Como conseguir o certificado ISO para sua transportadora ou operador logístico?

Publicado por Fábio Cunha em Qualidade, Transporte.

Você já pensou na importância da sua empresa conquistar uma certificação ISO? Essas credenciais são importantes para o desenvolvimento da empresa, geram maior credibilidade, ajudam a elevar a satisfação dos clientes, melhoram a sua imagem no mercado, trazem segurança, além de vários outros benefícios.

O processo de obtenção desses certificados não é simples. Portanto, você deve estudá-los, conhecer a sua importância e elaborar um planejamento contendo uma série de etapas e alterações na estrutura da sua empresa afim de entrar em conformidade com as normas que desejar obter a certificação.

como conseguir o certificado iso para a sua transportadora

Para auxiliar nosso leitor a alcançar esse objetivo, estruturamos este artigo que explica a importância desses certificados para uma transportadora e elaboramos um passo a passo que traz, de forma clara e didática, as etapas fundamentais para conseguir o certificado ISO. Boa leitura!

A importância dos certificados ISO

ISO significa, em português, Organização Internacional de Normatização. É uma entidade de âmbito global que dispõe de uma série de orientações que objetivam promover o desenvolvimento saudável e a qualidade da prestação de serviço e/ou processos das empresas.

Graças à internet, as pessoas, em geral, têm acesso a um grande número de informações, isso tornou a ISO conhecida por uma parcela considerável do mercado. O certificado traz uma boa imagem perante seus parceiros, fornecedores e clientes.

Além de melhorar a reputação da transportadora no mercado, a sua adequação às regras ISO fornecem as seguintes vantagens:

  • ajuda na redução de perdas;
  • melhora a tomada de decisões;
  • aumenta a eficiência dos processos;
  • aprimora o controle das contas;
  • aumenta a produtividade dos colaboradores;
  • maximiza a qualidade dos serviços;
  • auxilia na racionalização de custos.

Passo a passo de como conseguir o certificado ISO

A transportadora deve analisar e se necessário, alterar alguns de seus processos envolvidos na forma de prestação de serviço para conseguir o certificado ISO, porém, é uma mudança benéfica. Normalmente, o prazo para implementação é de 6 meses a 1 ano, mas é possível que seja menor, dependendo do tempo e recursos investidos na preparação da empresa.

A seguir, disponibilizamos e explicamos 9 passos fundamentais a serem seguidos para conseguir a certificação de forma rápida e sem erros:

1. Adquira e estude as normas específicas

O processo de obtenção do certificado requer que primeiramente, o interessado conheça e saiba interpretar o teor das normas, pois, o seu conteúdo servirá como base para as mudanças da empresa. São diversas regras específicas que dispõem sobre diferentes aspectos da companhia, veja quais são elas e o que trazem:

  • OHSAS 18001: diz respeito à segurança e saúde ocupacionais. Ela expõe os requisitos mínimos para diminuir os perigos e riscos do trabalho aos quais os trabalhadores podem ser expostos;
  • ISO 9001: norma bastante ampla que traz princípios de qualidade quanto à operação, processos internos, gestão, tomada de decisões e outras melhorias;
  • ISO 14001: especifica requisitos para gestão ambiental e garante proteção ao meio ambiente e um desenvolvimento sustentável;
  • ABNT NBR 16001: implanta um sistema de gestão compatível com a responsabilidade social.

As normas podem ser compradas diretamente no domínio oficial da ABNT na internet, e são protegidas por direitos autorais, não devendo ser fornecidas cópias não autorizadas para terceiros.

2. Implante um bom software de gestão empresarial

Fazer com que sua organização siga todas as orientações, pode ser bastante complicado, principalmente se os processos da empresa são feitos manualmente ou em planilhas pois, o nível de eficiência e qualidade exigido é muito elevado. O administrador deve planejar e realizar as melhorias sem paralisar as atividades da transportadora, o que pode ser bastante estressante e, desta forma, é recomendável apoiar-se em um bom software de gestão, que padronize e simplifique os processos.

Por essa razão, a implantação desse sistema é altamente recomendável para o êxito no processo. Esses softwares garantem os seguintes proveitos:

  • aumentam o controle da empresa pelos controllers;
  • garantem monitoramento em tempo real;
  • identificam gargalos nos processos;
  • indicam onde estão os maiores custos e como reduzi-los;
  • fornecem relatórios e alertas sobre as contas da empresa;
  • melhoram a produtividade da companhia de modo geral.

Ao adquirir uma plataforma de gerenciamento você dará um grande passo nas melhorias de gestão que são exigidas pelas certificações, além de inúmeras outras vantagens.

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3. Estude o seu negócio

Nessa etapa você realizará um estudo minucioso sobre a sua empresa. Analise todos os procedimentos e setores do negócio, faça um checklist sobre quais são as melhorias necessárias e também se algumas disposições importantes são obedecidas.

4. Procure fazer um curso de auditor interno da norma a ser implantada

É fundamental que o responsável pela implantação do processo de conformidade com a norma na empresa busque informações e instrução em um dos cursos de formação de auditor interno que estão disponíveis no mercado, junto as entidades certificadoras oficiais ou consultorias especializadas em certificação.

Fazendo o curso de auditor interno, o líder do processo e sua equipe conseguirão planejar melhor as adequações a serem feitas na empresa, e também poderão conduzir processos de auditoria interna e promover adequações antes de chamar a auditoria oficial da empresa certificadora.

5. Planeje a implementação

Sem um bom planejamento nenhum projeto alcança os resultados esperados no tempo desejado. Portanto, faça reuniões com os líderes da transportadora e elabore um cronograma contendo as datas inicial e final para cada mudança.

Estabeleça metas específicas e palpáveis para cada setor, determinando como os processos devem ser melhorados e a qualidade de serviços que deve ser alcançada.

6. Faça as renovações necessárias

Aqui você colocará no plano prático todos os estudos realizados nas etapas anteriores. Siga o cronograma planejado e monitore todo o procedimento. Com o software de gestão obtido, o monitoramento e a medição de resultados tende a ser mais prática e eficiente.

Um elemento muito relevante é a conscientização dos operadores e administradores sobre a importância do processo de certificação. Marque reuniões com todos os envolvidos e discuta sobre o tema, evidenciando que as melhorias também facilitarão seu trabalho e reduzirão o nível de estresse. Dessa forma, todos se esforçarão para alcançar as metas estipuladas.

7. Busque ajuda de uma consultoria especializada

Uma empresa de consultoria pode facilitar esse processo, já que elas oferecem consultores que realizam treinamentos, orientações profissionais, entre outras atividades que adequarão sua empresa em menos tempo e com menos retrabalho.

8. Procure uma certificadora

Quando a empresa estiver operando conforme as regras estipuladas na norma, será necessário que um órgão independente ateste se a transportadora está funcionando conforme as regras por meio de uma auditoria externa, que é um processo em que os auditores checam a empresa com imparcialidade e profissionalismo.

Existem inúmeras certificadoras em nosso país, o Portal ISO disponibiliza uma lista de órgãos credenciados pelo INMETRO que podem conceder as certificações OHSAS 18001 e ISO 9001. Enquanto a ISO 14001 e a NBR 16001 podem ser obtidas por certificadoras como a SAS Certificadora.

Antes de contratá-las, realize uma auditoria interna, para verificar com profissionais da área se a empresa satisfaz todas as necessidades das normas antes de realizar a auditoria externa.

9. Agende a auditoria

Por fim, contate o órgão independente para que seja realizada a auditoria. Caso a sua empresa não esteja adequada para receber o certificado, eles informarão as mudanças necessárias para que haja a aprovação na próxima consulta.

A certificação tem validade de 3 anos. Depois desse período a transportadora deverá passar por uma auditoria de recertificação, que revisará o seu sistema de gestão da qualidade e a evolução do negócio.

Seguindo este guia de como conseguir certificado ISO, você os obterá de forma ágil, sem precisar paralisar ou reduzir as atividades do seu negócio e ainda aproveitar os benefícios de um sistema de gestão enquanto realiza o procedimento.

Ainda existem outras certificações específicas para transportadoras. Confira nosso artigo que explica tudo sobre elas!

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