Como um app de entregas e um software de gestão de transportes podem revolucionar o seu controle de entregas?

Publicado por Fábio Cunha em Sem categoria, TMS, Transporte.

O rápido desenvolvimento da informática e principalmente dos dispositivos móveis tem trazido várias oportunidades de melhoria de processos operacionais e de gestão para as empresas. Porém, muitas delas tem deixado de aproveitar esse potencial trazido pelas novas tecnologias e sistemas como os app de entregas e sistemas tms, seja por desconhecimento ou por medo dos custos envolvidos ou até por conta das incertezas trazidas por cenários de instabilidade econômica.

A informatização e a automação são mais do que uma tendência mundial e já se tornaram uma realidade no dia-a-dia de empresas de todos os portes e segmentos. Estamos vivendo a era da Logística 4.0, na qual as empresas mais do que nunca estão se baseando em informações atualizadas em tempo real para a tomada de decisões, e sendo assim, é possível obter inúmeras vantagens utilizando um software de gestão para logística, principalmente no controle de entregas da empresa, quando operando em conjunto com um app de entregas.

Se você enfrenta dificuldades para controlar as suas coletas e entregas, e passa trabalho para fornecer informações sobre as cargas aos seus clientes e quer resolver essa situação, então, você acessou o artigo certo!

Todas essas dificuldades podem ser superadas com a adoção de TMS (Software de Gestão de Transportes) que possua integrado um aplicativo de entregas. Quer saber como isso funciona? Neste artigo, você encontrará tudo que você precisa sobre o tema. Acompanhe!

Como posso aprimorar o controle de entregas na transportadora?

A melhor forma de melhorar o controle de entregas é implantando um processo e um software que garanta o cumprimento e o registro de todas as etapas do processo logístico, desde a recepção por meio de EDI (troca eletrônica de dados) da solicitação de coleta e entrega por parte do embarcador (cliente), passando por todas as etapas de definição de rotas, emissão dos documentos fiscais, e registro das tentativas de coleta e entrega em campo, em tempo real, através de aplicativos de entregas instalados nos telefones celulares da equipe de campo.

Em uma operação de transportes com grande movimento, torna-se inviável aguardar o retorno dos veículos à base da transportadora para então lançar no sistema as ocorrências de coleta e entrega e informar os clientes, pois eles estão a cada dia mais exigentes, e fazendo questão de receber as atualizações no menor espaço de tempo possível.

É por essa razão que todas as companhias bem-sucedidas do mercado buscam pela informatização do seu controle de entregas. Confira, a seguir, quais são as principais vantagens de se utilizar um aplicativo para controle de entregas.

Quais as vantagens de utilizar um app de entregas?

Um app de entregas integrado com um bom TMS (software de gestão de transportes) traz diversos recursos que facilitarão o planejamento das coletas e entregas. Dentre elas, está a organização das rotas para os entregadores, o acompanhamento em tempo real das atividades de cada equipe em campo, o rastreamento de cada veículo, além de manter os clientes informados com maior precisão e agilidade, e o que é melhor, sem retrabalho!

Vejamos a seguir mais alguns benefícios de se utilizar um app de entregas integrado com o seu software tms na transportadora:

Melhoria no planejamento das entregas

A recepção dos pedidos de coletas e entrega podem ser feitas por meio eletrônico, já que um bom software tms possui interface para receber e enviar arquivos EDI dentro dos formatos proceda e outros padrão dentro do mercado, evitando retrabalho, acelerando a entrada de dados no sistema, a emissão dos respectivos documentos fiscais, e evitando erros.

Informações atualizadas em tempo real para os embarcadores

Graças ao uso do aplicativo de entregas integrado ao software de gestão de transportes, as informações serão atualizadas instantaneamente, já que todo o registro das ocorrências de transporte é feito em tempo real pela equipe de campo. Essa interatividade traz um grande diferencial, pois permite que a equipe da transportadora realize o acompanhamento em tempo real da forma como está sendo prestado o serviço, bem como a verificação da localização do veículo de entrega.

Todas essas facilidades permitem um aperfeiçoamento do controle de entregas, tornando-o fácil, seguro e sem burocracias, e a partir daí os clientes (embarcadores) poderão receber acesso a uma interface web para acompanhar a situação das suas cargas, assim como também poderão receber notificações do sistema de forma automática, por email, a cada ocorrência.

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Redução de atrasos e reentregas

Com o acompanhamento em tempo real através de um aplicativo de entregas, a tendência é ocorrer uma grande redução nos atrasos e necessidade de novas tentativas de entrega, o que aumenta a satisfação dos clientes e resulta em grande economia com combustíveis e manutenção da frota.

Roteirização simplificada

Graças à realização de cálculos de forma automática, poderá ser feito um rápido replanejamento do percurso, caso haja necessidade de alteração de rotas. Com essa função, poderá ser garantida a pontualidade nas entregas, gerando uma maior satisfação da clientela e o alcance de metas pelo entregador.

Melhora na gestão operacional e planejamento estratégico

Esse aprimoramento é possível graças aos KPIs disponíveis no programa. Essa sigla é uma abreviação de Indicadores-Chave de Desempenho (Key Performance Indicator, em inglês), que consistem em métricas destinadas ao monitoramento do desempenho do setor de forma completa.

O software, ao longo do tempo, indicará se houve alteração na produtividade, na velocidade de entrega, nos custos ou, até mesmo, na lucratividade. Com esses dados, será possível identificar, precisamente, quais medidas adotadas pelo administrador foram positivas para a empresa e quais não resultaram em resultados significativos, fornecendo subsídios importantes para embasar o planejamento de melhorias na empresa.

Rapidez na tomada de decisões

Graças a mobilidade proporcionada pelo app de entregas que funciona instalado nos telefones celulares da equipe de campo, as informações são enviadas em tempo real para a equipe da transportadora, que em caso de problemas, poderão tomar decisões rápidas e orientar melhor os entregadores.

Segurança na informação prestada ao cliente

É comum que arquivos físicos se percam, estraguem ou se deteriorem com o tempo; do mesmo modo que os arquivos de computador guardados na forma usual poderão ser corrompidos ou danificados devido à ação da natureza ou a acidentes imprevisíveis, gerando grande transtorno para a empresa e dores de cabeça aos gestores, caso algum cliente venha a solicitar alguma informação sobre comprovantes de entrega ou alguma ocorrência e a transportadora não tenha para fornecer.

Com o aplicativo, as informações estarão sempre atualizadas e resguardadas por backups rotineiros, realizados dentro da plataforma. Dessa forma, o sistema traz tranquilidade para os envolvidos, pois todos terão certeza de que nenhum dado essencial será perdido e, caso ocorra, há vários backups para garantir a segurança das informações.

Redução de custos

A redução dos gastos engloba vários aspectos. O primeiro é a economia com tinta, impressões, xerox e manutenção com impressoras, e a redução do uso de papéis, pois todas as informações poderão ser acessadas eletronicamente.

Além disso, a automatização dos cálculos, o rápido acesso à informação e a redução da burocracia reduzirão significativamente o tempo gasto pelos colaboradores em atividades rotineiras, economizando tempo e custos com horas adicionais de trabalho para lançamento de canhotos de notas ficais, comprovantes de entregas e ocorrências na base da transportadora, já que os lançamentos serão feitos diretamente pelas equipes de campo, por meio do uso do app de entregas.

Diminuição de falhas e erros

Qualquer falha na entrega pode gerar consequências financeiras graves, porém, por mais competente que seja o responsável, é muito comum que ocorram erros eventualmente em algum ponto do processo, já que controlar entregas exige concentração integral do funcionário, além de revisões manuais para conferir se tudo está fluindo conforme o esperado.

Todo esse cansaço e estresse tornam impossível a execução do trabalho com perfeição em longo prazo e com um grande volume de serviço.

Capacidade de atender grandes embarcadores

Como as entregas se tornarão muito mais fáceis, econômicas e eficientes, os administradores poderão firmar contratos complexos, habilitando a sua transportadora a atender grandes embarcadores, o que normalmente seria mais difícil de atender de forma satisfatória sem o apoio da tecnologia.

Consequentemente, o número de parceiros e vendas da empresa crescerá, fazendo com que a empresa se destaque perante seus concorrentes e torne-se uma das líderes do seu mercado.

Registre coordenadas e ocorrências de transporte no app de entregas

Cada ocorrência de transporte registrada através do aplicativo de entregas é transmitido para a plataforma juntamente com o registro de data, hora e coordenadas geográficas do local, obtidas do GPS do telefone, dando maior segurança nas informações para efeito de comprovação junto aos seus clientes.

Registre fotos dos comprovantes no app de entregas

Através do app de entregas a equipe de campo poderá tirar fotos dos comprovantes de entrega assinados, fotos de avarias de carga ou de outros documentos que forem importantes para a sua operação. Estes arquivos de fotos são transmitidos em tempo real para a plataforma de gestão, serão armazenados de forma segura, e ficarão disponíveis para a equipe da transportadora e clientes acessarem.

O controle de entregas não é uma tarefa fácil. Quanto mais a empresa cresce, maior será a quantidade de informações que devem ser manejadas pela equipe e pelo gestor. Haverá um momento em que será inviável realizar lançamentos e controles manualmente, e é por isso que um bom software é um dos elementos essenciais para o crescimento da sua transportadora no mercado.

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