos metade do verso, contudo, deve ser deixada em branco.

Como funciona a emissão da NF-e ?

O processo de emissão da NFe consiste nas seguintes etapas:

O Software Emissor de NF-e (ou ERP) do Contribuinte deverá gerar um arquivo XML dentro do formato estabelecido pelo manual de integração da NFe fornecido pela receita;
O arquivo XML deverá ser “assinado” com um Certificado Digital padrão ICP-Brasil do contribuinte (empresa emissora);
O sistema deverá transmitir o arquivo assinado para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado;
A plataforma de autorização de NF-e da SEFAZ irá devolver o protocolo de autorização da NFe ou o código de erro no caso de algo ter dado errado;
Uma vez que a nota tenha sido autorizada, o sistema deverá transmitir por email ou disponibilizar em portal na web para download o arquivo XML assinado e o PDF do DANFE, para o destinatário e transportador;
Também poderão ser impressas quantas vias do DANFE quantas forem necessárias, tanto para acompanhar o trânsito das mercadorias, como para outras finalidades.

O DANFE substitui o arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica ?

Não, é muito importante ter em mente que o DANFe não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, ele apenas serve para facilitar o acesso aos dados da nota, já que traz a chave de acesso da NF-e (sequência de números abaixo do código de barras) , permitindo que o recebedor confirme a existência e validade da nota fiscal através de uma rápida consulta via internet no site da Receita Federal ou da Secretaria da Fazenda. A chave de acesso sempre virá expressa em números e com o respectivo código de barras, permitindo a rápida leitura com um leitor apropriado.

E como fica o meu arquivo fiscal? Posso guardar apenas o DANFE das notas de compra e venda ?

Não, já que a Nota Fiscal Eletrônica é um documento eletrônico, e sendo assim torna-se obrigatória a guarda do arquivo XML no arquivo fiscal da empresa por pelo menos cinco anos, conforme estabelece a legislação. Em caso de fiscalização no seu negócio, o Fisco solicitará os arquivos XML das notas de um determinado período, os quais deverão ser apresentados, sob pena de multas por cada arquivo não apresentado.

Lembre-se de que o documento juridicamente válido, do ponto de vista da Receita Federal e das Secretarias da Fazenda, é o XML de Nota Fiscal, e não o DANFE.

Qual é a melhor forma de armazenar o XML de nota fiscal?

Manter cópias dos XML de nota fiscal nos computadores da empresa é muito arriscado. Em caso de qualquer pane ou outro tipo de problema, os arquivos podem ficar irrecuperáveis. O ideal é hospedar os arquivos fiscais “na nuvem”, ou seja, em servidores terceirizados acessíveis pela internet.

As empresas fornecedoras desse serviço são especialistas em backup e segurança. Além disso, isso garante que, mesmo se ocorrer um desastre nos computadores ou instalações da empresa, os XML estarão protegidos.

O XML de nota fiscal e o DANFE são itens importantes para quem trabalha com comércio ou transporte. Conhecer como esses documentos funcionam e quais informações devem constar neles permite estar em dia com as obrigações tributárias.

Se os requisitos são muitos, também não há dúvidas de que a NF-e tornou todo o processo mais simplificado, especialmente no transporte de carga. As informações ficam armazenadas de forma completa e segura em um único arquivo digital, transmitido diretamente para a Receita (SEFAZ), garantindo a validade jurídica da transação.

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