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controle de notas fiscais saiba como fazer

Saiba como fazer o controle de notas fiscais na sua empresa

A gestão de um negócio envolve uma série de desafios e burocracias que viabilizam o seu pleno funcionamento, a exemplo do controle de notas fiscais. Mais do que simples procedimentos internos, o arquivamento desses documentos é também uma obrigação da empresa e será determinante para solucionar demandas futuras de um modo mais ágil ou não.

Sua transportadora já possui um plano estratégico para cuidar desses arquivos? Pensando nisso, elaboramos este artigo para que você entenda de uma vez por todas como fazer uma administração eficaz do seu arquivo de documentos fiscais eletrônicos. Ficou curioso? Então siga a leitura e confira!

Qual a importância do controle de notas fiscais?

O controle de notas fiscais é um trabalho de extrema relevância para a área fiscal de uma organização. Afinal, pequenas falhas podem desencadear inúmeros problemas que resultam em prejuízo.

Quando não existe um cronograma com ações bem-delineadas sobre como e onde guardar cada tipo de documento, é comum que ocorra perda de arquivos e de tempo, retrabalho etc. Se isso tudo não for evitado, pode complicar a sua situação com o Fisco, clientes e fornecedores.

Quais são as práticas necessárias para garantir uma boa gestão?

Para alcançar um bom desempenho na gestão de documentos fiscais eletrônicos, especialmente nas notas fiscais, a adoção de algumas práticas será essencial no dia a dia do seu empreendimento. Trouxemos alguns exemplos.

Baixe os documentos recebidos

O ponto de partida de um controle de notas fiscais eficiente está na obtenção e armazenamento. Hoje, alguns arquivos como os XML da NF-e (Notas Fiscais Eletrônica) ou CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) ficam disponíveis para download e verificação de autenticidade no site da Secretaria de Fazenda (Sefaz).

Porém se tudo estiver devidamente organizado no banco de dados da empresa, otimiza-se tempo e trabalho. Imagine se toda vez que fosse preciso acessar uma nota fiscal o seu funcionário tivesse que entrar na página da Sefaz, baixar o arquivo e, depois de usá-lo, não guardasse o documento em um local apropriado.

Diante da necessidade de utilizar a mesma nota, todo o processo precisa ser refeito. No entanto, ao baixar e armazenar os arquivos recebidos da forma correta, a comunicação interna da empresa ganha muito mais agilidade e contribui para a maior produtividade da equipe envolvida.

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Faça backup dos documentos

A perda de alguns dados pode trazer muitos prejuízos para uma empresa, até porque a legislação vigente prevê penalidades para o caso da empresa não apresentar todos os arquivos XML das NF-e e CT-e que forem solicitados em uma eventual fiscalização. Para acabar esse tipo de transtorno, criar o hábito de fazer backups dos arquivos XML é mais uma garantia de manter as informações do seu negócio a salvo, evitando multas do fisco.

Por mais modernas que sejam as tecnologias e recursos, eles não são totalmente imunes a falhas ou até mesmo de ações maliciosas. Logo, é essencial armazenar arquivos de forma diversificada — nuvem, mídia removível ou, de preferência, uma combinação das duas. Ademais, o cuidado em renovar esse backup, ou seja, em gravar as informações que são atualizadas é que vai manter o sucesso da operação.

Padronize os nomes dos arquivos

Outro aspecto facilitador do controle de notas fiscais consiste na definição de uma forma padronizada para nomear os arquivos. Nesse sentido, o ideal é que haja a fusão de, pelo menos, dois ou três critérios, tais como:

  • nome do cliente ou fornecedor e o número do documento;
  • data de emissão e nome;
  • data de recebimento e nome.

O gestor tem a liberdade de estabelecer o modelo que julgar mais apropriado. O importante é que se siga um único modelo para não criar confusões nem atrasar o cumprimento das tarefas.

Não confie no armazenamento de cópias em papel

Embora ainda seja a realidade de muitos negócios, o armazenamento em papel não retrata o método mais vantajoso ou seguro para guardar informações. Isso porque, além de mais vulneráveis — podem ser danificados ou extraviados com maior facilidade —, eles ocupam um grande volume de espaço físico, o que implica em maiores despesas.

Conforme a rapidez com que a quantidade de papel aumenta, é preciso inclusive contar com um serviço especializado para fazer essa guarda. No que diz respeito à obrigatoriedade de armazenar documentos pelo prazo de 5 anos, a regra se aplica aos arquivos XMLs de NF-e e CT-e. Portanto, não há nenhuma necessidade de guardá-los na forma física.

Na hipótese de se adotar um procedimento de armazenagem de documentos auxiliares da Nota Fiscal Eletrônica, tal como o DANFE, a atitude mais recomendada é digitalizar as cópias em formato PDF e salvar em um diretório próprio, ou seja, no formato digital.

Utilizar a tecnologia a seu favor

A automatização de processos tem se mostrado uma grande aliada no desempenho das atividades empresariais e com o controle de notas fiscais não é diferente.

Com a inteligência dos softwares, toda a parte de gestão de documentos é otimizada, pois funcionam de forma integrada aos departamentos administrativo e fiscal de uma organização, bem como reduzem significativamente as chances de falhas à medida que eliminam os trabalhos manuais.

Os famosos softwares ERPs nem sempre garantem um nível elevado de segurança e organização para o correto armazenamento dos arquivos fiscais eletrônicos, então acaba sendo aconselhável que a empresa invista em sistemas especializados para manter seus arquivos xml protegidos e disponíveis de forma fácil e rápida em caso de necessidade.

Portanto, os sistemas de gestão automatizados são um excelente ganho para a produtividade dos funcionários e uma maneira eficiente de assegurar que a empresa não tenha problema com seu armazenamento.

Por que a empresa deve ter suas notas fiscais organizadas?

Manter as notas fiscais organizadas é um elemento fundamental para uma gestão eficiente dos aspectos tributários de um empreendimento — são elas que vão nortear, por exemplo, o recolhimento correto dos tributos.

Quando esse trabalho é realizado com negligência, o negócio fica mais exposto a penalidades como multas ou até mesmo a suportar uma tributação além do que é devido, o que pode impactar diretamente na sua sustentabilidade e crescimento.

Como podemos observar, o controle de notas fiscais é uma tarefa de extrema importância para o bom gerenciamento da atividade como um todo. Apesar de parecer uma tarefa complicada, com a adoção das estratégias e ferramentas certas ela pode se tornar mais precisa e eficiente.

Gostou do artigo? O que achou das dicas para a gestão de notas fiscais? Para continuar aprimorando seus conhecimentos sobre o tema, confira o artigo sobre software de gestão e armazenamento de arquivos XML da Datamex.

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E se quiser otimizar os processos dentro da sua transportadora ou operador logístico, entre em contato conosco para conhecer nossas soluções.

Prestação de serviço em desacordo

Evento de prestação de serviço em desacordo com o informado no CT-e – Entenda como funciona

Existem situações em que a prestação de serviços de transporte foi realizada de forma diferente da que está expressa no documento fiscal (CT-e ou CT-e OS) e, nesses casos, caso não fosse possível o cancelamento deste documento, dependeríamos que o tomador do serviço emitisse um documento fiscal de anulação (opção para contribuintes do ICMS) ou emitisse uma declaração solicitando a anulação (alternativa para tomador não contribuinte) para que fosse possível a correção do problema.

Entretanto, recentemente surgiu uma nova possibilidade de solução para esses casos onde é possível ao tomador do serviço, seja ele contribuinte ou não contribuinte do ICMS, registrar um evento de prestação de serviço em desacordo com o informado no CT-e junto a SEFAZ, agilizando o processo e diminuindo o trabalho dos envolvidos.”

O novo recurso trouxe mais segurança para quem contrata serviços de transporte, pois permite que os tomadores se manifestem junto ao fisco sobre divergências e evitem a escrituração errada dos documentos fiscais.

Se você não tem ideia sobre o assunto ou tem dúvidas a respeito, continue a leitura deste artigo. Aqui, explicamos seu conceito, o que a lei diz, qual seu prazo, vantagens e como proceder com relação a esse evento. Confira!

O que é a prestação de serviço em desacordo?

A prestação de serviço em desacordo é o nome dado a um novo evento que pode ser registrado em um CT-e a partir da versão 3.0. Ela consiste na possibilidade do cliente, tomador do serviço de fretes, manifestar-se quanto à discordância entre a prestação de serviço e o que está descrito no CT-e emitido pela transportadora.

É muito importante enfatizar que somente o pagador do frete possui a autoridade para realizar o registro desse evento. Outro detalhe relevante é que a operação pode ser feita tanto após a realização do serviço quanto após sua solicitação.

Que tipos de discordância podem ser registradas no evento de prestação de serviço em desacordo?

Alguns exemplos de discordâncias são o CNPJ, prazos, valores, entre outros erros. As informações serão levadas à empresa, que emitirá o CT-e de anulação e, após a autorização do fisco, outro CT-e para substituir o anterior.

Essa funcionalidade veio junto com a atualização do novo CT-e 3.0, porém, é possível utilizá-la desde o dia 01 de outubro de 2016, data em que a norma entrou em vigência.

SEFAZ já previa um procedimento similar

A Secretaria da Fazenda (SEFAZ) já autorizava a prática há alguns anos, porém o procedimento era chamado de “Manifestação Eletrônica do Destinatário”. Consistia em uma ação do destinatário da nota fiscal em que ele informava o fisco sobre a recusa ou confirmação de uma venda ou prestação de serviço.

Ambas tem como finalidade principal evitar que o CNPJ seja envolvido em alguma operação fraudulenta por meio da notificação ao fisco quanto às discordâncias entre o serviço e o CT-e.

Onde se encontram as disposições legais?

A legislação que dispõe sobre o assunto é o Ajuste SINIEF 10, de 8 de julho de 2016. Ela acrescenta diversos dispositivos, normas e observações sobre o CT-e de forma geral. Quanto ao evento de prestação de serviço em desacordo, está na cláusula primeira, inciso XXI e cláusula segunda, inciso V do texto.

Qual o prazo para informar a prestação de serviço em desacordo?

O prazo para registrar o evento de prestação de serviço em desacordo é de 45 dias, que começam a ser contados a partir da data da validação do CT-e. É preciso saber que o documento não poderá estar denegado — quando o órgão fiscalizador identifica irregularidade fiscal — ou cancelado, como também o CT-e não pode estar associado a outro de anulação ou substituição.

Quais são as vantagens para a transportadora?

Nas regras anteriores, era preciso que o tomador, caso possuísse inscrição estadual, emitisse uma nota fiscal de anulação de valores, com isso, o comprador “devolveria” o frete para a transportadora. Já, com esta nova possibilidade, a transportadora poderá gerar o CT-e de Anulação, no lugar da nota fiscal de anulação de valores emitida pelo tomador, e posteriormente o CT-e de Substituição, da mesma forma como já funcionava anteriormente para tomadores sem inscrição estadual.

O procedimento é menos burocrático e ideal para ser utilizado nos casos em que o CT-e apresenta erros e o prazo para seu cancelamento venceu, como também se o documento está vinculado a um Manifesto Eletrônico de Documentos – MDF-e que já foi encerrado ou não pode ser cancelado a tempo.

O que devo saber antes de iniciar o processo?

Antes de dar entrada ao evento, é preciso conhecer alguns detalhes sobre seu funcionamento. A principal mudança de procedimento a ser obedecida é que agora se faz necessário gerar primeiro um CT-e de Anulação, e depois gerar o CT-e de Substituição.

O segundo é que o tomador do CT-e de substituição pode ser diverso do documento original, porém ele deve ser referenciado anteriormente como destinatário, expedidor, recebedor ou remetente.

O terceiro consiste no fato de que o tomador do CT-e de substituição também pode ser um estabelecimento diferente do indicado, desde que ele esteja localizado no mesmo estado do tomador original e pertença a alguma empresa designada como destinatário, expedidor, recebedor, remetente ou tomador no documento original.

Como o cliente notifica o evento de prestação de serviço em desacordo com o informado no CT-e?

O processo funciona da seguinte forma:

1- O tomador do serviço (cliente / embarcador) identifica quais são as divergências entre o serviço prestado e o CT-e recebido da transportadora;

2- O tomador do serviço então deverá rejeitar o CT-e no seu software de auditoria de fretes, software fiscal ou através do site da SEFAZ;

3- Após registrar o evento, será gerado um arquivo XML que deverá ser enviado ao transportador.

Como o tomador pode buscar a lista de CT-e emitidos para o seu CNPJ direto na SEFAZ?

Cabe lembrar que existem duas maneiras para que o tomador (cliente / embarcador) consulte a listagem dos CT-e que as transportadoras emitiram contra o seu CNPJ, e até baixe os respectivos arquivos XML.

Os documentos fiscais eletrônicos estarão disponíveis para acesso por até 3 meses após sua recepção pelo Ambiente Nacional do CT-e.

Baixar XMLs Manualmente:

Existe a possibilidade de baixar os arquivos XML manualmente através do acesso ao site da SEFAZ com o certificado digital. Lá você poderá consultar a lista de documentos fiscais eletrônicos emitidos contra o seu CNPJ, e se estiver dentro do prazo citado acima, poderá também baixar os arquivos XML;

Baixar XMLs automaticamente:

É possível agilizar em muito o processo de verificação, download e backup de arquivos XML do SEFAZ com esta modalidade, que consiste no uso de um Software de Gestão de Documentos Fiscais como por exemplo o XML Protegido da Datamex, que regularmente monitora junto a SEFAZ se foi emitido algum documento fiscal eletrônico (CT-e, NF-e, CTe-OS), baixa os respectivos arquivos XML automaticamente e os armazena em backup, garantindo um arquivo fiscal completo e seguro.

Com esta ferramenta também é possível registrar os eventos como por exemplo o evento 610110 de rejeição por prestação de serviço em desacordo.

O que a transportadora deve fazer quando um CT-e seu for rejeitado por prestação de serviço em desacordo?

A empresa deverá realizar os seguintes passos:

1- Primeiramente, você deve entender o que ocorreu, e se for preciso, converse com o seu cliente para ter o entendimento e poder proceder de acordo;

2 – Em seguida você precisa emitir um CT-e de anulação para cada um dos documentos (CT-e) que contenham erros, fazendo referência à sua numeração e utilizando os mesmos valores totais de serviços e tributos.

De acordo com o Ajuste SINIEF, a operação deve ter a natureza de “anulação de valor relativo à prestação de serviço de transporte”, e informando o número do CT-e emitido com falhas e os motivos.

3- Depois dessa etapa, deve ser emitido o CT-e substituto, citando o documento anterior com as falhas e incluindo a sentença “este documento substitui o CT-e número (especificar o número do CT-e) e data (especificar a data de emissão do CT-e) em virtude de (especificar o motivo do erro)”. A obrigatoriedade dessa frase está presente na norma do evento.

Como a transportadora pode agilizar a emissão dos CT-e de Anulação e Substituição ?

Apesar de ser um processo que pode ser executado manualmente dentro do seu sistema, é necessário prestar atenção para não cometer nenhum erro e não esquecer de fazer as devidas referências, conforme estabelece a legislação, o que pode consumir um pouco mais de tempo para ser feito de maneira correta.

Mas se você conta com um software TMS de gestão operacional e logística, tudo pode ser ainda mais prático, pois nele você encontrará ferramentas que auxiliam neste processo, aproveitando as informações e ajudando a realizar de forma mais rápida e prática a correção.

Emissor de CTe e MDFe com CIOT e RPA

O registro de evento de prestação de serviço em desacordo é uma das novidades da legislação fiscal que veio para facilitar e agilizar todo o processo de anulação e substituição de CT-es, porém, nem todos sabem como a empregar. Espera-se que, com a leitura deste artigo, você saiba exatamente como utilizar esse instrumento a seu favor.

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Ganhe tempo na emissão de documentos fiscais de transporte

Aprenda a ganhar produtividade na emissão de documentos fiscais de transporte!

O transporte é um dos elos mais importantes na logística, sendo um dos principais custos da cadeia. Em virtude disso, ganhar produtividade é fundamental para se manter competitivo e gerar valor para o cliente, entregando o produto certo, no momento certo e na quantidade acordada.

Um processo chave para que isso aconteça de forma eficaz é a emissão de documentos fiscais de transporte. Este processo deve ser rápido, mas, ao mesmo tempo, efetivo. Caso contrário, pode gerar retrabalho, reduzir a produtividade ou até mesmo permitir atrasos nas operações.

Mas, será que é mesmo possível impulsionar a produtividade e reduzir custos na emissão de documentos fiscais de transporte? Posso lhe adiantar que a resposta é positiva.

Quer saber como fazer isso? Continue a leitura e confira!

O uso da tecnologia na emissão de documentos fiscais de transporte

Um dos grandes entraves e contratempos na emissão de documentos fiscais de transporte nas transportadoras é o retrabalho com digitação de dados de notas fiscais, cadastramento de clientes, motoristas, veículos e cálculos de frete.

Hoje, com a ascensão da tecnologia, conseguimos enxergar uma nova realidade para esses setores.

A implementação de softwares de gestão de transportes (TMS) de última geração, por exemplo, provocou inúmeras transformações nesse cenário. Os serviços que antes eram lentos e, muitas vezes, ineficazes, tornaram-se simples, eficientes e menos burocráticos.

Com a prática, o uso de softwares se tornou revolucionário e as vantagens que a ferramenta trouxe vão desde o aumento da produtividade até uma maior segurança jurídica dos documentos.

Além dos pontos citados, veja abaixo mais algumas vantagens que a automatização pode trazer para as empresas na emissão e organização de documentos fiscais de transporte.

Redução de custos

Quando um serviço se torna mais rápido, constante e eficiente, ele também passa a reduzir os custos do processo como um todo – afinal, tempo é dinheiro.

Além disso, com a automatização, a segurança e armazenagem de documentos fiscais se tornam muito mais fáceis e sem erros – o que, por consequência, diminui o número de multas e sanções.

É importante lembrar também que os documentos físicos necessitam de gastos com papéis e pastas para armazenagem, o que onera os custos da empresa, além, é claro, de todo espaço que precisam ocupar. Isso sem falar nas despesas com a manutenção desses espaços, o que hoje com a documentação eletrônica se consegue uma grande economia em papel, impressão e espaço físico.

Otimização de tempo

O uso de documentos digitais, por si só, reflete um ganho de tempo nos serviços aplicados. E, falando da emissão em particular, o processo se torna mais rápido, pois já existe um modelo pré-definido no sistema. Basta que os responsáveis sigam as coordenadas corretamente para que tudo funcione de forma ágil e eficiente.

Além disso, o controle de documentos fica muito mais fácil, pois pode ser aplicado um gerenciamento digital. Essa inovação melhora e agiliza a contabilidade, pois a importação dos arquivos XML evita erros e diminui bastante o tempo que seria gasto para fazer lançamentos manualmente.

Outra vantagem acontece na hora em que se faz necessário a pesquisa por uma nota ou conhecimento específico. Basta fazer uma simples busca ou filtros com palavras-chave, como nome do cliente, data ou valor e o sistema localiza e apresenta rapidamente o respectivo documento fiscal eletrônico.

Maior segurança

A automatização aumenta, consideravelmente, a segurança dos documentos, além de permitir que as etapas sejam melhores definidas e seguidas corretamente.

Além disso, hoje já existem os certificados digitais, que tornam as notas fiscais eletrônicas, os conhecimentos e manifestos eletrônicos válidos juridicamente e garantem proteção das informações.

Outro benefício nesse sentido é que, ao ser automatizado, o gerenciamento dos processos se torna mais eficaz.

O monitoramento pode ser programado para acontecer automaticamente, tornando tudo mais seguro e facilitando o trabalho no momento de fazer as devidas declarações.

Além de tudo isso, a automatização permite que exista mobilidade no gerenciamento. Se digitalizados, os documentos podem ser acessados a qualquer hora e a qualquer lugar, tudo isso com segurança e confiabilidade, pois só os colaboradores responsáveis terão a acesso a tais informações.

Importação de NF-e diretamente do SEFAZ pelos arquivos XML

Com um bom software de gestão de transportes (TMS) é possível emitir de forma ágil e segura os CT-e, sem a necessidade de preenchimento de remetentes, destinatários, entre outros, pois o sistema importa as informações dos arquivos XML das NF-e recebidas pela empresa.

Comunicação direta por meio de EDI

A comunicação com os clientes será simplificada com a adoção de um software, pois, por meio desse sistema, é possível receber e enviar informações através da Troca Eletrônica de Dados (EDI).

Os softwares utilizam os padrões mais eficientes no mercado de transportes em termos de comunicação entre transportadoras e embarcadores. Com o EDI, assim que o cliente emite a sua nota, a transportadora recebe a informação e pode dar continuidade com o seu processo, evitando erros e ganhando tempo, já que elimina a redigitação de dados.
Solução para Edi Proceda no Transporte

Maior segurança na emissão de CT-e e MDF-e

A emissão dos CT-e e MDF-e passa a ser muito mais fácil, afinal, será preciso apenas a configuração inicial do sistema com as tabelas de preço e as regras de frete, e o sistema poderá calcular os valores de forma automática para você.

Emissão de contrato de frete RPA, PEF e CIOT

Emitir o CIOT é necessário para ficar de acordo com as normas estabelecidas pelo governo, e esta tarefa pode ser simples e rápida, desde que o seu sistema de gestão de transportes possua integração com as administradoras de pagamento eletrônico de frete, para a geração automática.

Além disso, será mais simples emitir contratos de fretes e recibos de pagamento autônomo (RPA) e realizar pagamentos por meios eletrônicos de pagamento de fretes (PEF), graças ao aproveitamento de informações e as integrações automáticas.

Averbação automática de seguro de cargas

Após emitir os CT-e, antes do iniciar o transporte efetivamente, as transportadoras devem realizar o processo de Averbação do Seguro de Cargas, e um bom sistema TMS (Software de Gestão de Transportes) deve ser capaz de evitar o retrabalho, transmitindo automaticamente os dados para a seguradora, seja diretamente ou através de um gateway de averbação tipo Averbtransweb, ATM e outros.

Agilidade no faturamento dos fretes

Um bom software consegue aproveitar os dados de CT-e emitidos anteriormente para gerar as faturas de fretes, tornando o processo muito mais dinâmico. As faturas emitidas podem ser enviadas por e-mail aos seus clientes ou impressas em papel.

Como você viu, é possível ser mais produtivo e reduzir os custos na emissão de documentos fiscais. Encontrar um bom software para gerir essa atividade é fundamental, pois esta é uma atividade que pode melhorar muito a qualidade do serviço prestado pela sua transportadora.

A automatização traz mais segurança e eficácia a esse processo, além de ajudar a evitar multas e penalidades por erros. Além disso, com maior produtividade, sua empresa será mais competitiva e conseguirá aumentar sua margem de lucro.

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DANFE e XML Como Funcionam

Você sabe o que é o DANFE e o XML da NFe ?

O XML de nota fiscal eletrônica (NF-e) é a parte mais importante desse documento. É ele que garante a validade jurídica da transação.

DANFE e XML Como Funcionam

Com a popularização da NF-e, a diferença entre o DANFE e o XML, itens que compõem a nota, e as finalidades de cada um têm gerado muitas dúvidas e mal-entendidos. Para dar fim às dúvidas dos leitores, vamos hoje abordar esse assunto e procurar responder as dúvidas mais comuns no dia a dia de empresas e clientes.

O que é NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) ?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento que existe apenas em formato digital, ou seja, é emitido e armazenado eletronicamente e substitui os antigos modelos de notas fiscais em papel, e da mesma forma serve para documentar as operações de venda, circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços ocorridas no mercado. Cabe salientar que a venda de mercadorias ou a prestação de serviços sem a emissão da respectiva nota configura crime de sonegação.

A NF-e é parte do projeto SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, desenvolvido pelo Governo Brasileiro, e foi instituída pelo Ajuste SINIEF 07/2005. Desde o fim de 2010, ela é obrigatória sempre que a empresa estiver em Estado diferente da compradora, fizer operações com a administração pública ou comércio exterior, e hoje a obrigatoriedade se extendeu para todas operações, mesmo dentro do mesmo estado ou cidade.

O que é arquivo XML da NFe ?

Como todo documento fiscal, a NF-e também possui um formato padronizado. Nesse caso, por ser um documento eletrônico, foi adotado então um formato de arquivo digital padrão que permite o reaproveitamento das informações em outros sistemas, facilitando a escrituração contábil e fiscal e agilizando a entrada dos dados em sistemas de gestão financeira, estoque e logística nas empresas, assim como também facilitando as ações do fisco.

XML significa “eXtensible Markup Language”, que nada mais é do que uma linguagem de computador, que cria um formato de arquivo com seções de dados bem definidas e facilita muito a interpretação por parte de qualquer sistema – e até mesmo para um ser humano que precise abrir diretamente o arquivo para ler o seu conteúdo.

Nos mundos do comércio e da tributação, o XML é a versão digital da NF-e. É nessa linguagem que vai o arquivo transmitido para a Receita Federal ou SEFAZ. O mesmo programa de computador pode produzir uma versão em formato PDF, mais fácil de ler para o ser humano. Mas é a versão em XML que tem validade jurídica. A versão impressa da NF-e não tem valor jurídico ou fiscal.

Para emitir esse tipo de arquivo em XML, a empresa ou o microempreendedor individual precisa de um certificado digital. Esse procedimento garante a autenticidade do documento perante a autoridade tributária municipal, estadual ou federal.

Certificados digitais são fornecidos por empresas especializadas e têm validade (por exemplo, um ano A1 ou até 3 anos, A3). Depois, é preciso renová-lo para continuar emitindo notas fiscais eletrônicas.

Exemplo de Arquivo XML de NFe

Exemplo de Arquivo XML de NFe

Quais informações estão no XML de Nota Fiscal?

As principais informações presentes no XML são:

  • dados do emissor e do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço completo etc.;
  • descrição, quantidade, valor e informações tributárias dos produtos, inclusive ICMS;
  • dados sobre transporte e frete, inclusive quem é o responsável pelo transporte;
  • dados de cobrança, como endereço e forma de pagamento (se à vista, parcelado, etc.).

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E o que é o DANFE ?

Já que a NF-e existe apenas em formato digital, foi criada uma espécie de espelho padrão para acompanhar fisicamente as mercadorias. Daí então nasceu o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE, que reproduz as principais informações que constam no respectivo arquivo XML. Em regra, o DANFE é gerado em um arquivo PDF e costuma acompanhar o arquivo XML por e-mail sempre que emitimos ou recebemos uma nota fiscal eletrônica.

A emissão do DANFE é obrigatória em algumas situações:

  • sempre que houver transporte de mercadorias;
  • se o destinatário não é contribuinte credenciado para a emissão de NF-e (ou seja, pessoa física).

O DANFE contém informações como a relação de itens, valor, destinatário etc., facilitando o trabalho da fiscalização.

Exemplo / Modelo de DANFE

Exemplo de um modelo de DANFE (Apenas ilustrativo)

Como gerar o DANFE e quais informações devem constar nele?

O DANFE pode ser gerado por um software, que automatiza a produção desse documento conforme as informações do XML de nota fiscal. No caso de ser impresso (e não apenas enviado por e-mail), isso pode ser feito em papel comum, exceto papel jornal, de tamanho no mínimo A4 (210 x 297 mm) e no máximo Ofício II (230 x 330 mm). É importante garantir o contraste na impressão para permitir para a leitura do código de barras.

Acredite se quiser: as regras da Receita Federal incluem exigências sobre a tipografia do DANFe: os caracteres devem ser impressos nas fontes Times New Roman ou Courier New. A boa notícia é que elas estão em todos os computadores.

As principais informações obrigatórias do DANFE são as seguintes:

Chave de Acesso

A chave de acesso é uma parte fundamental do DANFE, já que fornece acesso ao XML de Nota Fiscal, que é o documento que realmente tem valor juridicamente. Ela possui 44 dígitos e deve ser impressa em onze blocos de quatro dígitos cada. Tem mais: a chave deve constar em todas as folhas do DANFE.

Dados do Emitente

Esse campo deve conter, no mínimo:
  • nome ou razão social;
  • endereço completo (rua, número, complemento, bairro, município, UF, CEP);
  • telefone.
Essa parte também pode incluir elementos como logotipo ou marca da empresa. O importante é que essas informações não atrapalhem a clareza dos dados obrigatórios.

Quadro Fatura/Duplicatas

Trata-se de tabela com o código dos produtos transportados, sua descrição e o código de Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). Também é obrigatório incluir nessa parte do DANFE:
  • CST (Código de Situação Tributária);
  • CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações);
  • unidade;
  • quantidade;
  • valor unitário;
  • valor total;
  • base de Cálculo do ICMS próprio;
  • valor do ICMS próprio;
  • alíquota do ICMS.

Reservado ao Fisco

Deve-se deixar no DANFE um espaço vazio de uso exclusivo da fiscalização tributária.

Quadro do Transportador

O campo “Identificação da Modalidade do Frete” deverá ser preenchido com um número, de acordo com esta tabela:

  • 0 – Emitente;
  • 1 – Dest/Rem;
  • 2 –Terceiros;
  • 9 – Sem Frete.

Isso informa à autoridade de quem é a responsabilidade pelo transporte da mercadoria (“Frete por Conta”).

Verso em branco

Até 50% do verso de qualquer folha do DANFE pode ser utilizado para continuar as informações em “Dados dos Produtos/Serviços”, “Informações Complementares”, ou uma combinação dos dois. Pelo menos metade do verso, contudo, deve ser deixada em branco.

Como funciona a emissão da NF-e ?

O processo de emissão da NFe consiste nas seguintes etapas:

  1. O Software Emissor de NF-e (ou ERP) do Contribuinte deverá gerar um arquivo XML dentro do formato estabelecido pelo manual de integração da NFe fornecido pela receita;
  2. O arquivo XML deverá ser “assinado” com um Certificado Digital padrão ICP-Brasil do contribuinte (empresa emissora);
  3. O sistema deverá transmitir o arquivo assinado para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado;
  4. A plataforma de autorização de NF-e da SEFAZ irá devolver o protocolo de autorização da NFe ou o código de erro no caso de algo ter dado errado;
  5. Uma vez que a nota tenha sido autorizada, o sistema deverá transmitir por email ou disponibilizar em portal na web para download o arquivo XML assinado e o PDF do DANFE, para o destinatário e transportador;
  6. Também poderão ser impressas quantas vias do DANFE quantas forem necessárias, tanto para acompanhar o trânsito das mercadorias, como para outras finalidades.

O DANFE substitui o arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica ?

Não, é muito importante ter em mente que o DANFe não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, ele apenas serve para facilitar o acesso aos dados da nota, já que traz a chave de acesso da NF-e (sequência de números abaixo do código de barras) , permitindo  que o recebedor confirme a existência e validade da nota fiscal através de uma rápida consulta via internet no site da Receita Federal ou da Secretaria da Fazenda. A chave de acesso sempre virá expressa em números e com o respectivo código de barras, permitindo a rápida leitura com um leitor apropriado.

E como fica o meu arquivo fiscal? Posso guardar apenas o DANFE das notas de compra e venda ?

Não, já que a Nota Fiscal Eletrônica é um documento eletrônico, e sendo assim torna-se obrigatória a guarda do arquivo XML no arquivo fiscal da empresa por pelo menos cinco anos, conforme estabelece a legislação. Em caso de fiscalização no seu negócio, o Fisco solicitará os arquivos XML das notas de um determinado período, os quais deverão ser apresentados, sob pena de multas por cada arquivo não apresentado.

Lembre-se de que o documento juridicamente válido, do ponto de vista da Receita Federal e das Secretarias da Fazenda, é o XML de Nota Fiscal, e não o DANFE.

Qual é a melhor forma de armazenar o XML de nota fiscal?

Manter cópias dos XML de nota fiscal nos computadores da empresa é muito arriscado. Em caso de qualquer pane ou outro tipo de problema, os arquivos podem ficar irrecuperáveis. O ideal é hospedar os arquivos fiscais “na nuvem”, ou seja, em servidores terceirizados acessíveis pela internet.

As empresas fornecedoras desse serviço são especialistas em backup e segurança. Além disso, isso garante que, mesmo se ocorrer um desastre nos computadores ou instalações da empresa, os XML estarão protegidos.

O XML de nota fiscal e o DANFE são itens importantes para quem trabalha com comércio ou transporte. Conhecer como esses documentos funcionam e quais informações devem constar neles permite estar em dia com as obrigações tributárias.

Se os requisitos são muitos, também não há dúvidas de que a NF-e tornou todo o processo mais simplificado, especialmente no transporte de carga. As informações ficam armazenadas de forma completa e segura em um único arquivo digital, transmitido diretamente para a Receita (SEFAZ), garantindo a validade jurídica da transação.

xml protegido datamex - baixa automáticamente os arquivos xml diretamente da SEFAZ
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