Saiba como fazer um controle de multas eficiente para a sua frota

Fazer um controle de multas inteligente é uma atividade fundamental para evitar prejuízos desnecessários, independentemente do tamanho da empresa. Esse tipo de penalidade pode ser muito prejudicial para uma operação de transportes, pois reduzem a lucratividade da frota.

Essas situações ocorrerão mesmo com a conscientização dos colaboradores e regularização de seus documentos, pois falhas humanas podem eventualmente ocorrer em qualquer processo — é preciso ir além e utilizar a tecnologia a seu favor.

Neste artigo, esclarecemos o que é o controle de multas, depois expomos o papel do software nessa atividade e, no fim, respondemos as dúvidas mais comuns sobre o assunto. Boa leitura!

O que exatamente é o controle de multas de trânsito

Empresas de transporte possuem um grande número de veículos e constantemente multas são impostas aos motoristas, esse é um fato esperado e previsto pelos gestores, porém é preciso muita organização e acompanhamento para saber de onde surgiram cada uma dessas infrações.

Quando um condutor é flagrado cometendo uma infração de trânsito, seja por agentes ou radares, o fato é comunicado ao órgão responsável, que prepara uma notificação de autuação por infração que é entregue pelos correios no endereço do proprietário do veículo.

Nessa etapa a multa ainda não foi gerada, mas aqui é possível iniciar um controle sobre ela. Se a notificação estiver incompleta ou com falhas, é possível solicitar o cancelamento da infração, a sua conversão em advertência ou entrar com um recurso junto ao órgão de trânsito atuador.

Cada multa dá origem a processos administrativos, com diferentes prazos e etapas, caso o administrador não se organize perderá a oportunidade de recorrer de forma fundamentada e com isso diminui as suas chances de conseguir extinguir a multa. Por isso esse controle é um aspecto básico de uma boa gestão de frotas.

Como um software de gestão ajuda no controle de multas da frota

É inviável anotar e atualizar manualmente todos os dados sobre as multas, o andamento dos processos administrativos, atualizar dados dos motoristas, valores etc. Fazê-lo manualmente tende a tomar muito tempo do gestor, fazendo-o desfocar de sua atividade principal.

Como também o trabalho poderá estressá-lo e sobrecarregá-lo, acarretando falhas e no pagamento de multas que poderiam ser evitadas. Uma das soluções é contratar um colaborador exclusivamente para lidar com a tarefa, mas, ainda assim, consiste em um grande aumento de despesas, o que nem sempre é viável para as empresas de transporte.

A resposta mais econômica, eficiente e de fácil implantação é a utilização de um software de gestão de frotas com recurso de controle de multas. Como são várias as vantagens oferecidas por esse tipo de sistema, separamos tópicos para explicar algumas delas:

Eleva a eficiência

Esse programa automatiza várias tarefas puramente burocráticas. Basta que você cadastre as informações do motorista, do veículo, da infração entre outros dados uma única vez. Deste controle as informações já serão enviadas ao módulo de Gestão Financeira, evitando retrabalho e mantendo atualizado o controle de despesas da frota.

As infrações também passarão a integrar o histórico do motorista, assim, você saberá exatamente qual motorista gerou determinada multa.

Por exemplo, um motorista mudou de veículo, se o supervisor ou gerente fez a anotação no sistema, você poderá facilmente identificar qual colaborador é responsável por determinada multa, quantas ele gerou em determinado espaço de tempo, entre outros relatórios.

Diminui o prejuízo

Você não perderá a oportunidade de cancelar as multas passíveis do ato. A infração pode vir com dados que não batem, como cor, placa, tipo do veículo etc, essas informações poderiam passar despercebidas tanto pelo agente do trânsito quanto do funcionário responsável pelo controle.

Outro ponto importante é que o sistema poderá emitir alertas informando quanto aos prazos de recursos e pagamentos.

Preserva os ativos da empresa

O programa permite que você realize o controle de cada veículo. Assim, você saberá exatamente a rota percorrida pelos motoristas, se os seus documentos estão dentro do prazo de validade, quando há necessidade de trocar extintores entre outros.

Haverão alertas avisando sobre a necessidade de manutenção e, precisamente, de qual parte do veículo será necessária, eliminando eventuais multas ocasionadas por falhas mecânicas.

Além disso, a vida útil dos veículos se estenderão graças aos controles mais rigorosos, maximizando o aproveitamento desses ativos e aumentando a lucratividade da frota.

Principais dúvidas referentes a multas

É inegável que o software é uma ferramenta fundamental para o controle de multas, porém, para um controle efetivo, há algumas questões que devem ser de conhecimento do gestor. Elas também são as principais dúvidas em relação ao tema, confira-as a seguir.

Quem deve pagar a multa

O proprietário do veículo é sempre quem arca pelo pagamento da multa, como o bem estará em nome da empresa, será ela quem arcará com as despesas.

É possível descontar o valor do salário do motorista, mas a Consolidação das Leis do Trabalho – CLT somente permite a prática se houver concordância prévia do colaborador ou se houver dolo – se cometeu a infração propositalmente.

O dolo é uma intenção de difícil comprovação e a citada concordância deve estar prevista no contrato de trabalho, portanto, fique atento na redação do acordo com o funcionário, para evitar problemas na justiça posteriormente.

Possibilidade de recorrer

A legislação brasileira garante o direito de recorrer de qualquer multa, seja uma pessoa física ou jurídica, apresentando defesas e recursos em duas instâncias, ou seja, pode reclamar da decisão a um órgão superior duas vezes.

Destinação dos pontos de infração

Os pontos da infração é registrada na CNH do motorista, se ele não for identificado no momento da autuação, a empresa deverá indicar quem estava no volante em 15 dias, caso contrário, ela receberá a multa comum e a multa NIC (Não Identificação do Condutor).

Esse último tipo de multa possui o mesmo valor da originária, mas multiplicado pela quantidade de infrações iguais cometidas em doze meses.

Por exemplo, se o motorista ultrapassou a velocidade e não foi identificado, a empresa receberá a multa mais a multa NIC; se ele cometer a infração novamente em menos de 12 meses, será enviada a comum e a NIC com o dobro do valor e assim por diante.

Lembrando que a nossa legislação prevê que, quando o motorista alcança 14 pontos na habilitação, ele pode realizar um curso preventivo de reciclagem que elimina esses pontos, mas se ele ainda somar 20 pontos em 12 meses, perderá sua carteira.

Exercer um bom controle de multas é fundamental para minimizar gastos da transportadora, e para ser capaz de identificar precisamente quais infrações são cometidas frequentemente e por quais motoristas. Entretanto, esse controle se torna muito mais fácil com a ajuda de um programa especializado.

Tem interesse em diminuir as despesas com multas de sua empresa? Entre em contato conosco e conheça nosso software de gestão de frotas!